Для создания служебной записки нужно в разделе «Документы и файлы» нажать на кнопку «Документ внутренний» в колонке «Создать». В открывшемся окне нужно выбрать пункт «Служебная записка».
В открывшейся карточке внутреннего документа нужно заполнить название документа, папку, куда будет помещён файл и адресата.
Во вкладке «Файлы» нужно проверить создавшийся шаблон и заполнить его. У каждой компании шаблон может различаться, в системе можно будет легко его настроить. Серым выделены части, которые заполняются автоматически на основании введённых вами данных в карточке документа.
После заполнения файла, нужно зарегистрировать документ. Это можно сделать нажав на кнопку «Зарегистрировать» в карточке документа. Затем, после нажатия на кнопку «Записать и закрыть», система предложит запустить процесс рассмотрения служебной записки. Нужно нажать на кнопку «Перейти к запуску процесса». В открывшемся окне можно выставить сроки на рассмотрение служебной записки. Для запуска процесса нужно нажать «Стартовать и закрыть».
Таким образом, больше нет необходимости носить бумажные служебные записки из кабинета в кабинет, ведь автоматический процесс рассмотрения и согласования документов в 1С:Документообороте» может быть как совсем простой, так и очень комплексный и витиеватый. Всё зависит от нужд компании и стремления развиваться. Проверьте функционал сами, записавшись на демонстрацию 1С:Документооборота или попробовав демоверсию на нашем сайте.
- Запуск программы 1с Документооборот
- Создание нового внутреннего документа «Служебная записка»
- Согласование внутреннего документа «Служебная записка»
- Отслеживание запущенного процесса и печать согласованного документа «Служебная записка»
- Поиск созданного документа «Служебная записка»
Для запуска 1с Документооборот необходимо в папке программы выбрать Документооборот
Если вы как пользователь определены в этой системе, то она откроется сразу, не запрашивая логин и пароль.
В случае, если система запрашивает логин и пароль необходимо обратиться в ИТ-службу с заявкой на добавление пользователя в 1с Документооборот.
2. Создание нового внутреннего документа «Служебная записка»
При загрузке системы вы попадаете на «Начальную страницу»
Служебные записки являются внутренними документами.
Для создания документа «Служебная записка» наводим курсор на левый верхний угол виджета «Мои документы», кликаем левую кнопку мыши и в выпавшем меню выбираем «Создать вн документ»
В открывшемся окне выбираем в структуре внутренних документов необходимый вид служебной записки
В приведенном примере Внутренние документы – Служебные записки – Служебные записки (ОКС) – Служебная записка «Об оплате вне реестра (ОКС)»
В случае если нужного вида служебной записки не найдено, обращайтесь в ИТ службу для добавления нового вида внутреннего документа через заявку в ХелпДеск с описанием отдела и маршрута согласования.
В окне документа заполняем поля «Наименование» — вносим наименование СЗ, «Краткое содержание» вносим тело СЗ, указываем «Организацию» и «Адресата»ю
При необходимости можно прикрепить файлы во вложения через вкладку «Файлы», нажав кнопку «Добавить»
В появившемся окне выбрать «Загрузить с диска» и в окне диалога загрузить необходимые файлы
После окончания редактирования формы нажимаем «Записать».
3. Согласование внутреннего документа «Служебная записка»
Вы подготовили документ, теперь его необходимо отправить на согласование. Для запуска процесса нажимаем кнопку «Отправить»
В появившемся окне выбираете маршрут для согласования и нажимаете кнопку «Перейти к отправке»
В открывшемся окне вы увидите по какому маршруту пройдет Ваша служебная записка и в какие сроки документ будет отработан. Нажимаете кнопку «Стартовать и закрыть»
Вы запустили процесс согласования.
4. Отслеживание запущенного процесса и печать согласованного документа «Служебная записка»
Для отслеживания процесса Вы можете пройти по ссылке «Процессы и задачи»
И в открывшемся окне увидеть на каком этапе находится Ваше согласование.
По итогу согласования Вам придет задача в Документооборот и на почту о необходимости ознакомиться с результатами согласования.
В случае, если Вам необходимо напечатать служебную записку по итогам согласования, то выбираете кнопку «Печать» в ней «Карточка документа»
В появившемся окне ставите галочки напротив «Согласование» и «Реквизиты карточки» и жмете кнопку «Печать»
5. Поиск созданного документа «Служебная записка»
Чтобы найти Вашу служебную записку на начальной странице кликните левой клавишей мыши на «Мои документы»
Откроется журнал документов, в котором можно увидеть все созданные Вами документы, а в правой части окна также их содержание, процессы и задачи в которых в данный момент эти документы участвуют.
Служебные записки для согласования попадают пользователю в задачи и отражаются на начальной странице в виджете «Задачи мне»
Создание документа «Служебная записка» в программе 1С:Документооборот
1. На начальной странице переходим в меню (отмечено красным прямоугольником на рисунке 1).
Рисунок 1 — начальная страница
2. Создать документ — внутренний (рисунок 2).
Рисунок 2 — переход в раздел создания внутреннего документа
3. Выбираем вид служебной записки и нажимаем кнопку «Создать» (рисунок 3).
Рисунок 3 — создание служебной записки
4. Заполняем поля «карточки документа» (рисунок 4).
Рисунок 4 — заполнение полей карточки документа
Поле «Наименование» — обязательное, рекомендуется отразить предмет рассмотрения.
Поле «Краткое содержание» — здесь прописывается полное содержание служебной записки.
Заполняйте содержание служебной записки четко и информативно, излагая назначение, так как неполное описание не позволит конечному получателю понять всю суть проблемы и может быть не правильно истолковано, вследствие чего не будет получен желаемый результат.
!!! Проверять поля Адресат, Подразделение, Подготовил, Ответственный
Поле «Состояние» оставить по умолчанию.
5. На вкладке «Файлы» можно подкрепить сопутствующие документы, имеющие отношение к служебной записке (рисунки 5,6).
Рисунок 5 — добавление документов к записке
Рисунок 6 — сохранение и отправка записки
Рисунок 7 — редактирование документов
После загрузки документа, становится доступной функция редактирования файлов, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего откроется документ для внесения изменений.
Рисунок 8 — завершение редактирования документа
Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом.
Поэтому после окончания редактирования нужно завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.
Рисунок 9 — сохранение изменений в файле
При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.
6. После добавления файлов и заполнения всех отмеченных полей, нужно нажать кнопку «Записать», для того чтобы внесенные данные сохранились (рисунок 10).
7. При нажатии нажатии на кнопку «Отправить» в выпадающем списке выбираем подходящее действие (рисунок 10).
Рисунок 10 — сохранение и отправка записки
8. Автоматически откроется окно для перехода к запуску процесса обработки служебной записке (рисунок 11).
8.1 Процесс «На согласование»
Основной процесс, используемый структурными подразделениями Университета в целях согласования документов с ректором, проректорами, начальниками управлений, начальниками отделов.
Данный процесс направляется всем участникам согласования по заранее составленному пользователем СЭД списку с выбранным порядком – Все сразу, По очереди или Смешано. Для каждого согласующего лица могут быть установлены персональные сроки согласования.
8.2 Процесс «На утверждение»
Процесс предназначен для пересылки внутренних/исходящих документов причастным сотрудникам, занимающим согласующие должности.
8.3 Процесс «На регистрацию»
Используется для передачи документов на регистрацию – присвоение регистрационного номера и отметки об отправке получателю (для исходящего документа)
8.4 Процесс «На рассмотрение»
Процесс, используется для передачи входящего или внутреннего документов на рассмотрение ответственному лицу.
8.5 Процесс «На исполнение»
Используется для отправки документов на исполнение одному или нескольким сотрудникам.
8.6 Процесс «На ознакомление»
Используется для ознакомления пользователей с входящими, исходящими, внутренними документами и файлами.
9. С помощью кнопки «Подобрать» добавляем нужных адресатов для согласования (рисунок 11).
10. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Рисунок 11 — добавление адресатов для согласования записки
Если установлен тип согласования «всем сразу», то задачи всем адресатам формируется одновременно. При этом бизнес-процесс возвращается к автору после завершения задач всеми согласующими.
Если установлен тип согласования «по очереди», то задача следующему адресату формируется только после завершения задачи предыдущему. При этом бизнес-процесс сразу возвращается к автору, как только один из согласующих принял отрицательное решение.
Если установлен тип согласования «смешанно», то для каждого исполнителя можно указать порядок формирования задачи — вместе с предыдущим либо после предыдущего. В результате тип согласования «смешанно» позволяет сочетать этапы одновременного и последовательного согласования.
Рисунок 12 — добавление адресатов для согласования записки
11. После выполнения указанных действий, нажать кнопку «Стартовать и закрыть».
12. Контролировать выполнение процесса можно открыв закладку «Процессы и задачи» в карточке документа (рисунок 13).
Рисунок 13 — контроль выполнения процесса согласования записки
Вкладка процессы и задачи представлена на рисунке 14.
Рисунок 14 — вкладка «Процессы и задачи»
13. После завершения процесса согласования служебной записки во вкладке «Задачи мне», отобразится процесс Ознакомления с результатом согласования (рисунок 15). При необходимости можно сохранить себе в лист согласования.
Рисунок 15 — ознакомление с результатом согласования
14.Результатов согласования может быть три: Согласован, Согласован с замечаниями, Не согласован.
По итогам прохождения документа этапов согласования пользователю, инициировавшему процесс, приходит задача «Ознакомиться с результатом согласования».
Если документ не согласован, можно исправить замечания отредактировав внутренний документ или файл, после отправить его на повторное согласование.
Рисунок 16 — отправка на повторное согласование
15.Откроется окно Повтор согласования с полем для ввода комментария, что исправлено в документе. Для отправки нажимаем «Отправить на повторное согласование».
Рисунок 17 — повтор согласования
Если согласование положительное, задача имеет только одну кнопку «Ознакомился».
Рисунок 18 — итоги согласования
Таким образом, больше нет необходимости печатать бумажные служебные записки, сканировать и подкреплять их в файлах процесса, ведь автоматический процесс рассмотрения и согласования документов в 1С:Документообороте может быть как совсем простой, так и очень комплексный и витиеватый.
Оформление докладной/служебной записки
1. Выбираем раздел “Документы и файлы” ⇒ “Документы внутренние”.
2. Выбираем папку “Докладная/служебная записка”. Нажимаем кнопку “Создать”.
3. Выбираем вид документа “Докладная/служебная записка” и создаем документ
(при необходимости воспользуйтесь строкой поиска).
4. Заполняем реквизиты записки.
4.1. Указываем тему записки (Наименование документа).
4.2. При необходимости вводим комментарий.
5. Заполняем параметры записки.
5.1. Выбираем тип записки: докладная или служебная записка
(докладная: “подчиненный ⇒ начальнику”, служебная: “равный ⇒ равному”).
https://amdy.su/wp-admin/options-general.php?page=ad-inserter.php#tab-8
5.2. Выбираем сотрудника, которому адресована записка.
5.3. Указываем сотрудника, отправляющего записку.
5.4. Указываем свой контактный телефон.
5.5. При необходимости промежуточного согласования записки добавляем согласующих (до 3 человек)
(Если необходимо согласование большего числа сотрудников, следует стартовать подзадачу).
6. Прикладываем файлы к записке.
6.1. Выбираем файл с докладной/служебной запиской
(Прикладывать отсканированные и подписанные от руки записки не допускается!).
7. Нажимаем кнопку “Записать”, чтобы сохранить заполнение
(См. рисунок ниже).
8. Запускаем процедуру согласования.
8.1. Нажимаем кнопку “Записать” и кнопку “Отправить…”.
8.2. Выбираем процесс “Согласование докладной/служебной записки” и нажимаем кнопку “Перейти к отправке”.
8.3. Нажимаем кнопку “Стартовать и закрыть”.
Согласование докладной/служебной записки:
Задание отображается в списке “Задачи мне”.
1. Вносим комментарий
(поле обязательное к заполнению при перенаправлении и неположительном ответе!)
2. Выполняем (завершаем) или перенаправляем другому сотруднику.
В 1С:Документооборот нужно сделать единый автозаполняемый шаблон документа для вида внутреннего документа «Служебная записка», чтобы унифицировать и уменьшить трудозатраты на документирование служебных записок.
Настройки автозаполнения файлов в 1С:Документооборот подробно рассмотрены в видеокурсе.
Далее будет рассмотрена настройка автозаполнения в 1С:Документооборот версии 2.0.
В 1С:Документооборот под Администратором или пользователем с правами «Ответственный за НСИ» открываем справочник «Файлы».
В папку «Шаблоны файлов» загружаем файл служебной записки.
Открываем файл на редактирование и настраиваем следующие поля ввода для автозаполнения: ПодразделениеАвтора, Дата, Номер, ДолжностьАдресата, ИОФадресата, ТекстРезолюций, Заголовок, Содержание, ДолжностьАвтора, ИОФавтора, ТелефонАвтора. В левом верхнем углу файла напишем команду ВставитьИзображениеШтрихкода, чтобы система в указанном месте вставила штрихкод.
Обратите внимание, что поле «ИОФ автора» встречается два раза. Чтобы не делать две разные закладки и для каждой не дублировать правило мы используем ссылку на закладку ИОФавтора (REF ИОФавтора).
Готовый автозаполняемый шаблон файла служебной записки можно скачать по ссылке: Служебная записка.
Теперь настроим правила автозаполнения этого файла для вида внутреннего документа «Служебная записка».
После указания всех настроек наше правило должно выглядеть следующим образом:
Для полей ДолжностьАдресата и ДолжностьАвтора нам потребуется написать выражения на встроенном языке:
РезультатОбработки = РаботаСПользователями.ПолучитьДолжность(Файл.ВладелецФайла.Адресат);
РезультатОбработки = РаботаСПользователями.ПолучитьДолжность(Файл.ВладелецФайла.Подготовил);
При определении всех резолюций по документу нам нужно будет сделать цикл по табличной части Резолюции:
РезультатОбработки = "";
Резолюции = РаботаСРезолюциями.ПолучитьРезолюции(Файл.ВладелецФайла);
Для Каждого Резолюция из Резолюции Цикл
Если Не ЗначениеЗаполнено(РезультатОбработки) Тогда
РезультатОбработки = СтроковыеФункцииКлиентСервер.ПодставитьПараметрыВСтроку(
НСтр("ru = '%1
|%2
|%3'"),
Резолюция.ТекстРезолюции,
Резолюция.АвторРезолюции,
Резолюция.ДатаРезолюции);
Иначе
РезультатОбработки = СтроковыеФункцииКлиентСервер.ПодставитьПараметрыВСтроку(
НСтр("ru = '%1
|
|%2
|%3
|%4'"),
РезультатОбработки,
Резолюция.ТекстРезолюции,
Резолюция.АвторРезолюции,
Резолюция.ДатаРезолюции);
КонецЕсли;КонецЦикла;
В результате проверки после добавления файла из шаблона мы должны получить следующий результат заполненного файла:
Теперь создадим шаблон документа «Служебная записка».
Добавляем новый шаблон документа «Служебная записка». Заполняем реквизиты шаблона документа.
На закладке «Файлы» добавляем ссылку на автозаполняемый шаблон файла служебной записки.
Теперь каждый пользователь сможет создать новую служебную записку по шаблону внутреннего документа с автозаполняемым шаблоном файла.
При настройке правил автозаполнения шаблона файла на встроенном языке 1С полезно будет разобраться со структурой хранения внутреннего документа.
Настройки автозаполнения файлов в 1С:Документооборот подробно рассмотрены в видеокурсе.