В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов
Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:
- читайте в статье «Правила оформления дистанционной работы в 2021 году»;
- смотрите на семинаре «Нестандартная занятость работников в 2021 году: дистанционная работа, неполная занятость, совместительство, гибкое рабочее время. Как правильно оформить» — поможет разобраться, когда вводить тот или иной вид занятости, чем они различаются, как без ошибок оформлять документы с работником. Онлайн-обучение, онлайн-тест, электронный сертификат Контур.Школы.
Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы
Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):
- Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
- Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.
Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.
Плюсы для работника:
- можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
- можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
- можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.
Плюсы для работодателя:
- не нужно организовывать рабочее место;
- не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.
Минусы для работодателя:
- трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
- есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
- нельзя уволить за прогул.
Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.
Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.
Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов
Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:
- лично;
- в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).
Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.
Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).
По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:
- в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
- в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.
При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.
Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами
С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:
- лично под роспись;
- через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.
Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником
Вебинары для кадровиков
Кадровое делопроизводство. Изменения. Электронные сертификаты Контур.Школы
Посмотреть расписание
Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.
Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:
«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».
При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.
Место работы дистанционного работника
Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.
Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.
Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:
«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».
Режим рабочего времени и времени отдыха
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.
Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.
Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе
Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:
- порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
- порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
- порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.
Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.
Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:
«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:
- ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
- мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
- _________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).
Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:
- программу Контур.Бухгалтерия;
- ___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).
Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».
Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.
Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:
«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».
Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.
Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).
Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.
Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.
Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника
Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:
- в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
- если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.
Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника
Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.
В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.
Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника
На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.
Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.
При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.
Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.
Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника
Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.
Выдача копий документов дистанционному работнику
Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:
- по почте заказным письмом с уведомлением; или
- в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.
Увольнение дистанционного работника
При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.
Выводы и рекомендации
Кадровое делопроизводство
Подготовка на соответствие профстандарту
Программа
- Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
- Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
- Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.
В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.
Дистанционная работа или, как ее называют, работа с удаленным доступом, становится все более популярной. Спору нет, такой режим работы удобен и для работника, и для работодателя. Однако, поскольку работа удаленно появилась не так уж давно, работодатели допускают ошибки при ее установлении, регулировании или при увольнении. Кому может быть установлен такой режим работы? Как это сделать? Как осуществляется взаимодействие работника и работодателя? По каким основаниям можно уволить дистанционного работника? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.
Суть дистанционной работы
В силу ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:
– вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);
– вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Условием дистанционной работы является использование для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.
Не нужно путать дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Результатом надомной работы является определенная продукция, а результатом дистанционной – информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности.
Стать экспертом кадрового учета — легко!
Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.Посмотреть программу и записаться.
Дистанционными работниками могут быть, например, программисты, редакторы, бухгалтеры, преподаватели, юристы. То есть те, кто осуществляет определенную работу дома или в другом месте, которое не находится под контролем работодателя, а взаимодействует с ним через «Интернет».
Однако некоторые работодатели оформляют дистанционную работу ошибочно. Например, работодатель заключил срочный трудовой договор о дистанционной работе с высококвалифицированным иностранным специалистом на должность бренд-шеф-повара, фактическим местом работы которого являлся ресторан на территории другой республики (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2017 по делу № 33‑22475/2017). Вопрос о том, считается ли эта работа дистанционной, при рассмотрении дела не вставал. Тем не менее, хочется подчеркнуть, что в данном случае должен быть заключен обычный трудовой договор, согласно которому рабочим местом является структурное подразделение, находящееся в другой местности, но при этом контролируемое работодателем.
Кроме этого, Минтруд неоднократно (последний раз в Письме от 16.01.2017 № 14‑2/ООГ-245) высказывал мнение, что трудовым законодательством в настоящий момент для работодателя не предусмотрена возможность заключить трудовой договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, если он будет работать за пределами РФ, поскольку заключение трудового договора на таких условиях нарушает ТК РФ. В частности, работодатель не сможет выполнить свои обязанности по обеспечению дистанционных работников безопасными условиями труда и его охране (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ) в силу того, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, образующие трудовое законодательство, действуют только на территории нашей страны (ч. 1 ст. 13 ТК РФ). С такими гражданами рекомендовано заключать гражданско-правовые договоры.
Поэтому прежде, чем оформлять работника дистанционно, хорошенько подумайте, подпадает ли выполняемая работа под определение дистанционной.
Оформляем прием на «дистанционку»
Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ, но с соблюдением требований гл. 49.1 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63‑ФЗ).
Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом № 63‑ФЗ.
Несмотря на заключение электронного трудового договора, законодательством установлено требование о наличии и бумажной формы договора. Работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.
Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.
Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Каким же образом это происходит?
В статье 312.2 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.
Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.
Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.
Если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением.
Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, запись о приеме на работу производится по общим правилам.
Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.
На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу. Его оформляют так же, как при приеме других работников организации. При этом в графе «Условия приема на работу, характер работы» указывают: «Дистанционная работа».
Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Трудовой договор
В первую очередь отметим, что в трудовом договоре обязательно должен быть указан вид работы – дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ). Например:
Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).
При этом, как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, названные в ст. 57 ТК РФ, в том числе:
– место работы. Здесь указывается организация и ее место нахождения. А вот место исполнения работы (адрес места жительства, электронный адрес) следует указать в дополнительном условии «Уточнение места работы»;
– режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты – перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ).
Укажите в договоре способ взаимодействия между работником и работодателем, а также срок подтверждения получения электронного документа от другой стороны (ст. 312.1 ТК РФ).
Помимо обязательных, в трудовой договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника (ч. 5 ст. 57, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ), в частности:
– о порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2);
– о порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя (ч. 8 ст. 312.2). Например:
Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, в срок ______________.
Если эта обязанность возложена на работника, условие может быть такое:
Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к сети «Интернет».
– о порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2);
– о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). При этом в договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т. д.;
– о порядке и сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3).
Кроме этого, можно указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Нюансы дистанционной работы
Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника. А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.
Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).
Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.
В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ, в частности:
– расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);
– выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2);
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2).
Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.
Особенности при увольнении
Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.
По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.
Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.
Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора.
Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5. ТК РФ, предусматривающей право работодателя уволить дистанционного работника по дополнительным, согласованным сторонами основаниям, прописанным исключительно в трудовом договоре, незаконно (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33‑7310/2017).
Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора, если она в соответствии с этим договором является приложением к нему. Однако в любом случае обязательной она становится только в части должностных обязанностей и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не подлежат применению, поскольку такая инструкция, в отличие от трудового договора, не считается соглашением сторон.
Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.
Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник, в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно.
В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).
На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
5 |
20 |
11 |
2017 |
Трудовой договор прекращен |
Приказ от 20.11.2017 |
|
по инициативе работодателя в связи |
№ 13‑у |
||||
|
с неоднократным нарушением сроков |
|||||
|
сдачи проверенных материалов, |
|||||
|
пункт 6.3.1 Трудового договора |
|||||
|
о дистанционной работе от 15.04.2016 |
|||||
|
№ 15/16‑тд, часть первая статьи 312.5 |
|||||
|
Трудового кодекса |
|||||
|
Российской Федерации. |
|||||
|
Специалист ОК Петрова И. К. Петрова |
|||||
|
МП Иванов |
* * *
Мы рассмотрели особенности дистанционной работы – в частности, касающиеся приема на работу, оформления трудового договора, режиме рабочего времени и времени отдыха, организации охраны труда и увольнении. В остальном на дистанционных работников распространяются общие нормы Трудового кодекса, в том числе по поводу предоставления отпусков, учета рабочего времени в зависимости от его режима и т. д.
Ну и конечно, на дистанционную работу не обязательно принимать новых сотрудников – можно перевести и уже работающих. Но осуществляется такой перевод только по соглашению сторон. В одностороннем порядке по инициативе работодателя он возможен лишь при наличии веских оснований.
Ниже в сокращенной форме представлен один из образцов должностной инструкции представителя, являющимся дистанционным работником. На практике к дистанционным работникам относятся работники, которые работают вне места нахождения работодателя, то есть в другом субъекте РФ, регионе, городе. В частности, к дистанционным работникам можно отнести представителей, торговых представителей, агентов по сбыту и реализации продукции, консультантов, менеджеров, компьютерных специалистов, бухгалтеров, иных сотрудников, которые работают в другом городе или регионе.
Нижеуказанный образец должностной инструкции представителя (дистанционного работника) разработан нашими юристами по трудовому праву для нашего Клиента — крупной производственно-торговой компании. Наш Клиент имеет в штате десятки сотрудников, которые работают в других городах, регионах, субъектах РФ, отличных от местонахождения компании. Взаимодействие между компанией и работниками осуществляется преимущественно посредством использования информационно-телекоммуникационный сетей общего пользования. В данном образце использованы некоторые преимущества, предусмотренные положениями действующего законодательства о дистанционной работе. Среди указанных сотрудников имеются представители, торговые представители, агенты, консультанты, менеджеры, бухгалтеры, иные сотрудники, которые работают в других городах и регионах.
Главная цель, которую поставил наш Клиент перед нашими юристами по трудовому праву, — усиление контроля за представителями, торговыми представителями, иными сотрудниками Клиента, работающими вне местонахождения работодателя (Клиента). Другой целью, которую преследовали наши специалисты при разработке должностной инструкции представителя (дистанционного работника), являлась четкое определение прав, обязанностей, ответственности, порядка и способов взаимодействия сторон трудового договора о дистанционной работе.
Наши юристы по трудовому праву оказывают правовые услуги юридическим лицам по разработке и составлению трудовых договоров, в том числе трудовых договоров с дистанционными работниками — сотрудниками, которые работают вне места нахождения работодателя, в ином субъекте РФ, другом регионе или городе, использующими для выполнения трудовых обязанностей информационно-телекоммуникационные сети общего пользования. Кроме того, наши юристы по трудовым спорам предоставляют услуги по разработке и составлению полного комплекта документов, необходимых при осуществлении дистанционной работы и заключении трудового договора с дистанционным работником.
|
ООО «ХХХ» |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
|
наименование организации |
|||||
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
Генеральный директор |
||||
|
наименование должности руководителя организации или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностные инструкции |
|||||
|
Торговый представитель |
|||||
|
м.п. подпись |
расшифровка подписи |
||||
|
наименование должности работника |
|||||
|
« |
» |
20__ |
г. |
||
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность торгового представителя (далее также — сотрудник)Общества с ограниченной ответственностью «ХХХ» (далее – Общество).
1.2. Торговый представитель относится к категории специалистов.
1.3. Торговый представитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора Общества.
1.4. Торговый представитель подчиняется непосредственно _______________.
1.5. На должность торгового представителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо высшее профессиональное образование без предъявления требования к стажу работы.
1.6. В своей деятельности торговый представитель руководствуется:
— законодательством Российской Федерации;
— <…>;
— Федеральным законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе»;
— Законом «О защите прав потребителей»;
— правилами розничной торговли;
— Уставом Общества;
— локальными нормативными актами Общества, в части, не противоречащей условиям трудового договора и с учетом особенностей регулирования труда дистанционных работников (далее также — локальные нормативные акты);
— настоящей должностной инструкцией.
1.7. Торговый представитель должен знать:
— нормативные правовые акты, рекомендации и методические материалы по вопросам обеспечения населения продуктами Общества;
— нормативные правовые акты, регламентирующие сферы оптовой (розничной) торговли и защиты прав потребителей;
— законодательные и иные нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта продукции Общества;
— методы и порядок разработки текущих планов продаж;
— состояние регионального рынка, его конъюнктуру и перспективы развития;
— <…>;
— основы маркетинга и менеджмента, методы проведения маркетинговых исследований;
— основы рыночной экономики;
— психологию и принципы продаж, правила установления деловых контактов и ведения переговоров;
— основы рекламы, формы и методы ведения рекламных кампаний;
— основы мерчандайзинга;
— ассортимент, классификацию, характеристику продукции Общества;
— основы организации работы по формированию спроса и стимулирования сбыта продукции Общества в регионе;
— организацию учета консультационных и информационных операций и составление отчетности об их выполнении;
— этику делового общения;
— правила установления деловых контактов;
— основы социологии, психологии и мотивации труда;
— методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, персональный компьютер на уровне опытного пользователя;
— основы организации труда и управления;
— основы трудового законодательства;
— Правила внутреннего трудового распорядка в части, не противоречащей условиям трудового договора и с учетом особенностей регулирования труда дистанционных работников;
— Правила охраны труда и пожарной безопасности в части, не противоречащей условиям трудового договора и с учетом особенностей регулирования труда дистанционных работников;
— локальные нормативные акты.
1.8. Торговый представитель должен обладать нижеуказанными навыками, в том числе:
— <…>.
— Самоорганизацией (полным пониманием характера работы, которую он должен выполнять, необходимостью самостоятельного планирования выполнения работы с учетом ограничений, установленных трудовым договором, должностной инструкцией, локальными нормативными актами).
— Целеустремленностью (наличием личного энтузиазма, личного интереса и амбиций).
— Самодисциплиной (наличием персональной ответственности и понимание того, что он трудится в команде, которая работает для достижения общих целей).
— Самодостаточностью (наличием возможности выполнять трудовые обязанности автономно с учетом ограничений, установленных трудовым договором, должностной инструкцией, локальными нормативными актами).
— Навыками профессионального консультирования с использованием информационных, справочных, рекламных материалов.
— Навыками делового общения и информирования потенциальных покупателей о продуктах Общества, раскрытия (не присущие другим) их специфических особенностей.
— Навыками работы на персональном компьютере на уровне опытного пользователя (знание программ для подготовки документов: Word, Excel и т.п.; программ для работы в сети «Интернет»: Outlook, Skype и т.п.; других специализированных программ, необходимых для выполнения трудовых обязанностей).
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Должностными обязанностями торгового представителя являются:
2.1. Организация и планирование работы по продвижению продукции Общества на закрепленной за сотрудникомтерритории с целью достижения прибыли Общества:
— <…>;
— информирование потенциальных покупателей, расположенных на закрепленной за сотрудником территории, о преимуществах продукции Общества, ее применении и особенностях, включая результаты сравнений характеристик продукции Общества и продукции компаний-конкурентов, отзывы и рекомендации авторитетных экспертов;
— организация и проведение тренингов и презентаций по продукции Общества;
— распространение среди потенциальных покупателей различных информационных и рекламных материалов;
— установление и развитие коммуникаций с клиентами и иными потенциальными покупателями продукции Общества;
— развитие и поддержание эффективных отношений между Обществом и партнерами/ключевыми клиентами (OL, дистрибьюторы, и т.д.).
2.2. Представительство интересов Общества, организация и проведение плановых мероприятий, в том числе:
— <…>;
— лекций, презентаций, семинаров;
— выставок, встреч с авторитетными экспертами;
— иных мероприятий, направленных на увеличение прибыли Общества.
2.3. Активное участие в подготовке информационных и рекламных материалов, предназначенных для их использования во время представления интересов Общества, организации и проведения вышеуказанных мероприятий.
2.4. Подготовка и ведение базы данных относительно:
— <…>;
— организаций, занимающихся производством и (или) реализацией продуктов, аналогичных или тождественных продукции Общества;
— организаций, обладающих правами на использование торгового наименования продукта, аналогичного или тождественному любому продукту Общества;
— организаций оптовой торговли продукции, аналогичной или тождественной продукции Общества.
2.5. Выполнение качественных (KPI — ключевые показатели эффективности) и количественных (план продаж) показателей, установленных локальными нормативными актами или предусмотренных обычаями делового оборота в сферах менеджмента, маркетинга и рекламы.
2.6. Расширение клиентской базы, поиск и привлечение новых клиентов и партнеров.
2.7. Составление, контроль, ведение и учет, направление Обществу отчетной и иной документации, предусмотренной трудовым договором, настоящей должностной инструкцией, локальными нормативными актами, в порядке и сроки, определенные вышеназванными документами. Согласование, внесение изменений в отчетную и иную документацию.
2.8. Ежемесячное составление плана работ на следующий месяц в электронном виде(в формате Microsoft Excel, «расширение .XLS или .XLSX»), направление плана работ своему непосредственному руководителю посредством электронной связи не позднее <…>(Приложение № 1 к должностной инструкции).
2.9. Еженедельное составление отчетности в электронном виде(в формате Microsoft Excel «расширение .XLS или .XLSX») о выполнении плановых показателей за прошедшую неделю и плана работ на следующую неделю, направление указанных электронных документов своему непосредственному руководителю посредством электронной связи не позднее <…>(Приложения № 2, № 3, № 4 к должностной инструкции).
2.10. Обязательное участие в еженедельных собраниях, тренингах, видеоконференциях, иных мероприятиях, проводимых Обществом, посредством использования программы «Skype» (иных аналогов связи). Дата и время начала мероприятия сообщается непосредственным или вышестоящим руководителем путем отправки электронного письма или смс-сообщения не менее, чем за <…> календарных дней до его начала.
2.11. <…>.
2.12. Эффективное использование в работе компьютерных и технических средств, программного обеспечения, каналов и средств электронной и телефонной связи, а также контроль за их работоспособностью и надлежащим функционированием. Незамедлительное информирование своего непосредственного руководителя и принятие оперативных мер для устранения сбоя/поломки в указанных средствах и оборудовании.
2.13. Осуществление сбора и анализ информации о региональном рынке, клиентах, конкурентах, разработка на ее основе результатов стратегии продвижения и продажи продукции Общества.
2.14. Изучение рынка аналогичных товаров (анализ спроса и потребления, их мотиваций и колебаний) и тенденций его развития. Регулярный мониторинг рынка на предмет конкурентного окружения, новых источников бизнеса, новых каналов продаж.
2.15. Исследование факторов, влияющих на сбыт продукции Общества, а также имеющих значение для успешной их реализации, типы спроса (устойчивый, ажиотажный, кратковременный и др.), причины его повышения и снижения, дифференциация покупательной способности населения.
2.16. Совершенствование информационного обеспечения проводимых исследований рынка.
2.17. Проведение работы по популяризации Общества, его коммерческих связей, принципов, положенных в основу его деятельности, направленную на формирование благожелательного отношения покупателей и потребителей и обеспечению престижа Общества.
2.18. Поддержание своей квалификации на уровне, достаточном для выполнения должностных обязанностей, обязательное прохождение аттестации и тестирования.
2.19. <…>.
3. ПРАВА
Торговый представитель имеет право:
3.1. Представлять интересы Общества по вопросам, относящимся к его компетенции.
3.2. Получать от должностных лиц Общества информацию, необходимую для осуществления его деятельности, знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающимися исполнения его должностных обязанностей.
3.3. Взаимодействовать с подразделениями и должностными лицами Общества по вопросам, входящим в его компетенцию.
3.4. Вносить на рассмотрение руководству Общества предложения по улучшению деятельности по вопросам, находящимся в его компетенции.
3.5. Информировать руководство Общества об имеющихся в работе недостатках, вносить предложения по их устранению.
3.6. Проходить переподготовку и повышение квалификации в порядке, установленном трудовым законодательством и локальными нормативными актами Общества.
Торговый представитель не вправе:
3.7. Доводить до сведения потенциальных покупателей заведомо ложную информацию о продуктах Общества.
3.8. <…>.
3.9. Принимать от организаций, занимающихся производством и (или) реализацией продуктов, аналогичных или тождественных продуктам Общества, организаций оптовой торговли продуктами, аналогичными или тождественными продуктам Общества, подарки, денежные средства, в том числе на оплату развлечений, отдыха, проезда к месту отдыха, образцы продуктов, а также участвовать в любых мероприятиях, проводимых за счет средств вышеназванных организаций и их представителей.
3.10. Заключать с организациями, занимающимися производством и (или) реализацией продуктов, аналогичных или тождественных продуктам Общества, с организациями оптовой торговли продуктами, аналогичными или тождественными продуктам Общества, соглашения любого вида без предварительного согласования с Обществом.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Торговый представитель несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, трудовым договором, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.
4.4. За ненадлежащее и несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
4.5. За причинение ущерба деловой репутации Общества.
4.6. За несвоевременное предоставление отчетности, низкую эффективность работы.
4.7. За несоблюдение нормативных правовых документов, регулирующих сферу деятельности сотрудника, локальных нормативных актов.
4.8. За разглашение информации, составляющей коммерческую и иную охраняемую законом тайну.
4.9. За предоставление Обществу недостоверной информации и сведений.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Торгового представителя определяется условиями трудового договора и Правилами внутреннего трудового распорядка Общества в части, не противоречащей условиям трудового договора и с учетом особенностей регулирования труда дистанционных работников.
5.2. В связи с производственной необходимостью торговый представитель может выезжать в служебные командировки.
6. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
6.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
6.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все сотрудники Общества, на которых распространяется действие этой инструкции.
СОГЛАСОВАНО:
________________________ _______________ /________________/
должность подпись Фамилия И.О.
Приложение № 1
к Должностной инструкции
<…>
Приложение № 2
к Должностной инструкции
<…>
Приложение № 3
к Должностной инструкции
<…>
Приложение № 4
к Должностной инструкции
<…>