Профессиональный стандарт документоведа позволяет определить основные должностные параметры сотрудника: требуемый от него уровень компетенций и спектр выполняемых обязанностей. Сейчас он обязателен для бюджетных и контролируемых государством организаций, а в частном секторе его используют для актуализации кадровой документации и определения квалификационных критериев.
ФАЙЛЫ
Скачать образец профстандарта документоведа .doc
Нормы использования профстандартов
Применение профессиональных стандартов определяется:
- Принятым в 2015 году 122-ФЗ, который внес соответствующие изменения в Трудовой кодекс и Закон об образовании.
- Статьей 195.3 ТК РФ где указано, что профстандарты обязательны, если квалификационные параметры для должности установлены законодательно.
- Статьей 57 ТК, которая закрепляет необходимость профстандартов для профессий, имеющих по действующим законам льготы или ограничения.
- Постановлением Правительства №584, где говорится, что профстандарты необходимы для бюджетных и контролируемых государством организаций.
Разъяснения по данным нормативным актам и практике их применения даны в Письме Минтруда №14-0/10/В-2253 от 04.04.2016-го года.
Как можно увидеть, пока профстандарты обязательны для определенных позиций, требования к которым даны в законодательстве, или для контролируемых государством организаций. В других случаях они используются в добровольном порядке для:
- Актуализации трудовой документации (трудовых договоров, штатного расписания и пр.).
- Предупреждения возникновения конфликтов с проверяющими документы инстанциями (ПФР, ФНС и пр.).
- Установления квалификационных требований к сотрудникам и кандидатам.
- Проведения переаттестации действующих работников.
Внимание! Пока сохраняют актуальность квалификационные справочники (ЕКС и ЕТКС) и работодатель сам может определить, какими документами руководствоваться. Но в будущем предполагается их объединение с профстандартами в единую систему.
Профстандарт документоведа
В 2017 году Минтруд ввел в действие профстандарт 07.004 специалиста по управлению документации. Он включает следующие разделы:
- Вводная часть. В ней содержатся сведения о виде и группе профессиональной деятельности в соответствии с кодами ОКЗ и ОКВЭД.
- Перечень профессиональных функций. Перечислены три обобщенные функции и 17 трудовых функций, составляющих их содержание. Например, обобщенная функция по документационному обеспечению деятельности организации включает разработку нормативных актов по вопросам документооборота, его организацию и ещё пять составляющих.
- Подробная характеристика трудовых функций. Для каждой из трех обобщенных функций даны требуемые от сотрудника параметры опыта и образования, а также дополнительные условия, необходимые для его допуска к работе (например, прохождение медобследования). К примеру, обобщенная функция по документационному обеспечению требует высшего образования в форме бакалавриата и окончания соответствующих профильных курсов. Характеристика каждой из семнадцати трудовых функций содержит перечень рабочих действий, а также необходимых для их качественного выполнения знаний и умений. Например, функция по организации документооборота включает 9 действий, от анализа информационных потоков до проверки подлинности электронной документации. Для этого нужно разбираться в локальных актах, специфике функционирования системы электронного документооборота и пр.
- В заключительной части присутствует информация о разработчиках документа.
Внимание! Документ не содержит некоторые должностные характеристики: порядок взаимодействия, полномочия, критерии ответственности за нарушения. Для их раскрытия используют должностные инструкции, штатное расписание и иную кадровую документацию.
Основы использования профстандартов
Внедрение профстандартов рекомендуется осуществлять в следующем порядке:
- Изучение деятельности организации, в том числе её отраслевых особенностей.
- Рассмотрение обязанностей действующих сотрудников и их соответствия профилю должности.
- Поиск подходящих профстандартов и рассмотрение действующей кадровой документации на предмет соответствия их параметрам.
- Внесение изменений в трудовую документацию организации (штатное расписание, правила распорядка, должностные инструкции).
- Проведение организационных изменений: переименование должностей, перераспределение обязанностей и пр.
Для эффективного выполнения этих этапов рекомендуется сначала утвердить регламент, в котором определить план-график внедрения, ответственных и иные параметры.
Результаты данных преобразований для работодателя:
- Закрепление квалификационных критериев, что поможет грамотно отсеять не соответствующих им претендентов.
- Оценка уровня компетенции действующих сотрудников, что дает возможность требовать от них повышения уровня квалификации, в том числе путем прохождения дополнительного обучения.
- Проведение переаттестации работников.
Внимание! Пока Трудовой кодекс не устанавливает возможность увольнения сотрудника, если он не соответствует параметрам профстандартов. Это невозможно, даже если он не согласен пройти дополнительное обучение. В данной ситуации можно воспользоваться статьей 72.1 ТК, предложив сотруднику переход на менее ответственную позицию.
Актуально на: 3 ноября 2017 г.
0
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
Обязательна ли должностная инструкция?
ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Как составляется должностная инструкция
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Должностная инструкция документоведа
Приведем пример заполнения должностной инструкции документоведа.
Скачать бланк должностной инструкции документоведа можно
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
.
Время чтения: 4 минут(ы)
Должностная инструкция – важнейший документ, определяющий трудовые функции, права и ответственность работника. Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.
В этой статье мы расскажем, что собой представляет должностная инструкция документоведа, а также приведем несколько готовых примеров типовой документации.
Содержание статьи
- 1 Как составить: общие положения
- 2 Должностные обязанности: на что имеет право документовед и его ответственность
- 3 Образцы должностной инструкции документоведа
- 3.1 Типовая инструкция (по профстандарту)
- 3.2 В образовательном учреждении
- 3.3 Отдела кадров
- 3.4 Ведущего
- 3.5 1 категории
- 3.6 2 категории
Как составить: общие положения
В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику.
Первым делом указывается, к какой категории работников документовед относится (к специалистам), а также каким образованием и опытом работы он должен обладать.
Также от документоведа обычно требуется знание:
- Конституции РФ;
- законодательства РФ по вопросам выполняемых функций;
- основ трудового и административного законодательства;
- внутренней документации предприятия;
- основных положений единой государственной системы делопроизводства;
- стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
- правил эксплуатации вычислительной техники;
- порядка оформления, классификации хранения и экспертизы ценности документации;
- порядка осуществления контроля над исполнением документов;
- требований к обращению с внутренними, исходящими и входящими документами;
- требований к отчетности и документам планирования по вопросам деятельности подразделения;
- организации архивного дела;
- правил и норм охраны труда;
- правил пожарной безопасности;
- культуры общения и служебной этики.
Руководствоваться в своей деятельности документовед должен действующим законодательством страны и внутренней документацией учреждения, в том числе собственной должностной инструкцией и распоряжениями руководства.
Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.
В конце раздела указывается, какое уполномоченное лицо исполняет обязанности документоведа во время его отсутствия на рабочем месте.
Должностные обязанности: на что имеет право документовед и его ответственность
Стандартные трудовые функции документоведа заключаются в:
- ведении делопроизводства организации в соответствии с регламентирующей документацией;
- обеспечении своевременного и качественного выполнения порученных задач в строгом соответствии с установленным порядком работы;
- рациональном использовании технических, материальных и иных средств в интересах выполнения порученных задач;
- сохранении от утраты или разглашения документов и сведений, составляющих коммерческую тайну;
- регистрации входящей корреспонденции;
- осуществлении контроля над своевременным исполнением документов;
- подготовке и сдаче в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, а также составлении описи дел, передаваемых в архив и на списание;
- обеспечении сохранности проходящих служебных документов;
- отправлении исполненной документации по исполнителям;
- осуществлении подготовки документов отчетности и планирования по вопросам деятельности организации;
- осуществлении печатания и тиражирования служебной документации;
- оформлении справок, касающихся деятельности предприятия;
- выполнении иных поручений непосредственного руководителя, отданных в пределах его должностных полномочий;
- соблюдении трудовой и исполнительной дисциплин, правил пожарной безопасности и охраны труда.
Перечень прав документоведа отражается в соответствующем разделе инструкции и зачастую является типовым. Как правило, сотрудник имеет право:
- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию собственной работы и работы организации;
- запрашивать у других сотрудников предприятия сведения и документы, необходимые для непосредственного выполнения собственных должностных обязанностей;
- в установленном порядке обжаловать организационно-распорядительные акты учреждения;
- совершать другие действия, предусмотренные внутренней документацией организации и действующим законодательством РФ.
Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:
- ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
- правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
- причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).
Следует отметить, что работодатель вправе скорректировать текст должностной инструкции в соответствии с собственными представлениями о качественной трудовой деятельности документоведа, однако крайне важно, чтобы законодательству страны данный документ не противоречил.
Образцы должностной инструкции документоведа
Трудовые функции документоведов, работающих в разных организациях, могут несколько различаться, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов инструкций, рассчитанных на сотрудников из разных сфер деятельности.
Типовая инструкция (по профстандарту)
С типовой инструкцией документоведа мы предлагаем вам ознакомиться здесь: https://yadi.sk/d/7qkqOxjF3TWpbc
В образовательном учреждении
В учреждениях образовательного учреждения действуют документы следующего типа:
- в школе: https://yadi.sk/d/JruI8-eK3TWpjs
- в ДОУ: https://yadi.sk/i/u1BWLcdF3TWpvo
- на кафедре ВУЗа: https://yadi.sk/i/Pv3reSaf3TWq8Ehttps://yadi.sk/i/Pv3reSaf3TWq8E
Отдела кадров
Для работников отдела кадров действуют должностные инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriRhttps://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriR
Ведущего
Полномочия ведущего документоведа несколько шире обязанностей и возможностей обычного сотрудника, поэтому и должностная инструкция оформляется несколько иначе:
- в общем отделе: https://yadi.sk/i/bK4NZDt73TWqsy
- в спортивной школе: https://yadi.sk/d/Hm9wGga83TWr7N
- в ВУЗе: https://yadi.sk/i/bGoUj_r73TWrNp
- в колледже: https://yadi.sk/i/hJX1w6z93TWrWF
1 категории
Пример инструкции документоведа первой категории вы можете скачать по ссылке: https://yadi.sk/d/iL_trbPd3TWskk
2 категории
Чтобы найти документ, подходящий для специалиста второй категории, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/-6nq5fxI3TWt89
Таким образом, от содержания должностной инструкции зависит объем трудовых обязанностей и прав документоведа, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особой ответственностью.
Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:
Вы уже голосовали