Чем отличается должностной регламент от должностной инструкции

«Только когда читаешь разъяснение ранее полученной инструкции, догадываешься, что не понял ни самой инструкции, ни разъяснений к ней»

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Прежде чем начать разговор о регламентах и системе регламентов в компании, предлагаю разобраться в терминологии.

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам — понять, какими должны быть эффективные регламенты и из чего строится система регламентов в компании.

Топ-менеджерам — наладить горизонтальную и вертикальную коммуникацию, научиться различать процессы и проекты и правильно с ними работать

руководителям — понять, какие ключевые процессы происходят в компании и из каких «звеньев» должна будет строиться система регламентов.

Я не раз сталкивался с тем, что под термином «регламент» каждый понимает своё. Регламенты путают с должностными инструкциями или другими документами. При этом руководители уверены, что в их компании система регламентов есть, но не работает, а потому им нужны другие управленческие инструменты.

Прежде чем начать разговор о регламентах и системе регламентов в компании, предлагаю разобраться в терминологии. Считайте это подготовительным этапом. В первую очередь разберём термины, без понимания которых невозможно говорить о системе регламентов: «процесс» и «проект».

Что такое «процесс»?

Процесс (синоним «бизнес-процесс») — это последовательность взаимосвязанных действий для решения какой-либо типовой (повторяющейся) задачи.

Примеры процессов:

• продажа услуг или товаров клиенту;
• отгрузка товаров;
• дополнение регламентов.

При разработке и внедрении системы регламентов мы отталкиваемся от процессов. Регламент — это описание процесса. Однако прежде чем браться за написание регламента, нужно проанализировать сам процесс. Анализ помогает увидеть общую картину и понять слабые места.

Процесс — это последовательность взаимосвязанных действий для решения типовой (повторяющейся) задачи.

Результатом анализа становится схема процесса. На схеме отображаются этапы процесса, взаимосвязи между ними, а также необходимые ресурсы. Сторонний человек, глядя на схему процесса, должен понимать его общую структуру и связи, не вдаваясь в детали.

Детализация процесса происходит на уровне написания регламента. Чем сложнее процесс, тем более «объёмным» может получиться регламент. Штудируя десятки страниц регламента, увидеть общую схему непросто. Я советую идти от простого к сложному. Схема процесса — это «скелет», на который в процессе работы над регламентом наращивается «мясо».

Отличие процесса от проекта

Проект отличается от процесса тем, что он не повторяется. Проект — это работа, которая выполняется однократно в разных условиях и с разными вводными. Регламент описывает процесс, однако внедрение системы регламентов — это проект.

Другой пример: поиск сотрудников — это процесс. Механизм поиска сотрудников можно закрепить в регламенте. По этому регламенту HR-менеджеры в дальнейшем должны будут осуществлять подбор кандидатов. Поиск отдельно взятого сотрудника будет проектом.

Поиск сотрудников — это процесс. Поиск отдельно взятого сотрудника будет проектом.

Внедрение нового сервера в инфраструктуру — это проект, а механизм подбора конфигурации сервера с учётом входных данных — процесс. Разработка методики аудита — проект, а проведение аудита по разработанной методике — процесс. И таких процессов в каждой компании десятки.

Проекты тоже могут превращаться в процессы, это нормальное явление для бизнеса. Любой процесс разрабатывается через проект. В то же время проект может содержать в себе несколько процессов. Например, составление плана проекта — это процесс, и мы можем описать, как правильно составлять планы проектов.

«Регламент» и «должностная инструкция», в чём разница?

Регламент вытекает из процесса. Напомню, что первым этапом мы описываем процесс. Но существуют ещё должностные инструкции. Многие путают должностные инструкции, которые положено делать для сотрудников, с регламентами. Поясню разницу.

Должностная инструкция — формальный документ, составленный по требованиям законодательства. Лишь в редких случаях там описаны реальные рабочие процессы.

Должностная инструкция — формальный документ, составленный по требованиям законодательства.

Регламенты, наоборот, описывают реальные рабочие процессы, то, что человек должен регулярно делать на работе. Регламент может не иметь официального статуса трудовой инструкции, но он содержит пошаговое описание процесса, а также общие принципы работы и ограничения.

Например, в регламенте магазина может быть описан процесс обслуживания покупателя с указанием, что продавец должен озвучивать покупателю сумму покупки. Если это правило не прописано в регламенте, решение остаётся за продавцом.

В редких случаях должностную инструкцию действительно можно считать регламентом и ставить между ними знак равенства. Чаще это два разных документа. Регламент описывает позитивные практики, т.е не просто учит выполнять работу, а как выполнять её правильно.

«Регламент» или «наставничество», что выбрать?

Регламенты очень помогают новым сотрудникам. Когда в компании есть регламенты, этап адаптации человека и его обучения особенностям работы происходит гораздо быстрее.

Система регламентов не отменяет институт наставничества, поэтому сравнивать их некорректно. Наставники могут лично показать, как выполнять задачу. Иногда это более наглядно и понятно, чем описание того же процесса в регламенте, но наставников тоже нужно контролировать.

Наставники могут учить новичков по своей технологии, но она не обязательно будет самой эффективной.

Наставники могут учить новичков по своей технологии, но она не обязательно будет самой эффективной. В случае с регламентами можно выбрать наиболее эффективную технологию, описать её и внедрить для всех. Это особенно важно для крупных компаний, где нужно поддерживать единые стандарты качества.

Система наставничества и система регламентов могут работать в паре. Если в наставнике нет нужды, то от него можно отказаться, обратная схема не работает: наставничество без регламентов не решает задачи по внедрению эффективных методик в работу сотрудников.

Как выстроить эффективную систему регламентов?

Система регламентов — структурированный по разным принципам набор инструкций, связанных между собой. В компании может быть общий регламент, на который ссылаются другие регламенты. Это позволяет избежать излишнего дублирования информации.

Как я сказал, регламент — это описание процесса. Один из главных критериев процесса — итоговый результат. Если регламент в большинстве случаев позволяет получить нужный результат на выходе, это хороший регламент. Если нет — его нужно дорабатывать: менять логику, детализировать, дополнять, разбирать возникающие ошибки.

Если регламент в большинстве случаев позволяет получить нужный результат на выходе, это хороший регламент

Многое зависит от компетенций сотрудников, которые будут работать по регламенту. Излишняя детализация не нужна, но она должна быть достаточной, чтобы сотрудник мог выполнить работу, используя свои компетенции.

Если сотрудник выполняет работу некачественно и ссылается на то, что каких-то требований не было в регламенте, необходимо проверить, должны ли у человека на этой должности быть компетенции для решения поставленной задачи без регламента. Если должны — вопрос к сотруднику, если нет — к регламенту.

Лояльные, но неэффективные сотрудники не нужны компании. Одного желания и лояльности недостаточно.

Что входит в систему регламентов

Систему регламентов можно назвать «базой знаний», потому что она аккумулирует лучшие практики решения задач, выработанные сотрудниками компании. Пожалуй, отличие системы регламентов от базы знаний в классическом понимании заключается в её обязательности. К базе знаний можно обращаться по желанию, а выполнение регламентов является обязанностью.

В систему регламентов входят:

• регламенты;
• схемы бизнес-процессов;
• должностные инструкции;
• шаблоны документов;
• видео-уроки / демонстрации / записи конференций;
• примеры выполненных работ — эталон качества;
• примеры ошибок;
• Wiki-документы;
• типовые планы обучения (система адаптации сотрудников).

Внедрение системы регламентов — это большой, но критически необходимый для компании проект, поэтому не нужно его откладывать. Изучать теорию и методики написания регламентов можно бесконечно, но это не сдвинет дело с мёртвой точки.

Я считаю, что нужно двигаться от простого к сложному. Пусть ваш первый регламент будет коротким и «сырым», потом вы сможете его доработать. Чтобы вам было проще начать, рекомендую пройти мой мини-курс «Мастер регламентов».

Главные правила системы регламентов

Правило №1

Регламенты могут и должны улучшаться. Если вы понимаете, что выполнение работы по имеющемуся регламенту приведёт к плохому результату, или работа будет выполнена неэффективно, об этом нужно сообщить руководителю.

Если есть полномочия, вы можете сами внести изменения в технологию выполнения задачи. Главное — проанализировать результаты и убедиться в том, что изменения оказались позитивными. Тогда можно обновить регламент с учётом нового опыта.

Правило №2

Когда внедрена система регламентов, сотрудники должны работать по ней. Исключения возможны, но они должны согласовываться отдельно.

Регламент — это требования к технологии выполнения работы. Когда написано, что должно быть «на входе» и что «на выходе», легче проанализировать и оценить результаты работы. Регламент даёт прозрачность.

Руководитель понимает:

• результат удовлетворительный, всё хорошо;
• сотруднику требуется обучение;
• результат неудовлетворительный, возможно, сотруднику нельзя доверять эту работу.

Кто НЕ желает или НЕ может — переводится на другую должность или ищет другую компанию. Система регламентов даёт чёткие критерии оценки результативности каждого сотрудника.

Тренировка управленческой мышцы

Я ещё раз разделил и раскрыл понятия «процесс», «проект» и «регламент». Для закрепления материала предлагаю ответить на несколько вопросов:

1. Назовите несколько примеров ключевых процессов в вашей компании.
2. Назовите несколько примеров проектов, над которыми вы работали недавно или работаете сейчас.
3. Попробуйте выделить в рамках одного из проектов несколько процессов.
4. Как вы считаете, может ли один из ваших текущих проектов стать процессом? Вспомните, случалось ли подобное раньше?.
5. Выберите один из процессов в вашей компании и составьте его схему.

Регламенты и инструкции

В каждой организации, стремящейся к выходу на высокий уровень эффективности рабочего процесса, должны быть предусмотрены нормативные документы, представляющие собой должностные инструкции и регламенты выполнения рабочих операций. Регламент призван описать какой-то производственный или любого другого вида рабочий процесс, определяя критерии, согласно которым должна выполняется работа, а также устанавливая цели и задачи для работников подразделения в целом. В должностной инструкции представляется более детальная информация о том, что именно входит в обязанности конкретного сотрудника.

Только с должностной инструкцией сотрудник может чувствовать себя уверенно, ведь только тогда он знает что, как и когда ему делать!

Ни в коем случае нельзя недооценивать важность должностных инструкций и регламентов, относится к ним невнимательно, считая, что эти нормативные документы не являются чем-то важным, что гораздо важнее будет непосредственный контакт руководителя с его подчиненным. Конечно, взаимодействия начальника с сотрудниками, — дело хорошее, но следует помнить, что именно регламент рабочего процесса или персональная должностная инструкция призваны определять те рамки, в которых должны трудиться работники. Имея такие нормативные документы, начальнику намного легче определить, кто и за что отвечает, а подчиненный точно будет знать, что именно ему надо делать. Поэтому, чем больше регламентов и инструкций будет создано в вашем предприятии, чем больше подразделений и должностей они затронут, тем более четкое и эффективное выполнение работы следует ожидать от сотрудников.

При составлении должностной инструкции следует помнить, что этот документ нужен для объяснения работнику, что ему необходимо делать, а все другие задачи, например, мотивация в него не должны входить. Также не стоит пытаться объять необъятное и указывать в регламенте абсолютно все действия. Вплоть до самых мелочей, да еще и с их детальными описаниями. В таких нормативных документах требуется четкость и ясность содержания, без лишних слов. Это позволяет сделать инструкцию более короткой, а значит, есть больше шансов, что ее действительно внимательно изучат.

Любой регламент состоит из общих положений, которые применяются при составлении нормативных документов для всех сотрудников компании, занимающих разные должности. В этом разделе напрямую представлена политика компании, которой всем следует придерживаться. Кроме того, в регламенте или инструкции определяются цели и задачи для работников, а также функции, которые им необходимо будет выполнять. И если цели могут быть идеалом, к которому следует стремиться, но можно его и не достичь в полной мере, то задачи – это то, что работнику надо будет решать на регулярной основе во время выполнения своих трудовых обязанностей. Следует помнить, что исходя из поставленных в регламенте или должностной инструкции задач, работник будет формировать свою отчетность. Поэтому необходимо составлять документы таким образом, чтобы сотруднику реально можно было постоянно говорить о каких-то своих успехах в работе или о неудачах.

Но самый важный раздел регламента и должностной инструкции – это функции, которые необходимо выполнять сотруднику. Именно этот раздел занимает львиную долю всего документа. Функции напрямую вытекают из ставящихся перед работником задач, поэтому , при грамотном составлении нормативного документа, всегда можно сказать, справляется сотрудник со своими должностными обязанностями или нет.

Еще одним важным моментом, является полнота должностной инструкции. Да, не следует описывать все слишком детально, но и упускать чего-то важного тоже никак нельзя. В этом документе должны быть предусмотрены абсолютно все рабочие ситуации, которые могут возникнуть.

Помимо этого, и регламенты, и инструкции должны быть составлены строго в рамках действующего законодательства, то есть в них должны быть защищены и интересы работников, и интересы работодателей. Поэтому, для грамотного составления нормативных документов, многие организации прибегают к помощи юристов, хорошо разбирающихся в трудовом законодательстве. Эти специалисты помогают составить регламенты для сотрудников всех уровней, они также помогают разрабатывать положения о персональных данных, инструкции по охране труда, основой которых являются соответствующие статьи трудового кодекса и федеральных законов.

Должностная инструкция – это документ, который определяет обязанности работника. В должностной инструкции также могут быть предусмотрены квалификационные требования по должности, подчиненность работника и др. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей или производственной инструкцией. Должностная (рабочая, производственная) инструкция получила широкое распространение на практике, однако в Трудовом кодексе она не упоминается, порядок ее составления нормативно не утвержден (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

В Роструде пояснили, что полномочие того или иного работника вытекает прежде всего из выполняемой им трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Содержание трудовой функции определяется трудовым договором с работником либо должностной инструкцией.

Должностные инструкции относятся к документам, содержанием которых, например, являются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности.

Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.

Источник

Изображение

13.06.2022, 08:31