193 Общие положения
193.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника менеджера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
193.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
193.3Переименование, ликвидация должности Помощника менеджера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
193.4Помощник менеджера непосредственно подчиняется Руководителю группы, функционально — менеджеру.
1.5 У Помощника менеджера подчиненных нет.
1.6 Помощник менеджера может замещать Менеджера на время его отсутствия.
194 Цели и должностные обязанности
194.1 Деятельность Помощника менеджера направлена на достижение следующих целей:
2.1.1 Обеспечение своевременного технологического и информационного сопровождения процесса поставок товара.
2.2 Для достижения установленных целей Помощник менеджера исполняет следующие обязанности:
2.2.1 Подготавливает и оформляет заказы на поставку, с последующей их рассылкой поставщикам (работа с модулем «Е-поставка», размещение заказов и получение подтверждений согласованных поставщиком количеств товара). Трансформирует документы в WABC. Корректирует ассортимент и количество препаратов в поставке, даты ожидания.
2.2.2 Поддерживает в актуальном состоянии базы мониторинга поставок.
2.2.3 Контролирует получение первичных документов от поставщика (согласно Договору поставки на текущий год) при поставке товара на условиях CIP (прямые поставки).
2.2.4 Вносит изменения в неправильно оформленные поставочные документы, несоответствие базовым условиям поставки. Передает откорректированные документы в таможенную группу.
2.2.5 Обеспечивает подготовку документов для оприходования поступивших партий, своевременное оприходование партий товара и выпуск их в свободное обращение.
2.2.6 Формирует запросы и контролирует получение от поставщиков недостающих заводских паспортов и аналогичных документов.
2.2.7 Контактирует с поставщиками по всем текущим вопросам, в том числе по вопросам согласования контрактов, заказов, доставки товара, оприходования, сертификации, возврата некачественного товара, обеспечения правильности оформления первичных документов, координации действий с другими подразделениями фирмы.
2.2.8 Технически подготавливает и оформляет контракты с поставщиками и приложений к ним. Контролирует их согласование, подписание, сроки действия.
2.2.9 Взаимодействует с сотрудниками других подразделений фирмы по вопросам обеспечения поставок.
2.3 Для достижения установленных целей Помощник менеджера осуществляет взаимодействие с иными организациями:
2.3.1 Взаимодействие с представителями фирм-поставщиков по вопросам:
— предоставления Прайс-листов, информации по условиям поставок;
— формирование заказов на поставку, электронного заказа через систему «Е-поставка»;
— выполнения заказов;
— рекламаций по качеству, недовложениям, мех. повреждениям, браку, сертификатам;
— предоставления текущей информации по этапам поставок;
— подтверждения по этапам заказов;
— предоставления информации по результатам совместной деятельности.
195 Показатели оценки деятельности
Деятельность Помощника менеджера оценивается на основе следующих показателей:
3.1 Выполнение плана по бонусам и дополнительным скидкам по Поставщикам, закрепленным за отделом.
3.2 Выполнение плана позиционной дефектуры системы по Поставщикам, закрепленным за группой Отдела закупок.
3.3 Качество отражения в WABC ожидаемых дат поставок.
3.4 Выполнение плана по приведенной прибыли по группе поставщиков Отдела закупок.
3.5 Выполнение оперативных и календарных планов.
196 Общекорпоративные нормы
Деятельность Помощника менеджера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
—
196.9Положение об «Отделе закупок».
196.10 Настоящая должностная инструкция.
197 Права
Помощник менеджера имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.
5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.
5.3 Пользоваться всеми техническими средствами организации труда и связи для исполнения своих обязанностей.
5.4 Самостоятельно решать следующие вопросы: получение и передача разрешенной информации Поставщикам, формирование приходных документов, занесение ожидаемых поставок в базу WABC «Поставки – Поставки», подготовка необходимой документации по этапам поставок, получение недостающей документации (инвойсов, счетов-фактур, сертификатов и т. д.).
5.5 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной инструкцией.
198 Ответственность
Помощник менеджера несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
199 Требования к работнику при приеме на работу
|
Общие обязательные требования |
||
|
7.1 |
Образование |
Высшее, неоконченное высшее (в процессе завершения – вечерняя или XXX чная форма) |
|
7.2 |
Опыт работы |
— |
|
7.3 |
Профессиональные навыки |
Ведение переговоров, ведение документооборота, навыки общения с клиентами, коммуникабельность. Умение работать в команде, нацеленность на результат, способность к самоорганизации, умение работать с большим объемом документов, умение расставлять приоритеты, ответственность, исполнительность, пунктуальность, стрессоустойчивость, аккуратность, тактичность. |
|
Специальные требования |
||
|
7.4 |
Знание специального ПО, технических систем |
Офисные программы (MS Office, Ехсеl, Power Point, Интернет и др.) уверенный пользователь ПК |
|
7.5 |
Знание нормативной документации |
Таможенный кодекс РФ, Федеральный закон «О лекарственных средствах», Правила оптовой торговли лекарственными средствами |
|
7.6 |
Владение методиками |
— |
200 Словарь специальных терминов и сокращений
|
Термин, сокращение |
Определение термина, сокращения |
|
|
8.1 |
ДЗ |
Департамент закупок |
|
8.2 |
Е-поставка |
Электронная система подтверждения заказов |
|
8.3 |
ОЗ |
Отдел закупок |
|
8.4 |
CIP (Фрахт/перевозка и страхование оплачены до (название места Назначения)) |
Carriage and Insurance Paid Тo (named place of destination) – условие доставки товара, при котором продавец доставит товар названному им перевозчику, а продавец обязан оплатить расходы, связанные с перевозкой товара до названного пункта назначения. |
|
8.5 |
WABC |
Автоматизированная информационная система товарного и финансового учёта |
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.
201 Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.
должностная инструкция менеджера по закупкамдолжностные инструкции менеджера по закупкамобязанности менеджера по закупкамменеджер по закупкам должностная инструкцияменеджер по закупкам должностная инструкция
Должностная инструкция по специальности «Менеджер по закупкам»
Вы можете скачать должностную инструкцию менеджера по закупкам бесплатно. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам ____________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— тенденции мировой моды;
— принципы организации закупок;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании;
— производителей и поставщиков детских товаров;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— этику делового общения.
— компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).
1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.
II. Должностные обязанности
Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже.
2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов.
2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте.
2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства.
2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно:
— своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях;
— обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков;
— обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе.
2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка.
2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны.
2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов.
2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
III. Права
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы.
3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях.
3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей.
3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы.
3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.
3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
IV. Ответственность
Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Должностная инструкция специалиста по закупкам — документ, посредством которого работодатель закрепляет права, обязанности и ответственность сотрудника, в компетенцию которого входит обеспечение фирмы сырьем и средствами, необходимыми для ее функционирования. В чем специфика составления инструкции, рассмотрим в нашей статье.
Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция
Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.
У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.
ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы.
Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.
Структура документа
Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:
- общие положения инструкции;
- должностные обязанности специалиста по закупкам;
- права специалиста по закупкам;
- ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.
Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.
Основные формулировки
Здесь имеет смысл зафиксировать:
- что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников фирмы — к специалистам;
- порядок назначения на данную должность;
- порядок замещения данного сотрудника в период его отсутствия на работе;
- квалификационные требования к специалисту по закупкам фирмы;
- какими источниками специалист должен руководствоваться в ходе работы.
В разделе о должностных обязанностях специалиста можно определить:
- задачи специалиста по взаимодействию с поставщиками, клиентами, партнерами;
- задачи специалиста, связанные с взаимодействием с коллегами;
- задачи специалиста, находящиеся только в его компетенции и выполняемые им лично;
- порядок отчетности специалиста о своей работе перед руководством;
- обязательства специалиста по выполнению указаний руководства фирмы.
В разделе о правах инструкции отражается право специалиста по закупкам:
- на получение необходимых полномочий для выполнения установленных должностных обязанностей;
- получение информации, требующейся для выполнения установленных должностных обязанностей;
- получение нужных ресурсов для выполнения установленных должностных обязанностей;
- представление руководству предложений по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники фирмы, по оптимизации инфраструктуры фирмы.
В разделе, регламентирующем ответственность менеджера по закупкам, можно прописать:
- его ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение распоряжений руководства, разглашение коммерческой тайны и иных конфиденциальных сведений фирмы, положений законодательства РФ;
- перечень НПА или отраслей законодательства, в соответствии с которыми специалист несет ответственность за свои действия.
Если кадровая служба решает включить в инструкцию отдельный раздел о квалификационных требованиях, в нем можно зафиксировать критерии в дополнение к тем, которые содержатся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личностных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
Как организовать работу специалиста по закупкам? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм по организации работы контрактной службы.
Кто должен утверждать и подписывать инструкцию
Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем фирмы как самостоятельный правовой акт (в этом случае на ней ставится подпись руководителя) или посредством издания отдельного приказа. Специалист, для которого составлена инструкция, может подтвердить ее получение подписью на копии документа или в журнале учета должностных инструкций, если он ведется фирмой.
В некоторых организациях практикуется согласование инструкции с юристом. Как правило, факт согласования удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в журнале учета инструкций, в котором для этих целей выделена отдельная графа.
Итоги
Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность сотрудника, занимающего соответствующую должность. Руководитель фирмы должен заверить инструкцию, а сотрудник — подтвердить ее получение.
Ознакомиться со спецификой иных должностных инструкций вы можете в статьях:
- «Должностная инструкция кассира — образец-2023»;
- «Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ».
193 Общие положения
193.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника менеджера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
193.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
193.3Переименование, ликвидация должности Помощника менеджера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
193.4Помощник менеджера непосредственно подчиняется Руководителю группы, функционально — менеджеру.
1.5 У Помощника менеджера подчиненных нет.
1.6 Помощник менеджера может замещать Менеджера на время его отсутствия.
194 Цели и должностные обязанности
194.1 Деятельность Помощника менеджера направлена на достижение следующих целей:
2.1.1 Обеспечение своевременного технологического и информационного сопровождения процесса поставок товара.
2.2 Для достижения установленных целей Помощник менеджера исполняет следующие обязанности:
2.2.1 Подготавливает и оформляет заказы на поставку, с последующей их рассылкой поставщикам (работа с модулем «Е-поставка», размещение заказов и получение подтверждений согласованных поставщиком количеств товара). Трансформирует документы в WABC. Корректирует ассортимент и количество препаратов в поставке, даты ожидания.
2.2.2 Поддерживает в актуальном состоянии базы мониторинга поставок.
2.2.3 Контролирует получение первичных документов от поставщика (согласно Договору поставки на текущий год) при поставке товара на условиях CIP (прямые поставки).
2.2.4 Вносит изменения в неправильно оформленные поставочные документы, несоответствие базовым условиям поставки. Передает откорректированные документы в таможенную группу.
2.2.5 Обеспечивает подготовку документов для оприходования поступивших партий, своевременное оприходование партий товара и выпуск их в свободное обращение.
2.2.6 Формирует запросы и контролирует получение от поставщиков недостающих заводских паспортов и аналогичных документов.
2.2.7 Контактирует с поставщиками по всем текущим вопросам, в том числе по вопросам согласования контрактов, заказов, доставки товара, оприходования, сертификации, возврата некачественного товара, обеспечения правильности оформления первичных документов, координации действий с другими подразделениями фирмы.
2.2.8 Технически подготавливает и оформляет контракты с поставщиками и приложений к ним. Контролирует их согласование, подписание, сроки действия.
2.2.9 Взаимодействует с сотрудниками других подразделений фирмы по вопросам обеспечения поставок.
2.3 Для достижения установленных целей Помощник менеджера осуществляет взаимодействие с иными организациями:
2.3.1 Взаимодействие с представителями фирм-поставщиков по вопросам:
— предоставления Прайс-листов, информации по условиям поставок;
— формирование заказов на поставку, электронного заказа через систему «Е-поставка»;
— выполнения заказов;
— рекламаций по качеству, недовложениям, мех. повреждениям, браку, сертификатам;
— предоставления текущей информации по этапам поставок;
— подтверждения по этапам заказов;
— предоставления информации по результатам совместной деятельности.
195 Показатели оценки деятельности
Деятельность Помощника менеджера оценивается на основе следующих показателей:
3.1 Выполнение плана по бонусам и дополнительным скидкам по Поставщикам, закрепленным за отделом.
3.2 Выполнение плана позиционной дефектуры системы по Поставщикам, закрепленным за группой Отдела закупок.
3.3 Качество отражения в WABC ожидаемых дат поставок.
3.4 Выполнение плана по приведенной прибыли по группе поставщиков Отдела закупок.
3.5 Выполнение оперативных и календарных планов.
196 Общекорпоративные нормы
Деятельность Помощника менеджера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
—
196.9Положение об «Отделе закупок».
196.10 Настоящая должностная инструкция.
197 Права
Помощник менеджера имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.
5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.
5.3 Пользоваться всеми техническими средствами организации труда и связи для исполнения своих обязанностей.
5.4 Самостоятельно решать следующие вопросы: получение и передача разрешенной информации Поставщикам, формирование приходных документов, занесение ожидаемых поставок в базу WABC «Поставки – Поставки», подготовка необходимой документации по этапам поставок, получение недостающей документации (инвойсов, счетов-фактур, сертификатов и т. д.).
5.5 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной инструкцией.
198 Ответственность
Помощник менеджера несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
199 Требования к работнику при приеме на работу
|
Общие обязательные требования |
||
|
7.1 |
Образование |
Высшее, неоконченное высшее (в процессе завершения – вечерняя или XXX чная форма) |
|
7.2 |
Опыт работы |
— |
|
7.3 |
Профессиональные навыки |
Ведение переговоров, ведение документооборота, навыки общения с клиентами, коммуникабельность. Умение работать в команде, нацеленность на результат, способность к самоорганизации, умение работать с большим объемом документов, умение расставлять приоритеты, ответственность, исполнительность, пунктуальность, стрессоустойчивость, аккуратность, тактичность. |
|
Специальные требования |
||
|
7.4 |
Знание специального ПО, технических систем |
Офисные программы (MS Office, Ехсеl, Power Point, Интернет и др.) уверенный пользователь ПК |
|
7.5 |
Знание нормативной документации |
Таможенный кодекс РФ, Федеральный закон «О лекарственных средствах», Правила оптовой торговли лекарственными средствами |
|
7.6 |
Владение методиками |
— |
200 Словарь специальных терминов и сокращений
|
Термин, сокращение |
Определение термина, сокращения |
|
|
8.1 |
ДЗ |
Департамент закупок |
|
8.2 |
Е-поставка |
Электронная система подтверждения заказов |
|
8.3 |
ОЗ |
Отдел закупок |
|
8.4 |
CIP (Фрахт/перевозка и страхование оплачены до (название места Назначения)) |
Carriage and Insurance Paid Тo (named place of destination) – условие доставки товара, при котором продавец доставит товар названному им перевозчику, а продавец обязан оплатить расходы, связанные с перевозкой товара до названного пункта назначения. |
|
8.5 |
WABC |
Автоматизированная информационная система товарного и финансового учёта |
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.
201 Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.
должностная инструкция менеджера по закупкамдолжностные инструкции менеджера по закупкамобязанности менеджера по закупкамменеджер по закупкам должностная инструкцияменеджер по закупкам должностная инструкция
Должностная инструкция по специальности «Менеджер по закупкам»
Вы можете скачать должностную инструкцию менеджера по закупкам бесплатно. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам ____________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— тенденции мировой моды;
— принципы организации закупок;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании;
— производителей и поставщиков детских товаров;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— этику делового общения.
— компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).
1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.
II. Должностные обязанности
Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже.
2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов.
2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте.
2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства.
2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно:
— своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях;
— обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков;
— обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе.
2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка.
2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны.
2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов.
2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
III. Права
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы.
3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях.
3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей.
3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы.
3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.
3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
IV. Ответственность
Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Должностная инструкция специалиста по закупкам — документ, посредством которого работодатель закрепляет права, обязанности и ответственность сотрудника, в компетенцию которого входит обеспечение фирмы сырьем и средствами, необходимыми для ее функционирования. В чем специфика составления инструкции, рассмотрим в нашей статье.
Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция
Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.
У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.
ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы.
Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.
Структура документа
Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:
- общие положения инструкции;
- должностные обязанности специалиста по закупкам;
- права специалиста по закупкам;
- ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.
Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.
Основные формулировки
Здесь имеет смысл зафиксировать:
- что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников фирмы — к специалистам;
- порядок назначения на данную должность;
- порядок замещения данного сотрудника в период его отсутствия на работе;
- квалификационные требования к специалисту по закупкам фирмы;
- какими источниками специалист должен руководствоваться в ходе работы.
В разделе о должностных обязанностях специалиста можно определить:
- задачи специалиста по взаимодействию с поставщиками, клиентами, партнерами;
- задачи специалиста, связанные с взаимодействием с коллегами;
- задачи специалиста, находящиеся только в его компетенции и выполняемые им лично;
- порядок отчетности специалиста о своей работе перед руководством;
- обязательства специалиста по выполнению указаний руководства фирмы.
В разделе о правах инструкции отражается право специалиста по закупкам:
- на получение необходимых полномочий для выполнения установленных должностных обязанностей;
- получение информации, требующейся для выполнения установленных должностных обязанностей;
- получение нужных ресурсов для выполнения установленных должностных обязанностей;
- представление руководству предложений по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники фирмы, по оптимизации инфраструктуры фирмы.
В разделе, регламентирующем ответственность менеджера по закупкам, можно прописать:
- его ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение распоряжений руководства, разглашение коммерческой тайны и иных конфиденциальных сведений фирмы, положений законодательства РФ;
- перечень НПА или отраслей законодательства, в соответствии с которыми специалист несет ответственность за свои действия.
Если кадровая служба решает включить в инструкцию отдельный раздел о квалификационных требованиях, в нем можно зафиксировать критерии в дополнение к тем, которые содержатся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личностных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
Как организовать работу специалиста по закупкам? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм по организации работы контрактной службы.
Кто должен утверждать и подписывать инструкцию
Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем фирмы как самостоятельный правовой акт (в этом случае на ней ставится подпись руководителя) или посредством издания отдельного приказа. Специалист, для которого составлена инструкция, может подтвердить ее получение подписью на копии документа или в журнале учета должностных инструкций, если он ведется фирмой.
В некоторых организациях практикуется согласование инструкции с юристом. Как правило, факт согласования удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в журнале учета инструкций, в котором для этих целей выделена отдельная графа.
Итоги
Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность сотрудника, занимающего соответствующую должность. Руководитель фирмы должен заверить инструкцию, а сотрудник — подтвердить ее получение.
Ознакомиться со спецификой иных должностных инструкций вы можете в статьях:
- «Должностная инструкция кассира — образец-2023»;
- «Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ».
- Предоставление консультации
- Составление контрактов
- Мониторинг эффективности подрядчика
- Ведение записей о закупках
- Использование соответствующих навыков
Работая под руководством менеджеров по закупкам, помощники по закупкам координируют закупочную деятельность, обеспечивая эффективное приобретение товаров по справедливым ценам. Они консультируют менеджеров по приобретению продуктов, поддерживают связь с поставщиками, отслеживают заказы и ведут точный учет закупок. Ассистенты по закупкам, которым, как правило, для приема на работу требуется диплом об окончании средней школы и некоторый опыт административной или канцелярской поддержки, могут работать на предприятия, в местные органы власти, правительственные учреждения, а также в некоммерческие организации. По данным Simply Hired, веб-сайта, посвященного профессиональным ресурсам, по состоянию на февраль 2014 года средние зарплаты помощников по закупкам составляли 42 000 долл. США.
Предоставление консультации
Чтобы гарантировать, что организация закупает качественные продукты, помощники по закупкам предоставляют информацию о различных марках продуктов, доступных на рынке. Например, в университете ассистент может использовать свои знания в области канцелярских товаров, чтобы консультировать преподавателей по лучшим продуктам для использования. Когда департаменты учреждения размещают заявки на закупки, он проверяет их на предмет полноты и точности. Если заявка является неточной — возможно, департамент заказывает необычно большое количество бумаги для копировальных аппаратов — задача помощника — изучить проблему, прежде чем связываться с поставщиками.
Составление контрактов
После получения заказов на покупку, помощник по закупкам координирует покупку и последующую доставку товара. Если организация хочет заключить договор с поставщиком, помощник просит поставщиков сделать предложения, вместе с прайс-листами заказанной продукции. Затем она может сотрудничать с менеджером по закупкам, чтобы рассмотреть предложения и выбрать надежного поставщика с лучшими ценами. Помощник связывается с выбранным поставщиком и назначает встречу, на которой они могут договориться об условиях поставки и подписать контракт на закупку.
Мониторинг эффективности подрядчика
Ассистенты по закупкам следят за эффективностью работы контрактных поставщиков Например, когда поставщик доставляет канцтовары в университет, ассистент проверяет качество бумаги для ксерокса, пружинных файлов, письменных принадлежностей и других предметов, чтобы убедиться, что они соответствуют спецификациям учреждения. Если некоторые продукты не соответствуют требуемому качеству, помощник дает указание поставщику произвести замену. Ассистенты по закупкам информируют менеджеров о работе различных поставщиков, часто рекомендуя соответствующие действия — такие как расторжение контракта — против неэффективных поставщиков.
Ведение записей о закупках
Работа ассистентов по закупкам заключается в ведении актуальных записей документов о закупках, таких как заказы на поставку, предложения по ставкам и отзывы о поставщиках. Для этого они должны разработать и внедрить подходящую систему регистрации. Если эти помощники выбирают стальной шкаф для хранения документов, а не электронную систему хранения документов, например, они могут помещать аналогичные или регулярно используемые документы в один и тот же ящик, так что, если менеджеры по закупкам требуют предложений по тендерным предложениям, представленных определенными поставщиками, помощники могут легко получить их.
Использование соответствующих навыков
Чтобы быть эффективными, ассистенты по закупкам должны быть организованными людьми с большим вниманием к мелким деталям и сильным математическим навыкам. Например, они используют организационные навыки для эффективной работы с несколькими документами на покупку и математические навыки для точного расчета общей стоимости элементов заказов. Также важны навыки устного общения, поскольку помощники часто общаются с поставщиками и продавцами.
FAQ — 💬
❓ Что входит в обязанности помощника?
👉 Общие обязанности помощника руководителя
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. …
- координация деятельности руководства. …
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
❓ Что делает помощник менеджера по закупкам?
👉 Формирование заявок на отгрузку. Внесение поступающей информации в базу, корректировка данных, ведение базы. Ведение документооборота отдела закупок.
❓ Что нужно знать для работы в закупках?
👉 Навыки и обязанности специалиста по закупкам
- разбираться в теории управления товарными запасами;
- обладать хорошими аналитическими способностями;
- быть знакомыми со средствами автоматизации управления товарными запасами;
- уметь работать с учетными системами: 1С, SAP, Oracle и т. …
- быть хорошими переговорщиками;
❓ Что входит в обязанности менеджера по закупкам?
👉 Менеджер по закупкам занимается преимущественно работой с поставщиками предприятия. Благодаря его ответственной работе предприятие своевременно получает товары или сырье, своевременно производит и/или отгружает конечную продукцию и, в результате, удовлетворяет запросы потребителей.
❓ Как по другому назвать помощника?
👉 Синонимы к слову «помощник» (141 слово)
| № | Синоним | Частота |
|---|---|---|
| 1 | товарищ (109) | 230.6 |
| 2 | правая рука (14) | 202.042 |
| 3 | участник (52) | 144.2 |
| 4 | сотрудник (59) | 135.1 |
❓ Что должен уметь личный помощник?
👉 Что должен уметь личный помощник руководителя
- составление рабочего и личного расписания руководителя;
- подготовка встреч и мероприятий (назначение, согласование и т. …
- работа с личными и деловыми письмами, звонками, бумагами;
- обеспечение психологического комфорта в офисе и не только;
❓ Кому должен подчиняться Менеджер по закупкам?
👉 1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок. 1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
❓ Что делает помощник категорийного менеджера?
👉 Обязанности: — Анализ наполнения товарным запасом; — Формирование заказов; — Контроль поставок и оплаты; — Анализ и контроль продаж; — Работа с неликвидами; — Мониторинг конкурентов; — Заключение договоров с поставщиками; — Работа с ассортиментными матрицами; — Ценообразование.
❓ Каким должен быть специалист по закупкам?
👉 Специалист по торговым закупкам должен быть человеком мобильным, коммуникабельным, способным пойти на компромисс, дипломатичным, внимательным. Именно такой человек ведет переговоры с сотрудничающими компаниями и должен суметь заключить договор на условиях, которые станут максимально выгодными для компании.
❓ Какая зарплата у специалиста по закупкам?
👉 По данным ГородРабот. ру, средняя зарплата Специалиста по закупкам в России за 2022 год ‒ 43 783 рубля. За месяц заработная плата изменилась на 2.5% ‒ с 42 673 до 43 783 рубля. А чаще всего в вакансиях встречается зарплата 40 000 рублей (модальная).
❓ Что должен знать и уметь закупщик?
👉 Большое преимущество на рынке закупок дает умение работать именно с внутренними данными компании….Какие навыки требуют от закупщиков на рынке труда в 2021 году
- знание законодательства;
- опыт работы в системе Prozorro;
- умение проводить аналитику и обрабатывать данные, в частности внутренние.
При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
- Чем конкретно занимается специалист по закупкам
- Как должна выглядеть должностная инструкция специалиста по закупкам
- В чем заключаются должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.
Чем конкретно занимается специалист по закупкам
Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.
Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.
Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:
- подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
- контроль всех этапов процесса;
- анализ расходов;
- ведение базы заказов;
- возвращение залога участникам торгов;
- аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
- анализ заявок участников, их прием и отклонение.
В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:
- поиск закупок по профилю компании;
- сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
- формирование предложений о ценах;
- подача документов в сроки, установленные заказчиком;
- соблюдение условий, установленных процедурой.
Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).
В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.
Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.
Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.
Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.
Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.
В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?
- В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
- Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
- После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
- Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.
Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.
Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.
Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.
Обязанности этого сотрудника заключаются в следующем:
- составление плана закупок на определенный период;
- контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа закупки;
- определение победителя и дальнейшая работа с поставщиками;
- постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.
Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.
Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:
- требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
- основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
- основы антимонопольного законодательства;
- основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
- особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
- методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
- основы информатики в части применения к закупкам;
- этика делового общения и правила ведения переговоров;
- дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
- требования охраны труда.
К умениям специалиста по закупкам относится:
- мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
- составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
- анализ заявок поставщиков;
- отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
- ведение переговоров, составление заявок и предложений;
- отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
- создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
- анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
- взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.
Документы, которые регулируют работу специалиста по закупкам:
- законодательство РФ (главным образом это 44-ФЗ);
- должностная инструкция;
- трудовой договор;
- внутренние акты компании.
Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:
- сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
- организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
- подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
- организация и проведение всех закупочных мероприятий;
- подведение итогов закупки;
- выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.
Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.
Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.
Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.
- Предоставление консультации
- Составление контрактов
- Мониторинг эффективности подрядчика
- Ведение записей о закупках
- Использование соответствующих навыков
Работая под руководством менеджеров по закупкам, помощники по закупкам координируют закупочную деятельность, обеспечивая эффективное приобретение товаров по справедливым ценам. Они консультируют менеджеров по приобретению продуктов, поддерживают связь с поставщиками, отслеживают заказы и ведут точный учет закупок. Ассистенты по закупкам, которым, как правило, для приема на работу требуется диплом об окончании средней школы и некоторый опыт административной или канцелярской поддержки, могут работать на предприятия, в местные органы власти, правительственные учреждения, а также в некоммерческие организации. По данным Simply Hired, веб-сайта, посвященного профессиональным ресурсам, по состоянию на февраль 2014 года средние зарплаты помощников по закупкам составляли 42 000 долл. США.
Предоставление консультации
Чтобы гарантировать, что организация закупает качественные продукты, помощники по закупкам предоставляют информацию о различных марках продуктов, доступных на рынке. Например, в университете ассистент может использовать свои знания в области канцелярских товаров, чтобы консультировать преподавателей по лучшим продуктам для использования. Когда департаменты учреждения размещают заявки на закупки, он проверяет их на предмет полноты и точности. Если заявка является неточной — возможно, департамент заказывает необычно большое количество бумаги для копировальных аппаратов — задача помощника — изучить проблему, прежде чем связываться с поставщиками.
Составление контрактов
После получения заказов на покупку, помощник по закупкам координирует покупку и последующую доставку товара. Если организация хочет заключить договор с поставщиком, помощник просит поставщиков сделать предложения, вместе с прайс-листами заказанной продукции. Затем она может сотрудничать с менеджером по закупкам, чтобы рассмотреть предложения и выбрать надежного поставщика с лучшими ценами. Помощник связывается с выбранным поставщиком и назначает встречу, на которой они могут договориться об условиях поставки и подписать контракт на закупку.
Мониторинг эффективности подрядчика
Ассистенты по закупкам следят за эффективностью работы контрактных поставщиков Например, когда поставщик доставляет канцтовары в университет, ассистент проверяет качество бумаги для ксерокса, пружинных файлов, письменных принадлежностей и других предметов, чтобы убедиться, что они соответствуют спецификациям учреждения. Если некоторые продукты не соответствуют требуемому качеству, помощник дает указание поставщику произвести замену. Ассистенты по закупкам информируют менеджеров о работе различных поставщиков, часто рекомендуя соответствующие действия — такие как расторжение контракта — против неэффективных поставщиков.
Ведение записей о закупках
Работа ассистентов по закупкам заключается в ведении актуальных записей документов о закупках, таких как заказы на поставку, предложения по ставкам и отзывы о поставщиках. Для этого они должны разработать и внедрить подходящую систему регистрации. Если эти помощники выбирают стальной шкаф для хранения документов, а не электронную систему хранения документов, например, они могут помещать аналогичные или регулярно используемые документы в один и тот же ящик, так что, если менеджеры по закупкам требуют предложений по тендерным предложениям, представленных определенными поставщиками, помощники могут легко получить их.
Использование соответствующих навыков
Чтобы быть эффективными, ассистенты по закупкам должны быть организованными людьми с большим вниманием к мелким деталям и сильным математическим навыкам. Например, они используют организационные навыки для эффективной работы с несколькими документами на покупку и математические навыки для точного расчета общей стоимости элементов заказов. Также важны навыки устного общения, поскольку помощники часто общаются с поставщиками и продавцами.
FAQ — 💬
❓ Что входит в обязанности помощника?
👉 Общие обязанности помощника руководителя
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. …
- координация деятельности руководства. …
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
❓ Что делает помощник менеджера по закупкам?
👉 Формирование заявок на отгрузку. Внесение поступающей информации в базу, корректировка данных, ведение базы. Ведение документооборота отдела закупок.
❓ Что нужно знать для работы в закупках?
👉 Навыки и обязанности специалиста по закупкам
- разбираться в теории управления товарными запасами;
- обладать хорошими аналитическими способностями;
- быть знакомыми со средствами автоматизации управления товарными запасами;
- уметь работать с учетными системами: 1С, SAP, Oracle и т. …
- быть хорошими переговорщиками;
❓ Что входит в обязанности менеджера по закупкам?
👉 Менеджер по закупкам занимается преимущественно работой с поставщиками предприятия. Благодаря его ответственной работе предприятие своевременно получает товары или сырье, своевременно производит и/или отгружает конечную продукцию и, в результате, удовлетворяет запросы потребителей.
❓ Как по другому назвать помощника?
👉 Синонимы к слову «помощник» (141 слово)
| № | Синоним | Частота |
|---|---|---|
| 1 | товарищ (109) | 230.6 |
| 2 | правая рука (14) | 202.042 |
| 3 | участник (52) | 144.2 |
| 4 | сотрудник (59) | 135.1 |
❓ Что должен уметь личный помощник?
👉 Что должен уметь личный помощник руководителя
- составление рабочего и личного расписания руководителя;
- подготовка встреч и мероприятий (назначение, согласование и т. …
- работа с личными и деловыми письмами, звонками, бумагами;
- обеспечение психологического комфорта в офисе и не только;
❓ Кому должен подчиняться Менеджер по закупкам?
👉 1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок. 1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
❓ Что делает помощник категорийного менеджера?
👉 Обязанности: — Анализ наполнения товарным запасом; — Формирование заказов; — Контроль поставок и оплаты; — Анализ и контроль продаж; — Работа с неликвидами; — Мониторинг конкурентов; — Заключение договоров с поставщиками; — Работа с ассортиментными матрицами; — Ценообразование.
❓ Каким должен быть специалист по закупкам?
👉 Специалист по торговым закупкам должен быть человеком мобильным, коммуникабельным, способным пойти на компромисс, дипломатичным, внимательным. Именно такой человек ведет переговоры с сотрудничающими компаниями и должен суметь заключить договор на условиях, которые станут максимально выгодными для компании.
❓ Какая зарплата у специалиста по закупкам?
👉 По данным ГородРабот. ру, средняя зарплата Специалиста по закупкам в России за 2022 год ‒ 43 783 рубля. За месяц заработная плата изменилась на 2.5% ‒ с 42 673 до 43 783 рубля. А чаще всего в вакансиях встречается зарплата 40 000 рублей (модальная).
❓ Что должен знать и уметь закупщик?
👉 Большое преимущество на рынке закупок дает умение работать именно с внутренними данными компании….Какие навыки требуют от закупщиков на рынке труда в 2021 году
- знание законодательства;
- опыт работы в системе Prozorro;
- умение проводить аналитику и обрабатывать данные, в частности внутренние.