6 ндфл за 9 месяцев 2021 года инструкция заполнения с примерами

Форму 6-НДФЛ за 2021 год нужно оформлять по обновленным правилам и на измененном бланке. Как заполнить годовой расчет, какие дополнительные сведения в него включить, когда и куда представить, узнайте из нашего материала. Здесь же вы найдете готовый образец 6-НДФЛ за 2021 год.

Новшества-2022: три подсказки по 6-НДФЛ

Подсказка 1. 6-НДФЛ за 2021 год нужно представить на обновленном бланке и по дополненным правилам (Приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в ред. от 28.09.2021).

О том, какие изменения внесли в бланк и порядок заполнения 6-НДФЛ, рассказываем в материале «Новая форма 6-НДФЛ с 2022 года».

Подсказка 2. В составе 6-НДФЛ за 2021 год впервые нужно представить сведения о доходах физических лиц (Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ). Образец заполнения сведений о доходах физлиц вы найдете в этом материале.

Подсказка 3. При оформлении 6-НДФЛ за 2021 год нужно использовать обновленные коды видов доходов и вычетов (Приказ ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ в ред. от 28.09.2021). Обновленные перечни кодов видов доходов и вычетов можно скачать на нашем сайте — в материале «Коды доходов и вычетов по НДФЛ в 2022 году».

Срок сдачи 6-НДФЛ за 2021 год

По общему правилу 6-НДФЛ за год нужно представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).

6-НДФЛ за 2021 год нужно сдать не позднее 01.03.2022.

Это рабочий день, поэтому никаких переносов этой отчетной даты не будет.

Кроме того, налоговики имеют право заблокировать банковские счета, если 6-НДФЛ не будет представлен в течение 20 рабочих дней по истечении установленного срока (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Кто должен сдать 6-НДФЛ за 2021 год

Обязанность по представлению 6-НДФЛ лежит на налоговых агентах ─ компаниях и ИП, которые начисляют и выплачивают сотрудникам и другим физлицам доходы, с которых нужно перечислять налог в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если такие доходы в отчетном периоде не выплачивались и/или у вас нет работников, представлять нулевой 6-НДФЛ не требуется. Просто нужно сообщить налоговикам о том, что вы не собираетесь сдавать 6-НДФЛ, чтобы избежать штрафов и блокировки счетов (п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК РФ, Письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Способ подачи 6-НДФЛ

Как представлять 6-НДФЛ: на бумаге или в электронной форме, зависит от того, сколько физлиц в отчетном периоде получали от вас облагаемые НДФЛ доходы (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Куда представить 6-НДФЛ за 2021 год

Кто сдает 6-НДФЛ	Куда сдает
Компания	В ИФНС по месту нахождения (учета) (п. 2 ст. 230 НК РФ)
ИП	В ИФНС по месту жительства (п. 1 ст. 83 НК РФ)
Обособленное подразделение	В ИФНС по месту учета ОП в отношении доходов (п. 2 ст. 230 НК РФ): работников такого подразделения; физлиц по договорам ГПХ, заключенным с этим ОП
Несколько обособленных подразделений	6-НДФЛ за работников ОП можно представить (п. 2 ст. 230 НК РФ): по месту нахождения головной компании или выбранного ею подразделения — если ОП и головная компания находятся в одном муниципальном образовании (МО); по месту нахождения ОП — если подразделения расположены в одном МО, а головная компания в другом. О выбранном ОП нужно сообщить в ИФНС того подразделения, через которое планируется сдача 6-НДФЛ, не позднее первого рабочего дня налогового периода (п. 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 230 НК РФ). Форма уведомления утверждена Приказом ФНС от 06.12.2019 № ММВ-7-11/622@

Как заполнить 6-НДФЛ

6-НДФЛ за 2021 год следует заполнить в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Заполнение титульного листа

При заполнении титульного листа 6-НДФЛ за 2021 год обратите внимание на появление новых кодов для поля «Отчетный период (код)» — проставьте обычный код «34», если сдаете годовой отчет и продолжаете свою деятельность. Но если ИП или глава КФХ сдают расчет за 2021 год в последний раз в связи со снятием с учета, они проставляют новый код «86» (п. 1.2 и п. 2 Приказа ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@).

Остальные поля титульного листа заполните в прежнем порядке:

Поле титульного листа	Порядок заполнения
ИНН, КПП	ИНН и КПП возьмите из документов о постановке на учет в налоговом органе (например, из свидетельства о постановке на учет в налоговом органе)
Номер корректировки	В первичном расчете 6-НДФЛ укажите «0–», в уточненном – номер корректировки «1–», «2–» и т. д.
Отчетный период (код)	Для расчета за 2021 год проставьте «34»
Календарный год	Укажите «2021»
Представляется в налоговый орган (код)	Проставьте четырехзначный код налогового органа, в который сдаете годовой расчет
По месту нахождения (учета) (код)	Укажите код места представления расчета: 214 — по месту учета российской компании; 215 — по месту нахождения правопреемника российской компании; 220 — по месту нахождения ОП российской компании; 120 — по месту жительства ИП; 320 — по месту деятельности ИП; 335 — по месту нахождения ОП иностранной компании в РФ; 121 — по месту жительства адвоката; 122 — по месту жительства нотариуса
Налоговый агент	Отражается наименование в соответствии с учредительными документами, а ИП, адвокаты, нотариусы — из паспорта: сокращенное наименование компании; полное наименование компании, если нет сокращенного; ФИО ИП, адвоката, нотариуса без сокращений
ИНН/КПП реорганизованной организации/ИНН/КПП лишенного полномочий (закрытого) обособленного подразделения	Заполните это поле, если расчет подается за закрытое обособленное подразделение или расчет представляет правопреемник за реорганизованное лицо. В остальных ситуациях в этом поле ставятся прочерки
Код по ОКТМО	Укажите код по ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится: компания; ОП компании; выбранное ОП; место жительства ИП, адвоката, нотариуса; место деятельности ИП на патентной системе
Номер контактного телефона	Проставьте телефонный код города и номер, по которому налоговый орган с вами сможет связаться
Расчет составлен …	В первой графе укажите количество страниц расчета 6-НДФЛ за 2021 год. Если расчет сдает/подписывает представитель, во второй графе укажите количество листов документа, который подтверждает его полномочия
Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю	Проставьте: 1 — если 6-НДФЛ представляет налоговый агент; 2 — если расчет представляет представитель
Фамилия, имя, отчество полностью	Укажите: ФИО руководителя, если 6-НДФЛ представляет компания; ФИО уполномоченного физлица, если расчет представляется по доверенности
Наименование организации – представителя налогового агента	Отразите наименование компании-представителя, если расчет подает представитель-юрлицо
Подпись, дата	Проставьте подпись, число, месяц, год подписания расчета
Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя	Заполните в случае представления 6-НДФЛ представителем

Заполнение Раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента

В Разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 2021 год отразите налог, удержанный в последние 3 месяца отчетного года — в октябре, ноябре и декабре 2021 года, сроки его перечисления, а также налог, возвращенный за эти 3 месяца, и даты возврата. Этот раздел отдельно заполните для доходов физлиц, облагаемых по прогрессивной ставке.

Как заполнить строки Раздела 1:

Поле Раздела 1	Порядок заполнения
010 Код бюджетной классификации	Укажите КБК для НДФЛ. К примеру, КБК 182 1 01 02080 01 1000 110 для НДФЛ в части суммы, превышающей 650 тыс. руб., относящейся к части налоговой базы, превышающей 5 млн руб.
020 Сумма налога, удержанного за последние 3 месяца отчетного периода	Отразите общий по всем физлицам НДФЛ, удержанный за последние 3 месяца отчетного периода (октябрь, ноябрь и декабрь 2021)
021 Срок перечисления налога	Укажите дату, не позднее которой должен быть перечислен удержанный налог. В большинстве случаев это рабочий день, следующий за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ, письма ФНС от 17.09.2021 № БС-4-11/13297@, от 01.12.2020 № БС-4-11/19702@)
022 Сумма налога	Проставьте удержанный НДФЛ, срок перечисление которого приходится на дату, указанную в поле 021. Сумма значений всех полей 022 должна соответствовать значению поля 020
030 Сумма налога, возвращенная в последние три месяца отчетного периода	Укажите общий НДФЛ, возвращенный налоговым агентом физлицам в октябре, ноябре и декабре 2021 года
031 Дата возврата налога	Укажите дату возврата налога
032 Сумма налога	Проставьте сумму налога, возвращенного в дату, указанную в поле 031. Сумма значений всех полей 032 должна соответствовать значению поля 030

Заполнение Раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц»

В Разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2021 год покажите обобщенные по всем физлицам сведения о начисленных доходах, вычетах и НДФЛ за весь 2021 год. Для разных ставок налога заполните отдельный Раздел 2 (Письмо ФНС от 06.04.2021 № БС-4-11/4577@).

Если НДФЛ, рассчитанный по ставке 13%, перечисляется на один КБК 182 1 01 02010 01 1000 110, соответствующие доходы отразите в одном разделе 6-НДФЛ вне зависимости от того, какими пунктами ст. 224 НК РФ данная ставка предусмотрена (Письмо ФНС от 06.04.2021 № БС-4-11/4577@).

Построчное заполнение Раздела 2:

Поле Раздела 2	Порядок заполнения
100 Расчет суммы налога, облагаемой по ставке	Укажите ставку НДФЛ, с применением которой исчислен налог (например, «13»)
105 Код бюджетной классификации	Проставьте КБК по НДФЛ (например, 182 1 01 02080 01 1000 110 для НДФЛ с суммы, превышающей 650 тыс. руб., относящейся к части налоговой базы, превышающей 5 млн руб.)
110 Сумма дохода, начисленная физическим лицам	Отразите общий доход по всем физлицам, облагаемую ставкой, указанной в поле 100. Включите в эту сумму те доходы, дата фактического получения которых приходится на 2021 год. К примеру, зарплату, начисленную за декабрь 2021, выплачиваемую в январе 2022, нужно отражать в 6-НДФЛ за 2021 год (п. 1 и п. 2 ст. 223 НК РФ). Существует и иной подход: в 6-НДФЛ отражаются доходы, начисленные и фактически выплаченные физлицам (полученные ими) на дату представления расчета (Письмо ФНС от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@). Если вы планируете представить 6-НДФЛ до выплаты доходов за отчетный период, рекомендуем уточнить в вашей ИФНС, нужно ли отражать в нем невыплаченные доходы, а также соответствующий налог и вычеты
Поля 111-113 По видам доходов	Укажите обобщенные суммы начисленных доходов по их видам. Обратите внимание, что к доходам по трудовым договорам, отражаемым в поле 112, относятся в том числе выплаты, имеющие социальный характер, компенсации за неиспользованные отпуска, премии и др. (Письмо ФНС от 06.04.2021 № БС-4-11/4577@)
120 Количество физических лиц, получивших доход	Проставьте количество физлиц, получивших от вас облагаемый НДФЛ доход в 2021 году. При этом уволенный и принятый снова один и тот же сотрудник в течение года, учитывается единожды
121 В том числе количество ВКС	Отдельно укажите общее количество высококвалифицированных специалистов (ВКС), которым в 2021 году начислен доход по трудовым договорам и/или договорам ГПХ (Приказ ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@)
130 Сумма вычетов	Укажите сумму вычетов (обобщенную по всем физлицам за 2021 год), уменьшающих налогооблагаемый доход
140 Сумма налога исчисленная	Проставьте обобщенный по всем физлицам исчисленный налог за 2021 год
141-142 По видам доходов	Отразите НДФЛ за 2021 год по всем физлицам, исчисленный отдельно: по дивидендам; по доходам, начисленным ВКС
150 Сумма фиксированного авансового платежа	Укажите обобщенную по всем физлицам сумму фиксированных авансовых платежей, принимаемую в уменьшение исчисленного налога с начала налогового периода
155 Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету	Укажите налог на прибыль, исчисленный и удержанный в отношении дивидендов, полученных российской компанией, подлежащую зачету (Приказ ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@). Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету, определяется в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК РФ
160 Сумма налога удержанная	Отразите общий удержанный налог за 2021 год
170 Сумма налога, не удержанного налоговым агентом	Укажите общий НДФЛ, не удержанный за 2021 год
180 Сумма налога, излишне удержанная	Укажите общий НДФЛ, излишне удержанный за 2021 год
190 Сумма налога, возвращенная налоговым агентом	Отразите общий НДФЛ, возвращенный в соответствии со ст. 231 НК РФ

Заполнение Приложения № 1 к Расчету «Справка о доходах и суммах налога физического лица»

Заполните отдельную справку о доходах по каждому физлицу, которому в 2021 году выплачивались облагаемые НДФЛ доходы.

Отразите в ней сведения о доходах физлиц за 2021 год и информацию о НДФЛ (об исчисленном, удержанном и перечисленном налоге, о невозможности удержать налог), а также о доходе, с которого налог не удержан, и сумме этого налога.

Построчное заполнение Приложения № 1 к 6-НДФЛ за 2021 год:

Поле Приложения № 1	Порядок заполнения
Номер справки	Укажите уникальный порядковый номер справки в 2021 году, который сами присвоите
Номер корректировки сведений	Проставьте: «00» — при составлении первичной справки; «01», «02» и др. — при составлении корректирующей справки взамен ранее представленной; «99» — при составлении аннулирующей справки взамен ранее представленной
ИНН в Российской Федерации	Укажите ИНН физлица, доходы которого отражаются в справке. При отсутствии информации об ИНН физлица этот реквизит не заполняется
Фамилия, Имя, Отчество	Укажите ФИО физлица в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность. Для иностранных граждан ФИО допускается указывать буквами латинского алфавита
Статус налогоплательщика	Укажите один из кодов: «1» — если физлицо — налоговый резидент РФ (кроме работающих по найму в РФ на основании патента); «2» — если физлицо не является налоговым резидентом РФ; «3» — если физлицо-ВКС не является налоговым резидентом РФ; «4» — если физлицо-участник госпрограммы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (член экипажа судна, плавающего под Государственным флагом РФ), не является налоговым резидентом РФ; «5» — если физлицо-иностранный гражданин (лицо без гражданства) признан беженцем или получил временное убежище в РФ, не является налоговым резидентом РФ; «6» — если физлицо-иностранный гражданин работает по найму в РФ на основании патента; «7» — если физлицо-ВКС является налоговым резидентом РФ
Дата рождения	Укажите дату рождения (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами
Гражданство (код страны)	Укажите числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ) — например: Россия «643», Республика Беларусь «112» и др. При отсутствии гражданства укажите в этом поле код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность
Код вида документа, удостоверяющего личность	Проставьте код вида документа, удостоверяющего личность, в соответствии с Приложением № 5 к Порядку заполнения 6-НДФЛ — например: «21» паспорт гражданина РФ; «07» военный билет, «10» паспорт иностранного гражданина и др.
Серия и номер	Укажите серию и номер документа, удостоверяющего личность. Знак «№» не проставляется
Ставка налога	Укажите ставку НДФЛ. В случае выплаты физлицу доходов, облагаемых по разным ставкам, заполняется необходимое количество страниц справки
Код бюджетной классификации	Укажите соответствующий КБК: НДФЛ налогового агента, в том числе с дивидендов — 182 1 01 02010 01 1000 110; НДФЛ с доходов, облагаемых ставке 15%, — 182 1 01 02080 01 1000 110
Общая сумма дохода	Укажите общий начисленный и фактически полученный доход без учета вычетов, указанных в Разделе 3 справки и в Приложении «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»
Налоговая база	Укажите налоговую базу, с которой исчислен НДФЛ. Показатель в этом поле должен соответствовать сумме дохода, указанной в поле «Общая сумма дохода», уменьшенной на вычеты, указанные в Разделе 3 справки и в Приложении «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Если вычеты превышают общий доход, в поле «Налоговая база» укажите «0.00»
Сумма налога исчисленная	Проставьте общую сумму НДФЛ, исчисленную с доходов физлица за 2021 год
Сумма налога удержанная	Укажите общий удержанный налог
Сумма фиксированных авансовых платежей	Укажите сумму фиксированных авансовых платежей, принимаемых к уменьшению исчисленного НДФЛ
Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету	Укажите сумму налога на прибыль организаций, исчисленную и удержанную в отношении дивидендов, полученных российской организацией, подлежащей зачету при определении налога, подлежащего уплате в отношении доходов налогоплательщика, признаваемого налоговым резидентом РФ, от долевого участия в этой российской организации, пропорционально доле такого участия
Сумма налога перечисленная	Укажите общий перечисленный НДФЛ
Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом	Проставьте не возвращенный налоговым агентом излишне удержанный НДФЛ, а также переплату, образовавшуюся в связи с изменением налогового статуса физлица в 2021 году
Код вычета	Укажите код вычета из Приложения № 2 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (ред. от 28.09.2021)
Сумма вычета	Укажите вычеты, соответствующие указанному коду. Если в течение 2021 года предоставлены вычеты по разным кодам, заполните необходимое количество полей «Код вычета» и «Сумма вычета». Если количество вычетов за 2021 год превышает количество отведенных для этого полей, заполните необходимое количество листов справки. На последующих листах справки заполняются поля «ИНН», «КПП», «Стр.», «Номер справки», «Номер корректировки сведений» и Раздел 3. Остальные поля прочеркните
Код вида уведомления	Укажите один из кодов, если налогоплательщику выдано уведомление: «1» — подтверждающее право на имущественный налоговый вычет; «2» — подтверждающее право на социальный налоговый вычет. Если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи, проставляется код «3»
Номер уведомления, дата выдачи и код налогового органа	Укажите соответствующие реквизиты из уведомления. При отсутствии уведомлений поля не заполняются
Приложение к справке	Проставьте в соответствующих полях порядковые номера месяцев, коды доходов, суммы всех начисленных и фактически полученных доходов, коды вычетов, суммы вычетов

Отдельный расчет 6-НДФЛ нужно заполнить по каждому ОКТМО (Письмо ФНС от 11.06.2021 № БС-4-11/8204@).

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите типовую ситуацию «Как заполнить 6-НДФЛ за 2021 год» (доступ бесплатный).

Образец 6-НДФЛ за 2021 год

Заполним 6-НДФЛ на примере.

Пример

В 2021 году в ООО «Авангард» работали по трудовому договору 12 чел. Все работники — налоговые резиденты РФ.

Компания в налоговом периоде:

• выплатила доходы работникам — 3 408 000 руб.
• предоставила стандартные налоговые вычеты — 202 800 руб.

Разберемся с датами, которые следует указывать в 6-НДФЛ:

• Дата выплаты зарплаты — 5-е число каждого месяца;
• Дата фактического получения зарплаты — последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).
• Дата удержания НДФЛ — 5-е число каждого месяца (дата фактической выплаты денег).
• Дата перечисления налога в бюджет — 6-е число месяца, т.е. не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Рассчитаем НДФЛ с зарплаты сотрудников в 2021 году:

(3 408 000 руб. — 202 800 руб.) х 13% = 416 676 руб.

Месяц	Начисление и выплата зарплаты
Октябрь 2021	В октябре выдана зарплата за сентябрь (выплаты отражаются в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 2021 год). Начислена зарплата 558 250 руб., вычеты — 16 330 руб., НДФЛ — 70 450 руб. Начислена зарплата за октябрь 600 000 руб., вычеты — 19 148 руб., НДФЛ — 75 511 руб. Дата фактического получения дохода — 31.10.2021, дата удержания налога (дата выдачи зарплаты) — 05.11.2021, крайний срок перечисления НДФЛ — 08.10.2021 (с учетом выходных)
Ноябрь 2021	За ноябрь начислена зарплата 443 478 руб., вычеты — 13 043 руб., НДФЛ — 55 957 руб. Дата фактического получения дохода — 30.11 2021, дата удержания налога — 06.12.2021, крайний срок перечисления НДФЛ – 07.12.2021
Декабрь 2021	За декабрь начислена зарплата 573 913 руб., вычеты — 15 130 руб., НДФЛ — 72 642 руб. Зарплата за декабрь 2021 выплачена за пределами отчетного года (10.01.2022), поэтому декабрьские доходы и НДФЛ нужно отразить в Разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2021 год только по строкам 110, 112 и 140

Выплата отпускных в 2021 году:

Дата выплаты отпускных	Отпускные/НДФЛ, руб.	Дата удержания НДФЛ	Срок перечисления НДФЛ
08.02.2021	42 000/5 460	08.02.2021	28.02.2021
12.05.2021	36 000/4 680	12.05.2021	31.05.2021
25.10.2021	28 000/3 640	25.10.2021	31.10.2021
Итого отпускные	106 000/13 780

Работнику ООО «Авангард» Куликову Н. П. (учредителю компании) 22.12.2021 выплачены дивиденды за прошлый год 60 000 руб. (НДФЛ — 7 800 руб.).

Рассчитаем общую сумму НДФЛ за 2021 год (строка 160 Раздела 2):

344 034 (без учета декабрьского НДФЛ) + 13 780 руб. + 7 800 руб. = 365 614 руб.

Образец заполнения 6-НДФЛ по данным примера (в том числе пример справки о доходах Куликова Н.П.) смотрите далее:

Образец 6-НДФЛ Скачать

Отвечаем на основные вопросы

Согласно Приказу ФНС РФ от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@ отчет 6-НДФЛ состоит из разделов:

• Титульный лист. Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом.
• Раздел 1. Данные об обязательствах налогового агента.
• Раздел 2. Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц.
• Справка о доходах и суммах налога физического лица (заполняется в конце года по каждому сотруднику отдельно).

---

Нужно ли сдавать пустой отчет 6-НДФЛ

Если компания в отчетном периоде не выплачивала зарплату, не производила выплат физлицам и не удерживала НДФЛ, то сдавать отчет 6-НДФЛ она не обязана, поскольку не является налоговым агентом.

Но, поскольку за непредставление отчета возможен штраф и блокировка счета, то для подстраховки мы рекомендуем таким компаниям предоставлять в ИФНС пустой отчет 6-НДФЛ либо письмо в произвольной форме о причинах непредоставления отчета (не велась деятельность, не начислялась зарплата и т.п.). При создании отчета убедитесь, что титульный лист заполнен, а в Разделах 1 и 2 везде указаны нули — поля автоматически заполняются данными из сервиса.

Нарастающим итогом или за 3 месяца

Согласно Приказу ФНС РФ от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@:

• Раздел 1 заполняется только за 3 последних месяца отчетного периода;
• Раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года;
• справка о доходах и суммах налога физического лица заполняется нарастающим итогом с начала года.

Если в трех последних месяцах отчетного периода не было выплат по сотрудникам, то Раздел 1 должен быть пустым.

---

Как заполняется Раздел 1

Раздел 1 заполняется за 3 последних месяца отчетного периода. В Разделе указывается:

строка 020 — общая сумма удержанного налога по всем сотрудникам за все три месяца;

строки 021 — даты, не позднее которых должен быть перечислен налог за месяц;

строки 022 — суммы налога по всем сотрудникам, перечисленные за месяц.

Значение в строке 020 должно быть равно сумме значений строк 022.

Если в отчетном периоде был возврат НДФЛ сотрудникам, то дополнительно заполняются поля:

строка 030 — общая сумма возвращенного налога по всем сотрудникам за все три месяца;

строки 031 — даты, не позднее которых должен быть перечислен возврат налога за месяц;

строки 032 — суммы возврата налога по всем сотрудникам, перечисленные за месяц.

Значение в строке 030 должно быть равно сумме значений строк 032.

Все данные в Разделе заполняются автоматически. Ниже в таблице подробно описано, как сервис рассчитывает сроки перечисления и суммы налога. Проверьте данные и при необходимости отредактируйте прямо в отчете.

Если сумма налога по зарплате попала в сумму возвращенного налога (строка 032), то, возможно, у кого-то из сотрудников НДФЛ с межрасчетных выплат получился больше, чем с общего дохода за месяц (за счет вычетов). В этом случае можно вручную отредактировать НДФЛ с межрасчетных выплат в карточке сотрудника или в самом отчете 6-НДФЛ, так, чтобы итоговый НДФЛ с зарплаты был больше или равен нулю.

Если дата удержания налога (она же дата выплаты дохода, с которого удержан этот налог) не входит в последние 3 месяца отчетного периода, эта строка не будет включена в Раздел 1 и в строку 160 второго Раздела (согласно порядку заполнения, утвержденному Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@). 

---

Где посмотреть данные, которые попадают в Раздел 1

В сервисе есть расшифровка расчета данных для Раздела 1: вкладка «Сотрудники» → «Данные для 6-НДФЛ». 

Выберите отчетный период и, если есть обособленные подразделения, выберите подразделение, за которое сдаете 6-НДФЛ. В таблице отобразятся данные, которые попадут в Раздел 1 отчета 6-НДФЛ.

---

Как заполняется строка 160 в Разделе 2

В сервисе строка 160 (Сумма налога удержанная) заполняется автоматически. В ней указывается весь НДФЛ, удержанный в течение отчетного периода.

Значение в строке рассчитывается так: С − Н + НД, где:

• С — сумма исчисленного налога за все месяцы отчетного периода (строка 140);
• Н — налог с зарплаты за последний месяц отчетного периода, со сроком уплаты в следующем периоде;
• НД — налог с зарплаты за декабрь прошлого года, если он удержан в январе текущего года.    

Основания: разъясняющие письма по заполнению формы расчета за предыдущие периоды по 2020 год (в предыдущих периодах это строка 070 (Сумма налога удержанная), письмо ФНС от 16.05.2016 N БС-4-11/8609,  письмо ИФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@.

---

Как заполняется строка 190 в Разделе 2

В сервисе строка 190 автоматически не заполняется, пересчеты за текущий отчетный период учитываются в строке 160. В строке 190 нужно вручную указать значение, если был возврат налога за прошлые годы.

Как заполнить отчет 6-НДФЛ: изучаем правила

Как заполнять форму 6-НДФЛ? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно изучить порядок заполнения отчета.

Для формы на 2023 год порядок утвержден приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в ред. приказа от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@, то есть тем же, что и сам бланк. Этот порядок мы и рассмотрим ниже в статье.

Таким образом, с отчетности за 1 квартал 2023 г. форма расчета скорректирована ввиду вступления в силу Приказа ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. В ней учтены все изменения по НДФЛ, которые действуют с 1 января 2023 года.

С заполнением этой формы разобрались эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и сможете посмотреть построчные комментарии в Готовом решении. А по этой ссылке вы увидите образец заполнения 6-НДФЛ за 2 квартал (полугодие) 2023 года. Также в системе можно ознакомиться с образцом 6-НДФЛ за 2023 год.

О заполнении справок о доходах, которые сдаются в составе годового 6-НДФЛ, читайте в этой статье.

Порядок заполнения 6-НДФЛ за 2 квартал 2023 года

Заполнение 6-НДФЛ производится с учетом следующих требований:

• основание для заполнения отчета — данные налоговых регистров по НДФЛ (обязательных для ведения каждым налоговым агентом);

Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ вы найдете здесь.

• количество страниц отчета не ограничено и зависит от объема данных (с учетом предусмотренных отчетом строк и ячеек);
• на каждый показатель отчета — 1 поле;
• при отсутствии каких-либо суммовых показателей в предназначенных для них ячейках проставляется 0, а в незаполненных знакоместах проставляются прочерки;
• направление заполнения ячеек — слева направо;
• при оформлении бумажного варианта отчета не допускается: заполнение его разноцветными чернилами (можно только черными, фиолетовыми и синими), исправление ошибочных записей корректирующим карандашом (или иным средством), двусторонняя распечатка, а также применение приводящего к порче листов отчета способа их скрепления;
• для отчета, оформляемого с использованием программного обеспечения, допускается отсутствие границ знакомест и прочеркивания незаполненных ячеек, печать шрифтом Courier New высотой 16–18 пунктов, а изменение размеров расположения и размера значений реквизитов не допускается.

Инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ в стандартных ситуациях

Когда работодатель выплачивает физическому лицу доход, у него автоматически появляется обязанность по оформлению 6-НДФЛ. Величина выплаченной суммы и количество выплат при этом не имеют значения. Как заполнить 6-НДФЛ?

Для прояснения ответа на данный вопрос рассмотрим наиболее распространенную ситуацию — получение работниками зарплаты.

Допускаются ли отрицательные значения в 6-НДФЛ? Ответ на данный вопрос дал советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Морозов Д. А. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Для отчета 6-НДФЛ понадобятся данные:

• о выплаченном всем работникам заработке;
• наличии (отсутствии) и величине налоговых вычетов;
• календарных датах выдачи зарплаты и суммах выплат по датам за последние 3 месяца.

Основная особенность заполнения обновленного 6-НДФЛ — наличие нестандартного периода по НДФЛ. Речь идет о ситуации, когда НДФЛ, удержанный с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца, должен быть перечислен до 28-го числа текущего месяца. Кроме того, с 2023 года в целях исчисления НДФЛ заработная плата считается фактически полученной не на последний день месяца, а на дату фактической выплаты. Эта ситуация находит отражение в разделе 1 6-НДФЛ. 

Например, зарплата за апрель выплачена 25 апреля и 10 мая 2023 года. Эти суммы должны попасть соответственно в раздел 2 расчета 6-НДФЛ: 

• по стр. 110 и 112 — начисленный заработок;
• по стр. 140 — рассчитанный с заработка НДФЛ.

В раздел 1 попадет сумма НДФЛ, удержанного 25 апреля и 10 мая, в строку 022, так как срок перечисления этого НДФЛ — 28 мая 2023 года.  

Важно! Особые разъяснения налоговики давали по выплате декабрьской зарплаты. Если работодатель решил выплатить ее досрочно, то порядок ее отражения в 6-НДФЛ был прежним — она попадала в итоговый расчет за 2022 г. Если же декабрьскую зарплату выплатили в январе, то она автоматически стала доходом 2023 года! Поэтому в разделе 2 ее потребуется указывать в расчете за все кварталы 2023 года. Подробности ищите здесь.

По заработку, выдаваемому частями, заполнить 6-НДФЛ поможет материал «6-НДФЛ — если зарплата выплачивалась несколько дней».

См. также: «Как правильно отразить досрочную зарплату в 6-НДФЛ?».

Авансы в расчете 6-НДФЛ-2023

ВАЖНО! С 2023 года с авансов по зарплате удерживается НДФЛ так же, как и с полного расчета по зарплате, поэтому правила отражения авансов в 6-НДФЛ в 2023 году кардинально изменились по сравнению с прошлыми периодами. 

С 2023 года с авансов по зарплате нужно удерживать НДФЛ. Связано это с внесением изменений в Налоговый кодекс (п. 2 ст. 223 НК РФ), которые вступили в силу 1 января 2023 г. С этого момента датой фактического получения доходов в виде заработной платы является день ее выплаты, а не последний день месяца, как раньше. Таким образом, с каждой выплаты зарплаты, в том числе и с аванса, работодателю необходимо удерживать НДФЛ и перечислять его в бюджет до 28 числа ежемесячно в составе единого налогового платежа. Данный момент соответственно изменит подход к заполнению 6-НДФЛ.

Подробнее см. здесь.

«Зарплатная» предоплата: образец в 6-НДФЛ-2022. НЕАКТУАЛЬНО С 2023 ГОДА

При заполнении 6-НДФЛ необходимо учитывать все облагаемые НДФЛ доходы физических лиц. «Зарплатный» аванс является для каждого работника таким доходом. Однако до 2023 года в целях исчисления НДФЛ он обладал следующими отличительными признаками:

• аванс — это выплачиваемая заранее часть «зарплатного» дохода, НДФЛ с которого отдельно не определяется, не удерживается и не перечисляется в бюджет;
• аванс в 6-НДФЛ отдельно не отражается, а входит в общий заработок, начисленный за весь прошедший месяц (аванс + окончательный расчет) — эта совокупная сумма и находит отражение в отчете;
• датой отражения аванса в 6-НДФЛ является день начисления заработка — по п. 2 ст. 223 НК РФ он выпадает на последний день месяца, за который производится начисление зарплаты.

См. также: «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».

Рассмотрим особенности отражения аванса в 6-НДФЛ (пример заполнения).

В ООО «Рустранс» трудятся 38 человек: водители, курьеры, диспетчеры. Ежемесячная совокупная сумма заработка всех сотрудников фирмы составляет 912 000 руб., за 12 месяцев — 10 944 000 руб.

Аванс выдается в фиксированной сумме (каждому работнику по 10 000 руб.), а окончательный расчет осуществляется персонально в соответствии с отработанным временем и тарифной ставкой (окладом).

Выдача заработанных денег производится в установленные Положением об оплате труда ООО «Рустранс» сроки:

• аванс — 20-го числа каждого месяца;
• окончательный расчет — 5-го числа месяца, следующего за отработанным.

Для упрощения примера примем, что сотрудники ООО «Рустранс» прав на вычеты не имеют и кроме аванса и окончательного расчета в текущем периоде иных доходов не получали.

Раздел 2 декларации 6-НДФЛ будет иметь следующий вид:

• стр. 100 — «зарплатная» ставка налога (13%);
• стр. 110 — общая сумма начисленного заработка 10 944 000 руб. (912 000 руб. × 12 мес.);
• стр. 140 и стр. 160 — рассчитанный и удержанный «зарплатный» НДФЛ = 1 422 720 руб. (10 944 000 руб. × 13%). Строка 160 равна строке 140, так как зарплата за декабрь была выдана раньше, 30.12.2022 в связи с тем, что с 31 декабря 2022 г. уходят отдыхать на все январские праздники.

Образец заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 года (2 раздел) представлен ниже:

Образец заполнения первого раздела 6-НДФЛ за 2 квартал 2023 года

Порядок заполнения первого раздела 6-НДФЛ регламентируется п. 3.1–3.2 раздела III приказа ФНС № ЕД-7-11/753@:

• заполнению подлежат блоки стр. 021-024, отражающие суммы налога к перечислению по срокам в каждом квартале;
• данные приводятся по НДФЛ, который был удержан в последние 3 месяца отчетного периода, а именно с 23 числа последнего месяца предыдущего квартала по 22 число последнего месяца отчетного квартала.

Строка 021 — первый срок перечисления. Для 2 квартала: с 23 марта по 22 апреля. Для всех остальных кварталов: с 23 числа месяца перед отчетным кварталом по 22 число месяца первого в отчетном квартале. 

Строка 022 — второй срок перечисления. Для 2 квартала: с 23 апреля по 22 мая. Для остальных кварталов — аналогично: с 23 числа первого месяца отчетного квартала по 22 число второго месяца отчетного квартала.

Строка 023 — третий срок перечисления. Для 2 квартала: с 23 мая по 22 июня. Для остальных кварталов — аналогично: с 23 числа второго месяца отчетного квартала по 22 число третьего месяца отчетного квартала. 

Строка 024 — четвертый срок перечисления. Заполняется только в годовом расчете 6-НДФЛ и отражает сумму НДФЛ, удержанную с 23 по 31 декабря. 

Пример

Пусть во 2 квартале 2023 года зарплата выплачивается согласно установленным в локальных актах срокам: 25 числа — аванс за месяц, 10 числа — полный расчет. Выплаты суммарно  на всех сотрудников оставляют 350 000 руб. ежемесячно. То есть по 152 250 руб. выплачивается в каждую выплату (за минусом 22 750 НДФЛ).

Порядок выплат во 2 квартале 2023 года был таков:

Зарплата за март: 24 марта — аванс 152 250 руб., 10 апреля — полный расчет 152 250 руб.

Зарплата за апрель: 25 апреля — аванс 152 250 руб., 10 мая — полный расчет 152 250 руб.

Зарплата за май: 25 мая — аванс 152 250 руб., 9 июня — полный расчет 152 250 руб. (перенос, так как 10 июня — суббота). 

Зарплата за июнь: 23 июня — аванс 152 250 руб. (перенос, так как 25 июня — воскресенье), 10 июля — полный расчет 152 250 руб. Эти выплаты в раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 2 квартал 2023 года не попадут. А вот аванс, выплаченный 23 июня, будет отражен в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года, а полный расчет, выплаченный 10 июля, попадет во 2 раздел 6-НДФЛ за 9 месяцев.   

Образец заполнения формы 6-НДФЛ (раздел 1) представлен ниже:

Нестандартные ситуации в 6-НДФЛ: как правильно заполнить?

Заполнение формы 6-НДФЛ в нестандартных ситуациях вызывает множество вопросов у специалистов, в обязанности которых входит НДФЛ-отчетность.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы отражаете в 6-НДФЛ материальную помощь. Если доступа нет, получите бесплатный пробный доступ и переходите в Готовое решение.

Рассмотрим отдельные виды нестандартных ситуаций.

Декретное пособие в 6-НДФЛ

Выплата декретных сейчас осуществляется СФР в рамках прямых выплат. При этом часть работодателей стремится поддержать будущих матерей и компенсирует им потерю в заработке при выходе в отпуск по беременности и родам.

При отражении в 6-НДФЛ подобного рода выплат необходимо учитывать следующее:

• пособие по беременности и родам (декретные) — это доход работницы, не облагаемый НДФЛ;
• но доплата декретнице до ее фактического заработка пособием не считается и облагается НДФЛ в полной сумме, что требует отражения в 6-НДФЛ.

Такие выплаты отражаются в 6-НДФЛ в периоде фактического получения. 

Подробнее о декретных в 6-НДФЛ читайте здесь.

Авансы по договору ГПХ

Привлечение физических лиц для выполнения работ (оказания услуг) часто практикуется работодателями, если выполняемые работы носят разовый характер или в штате отсутствуют специалисты нужной квалификации.

В таких ситуациях между заказчиком и исполнителем заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ), одним из условий которого может быть соглашение о выплате авансов в процессе выполнения работ.

Аванс по договору ГПХ является получением дохода в целях исчисления НДФЛ и требует отражения в 6-НДФЛ.

Например, если в течение квартала исполнителю были выплачены 3 аванса и произведен окончательный расчет, все эти 4 события необходимо отразить в 6-НДФЛ. 

Как правильно отразить договор подряда в 6-НДФЛ, мы рассказали в этой статье.

Подарок пенсионеру

Часто работодатели не оставляют без внимания бывших работников — пенсионерам дарят подарки и оказывают иную материальную помощь. Такая обязанность обычно закрепляется в коллективном договоре или ином внутреннем акте. Для 6-НДФЛ это означает следующее:

• стоимость подарка отражается в отчете по стр. 110;
• при расчете НДФЛ применяется вычет (не более 4 000 руб. за налоговый период) — его необходимо указать в стр. 130;
• исчисленный налог (стр. 140) рассчитывается с разницы между стоимостью подарка и налоговым вычетом с применением ставки 13%;
• в 1 разделе 6-НДФЛ детализируется «подарочный» доход. Если денежные доходы пенсионеру не выдавались и удержать НДФЛ нет возможности, то в разделе 1 такой доход не находит отражения.

По завершении календарного года не удержанные налоговым агентом суммы подоходного налога подлежат отражению по стр. 170 отчета 6-НДФЛ.

О том, как проверяется сформированный отчет, читайте в материале «Как проверить 6-НДФЛ на ошибки?».

Итоги

На все случаи отражения дохода и подоходного налога в 6-НДФЛ инструкция едина — она утверждена приказом ФНС. А необычные и сложные вопросы оформления 6-НДФЛ налоговики и чиновники разъясняют отдельными письмами.

Об отражении в 6-НДФЛ различных выплат вам расскажут наши материалы:

• «Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?»;
• «Форма 6-НДФЛ — компенсация за неиспользованный отпуск»;
• «Как в форме 6-НДФЛ отражается материальная выгода?» и др.