Чем инструкция отличается от правил - Все инструкции и руководства по применению

Вопрос

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?»

Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.

Будем признательны за помощь!

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.

В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:

организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
справочно-информационные документы;
документы по личному составу;
договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.

На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.

В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

«положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
«инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

«регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
«правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.

Пример

В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.

Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.

Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

Источник

2.4.2.1.
Правила, инструкция, положения –
нормативные документы,
устанавливающие определённый порядок,
нормы работы для организации в целом
или по отдельным направлениям (процессам)
ее деятельности.

Правила
– нормативный правовой акт, содержащий
системно связанные
между собой нормы, требования осуществления
какой-либо
деятельности.

В
инструкции устанавливается технология
выполнения определенного
вида деятельности (работ) или порядок
применения положений законодательных
и иных нормативных правовых актов.

Положением
регламентируется: деятельность конкретной
организационной структуры или дается
порядок осуществления управленческого
действия, например: положение о
премировании.

2.4.2.2.
Правила (положение, инструкция) печатаются
на стандартном
листе бумаги формата А4 и имеют следующие
реквизиты: наименование
организации, наименование вида документа,
связанное
с заголовком к тексту (обозначением
краткого содержания или
назначения документа), гриф утверждения,
текст, визы.

Обозначение
вида документа и заголовок к тексту
правил (положения,
инструкции) согласуются, например:

Основные правила работы архивов
организаций;

Положение
об отделе организационной работы и
управления документацией;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение о системе оплаты труда;

Инструкция
по заполнению трудовых книжек;

Должностная
инструкция специалиста отдела
организационной работы и управления
документацией.

2.4.2.3.
Текст правил (положения, инструкции)
излагается от третьего
лица единственного или множественного
числа. В тексте используются
слова: «должен», «следует», «необходимо»,
«запрещается»,
«не допускается».

В разделе
«Общие положения» указываются основания
разработки,
назначение нормативного акта и сфера
его распространения,
ответственность за нарушение установленных
правил и технологий. В разделе «Общие
положения» может также указываться
подчиненность
регламентируемого объекта.

Текст правил (положения, инструкции)
делится на разделы, подразделы, пункты
и подпункты. Разделы и подразделы могут
иметь собственные заголовки.

Нумерация
разделов, подразделов, пунктов и
подпунктов производится
арабскими цифрами.

2.4.2.4.
Правила (положение, инструкция) в
обязательном порядке
согласовываются (визируются) с
руководителем подразделения, подготовившим
проект документа, юридической службой
и отделом управления документацией ,
а также подразделениями, в компетенцию
которых входят вопросы,
отраженные в документе, после чего они
утверждаются ректором академии.

2.4.3. Протокол заседания

2.4.3.1. Обязательными
реквизитами протокола являются:
наименование
организации, наименование вида документа
(протокол),
дата, номер, заголовок к тексту, место
издания, текст, подписи,
при необходимости, визы.

В
заголовок к тексту протокола, как
правило, выносится указание органа
или делового мероприятия:

Протокол
заседания Научно-методического совета;

Протокол заседания Учёного совета.

2.4.3.2.
Текст
протокола состоит из двух частей: вводной
и основной. В вводной части протокола
указываются фамилии председателя,
секретаря, членов коллегиального или
совещательного органа, присутствующих
на заседании, при
необходимости, лиц, приглашенных на
заседание в качестве
экспертов или заинтересованных в
рассмотрении вопроса,
повестка дня.

Фамилии членов коллегиального
или совещательного органа перечисляются
в алфавитном порядке, лиц,
приглашенных на заседание, — с указанием
должностей и места
работы.

При
оформлении протокола с числом участников
более 15 человек
фамилии не перечисляются, а указывается
цифрой их общее количество;
список участников в таких случаях
прилагается.

Например: Присутствовало: 27 чел. (список
прилагается).

В
повестке дня заседания вопросы
располагаются по степени их сложности,
важности и предполагаемого времени
обсуждения. Вопросы
формулируются с предлогом «О (Об)» и
нумеруются арабскими
цифрами. Под формулировкой вопроса
указывается фамилия и инициалы
докладчика. Не рекомендуется вопрос
или группу вопросов обозначать словом
«Разное».

Основная
часть протокола состоит из разделов,
посвященных вопросам
повестки дня. Ход рассмотрения каждого
вопроса записывается
в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ
— ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ).

В разделе
СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы
докладчика, (наименование должности
указывается в повестке дня), полное
или краткое изложение доклада (сообщения,
отчета). Если докладчиком
представлен текст выступления, в
протоколе после указания
фамилии докладчика в скобках указывается
— (текст доклада прилагается).

В разделе
ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы,
при необходимости,
— должности выступавших и содержание
их выступлений
в той последовательности, в какой они
прозвучали на заседании.

Вопросы
к докладчику, выступающим и их ответы
протоколируются
по мере их поступления и записываются
в той же последовательности,
при этом слова «Вопрос», «Ответ» не
пишутся, а указываются
фамилии и инициалы лица, от которого
поступил вопрос или
ответ.

В тексте
постановляющей части протокола
используются глаголы в
неопределенной форме («утвердить»,
«рекомендовать»).

В
постановляющую часть записываются
принятые решения. Если решений
несколько, они нумеруются арабскими
цифрами. При принятии
решения голосованием, после записи
решения приводятся
результаты голосования с указанием
числа голосов, поданных
«за», «против», «воздержавшихся», а
также список лиц, не участвовавших
в голосовании.

Решения
по процедурным вопросам (об утверждении
повестки дня, о прекращении обсуждения,
о принятии к сведению справок, сообщений
и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

В случае,
когда протокол фиксирует решение об
утверждении какого-либо
документа, в тексте протокола должна
содержаться ссылка
на этот документ, а сам документ
прилагается к протоколу.

2.4.3.3. Участник
заседания может высказать особое
мнение
по принятому решению. После
заседания особое мнение излагается
на отдельном листе, подписывается и
передается лицу, ответственному
за ведение протокола. Содержание особого
мнения
записывается в протокол после записи
соответствующего
решения.

К
протоколу могут прилагаться тексты
выступлений, список присутствующих
на заседании.

2.4.3.4.
Протокол
заседания подписывается председателем
и секретарем
заседания.

Датой протокола является дата заседания.

2.4.3.5.
Копии протоколов при необходимости
рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в
соответствии
с указателем рассылки; указатель
составляет и подписывает ответственный
исполнитель подразделения, готовившего
рассмотрение
вопроса.

Принятые
решения могут доводиться до исполнителей
в виде выписок
из протоколов. Выписка — копия части
протокола. В выписке воспроизводят
все реквизиты заголовочной части
протокола, вводную часть,
вопрос повестки дня, по которому готовится
выписка, и текст, отражающий
обсуждение вопроса и принятое решение.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Наша профессия (1906)
Кадровое делопроизводство (22923)
Управление персоналом (1286)
Трудовое законодательство (7876)
Трудоустройство, обучение (899)
Свободное общение (1333)

c[_]

Журнал «Кадровые решения»

В ближайшую неделю день рождения празднуют:
Статус неизвестен Repbyf, Лилия, olga, natacha, Лариса, Оксана, Ливи, Елена, Анхен, Аля, 888, Наталия, Ирина, Светлана, Ольга, Светлана-Омск, Елена Васина, Галина, Ксения, Жюлия, Олесенька, Статус неизвестен Екатерина, Маргарита, Ксюха, Незнайка, Марина, Ирина, Мария, Натка, Олька, Ксения, Ацкая блондинка, Кристина, orenburg2000, Лариса, Анастасия, Nadi, Анна, Кир, Статус неизвестен Айнура, Наталья, Ринат, zvezda12345678, Мария, Карина, Диляра, Елена, тфт, Оксана, Сергей, Ольга, Надежда, Alex, Наталья, Pavel, Виктор, sonia tamba, Елена, Ася, Kristina.