Должностная инструкция делопроизводителя
Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.
Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- гражданское и трудовое законодательство РФ;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
- структуру компании и ее подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- виды документов и их назначение;
- порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
- основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
- работать с любыми видами документов;
- пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
- организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
- руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
- разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
- организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
- систематизировать документы внутри дел;
- контролировать сохранность и защиту документов;
- пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:
- ведение документооборота;
- организация работы по учету, хранению и передаче документов;
- контроль сохранности и защиты документов.
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель обязан:
- вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
- вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
- отправлять исполненную документацию по адресатам;
- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
- вести электронную базу документов и составлять картотеки;
- подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
- контролировать сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
4.1. Делопроизводитель имеет право:
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.
5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 13 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Загрузка документа
«Должностная инструкция делопроизводителя»
Имя файла документа: 17834
Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf
Размер текстовой версии файла: 10,7 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылок для скачивания, они очень скоро появятся на этом месте
После появления ссылок, скачайте нужный вам формат
Не забудьте «Сказать спасибо», ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Должностная инструкция асфальтобетонщика 5-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы)
- Должностная инструкция асфальтобетонщика 3-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы)
- Должностная инструкция рыбовода 6-го разряда (для организаций, осуществляющих добычу и переработку рыбы и морепродуктов)
- Должностная инструкция менеджера отдела маркетинга учреждения здравоохранения города Москвы
- Должностная инструкция документоведа отдела маркетинга учреждения здравоохранения города Москвы
- Должностная инструкция медсестры — менеджера отдела маркетинга
- Должностная инструкция юрисконсульта
- Должностная инструкция старшего смены (начальника караула) по охране и сопровождению грузов
- Должностная инструкция инженера по пожарной безопасности
- Должностная инструкция монтажника оборудования связи 4-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы)
- Должностная инструкция паркетчика 4-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы)
- Должностная инструкция изготовителя пульпоэкстракторов 2-го разряда (для организаций, занимающихся производством медицинского инструмента, приборов и оборудования)
- Должностная инструкция паркетчика 3-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы)
- Должностная инструкция кабельщика-спайщика местных сетей связи
- Должностная инструкция электромонтера канализационных сооружений связи
В должностную инструкцию делопроизводителя допустимо вносить самые различные условия труда, не противоречащие закону. Образец можно скачать бесплатно.
Делопроизводитель самостоятельно участвует в создании должностных инструкций других специалистов. Однако, труд самого делопроизводителя тоже должен регулироваться нормативными актами. В их числе: трудовой контракт, должностная инструкция делопроизводителя и ряд сопутствующих локальных бумаг. В данной статье мы расскажем о правильности оформления должностного регламента делопроизводителя, и предоставим возможность бесплатно скачать образец. Пример имеет простейший формат и легко поддается редактированию.
Письменная фиксация условий труда каждого сотрудника предприятия неизбежна. Конкретизация прав и обязанностей, ответственности, других положений позволит избежать конфликтных ситуаций. Данные регламенты фиксируются строго в письменном виде, в необходимом количестве экземпляров, и отметкой работника об ознакомлении. В обсуждаемую бумагу делопроизводителя допустимо вносить самые различные условия труда, не противоречащие закону, и не ухудшающие прав сторон. Обычно, ознакомление и утверждение должностного положения происходит вместе с подписанием контракта.
Обязательные пункты должностной инструкции делопроизводителя
:
- Утвердительная запись руководителя, название учреждения, печать;
- Общие термины и понятия, права и обязанности, ответственность;
- Характеристики деятельности;
- Условия оплаты, режим профессии;
- Иные не запрещенные законом нормы;
- Заключительные моменты;
- Ознакомительная отметка сотрудника.
В силу уникальности профессии, пункты рассматриваемой бумаги формируются исключительным способом. К кандидатам на замещение должности будут применяться определенные требования. Делопроизводитель должен иметь специальное образование, навыки, минимальный стаж. Не помешают определенные знания законодательства для его применения при создании локальной документации. Не лишним будет изучение структуры всей организации, вопросов документооборота в учреждении. Важнейшей составляющей является умение работать на ЭВМ.