Должностная инструкция администратора интернет магазина

Зачем нужен администратор интернет-магазину

Если просканировать объявления о работе на должность «администратор интернет-магазина» — обязанности, которые возлагают на специалиста, будут очень сильно различаться. Кто-то захочет, чтобы он занимался всем от А до Я и умел еще немного летать, а для других будет достаточно нескольких функций. Кто же такой администратор интернет-магазина и какое место он занимает в списке сотрудников интернет-магазина, и что он должен уметь, поведает эта статья.

Основные обязанности администратора магазина

Очень сложно сразу очертить круг обязанностей, которые администратор интернет-магазина выполнял бы на любом проекте. Дело в том, что многое зависит от масштабов сайта и, конечно, жадности владельца. Часто от специалиста требуют, чтобы он обрабатывал заявки, сам отправлял заказы, следил за наполнением сайта и делал еще много другой работы, которую в больших магазинах выполняют копирайтеры, контент-менеджеры и менеджеры по работе с клиентами.

Из всего возможного набора обязанностей стоит рассмотреть вариант работы, которой занимается администратор небольшого магазина, потому что в таком случае список задач будет наиболее полным.

• Наполнение сайта. Загрузка новых товаров, проверка характеристик и обновление каталога – это то, чем администратор занимается в первую очередь.
• Обслуживание клиентов. При отсутствии отдельного человека, который отвечает за обработку заказов, эту ношу берет на себя администратор. Телефонные звонки и переписка с клиентами в чатах – все это входит в задачи работника.
• Отслеживание заказов и доставок. Эта функция переходит на администратора, опять же, при условии, что нет отдельного человека, занимающегося этим.
• Проверка оплаты товаров. Обычно такими делами занимается бухгалтер, но если магазин пользуется услугами бухгалтера лишь частично, то работа администратора в интернет-магазине будет включать и эту обязанность.
• Добавление новостей на сайт. Информация о новых акциях, обновлениях товаров и изменениях в работе магазина размещается администратором.

Можно подумать, что работа администратора похожа на обязанности контент-менеджера, но второй отличается тем, что обычно занимается еще и отслеживанием обновлений в прайсах, ведет базы поставщиков и клиентов. Хотя, справедливости ради стоит отметить, что на небольших проектах это тоже может входить в обязанности все того же администратора, который по совместительству является и владельцем сайта.

Требования к администратору

Рано или поздно на должность этого чудо-специалиста на все руки нужно будет искать человека. Возникает вопрос – по какому принципу отбирать подходящих людей на должность? В учебных заведениях конкретно на эту специальность не учат, значит нужно искать того, то имеет достаточно опыта в деле или способен быстро обучаться.

Реальность рынка труда такова, что большинство претендентов на должность – студенты или люди, которые хотят совмещать такую работу с учебой, декретным отпуском или видят ее в качестве подработки.

Мнение владельцев сайтов может быть разным, но в целом самая большая проблема не отсутствие опыта, а безответственность работников. Поэтому стоит выбирать администратора исходя не только из его знаний, но и оценивая личные качества.

В целом, в работнике важны следующие черты:

• Способность удерживать несколько задач в голове и усваивать новую информацию. Сайт требует внимания по нескольким направлениям и они могут постоянно меняться, поэтому все, что делает администратор за день, может выливаться в длинный список дел. Не все способны на это.
• Вежливость и адекватность. Если планируется, что администратор займется обработкой заказов и переговорами с клиентами, то выдержка и здоровые нервы ему пригодятся.
• Легкая обучаемость. Часто на уже существующем сайте приходится дорабатывать функционал, добавляя новые возможности, в таких случаях даже опытным администраторам придется осваивать что-то новое. Также на сайт постоянно добавляются новые товары, о которых нужно знать много нюансов, интересующих покупателей.
• Грамотность. Если работник ведет переписку с огромным количеством ошибок, то это на стадии консультаций потенциального клиента просто отпугнет.
• Исполнительность и аккуратность. Не каждый способен педантично и точно заносить все заказы, следить за сайтом и четко выполнять обязанности. Интернет-магазин – этот тот вид бизнеса, который не терпит приближенных данных.
• Опыт. Знание компьютера и устройства админок сайтов – большое преимущество для потенциального работника.

Опыт работы в списке является важным требованием, но часто не самым главным. Если человек обладает всеми личностными качествами, которые идеальны для такой работы, то опытом можно пренебречь. Если претендент легко обучается, то стоит потратить на него несколько часов или дней. На таком работнике можно сэкономить, так как он изначально будет претендовать на меньшие деньги из-за отсутствия опыта.

Выбор администратора и поиск сотрудников

Набор требований к будущему сотруднику уже оговорен, но это не совсем все. По опыту многих владельцев магазинов можно составить примерный круг людей, которые лучше или хуже подходят для такой должности.

• Студенты. Легко обучаются и не требуют высокой оплаты. Минусом для таких работников являются праздники и сессии, во время которых, администратор, скорее всего, будет вне доступа.
• Работницы в декретном отпуске. Как бы ни хотелось помочь девушкам, которые в силу обстоятельств находятся без работы, но они не очень подходят для такой должности. Если в функции администратора входит отвечать на звонки, консультировать клиентов и принимать заявки, то с большой долей вероятности на заднем плане во время разговора будет плакать ребенок. Также звонок может остаться вовсе без ответа.
• Молодые девушки и парни в возрасте от 20 до 25 лет. В это время многие готовы учиться, получать новый опыт работы и не претендовать на очень высокую зарплату.

Стоит отметить, что девушки реже решаются на смену работы и отличаются большей аккуратностью в делах, но мужчины легче запоминают техническую информацию. Поэтому для магазинов, продающих электронику и бытовую технику, чаще выбирают именно парней.

Искать сотрудников можно с помощью обычных объявлений в сети, также стоит зайти на несколько специализированных сайтов, где люди сами ищут заказы на подобную работу. Это могут быть различные биржи копирайта или сайты фриланса. Вариант с поиском по объявлению подходит, если планируется нанимать сотрудника в офис, наем работника через интернет предполагает удаленную работу.

Эффективна ли работа удаленно

Прежде, чем рассмотреть этот вопрос, стоит вернуться к списку обязанностей администратора. Если предполагается, что работник сам будет формировать заказ и отправлять его, то удаленная работа будет настолько же эффективной, как покупка Кадиллака для перевозки картошки в деревне. Поэтому, прежде, чем начинать поиск сотрудника, нужно задуматься, придется ли ему выполнять работу в офисе или даже на складе.

Если работник действительно ответственный и обладает большой силой воли, то ему вполне можно доверить работу не выходя из дома. Он будет принимать заказы, консультировать клиентов и заниматься наполнением сайта.

Очень часто можно встретить такой вариант работы небольшого проекта. Владелец сам занимается вопросами бухгалтерии, формирует покупки и отправляет их, а перепиской и консультациями клиентов занимается администратор магазина удаленно (на дому). Так хозяин проекта разгружается от лишних звонков и разговоров, а сам занимается организационными делами.

Такой вариант работы хорош, когда проект только начинает работу. Это поможет сэкономить деньги на найме сотрудника и организации рабочего места для него, но если сайт будет развиваться, то понадобится человек, который будет находиться в офисе. Удаленные сотрудники также пригодятся, но только в тех сферах, которые исключают прямой контакт с продукцией и покупателями.

Есть еще одна важная деталь – человеческий фактор. Если нельзя проконтролировать, где находится и что делает администратор, то никто не может сказать, действительно ли он отвечает на все звонки и вежливо разговаривает с клиентами. В этом минус удаленной работы. Фрилансера можно заинтересовать бонусами от каждой сделки, чтобы гарантировать его заинтересованность в покупках. Но и это не даст 100% уверенности, что все делается как нужно.

У каждого человека есть свои трудности, слабости и жизненные обстоятельства. Когда возникает надобность что-то сделать по личной необходимости, при удаленной работе сотрудник сначала займется своими делами и только потом магазином.

Важность персонала

Администратор магазина – это человек, который выполняет важнейшие функции. От его работы во многом зависит количество покупок в магазине и насколько высока будет репутация сайта. Иногда, прежде, чем на этой должности окажется подходящий человек, приходится перебрать нескольких кандидатов и нужно быть к этому готовыми.