Честный знак пошаговая инструкция молочная продукция

Дата, которую нужно обвести на календаре кружком — 1 сентября. Что изменится и при чём здесь объёмно-артикульный учёт — разбираемся!

Первое изменение в том, что обмен универсальными передаточными документами (УПД) теперь обязателен по ЭДО для всех участников рынка молочной продукции. И не важно, производитель вы, оптовик с огромной сетью покупателей или маленький розничный магазинчик формата «у дома» — УПД через ЭДО и точка. Пока что эта обязанность миновала лишь сегмент HoReCa (отели, рестораны, кафе, кейтеринг), фермеров и госучреждения.

Также с 1 сентября розница, торгующая «молочкой», обязана сканировать 2D-коды при продаже и использовать онлайн-кассы для передачи сведений в «Честный ЗНАК».

Теперь, продавая, например, йогурт, кассир Надежда из магазинчика «Продукты 24» обязана не только пробить его штрихкод, как делала все прошлые 10 лет, но и считать 2D-сканером код Data Matrix, чтобы в систему «Честный ЗНАК» поступили сведения о выбытии конкретно этой единицы йогурта. И для этого кассиру Надежде понадобится не только 2D-сканер, но ещё и онлайн-касса с обновлённой прошивкой.

И, наконец, третье новшество. Ведь, как говорил Шерлок Холмс, есть что-то магическое в числе «три». Для всех участников рынка молочной продукции (кроме, по-прежнему, HoReCa, фермеров и госучреждений) становится обязательным объёмно-артикульный учёт. И именно этот пункт стал наиболее частой причиной вопросов от наших клиентов.

Поэтому мы предлагаем разобраться:

• что такое объёмно-артикульный учёт маркированной продукции, в чём его отличие от поэкземплярного учёта;
• какое ПО и оборудование для ведения объёмно-артикульного учёта в розничном магазине. Рекомендации от ЦТО «Такском-Касса».

Для начала — терминология!

Объёмно-артикульный и поэкземплярный учёт: определения и особенности

Объёмно-артикульный учёт (ОАУ. Также возможен вариант «объёмно-сортовой учёт») — вид учёта маркированной продукции, при котором в УПД указывается наименование товара, его GTIN и количество. Это своеобразный переход к поэкземплярному учёту маркированных товаров. Будет применяться пока что только для «молочки», упакованной воды и пива, т. к. это быстрооборачиваемые категории с широким ассортиментом продукции.

Далее — поэкземплярный учёт (он станет обязательным с 1 июня 2025 года). В отличие от ОАУ, при этом виде учёта маркированной продукции каждый экземпляр товара придётся сканировать и указывать в УПД коды Data Matrix каждой единицы товара. Так, например, на сегодняшний день передаётся информация о другой подлежащей обязательной маркировке продукции — например, фотоаппаратах, духах, шинах или одежде.

Теперь попробуем понять, как правильно вести объёмно-артикульный учёт маркированной продукции и что для этого нужно.

Пять шагов к правильной работе с маркированной «молочкой»

Шаг № 1. Оформление ЭП

Если вы только начинаете работать с маркированными товарами или вообще только открываете свой магазин, то сначала надо оформить электронную подпись.

Она понадобится для множества операций: регистрации онлайн-кассы в ФНС, подключения к «Честному ЗНАКУ» и сервису электронного документооборота, сдачи онлайн-отчётности в госорганы, заверения УПД, договоров, накладных, счетов-фактур.

Шаг № 2. Регистрация в системе маркировки «Честный ЗНАК»

Именно в эту систему, как мы уже говорили, вы будете отправлять информацию о выбытии и приёмке маркированных товаров, УПД от поставщиков.

Вы можете сэкономить своё время и заказать нашу услугу «Регистрация в системе „Честный ЗНАК“».

Небольшая ремарка о том, какие ЭП понадобятся. Если вы, например, владелец магазина и у вас есть сотрудники-кассиры, то вам понадобится несколько разных электронных подписей.

Для первичной регистрации в системе «Честный ЗНАК» и регистрации кассы в ФНС нужна подпись первого лица организации или ИП. Эту ЭП можно получить только в ФНС и только лично (нет, бухгалтер МарьИванна или завхоз Петрович не могут приехать вместо директора, даже если ему совсем-совсем некогда). Чтобы посещение ФНС и получение ЭП прошло быстро и спокойно, рекомендуем заранее проверить документы и приобрести токен.

Оформите заявку на нашем сайте и не волнуйтесь, что что-то упустите.

Вашим кассирам или товароведам, работающим с маркированным товаром, понадобится ЭП сотрудника. Получить её можно в удостоверяющем центре «Такском».

Шаг № 3. Приобретение онлайн-кассы

и проверка её готовности к работе с ФФД 1.2, приобретение 2D-сканера штрихкодов.

Установку и подключение кассовой техники, сканеров кодов маркировки и программного обеспечения для онлайн-касс также можно доверить специалистам ЦТО «Такском-Касса».

Для того, чтобы составить этот список, мы пригласили эксперта направления «Маркировка» от ЦТО «Такском-Касса» Вадима Сажина, который дал рекомендации и подготовил перечень оборудования, которое, по нашим наблюдениям, чаще всего приобретают наши клиенты, торгующие маркированной продукцией в розницу.

Онлайн-кассы

1. АТОЛ 27Ф

Идеальный практичный вариант для торговых точек любой сферы деятельности с большой пропускной способностью клиентов — например, крупных магазинов. Оптимально подходит для предприятий корпоративного сегмента и всех, кому необходимы высокая скорость печати.

Подключается практически ко всем существующим видам кассового ПО. ЦТО «Такском-Касса» рекомендует использовать в тандеме с ПО «Бифит касса», Дримкас, Frontol 6.

2. Sigma 10

Даже не совсем касса, а POS-система («готовая точка продаж» или «готовое место продавца») в одном устройстве. Хороший вариант для среднего бизнеса. ПО этой кассы оптимизирует функционал под тип бизнеса. Как это происходит: в начале работы с кассой вы выбираете тип бизнеса: еда (общепит), услуги или торговля. И касса автоматически подбирает те функции, которые нужны в таком случае. Например, учёт столов, бонусную систему и так далее. Под каждый тип есть на выбор 3 тарифа — под разное оборудование.

3. Эвотор 5i

Касса-«трансформер» — с помощью встроенного магазина приложений можно добавлять нужный функционал — интеграции с разными учётными системами, учёт товара, работу с маркировкой или ЕГАИС.

Но кроме модульности это ещё и касса «3в1» — принимает наличные, банковскую карту (есть встроенный эквайринг) и может работать как облачная касса (например, фискализировать оплату с сайта). Подходит для малого и среднего бизнеса.

4. МСПОС К

Самый минимальный недорогой набор для работы с маркировкой (можно считывать коды с помощью камеры, а можно подключить проводной/беспроводной сканер). Рекомендуем использовать в тандеме с ПО «Бифит Касса» — есть работа с товароучётом, интеграция с 1С. Подходит для малого и среднего бизнеса.

5. Меркурий 185ф

Простая автономная касса, подходящая для маленького потока чеков. В ней нет товароучёта, интеграций, но касса идеально работает с маркировкой.

А для того, чтобы выбрать, какой сканер добавить, читайте следующий пункт.

2D-сканер для считывания Data Matrix

1. АТОЛ SB2108 Plus

один из лучших сканеров по соотношению «цена/качество». Из преимуществ — отличное считывающее устройство, которое подойдёт даже для маленьких кодов маркировки. Также этот сканер интегрируется практически со всеми видами кассового ПО. Идеален для больших магазинов, супермаркетов с высокой проходимостью.

2. АТОЛ SB2109 BT

Беспроводной сканер (может работать на расстоянии до 50 метров от кассы), тоже один из лучших по соотношению «цена/качество». Из преимуществ — есть встроенная память (в случае выхода из зоны действия запоминает до 10 тысяч штрихкодов и передаёт их в кассу или товаро-учётную систему при возвращении к ним).

3. МойPOS MSC-6607C2D

Бюджетный 2D-сканер, который подходит для работы с маркировкой. Основное его преимущество — низкая стоимость.

А теперь от технического оснащения перейдём к ПО.

Шаг № 4. Выбор оператора и сервиса ЭДО

Допустим, магазин «Продукты 24» заказал на оптовой базе десять паллет молока с доставкой. И теперь ему нужно:

1. Проверить коды маркировки при приёмке товаров: сверить GTIN и количество товара в УПД и по факту. А если что-то не совпало — отправлять корректировочный документ (да-да, по ЭДО, а как иначе?).
2. Если всё в порядке, все коды совпали, то нужно подписать УПД (электронной подписью сотрудника или, если сотрудников нет, то — первого лица) и поручить оператору ЭДО отправку УПД в «Честный ЗНАК».
3. При продаже обязательно отсканировать Data Matrix с упаковки, и онлайн-касса отправит данные всё в тот же «Честный ЗНАК» (для этого нужен договор с ОФД). Кстати, а ПО вашей онлайн-кассы уже обновлено для работы с маркировкой? Обратитесь в ЦТО «Такском-Касса», если не уверены в этом.

«Такском» предлагает несколько сервисов ЭДО для работы с маркировкой (кстати, они сертифицированы «Честным ЗНАКОМ», а сама компания «Такском» — партнёр того же ЧЗ). Выбор конкретного сервиса, конечно же, зависит и от размеров вашего бизнеса, учётной системы.

Универсальный сервис ЭДО для работы с маркировкой — «Такском-Файлер»

«Файлер» — идеальное решение для розницы, продающей маркированный товар. В нём есть все функции для работы с кодами маркировки Data Matrix: проверка кодов при приёмке товаров и передача документов в «Честный ЗНАК» после подписания. Работает из браузера и без дополнительных настроек: только вы, «Файлер» и ваша электронная подпись. Ничего лишнего.

Кроме web-версии (простой, как электронная почта), есть ещё и приложение для iOS и Android. Кроме функций web-версии бонусом ещё идёт возможность сэкономить на 2D-сканере. Потому что камера смартфона, планшета или, в отдельных случаях, ТСД, сама становится сканером. Можно сверять коды упаковок с кодами в УПД, подтверждать и получать документы в одном устройстве — не нужен 2D-сканер и, например, ноутбук с web-версией программы.

«Файлер» будет хорошим вариантом, если, например, вам ещё нужно вести внутренний документооборот, обмениваться с контрагентами чем-то кроме УПД, создавать и принимать электронные транспортные накладные.

Модуль 1С. Если у вас нет ЭДО, а очень хочется

Обмен, согласование и подписание электронных документов — прямо из 1С.

Это хороший вариант, если вы уже пользуетесь 1С, но у вас нет ЭДО. ЭДО нужен, а осваивать новые программы нет времени. То есть, работаете вы в привычном и знакомом интерфейсе своей 1С, а данные передаются через «Файлер». Что может Модуль 1С:

• Отправка электронных документов, созданных в учётной системе. Модуль автоматически создаёт электронный документ из оформленной в учётной системе реализации или счёта-фактуры на реализацию, в том числе УПД, и помещает его во вкладку «Черновики». Выбирайте нужные документы и отправляйте их.
• Маршруты согласования — автоматическая отправка документа по цепочке адресатов внутри компании.
• Автоматическое сопоставление номенклатуры и принятие к учёту. Модуль умеет сопоставлять номенклатуры во входящих документах с теми, что хранятся в вашей учётной системе и запоминает выбор.

«Станция сканирования». Если у вас уже есть 1С, но вы её сломали переработали

Конфигурация 1С. Специально создана для полной автоматизации бизнес-процессов производителей маркированных товаров.

На первый взгляд, функционал «Станции сканирования» больше подойдёт производителю или оптовику — автоматизация всего цикла маркировки, агрегация кодов от первичной упаковки до паллета, формирование отгрузки заказчику, создание номенклатуры, заказ и распечатка кодов и так далее.

Но часть функций актуальна и для розничной торговли:

1. Принятие документов УПД в электронном виде прямо в 1С с кодами маркировки
2. Проверка полученных кодов маркировки с помощью 2D-сканером штрихкодов
3. Автоматизация принятия к учёту полученных документов в 1С

В каких случаях стоит выбрать именно «Станцию сканирования»: у вас есть своя 1С, но её конфигурация переработана и настроена под ваш бизнес, программа не обновляется и попросту не может поддерживать необходимый функционал по маркировке (который, должен автоматически добавляться с обновлением 1С).

В такой ситуации мы можем предложить «Станцию сканирования», которая будет интегрирована с вашей 1С и выполнять необходимый функционал, при этом все процессы будут практически полностью автоматизированы.

«1С-Такском». Просто ЭДО от «Такском» и 1С. Ничего лишнего, ничего личного.

Обеспечивает обмен УПД, счетами-фактурами и другими документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами, по защищенным каналам связи, прямо в учётной системе 1С.

Встроенный в типовые (то есть, не изменённые, обновляемые) конфигурации 1С. Не требует установок и внешних платных обработок. То есть, вы получаете полный функционал сервиса ЭДО, но в интерфейсе 1С. Возможности:

• Накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов. За счёт автоматического формирования документов снижается риски ошибок, связанных с ручным вводом данных в 1С.
• Архив электронных документов. Все электронные документы хранятся в программе 1С — можно быстро найти и отправить необходимые документы в ответ на запрос.

Шаг № 5. Выбор оператора фискальных данных (ОФД)

Как ОФД вообще связан с маркировкой? Сейчас объясним.

Как мы знаем, основное назначение ОФД — передача кассовых чеков в ФНС. Все кассы магазина должны быть подключены к ОФД, иначе — штрафы за несоблюдение 54-ФЗ. Но! Теперь кроме ФНС, информацию от оператора фискальных данных получает ещё и система маркировки «Честный ЗНАК». Зачем? Чтобы фиксировать выбытие кода маркированного товара.

Кроме соблюдения закона ОФД «Такском» — это:

• Оперативный контроль продаж — всегда с вами — в смартфоне и в браузере ПК: вся информация по сменам, статистика, аналитика по кассирам и кассам.
• Можно также получить персональный настраиваемый отчёт по разным параметрам.
• Настройка прав доступа сотрудников — по функционалу, доступной к просмотру информации, торговым объектам.

Выполнив эти 5 действий, вы подготовите свой магазин к торговле маркированной молочной продукцией и обезопасите себя от штрафов (например, за торговлю без маркировки можно отдать до 100 000 рублей). Можно выполнять эту инструкцию пошагово, а можно использовать как чек-лист, чтобы понять, всё ли у вас готово.

Не хотите разбираться сами? Или остались вопросы? Проконсультируйтесь со специалистами «Такском» и закажите услуги маркировки под ключ — быстро, надёжно, без нервов и лишних трат.