Что выше положение или инструкция - Все инструкции и руководства по применению

Деятельность предприятия и организации регламентирована большим количеством документов, чьи правила распространяются на ограниченный круг лиц. Многообразие таких актов порождает путаницу в головах исполнителей, ведь разобраться во всех тонкостях нормотворчества непросто. Особенно часто путают положения и инструкции, так как они во многом схожи. Тем не менее, есть несколько важных отличий, о которых следует знать делопроизводителю и кадровику.

Содержание статьи

Определение
Сравнение
Выводы TheDifference.ru

Определение

Положение – внутренний нормативный документ, имеющий обобщённый характер и определяющий функции, полномочия и структуру одного или нескольких подразделений организации, порядок создания и роспуска временных исполнительных органов, совокупность организационно-трудовых отношений. Он распространяется на большое количество работников и носит императивный характер.

Инструкция – нормативно-управленческий акт, определяющий совокупность норм и правил, регламентирующий конкретное направление деятельности, порядок проведения работ, способы реализации задач, стоящих перед должностным лицом, ответственность за их несоблюдение. Важнейшая задача инструкции – конкретизировать обобщённые нормы, разъяснить работнику правила поведения в штатной и внештатной ситуации.

к содержанию ↑

Сравнение

Таким образом, данные документы отличаются между собой как предназначением, так и структурой, иерархичностью. Положения носят приоритетный характер, именно на их основе разрабатываются должностные инструкции. Первый вид нормативных актов в значительной степени обобщён, так как его задача – организовать работу. В состав инструкции входят такие элементы, как общие вопросы, права и обязанности должностного лица, ответственность за нарушение установленных правил. В объём положения входят следующие элементы: функции и задачи органа, права его членов, а также порядок создания (организации).

к содержанию ↑

Выводы TheDifference.ru

Круг затрагиваемых вопросов. Положение носит общий характер, а инструкция – более прикладной.
Иерархия. Инструкции разрабатываются в соответствии с требованиями положений и не должны им противоречить.
Структура. Инструкция определяет должностные обязанности лица, его права и ответственность, положение – основные задачи органа, функции, права должностных лиц и порядок организации их работы.

Источник

2.4.2.1.
Правила, инструкция, положения –
нормативные документы,
устанавливающие определённый порядок,
нормы работы для организации в целом
или по отдельным направлениям (процессам)
ее деятельности.

Правила
– нормативный правовой акт, содержащий
системно связанные
между собой нормы, требования осуществления
какой-либо
деятельности.

В
инструкции устанавливается технология
выполнения определенного
вида деятельности (работ) или порядок
применения положений законодательных
и иных нормативных правовых актов.

Положением
регламентируется: деятельность конкретной
организационной структуры или дается
порядок осуществления управленческого
действия, например: положение о
премировании.

2.4.2.2.
Правила (положение, инструкция) печатаются
на стандартном
листе бумаги формата А4 и имеют следующие
реквизиты: наименование
организации, наименование вида документа,
связанное
с заголовком к тексту (обозначением
краткого содержания или
назначения документа), гриф утверждения,
текст, визы.

Обозначение
вида документа и заголовок к тексту
правил (положения,
инструкции) согласуются, например:

Основные правила работы архивов
организаций;

Положение
об отделе организационной работы и
управления документацией;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение о системе оплаты труда;

Инструкция
по заполнению трудовых книжек;

Должностная
инструкция специалиста отдела
организационной работы и управления
документацией.

2.4.2.3.
Текст правил (положения, инструкции)
излагается от третьего
лица единственного или множественного
числа. В тексте используются
слова: «должен», «следует», «необходимо»,
«запрещается»,
«не допускается».

В разделе
«Общие положения» указываются основания
разработки,
назначение нормативного акта и сфера
его распространения,
ответственность за нарушение установленных
правил и технологий. В разделе «Общие
положения» может также указываться
подчиненность
регламентируемого объекта.

Текст правил (положения, инструкции)
делится на разделы, подразделы, пункты
и подпункты. Разделы и подразделы могут
иметь собственные заголовки.

Нумерация
разделов, подразделов, пунктов и
подпунктов производится
арабскими цифрами.

2.4.2.4.
Правила (положение, инструкция) в
обязательном порядке
согласовываются (визируются) с
руководителем подразделения, подготовившим
проект документа, юридической службой
и отделом управления документацией ,
а также подразделениями, в компетенцию
которых входят вопросы,
отраженные в документе, после чего они
утверждаются ректором академии.

2.4.3. Протокол заседания

2.4.3.1. Обязательными
реквизитами протокола являются:
наименование
организации, наименование вида документа
(протокол),
дата, номер, заголовок к тексту, место
издания, текст, подписи,
при необходимости, визы.

В
заголовок к тексту протокола, как
правило, выносится указание органа
или делового мероприятия:

Протокол
заседания Научно-методического совета;

Протокол заседания Учёного совета.

2.4.3.2.
Текст
протокола состоит из двух частей: вводной
и основной. В вводной части протокола
указываются фамилии председателя,
секретаря, членов коллегиального или
совещательного органа, присутствующих
на заседании, при
необходимости, лиц, приглашенных на
заседание в качестве
экспертов или заинтересованных в
рассмотрении вопроса,
повестка дня.

Фамилии членов коллегиального
или совещательного органа перечисляются
в алфавитном порядке, лиц,
приглашенных на заседание, — с указанием
должностей и места
работы.

При
оформлении протокола с числом участников
более 15 человек
фамилии не перечисляются, а указывается
цифрой их общее количество;
список участников в таких случаях
прилагается.

Например: Присутствовало: 27 чел. (список
прилагается).

В
повестке дня заседания вопросы
располагаются по степени их сложности,
важности и предполагаемого времени
обсуждения. Вопросы
формулируются с предлогом «О (Об)» и
нумеруются арабскими
цифрами. Под формулировкой вопроса
указывается фамилия и инициалы
докладчика. Не рекомендуется вопрос
или группу вопросов обозначать словом
«Разное».

Основная
часть протокола состоит из разделов,
посвященных вопросам
повестки дня. Ход рассмотрения каждого
вопроса записывается
в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ
— ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ).

В разделе
СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы
докладчика, (наименование должности
указывается в повестке дня), полное
или краткое изложение доклада (сообщения,
отчета). Если докладчиком
представлен текст выступления, в
протоколе после указания
фамилии докладчика в скобках указывается
— (текст доклада прилагается).

В разделе
ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы,
при необходимости,
— должности выступавших и содержание
их выступлений
в той последовательности, в какой они
прозвучали на заседании.

Вопросы
к докладчику, выступающим и их ответы
протоколируются
по мере их поступления и записываются
в той же последовательности,
при этом слова «Вопрос», «Ответ» не
пишутся, а указываются
фамилии и инициалы лица, от которого
поступил вопрос или
ответ.

В тексте
постановляющей части протокола
используются глаголы в
неопределенной форме («утвердить»,
«рекомендовать»).

В
постановляющую часть записываются
принятые решения. Если решений
несколько, они нумеруются арабскими
цифрами. При принятии
решения голосованием, после записи
решения приводятся
результаты голосования с указанием
числа голосов, поданных
«за», «против», «воздержавшихся», а
также список лиц, не участвовавших
в голосовании.

Решения
по процедурным вопросам (об утверждении
повестки дня, о прекращении обсуждения,
о принятии к сведению справок, сообщений
и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

В случае,
когда протокол фиксирует решение об
утверждении какого-либо
документа, в тексте протокола должна
содержаться ссылка
на этот документ, а сам документ
прилагается к протоколу.

2.4.3.3. Участник
заседания может высказать особое
мнение
по принятому решению. После
заседания особое мнение излагается
на отдельном листе, подписывается и
передается лицу, ответственному
за ведение протокола. Содержание особого
мнения
записывается в протокол после записи
соответствующего
решения.

К
протоколу могут прилагаться тексты
выступлений, список присутствующих
на заседании.

2.4.3.4.
Протокол
заседания подписывается председателем
и секретарем
заседания.

Датой протокола является дата заседания.

2.4.3.5.
Копии протоколов при необходимости
рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в
соответствии
с указателем рассылки; указатель
составляет и подписывает ответственный
исполнитель подразделения, готовившего
рассмотрение
вопроса.

Принятые
решения могут доводиться до исполнителей
в виде выписок
из протоколов. Выписка — копия части
протокола. В выписке воспроизводят
все реквизиты заголовочной части
протокола, вводную часть,
вопрос повестки дня, по которому готовится
выписка, и текст, отражающий
обсуждение вопроса и принятое решение.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Вопрос

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?»

Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.

Будем признательны за помощь!

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.

В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:

организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
справочно-информационные документы;
документы по личному составу;
договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.

На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.

В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

«положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
«инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

«регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
«правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.

Пример

В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.

Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.

Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

Источник

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного — вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ — контроля исполнения задач по документам.

РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

Наш словарик

Регламент в коммерческой организации
— это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 . На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации?

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления — целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

Общие положения.
Термины, определения, сокращения.
Описание процесса.
Ответственность.
Контроль.

Раздел
Общие положения	Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок… ); область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент; нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть); порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента
Термины, определения, сокращения	Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы
Описание процесса	Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат
Ответственность	Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников
Контроль	Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА

К числу основных реквизитов документа относят:

наименование организации;
дату и номер документа, место его составления;
гриф утверждения;
наименование документа;
текст документа;
приложение (если есть);
визы согласования.

Кстати

Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае — процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ

Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Пример 1

Приказ об утверждении и введении в действие

регламентов бизнес-процессов

(ООО «Перспектива»)

ПРИКАЗ

23.07.2014 № 456-Пр

г. Москва

Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов

В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:

1.1. Регистрация и учет документов.

1.2. Контроль исполнения документов.

1.3. Хранение и поиск документов.

2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.

3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов

Д.А. Максимов

С приказом ознакомлены:

Легостаев А.В. Легостаев
24.07.2014

Паршина В.К. Паршина
24.07.2014

П.А. Карпенко

23-78

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

Пример 2

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»

(ООО «Перспектива»)

РЕГЛАМЕНТ №7

бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

1. Общие положения

1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее — Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее — Организация).

1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

2. Термины, определения, сокращения

2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:

Документ
— зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Задание
— поручение руководителя.

Задача
— см. задание.

Исполнитель
— работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

Контроль
— совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

Ответственный исполнитель
— работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

Резолюция
— реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Руководитель
— должностное лицо, выносящее резолюцию.

Срок исполнения
— календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

С конкретной даты исполнения — в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

Без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок — в течение 30 дней;

Без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» — в течение трех дней;

Без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» — в течение 10 дней.

3. Описание процесса

3.1. Постановка документа на контроль.

3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются:

Исполнитель документа;

Срок исполнения задачи;

При необходимости — содержание задачи.

3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее — Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.

3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.

3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

3.2. Выполнение задания.

3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.

3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

3.3. Отчет о выполнении задания.

3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.

В отчете указывается:

Общее количество поставленных задач за отчетный период;

Количество выполненных задач;

Количество задач с продленным сроком исполнения;

Количество задач, не выполненных в срок.

При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

4. Ответственность

Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

5. Контроль

Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

1. Общие положения

1.1. Область применения

Если регламент распространяется не на все
подразделения, документы и т.п.

1.2. Термины и сокращенные наименования,
используемые в настоящем Регламенте

Определение значимых и непонятных терминов (не
всех, используемых в регламенте, а только тех, что
непонятны читающему), а также расшифровка
сокращений, кроме кодовых обозначений
должностей.

Если у Вас несколько процессов, векомендуем
завести глоссарий, и не вписывать названия и
определения в каждый регламент.

Сокращения терминов можно вводить в тексте
регламента в скобках по следующему образцу:
«Полное наименование (далее – сокращенное
наименование)». Второй вариант – делать сноски
внизу той страницы, где впервые использован
термин, так лучше читается.

2. Процесс

Этот раздел представляет собой сокращенное
Положение о процессе (без воды).

2.1. Цель и результат процесса,
требования к результату и показатели его
эффективности

Этот раздел заполняется на основании карточки процесса . Например:

2.1.1. Цели процесса
ремонта оборудования:

— поддержание оборудования в рабочем состоянии с
минимальными затратами,
— продление срока службы оборудования.

Требования к результату:
Отремонтированное оборудование
работает исправно;
Время простоя оборудования не
превышает установленного регламентом срока;
Себестоимость ремонта в пределах
запланированных средств;
Заинтересованные сотрудники
проинформированы о начале ремонта (не менее чем
за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по
окончании).

Показатели эффективности:
Время простоев;
Срок службы оборудования;
Затраты на ремонт и обслуживание.

2.2. Входы и выходы процесса, условия
начала процесса

Этот раздел описывает условия начала и
окончания процесса. Например:

Вход:
служебная записка от РП о начале
тендера
Выход:
подписанный договор передан в
бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
Срок:
…

Условия:

Если есть какие-либо ограничения или условия,
например:
Тендеры проводятся на все внутренние и внешние
работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму
менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно
без тендера. Порядок заключения договоров описан
в регламенте «Заключение договора».

Либо если для начала процесса помимо основного
входа (условия начала) нужны дополнительные
входы: документы, информация и т.п.

2.3. Участники процесса

2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает
за результат и ход процесса, см. в глоссарии).

2.2.1. Ответственные за элементы
процесса:

2.3. Процедуры процесса

Здесь изображается последовательность и
взаимосвязь процедур процесса, например:

2.7. Сферы ответственности
участников

Здесь перечислено, кто из участников за
что отвечает, например так, либо в форме матрицы
распределения ответственности:

3. Правила

В данный раздел включаются правила,
связанные с данным процессом.
Например (пример кусочка правил из регламента
документооборота):

Сюда сотрудники смогут добавлять и
новые правила, о которых они договорились. Сюда
же должна быть включена информация из всех
приказов, относящихся к данному процессу.

4.Процедуры процесса

Этот раздел представляет собой описание
каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица
операций + результат + требования к промежуточным
результатам. Например:

Далее идёт описание каждой процедуры в
виде таблицы: каждая операция описывается одной
строкой таблицы.

Также в регламенте описываются
документы. Они либо описываются после каждой
процедуры (пишем требования к каждому документу,
который упоминается в процедуре), либо выносятся
в одтильный раздел.

Кроме требований к документам, в
качестве приложений к регламенту идут бланки
документов (приложения, бланки, формы и т.п.
предоставляются Заказчиком).

Административно-организационные документы
предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального — предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п.

К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.

ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ

Положение
— нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов (Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии
), либо порядок их действий в определённых случаях (Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества
), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу (Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).

Правила
— нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия
). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция
(от лат. instructio — устройство, наставление):

1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации
).

2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом
).

Правила оформления

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.
Общая структура документа
:

1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатирующая часть.
5. Основной текст.
6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.

Обязательными являются пункты 2 — 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1.
Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией.

Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка и подписи рассмотрены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документа» . Здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам.

Заголовок к тексту положения
(правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?», например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа
.

Заголовок к инструкции
, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кого?, чья?», например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом
.

В констатирующей части
положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п.

Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел «Общие положения» документа (см. примеры).

Основной текст
положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:

употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
преимущественное использование страдательных конструкций;
трафаретность в изложении текста;
применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «устанавливает», «разработано», «признается», «возлагается» и т. п.

Говорят, что на двух юристов приходится три мнения, и это действительно так. Для создания инструкций существуют положения и регламенты, которые значительно отличаются друг от друга. Но поскольку большая часть таких документов издаётся для внутреннего использования в организациях, понять их природу бывает затруднительно.

Определение

Регламент
– это технический документ, который фиксирует свод правил, обязательных для использования в определённой отрасли. Они могут касаться как отдельно взятой организации, так и целого союза государств (техрегламенты стран Таможенного Союза).

Положение
– это свод взаимосвязанных норм, которые регламентируют узкую область жизни организации, общества или государства. Они определяют порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Документ определяет порядок действий (выборы президента, парламента) или статус должностного лица (депутат, военнослужащий).

Сравнение

Таким образом, регламенты и положения – это технические документы, которые издаются в силу необходимости. Они взаимно дополняют друг друга и во многом пересекаются. Так, положение создаёт общую базу для той или иной сферы жизни организации или общества, а регламент – конкретизирует отдельные вопросы. Они могут касаться процедуры и других важных моментов.

В регламенте, как правило, присутствуют технические аспекты, и характер такого документа конкретный. Положение только создаёт правовое поле для отношений, поэтому обладает значительно меньшей степенью конкретизации. Регламент в дополнительных уточнениях не нуждается, и это документ прямого действия.

Выводы сайт

Круг обсуждаемых вопросов. Положение устанавливает общие правила, а регламент – уточняет отдельные вопросы.
Степень детализации. Регламенты, в отличие от положений, могут конкретизировать отдельные условия положения, внося ясность в спорные вопросы.
Сущность. Положение очерчивает круг вопросов, процедуру, в то время как регламент – конкретные правила, требования, обязательные для исполнения.
Наличие технических требований. Положение носит общий характер, в то время как регламент обязательно содержит конкретные вопросы – процедуру, максимально допустимые значения и т.д.

Регламентации подлежат виды работ, которые регулярно повторяются, начинаются при определенных условиях и проводятся одинаковым способом. Например, определение дефицита производства, сбор данных о производственном процессе, контроль качества продукции и т.д. Регламент
является документом, который состоит из следующих разделов:

Назначение регламента и задач, которые решаются при его применении;
Описание документов, необходимых для данного регламента, источники появления документов, траектории движения, места архивации;
Список документов;
Список регистрационных журналов;
Обязанности действующих лиц;
Формы важнейших документов с руководством по их заполнению;
Структура логических связей между документами, данными и промежуточными результатами (хронограмма или процедурная карта);
Описание оперативной формы отчетности о выполнении регламента;
Описание формы отчетности для генерального директора по применении регламента как механизма управления.

Регламент — это управленческий механизм, который регулярно применяется для решения конкретных задач. Каждый регламент содержит описание оперативной и месячной отчетности, ответственного за его применение, исполнение и контроль получения промежуточных и окончательного результатов.

Регламент описывает последовательность действий, выполнение которых направлено на получение окончательного результата, который представлен в виде завершающего документа
или пакета документов
. Например, результатом применения регламента по подготовке производства является список инструмента, который необходимо изготовить для обеспечения работ по производственной программе, результатом применения регламента по регистрации брака является документ о количестве брака, его номенклатурном составе, причинах его возникновения и т.д.

Практика применения регламентов предполагает три этапа:

согласование
документа с исполнителями и его коррекция для последующего применения;
пробные запуски
с целью определения длительностей основных событий, уточнения логических связей между ними, коррекции форм отчетности промежуточных и окончательных результатов;
утверждение регламента как стандарта предприятия
(СТП), на этом этапе регламент должен быть включен в состав существующего СТП как дополнение, замещение отдельных положений или применен как самостоятельный стандарт.

На основании утвержденных регламентов как СТП формируется административная структура предприятия, штатное расписание и должностные инструкции.

Процедура

В отличие от регламента процедура
направлена на получение некоторого промежуточного результата. Например, регистрация или архивация документа, отбор пробы или образца для анализа, маркировка материалов, переданных на складское хранение и т.д. Как и регламент, процедура состоит из нескольких действий или шагов, но их количество меньше чем в регламенте, а характер связей между шагами проще. В состав регламента может входить действие, которое является процедурой. Например, в регламенте входного контроля отбор пробы представлен одним действием, в то же время отбор пробы – это процедура, которая включает в себя последовательность нескольких шагов: выбор объекта взятия пробы; пометка объекта взятия пробы, отбор необходимого количества вещества для анализа, размещение образца в контейнере, оформление сопроводительного документа, маркировка контейнера.

Инструкция.

Применение процедуры описывается в инструкции
, которая напоминает регламент, но в отличие от него содержит описание, как правило, только одного документа для которого инструкция собственно и составлена. Например, в процедуре отбора пробы инструкция описывает заполнение и применение документа, сопровождающего образец от места отбора пробы к месту выполнения анализа.

Схематично связь между регламентом и процедурой показана на следующей схеме

В состав регламента может входить описание инструкций по оформлению и применению отдельных документов или процедур. Например, в регламент по обороту мерителя входит инструкция по ведению журнала ИРК (инструментально-раздаточная кладовая)и инструкция по раздельному хранению поверенного и отбракованного инструмента.

Документ

Применение любого механизма управления предполагает использование документов
, на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Совокупность запускающих и результирующих документов, применяемых в очередности описанной в регламенте или процедуры, образует систему документооборота
. Регламент или процедура описывает систему документооборота, использование которой решает заранее поставленную задачу и приводит к заранее предсказуемым последствиям. Например, регламент оборота мерителя представляет собой систему документооборота, которая позволяет гарантировать достоверность выполнения контрольных операций. При этом регламент начинается с графика поверок и закачивается списками поверенного и отбракованного инструмента. В свою очередь список отбракованного инструмента порождает документы процедуры бухгалтерского списания, документы процедуры формирования плана инструментального производства, документы формирования финансового плана и т.д.

Каждый документ, применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:

принадлежность документа регламенту или процедуре;
документ, на основании которого появляется данный документ;
документ, который необходим для появления данного документа как условие;
документ, который появляется на основании данного документа;
место возникновения документа;
условие регистрации документа;
траектория движения документа;
место архивации документа.

Однако, конкретный набор признаков зависти от типа
документа. Например, первичные документ управленческого
учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования
должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются. Например, график поверки мерителя появляется на основании документа, в котором содержится планируемый объем и номенклатура годового производства и т.д.

Документы являются связующим элементом действующих на предприятии стандартов. Поэтому система стандартов предприятия должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, т.е. финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.

Способы описания механизмов управления

Любой механизм управления содержит в качестве составных элементов документы, процедуры или регламенты. Наиболее общим способом описания механизмов управления является процедурная карта
, которая представляет собой графическое изображение последовательности применения документов, действий и процедур, направленных на получение определенного результата. Например, процедурная карта процесса регистрации финансовых действий может иметь такой вид:

Регистрации финансовых действий в системе финансового учета

Для описания любого бизнес процесса, как процедурной карты, использует стандартизованных набор следующих обозначений:

2.7. Сферы ответственности
участников

4.Процедуры процесса

ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ

Инструкция
(от лат. instructio — устройство, наставление):

Правила оформления

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.
Общая структура документа
:

Основной текст
положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:

употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
преимущественное использование страдательных конструкций;
трафаретность в изложении текста;
применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «устанавливает», «разработано», «признается», «возлагается» и т. п.

Определение

Сравнение

Выводы сайт

Круг обсуждаемых вопросов. Положение устанавливает общие правила, а регламент – уточняет отдельные вопросы.
Степень детализации. Регламенты, в отличие от положений, могут конкретизировать отдельные условия положения, внося ясность в спорные вопросы.
Сущность. Положение очерчивает круг вопросов, процедуру, в то время как регламент – конкретные правила, требования, обязательные для исполнения.
Наличие технических требований. Положение носит общий характер, в то время как регламент обязательно содержит конкретные вопросы – процедуру, максимально допустимые значения и т.д.

Назначение регламента и задач, которые решаются при его применении;
Описание документов, необходимых для данного регламента, источники появления документов, траектории движения, места архивации;
Список документов;
Список регистрационных журналов;
Обязанности действующих лиц;
Формы важнейших документов с руководством по их заполнению;
Структура логических связей между документами, данными и промежуточными результатами (хронограмма или процедурная карта);
Описание оперативной формы отчетности о выполнении регламента;
Описание формы отчетности для генерального директора по применении регламента как механизма управления.

Практика применения регламентов предполагает три этапа:

согласование
документа с исполнителями и его коррекция для последующего применения;
пробные запуски
с целью определения длительностей основных событий, уточнения логических связей между ними, коррекции форм отчетности промежуточных и окончательных результатов;
утверждение регламента как стандарта предприятия
(СТП), на этом этапе регламент должен быть включен в состав существующего СТП как дополнение, замещение отдельных положений или применен как самостоятельный стандарт.

Процедура

Инструкция.

Схематично связь между регламентом и процедурой показана на следующей схеме

Документ

принадлежность документа регламенту или процедуре;
документ, на основании которого появляется данный документ;
документ, который необходим для появления данного документа как условие;
документ, который появляется на основании данного документа;
место возникновения документа;
условие регистрации документа;
траектория движения документа;
место архивации документа.

Способы описания механизмов управления

Регистрации финансовых действий в системе финансового учета

	– обозначает административное место, например финансовый отдел, бухгалтерия, ПДО и т.д.
	– обозначает документ, номер в скобках, порядок возникновения документа в данной последовательность, например, банковская выписка (1) означает, что этот документ появляется первым в данной процедурной карте
	– обозначает документ, номер в скобках, порядок возникновения документа в данной последовательность, например, банковская выписка (1) означает, что этот документ появляется первым в данной процедурной карте
	Любой документ возникает в каком то административном месте и передается в какое то место, стрелка обозначает адресацию передачи документа, т.е. откуда и куда. Например, банковская выписка (1) передается из банк в финансовый отдел, в данной карте сама процедура передачи не описана
	Действия, которые выполняются в связи с документом в данном административном месте обозначаются прямоугольником с углом, например, действия по регистрации данных и действия с самим документом
	Действия, которые выполняются в связи с документом в данном административном месте обозначаются прямоугольником с углом, например, действия по регистрации данных и действия с самим документом
	Связь между административным местом и списком действий обозначена линией, округлая часть которой указывает на место, где указанные действия должны осуществляться
	Если документ проходит через административное место без каких либо изменений, т.е. на нем не ставится отметка о регистрации, номер, дата и т.д., то его прохождение обозначается пунктиром. Например, выписка с отметками отдела регистрации передается в бухгалтерию через финансовый отдел без изменений

2. Система документооборота

На основании выверенной процедурной карты составляется система документооборота для данного вида работы. Система документооборота может быть представлена в виде таблицы:

Система документооборота процедуры учета финансовых действий.

№ док.	Название документа	Место возникн.	Место передачи	Место архивац.	Документ- основание	Документ условие	Траектория документа
	Банковская выписка		Фин. отдел
		Фин. отдел	Отдел регистрации		Банковская выписка		ФО, Отдел регистрации
		Отдел регистрац.	Фин. отдел		Банковская выписка с отметкой о передаче на регистрацию		Отдел регистрации, ФО, бухгалтерия
	Копия банковской выписки с отметкой о регистрации данных	Фин. отдел	Фин. отдел	Фин. отдел	Банковская выписка с отметкой о регистрации данных		ФО, ФО (архив)

Для каждого механизма управления должна быть составлена таблицы систем документооборота каждой процедуры. Совокупность систем документооборота образует целевые системы документооборота – финансовые, управленческие, административные и т.д.

Источник

Читать книгу женщина инструкция по применению

Что входит в производственную инструкцию

Читать инструкция по перерождению на английском

Читай хватай игра видео инструкция

Что входит в должностную инструкцию кассира