Должностная инструкция инспектора по кадрам исполняет функцию дополнения к трудовому договору, где разъясняются его основные положения. Несмотря на то что в существующем законодательстве нет предписаний по обязательному составлению инструкции, она широко используется в деловой практике, трудовых разбирательствах и соответствующих судебных спорах. Стандартная инструкция состоит из четырех частей, которые работодатели могут дополнять по мере необходимости.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции инспектора по кадрам .doc
Образец должностной инструкции инспектора по кадрам
1. Основной раздел
- Инспектора по кадрам нанимает и увольняет директор организации, по рекомендации начальника отдела персонала.
- Инспектор по кадрам подчиняется руководителю отдела персонала.
- Кандидат на данную позицию обязан соответствовать следующим стандартам:
- профильное средне-специальное образование;
- опыт работы в подразделениях по кадрам от 1 года.
- На время отсутствия специалиста (командировка, отпуск, лечение заболевания) его рабочие обязанности исполняет другой специалист отдела персонала.
- От специалиста на этой должности требуется знание следующих вопросов:
- актуальное трудовое законодательство и особенности его использования;
- отраслевые нормы и правила;
- стандарты делопроизводства по персоналу;
- порядок составления документации по работникам для контролирующих инстанций;
- нормативы учета кадровых изменений в организации;
- основной кадровый состав организации и её управленческая структура;
- методология проведения аттестации действующего персонала;
- применяемые показатели оценки эффективности деятельности работников (KPI);
- порядок оформления соответствующих льгот, дополнительных выплат, зарплат сотрудникам;
- теоретические основы кадрового дела;
- передовые практики работы с кадрами;
- основные параметры трудовой политики организации;
- методика заполнения баз данных о сотрудниках;
- нормативы трудовой дисциплины и правила рабочего распорядка;
- правила пользования компьютером, оргтехникой и соответствующим программным обеспечением.
- Инспектор по кадрам руководствуется:
- трудовым законодательством;
- отраслевыми нормами и стандартами;
- документами организации;
- разделами данной инструкции.
2. Функции
Инспектор по кадрам отвечает за следующие вопросы:
- Ведение текущего учета по кадровому составу организации.
- Взаимодействие с коллегами по вопросам ведения документации по персоналу.
- Обеспечение документирования кадровых изменений в организации.
- Подготовка мероприятий по профессиональной аттестации работников организации.
- Участие в планировании трудовой политики организации.
- Консультирование менеджеров и сотрудников организации по вопросам документарного обеспечения кадровой деятельности.
- Ведение личных дел сотрудников и внесение необходимых сведений в базы данных организации.
- Подготовка необходимой документации по персоналу для контролирующих инстанций.
- Участие в подготовке аналитических отчетов по вопросам кадрового обеспечения организации.
- Учет графиков отпусков, больничных, деловых командировок.
- Подготовка трудовой документации и справок для персонала.
- Подготовка документации по кадрам для архивирования, а также обеспечение её текущего хранения.
- Документарное обеспечение перечисления сотрудникам премий, дополнительных выплат, предоставленных им льгот.
- Осуществление текущего контроля по соблюдению графиков работ и трудовой дисциплины.
- Взаимодействие с сотрудниками проверяющих инстанций по вопросам кадров организации.
3. Ответственность
Инспектор по кадрам привлекается к ответственности:
- За материальный ущерб, причиненный работодателю из-за несоответствующих действий, — в соответствии с нормами трудового права.
- За разглашение внутренней информации организации — в тех границах, которые прописаны в законодательстве.
- За ненадлежащее выполнение трудовых функций — в пределах, определенных в трудовом законодательстве.
- За правонарушения, которые были совершены на рабочем месте, — в соответствии с разделами административного, трудового и уголовного права.
4. Права
Инспектор по кадрам обладает правами:
- Предлагать менеджменту организации мероприятия по улучшению ситуации в области своей компетенции.
- Участвовать в собраниях отдела персонала по вопросам его развития.
- Требовать от сотрудников организации информацию, необходимую в своей трудовой деятельности.
- Получать премиальные выплаты по мере выполнения плановых показателей, оговоренных в соответствующих документах.
- Требовать от менеджмента организации поддержания оптимальных условий для эффективного выполнения своей трудовой деятельности.
Основные моменты написания документа
Действующее законодательство не содержит указаний по параметрам создания должностных инструкций. В результате работодатели могут спокойно создавать документы, приспособленные для их потребностей. На практике они применяют переделки типовых инструкций, используя определенные стандарты делового документооборота. Данные стандарты касаются формы документа, его оформления и содержания. Так, структура инструкции включает 4 раздела, в которых закреплены основные параметры деятельности специалиста:
- Общая часть.
- Обязанности сотрудника.
- Его ответственность.
- Его права.
К этим частям можно добавить и ещё несколько, в которых описаны условия труда, параметры оценки сотрудника или требования к его квалификации. Эти разделы особо популярны у крупных работодателей, имеющих дело с многочисленными сотрудниками, выполняющими разнообразные операции.
По оформлению инструкции стандарты требуют применения к ней основных атрибутов делового документа: расшифровки подписей, наличия реквизитов организации и пр.
Основным требованием к содержанию инструкции является отсутствие в ней противоречий с трудовым договором и действующим законодательством.
Внимание! Работник имеет право получить копию инструкции в бумажной форме. Также ему может быть предоставлен доступ к ней в локальной сети. В этом случае необходимо предварительно удалить из неё все персональные данные.
Общие параметры
Здесь описываются основы деятельности сотрудника:
- Кем из руководителей он нанимается и увольняется.
- Кому он подотчетен в своей деятельности.
- Чем он должен руководствоваться в работе.
- Каким стандартам квалификации он должен соответствовать.
- Какие его умения нужны нанимателю.
Особую роль играет список умений, которые должны обеспечивать выполнение функций, закрепленных в следующей части. В зависимости от особенностей работодателя, этот список может варьироваться в разных компаниях.
Внимание! Для ряда профессий в инструкциях могут использоваться подходящие профстандарты или квалификационный справочник профессий (ЕКС).
Функции
Данная часть наиболее сильно отличается по различным фирмам. В компаниях разных размеров, организационно-правовой формы, специализации даже одинаковые специалисты могут выполнять различные функции, в особенности — второстепенные. Основное ограничение — чтобы эти различия укладывались в пределы параметров трудового договора. Также не рекомендуется нагружать специалиста дополнительными функциями, поскольку такая нагрузка может отвлечь его от основной деятельности.
Ответственность
Здесь приводится описание основных ситуаций, когда сотрудник может понести наказание. Описание дается в общей форме, поскольку конкретные меры наказания могут быть определены лишь в ходе проведения административных разбирательств и юридических процедур.
Права
В разделе перечислены несколько основных прав сотрудника: на внесение предложений руководству, участие в собраниях сотрудников и пр. В зависимости от особенностей кадровой политики нанимателя можно добавить и дополнительные права. Например, на получение служебного автомобиля или на частичную компенсацию работодателем расходов на сотовую связь.
После первоначального составления инструкции её нужно показать юристу, сотруднику кадрового отдела и непосредственному руководителю работника. После того как эти специалисты утвердят её текст, инструкция направляется на утверждение к руководителю предприятия. Окончательным сигналом её вступления в силу является подписывание инструкции всеми причастными лицами: директором, самим сотрудником, а также иными менеджерами, если их подписи нужны по правилам корпоративного документооборота.
Должностная инструкция специалиста по кадрам
Должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству составляют в свободной форме. В документе указывают требования к сотруднику отдела кадров, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.
Должностная инструкция помогает руководителю защитить свои интересы. Например, избежать административной ответственности за нарушения, допущенные специалистом по кадрам.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы специалистом по кадрам требуется высшее профессиональное образование или дополнительное образование в области поиска и подбора персонала.
1.3. Специалист по кадрам должен знать:
- основы трудового, гражданского и архивного законодательства РФ, нормативные правовые акты о том, как вести документацию по персоналу, и методические материалы по управлению персоналом;
- технологии и методики поиска, привлечения, подбора и отбора персонала;
- общие тенденции на рынке труда и в отрасли, конкретной профессии, должности, специальности;
- технологии и методы определения квалификации сотрудников и анализа их профессионального роста;
- порядок проведения аттестации и квалификационных испытаний;
- порядок назначения на должность, повышения, увольнения;
- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
- порядок формирования и ведения банка данных персонала;
- порядок составления отчетности по кадрам;
- основы психологии и социологии труда;
- основы экономики, организации труда и управления;
- методы адаптации и стажировок, порядок разработки планов адаптации персонала на новых рабочих местах, подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала и организации стажировок;
- методы и инструменты исследования потребности в обучении персонала, методологию обучения;
- методы и инструменты формирования и развития корпоративной культуры;
- методы обработки информации с использованием средств коммуникации и связи, компьютеров;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности.
1.4. Специалист по кадрам должен уметь:
- оформлять документы в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и локальными нормативными актами компании;
- вести учет и регистрацию документов по персоналу, организовывать хранение документов;
- выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять подлинность документов;
- формировать требования к вакантной должности, профессии, специальности и определять критерии поиска, привлечения, подбора и отбора персонала;
- консультировать генерального директора по вопросам привлечения персонала;
- определять и применять параметры и критерии аттестации и оценки персонала;
- анализировать и определять потребность персонала в обучении;
- разрабатывать планы подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, учебные планы и программы, организовывать обучающие мероприятия;
- разрабатывать проекты и планы программ формирования и развития корпоративной культуры;
- пользоваться поисковыми системами и информационными ресурсами для мониторинга рынка труда, трудового законодательства РФ, а также поисковыми ресурсами в области обеспечения персоналом, оценки персонала;
- пользоваться компьютерными программами для работы с базами данных по ведению учета, движению персонала.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности специалиста по кадрам:
- поиск, наем и увольнение людей требуемых профессий, специальностей и квалификаций;
- оформление документации по кадрам.
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по кадрам обязан:
- искать и нанимать сотрудников требуемых профессий, специальностей и квалификаций;
- вести кадровое делопроизводство и отчетность;
- контролировать оформление приема, перевода и увольнения сотрудников;
- разрабатывать положения и документы по работе с персоналом;
- разрабатывать систему подбора, мотивации и развития персонала;
- информировать работников об имеющихся вакансиях;
- оформлять сотрудников и помогать им в адаптации на рабочем месте;
- участвовать в организации аттестации и обучения персонала;
- участвовать в формировании и развитии корпоративной культуры;
- анализировать тенденции на рынке труда: зарплатные предложения, методы подбора и оценки персонала.
4. Права
4.1. Специалист по кадрам имеет право:
- участвовать в обсуждении проектов и решений руководства, в совещаниях по их подготовке и выполнению;
- подписывать документы в пределах своей компетенции;
- по согласованию с генеральным директором привлекать других работников к решению поставленных перед ним задач;
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать и получать от работников необходимую по должности информацию и документы;
- предлагать генеральному директору методы совершенствования организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- повышать профессиональную квалификацию на курсах и семинарах за счет работодателя;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Специалист по кадрам знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у специалиста по кадрам.
5.3. Специалист по кадрам знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Белов Павел Николаевич
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 14 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
|
[организационно-правовая форма, |
Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного [число, месяц, год] М. П. |
Должностная инструкция
инспектора по кадрам [наименование организации, предприятия и т. п.]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.
1.2. Инспектор по кадрам принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению [начальника отдела кадров, начальника структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров].
1.3. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее [значение] лет, в том числе на данном предприятии не менее [значение] года (лет).
1.4. Инспектор по кадрам непосредственно подчиняется [начальнику отдела кадров, начальнику структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров].
1.5. Во время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.
1.6. В своей работе инспектор по кадрам руководствуется:
— нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала;
— методическими материалами по вопросам кадров;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия;
— настоящей должностной инструкцией.
1.7. Инспектор по кадрам должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты по вопросам кадров, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
— трудовое законодательство, правила и нормы охраны труда;
— структуру и штаты предприятия; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
— основы делопроизводства;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
II. Функции
На инспектора по кадрам возлагаются следующие функции:
2.1. Ведение учета личного состава предприятия и его подразделений.
2.2. Участие в разработке мероприятий по снижению текучести кадров.
2.3. Оформление документации по кадрам.
2.4. Проверка соблюдения графиков отпусков на предприятии.
2.5. Осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций инспектор по кадрам обязан:
3.1. Вести учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
3.2. Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
3.3. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
3.4. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
3.5. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
3.6. Производить записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
3.7. Вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следить за его своевременным обновлением и пополнением.
3.8. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
3.9. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучать ее причины, участвовать в разработке мероприятий по снижению текучести кадров.
3.10. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив, составлять установленную отчетность.
3.11. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
3.12. [Вписать нужное].
IV. Права
Инспектор по кадрам имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.6. [Вписать нужное].
V. Ответственность
Инспектор по кадрам несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Руководитель структурного подразделения (отдела кадров)
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
Начальник юридического отдела
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
-
Прием персонала на работу.
-
Оформление кадровых документов.
-
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
-
Ведение воинского учета.
-
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Стать экспертом кадрового учета — легко!
Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.Посмотреть программу и записаться.
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Должностные обязанности кадровика
В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:
-
профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
-
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
-
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.
Например, кадровик обязан:
1) осуществлять поиск и подбор работников;
2) оформлять прием нового персонала;
3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;
4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:
-
вести учет личного состава компании;
-
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
-
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
-
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
-
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
-
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
-
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
-
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
-
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
-
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
-
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
-
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
-
осуществлять воинский учет.
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
6. Разглашение персональных данных работников.
7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.
К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:
на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.
Должностная инструкция специалиста по кадрам по профстандарту
Должностная инструкция специалиста по кадрам
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция специалиста по кадрам разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.003 «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №691н от 6 октября 2015 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом, трудовым договором и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей специалиста по кадрам, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации (предприятия).
1.3. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом руководителя в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности специалиста по кадрам его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника отдела кадров. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу директора, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. На должность специалиста по кадрам принимается лицо:
- имеющее среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации;
- без предъявления требований к опыту работы.
1.6. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно руководителю.
1.7. В своей деятельности специалист отдела кадров руководствуется должностной инструкцией, составленной на основании профстандарта, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства Российской Федерации и иных органов всех уровней по вопросам, касающимся его трудовой деятельности, трудовым договором между работником и руководителем. Также, специалист по кадрам руководствуется:
административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
- Уставом и локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя;
- постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению кадрового делопроизводства;
- стандартами унифицированной системы кадровой документации;
- трудовым законодательством Российской Федерации;
- правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
- правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.
1.8. Специалист по кадрам должен знать:
- порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
- основы документооборота и документационного обеспечения;
- технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
- порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
- структуру организации (предприятия);
- трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
- основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
- законодательство Российской Федерации о персональных данных;
- локальные нормативные акты, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
- нормы этики и делового общения;
- базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
- нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
- локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок ведения документации по учету и движению персонала.
1.9. Специалист по кадрам должен уметь:
- разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
- оформлять документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
- организовывать хранение документов в соответствии с требованиями архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
- выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
- работать с информационными системами и базами данных по ведению учета, движению персонала;
- разрабатывать проекты кадровых документов;
- оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- вести учет и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;
- анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
- работать со специализированными информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
- разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
- контролировать присутствие работников в организации;
- оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
- организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- работать с информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
- работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
- анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
- вести деловую переписку;
- соблюдать нормы этики делового общения.
1.10. Специалист по кадрам должен знать и соблюдать должностную инструкцию, разработанную по профстандарту, установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.
1.11. Специалист по кадрам должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации.
2. Трудовые функции
Основными трудовыми функциями специалиста по кадрам являются:
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
2.1.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.1.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.1.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
3. Должностные обязанности специалиста по кадрам
3.1. В рамках трудовой функции ведения организационной и распорядительной документации по персоналу:
- обрабатывает и анализирует поступающую документацию по персоналу;
- разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
- осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.2. В рамках трудовой функции ведения документации по учету и движению кадров:
- осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления коллективом, учету и движению персонала;
- организует системы движения документов по персоналу;
- собирает и проверяет личные документы работников;
- осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
- выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
- доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
- ведет учет рабочего времени работников;
- осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.3. В рамках трудовой функции администрирования процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы:
- организовывает документооборот по учету и движению кадров;
- организовывает документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы;
- осуществляет постановку на учет организации в государственных органах;
- подготавливает по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналы, выписки, копии документов;
- подготавливает уведомления, отчетную и статистическую информацию по персоналу;
- осуществляет подготовку информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.4. Выполняет работу по комплектованию организации (предприятия) кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
3.5. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
3.6. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
3.7. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
3.8. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
3.9. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
3.10. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале.
3.11. Составляет установленную отчетность.
3.12. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.
3.13. Обеспечивает защиту прав и свобод работников при обработке персональных данных.
3.14. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.
3.15. Соблюдает культуру и этику общения с персоналом, посетителями.
3.16. Соблюдает правила использования сети Интернет.
3.17. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.18. Специалист по кадрам соблюдает Устав и Правила внутреннего трудового распорядка учреждения, должностную инструкцию специалиста по кадрам по профстандарту, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты и приказы руководителя.
3.19. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
3.20. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
3.21. Специалисту по кадрам запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях и на территории организации.
3.22. Повышает свою профессиональную компетенцию.
3.23. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.
4. Права
Специалист по кадрам имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению руководителя от работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от администрации создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности специалиста по кадрам.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей специалиста по кадрам, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководителя, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.
4.7. Предоставлять руководителю на рассмотрение предложения по улучшению деятельности организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции специалиста по кадрам.
4.8. На моральное и материальное поощрение по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.9. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.10. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением специалистом по кадрам норм профессиональной этики.
5. Ответственность
5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке специалист по кадрам несет ответственность:
- за неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
- за разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных работников;
- за достоверность предоставляемой информации руководителю, ее своевременную подготовку;
- за неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от руководителя несчастного случая;
- за несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности.
5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкции специалиста по кадрам, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя и иных локальных нормативных актов, работник подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.3. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм специалист по кадрам привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления трудовых функций несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Специалист по кадрам выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному руководителем организации.
6.2. Специалист по кадрам самостоятельно планирует свою деятельность. План работы специалиста отдела кадров согласовывается непосредственно с руководителем.
6.3. Получает от руководителя информацию нормативно-правового характера.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и работниками, информирует их о решениях руководтеля по кадровым вопросам.
6.5. Информирует руководителя о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.
6.6. Информирует руководителя о недостатках в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники, в электрооборудовании, водопроводной и отопительной системах.
6.7. Во время отсутствия специалиста по кадрам его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом руководителя. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления специалиста по кадрам с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, разработанной по профстандарту, хранящемся у руководителя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»________202__г. _____________ /_______________________/
Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции работников школы (Профстандарт)
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях: