Должностная инструкция делопроизводителя в снт образец

УТВЕРЖДАЮ

(наименование должности)

(подпись) (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
• основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
• структуру предприятия и его подразделений;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы трудового законодательства;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) ;
• настоящей должностной инструкцией;

1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно

1.6. В период отсутствия делопроизводителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Ведение делопроизводства в организации.

2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции.

3. Должностные обязанности

Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

3.2. В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

3.7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

Положение о ведении документооборота

1. Общие положения

1.1.Настоящее  положение  о документообороте разработано и утверждено для обязательного  применения  в  СНТ СН «Осот» (далее – Положение)

1.2.Положение   обязательно   к   применению  всеми  подразделениями Товарищества  в том числе:

— общим собранием Товарищества (собрание уполномоченных);

— правлением – как орган управления;

— ревизионной комиссией – как орган контроля от имени общего собрания членов Товарищества,

— специально созданной комиссией – комиссией по контролю за законодательством, конфликтной комиссией;

— бухгалтерией,

— иными службами хозяйственного назначения,   в том числе   членами указанных подразделений и  индивидуальными постоянными (штатными)  и  сезонными  работниками Товарищества и работниками, заключившими гражданско-правовые договора (договора подряда, оказания услуг и т.д.). 

1.3. Ведение Документооборота.

1.3.1.  За  организацию  документооборота и контроль исполнения Положения  отвечает лично  председатель правления Товарищества. Ведение документооборота, его хранение, уничтожение документов с истекшим сроком хранения выполняется лицом назначенным правлением Товарищества с обязательным заключением с ним  отдельного (дополнительного) письменного соглашения (трудового – в случае наличия между ним и трудовых отношений) или гражданско-правового договора оказания услуг по ведению документооборота, в том числе созданию настоящего положения и восстановлению (изготовлению дубликатов)  всех необходимых и обязательных документов предусмотренных положением.  Указанное письменное соглашение в обязательном порядке должно предусматривать подробно изложенные  обязанности лица ответственного за ведение документооборота и ответственность за его ненадлежащее исполнение.

1.3.2. С учетом общих принципов организации контроля и исполнения, не допускающих, совмещения указанных функций в одном лице — не следует,   возлагать обязанности по ведению документооборота,  на председателя правления, поскольку в данном случае, лицо исполняющее функцию начинает контролировать само себя, что не допускается в принципе. Все документы, положения, инструкции, разработанные  лицом по ведению документооборота в рамках исполнения указанного соглашения являются собственностью Товарищества и подлежат обязательной передаче по акту приема-передачи, с подробным перечнем передаваемых документов назначенному  представителю Товарищества или председателю правления,  в случае  расторжения с ним соглашения или увольнения, а так-же в случае долговременной болезни или отпуска.

1.3.3. В целях качественного и полного ведения документооборота в Товариществе  рекомендуется привлекать лиц имеющих высшее образование, имеющие специальные познания в документоведение,  опыт работы с документами, опыт работы с персональными компьютерами и т.д. а так же предусматривать за надлежащее выполнение работы по ведению документооборота оплату (денежное или иное вознаграждение).  В случае отсутствия средств и иной возможности у товарищества оплачивать вышеуказанную работу  по ведению документооборота допускается возложить обязанности по его ведению  на членов правления,  секретаря правления, бухгалтера, кассира или иное лицо, но с обязательным заключением  письменного дополнительного соглашения — договора (дополнительно возложенные обязанности к основным) с подробным описанием обязанностей и ответственности.   

1.3.4.  Поскольку, ожидать качественного выполнения ведения документооборота возможно только за достойное вознаграждение. В целях экономии денежных средств Товарищества в целом и каждого садовода в частности рекомендуется привлекать специалиста по ведению документооборота по гражданско-правовому договору «со стороны»  т.е. по совместительству, так как в Товариществах с малым количеством садовых участков не требуется постоянного нахождения в правление, специалиста по ведению  документооборота. Рекомендуется привлекать одного специалиста по ведению документооборота на несколько Товариществ. Возможно, возложить на специалиста по ведению документооборота обязанностей по ведению кадровой работы, пенсионной отчетности,  аттестации рабочих мест, охране труда.

1.3.5.  Не рекомендуется возложение обязанностей по ведению документооборота разным лицам, так как это предусматривает и деление ответственности и оплаты и отсутствием ясности в обязанностях. Соглашение подписываемое между правлением и лицом исполняющим обязанности (в дополнение к основным обязанностям) по ведению документооборота должно предусматривать оплату труда за фактически выполненную работу и сдаваемую ежемесячно по акту приема-передачи.

1.4. Применение Положения будет способствовать созданию единой системы и требований к  ведению документооборота вне зависимости от личности председателя или членов его правления, как в части делопроизводства Товарищества в целом.

1.5. Основные понятия Положения:

— документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

— производитель документов — лицо, осуществляющее подготовку, оформление и передачу (доставку) документа;

— журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции и иных документов— журнал в котором систематизировано (последовательно) отражается факт поступления корреспонденции (входящих и исходящих документов) с присвоением им регистрационных номеров, даты и  основного смысла адресата получения или отправки. В целях фиксирования фактов в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции  отражаются так же движение внутренних документов в Товарищество – заявления о приеме и увольнении, объяснительные и докладные записки, справки от работников Товарищества и прочие  документы. 

— журнал регистрации выдачи и исполнения заданий и поручений – журнал, в котором систематизировано (последовательно) отражается выдача заданий и поручений лицам ответственным за его выполнение и результаты его исполнения в сроки указанные в журнале. Факт получения отображенного задания ответственным лицом удостоверяется его росписью с датой получения и подтверждает:

— что на дату получения и принятия задания или поручения орган или лицо уполномоченное его выдавать обеспечило  ответственному лицу все условия для его исполнения;

— возможность его исполнения  в указанные сроки;

— согласие на его исполнение с определенными в задании качественными и количественными показателями.

В случае если правление Товарищества, выдавая задание ответственному лицу,  не обеспечила возможность  его исполнения,  в указанные сроки, или при  исполнении задания или поручения возникли обстоятельства,  препятствующие их исполнению,  ответственное лицо обязано сделать об этом отметку в журнале регистрации выдачи и исполнения заданий и поручений с приложением пояснительной записки  объясняющей не возможность его исполнения в указанные сроки.

Не исполнение полученных заданий и (или) принятых на себя в добровольном порядке считается грубым нарушением настоящего положения и устава Товарищества с возложением на виновное лицо предусмотренной ответственности. Следует, обратить особое внимание на то, что в исключительных случаях, при особо важных и сложных заданиях и поручениях и имеющих существенное значения для Товарищества необходимо  предусматривать заключение отдельных и индивидуальных Гражданско-Правовых Договоров (далее — ГПХ, не путать с трудовыми договорами и соглашениями);

— Договор Гражданско-Правового Характера (ГПХ) – заключается с любым дееспособным лицом по выполнению подряда,  работ или оказанию услуг,  не состоящего  в трудовых отношениях с Товариществом. Допускается так же заключать договора ГПХ с работниками Товарищества, в случае если предмет договора ГПХ не входит в обязанности, предусмотренные трудовым договором, и выполняется в нерабочее время  и не в ущерб основным трудовым обязанностям. На лицо заключившее договор ГПХ не распространяются правила внутреннего трудового распорядка и льготы, предусмотренные для работников Товарищества.  Все гарантии качества выполненных работ и ответственность за «скрытые» недостатки   действуют в предусмотренные в договоре  сроки вне зависимости от наличия трудовых отношений или членства в правлении или Товарищества.  Договор ГПХ это основной инструмент для получения Товариществом надлежащего и необходимого результата, требуемого от членов правления и его председателя, членов ревизионной комиссии  и прочих членов Товарищества;

—электронные материалы — издания, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях;

-дефектные документы или материалы — документы или материалы с выявленными пороками их формы или содержания. По запросам получателей документов или материалов заменяются на надлежащие документы (материалы) их производителями в месячный срок;

—электронный документ — формализованная запись информации в электронном виде, заверенная электронной цифровой подписью и отвечающая правилам и требованиям документирования;

— электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

— реквизит документа — обязательный элемент оформления документа, без которых он теряет юридическую силу;

— бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

— подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

—копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Копия документа приобретает юридическую силу в случае её надлежащего заверения уполномоченным на это лицом и поскольку является производным доказательством, в особых случаях требуется предоставления подлинника документа, с которого выполнена копия, после обозрения и сравнения с подлинником она приравнивается к подлиннику и приобретает юридическую силу;

—Выкопировка документа – документ не полностью воспроизводящий информацию подлинника, а только необходимую его часть и полученная путем ксерокопирования  всей страницы документа. Юридическую силу выкопировка принимает аналогично заверению копии документа с предоставлением подлинника;

—выписка из документа –  документ не полностью воспроизводящий информацию подлинника, а только необходимую его часть и полученная путем выписывания из подлинника необходимой части машинописном или рукописным текстом.  Юридическую силу выписка принимает аналогично заверению копии документа с предоставлением подлинника;

—заверение копии, выкопировки,  выписки документа – процесс подтверждения достоверности информации воспроизводимой в документе своей подписью и печатью (при наличии). Заверять имеют право лица,  уполномоченные на это специальным указанием в распоряжение органа правления (председателем правления). Председатель правления заверяет документы на основание прямого указания закона и полномочий предусмотренных уставом. Председатель правления имеет право наделить полномочиями заверять документы любое лицо посредством доверенности или приказа по Товариществу.  Указанными лицами заверяются любые документы воспроизведенные Товариществом при их копировании или ином размножении вне зависимости от источника его разработки и предоставления.  Юридическое значение заверения документа – подтвердить своей подписью, что  при копирование, выкопирование или выписывание не были внесены искажения и документ полностью воспроизводить смысл и содержание подлинника или его части.

—документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или архив для хранения и (или) отправки;

—регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. В случае отсутствия Журнала регистрации входящей корреспонденции, иных документов и обращений —  проставление подписи и даты получения на втором экземпляре документа, который остается у заявителя (подателя жалобы или обращения). Указанная подпись приравнивается к надлежащей регистрации входящего документа и подтверждает юридический факт получения входящего документа, заявления или иного обращения, лица к которому оно адресовано;

—дело или сведения лицевого счета  — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Товарищества;

—делопроизводитель  или лицо исполняющее обязанности делопроизводителя —  лицо, ответственное за ведение делопроизводства в Товариществе.  Рекомендуется   привлечение в качестве ответственного за ведение делопроизводства квалифицированного специалиста в области документоведения и документооборота, кадрового дела, охраны труда имеющего опыт работы на предприятиях или в иных Товариществах. При избрании секретаря общего собрания или заседания правления рекомендуется так-же выбирать в его качестве так-же именно указанного специалиста в  области документоведения. В случае отсутствия возможности избрания в качестве секретаря, указанного специалиста, следует в последующем, в любом случае, перед изготовлением протоколов согласовывать его редакцию со  специалистом в области документоведения и юриспруденции.

Не допускается привлекать к ответственности за ненадлежащее исполнение обязанностей по ведению документооборота, лицо на которое возложены обязанности делопроизводителя, без подписанного с ним письменного  соглашения (согласия на исполнение обязанностей) с подробным описанием в нем всех прав и обязанностей в соответствие с настоящем положением. В связи с чем, требовать от лица надлежащего исполнения обязанностей, предусмотренных настоящим положением, без оформления письменного соглашения (договора) — запрещено.

— лицо ответственное за регистрацию входящей корреспонденции и иной входящей и исходящей документации, в том числе обращений граждан и садоводов к правлению, председателю, ревизионной комиссии, комиссии по соблюдению за законодательством (конфликтной комиссии или представителям правления) – лицо с которым заключено соглашение (как правило – дополнительное к основному трудовому договору) о регистрации  вышеуказанной корреспонденции, документов и обращений.  Не рекомендуется объединять обязанности указанного лица с  обязанностями лица ответственного  за ведение документооборота, так как лицо ответственное за регистрацию входящей корреспонденции должно постоянно находиться в правление Товарищества, в связи с тем, что необходимо обеспечить постоянную  регистрацию входящих документов в соответствие с графиком работы органов правления в то же время постоянного нахождение лица ответственного за ведение документооборота не требуется, а необходимо по мере возникновения надобности  или потребности в связи с ведением документооборота. 

Не допускается привлекать к ответственности за ненадлежащее исполнение обязанностей по регистрации входящей корреспонденции и иных документов,  лицо, на которое возложены указанные обязанности, без подписанного с ним письменного  соглашения (согласия на исполнение обязанностей) с подробным описанием в нем всех прав и обязанностей в соответствие с настоящем положением. В связи, с чем требовать от лица надлежащего исполнения обязанностей, предусмотренных настоящим положением, без оформления письменного  соглашения (договора) — запрещено.

— протокол собрания или заседания —  документ,  подробно и полно фиксирующий в хронологическом порядке ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Допускается не фиксировать отчеты, выступления, доклады лиц выступающих на указанных собраниях с обязательным приложением отчета, выступления, доклада к протоколу и указанием этого в нем. В указанном случае лицо ведущее протокол несет ответственность за наличие приложения которое является неотъемлемой частью протокола. Все выступления, отчеты, доклады, не зафиксированные в протоколе и приложенные к нему должны быть прошиты (прошнурованы) и на последней странице склеены и заверены ведущим протокол с отображением количества страниц протокола, количества приложений и страниц в них заверены печатью и утверждены председателем собрания (заседания). Ответственность за полноту, укомплектованность и достоверность изложенного в протоколе фактическим обстоятельствам несут лица, подписывающие и (или) заверяющие протокол.

—Решение (постановление) общего собрания членов Товарищества–документ, воспроизводящий только результаты голосования и принятых по ним решения на общем собрании членов Товарищества. Решение подписывает секретарь общего собрания и председатель этого собрания. В отдельных случаях для придания полной юридической силы решению необходимо предъявление надлежаще оформленного протокола общего собрания членов Товарищества. 

— общий список (реестр) правообладателей садовых участков (садоводов) – список садоводов и прочих правообладателей садовых участков (пользователей, арендаторов, фактических покупателей, наследников и иных граждан) написавших заявление о вступление в Товарищество и принятых в установленном уставом и законом порядке, т.е. решение об их принятие отображено в протоколе общего собрания (собрания уполномоченных) с обязательным перечислением ФИО принятого в члены (прилагаемым списком выбывших и вновь прибывших садоводов). При этом поскольку как правило в течении отчетного периода между собраниями происходит выбытие в связи с продажей садовых участков, дарением, отказам, исключением, смертью и прибытие вновь прибывших – общий список садоводов должен быть по каждому отчетному году индивидуальным т.е. с отображением только тех садоводов которые числились в отчетном году. При этом список садоводов, как документ,  принимает юридическую силу только когда он оформлен в соответствие с требованиями закона и настоящего положения т.е. прошит, пронумерованы страницы, на последней страницы склеены, заверен печатью и подписью председателя правления.

— списки выбывших и вновь прибывших садоводов — утверждаются на общем собрании членов Товарищества и являются неотъемлемой частью протокола общего собрания,  т.е. прошиваются с ним и склеиваются, заверяются печатью и подписью председателя правления.

— списки о распределение садовых участков между членами Товарищества– подготавливаются только в отношении неприватизированных садовых участков, и содержат сведения о ФИО правообладателя, площади участка, дате предоставления садового участка, дате принятия в члены Товарищества и реквизиты протокола (дата и номер) общего собрания (собрания уполномоченных) о предоставлении садового участка и принятие в члены Товарищества.

— список лиц принявших участие, в общем, собрание членов Товарищества (в случае собрания уполномоченных – список уполномоченных представителей) – список лиц зарегистрированных участников общего собрания (собрания уполномоченных) с указанием ФИО и номера садового участка (номера доверенности в случае представления интересов), подписывается членами  комиссии проводившим регистрацию участников собрания. Указанный список являются неотъемлемой частью протокола общего собрания, т.е. прошиваются с ним и склеиваются, заверяются печатью,  и подписью председателя правления и секретаря собрания.

1.7.  Основные процедуры документооборота:

— присутствие, ведение и изготовление протоколов общих собраний членов Товарищества и заседаний правлений, приложений к ним;

— ведение  общего списка  садоводов и членов Товарищества и списка выбывших и вновь прибывших членов Товарищества,

— прием и первичная обработка поступающих документов;

— предварительное рассмотрение документов Службой делопроизводства;

— регистрация поступающих документов;

-рассмотрение документов руководством Товарищество и доведение документов до исполнителей;

— обработка, исполнение документов, подготовка ответов;

-сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности, замена их электронными;

— регистрация отправляемых документов;

— отправка документов;

— разработка, оформление и регистрация внутренних документов;

— учет и анализ объемов документооборота.

1. Перечень документов, которые подлежат обязательному изготовлению и хранению в Товариществе

2.1.  Товарищество обязано вести в надлежащем порядке в  следующие документы:

-Протоколы общих собраний членов Товарищества (собраний уполномоченных) со всеми приложениями к ним являющиеся  неотъемлемыми частями;

-протоколы заседаний правлений;

-документы о приеме в члены Товарищества (заявление)  и о прекращении членства в  нем;

-документы об уплате вступительных, членских, целевых и иных взносов (карточки лицевых  счетов, электронные регистры бухгалтерского учета);

-список правообладателей садовых участков и  членов объединения (список о распределении садовых участков между членами Товарищество;

-смету доходов и расходов Товарищества с  фактическим анализом её исполнения;

-все принятые в установленном порядке внутренние положения, внутренние регламенты, инструкции;

-иные предусмотренные законодательством Российской Федерации документы.

2.2.   Общий список  садоводов Товарищества включает в себя следующие сведения:

-фамилия, имя, отчество, дата рождения,

-место регистрации, место фактического нахождения, почтовый адрес, контактные телефоны и (при наличии) адрес электронной почты;

-сведения о членстве Товариществе или ведение садоводства в индивидуальном порядке в том числе:

-для членов Товарищества — дата вступления в объединение и номер и дату протокола о его принятии;

-для не членов Товарищества – реквизиты документа (номер права в ЕГРП) подтверждающего законность правообладания земельным участком и дату приобретения права на него.

Общий список членов Товарищества (не путать со списком выбывших и вновь прибывших за отчетный период) должен оформляться  надлежащим образом за каждый отчетный период (год) в силу того, что  состав членов Товарищества каждый год различен (в соответствие со списком выбывших и вновь прибывших) и от одного общего собрания до очередного является неизменным. Общий список членов Товарищества должен быть прошит, пронумерованы страницы, на последней странице склеен,  заверен подписью председателя правления и печатью Товарищества.

1. Порядок принятия решения о проведении общего собрания членов Товарищества

 3.1. Правление Товарищества на заседание правления принимает решение о дате проведения общего собрания, составляет повестку дня (перечень вопросов подлежащих обсуждению по которым следует принять решение) и принимает решения о порядке доведения (сообщения) до членов Товарищества предполагаемой повестки собрания и указания конкретной даты (срока) проведения собрания.    Окончательная повестка собрания принимается непосредственно перед собранием с учетом дополнительно поступивших предложений от членов Товарищества.

В целях предупреждения включения в повестки собраний и протоколы заведомо незаконных решений (ничтожных) следует заблаговременно согласовывать проект повестки и протокола с квалифицированным юристом или иным имеющим опыт и соответствующее образование лицом,  специализирующимся в указанной области и перед включением их повестку и протокол  согласовывать правильность формулировки принятого решения.

3.2. Перед общим собранием оформляются списки лиц принявших участие в голосование с указанием в них ФИО члена Товарищества, номера садового участка принадлежащего ему или его доверителю (если он действует на основании доверенности). После проведение процедуры регистрации членов Товарищества производиться подсчет количества членов Товарищества и сопоставляется с общей численностью членов Товарищества, из которого явствует о наличие или отсутствия кворума собрания. В случае если общее собрание проводиться в форме собрания уполномоченных представителей аналогичным образом проводиться регистрация и подсчет уполномоченных представителей и принимается решение о наличие или отсутствие кворума. 

1. Порядок изготовления протоколов и решений общих собраний членов объединения (собрания уполномоченных) и заседаний правлений

4.1. Лицо, назначенное за ведение документооборота обязано лично присутствовать на общих собраниях членов Товарищества и вести его  протокол в письменном виде (секретарь собрания). В целях объективности и недопущения искажений в протоколе или предотвращению спора о фактических обстоятельствах в ходе собрания и отображенных сведений в протоколе рекомендуется записывать весь ход собрания на аудиозапись (диктофон) или видеозапись со звуком (при наличии возможности). Протокол на собрании или заседании, возможно, вести как в рукописной,  так и машинописной форме в черновом варианте. В чистовом варианте протокол изготавливается в течение 3 дней после собрания и передается для подписания председателю собрания. Рекомендуется изготавливать протокол в машинописном виде и предавать на подпись с распечаткой на бумажном носителе. После проверки содержания протокола и в случае согласия с воспроизведенными сведениями в нем председатель собрания подписывает его и передает для хранения и размножения лицу ответственному за документооборот.

Протоколы общих собраний (собраний уполномоченных) в обязательном порядке должны содержать:

— дата, место и время проведения собрания;

— сведения о лицах принимавших участие на собрание (список членов, составленный на регистрации с указанием ФИО и номера садового участка);

— наличие или отсутствие кворума;

— результаты (решения) голосования по каждому вопросу, включённому в повестку собрания;

— сведения о лицах проводивших подсчет голосов (ФИО членов счетной комиссии и даты рождения)

— сведения о лицах, голосовавших против принятия решения и потребовавших внести запись об этом в протокол.

— список  выбывших членов и вновь вступивших за отчетный период с указанием номеров садовых участков.  

Не допускается выносить на голосование и принимать решения по вопросам не включённом в повестку собрания за исключением случая, если на собрание присутствуют все члены Товарищества (уполномоченные представители).

4.1.1.  В каждый протокол  общего собрания  должен включаться вопрос о принятии и исключении членов Товарищества в связи с тем, что в течение периода между собраниями происходить выбытие членов Товарищества  в связи с продажей, обменом, дарением, смертью и приход новых членов и только общее собрание членов Товарищества (собрание уполномоченных) вправе исключить выбывших  и принять новых членов Товарищества.

4.1.2. В случае если переход права на садовый участок происходит, по неприватизированным участкам, следует отдельно включать указанных граждан в списки о распределении (перераспределении) между членами Товарищества и утверждать их на общем собрании членов Товарищества.

4.1.3. После изготовления и подписания протокола общего собрания членов Товарищества (собрания уполномоченных) председателем собрания и секретарем рекомендуется изготавливать резолютивную часть принятых решений  с отображением  в указанном решении всех основных рекомендаций и замечаний, выявленных Ревизионной комиссией, взятых обязательств на текущий (предстоящий) год правлением Товарищества и отображенных в отчете  председателя и получить  это решение каждому члену правления под роспись в журнале регистрации выдачи заданий. Указанные решения и замечания являются планом работы правления Товарищества на предстоящий год. В случае персонального задания члену правления в решении общего собрания оно является обязательным для исполнения в индивидуальном порядке с предоставлением отчета об его исполнении и возложении индивидуальной ответственности в связи с неисполнением в соответствие с уставом Объединения. 

4.2.Особенности ведения документооборота при работе правления и заседаний правления.

4.2.1. Члены правления обязаны знать:

 —  что быть членом правления является общественно полезной нагрузкой взятой на себя в добровольном порядке, то есть по собственному волеизъявлению без понуждения.  Вследствие того, что члены правления добровольно и без какого либо давления или понуждения избирались на эту должность,  заявив самовыдвижение, недопустимо требовать оплату за выполненную работу в рамках исполнения взятых на себя обязательств или каких либо дополнительных скидок, преференций или освобождения оплаты от иных платежей распространяющихся на членов объединения, если  вознаграждение за исполнение обязанностей члена правления не предусмотрена настоящим положением или штатным расписанием, утвержденным в соответствие с уставом Товарищества;

— что исполнение обязанностей члена правления требует времени и усилий, в большинстве случаев в ущерб личному времени или основной работе.  Вследствие чего недопустимо ссылаться на недостаток времени и загруженность или каким-либо иным способом самоустраняться от исполнения взятых на себя, в добровольном порядке, обязательств или прочим умышленным или не умышленным образом затягивать зависящие от него решения или согласования.

При принятии на себя обязательств по рассмотрению обращений садоводов к правлению Товарищества с жалобами, заявлениями и прочими обращениями недопустимо затягивать сроки рассмотрения, предусмотренные настоящим положением (60 календарных дней со дня регистрации обращения). Член правления ответственный (назначенный решением правления или обязанный в силу взятых на себя обязательств) за предоставления ответа на обращение обязан организовать рассмотрение обращения в том числе:

— разобраться лично по сути вопроса или проблемы, при необходимости  посредством  выезда на садовый участок или место совершения предполагаемого  нарушения (при необходимости в составе специально организованной комиссии);

— вынести (настоять на включении данного вопроса) суть вопроса или упомянутой в обращении жалобы или проблемы на заседание правления, в случае особой необходимости инициировать перед председателем и членами его внеочередное проведение с обсуждением вопроса и принятие по нему окончательного и законного решения посредством голосования и включения в протокол заседания правления;

— подготовить  письменный ответ на основании и в соответствии с принятым решением,  собственноручно подписать  (в левом нижнем углу, за исполнителя с отображением контактного телефона), подписать председателем правления и обеспечить вручение в руки с регистрацией о получении ответа или отправку почтой  подателю обращения. Срок, от момента регистрации обращения и до момента предоставления ответа, не должен превышать более 60 календарных дней.

Не надлежащее исполнение настоящего требования, ответственным или специально назначенным членом правления приравнивается к грубому нарушению обязанностей члена правления с применением к нему мер ответственности в соответствие с уставом и положениями к нему, вплоть до исключения члена правления из состава действующего правления (при неоднократном нарушении).      

В силу вышеизложенного члены правления обязаны лично присутствовать на всех заседаниях правления, после изготовления протокола заседания правления и предоставления его для согласования, своевременно (в соответствии с установленными сроками)  знакомиться с проектом протокола заседания правления (черновом варианте) и согласовывать его посредством согласия или вносить в него свои замечания. В целях оперативности указанного согласования необходимо в обязательном порядке иметь электронную почту и уметь ею пользоваться.  В случае не желания иметь электронную почту или пользоваться ею, член правления, после подготовки и сообщения ему об этом,  обязан за  счет собственных сил и средств обеспечить оперативное получение проекта протокола заседания правления (черновой вариант) и в предусмотренный срок обеспечить его возврат  делопроизводителю (секретарю) с учетом его согласия или замечаний и с последующем подписанием после их согласования.

В случае отсутствия члена правления на заседании правления по уважительным причинам, член правления в любом случае обязан ознакомиться с протоколом заседания правления, на котором он не присутствовал, и выразить свое согласие с принятыми решениями или несогласие с мотивировкой причины не согласия (заочное голосование). В указанном случае окончательное решение принимается с учетом мнений большинства членов правления.  Не допускается самоустранения от принятия решений в связи с отсутствием на заседании правления, поскольку это нарушает права других добросовестных членов правления  присутствующих на заседании правления и создаёт  угрозу оспаривания принятых решений в связи с отсутствием кворума на заседании правления.

4.2.2.  Протоколы заседаний правлений, ревизионных комиссий или комиссий по соблюдению законодательства ведет лицо ответственное за документооборот аналогично ведению протоколов на общих собраниях членов Товарищества. Так же в целях объективности и недопущения искажений в протоколе или предотвращению спора о фактических обстоятельствах в ходе собрания и отображенных сведений в протоколе рекомендуется записывать весь ход заседания на аудиозапись (диктофон) или видеозапись со звуком (при наличии возможности). Указанная запись не должна иметь разрывов и искажений.  В течение 3 дней после заседания правления или иной комиссии изготавливается чистовой вариант протокола в машинописном виде и предается всем членам правления (или иной комиссии) для ознакомления и в случае согласия с  воспроизведенным содержанием подписания. В целях оперативной передачи чистового варианта протокола всем членам правления для ознакомления рекомендуется передавать его в электронном виде по электронной почте.  Члены правления, обязаны в течение 3 дней с момента получения, ознакомится с ним, и выразить свое согласие или  предоставить свои замечания и предложения для их устранения  в письменном виде по электронной почте. Указанные замечания принимаются только в части отображения в протоколе сведений по сравнению с фактическими обстоятельствами, обсуждаемыми и принимаемыми на заседание. В случае несогласия с принятыми  на заседание большинством голосов решениями, член правления обязан отобразить  свое несогласие или возражение с мотивировкой «Особое мнение». Указанное несогласие или возражение, а также воздержание от принятия решения в обязательном порядке заноситься в протокол с отображением ФИО члена правления. По всем вопросам, выносимым на обсуждение должно проводиться индивидуальное голосование.    В случае внесения изменений в чистовой вариант протокола его необходимо повторно предоставить всем членам правления (комиссии).

По возможности по всем принимаемым решениям необходимо указывать ответственное  лицо за его исполнение (или несколько лиц) с отображением конкретного срока исполнения с занесением указанной записи в журнал регистрации выдачи заданий и получения росписи лица ответственного за его исполнение.

После получения согласий всех членов правления по поводу корректности протокола  он изготавливается в письменной  окончательной форме, распечатывается на бумажный носитель, подписывается членами правления и утверждается председателем правления (комиссии).

В целях предупреждения включения в протоколы заведомо незаконных решений (ничтожных) следует заблаговременно согласовывать проект протокола с квалифицированным юристом, специализирующимся в указанной области и перед включением их протокол  согласовывать корректность и правильность формулировок принятых решений.

Все принятые в установленном настоящим положением, решения должны быть вполне определенными, т.е. их изложение в протоколе заседания должно передавать основной смысл обсуждаемого  и принятого на заседании правления решения, по возможности просто, но грамотно сформулированы, доступны для понимания  и  не должны иметь двоякого толкования.

4.2.3. Все  окончательные формы протоколов, положений, внутренних регламентов иных внутренних документов должны иметь последовательную нумерацию прошиваться, пронумеровываться страницы совместно с приложениями (при наличии) и  на последней странице склеиваться и заверяться печатью Товарищества и подписью лица уполномоченного заверять указанные документы. Хранятся указанные документы в архиве Товарищества постоянно. В случае утери лицо ответственное за ведение документооборота обязано изготовить дубликат документа, с полным воспроизведением всех сведений и подписать  восстановленный дубликат  уполномоченным на заверение, документов лицом.

4.2.4. Выдача окончательных форм документов для ознакомления лицам имеющим право знакомиться с ними,  самостоятельно делать с них копии в присутствие лица ответственного за ведение документооборота допускается в пределах правления или под роспись в журнале выдачи документов с распиской о возврате в целости и сохранности. Для получения копий документов рекомендуется заблаговременно согласовывать возможность их изготовления с лицом ответственным за ведение документооборота и решать вопросы возмещения затрат на ксерокопирование, бумагу и т.д.

Протоколы общих собраний  и заседаний правления должны храниться в специально оборудованных местах исключающих возможность сгорания и  подтопления  (несгораемых и герметичных сейфах). Ключи или коды, которых должны иметься у лиц уполномоченных  правом доступа, пользования выдачи указанных документов для ознакомления.

4.2.5. Не менее одного раза в год необходимо производить инвентаризацию  документов  обязательных для хранения на соответствие перечню необходимых документов и содержанию (наличию всех приложений и необходимых решений). В случае отсутствия необходимого документа (подлинника),  приложения или решения необходимо безотлагательно принять меры  для восстановления (воспроизведения) утерянного подлинника в установленном порядке  с копий документов или по иной имеющейся информации о безвозвратно утерянном документе, прошить пронумеровать страницы, склеить и заверить подписью лица уполномоченного заверять указанные документы на дату восстановления (дубликат подлинника). По поводу  изготовления дубликата подлинника необходимо принять решение на заседании правления с последующим утверждением дубликата на ближайшем общем собрании членов Товарищества (собрания уполномоченных).

В вышеуказанном случае допускается изготавливать в виде дубликата подлинника протокола – решение — т.е. воспроизвести только резолютивную часть решения и перечислить в нем только результаты голосования принятые на общем собрании членов Товарищества, прошить, пронумеровать страницы и заверить дубликат  действующим председателем Товарищества и печатью.

4.2.6. Следует различать, работу каждого члена правления, по степени (объему) участия в работе правления,   так как сложилось общепринятое правило, которое предусматривает, что «обычное» добросовестное исполнение обязанностей члена правления заключается в регулярном посещение всех заседаний правлений,  обсуждение вопросов, вынесение предложений, голосование по ним, своевременное согласование и подписание протоколов заседаний правлений, участие  в рассмотрении жалоб и заявлений от садоводов, а так же выполнение и решение прочих задач и вопросов, связанных с исполнением обязанностей члена правления  взятых на себя в добровольном и инициативном порядке. Указанные обязанности принято называть прямыми или основными.

В случае возникновения более сложных вопросов и задач, имеющих важное значение для Товарищества в целом и требующих  более больших затрат времени, большую трудоемкость и тем более финансовых вложений от Товарищества и при этом член правления имеет достаточную профессиональную подготовку, квалификацию, опыт работы в соответствующей области и добровольное желание и возможность выполнить  эти задачи или разрешить проблемы следует в обязательном порядке заключать с ним договор ГПХ, в котором, подробно описывать предмет договора, срок исполнения, все качественные и количественные показатели конечного  результата выполненных работ, гарантии качества и самое главное порядок расчетов и форму оплаты за их выполнение.

Не допускается возлагать обязанности в принудительном порядке (приказом по Товарищества,  решением общего собрания или правления без согласия ответственного лица) то есть для этого необходимо добровольное согласие гражданина.   Только в случае  заключения юридически грамотного договора ГПХ с членом правления, будет возможно, привлечь указанного члена правления к ответственности за ненадлежащее исполнение поставленных перед ним индивидуально задач и  решения проблем, важных для Товарищества в целом.

В случае отсутствия указанного договора ГПХ, даже не смотря на добровольное устное согласие члена правления, на выполнение тех или иных задач принятых на себя в добровольном порядке, а особенно если были при этом истрачены денежные средства Товарищества,   привлечь к  ответственности и принудительному возмещению убытков, с юридической точки зрения крайне сложно и в большинстве случаев абсолютно безуспешно.  Так же следует понимать, что, не смотря на то, что считается, что член правления «работает» в правление, трудовых отношений у Товарищества с ним не возникает до тех пор, пока с ним не будет заключен трудовой договор, и член правления не будет принят в штат работников Товарищества. Гражданские правоотношения, допускают  заключать договора с членами правления, безвозмездного оказания услуг, но с обязательным согласием члена правления выполнить определенную в договоре работу или оказать услугу, как общественно полезную нагрузку, но при этом отсутствие оплаты не свидетельствует о ненадобности заключения с ним договора ГПХ, так как в нем должны быть прописаны все условия, которые, необходимо обеспечить Товариществу для достижения исполнителем основного результата договора, без обеспечения которых в большинстве случаев результат достичь не возможно по объективным причинам.

В случае, если обязанности по ведению документооборота принял на себя кто-либо из членов правления  в добровольном порядке, и с ним заключен соответствующей договор ГПХ, но при этом он не имел опыта ведения или достаточной квалификации в области документоведения он в любом случае обязан обеспечить за счет  собственных сил и средств самостоятельную подготовку в области  документоведения до минимально необходимого уровня. При этом не допускается ссылаться на отсутствие оплаты, предусмотренной в договоре (если это предусмотрено), отсутствие времени, возможности или прочей мотивации, так как лицо в добровольном порядке  приняло на себя обязательства определенные в договоре  в силу этого обязано их исполнить. Односторонний отказ от исполнения обязательств не допускается.

В связи с вышеизложенным настоящее положение и устав Товарищества настоятельно «рекомендует» при необходимости в решение или выполнение тех или иных задач или вопросов важных для Товарищества и возложении обязанностей,  являющихся дополнительными к основным,  на членов правления или его председателя, членов ревизионной комиссии или просто членов Товарищества или иных граждан  «со стороны» в обязательном порядке заключать с указанным гражданином договор ГПХ, для подготовки которого, привлекать грамотного и квалифицированного юриста или иного специалиста-кадровика в указанной области.  В связи с тем, что каждый член правления и председатель при избрании приняли на себя обязательства исполнять их добросовестно, не допустимо считать добросовестным исполнением  таких обязанностей,  членов правления и председателя,  когда правление в целом,  возлагает,  дополнительно к основным,  обязанности или  задачи,   на одного из своих членов  без заключения с ним договора ГПХ.   В данном случае,  имеется в  виду, когда  выполнение этих  задач  выходит  за рамки «обычных» обязанностей членов правления, требуют  значительно больших затрат   времени, трудовых усилий и зачастую финансовых затрат а поэтому должны подлежать соответствующей и разумной оплате, в противном же случае, наивно и бессмысленно ожидать качественного и полного выполнения, поставленной перед членом правления задачи или  проблемы за бесплатно  и по большому счету вся деятельность правления в вышеизложенной части, сводится к демагогии  и простой «показухе», бесполезному время провождению и изображению «активной» и полезной деятельности для Объединения в целом и садоводов в частности.

1. Порядок ведения общего документооборота

5.1.  Прием и первичная обработка поступающих документов.

Прием и обработку поступающей в Товарищество корреспонденции осуществляет назначенное лицо, которое по роду своей деятельности имеет возможность  принимать в основное рабочее время входящею корреспонденцию и  документы или иное назначенное правлением лицо.  При этом указанное лицо:

5.1.1. проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную корреспонденцию лицо пересылает по принадлежности;

5.1.2. вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»), сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации <1>;

в) конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан;

5.1.3. выделяет документы, адресованные в структурные подразделения (электрослужбу, бухгалтерию, службу по организации подачи воды)  для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

5.1.4. документы, поступившие в Товарищество в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления.В случае,  если податель (заявитель)  жалобы, заявления, претензии или иной корреспонденции подает её в двух экземплярах и требует что бы принимающее лицо подписало второй экземпляр в качестве подтверждения факта подачи, оно обязано подписать второй экземпляр с проставлением даты  поступления и расшифровкой подписи.  В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня;

5.1.5. в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства устанавливает их причины, при необходимости связывается с производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;

5.1.6. при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и т.п. Служба делопроизводства передает такие документы на регистрацию незамедлительно. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

5.2  Предварительное рассмотрение документов.

Служба делопроизводства предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Товарищества.

Документы, поступившие в Товарищество по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не только адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Товарищества или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Товариществе распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

5.3. Регистрация поступающих документов.

Поступающие в Товарищество документы регистрируются лицом принимающим входящею корреспонденцию и иные входящие документы и обращения граждан и садоводов только после их предварительного рассмотрения на предмет правильности поступления указанному адресату. В связи с вышеуказанным, в Товариществе, в обязательном порядке должно быть определено лицо регистрирующее входящею корреспонденцию и иные документы, которое в силу своих прямых должностных обязанностей имеет возможность принимать и регистрировать указанные документы. Лицо ответственное за регистрацию входящих документов  обязано знать и выполнять настоящее положение и нести ответственность за ненадлежащее исполнение.

5.4. Все документы, адресованные руководству или иным органам правления Товарищества (ревизионная комиссия, комиссия за соблюдением законодательством, бухгалтерия и прочие), подлежат регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции в день поступления (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов).

5.5. На полученных документах, лицом принимающим входящею корреспонденцию и иные входящие документы и обращения граждан и садоводов,  проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

Порядковые номера фиксируются в журнале входящей корреспонденции (приложение 1). Листы журнала учета входящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Товарищества.

5.6. Рассмотрение документов руководством Товарищества и доведение документов до исполнителей производиться в предусмотренные сроки.

5.7  Зарегистрированный документ передается тому руководителю (исполнителю), в адрес которого он поступил, а при несовпадении компетенции адресата и содержания документа — передается компетентному руководителю (исполнителю).

Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений Товарищества в соответствии с содержанием документов.

5.8. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату) документы возвращаются  лицу ответственному за ведение документооборота для перенесения указаний по исполнению документа в журнал выдачи заданий  (ЖВЗ), который берет документ и выполнения заданий  на контроль и передает исполнителю под расписку в журнале выдачи заданий с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются (сканируются) дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.

5.9. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

5.10.  Обработка, исполнение документов, подготовка ответов.

5.11. Ответственность за обработку, исполнение документов, подготовку ответов и оформление документа в соответствии с установленными в Товариществе правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами  Товарищества (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — исполнитель документа.

5.12. Исполнители, в том числе сотрудники структурных подразделений Товарищества, в процессе исполнения документа осуществляют:

— сбор и обработку необходимой информации;

— подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Товариществе;

— согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

— подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

— доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

— в необходимых случаях — подготовку списка (указателя) рассылки документа;

— представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

— определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

5.13.  Организация работы с отправляемыми документами.

5.14. Подписанные  председателем правления документы в тот же день передаются лицу ответственному за ведение документооборота для регистрации и отправки.

5.15. Лицо ответственное за ведение документооборота  перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:

— наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

— наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

— правильность адреса получателя;

— наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

— наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

5.16. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

5.17. После проверки оформления документ регистрируется в журнале входящей и исходящей корреспонденции и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку. Листы журнала учета исходящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Товарищества. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации. Сведения о регистрируемых документах вносятся в ЖРК базы данных Товарищества, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.

5.18. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится регистрационный номер и дата.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется ответственным лицом.

5.19 Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

6  Основные группы документов Объединения

— по основной деятельности (учет членов Объединения, и т.д.);

— по личному составу;

6.1  Внутренние документы и до утверждения правлением — проекты распорядительных документов хранятся у исполнителя или у лица ответственного за ведение документооборота. Утвержденные распорядительные документы хранятся в архиве документооборота.

6.2. Лицо ответственное за ведение документооборота доводит до заинтересованных подразделений и сотрудников утвержденные распорядительные документы. При необходимости лицо ответственное за ведение документооборота рассылает копии распорядительных документов или выписки из них.

6.3.  Проекты договоров, соглашений, иных документов по гражданско-правовым сделкам разрабатывают назначенные руководством подразделения и/или исполнители Товарищества.

6.4. Оформленные договоры, соглашения и т.д. регистрируются и хранятся лицом ответственным за ведение документооборота.

6.5. Лицо ответственное за ведение документооборота  ежемесячно составляет и доводит до  Председателя правления отчет по учету и анализу документооборота Товарищества.

В отчете подлежат раскрытию следующие аспекты:

— численность членов Товарищества и  работников;

— сроки исполнения, случаи просрочки;

— количество входящих и исходящих документов;

— количество изготавливаемых копий;

— предложения по совершенствованию методов работы.

Учет количества документов и материалов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
   

7.1. Печать Товарищества.

В Товариществе имеется единственная печать с указанием ее полного (фирменного) наименования, ОГРН, ИНН/КПП.

Такая печать изготавливается в соответствии с учредительными документами руководителем  Объединения.

Печать хранится у председателя правления.

Печатью заверяются подписи председателя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом Товарищества или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печати возлагается на председателя правления.

Печать уничтожается по решению правления или председателя ликвидационной комиссии.

7.2. Кроме печати Товарищества по решению правления могут использоваться дополнительные печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для счет фактуры», «Для пакетов», «Для договоров», «Для заверения копий», «Отдел кадров»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

7.3. Наряду с печатями в Товариществе по решению руководителя могут использоваться штампы с наименованием Товарищества.

7.4. Дополнительные печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве  принимает правление Объединения.

Приложения:

1. Журнал регистрации входящей  и исходящей корреспонденции.
2. Журнал регистрации выдачи и исполнения заданий и поручений.