Должностная инструкция
Редактор: Дмитрий Комаров
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.
Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.
Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.
Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.
В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.
Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.
Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.
Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.
Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.
Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.
Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.
В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.
У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.
Чаще всего структура должной инструкции такая:
- заголовок;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимодействие.
Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.
Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.
Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.
Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.
Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.
Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.
Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.
Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.
Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:
- для бухгалтера;
- для главного бухгалтера;
- для делопроизводителя;
- для менеджера по продажам;
- для специалиста по кадрам;
- для кассира;
- для кладовщика;
- для повара;
- для специалиста по охране труда;
- для юриста;
- для главного инженера;
- для инженера;
- для водителя;
- для учителя;
- для системного администратора;
- для экономиста;
- для заведующего складом;
- для механика;
- для воспитателя;
- для офис-менеджера.
- Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
- Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
- Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
- Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.
Добавить в «Нужное»
Сборник должностных инструкций
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.
В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:
- должностная инструкция генерального директора;
- должностная инструкция главного бухгалтера;
- должностная инструкция бухгалтера-кассира;
- должностная инструкция программиста;
- должностная инструкция секретаря;
- должностная инструкция водителя автомобиля;
- должностная инструкция менеджера.
Содержание
- Как правильно составить должностную инструкцию
- Новые стандарты и требования в должностных инструкциях
- Обновленные требования относительно описания рабочих обязанностей
- Требования к квалификации и профессиональным навыкам
- Стандарты по процедурам и структуре документации
- Требования к языку и стилю написания должностных инструкций
- Модернизация должностной инструкции: что нового?
- Кто может составлять должностную инструкцию?
- Какие материалы нужны для составления должностной инструкции?
- Часто возникающие вопросы о новых требованиях и стандартах должностных инструкций 2023 года
- 1. Какие основные изменения вносятся в новые требования к должностным инструкциям 2023 года?
- 2. Какие документы необходимо будет представить при составлении новой должностной инструкции?
- 3. Какова процедура утверждения новых должностных инструкций?
- 4. Какие последствия могут возникнуть при несоблюдении новых требований к должностной инструкции?
Работа по должностной инструкции – это важный элемент организации трудовых процессов, нацеленный на повышение эффективности работы сотрудников и увеличение производительности в целом. Как и любой инструмент, должностная инструкция должна соответствовать современным требованиям и стандартам. В настоящее время активно ведутся работы по созданию новых образцов должностных инструкций на 2023 год, которые будут учитывать изменения в работе компаний и новые нормативные требования.
В новых образцах должностных инструкций внимание уделяется не только описанию должностных обязанностей, но и определению компетенций сотрудников, их квалификации и требуемых навыков. Это позволяет максимально точно определить профессиональный уровень работника и установить соответствующие требования к кандидатам при приеме на работу.
Для успешного внедрения новых образцов должностных инструкций необходимы не только знания и понимание изменений в нормативной базе, но и умение адаптировать их к конкретным условиям работы компании. Однако, правильно разработанная и внедренная должностная инструкция позволяет увеличить качество труда, ускорить процесс обучения новых сотрудников и повысить мотивацию.
Как правильно составить должностную инструкцию
Каждая должностная инструкция должна содержать информацию о целях и задачах, структуре и функциях, а также обязанностях и требованиях к каждому должностному лицу.
Для начала необходимо провести анализ и описание работы каждой должности с учетом современных требований и стандартов. Важно не упустить ни одной детали и дать максимально полное представление о наиболее критичных аспектах работы.
Важно также учитывать все изменения и особенности работы, связанные с внедрением новых технологий и использованием нового оборудования.
Для удобства чтения и понимания необходимо использовать понятный язык и структурировать информацию в логические блоки. Допускается использование таблиц, списков и других графических элементов для наглядности.
Наконец, не забудьте организовать проверку и обновление должностных инструкций регулярно, чтобы они соответствовали актуальным условиям и изменениям в работе организации.
Новые стандарты и требования в должностных инструкциях
Обновленные требования относительно описания рабочих обязанностей
Согласно новым стандартам, должностные инструкции должны включать четкое описание рабочих обязанностей, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Это включает не только основные задачи, но и детали, такие как краткосрочные и долгосрочные цели, контрольные точки и показатели производительности.
Требования к квалификации и профессиональным навыкам
Должностные инструкции также должны включать требования по квалификации и профессиональным навыкам, необходимым для выполнения задач. Это может включать требования к образованию, опыту работы, сертификатам и лицензиям.
Стандарты по процедурам и структуре документации
Обновленные стандарты также устанавливают требования по процедуре создания и обновления должностных инструкций. В них должны быть определены ясные процедуры описания и формализации рабочих обязанностей, а также структура документации должностной инструкции.
Требования к языку и стилю написания должностных инструкций
Новые стандарты уделяют большое внимание точности, ясности и понятности должностных инструкций. Текст должен быть написан простым и понятным языком, не содержать лишних терминов и являться удобочитаемым. К нему могут быть добавлены иллюстрации, таблицы и другие дополнительные материалы, чтобы облегчить понимание сложных процессов и процедур.
Модернизация должностной инструкции: что нового?
Современный рынок требует постоянной адаптации и модернизации должностных инструкций, чтобы обеспечить эффективность и конкурентоспособность компании. Новые требования и стандарты, появляющиеся каждый год, делают процесс обновления периодическим и необходимым. Что изменилось в текущем году?
- Более детальное описание обязанностей – в новых образцах должностных инструкций акцент делается на детальном описании обязанностей и полном списке задач, которые должен выполнить сотрудник.
- Уточнение требований к квалификации – адаптированные требования к квалификации и опыту являются ключевыми при построении должностных инструкций в 2023 году. Они помогают обеспечить, что соискатель подходит для позиции.
- Увеличение количества объяснений и примеров – для более точного понимания работы и ответственности, обновленные должностные инструкции предоставляют дополнительные объяснения и примеры наиболее важных задач.
В свете этих изменений, компании должны приступить к модернизации должностных инструкций на своих предприятиях, чтобы убедиться, что они соответствуют новым стандартам и требованиям, которые помогут им держаться на рынке и привлекать лучших кандидатов на свои вакансии.
Кто может составлять должностную инструкцию?
Должностная инструкция является официальным документом, определяющим задачи, обязанности и ответственность сотрудника в организации. Она составляется на основании должностных обязанностей и зависит от сферы деятельности и размера компании.
Обычно должностную инструкцию составляют руководители направлений, руководители отделов и менеджеры по персоналу. Также в процессе формирования должностной инструкции могут участвовать другие сотрудники, непосредственно связанные с выполняемыми задачами.
Важно отметить, что для составления должностной инструкции необходимо хорошее понимание процессов и задач, связанных с конкретной должностью. При этом необходимо учитывать актуальные требования и стандарты, принятые в отрасли и в организации.
После составления первоначальной версии должностной инструкции, ее необходимо представить на согласование руководству и согласовать с сотрудником, на которого она будет распространяться. При этом необходимо убедиться, что инструкция понятна, не содержит противоречий и отражает все необходимые задачи и обязанности, которые будут нести сотрудники на конкретной должности.
Какие материалы нужны для составления должностной инструкции?
Для составления должностной инструкции необходимо иметь следующие материалы:
- Описание должности. Это общее описание основных задач, функций и обязанностей должности. Описание должно быть согласовано с руководителем компании или отдела, который непосредственно занимается данной должностью.
- Регламент работы. Регламент работы должен описывать процессы работы сотрудника, его обязанности и прочие требования, связанные с работой на данной должности. Регламент работы может быть достаточно подробным и содержать примеры действий, которые необходимо выполнить на данной должности.
- Квалификационные требования. Квалификационные требования должны определять минимальный уровень знаний, навыков и умений, необходимых для выполнения задач на данной должности. Квалификационные требования могут также включать информацию о необходимых сертификатах, лицензиях и образовании.
- Инструкции или руководства по работе с оборудованием и программным обеспечением. Для выполнения задач на данной должности может потребоваться использование специального оборудования или программного обеспечения. Инструкции или руководства по работе с таким оборудованием и программным обеспечением также могут входить в состав должностной инструкции.
Описание должности, регламент работы и квалификационные требования должны быть наиболее подробными и точными, чтобы сотрудник, который займет данную должность, мог понимать, что от него требуется и какие результаты работы он должен достигать. Инструкции или руководства по работе с оборудованием и программным обеспечением должны быть доступными и понятными, чтобы сотрудник мог эффективно выполнять задачи на данной должности.
1. Какие основные изменения вносятся в новые требования к должностным инструкциям 2023 года?
Новые требования включают в себя более детальное описание задачи и функциональных обязанностей, а также анализ рисков и оценку эффективности работы. Также обязательным станет указание необходимых навыков и квалификации для выполнения работы, а также требований по обучению и развитию персонала.
2. Какие документы необходимо будет представить при составлении новой должностной инструкции?
При составлении новой должностной инструкции необходимо будет представить последнюю версию действующей инструкции (если таковая имеется), а также справочные материалы, касающиеся обязанностей, навыков и квалификации, на основе которых будут составлены новые требования и стандарты.
3. Какова процедура утверждения новых должностных инструкций?
Новая должностная инструкция должна быть составлена с учетом потребностей компании и утверждена руководителем подразделения, к которому привязана данная должность. После этого она может быть направлена на утверждение в головной офис компании.
4. Какие последствия могут возникнуть при несоблюдении новых требований к должностной инструкции?
Несоблюдение новых требований может привести к нарушению действующего законодательства, штрафам и даже к увольнению сотрудника. Кроме того, несоблюдение новых требований может привести к снижению производительности и качества работы персонала, а также к убыткам для компании.