Должностная инструкция каким документом регламентируется

Должностная инструкция: что это за документ и как его оформить

Должностная инструкция — важный, хотя и не обязательный кадровый документ. Расскажем, зачем он может понадобиться, как его правильно оформить и скорректировать. Также перечислим положения, которые надо включить в должностную инструкцию.

Что такое должностная инструкция

Это кадровый документ, который содержит требования, предъявляемые к занимаемой должности. Также в нем устанавливается конкретный перечень должностных обязанностей работника, его права и пределы ответственности (письма Роструда от 31.10.07 № 4412-6 и от 30.11.09 № 3520-6-1). Несмотря на то, что на практике этот документ получил широкое распространение, в Трудовом кодексе термин «должностная инструкция» не упоминается.

Возможность издания должностных инструкций (ДИ) вытекает из части 2 статьи 57 ТК РФ. В ней сказано, что трудовой договор должен содержать сведения о трудовой функции: работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, и (или) конкретный вид поручаемой работы. Выполнить это требование можно напрямую, включив все необходимые положения непосредственно в трудовой договор.

А можно выполнить требование опосредованно — издать отдельный документ (должностную инструкцию) и дать на него ссылку в тексте договора. Также см. «Роструд сообщил, обязательно ли составлять должностную инструкцию».

Виды должностных инструкций

Итак, должностная инструкция может существовать как в виде самостоятельного документа, так и в виде приложения к трудовому договору (письмо Роструда от 27.05.22 № ПГ/13204-6-1; см. «В Роструде рассказали, как правильно составлять должностные инструкции».

При этом нужно учитывать следующее: утвержденная работодателем ДИ сама по себе не считается соглашением сторон трудового договора. Поэтому, если она является самостоятельным документом, то на нее должна быть ссылка в договоре. Также в этом случае нужно составить отдельный документ, подтверждающий согласие сотрудника с текстом инструкции. Лучше всего, если это будет специальный лист ознакомления, являющийся неотъемлемой частью ДИ. Такой вариант позволит избежать спора о том, с какой именно редакцией инструкции согласен работник.

Если же инструкция является приложением к трудовому договору, то ее нужно включить в каждый из двух экземпляров договора, так как она составляет с ним единый документ (Апелляционное определение Верховного суда Республики Крым от 12.02.20 № 33-1410/2020).

Не исключен и третий вариант: обязанности работника указываются как в трудовом договоре, так и в отдельной должностной инструкции, с которой он ознакомлен под роспись. В этом случае нужно помнить: ДИ может лишь конкретизировать указанную в договоре трудовую функцию, но не расширять ее.

Для каких целей используется

Основная цель составления ДИ — оптимизация работы компании. Наличие этого документа позволяет не перечислять обязанности сотрудников в трудовых договорах, а значит, экономит время при оформлении персонала на работу. Одновременно ДИ позволяет избежать ошибок или неточностей при изложении должностных обязанностей в текстах договоров, а, следовательно, споров с работниками.

Еще один важный момент. Должностная инструкция содержит квалификационные и иные требования к сотрудникам (уровень образования, стаж, навыки). Это дает возможность обоснованно отказывать в трудоустройстве неподходящим кандидатам.

Также она может пригодиться в случае привлечения работников к дисциплинарной ответственности, включая увольнение. Ведь основанием для этого является неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. А они исчерпывающим образом перечислены в инструкции к должности.

При помощи должностной инструкции можно сэкономить не только время, но и деньги.  Во-первых, грамотно составленные инструкции помогают устранить дублирование функций работников, а значит, более рационально использовать их труд и фонд оплаты.

Во-вторых, если в инструкции указано, что в период отсутствия человека на рабочем месте другой сотрудник со схожей трудовой функцией исполняет его обязанности, то работодатель не должен доплачивать за совмещение. Ведь при такой формулировке дополнительная работа по исполнению обязанностей временно отсутствующего работника будет выполняться строго в рамках трудового договора (письмо Минтруда от 06.04.18 № 14-2/ООГ-2682).

Наконец, при помощи должностной инструкции можно обосновать разный уровень зарплат сотрудников на одинаковой должности. Такое возможно, если их права и обязанности различаются (см. «Роструд уточнил, в каком случае для одинаковых должностей можно установить разные оклады»). Также отличия в оплате труда сотрудников, занятых на одинаковых должностях, может вытекать из разных требований к квалификации, закрепленных в ДИ.

Обязательна ли должностная инструкция

Как было сказано выше, этот документ не обязательный. Если в трудовом договоре определены все функции (обязанности) работника, то дополнительно составлять должностную инструкцию не нужно.

Соответственно, ее отсутствие не является нарушением трудового законодательства и никакой ответственности не влечет.

Кто разрабатывает должностные инструкции

Этим занимается работодатель. Как правило, за основу берутся требования к должностям, указанные в утвержденных Минтрудом квалификационных справочниках или в различных профессиональных стандартах.

Но работодатель не связан указанными документами. Он вправе включить в ДИ те или иные обязанности по своему усмотрению. В том числе, разграничивая таким образом сотрудников, занятых на разных участках, подразделениях, машинах и т.п. Такой подход к определению должностных обязанностей не является нарушением (апелляционное определение Московского городского суда от 04.03.15 по делу № 33-6840/2015).

Содержание должностной инструкции

Обычно в нее включаются следующие сведения:

• должностные обязанности;
• права работника при выполнении трудовой функции;
• порядок взаимодействия с другими работниками и структурными подразделениями работодателя;
• ответственность, к которой может быть привлечен работник за нарушения в процессе трудовой деятельности;
• квалификационные требования, предъявляемые к должности.

При необходимости, инструкцию можно дополнить разделом, в котором указывается порядок приема человека на должность и увольнения с нее. Помимо этого, можно включить информация о подчиненности по должности (кому подчиняется работник и кто подчиняется ему), а также порядок горизонтального взаимодействия сотрудника внутри компании. Допустимо также указать основные правовые и локальные акты, которыми должен руководствоваться сотрудник во время работы. Не лишним будет зафиксировать и порядок внесения изменений в текст инструкции.

Как оформить инструкцию в соответствии с ГОСТом

Какой-либо унифицированной формы ДИ не существует. Если работодатель принял решение оформить ее как отдельный документ (а не в качестве приложения к трудовому договору), то можно ориентироваться на общие требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В частности, рекомендуется указать: наименование организации в точном соответствии с уставом; наименование документа (должностная инструкция); дату и место ее составления, а также регистрационный номер (если в компании введен такой порядок). Если документ состоит из двух и более листов, то их необходимо нумеровать. Номера проставляются начиная со второй страницы посередине верхнего поля листа.

Должностная инструкция утверждается руководителем организации или другим уполномоченным должностным лицом. Соответствующий гриф ставится в правом верхнем углу первого листа. Он состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Добавим, что инструкция будет действовать даже в том случае, если она составлена с нарушением ГОСТа. Ответственность за несоблюдение требований стандартов при разработке ДИ не установлена.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то, как уже упоминалось, потребуется оформить два экземпляра. При этом договор и инструкция составляют единый документ. Это значит, что все листы должны иметь сквозную нумерацию.

Порядок утверждения и подписания инструкции

Законодательно он не установлен. Работодатель самостоятельно определяет порядок утверждения и введения в действие инструкций для той или иной должности.

Как правило, они утверждаются руководителем компании по представлению заинтересованных лиц (кадровой службы, линейных руководителей и т.п.). Что касается ДИ самого директора организации, то возможны варианты. Он может утвердить ее сам, либо это может сделать другой орган — совет директоров, общее собрание, единственный участник.

Как внести изменения в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений зависит от вида инструкции: отдельный документ или приложение к трудовому договору. В первом случае корректировки оформляются работодателем в одностороннем порядке — путем утверждения изменений или новой редакции документа. А во втором — потребуется составить и подписать дополнительное соглашение к договору.

Но сказанное не означает, что если ДИ оформлена в виде отдельного документа, то работник должен будет исполнять любые прихоти работодателя, стоит лишь ему изменить ее текст. Если корректировка инструкции приводит к изменению трудовой функции, добавлению обязанностей, или затрагивает другие условия трудового договора, то работодателю придется заблаговременно письменно уведомить об этом работника. Обновленная инструкция начнет действовать только после того, как сотрудник согласится на продолжение трудовых отношений на новых условиях (письмо Роструда от 31.10.07 № 4412-6).

Если же изменения носят технический характер, то согласие сотрудника не требуется — достаточно ознакомить его с новым текстом документа. К примеру, так могут вноситься правки, которые уточняют порядок выполнения работы или детализируют круг трудовых обязанностей, не расширяя его.

Алексей Крайнев, юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях. 

Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.

Если должностная инструкция является самостоятельным документом, она должна быть утверждена приказом руководителя организации и предоставлена под роспись сотрудникам (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации. 

Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.

Примеры должностных инструкций можно найти на нашем сайте в разделе «Шаблоны документов». 

Как составить должностную инструкцию

При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.

Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.

Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.

У работника должен быть один непосредственный руководитель.

Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

1. Основные задачи и должностные обязанности:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

Чтобы составить раздел, рекомендуем использовать профстандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и  Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). В них обозначен примерный перечень обязанностей различных должностей.

1. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

1. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

1. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационном справочнике или профессиональных стандартах. 

Должностная инструкция кассира

Должностная инструкция программиста

Если должность, для которой работодателю необходимо составить должностную инструкцию, отсутствует в квалификационном справочнике, то организация может использовать квалификационные характеристики аналогичной (смежной) должности или создать их на основе тех прав и обязанностей, которые она намерена предоставить работнику, принятому на эту должность. Законодательных ограничений на этот счет нет.

Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций

Работодатели должны в двух случаях применять профстандарты (ст. 195.1 ТК РФ):

• закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
• обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.

Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.

Разработка и утверждение должностных инструкций

Внутри организации должностная инструкция может быть утверждена как отдельный документ или как приложение к трудовому договору (Письмо Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 года).

Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, создайте распоряжение в свободной форме об утверждении должностной инструкции.

Инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками, которые будут занимать данную должность. Обязательно предоставьте каждому работнику копию его должностной инструкции.

Если должностная инструкция является дополнением к трудовому договору, сделайте два экземпляра должностной инструкции, а также трудового договора; один экземпляр отдайте нанимаемому работнику, а другой оставьте себе (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе

Положение о разработке должностных инструкций — необязательный документ, но в нем излагаются общие требования к процедурам подготовки, согласования, утверждения и пересмотра должностных инструкций. При наличии такого документа должностные инструкции могут упорядочить работу, сделать ее четкой и единообразной. Кроме того, само создание должностной инструкции станет упорядоченным, несложным процессом. Например, сделайте обязательным включение в должностную инструкцию следующих ключевых разделов:

• Ключевые положения (цель и задачи, ради которых составляется документ).
• Требования к должностным инструкциям в компании.
• Порядок разработки, согласования и визирования инструкций.
• Заключительные положения.

Если вам необходима консультация опытного юриста по трудовому праву, оставьте заявку и мы с вами оперативно свяжемся! 

Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.

Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.

Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.

Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.

Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.

У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Чаще всего структура должной инструкции такая:

Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.

Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.

Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.

Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.

Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.

Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.