Что такое инструкция как документ

Вам будет интересно

Перейти на главную блога

Инструкцияв управленческой
деятельности (от латinstructio- наставление, устройство) — это правовой
акт, издаваемый в целях установления
правил, регулирующих организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны
деятельности учреждений, организаций,
предприятий, их подразделений, служб,
должностных лиц и граждан.

В инструкции излагается порядок
осуществления какой-либо деятельности
или порядок применения положений
законодательных и иных нормативных
актов.

Инструкция оформляется на общем бланк
организации. Титульный лист включает
в себя следующие реквизиты:

• наименование
  организации,

• наименование вида
  документа,

• место и год издания.

В заголовке к инструкции обозначается
объект или круг вопросов, на которые
распространяются её требования, например:
ИНСТРУКЦИЯ по документационному
обеспечению управления

Текст инструкции состоит из разделов,
имеющих заголовки и разделяемых на
пункты и подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами. В тексте Инструкции
используются слова: должен, следует,
необходимо, не допускается, запрещаетсяи т.п.

Инструкция подписывается руководителем
структурного подразделения, разработавшим
её. Утверждается инструкция специальным
распорядительным актом или непосредственно
руководителем организации.

На инструкции может быть сделана пометка
о том, что она является приложением к
распорядительному документу. При
утверждении инструкции распорядительным
документом (приказом, распоряжением) в
нем устанавливается срок введения
инструкции, перечисляются необходимые
организационные мероприятия, указываются
ответственные исполнители. Если срок
введения инструкции в тексте
распорядительного документа не указан,
им считается день подписания и регистрации
документа.

Разновидностями инструкции являются
инструкция по делопроизводству
(документационному обеспечению
управления) и должностная инструкция.

Инструкция по делопроизводству
(ДОУ)— это правовой акт, регламентирующий
правила, приемы, процессы создания
документов, технологию работы с
документами. Иными, словами, инструкция
закрепляет систему делопроизводства,
сложившуюся в организации. Для эффективной
работы службы ДОУ и всех подразделений
организации, для четкого понимания и
представления всех этапов работы с
документами в каждой организации должна
быть составлена инструкция по
делопроизводству с учетом специфики
ее деятельности (9).

Разрабатывается Инструкция на основе
соответствующих законодательных актов
РФ, общегосударственных нормативных
документов: Основных правил работы
ведомственных архивов, государственных
стандартов на унифицированные системы
документации, нормативно-методических
материалов Росархива,
ведомственных правил. В настоящее время
ведомства сами составляют типовые
инструкции по делопроизводству в целом
или по какой-либо его части для всей
группы однородных предприятий или
учреждений отрасли.

Инструкции по ДОУ делятся на типовые,
примерные, индивидуальные.

Типовые инструкцииразрабатываются
для подведомственных однотипных
учреждений министерствами и ведомствами
определенных отраслей народного
хозяйства.

Примерная инструкциясоставляется
с учетом требований типовой инструкции,
но без учета особенностей конкретной
организации.

На основе типовой и примерной
инструкций организация разрабатывает
индивидуальные
инструкции
применительно к условиям своей
деятельности.

Инструкция должна включать общие
положения, тематические разделы,
приложения.

В разделе Общие
положения прежде
всего устанавливается сфера распространения
Инструкции (например, «Инструкция
распространяется на все документы»,
«…на административные документы»,
«…кроме конфиденциальных документов»
и пр.). В общих положениях должна быть
установлена ответственность за
несоблюдение положений Инструкции.

Основная часть Инструкции состоит из
двух тематических разделов:
«Документирование» и «Организация
работы с документами».

В разделе Документирование
определяются:

• вопросы
  деятельности организации, которые
  подлежат обязательному документированию;

• виды
  документов, используемых для
  документирования организационной,
  распорядительной, информационно-справочной
  деятельности;

• общие
  правила документирования;

• правила
  подготовки отдельных видов документов,
  включая порядок визирования, согласования,
  подписания и утверждения;

• порядок
  изготовления и размножения документов;

• правила
  оформления и заверения копий и приложений;

• порядок
  использования и хранения бланков,
  печатей и штампов;

• порядок
  работы исполнителей с документами.

В разделе Организация
работы с документами
устанавливаются:

• порядок
  приема, обработки и распределения
  входящих документов;

• порядок
  передачи документов внутри организации;

• порядок
  подготовки, обработки исходящих
  документов;

• порядок
  учета количества документов;

• общие
  правила регистрации входящих, исходящих
  и внутренних документов;

• характеристика
  форм регистрации;

• описание
  принятой технологии и порядок индексации
  документов;

• принципы
  построения информационно-справочной
  работы в организации;

• порядок
  систематизации и классификации
  справочной информации;

• порядок
  постановки на контроль;

• технология
  контроля;

• типовые
  сроки исполнения;

• общие
  правила хранения документов в службе
  ДОУ и в структурных подразделениях;

• порядок
  составления номенклатуры дел организации;

• правила
  формирования в дела отдельных категорий
  документов;

• порядок
  систематизации и индексации отдельных
  категорий документов;

• организация
  проведения экспертизы научной и
  практической ценности документов;

• правила
  оформления дел для передачи на хранение;

• требования
  к описанию документов постоянного и
  временного хранения;

• порядок
  передачи дел в архив учреждения.

Приложения
к инструкции
должны содержать
максимум справочно-иллюстративного
материала. В приложениях должны быть
обязательно помещены:

• схемы
  документопотоков;

• оттиски
  печатей и штампов;

• образцы
  бланков;

• образцы
  заполнения форм документов;

• перечень
  документов, не подлежащих регистрации;

• перечень
  категорий документов, подлежащих
  обязательному контролю;

• формы
  номенклатуры дел и др.

Таким образом, Инструкция должна отражать
весь процесс работы с документами, все
технологические операции в их логической
последовательности.

Подготовку Инструкции
осуществляет служба ДОУ при участии
архива, юридической службы. Подписанная
руководителем службы делопроизводства
Инструкция утверждается руководителем
организации и вводится в действие его
приказом, после чего рассылается во все
структурные подразделения для
использования в работе.

Должностная инструкция
— это организационно-правовой
документ, в котором четко определяются
место и значение конкретной должности
в структуре предприятия, содержится
полный перечень присущих ей трудовых
функций, форм и сроков отчетности,
условия оплаты труда, а также оговаривается
объем прав и ответственности работника,
занимающего данную конкретную должность
(10).

Правильно составленные должностные
инструкции позволяют каждому работнику
четко представить себе круг должностных
обязанностей, необходимые внутри- и
внеорганизационные функциональные
связи, помогают им более эффективно
планировать рабочее время, способствуют
более равномерному распределению
нагрузки между работниками подразделения.

В масштабах всей организации должностные
инструкции служат для рационального
распределения полномочий и ответственности
среди всего персонала, ликвидации
дублирования работ. Они используются
при определении критериев оценки
результативности труда (аттестации)
работников, для разработки систем
продвижения по службе и программ развития
персонала. В них содержится четкая
информация, необходимая для эффективного
отбора претендентов на ту или иную
должность.

Как нормативно-правовой документ,
должностные инструкции служат основанием
для пересмотра штатного расписания,
разрешения трудовых и производственных
конфликтов, определения правомерности
тех или иных форм административных
взысканий и т.п.

Должностная инструкция разрабатывается
на каждую должность, предусмотренную
штатным расписанием. Если в подразделении
несколько одинаковых должностей и при
этом работники, занимающие эти должности,
выполняют одинаковые функции, то
разрабатывается одна должностная
инструкция.

Если работники, занимающие одинаковые
должности, выполняют различные
обязанности, необходимо несколько
должностных инструкций, в каждой из
которых будет закреплен круг должностных
обязанностей, соответствующий их
фактическому распределению между
работниками.

Фактическое распределение обязанностей
отражается в самом тексте должностной
инструкции, а также может быть отражено
в заголовке, например: Должностная
инструкция секретаря руководителя;
… секретаря приемной.

В должностной инструкции должна быть
оформлена виза ознакомления с документом
тех работников, на чью деятельность
распространяется ее действие.

Структура и содержание должностной
инструкции в настоящее время жестко не
регламентируются, что позволяет создавать
ее индивидуально для каждого предприятия
с учетом его специфики.

Должностная инструкция может состоять
их следующих разделов:

1) «Общие положения»— указываетсянаименование должности с
обозначением структурного подразделения
в соответствии со штатным расписанием;
кому непосредственно подчиняется
работник; порядок назначения на должность
и освобождения от занимаемой должности;
перечень нормативных, методических и
других документов, которыми руководствуется
работник, занимающий данную должность;
квалификационные
требования к работнику (уровень
образования, навыки, стаж работы);
требования к специальным знаниям и
навыкам.

2) «Функции»
— определяется основное назначение
должности. Функции работника всегда
формулируются как перечень видов работ
или решаемых вопросов. Именно функции
работника определяют состав должностных
обязанностей. Раздел «Функции» можно
не включать в должностную инструкцию,
если в разделе «Общие положения»
сформулировано общее назначение
должности.

3) «Должностные обязанности»—
устанавливается конкретное содержание
деятельности работника: перечисляются
виды работ, выполняемые работником на
данной должности, характер выполняемых
действий («руководит», «подготавливает»,
«утверждает», «рассматривает»,
«выполняет», «обеспечивает» и т.п.).

Этот раздел
может представлять
собой перечень конкретных операций,
выполняемых работником при реализации
возложенных на него функций. Например,
если в функции работника входит «контроль
исполнения документов», то обязанностями,
соответственно, будут:

• постановка
  документов на контроль,

• контроль
  за ходом исполнения документов,

• снятие
  документов с контроля,

• анализ
  исполнительской дисциплины,

• информирование
  руководства о результатах исполнения
  документов.

4) «Права»— устанавливаются
полномочия работника, обеспечивающие
выполнение возложенных на него
обязанностей:

• право
  принимать решения на этапе предварительного
  рассмотрения документов (перечисление
  вопросов, которые он может решать
  самостоятельно);

• право
  давать указания по конкретным вопросам;

• право
  самостоятельно подписывать документы
  в рамках предоставленной ему компетенции;

• право
  обращаться к руководителю с предложениями;

• право
  представительствовать от имени
  подразделения или учреждения в других
  организациях;

• право
  участвовать в совещаниях, на которых
  рассматриваются вопросы, относящиеся
  к его ведению;

• право
  требовать выполнения определенных
  действий от других работников,

• право
  визировать определенных видов документов;

• право
  возвращать документов на доработку;

• право на
  получение необходимой для работы
  информации (статистической, экономической
  и др.), в том числе и конфиденциальной;

• право
  доступа к нормативным документам; к
  информационному фонду организации,
  архиву, электронным базам данных;

• право
  получения необходимые периодические
  издания;

• право
  пользоваться и иметь в распоряжении
  словари, справочники, компьютерные
  программы-переводчики и т.д.

В необходимых случаях в текст раздела
можно внести универсальные права, общие
для всех работников (а не только права
по должности):

• право на
  все виды установленной компенсации за
  свой трудовой вклад;

• право на
  комфортные условия;

• право на
  повышение квалификации;

• право на
  максимальную реализацию своих
  профессиональных потребностей.

Четкая формулировка прав работника
позволяет сформулировать его
ответственность, которая выделяется в
отдельный раздел.

5) «Ответственность» — определяются
критерии оценки работы и меры персональной
ответственности работника.

Ответственность работника определяется
в соответствии с действующим
законодательством и может быть
дисциплинарной, материальной,
административной или уголовной.

В данном разделе формулируются содержание
и формы ответственности должностного
лица за:

• непринятиесвоевременных мер или действий,
  относящихся к его обязанностям;

• несоблюдениетехнологий, закрепленных в
  нормативно-технических документах;

• нарушениесроков выполнения работ, предусмотренных
  нормативами;

• отказот применения передовых приемов работы
  и имеющихся технических средств;

• отказвыполнять письменные и устные распоряжения
  руководителя.

При составлении разделов «Права» и
«Обязанности» главное — предоставить
работнику права в том объеме, в каком
это необходимо для выполнения должностных
обязанностей. Типичная ошибка, допускаемая
составителями должностных инструкций,
— возложить на работника обязанности,
но не предоставить ему права для их
реализации. То же касается и ответственности.
Права на осуществление тех или иных
действий в первую очередь, необходимы
при выполнении работы, связанной с
другими работниками или основанной на
результатах труда других работников.

6) «Взаимоотношения»-определяется порядок
взаимодействия работника с другими
структурными подразделениями и
должностными лицами.

Раздел имеет координирующее значение
и особенно важен для установления и
регламентации связей между различными
структурными подразделениями, установления
их иерархии и взаимных обязательств.

7) В текст должностной инструкции может
быть включен раздел «Условия оплаты
труда», в котором указывается:

• какой
  должностной оклад устанавливается
  работнику в соответствии с контрактом
  или штатным расписанием;

• какие
  он может получать премии;

• какие
  он может получать надбавки;

• как
  ему можно повышать зарплату (при каких
  условиях и с какой периодичностью);

• может
  ли работник совмещать профессии
  (должности) и др.

В методической литературе предлагается
завершать должностную инструкцию
разделом «Оценка работы» (Показатели
оценки работы),в котором могут быть
закреплены как общие показатели оценки
деятельности, так и конкретные,
установленные непосредственным и
вышестоящими руководителями, а также
закрепленные во внутренних нормативных
и технологических документах организации.

К числу общих показателей относятся:

• полнота
  реализации закрепленных за работником
  задач, должностных обязанностей и
  предоставленных прав;

• качество
  составления и оформления документов;

• отсутствие
  ошибок и служебных нарушений;

• отсутствие
  жалоб, претензий и нареканий со стороны
  руководителей;

• квалифицированное
  применение требований инструкции и
  других нормативных документов;

• своевременное
  выполнение должностных обязанностей,
  соблюдение сроков исполнения документов.

Должностная инструкция подписывается
руководителем службы ДОУ, утверждается
руководителем организации. Кроме того,
работник обязан ознакомиться с должностной
инструкцией под расписку. Виза ознакомления
располагается ниже подписи руководителя
службы ДОУ (разработчика должностной
инструкции) и состоит из слов «С
инструкцией ознакомлен(а)», подписи
работника, его инициалов, фамилии и
даты.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Инструкция

Синонимы:

Полезное