Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.
ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?
Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.
Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.
ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).
Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.
НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.
Примерная инструкция по делопроизводству
Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.
Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.
Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.
Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:
- документирование деятельности;
- организация документооборота;
- формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
- организация доступа к документам и их использования.
Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:
- порядок выдачи документов для использования работникам организации;
- предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
- порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).
В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:
- образцы бланков документов;
- образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
- примерные перечни утверждаемых документов;
- примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
- примерные перечни нерегистрируемых документов.
Правила делопроизводства 2019
Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.
Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.
НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ
Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.
Правила 2015
На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.
Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).
Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019
Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:
- в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
- во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
- в третьем звене – организации-заказчики;
- в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.
Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.
Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.
Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.
В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.
Примерное положение об ЭК
Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.
ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.
НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).
Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.
Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.
Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:
- В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
- В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
- В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».
Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.
Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.
Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).
Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).
Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:
- состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
- правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
- виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.
В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.
Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.
Положения стандарта рассматривают:
- документы, метаданные к документам, документные системы;
- политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
- анализ деловых процессов;
- средства (процессы) управления документами;
- процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.
В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.
Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.
В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.
Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:
- распределение функций и ответственности;
- процессный подход к деловой деятельности;
- измерение и оценку;
- анализ и улучшение.
Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2020.
Автор: Т.В. Кузнецова
Регламентация вопросов делопроизводства в административных регламентах исполнения государственных функций
(на примере административных регламентов Федеральной службы по тарифам и Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору)
Т.В. Кузнецова, проф. РГГУ
- Регламент Федеральной службы по тарифам
- Регламент Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору
Делопроизводство, включающее порядок составления документов и работу с ними, напрямую зависит от чёткости самой системы управления и закрепления в нормативно-правовых актах порядка решения вопросов.
В настоящее время в стране в ходе административной реформы проводится большая работа по упорядочению стиля работы управленческого аппарата. В 2005 году изданы три основополагающих документа:
- Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».
В них последовательно проводится идея упорядочения, строгой регламентации работы федеральных органов исполнительной власти. Во исполнение постановлений Правительства РФ федеральные органы исполнительной власти разрабатывают свои регламенты, в которых находят отражение и вопросы организации делопроизводства. В предыдущем номере журнала с позиций документоведения были проанализированы регламенты Министерства обороны РФ и Федерального казначейства. Эти регламенты устанавливают общие положения о порядке работы в федеральных органах исполнительной власти. Более углублённо их деятельность регламентируется уже по функциям, предоставляемым ими государственным услугам, что закрепляется в административных регламентах.
Так как управленческий аппарат представляет свою услугу в виде решения (разрешения или отказа), которые выносятся на базе изучения информации по данному вопросу, в административных регламентах, детально описывающих процедуру выработки решения, обязательно находят отражение вопросы документирования и работы с документами.
Рассмотрим для примера два административных регламента, изданные разными ведомствами и опубликованные в «Российской газете»: Федеральной службы по тарифам и Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору. Оба регламента базируются на «Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг», утвержденном постановлением Правительства РФ от 11.11.2005 № 679. В этом документе чётко прописано назначение административного регламента – он «устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий …, порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие … с физическими или юридическими лицами …, иными органами государственной власти и местного самоуправления, а также учреждениями и организациями при исполнении государственной функции».
Указаны результаты, достигаемые внедрением регламента:
оптимизация (повышение качества) исполнения государственных функций, в том числе:
а) упорядочение административных процедур и административных действий;
б) устранение избыточных административных процедур и избыточных административных действий;
в) сокращение количества документов, представляемых заявителями для исполнения государственной функции (предоставления государственной услуги), применение новых форм документов, позволяющих устранить необходимость неоднократного предоставления идентичной информации, снижение количества взаимодействий заявителей с должностными лицами, в том числе за счет реализации принципа «одного окна», использование межведомственных согласований при исполнении государственной функции (предоставлении государственной услуги) без участия заявителя, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;
г) сокращение срока исполнения государственной функции (предоставления государственной услуги), а также сроков исполнения отдельных административных процедур и административных действий;
д) указание об ответственности должностных лиц за соблюдение ими требований административных регламентов при выполнении административных процедур или административных действий. (ст. 5).
Кроме того, в утверждённом постановлением правительства порядке разработки административных регламентов указаны разделы регламентов, разрабатываемых конкретными федеральными органами, то есть дана типовая структура текста и даже указана информация, которая должна быть изложена в каждом разделе. Таким образом, разрабатываемые административные регламенты имеют одинаковый структурированный текст и это, безусловно, облегчает их разработку.
Анализируемые в статье административные регламенты строго следуют указанной структуре.
20 ноября 2007 года за № 229-к приказом Федеральной службы по тарифам утвержден «Административный регламент исполнения Федеральной службой по тарифам государственной функции по досудебному рассмотрению споров, связанных с установлением и применением цен (тарифов), регулируемых в соответствии с Федеральным законом «О естественных монополиях». Подчеркнём, что регламент касается одной функции – рассмотрения споров, связанных с установлением и применением цен.
Наибольший интерес для документоведов представляет раздел 2 – Требования к порядку исполнения государственной функции. В нём сначала выделен подраздел: «Консультирование и информирование по вопросам исполнения государственной функции».
Разъяснение может быть дано как в устной, так и письменной форме и работа с каждой формой обращения расписана детально. Например, согласно п. 2.1.3 «При обращении по телефону должностное лицо, осуществляющее прием и предоставляющее разъяснения, сняв трубку, должно представиться, назвав фамилию, имя, отчество, наименование Отдела. По окончании разъяснений должностное лицо должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать)».
Сведения о местонахождении, телефоны, адреса электронной почты ФСТ России согласно регламенту размещаются на официальном сайте, а также публикуются в официальном печатном издании ФСТ России.
При письменном обращении всё начинается с заявления. К нему в регламенте предъявлены требования к подписанию — «Заявление собственноручно подписывается заявителем либо его уполномоченным представителем» и его содержанию. В заявлении указываются:
— наименование органа регулирования, в который подается заявление;
— наименование заявителя, его местонахождения (для юридического лица) или место жительства (для физического лица);
— наименование респондента, его местонахождения (для юридического лица) или место жительства (для физического лица);
— требования заявителя к респонденту со ссылкой на федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, а при наличии в заявлении требований к нескольким респондентам — требования к каждому из них;
— обстоятельства, на которых основаны указанные в заявлении требования.
Для облегчения составления заявления в приложении к регламенту дана его форма.
К заявлению прилагаются заверенные заявителем или нотариусом документы, содержащие доказательства, подтверждающие, по мнению заявителя, обстоятельства, на которых он основывает свои требования, а также копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица или копия свидетельства о государственной регистрации лица в качестве индивидуального предпринимателя.
Все документы, представляемые заявителем на бумажных носителях, насчитывающие более одного листа, должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью заявителя на последнем листе и заверены подписью заявителя или его уполномоченного представителя.
Документы представляются в ФСТ России в подлиннике или в форме копии, заверенной заявителем или нотариусом. Если к спору имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.
Заявление с прилагаемыми документами представляется в количестве 2 экземпляров.
Порядок работы с документами также расписан достаточно подробно.
Заявление с прилагаемыми документами регистрируется в день поступления Управлением делами ФСТ России. Заявлению присваивается регистрационный номер, ссылка на который обязательна в дальнейшем документообороте по этому заявлению, и не позднее рабочего дня, следующего за днем его поступления в ФСТ России, передается в структурное подразделение ФСТ России, ответственное за исполнение государственной функции.
Заявление с прилагаемыми документами в течение 10 рабочих дней со дня поступления в ФСТ России подлежит проверке на предмет соответствия требованиям Регламента, после чего руководитель ФСТ России или уполномоченное им должностное лицо выносит решение о принятии или об отказе в принятии заявления к рассмотрению.
Управление осуществляет, при необходимости, запрос дополнительных сведений и привлекает к рассмотрению спора независимых экспертов. Эксперт пишет отчёт, текст которого унифицирован и также имеет строго установленную последовательность изложения информации.
После проведения экспертизы эксперт оформляет заключение (отчет) в письменной форме, которое содержит:
«- наименование экспертной организации (фамилию, имя, отчество эксперта — физического лица) со ссылкой на дату, номер и предмет государственного контракта как основания для проведения экспертизы и привлечения эксперта;
— фамилию, имя, отчество эксперта;
— перечень вопросов, поставленных перед экспертом;
— перечень документов и иной информации, на основании которых проводилась экспертиза;
— перечень и последовательность действий, совершенных экспертом для получения выводов по вопросам, являющимся предметом экспертизы;
— перечень и описание экспертных методик, используемых при проведении экспертизы, сведения о проведенном экспертном анализе документов представленных для проведения экспертизы;
— выводы, сформированные по результатам проведения экспертизы со ссылкой на нормативные правовые акты по вопросам, поставленным перед экспертизой, в том числе выводы о наличии или отсутствии нарушений респондентом действующего законодательства в области установления и применения цен (тарифов), регулируемых в соответствии с Федеральным законом «О естественных монополиях», по вопросам, являющимся предметом рассмотрения по заявлению;
— подпись эксперта;
— отметка об утверждении экспертного заключения руководителем экспертной организации (в случае если экспертом выступает экспертная организация)».
Спор подлежит окончательному рассмотрению на заседании контрольной комиссии ФСТ России. Решение комиссии может быть об удовлетворении требований или об отказе. Регламент чётко описывает случаи, когда принимаются положительные решения и в каких случаях следует отказ. Решение оформляется приказом, который публикуется в официальной печати и на сайте ФСТ. Копии приказа направляются сторонам в течение 5 рабочих дней. Срок выполнения решений установлен в Регламенте – 1 месяц.
Для документоведа особенно важен п.3.1.20: «Рассмотренные ФСТ России заявление и документы, материалы подлежат учету и хранению в архиве ФСТ России в соответствии с порядком ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Весь словесно описанный порядок изображен графически на приложенной блок-схеме.
Теперь рассмотрим административный регламент по исполнению другой функции – выдача разрешения на ввоз в Российскую Федерацию, вывоз и транзит животных, продукции животного происхождения, лекарственных средств, кормов и кормовых добавок для животных, подкарантинной продукции. Он утверждён приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 09.01.2008 № 1. Этот административный регламент также соответствует всем требованиям утверждённого «Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».
Регламент касается выполнения функций в области карантина растений и в области ветеринарии. Так как здесь фактически несколько вопросов, то регламент более объёмный.
В нём также предусмотрено информирование по телефону, но в отличие от ранее разобранного регламента здесь точно указаны вопросы, на которые даётся ответ по телефону:
«- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;
— сведения о нормативных правовых актах, на основании которых осуществляется государственная функция;
— требования к заверению документов и сведений;
— о необходимости представления дополнительных документов и сведений.
Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения».
Время консультирования по телефону ограничено 10 минутами (п.2.7).
Как и в предшествующем регламенте, наибольший интерес представляют административные процедуры, большая часть которых построена на работе с документами. Они разбиты на две части: по карантину растений – выдача импортного карантинного разрешения (ИКР) и в области ветеринарии. Прежде всего, в регламенте перечисляются все необходимые документы. По карантину растений таким документом является заявка, которая может быть подана по почте или лично. Форма заявки разработана и приложена к регламенту.
Затем перечисляются все необходимые документы, прикладываемые к заявке:
«1) заверенная в установленном порядке копия свидетельства о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц или Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей соответственно);
2) заверенная в установленном порядке копия свидетельства о постановке заявителя на учет в налоговом органе;
3) документ, подтверждающий проведение профилактического фитосанитарного обеззараживания складских помещений, предназначенных для хранения заявленной к ввозу подкарантинной продукции;
4) выписка из договора (контракта) аренды на складское помещение, предназначенное для хранения подкарантинной продукции;
5) выписка из Государственного реестра селекционных достижений, допущенных к использованию на территории Российской Федерации (для семян и посадочного материала);
6) удостоверение личности гражданина.
Кроме того, перечислены требования к этим документам:
— заявки и документы в установленных местах должны быть скреплены печатями, иметь надлежащие подписи, в том числе подписи определенных законодательством должностных лиц;
— тексты заявки и документов должны быть написаны разборчиво;
— фамилии, имена и отчества физических лиц, адреса их мест жительства написаны полностью;
— в заявке и документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
— недопускается исполнение заявок и документов карандашом;
— заявка и документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание (п.3.13.4).
Определен порядок действий с полученными документами:
1) прием и регистрация заявки с приложенными документами на выдачу импортного карантинного разрешения (ИКР);
2) проверка комплектности документов и представленных сведений;
3) выдача ИКР (решения об отказе в выдаче ИКР);
4) приостановка действия ИКР.
Делопроизводственые процедуры приёма и регистрации заявки выделены в специальную статью реглмента:
«Прием и регистрация заявки на получение ИКР производится специалистом территориального управления Россельхознадзора, ответственным за прием и регистрацию документов в день поступления заявления.
Специалист вносит в книгу учета входящих документов запись о приеме заявки на выдачу ИКР, которая содержит:
— порядковый номер записи;
— дату;
— общее число листов в заявке;
— информацию о заявителе» (п.3.12).
Максимальный срок выполнения операции установлен 5 минут.
Дальнейшее движение заявки происходит в соответствии с внутренней инструкцией по делопроизводству.
Проверка комплектности документов и представленных сведений поручаются ответственному исполнителю, который в течение одного дня обязан проверить наличие всех документов, предусмотренных Регламентом, и правильность заполнения документов.
Если какой-либо из необходимых документов отсутствует, об этом в течение двух дней сообщается заявителю.
После проверки комплектности ответственный исполнитель в течение 22 дней проверяет представленные в документах сведения «с целью определения:
— согласованности предоставленных сведений между отдельными документами комплекта;
— достоверности документов и сведений, содержащихся в документах;
— факта введения в установленном порядке временных фитосанитарных мер по ограничению на ввоз подкарантинной продукции на территорию Российской Федерации из заявленной в заявке страны-экспортера».
По результатам проверки исполнитель готовит или ИКР, или проект решения об отказе (все случаи отказа оговорены).
Процедура принятия решения, так же, как и в предшествующем регламенте, дана в виде блок-схемы.
По ветеринарии основанием для начала процедур является ходатайство в Россельхознадзор Главного государственного ветеринарного инспектора субъекта РФ. Текст ходатайства также унифицирован. Как и в первом случае, Регламент даёт перечень документов, прикладываемых к ходатайству, срок рассмотрения ходатайства и процедуры работы с ним. Все процедуры рассмотрения и принятия решения о выдаче разрешения на ввоз груза или об отказе, на отзыв разрешения на ввоз, на приостановление разрешения на ввоз, разрешение на транзит представлены в блок-схемах, позволяющих наглядно видеть весь путь прохождения документов.
Анализ двух административных регламентов исполнения государственных функций показывает, что мы имеем принципиально новые документы, детально прописывающие порядок решения вопроса, срок выполнения каждой процедуры, документы, представляемые для решения вопроса и выдаваемые в результате решения, а также порядок работы с ними. По существу административные регламенты с позиции делопроизводства детализируют работу с документами при решении конкретных вопросов, дополняя таким образом инструкцию по делопроизводству, устанавливающую лишь общий порядок работы с документами. Важным является наличие приложений в виде блок-схем.
Таким образом, административные регламенты делают прозрачным порядок подготовки и решения вопроса и весь порядок составления, оформления документов и их прохождения в организации.
Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны?
На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно?
Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.
Росархив разработал Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 1. Они были утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 и зарегистрированы Минюстом России 27.12.2019.
При этом большой интерес представлял п. 2 приказа об их утверждении, в котором закреплялась особенность вступления Правил в силу: «приказ вступает в силу с даты издания Правительством Российской Федерации постановления о признании утратившим силу п. 1 постановления от 15.06.2009 № 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”». То есть новые Правила должны были стать действующими только после отмены Правил делопроизводства в ФОИВ 2 2009 года, которые (особенно в редакции 2016 года) достаточно успешно применялись в качестве нормативно-методической основы для внедрения СЭД и работы с электронными документами. Их использовали не только государственные, но и обычные коммерческие организации, чему способствовали Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76). Таким образом, новые Правила издаются взамен Правил делопроизводства в ФОИВ и должны действовать в статусе нормативного правового акта самого высокого уровня.
Ожидаемое постановление Правительства РФ было принято 01.02.2020 за № 71, официально опубликовано 04.02.2020 и обеспечило вступление в силу новых Правил с 12 февраля 2020 г.
Сфера применения
О разработке новых Правил делопроизводства на профессиональных конференциях в 2018-2019 гг. сообщали представители ВНИИДАД и Росархива в рамках презентаций Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях 3 (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) 4. Заявлялось, что для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления будут созданы 2 отдельные примерные инструкции по делопроизводству, чтобы отразились в них не только общие технологические правила работы с документами, но и особенности их применения в разных органах власти и управления. Однако разработаны и утверждены были единые Правила, которые предстоит внедрять за счет разработки конкретных Инструкций по делопроизводству 5:
- федеральным государственным органам;
- государственным органам субъектов РФ;
- органам местного самоуправления.
Это означает, что службы делопроизводства (аппараты и управления делами) федеральных органов исполнительной власти (федеральных министерств, служб и агентств), их территориальных и подведомственных органов, а также аппараты органов власти субъектов Российской Федерации могут сразу начать планировать работу по внесению изменений в свои действующие Инструкции по делопроизводству (а возможно, и в ряд других документов, если их тоже придется актуализировать). Такая плановая работа обычно заканчивается приказом об утверждении и введении в действие новых вариантов Инструкций, Регламентов и Положений.
Первоочередное внедрение Правил станет задачей федеральных органов исполнительной власти (в собственных аппаратах и по отрасли). Напомним, что ФОИВ издают свои Инструкции по делопроизводству по согласованию с Росархивом.
А для органов местного самоуправления следовало бы разработать методические рекомендации. Однако о подобных планах мы пока не слышали, поэтому им, видимо, придется решать задачу внедрения новых Правил и актуализации своих инструкций по делопроизводству самостоятельно.
Структура и содержание
И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».
Таблица 1. Разделы нормативных правовых актов
Практика показала, что в процессе разработки конкретных инструкций по делопроизводству как государственные органы и организации, так и коммерческие компании часто заимствовали в свои инструкции структуру Правил 2009 года и Примерной инструкции 2018 года, на которые они ориентировались.
Однако при разработке Инструкции по делопроизводству на основе новых Правил 2019 года рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты:
1. Кратко изложенный раздел 2 о документировании просто переносить в конкретную Инструкцию недостаточно. Его положения стоит развить и дополнить:
- правилами составления и оформления отдельных видов документов (при этом обратите внимание на электронные сообщения, которые необходимы для реализации гос- и муниципальных услуг в соответствии с административными регламентами);
- классификаторами документов, которые составляются и оформляются исключительно в бумажной и исключительно в электронной форме;
- классификатором имен файлов электронных документов;
- классификатором применяемых типовых унифицированных форм документов;
- порядком утверждения электронных шаблонов (электронных…
Регламентация вопросов делопроизводства в административных регламентах исполнения государственных функций (на примере административных регламентов федеральной службы по тарифам и федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору)
«Делопроизводство», 2008, N 2
Делопроизводство, включающее порядок составления документов и работу с ними, напрямую зависит от четкости самой системы управления и закрепления в нормативно-правовых актах порядка решения вопросов.
В настоящее время в стране в ходе административной реформы проводится большая работа по упорядочению стиля работы управленческого аппарата. В 2005 г. изданы три основополагающих документа:
- Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».
В них последовательно проводится идея упорядочения, строгой регламентации работы федеральных органов исполнительной власти. Во исполнение Постановлений Правительства РФ федеральные органы исполнительной власти разрабатывают свои регламенты, в которых находят отражение и вопросы организации делопроизводства. В предыдущем номере журнала с позиций документоведения были проанализированы Регламенты Министерства обороны РФ и Федерального казначейства. Эти Регламенты устанавливают общие положения о порядке работы в федеральных органах исполнительной власти. Более углубленно их деятельность регламентируется уже по функциям, предоставляемым ими государственным услугам, что закрепляется в административных регламентах.
Так как управленческий аппарат предоставляет свою услугу в виде решения (разрешения или отказа), которое выносится на базе изучения информации по данному вопросу, в административных регламентах, детально описывающих процедуру выработки решения, обязательно находят отражение вопросы документирования и работы с документами.
Рассмотрим для примера два Административных регламента, изданные разными ведомствами и опубликованные в «Российской газете»: Федеральной службы по тарифам и Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору. Оба Регламента базируются на Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 11.11.2005 N 679. В этом документе четко прописано назначение административного регламента — он «устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий.., порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие… с физическими или юридическими лицами.., иными органами государственной власти и местного самоуправления, а также учреждениями и организациями при исполнении государственной функции». Указаны результаты, достигаемые внедрением регламента:
оптимизация (повышение качества) исполнения государственных функций, в том числе:
а) упорядочение административных процедур и административных действий;
б) устранение избыточных административных процедур и избыточных административных действий;
в) сокращение количества документов, представляемых заявителями для исполнения государственной функции (предоставления государственной услуги), применение новых форм документов, позволяющих устранить необходимость неоднократного предоставления идентичной информации, снижение количества взаимодействий заявителей с должностными лицами, в том числе за счет реализации принципа «одного окна», использование межведомственных согласований при исполнении государственной функции (предоставлении государственной услуги) без участия заявителя, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;
г) сокращение срока исполнения государственной функции (предоставления государственной услуги), а также сроков исполнения отдельных административных процедур и административных действий;
д) указание об ответственности должностных лиц за соблюдение ими требований административных регламентов при выполнении административных процедур или административных действий (ст. 5).
Кроме того, в утвержденном Постановлением Правительства Порядке разработки административных регламентов указаны разделы регламентов, разрабатываемых конкретными федеральными органами, то есть дана типовая структура текста и даже указана информация, которая должна быть изложена в каждом разделе. Таким образом, разрабатываемые административные регламенты имеют одинаковый структурированный текст и это, безусловно, облегчает их разработку.
Анализируемые в статье Административные регламенты строго следуют указанной структуре.
Приказом Федеральной службы по тарифам от 20 ноября 2007 г. N 299-к утвержден «Административный регламент исполнения Федеральной службой по тарифам государственной функции по досудебному рассмотрению споров, связанных с установлением и применением цен (тарифов), регулируемых в соответствии с Федеральным законом «О естественных монополиях». Подчеркнем, что Регламент касается одной функции — рассмотрения споров, связанных с установлением и применением цен.
Наибольший интерес для документоведов представляет разд. 2 — Требования к порядку исполнения государственной функции. В нем сначала выделен подраздел: «Консультирование и информирование по вопросам исполнения государственной функции».
Разъяснение может быть дано как в устной, так и письменной форме, и работа с каждой формой обращения расписана детально. Например, согласно п. 2.1.3: «При обращении по телефону должностное лицо, осуществляющее прием и предоставляющее разъяснения, сняв трубку, должно представиться, назвав фамилию, имя, отчество, наименование отдела. По окончании разъяснений должностное лицо должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать)».
Сведения о местонахождении, телефоны, адреса электронной почты ФСТ России согласно Регламенту размещаются на официальном сайте, а также публикуются в официальном печатном издании ФСТ России.
При письменном обращении все начинается с заявления. К нему в Регламенте предъявлены требования к подписанию — «Заявление собственноручно подписывается заявителем либо его уполномоченным представителем» — и его содержанию. В заявлении указываются:
- наименование органа регулирования, в который подается заявление;
- наименование заявителя, его местонахождение (для юридического лица) или место жительства (для физического лица);
- наименование респондента, его местонахождение (для юридического лица) или место жительства (для физического лица);
- требования заявителя к респонденту со ссылкой на федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, а при наличии в заявлении требований к нескольким респондентам — требования к каждому из них;
- обстоятельства, на которых основаны указанные в заявлении требования.
Для облегчения составления заявления в Приложении к Регламенту дана его форма.
в Федеральную службу по тарифам
ОБРАЗЕЦ
ЗАЯВЛЕНИЕ О РАССМОТРЕНИИ СПОРА
От
__________________________________________________________________
(полное наименование заявителя/Ф.И.О.)
__________________________________________________________________
(местонахождение юридического лица/место жительства
физического лица)
" " _____________ 200_ г.
Прошу ФСТ России рассмотреть спор с
_________________________________________________________________,
(полное наименование лица, в отношении которого заявлен спор,
его местонахождение/место жительства физического лица)
возникший в связи с несогласием респондента удовлетворить
требование о
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
(указать действие, решение, послужившее основанием
для возникновения спора, со ссылкой на федеральные законы
и иные нормативные правовые акты Российской Федерации)
Подтверждаю, что до обращения в Федеральную службу по тарифам
не обращался в судебные органы для рассмотрения спора.
Существо спора:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(подробное изложение сути спора, когда и в связи с какими
действиями (решениями) он возник, предпринимались ли какие-либо
попытки урегулировать спор)
Обоснование позиции заявителя:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(требования заявителя к респонденту со ссылкой на законы и иные
нормативные правовые акты Российской Федерации, а при наличии в
заявлении нескольких респондентов - требования к каждому из них;
обстоятельства, на которых основаны указанные в заявлении
требования, и подтверждающие эти обстоятельства документальные
доказательства)
Предложения по рассмотрению спора:
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
(указать условия, при которых заявитель готов прекратить спор)
Иные сведения, необходимые для рассмотрения спора:
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
(указать условия, при которых заявитель готов прекратить спор)
Приложения:
_________________________________________________________________.
перечень прилагаемых документов и количество листов
в каждом из них
Подпись _______________ _________________________
(м.п.) (расшифровка подписи)
К заявлению прилагаются заверенные заявителем или нотариусом документы, содержащие доказательства, подтверждающие, по мнению заявителя, обстоятельства, на которых он основывает свои требования, а также копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица или копия свидетельства о государственной регистрации лица в качестве индивидуального предпринимателя.
Все документы, представляемые заявителем на бумажных носителях, насчитывающие более одного листа, должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью заявителя на последнем листе и заверены подписью заявителя или его уполномоченного представителя.
Документы представляются в ФСТ России в подлиннике или в форме копии, заверенной заявителем или нотариусом. Если к спору имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.
Заявление с прилагаемыми документами представляется в количестве 2 экземпляров.
Порядок работы с документами также расписан достаточно подробно.
Заявление с прилагаемыми документами регистрируется в день поступления Управлением делами ФСТ России. Заявлению присваивается регистрационный номер, ссылка на который обязательна в дальнейшем документообороте по этому заявлению, и не позднее рабочего дня, следующего за днем его поступления в ФСТ России, передается в структурное подразделение ФСТ России, ответственное за исполнение государственной функции.
Заявление с прилагаемыми документами в течение 10 рабочих дней со дня поступления в ФСТ России подлежит проверке на предмет соответствия требованиям Регламента, после чего руководитель ФСТ России или уполномоченное им должностное лицо выносит решение о принятии или об отказе в принятии заявления к рассмотрению.
Управление осуществляет, при необходимости, запрос дополнительных сведений и привлекает к рассмотрению спора независимых экспертов. Эксперт пишет отчет, текст которого унифицирован и также имеет строго установленную последовательность изложения информации.
После проведения экспертизы эксперт оформляет заключение (отчет) в письменной форме, которое содержит:
«- наименование экспертной организации (фамилию, имя, отчество эксперта — физического лица) со ссылкой на дату, номер и предмет государственного контракта как основания для проведения экспертизы и привлечения эксперта;
- фамилию, имя, отчество эксперта;
- перечень вопросов, поставленных перед экспертом;
- перечень документов и иной информации, на основании которых проводилась экспертиза;
- перечень и последовательность действий, совершенных экспертом для получения выводов по вопросам, являющимся предметом экспертизы;
- перечень и описание экспертных методик, используемых при проведении экспертизы, сведения о проведенном экспертном анализе документов, представленных для проведения экспертизы;
- выводы, сформированные по результатам проведения экспертизы со ссылкой на нормативные правовые акты по вопросам, поставленным перед экспертизой, в том числе выводы о наличии или отсутствии нарушений респондентом действующего законодательства в области установления и применения цен (тарифов), регулируемых в соответствии с Федеральным законом «О естественных монополиях», по вопросам, являющимся предметом рассмотрения по заявлению;
- подпись эксперта;
- отметка об утверждении экспертного заключения руководителем экспертной организации (в случае если экспертом выступает экспертная организация)».
Спор подлежит окончательному рассмотрению на заседании контрольной комиссии ФСТ России. Решение комиссии может быть об удовлетворении требований или об отказе. Регламент четко описывает случаи, когда принимаются положительные решения и в каких случаях следует отказ. Решение оформляется приказом, который публикуется в официальной печати и на сайте ФСТ. Копии приказа направляются сторонам в течение 5 рабочих дней. Срок выполнения решений установлен в Регламенте — 1 месяц.
Для документоведа особенно важен п. 3.1.20: «Рассмотренные ФСТ России заявление и документы, материалы подлежат учету и хранению в архиве ФСТ России в соответствии с порядком ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Весь словесно описанный порядок изображен графически на приложенной блок-схеме.
-----------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ -------------------------------------------------------------¬ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------¬ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Подача заявления ¦ ¦ ¦
¦ ¦ +-----------------------------------------------------+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ / ¦ ¦ ¦
¦ ¦ +-----------------------------------------------------+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Передача заявления в Управление ¦ ¦ ¦
¦ ¦ +-----------------------------------------------------+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Не более 1 раб. дня¦ ¦ ¦
¦ ¦ L------------------------------------------------------ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ / ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------¬ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Анализ заявления ¦ ¦ ¦
¦ ¦ L------------------------------------------------------ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ / ¦ ¦
¦ ¦ --------------------------¬ --------------------------¬ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Принятие решения ¦ ¦ Принятие решения ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ об отказе в принятии ¦ ¦ о принятии заявления ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦заявления к рассмотрению ¦ ¦ к рассмотрению ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ +-------------------------- L-------------------------+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Не более 10 раб. дней¦ ¦ ¦
¦ L--+-----------------------------------------------------+---- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ / ¦ ¦
¦ +-----------------------------------------------------+ ¦
¦ ¦ Направление решения заявителю ¦ ¦
¦ +-----------------------------------------------------+ ¦
¦ ¦ Не более 5 раб. дней¦ ¦
¦ L------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ / ¦
¦ --------------------------¬ --------------------------¬ ¦
¦ ¦ Отсутствие необходимости¦ ¦ Запрос дополнительных ¦ ¦
¦ ¦ запроса дополнительных ¦ ¦ сведений, привлечение ¦ ¦
¦ ¦ сведений, привлечении ¦ ¦ к рассмотрению спора ¦ ¦
¦ ¦ к рассмотрению спора ¦ ¦ других лиц, экспертиза ¦ ¦
¦ ¦ других лиц, экспертизе ¦ ¦ ¦ ¦
¦ L-------------------------- +-------------------------+ ¦
¦ ¦ Не более 60 дней¦ ¦
¦ L-------------------------- ¦
¦ ¦ ¦
¦ / ¦
¦ ----------------------------------------------¬ ¦
¦ ¦ Проведение анализа спора ¦ ¦
¦ L---------------------------------------------- ¦
¦ ¦
¦ / ¦
¦ ---+------------------------------------------¬ ¦
¦ ¦ ¦ Рассмотрение спора по существу на ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заседании Контрольной комиссии ¦ ¦
¦ L--+------------------------------------------- ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ / ¦
¦ ---------------------------¬ ----------------------¬ ¦
¦ ¦ Принятие решения о ¦ ¦ Принятие решения о ¦ ¦
¦ ¦ необходимости проведения ¦ ¦ необходимости ¦ ¦
¦ ¦ дополнительных ¦ ¦подготовки проекта об¦ ¦
¦ ¦ мероприятий ¦ ¦ удовлетворении ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ (отказе в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ удовлетворении) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ требований ¦ ¦
¦ L--------------------------- --- +---------------------+ ¦
¦ --------------- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ / ¦ / ¦ ¦
¦ ----------------------------------+---------------------+ ¦
¦ ¦ Направление решения Публикация решения ¦ ¦
¦ ¦ сторонам ¦ ¦
¦ +-------------------------------------------------------+ ¦
¦ ¦Не более 5 раб. дней Не более 10 раб. дней¦ ¦
¦ L-------------------------------------------------------- ¦
¦ ¦ ¦
¦ / ¦
¦ Не более 90 дней ¦
L---T-------------------------------------------------------T-----
¦ Исполнение решения ¦
+-------------------------------------------------------+
¦ В течение месяца либо в срок, указанный в¦
¦ решении¦
L--------------------------------------------------------
¦
/
--------------------------------------------------------¬
¦ Проверка исполнения решения ¦
+-------------------------------------------------------+
¦ По истечении месяца либо срока, указанного¦
¦ в решении¦
L--------------------------------------------------------
Теперь рассмотрим Административный регламент по исполнению другой функции — выдача разрешения на ввоз в Российскую Федерацию, вывоз и транзит животных, продукции животного происхождения, лекарственных средств, кормов и кормовых добавок для животных, подкарантинной продукции. Он утвержден Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 09.01.2008 N 1. Этот Административный регламент также соответствует всем требованиям утвержденного Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг.
Регламент касается выполнения функций в области карантина растений и в области ветеринарии. Так как здесь фактически несколько вопросов, то Регламент более объемный. В нем также предусмотрено информирование по телефону, но в отличие от ранее разобранного Регламента здесь точно указаны вопросы, на которые дается ответ по телефону:
«- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;
- сведения о нормативных правовых актах, на основании которых осуществляется государственная функция;
- требования к заверению документов и сведений;
- о необходимости представления дополнительных документов и сведений.
Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения».
Время консультирования по телефону ограничено 10 минутами (п. 2.7).
Как и в предшествующем Регламенте, наибольший интерес представляют административные процедуры, большая часть которых построена на работе с документами. Они разбиты на две части: по карантину растений — выдача импортного карантинного разрешения (ИКР) и в области ветеринарии. Прежде всего в Регламенте перечисляются все необходимые документы. По карантину растений таким документом является заявка, которая может быть подана по почте или лично. Форма заявки разработана и приложена к Регламенту.
В Россельхознадзор
или в территориальное управление
Россельхознадзора
________________________________
(наименование субъекта
Российской Федерации)
ЗАЯВКА
на выдачу импортного карантинного разрешения на ввоз
на территорию Российской Федерации подкарантинной
продукции (подкарантинного материала,
подкарантинного груза)
Импортер и его адрес
___________________________________________________________________________
Получатель и его адрес
___________________________________________________________________________
Наименование подкарантинной продукции и ее количество (кг, тонн, куб. м,
кв. м, пог. м, шт.)
___________________________________________________________________________
Порода древесины (для лесопродукции), сортимент
___________________________________________________________________________
Ботаническое название растений
___________________________________________________________________________
Количество мест и описание упаковки
___________________________________________________________________________
Отличительные знаки (маркировка) груза
___________________________________________________________________________
Страна-экспортер
___________________________________________________________________________
Страна и место происхождения груза
___________________________________________________________________________
Страны транзита
___________________________________________________________________________
Документ о происхождении груза
___________________________________________________________________________
Цель ввоза
___________________________________________________________________________
Способ транспортировки груза (автомобильный, морской, речной, воздушный,
железнодорожный)
___________________________________________________________________________
Наименование пункта(ов) пропуска груза через государственную границу
Российской Федерации
___________________________________________________________________________
Планируемые сроки прибытия груза в пункт пропуска
___________________________________________________________________________
Место (вторичного досмотра) доставки
___________________________________________________________________________
Представитель получателя груза (Ф.И.О.)
___________________________________________________________________________
Контактный телефон, факс, адрес электронной почты
___________________________________________________________________________
Руководитель ___________________ _____________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
М.П.
"__" _________ 200_ г.
Затем перечисляются все необходимые документы, прикладываемые к заявке:
«1) заверенная в установленном порядке копия свидетельства о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц или Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей соответственно);
- заверенная в установленном порядке копия свидетельства о постановке заявителя на учет в налоговом органе;
- документ, подтверждающий проведение профилактического фитосанитарного обеззараживания складских помещений, предназначенных для хранения заявленной к ввозу подкарантинной продукции;
- выписка из договора (контракта) аренды на складское помещение, предназначенное для хранения подкарантинной продукции;
- выписка из Государственного реестра селекционных достижений, допущенных к использованию на территории Российской Федерации (для семян и посадочного материала);
- удостоверение личности гражданина.
Кроме того, перечислены требования к этим документам:
- заявки и документы в установленных местах должны быть скреплены печатями, иметь надлежащие подписи, в том числе подписи определенных законодательством должностных лиц;
- тексты заявки и документов должны быть написаны разборчиво;
- фамилии, имена и отчества физических лиц, адреса их мест жительства написаны полностью;
- в заявке и документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
- не допускается исполнение заявок и документов карандашом;
- заявка и документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание (п. 3.13.4).
Определен порядок действий с полученными документами:
- прием и регистрация заявки с приложенными документами на выдачу импортного карантинного разрешения (ИКР);
- проверка комплектности документов и представленных сведений;
- выдача ИКР (решения об отказе в выдаче ИКР);
- приостановка действия ИКР.
Делопроизводственные процедуры приема и регистрации заявки выделены в специальную статью Регламента:
«Прием и регистрация заявки на получение ИКР производится специалистом территориального управления Россельхознадзора, ответственным за прием и регистрацию документов в день поступления заявления.
Специалист вносит в книгу учета входящих документов запись о приеме заявки на выдачу ИКР, которая содержит:
- порядковый номер записи;
- дату;
- общее число листов в заявке;
- информацию о заявителе» (п. 3.12).
Максимальный срок выполнения операции установлен 5 минут.
Дальнейшее движение заявки происходит в соответствии с внутренней инструкцией по делопроизводству.
Проверка комплектности документов и представленных сведений поручаются ответственному исполнителю, который в течение одного дня обязан проверить наличие всех документов, предусмотренных Регламентом, и правильность заполнения документов.
Если какой-либо из необходимых документов отсутствует, об этом в течение двух дней сообщается заявителю.
После проверки комплектности ответственный исполнитель в течение 22 дней проверяет представленные в документах сведения «с целью определения:
- согласованности представленных сведений между отдельными документами комплекта;
- достоверности документов и сведений, содержащихся в документах;
- факта введения в установленном порядке временных фитосанитарных мер по ограничению на ввоз подкарантинной продукции на территорию Российской Федерации из заявленной в заявке страны-экспортера».
По результатам проверки исполнитель готовит или ИКР, или проект решения об отказе (все случаи отказа оговорены).
Процедура принятия решения так же, как и в предшествующем Регламенте, дана в виде блок-схемы.
Блок-схема административной процедуры «Рассмотрение документов на выдачу ИКР и принятие решения о выдаче ИКР или об отказе в выдаче ИКР»
/-------------------------------------------------------------------------
¦ Начало процедуры "Рассмотрение документов на выдачу ИКР и принятие ¦
¦ решения о выдаче ИКР или об отказе в выдаче ИКР" ¦
--------------T----------------------------------------------------------/
¦
/
--------------------------------¬ ---------------------------------¬
¦Заявка с комплектом документов +-------->¦Прием и регистрация заявки на ¦
L------------------------------~ ¦получение ИКР. ¦
¦Специалист территориального ¦
¦управления (Россельхознадзора), ¦
¦ответственный за прием и ¦
¦регистрацию документов (5 минут)¦
L-T-------------------------------
¦
/
-------------------------------------------->
¦ -------------/-------------¬
¦ ¦ Проверка комплектности ¦
¦ ¦представленных документов и¦
¦ <правильности их заполнения >
¦ ¦ Ответственный исполнитель ¦
¦ ¦ (1 день) ¦
¦ L--T---------/--------T-----
¦ ¦ ¦
¦ Отсутствие документов Наличие документов
¦ или неправильное заполнение правильное заполнение
¦ ¦ ¦
¦ / /
¦-------------------------------------¬ -----------/---------¬
¦¦Уведомление заявителя о принятии ¦ ¦ Проверка ¦
¦¦решения о приостановлении процедуры ¦ ¦ представленных ¦
¦¦с предложением принять меры по их ¦ <в документах сведений>
¦¦устранению. ¦ ¦ Ответственный ¦
¦¦Ответственный исполнитель (2 дня). ¦ ¦ исполнитель (22 дня)¦
¦¦Срок приостановления - не позднее ¦ L----T-----/-----T----
¦¦срока окончания рассмотрения заявки.¦ ¦ ¦
¦L-----------------------------------~ Наличие ¦ ¦отсутствие
¦ оснований¦ ¦оснований
¦ для отказа¦ ¦
¦ / /
¦ --------/------¬ ---------------------¬ --------------------¬
¦ ¦ Документы и ¦ НЕТ ¦Подготовка проекта ¦ ¦Подготовка ИКР ¦
L-------< информация >------>¦решения об отказе в ¦ ¦Ответственный ¦
¦ представлены ¦ ¦выдаче ИКР ¦ ¦исполнитель (2 дня)¦
L-------/------- ¦Ответственный ¦ ¦ ¦
¦исполнитель (2 дня) ¦ ¦ ¦
L---T----------------- L---------T----------
¦ ¦
/ /
¦ ¦
/ /
--------------------------------------------------------------------------¬
¦Передача подготовленного ИКР с регистрационным номером либо решения об ¦
¦отказе в выдаче ИКР на рассмотрение должностному лицу, ответственному за ¦
¦исполнение данной административной процедуры (должностное лицо) ¦
¦Ответственный исполнитель (1 день) ¦
L------------------------------------T-------------------------------------
¦
/
------------------------------------>
¦ -------------/-------------¬
¦ ¦Рассмотрение представленных¦
¦ ¦ документов ¦
¦ < Должностное лицо (1 день) >
¦ L--T---------/--------T-----
¦ ¦ ¦
¦ Наличие замечаний или отсутствие замечаний
¦ несогласие с решением согласие с решением
¦ ¦ ¦
¦ / /
-+------------¬ -------------------¬ --------------------------¬
¦Устранение ¦ ¦Передача замечаний¦ ¦Передача подписанного ИКР¦
¦замечаний ¦ ¦по документам ¦ ¦или решения об отказе в ¦
¦Ответственный¦<---+ответственному ¦ ¦выдаче ИКР ответственному¦
¦исполнитель ¦ ¦исполнителю ¦ ¦исполнителю ¦
¦(1 день) ¦ ¦Должностное лицо ¦ ¦Должностное лицо (1 день)¦
L-------------- ¦(1 день) ¦ ¦ ¦
L------------------- L--T-------T---------------
¦ ¦
------------------------------ ¦
¦ ¦
/ /
---------------------------¬ -------------------------------¬
¦Помещение копии ИКР или ¦ ¦Направление (передача) ИКР ¦
¦решения об отказе в выдаче¦ ¦или решения об отказе в выдаче¦
¦ИКР в дело ¦ ¦ИКР заявителю ¦
¦Ответственный исполнитель ¦ ¦Ответственный исполнитель ¦
¦(1 день) ¦ ¦(1 день) ¦
L----------T---------------- L---------------T-------------~
¦ ¦
/ /
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Окончание процедуры "Рассмотрение документов на выдачу ИКР ¦
¦ и принятие решения о выдаче ИКР или об отказе в выдаче ИКР" ¦
L--------------------------------------------------------------------------
По ветеринарии основанием для начала процедур является ходатайство в Россельхознадзор Главного государственного ветеринарного инспектора субъекта РФ. Текст ходатайства также унифицирован. Как и в первом случае, Регламент дает перечень документов, прикладываемых к ходатайству, срок рассмотрения ходатайства и процедуры работы с ним. Все процедуры рассмотрения и принятия решения о выдаче разрешения на ввоз груза или об отказе, на отзыв разрешения на ввоз, на приостановление разрешения на ввоз, разрешение на транзит представлены в блок-схемах, позволяющих наглядно видеть весь путь прохождения документов.
Анализ двух Административных регламентов исполнения государственных функций показывает, что мы имеем принципиально новые документы, детально прописывающие порядок решения вопроса, срок выполнения каждой процедуры, документы, представляемые для решения вопроса и выдаваемые в результате решения, а также порядок работы с ними. По существу административные регламенты с позиции делопроизводства детализируют работу с документами при решении конкретных вопросов, дополняя таким образом инструкцию по делопроизводству, устанавливающую лишь общий порядок работы с документами. Важным является наличие приложений в виде блок-схем.
Таким образом, административные регламенты делают прозрачным порядок подготовки и решения вопроса и весь порядок составления, оформления документов и их прохождения в организации.
Т.В.Кузнецова
Профессор
РГГУ
Справочная информация: «Перечень инструкций по делопроизводству»
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)
ПЕРЕЧЕНЬ
ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Указатель к справочной информации:
1. Инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, а также подведомственных им организаций:
1.1. Федеральные министерства
1.2. Федеральные службы
1.3. Федеральные агентства
1.4. Территориальные органы, учреждения и организации, подведомственные федеральным министерствам и ведомствам
2. Инструкции по нотариальному делопроизводству
3. Инструкции по делопроизводству в судебной системе и органах прокуратуры
4. Инструкции по делопроизводству в иных органах и организациях