Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.
Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.
Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.
Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.
В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.
Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.
Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.
Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.
Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.
Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.
Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.
В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.
У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.
Чаще всего структура должной инструкции такая:
- заголовок;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимодействие.
Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.
Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.
Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.
Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.
Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.
Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.
Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.
Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.
Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:
- для бухгалтера;
- для главного бухгалтера;
- для делопроизводителя;
- для менеджера по продажам;
- для специалиста по кадрам;
- для кассира;
- для кладовщика;
- для повара;
- для специалиста по охране труда;
- для юриста;
- для главного инженера;
- для инженера;
- для водителя;
- для учителя;
- для системного администратора;
- для экономиста;
- для заведующего складом;
- для механика;
- для воспитателя;
- для офис-менеджера.
- Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
- Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
- Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
- Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.
Некоторые компании до сих пор недооценивают важность должностных инструкций. Поэтому либо вообще их не применяют, либо используют скаченные из интернета. Но такой документ будет мало полезен в работе.
Также распространенная ошибка считать, что сотрудник должен выполнять требования по должности, прописанные в профстандарте или в квалификационном справочнике. Но это не так.
Есть 5 веских причин срочно пересмотреть свое отношение к ДИ. Перед тем как их перечислить, определим статус документа и условия, при которых он будет полезен компании.
Должностная инструкция — это документ, в котором прописывают:
- должность и квалификационные требования к ней;
- должностные обязанности;
- права сотрудника по должности;
- ответственность.
Последние два пункта носят скорее формальный характер. Чаще всего работодатель не спешит предоставить работнику реальных прав больше, чем это предусмотрено законодательством. Нельзя установить больше, чем по закону, и ответственность. О том, чтобы закрепить за сотрудниками меньшие обязательства, тоже говорить не приходится.
Должностную инструкцию можно оформить как приложение к трудовому договору, а можно утвердить, как локальный акт. У каждого из способов есть свои плюсы и минусы.
Есть основные принципы оформления:
- должностная инструкция составляется на конкретную должность, а не на сотрудника;
- при любом варианте ее оформления нельзя менять трудовую функцию по инициативе работодателя;
- с должностной инструкцией сотрудника необходимо ознакомить под роспись (если это локальный акт) или подписать обеими сторонами (если это приложение к трудовому договору),
- если работник отказывается подписывать должностную инструкцию в новой редакции, то заставить его это сделать нельзя. Здесь возможны нюансы при незначительном изменении текста и при условии, если не вводятся новые обязанности. Однако здесь нужно быть осторожным, особенно если учитывать последние тенденции судебной практики.
Теперь перейдем к причинам.
Причина первая: ответственность
Качественно прописанные должностные обязанности и инструкции — это залог вашего успеха при применении дисциплинарных взысканий, в том числе увольнений.
Дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
Поэтому, чтобы привлечь сотрудника к ответственности, трудовые обязанности нужно возложить на него документально. Как правило, подробно функциональные обязанности прописывают именно в должностной инструкции.
Далее важно правильно определить и описать обязанности сотрудника по должности. Для этого указывайте в виде глаголов, что именно должен делать сотрудник, с какой периодичностью, как и в какой срок отчитываться.
Составляя должностную инструкцию, полезно сразу отвечать на вопрос «что я ожидаю от данной позиции?». Поэтому при подготовке должностных инструкций важно проводить беседы с держателями процессов, задавать правильные вопросы, при необходимости погружаться в работу направлений и оформлять этот важный документ юридически грамотно.
Вторая причина: оценка вакансий
Подробно прописанные индивидуальные квалификационные требования к должности — это понятные критерии оценки вакансии на предмет необходимости предлагать ее при различных кадровых процедурах. Например, меняются условия работы или в компании инициирована процедура сокращения.
Решение о том, соответствует сотрудник квалификации или нет, принимается после ее сравнения с требованиями, предъявляемыми к данной должности.
В некоторых случаях требования к квалификации установлены законом. Например, для специалиста по охране труда. Но в большинстве случаев работодатель самостоятельно определяет какой квалификацией должен обладать сотрудник на определенной позиции.
Увольняя сотрудника, работодатель, как правило, не хочет предлагать вакансии по многим причинам. Как раз для этого и необходимо, чтобы в должностной инструкции максимально детально были прописаны квалификационные требования: уровень образования, специализация, опыт работы по определенному направлению и др. Чем подробнее они будут определены, тем меньшему количеству увольняемых сотрудников необходимо будет предлагать вакансию.
Третья причина: отказ в приеме на работу
Третья и вторая причины тесно связаны, так как отказ в приеме на работу считается правомерным только по основаниям, связанным с деловыми качествами кандидата или со спецификой конкретной работы.
Под деловыми качествами понимают квалификацию, о которой мы говорили выше и личные качества.
Таким образом, помимо квалификационных требований, в должностной инструкции можно описать личные качества кандидата, такие как: стрессоустойчивость, стремление к профессиональному росту, клиентоориентированность и др. Проверить обладает ли соискатель качествами, предъявляемыми к нему компанией, можно путем организации специального тестирования.
Устанавливая требования к квалификации и личностным характеристикам, помните, что требования должны быть обоснованными.
Например, нельзя установить для уборщицы требование о наличии высшего образования и опыта работы в медицине, даже если принимаете ее на работу в фармацевтическую компанию.
Четвертая причина: обоснование оплаты труда
Должностные инструкции с разным функционалом и (или) требованиями по схожим должностям позволяют обосновать разницу в заработной плате.
Часто в компаниях, занимающимися продажами, у Sales Manager одна должностная инструкция на всех, но оплата у всех разная. Например, региональные сотрудники получают меньше. Это дискриминация. Если в Москве и Калуге менеджеры выполняют одинаковую функцию, то и получать они должны одинаковую зарплату.
Чтобы показать различия и обосновать разную оплату труда, составьте должностные инструкции на базе одной общей, но с незначительными различиями в зависимости от ситуации.
Например, менеджеру в Москве и в Калуге можно установить разные требования к опыту работы: для московского установить опыт работы с крупными клиентами, а для Калуги можно ограничиться просто требованиями к опыту работы.
Важно при описании различий ориентироваться на фактический функционал сотрудников и специфику работы направления. В противном случае установленные различия в инструкциях могут быть признаны формальными, и, как следствие, оплата труда — неправильной.
Пятая причина: оценка работы сотрудника
Пятая причина тесно связана с первой, где мы говорили о важности описания реальных функциональных обязанностей.
Компании в трудовых договорах почти всегда устанавливают срок испытания, но часто не оценивают реальную возможность увольнения в связи с непрохождением испытательного срока.
Для идеального увольнения, если сотрудник вам не подходит, надо разработать программу прохождения испытательного срока, контролировать его прохождение, оценивать результаты и выполнять другие действия, обосновывающие позицию компании.
Но на практике в лучшем случае в трудовом договоре делают формулировку о том, что критериями прохождения испытания является качественное выполнение должностных обязанностей.
Такая формулировка может вам помочь уволить сотрудника в связи с непрохождением срока испытания, только если сотрудника ознакомить с правильной должностной инструкцией. А далее можно действовать как при применении дисциплинарного взыскания, т. е. фиксировать некачественную работу и запрашивать объяснения. При этом можно обойтись без издания приказа о применении взыскания.
При таком оформлении вам будет легче обосновать правомерность расторжения договора с сотрудником в связи с непрохождением срока испытания, нежели без должностной инструкции с правильно прописанными обязанностями.
Есть и другие аргументы в пользу должностной инструкции. С ее помощью можно управлять сотрудниками, построить систему подчиненности и замещения в случае отсутствия одного из них. Да и адаптация вновь поступившего на работу пройдет легче.
Хотите увидеть, как выглядит идеальная должностная инструкция?
Тогда приходите на вебинар «Почему вы разрушаете компанию, если у вас нет правильных должностных инструкций: 5 весомых причин». Вебинар состоится 22 февраля в 10.00.
Зарегистрироваться можно по ссылке
Кадровый аутсорсинг
Возьмем на себя все заботы по ведению кадрового учета
Добавить в «Нужное»
Сборник должностных инструкций
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.
В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:
- должностная инструкция генерального директора;
- должностная инструкция главного бухгалтера;
- должностная инструкция бухгалтера-кассира;
- должностная инструкция программиста;
- должностная инструкция секретаря;
- должностная инструкция водителя автомобиля;
- должностная инструкция менеджера.