Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»
Должностная инструкция администратора отдела продаж
№ 95-ДИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Администратора отдела продаж ООО «Бета».
1.2. Администратор отдела продаж назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению Начальника отдела продаж.
1.3. Администратор отдела продаж подчиняется непосредственно Начальнику отдела продаж.
1.4. На должность Администратора отдела продаж назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование и стаж работы в аналогичной должности не менее двух лет.
1.5. Администратор отдела продаж должен знать:
– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы, регулирующие организацию сбыта и продажи товаров, оказания услуг;
– порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, а также оформления необходимых документов;
– условия заключения коммерческих сделок и методы доведения товаров (услуг) до потребителей;
– конъюнктуру внутреннего и внешнего рынка;
– ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров;
– формы и методы ведения рекламных кампаний;
– этику делового общения;
– методы обработки информации с использованием современных технических средств, средств коммуникации и связи, персонального компьютера;
– правила пользования офисной техникой, средствами коммуникации и связи.
1.6. В своей деятельности Администратор отдела продаж руководствуется:
– нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и нормативными документами, регулирующими организацию сбыта и продажи товаров, оказания услуг;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета» и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия Администратора отдела продаж его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Администратор отдела продаж выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Контролирует выполнение условий договоров, заключенных с покупателями (сроки, оплата, наличие необходимых документов).
2.2. Взаимодействует со структурными подразделениями ООО «Бета», в том числе с юридическим отделом для проверки соответствия условий заключаемых договоров требованиям действующего законодательства и внутренним документам ООО «Бета».
2.3. Проводит преддоговорную работу (разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, др.).
2.4. Обеспечивает правильность заполнения и регистрации документов, ведение базы данных по заключенным договорам (купли-продажи, поставки, др.).
2.5. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам и отгрузку товаров покупателям.
2.6. Контролирует наличие необходимых товаров на складе.
2.7. Обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.).
2.8. Принимает и регистрирует заявки и претензии от покупателей.
2.9. Подготавливает и представляет непосредственному руководителю необходимую информацию об объемах продаж товаров, товарном ассортименте, своевременности оплаты покупателями товаров.
3. ПРАВА
Администратор отдела продаж имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя и генерального директора ООО «Бета» содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности Администратора отдела продаж.
3.5. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно—технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Администратор отдела продаж несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Администратора отдела продаж определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Администратора отдела продаж в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом Генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 01.06.2015.
Должностную инструкцию составила:
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
С инструкцией ознакомлен:
________________ С.С. Михалков
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
В этой должностной инструкции администратора отдела продаж, изложенной в простой и понятной форме, вы найдете полный перечень обязанностей, приблизительную программу обучения и образец объявления о вакансии на должность администратора отдела продаж.
Должностные обязанности администратора отдела продаж
Главная задача администратора отдела продаж состоит в поддержке эффективной деятельности отдела и качественной коммуникации с клиентами. Для этого администратору поручается выполнение трех важных функций:
- Контроль выполнения договоров.
- Поддержка деловых отношений с клиентами.
- Информирование клиентов.
Крупным торговым организациям нужен администратор отдела сбыта для решения организационных вопросов, которые являются неотъемлемой частью эффективных продаж. Эта должность может иметь альтернативные названия, например:
- ассистент менеджера по продажам;
- секретарь отдела сбыта;
- помощник менеджера по работе с клиентами.
В рамках должностной инструкции в обязанности администратора отдела продаж входят:
- Ведение документооборота:
- регистрировать договора с клиентами;
- составлять протоколы совещаний;
- следить за соблюдением сроков оплаты и наличием документов согласно договорам;
- оформлять справки, доклады, визы, дополнительные соглашения, финансовые счета и другие документы по поручению руководства.
2. Контроль процесса отгрузки товаров клиентам.
3. Прием и переадресация входящих звонков.
4. Прием претензий и заявок от клиентов.
При выборе сотрудников на вакантную должность администратора отдела продаж, работодатели используют стандартные требования к кандидату. К ним можно отнести:
- Образование (не ниже средне — специального).
- Стаж работы на аналогичной должности (желательно от одного до трех лет).
- Позитивные личные качества:
- ответственность;
- коммуникабельность;
- грамотность;
- доброжелательность;
Соискатель, претендующий на вакансию администратора отдела продаж должен сам правильно соизмерять свои возможности и иметь определенные знания в этой сфере.
Администратор отдела продаж должен знать:
- Организационные правила работы в офисе.
- Этику деловых взаимоотношений.
- Основные стандарты документального оформления и делопроизводства на предприятии.
- Программы, необходимые для введения базы данных и обработки информации.
Навыки, которыми должен обладать администратор отдела продаж
Вступив в должность, администратору необходимо постоянно работать над совершенствованием своих умений и навыков, к которым относиться:
- умение свободно общаться с клиентами и устанавливать позитивный настрой;
- способность адекватно воспринимать и использовать конструктивную критику в свой адрес;
- умение работать в ритме многозадачности.
Обучение должности администратора отдела продаж
В случае если необходимо быстро обучить человека должности администратора отдела продаж «с нуля», следует выбрать подходящую программу подготовки. Вот основные варианты подготовки будущего сотрудника:
- специальные тренинги;
- дистанционные курсы;
- обучение под руководством приглашенного тренера;
- подготовка под руководством опытного сотрудника компании, выбранного в качестве наставника.
Программа обучения должна включать:
- Теоретические основы профессии.
- Знакомство с основными правилами трудовой дисциплины.
- Изучение компьютерных программ, необходимых для работы.
- Обучение основам делопроизводства.
- Практические занятия.
Длительность обучения, в среднем, от двух недель до двух месяцев в зависимости от выбора программы и места обучения.
Вариант объявления о вакансии администратора отдела продаж
Крупная торговая компания объявляет конкурс на вакантную должность «администратор отдела сбыта».
Мы предлагаем:
- перспективу карьерного роста;
- достойную оплату труда;
- интересную работу в молодом, дружном коллективе;
Наши требования к будущему сотруднику:
- желательно наличие высшего образования;
- опыт работы от 1-го года;
- целеустремленность;
- активность;
- общительность.
Приглашаем всех желающих работать в нашей компании на собеседование. Будем рады видеть в нашей команде активных и целеустремленных сотрудников.
Как разместить объявление о вакансии
администратора на более чем 40 сайтах за 1 раз
Чтобы кандидат на должность администратора нашелся как можно быстрее, эффективнее всего разместить ваше объявление на максимальном количестве специализированных площадок по теме работы и вакансий. Таких как:
Однако, регистрироваться в ручную на каждой из них будет весьма муторно и трудоемко. Поэтому,проще и быстрее будет сделать это через специальный онлайн-сервис Jcat.
Какие удобства предоставляет данный сервис:
- Управление вакансиями на всех сайтах в 1 личном кабинете. То есть,чтобы обновить, продлить или снять вакансии с публикации нужно сделать всего 1 действие и изменения вступят в силу сразу на всех сайтах.
- Отклики и резюме со всех сайтов вакансий в одном списке. Выбирайте кандидатов и проводите собеседования. Сохраняйте историю работы по вакансии в личном кабинете. Система статусов позволит быстро найти нужного кандидата.
- Ответы кандидатам в 1 клик. Можно использовать встроенные шаблоны для ответа кандидатом или создавать свои.
- Отслеживание кандидатов на каждом этапе HR воронки. Деление кандидатов на группы: «Новые», «Подумать», «Телефонное интервью», «Собеседование», «Предложение о работе», «Принят на работу» — позволит не потерять кандидата ни на одном из этапов.
Попробуйте сервис Jcat по ссылке тут — это действительно удобно!
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Администратора отдела продаж
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность администратора отдела продаж [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Администратор отдела продаж назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Администратор отдела продаж относится к категории специалистов и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].
1.4. Администратор отдела продаж подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.5. На должность администратора отдела продаж назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование и стаж работы в аналогичной должности не менее двух лет.
1.6. Администратор отдела продаж отвечает за:
- эффективное исполнение поручаемой ему работы;
- соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.
1.7. Администратор отдела продаж должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы, регулирующие организацию сбыта и продажи товаров, оказания услуг;
- порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, а также оформления необходимых документов;
- условия заключения коммерческих сделок и методы доведения товаров (услуг) до потребителей;
- конъюнктуру внутреннего и внешнего рынка;
- ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров;
- формы и методы ведения рекламных кампаний;
- этику делового общения;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств, средств коммуникации и связи, персонального компьютера;
- правила пользования офисной техникой, средствами коммуникации и связи.
1.8. Администратор отдела продаж в своей деятельности руководствуется:
- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и нормативными документами, регулирующими организацию сбыта и продажи товаров, оказания услуг;
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.9. В период временного отсутствия администратора отдела продаж (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Администратор отдела продаж выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Контролирует выполнение условий договоров, заключенных с покупателями (сроки, оплата, наличие необходимых документов).
2.2. Взаимодействует со структурными подразделениями компании, в том числе с юридическим отделом для проверки соответствия условий заключаемых договоров требованиям действующего законодательства и внутренним документам компании.
2.3. Проводит преддоговорную работу (разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, др.).
2.4. Обеспечивает правильность заполнения и регистрации документов, ведение базы данных по заключенным договорам (купли-продажи, поставки, др.).
2.5. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам и отгрузку товаров покупателям.
2.6. Контролирует наличие необходимых товаров на складе.
2.7. Обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.).
2.8. Принимает и регистрирует заявки и претензии от покупателей.
2.9. Подготавливает и представляет непосредственному руководителю необходимую информацию об объемах продаж товаров, товарном ассортименте, своевременности оплаты покупателями товаров.
В случае служебной необходимости администратор отдела продаж может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Администратор отдела продаж имеет право:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Привлекать с разрешения руководства работников всех (отдельных) структурных подразделений к решению возложенных на него задач.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Администратор отдела продаж несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы администратора отдела продаж осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы администратора отдела продаж является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы администратора отдела продаж определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
6. Право подписи
6.1. Администратору отдела продаж для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)
Вы можете скачать должностную инструкцию администратора предприятия торговли бесплатно. Должностные обязанности администратора предприятия торговли
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АДМИНИСТРАТОРА ПРЕДПРИЯТИЯ ТОРГОВЛИ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности администратора предприятия торговли____________________________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. Лицо, назначаемое на должность администратора предприятия торговли должно иметь высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Назначение на должность администратора предприятия торговли или освобождение от неё осуществляется на основании приказа Генерального директора в порядке, установленном законодательством.
1.4. Подчиняется администратор предприятия торговли непосредственно Генеральному директору.
1.5. Если администратор предприятия торговли отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.6. Администратор предприятия торговли должен уметь пользоваться уверенно компьютером, зная программы учета товаров.
1.7. Администратор предприятия торговли должен обладать следующими личными качествами: коммуникабельность, энергичность, позитивный настрой, организаторская способность.
1.8. Администратор предприятия торговли должен знать:
— организацию складского хозяйства, условия хранения и транспортировки товаров;
— структуру управления;
— права и обязанности работников и режим их работы;
— поставщиков, ассортимент и номенклатуру выпускаемой им продукции;
— порядок оформления помещений и витрин;
— основы маркетинга и организации рекламы;
— правила и методы организации обслуживания покупателей;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда;
— правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны;
— товароведение, стандарты и технические условия на товары, основные их свойства, качественные характеристики;
— трудовое законодательство;
— основы социальной психологии и эстетики;
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы,
касающиеся работы предприятия торговли.
II. Должностные обязанности
Администратор предприятия торговли исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Организует:
— эффективное и культурное обслуживание покупателей;
— создание комфортных условий для покупателей;
— бесперебойную работу предприятия.
2.2. Контролирует отсутствие нарушений правил торговли.
2.3. Проводит консультации с покупателями по вопросам, которые касаются оказываемых услуг.
2.4. Придерживается и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов администрации предприятия.
2.5. Осуществляет контроль:
— за приемку – сдачу товаров на склад;
— за своевременной подачей товаров в торговые секции;
— за работой касс.
2.6. Осуществляет проверку качества, сроков годности товаров, наличие маркировок, легко читаемых ценников на товарах, наличие в доступных для покупателей местах книг жалоб и предложений.
2.7. Обеспечивает общий контроль за сохранностью товаров, торгового оборудования и
прочих материальных ценностей, за своевременным проведением инвентаризации товаров,
торгового оборудования, прочего имущества предприятия.
2.8. Проводит необходимые организационно – технические мероприятия.
2.9. Организует уборку в товарных секциях, торговом зале, на складе, на предприятии в целом и на прилегающей территории.
2.10. Проводит рассмотрение претензий, связанных с неудовлетворительным обслуживанием покупателей.
2.11. Доносит до руководства информацию об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, и о принимаемых мерах по их устранению.
2.12. Принимает меры, которые направлены на предотвращение и ликвидацию конфликтных ситуаций.
2.13. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда
требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны, а так же контролирует, чтобы всё вышеизложенное соблюдали работники. Так же контролирует выход работников на работу, присутствие их на рабочем месте в течение рабочего дня, контролирует ношение работниками форменной рабочей одежды. Следит, чтобы работники имели опрятный вид, сам выглядит достойно и опрятно.
2.14. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением товарных секций,
торгового зала, помещения предприятия в целом, следит за размещением, обновлением и
состоянием рекламы.
2.15. Контролирует, чтобы были закрыты все внутренние помещения предприятия вовремя и сам закрывает предприятие в установленное время, после чего сдает помещение под охрану.
2.16. Содействует поддержанию на рабочем месте атмосферы доброжелательности, подает личный пример, как необходимо обслуживать покупателей.
III. Права
Администратор предприятия торговли имеет право:
3.1. Обращаться к администрации предприятия с предложениями по улучшению работы, которая относится к его должностным обязанностям и всего предприятия в целом.
3.2. Давать распоряжения, указания, а так же самостоятельно предпринимать необходимые действия, чтобы устранить причины, повлекшие конфликтную ситуацию.
IV. Ответственность
Администратор предприятия торговли несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, определенных гражданским и трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.
4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.
4.4. В случае, разглашения коммерческой тайны, невыполнения приказов и распоряжений Генерального директора.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.