Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства по профстандарту образец

                                                                  УТВЕРЖДАЮ
                                 Руководитель _________________ ___________
                                               (наименование работодателя)
                                 _____________________ /___________________
                                              (подпись, Ф.И.О.)

                                 Приказ от «___»__________ ____ г. N ______


Должностная инструкция
начальника (руководителя) отдела делопроизводства
(заведующего канцелярией)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела делопроизводства (заведующего канцелярией) (далее — Работник) _____ «____________» (далее — Работодатель).
1.2. Начальник (руководитель) отдела делопроизводства (заведующий канцелярией) относится к категории руководителей.
1.3. На должность начальника (руководителя) отдела делопроизводства принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.
1.4. Работник должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
— Единую государственную систему делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации;
— организацию делопроизводства;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— основы трудового законодательства Российской Федерации;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, правила пожарной безопасности;
— Правила внутреннего трудового распорядка;

    — _________________ _______________________ _________________.
           (виды, наименования и реквизиты других актов и документов)
1.5. Работник в своей деятельности руководствуется:
— Положением об отделе делопроизводства (канцелярии);
— настоящей должностной инструкцией;
    — _________________ _______________________ _________________.
      (иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью
                                  Работника)
1.6. Работник подчиняется непосредственно _______________________.
1.7. Требования к квалификации Работника:
среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы
или
начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.

2. Должностные обязанности Работника

2.1. Работник исполняет следующие должностные обязанности:
2.1.1. Организует работу канцелярии.
2.1.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.1.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.1.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.1.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
2.1.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.1.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.1.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.1.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
2.1.10. Руководит работниками отдела делопроизводства (канцелярии).

3. Права Работника

3.1. Работник имеет право:
3.1.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
3.1.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
3.1.3. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
3.1.4. Участие в обсуждении проектов решений руководства Работодателя.
3.1.5. Запрос и получение от структурных подразделений, работников необходимой для выполнения должностных обязанностей информации, документов.
3.1.6. Участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.1.7. Требование от своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.1.8. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.1.9. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Работодателя, касающимися его деятельности.
3.1.10. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
3.1.11. Представление на рассмотрение своего непосредственного Руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

    3.2. _________________ _______________________ ________________.
                                    (иные права)

4. Ответственность Работника

4.1. Работник привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение прямого действительного ущерба имуществу Работодателя — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. _________________ _______________________ __________.

5. Заключительные положения

5.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.
5.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

_________________ ___________
(должность лица, составившего     __________________  _____________________
должностную инструкцию)                (подпись)            (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.

Согласовано:

Юридическая служба                __________________  _____________________
                                        (подпись)           (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.

Отдел кадров                      __________________  _____________________
                                       (подпись)            (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил)         __________________  _____________________
                                       (подпись)            (Ф.И.О.)
«____»___________ ____ г.


Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

    Наименование                                                  УТВЕРЖДАЮ
    организации
                                                 __________________________
                                                 (руководитель организации)
    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
    начальника (руководителя) отдела              ___________/_____________
    документационного обеспечения <*>               (личная   (расшифровка)
                                                    подпись)    подписи)
    "___"__________ ____ N ____                   "___"____________ ____ г.
    г. ____________                                        М.П.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела документационного обеспечения (далее — «Работник»).

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно __________________ Организации.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление» и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.

1.5. Работник должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные, руководящие и методические документы по организации делопроизводства;

— организацию планирования и оперативного управления производством;

— организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС;

— организацию делопроизводства;

— порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации;

— требования к организации работы с персоналом на АС;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________________.

1.7. В подчинении Работника находятся: _______________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Работник:

2.1. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС).

2.2. Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами.

2.3. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий.

2.4. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки.

2.5. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС.

2.6. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов.

2.7. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС.

2.8. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения.

2.9. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.

3. ПРАВА

3.1. Работник имеет право:

— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.5. Причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

    ___________________________       _______________       _______________
      (наименование должности         (личная подпись)        (расшифровка
     руководителя структурного                                  подписи)
          подразделения)
    "___"__________ ____ г.
    СОГЛАСОВАНО
    (указать всех заинтересованных лиц
     и их подписи)
    ___________________________       _______________       _______________
                                      (личная подпись)       (расшифровка
                                                                подписи)
    "___"__________ ____ г.
    С инструкцией ознакомлен:         _______________       _______________
                                      (личная подпись)       (расшифровка
                                                                подписи)
    "___"__________ ____ г.

———————————

<*> Постановление Минтруда РФ от 31.12.2003 N 94 (ред. от 24.04.2008) «Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций атомной энергетики, промышленности и науки».

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Делопроизводитель выполняет служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок, принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения, передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Расскажем, как правильно составить или пересмотреть должностную инструкцию делопроизводителя. Скачайте образец и сверьте содержание документа в вашей компании с шаблоном от наших экспертов.

В статье:

  • Как оформить должностную инструкцию делопроизводителя: образец
  • Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту
  • Что включить в раздел «Общие положения» должностной инструкции делопроизводителя
  • Какие обязанности делопроизводителя прописать в инструкции
  • Что прописать в других разделах должностной инструкции делопроизводителя

Как оформить должностную инструкцию делопроизводителя: образец 

Структура должностной инструкции делопроизводителя на предприятии состоит из нескольких разделов. Как правило, это:

  • общие положения;
  • должностные обязанности делопроизводителя;
  • права;
  • ответственность;
  • порядок пересмотра должностной инструкции. 

Содержание разделов 1, 3, 4 и 5 может быть одинаковым для всех должностей, которые связаны с делопроизводством. В разделе 2 должны быть подробно описаны конкретные функциональные обязанности делопроизводителя с учетом специфики именно этой должности. Перечень этих обязанностей во многом определяется производственной и организационной спецификой предприятия. 

Должностная инструкция делопроизводителя: образец

 Должностная инструкция делопроизводителя: образец

Скачать полностью >>>

Больше образцов должностных инструкций для разных должностей и профессий найдёте в справочнике от журнала «Кадровое дело». Редакция постоянно обновляет справочник и добавляет в него новые должностные инструкции. 

Должностная инструкция делопроизводителя: образец

Найти инструкцию в справочнике >>>

Скачайте должностные инструкции делопроизводителя:

Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту

Существенно облегчает составление должностной инструкции делопроизводителя профессиональный стандарт. Он называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н 

Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандарта

Скачать полностью

Обратите внимание! Для коммерческих предприятий требования профстандартов являются рекомендуемыми. Работодатель вправе сократить или дополнить их при разработке собственной должностной инструкции делопроизводителя. 

Читайте в журнале «Кадровое дело»: Новые советы от Минтруда, как прописать должностные обязанности сотрудников >>>

Что включить в раздел «Общие положения» должностной инструкции делопроизводителя

Среди сведений, которые включают в раздел «Общие сведения», перечислите документы, которыми делопроизводитель будет руководствоваться в своей работе. К ним относятся:

  • правовые и нормативные документы, которыми регламентируется трудовая деятельность делопроизводителя, в том числе государственные и отраслевые стандарты, локальные нормативные акты работодателя;
  • Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, устав организации и т.п.;
  • трудовой договор и настоящая должностная инструкция делопроизводителя. 

Поскольку квалификационные требования к этой должности невысоки, нет смысла выделять их в отдельный раздел. Поэтому в «Общем разделе» можно указать лишь требуемый уровень квалификации, установленный профстандартом, и то, что кроме среднего профессионального образования кандидат должен пройти программы специализированные подготовки квалифицированных рабочих, служащих. В этом разделе должностной инструкции делопроизводителя также можно указать, что для должности не устанавливаются ни требования к опыту практической работы, ни особые условия допуска к ней.

Конференция ко дню кадрового специалиста

Что включить в раздел «Должностные обязанности делопроизводителя»

В соответствии с должностной инструкцией делопроизводителя к числу общих обязанностей, которые должен выполнять специалист, относится:

  • прием и обработку входящих документов;
  • обработка и отправка исходящих документов;
  • просмотр, сортировку и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
  • подготовку документов для рассмотрения руководством в соответствии с полномочиями должностных лиц, закрепленными приказом руководителя;
  • доставка документов исполнителям;
  • ведение базы данных документов предприятия;
  • организация текущего хранения документов;
  • ведение консультационной и организационно-справочной деятельности;
  • организация работы по учету, хранению и передаче в структурные подразделения текущей документации делопроизводства;
  • контроль движения и своевременного исполнения документов.

Обратите внимание! При составлении документа следует учесть специфику работы организации. Например, должностная инструкция делопроизводителя в школе может содержать такую функциональную обязанность, как выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей.

Чтобы качественно выполнять обязанности делопроизводителя, специалисту потребуются определенные навыки. Укажите в инструкции, что он должен:

  1. иметь представление о структурах баз данных и уметь пользоваться системами управления базами данных, используемыми на предприятии;
  2. уметь использовать в своей работе справочно-правовые и информационно-справочные системы;
  3. уметь пользоваться специальным программным обеспечением, автоматизированными системами учета, регистрации и контроля. 

Чем подробнее и полнее в должностной инструкции делопроизводителя будут описаны обязанности и необходимые специалисту навыки и умения, тем проще будет работодателю контролировать и оценивать его работу. Да и самому делопроизводителю будет легче работать, четко понимая круг своих должностных обязанностей. 

Поэтому в должностной инструкции делопроизводителя можно оговорить требование знать структуру предприятия, руководство подразделений и его иерархию. Это позволит специалисту понимать, кто из руководителей вправе решать те или иные вопросы. Это, в свою очередь, поможет существенно ускорить и упростить контроль исполнения документов.

Скачивайте подборки образцов, которые пригодятся кадровику любой компании

  • Справочник инструкций по охране труда
    Все инструкции обновлены с учётом приказа Минтруда №772н
  • Все документы по охране труда, которые нужны из-за новых правил с 1 сентября
    От перечней сотрудников, которых можно освободить от инструктажей, до журнала учёта направлений на психосвидетельствование и ЛНА с условием выдачи молока за вредность
  • Документы по персданным, обновлённые под новые требования с 1 сентября
    От нового согласия на обработку персональных данных до нового обязательного ЛНА по защите персданных
  • Образцы трудовых договоров на 2022 год
    Варианты с минимумом и максимумом инфорамции. Все — с учётом требований ТК
  • 12 обязательных документов по охране труда: от микротравм до нарядов-допусков
    Документы, которые нужны каждой компании из-за новых правил по охране труда, которые вступили в силу 1 марта 2022 года
  • Справочник должностных инструкций
    Образцы для всех должностей: от гендира до уборщицы
  • 10 памяток по новым правилам обучения по охране труда
    Новый порядок инструктажей и обучения по ОТ, который действует с 1 сентября
  • Образцы документов для оформления несчастных случаев
    Подборка заполненных новых форм из приказа Минтруда №223н для расследования и учёта несчастных случаев

Что прописать в других разделах должностной инструкции делопроизводителя

В разделе «Права по должности» укажите права, которые позволят делопроизводителю эффективно исполнять свои обязанности и взаимодействовать как с рядовыми исполнителями, так и с руководителями подразделений. Здесь можно указать, что сотрудник имеет право:

  • своевременно и в полном объеме знакомиться с решениями руководства, касающимися его работы;
  • выдвигать предложения по улучшению работы в рамках своих трудовых функций;
  • информировать непосредственного руководителя о недостатках, выявленных в процессе исполнения работы по должности и вносить предложения по их исправлению;
  • обращаться к руководству с требованием о содействии при исполнении своих должностных обязанностей и прав;
  • запрашивать информацию и документы, необходимые для работы. 

В раздел «Ответственность» должностной инструкции делопроизводителя включите пункты:

  • об ответственности за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;
  • материальной ответственности, в случае, если по вине сотрудника предприятию будет нанесен имущественный или материальный ущерб. 

В разделе «Порядок пересмотра должностной инструкции» пропишите периодичность пересмотра документа. Как правило, он составляет пять лет. В этом разделе также установите обязанность ознакомления работника со всеми корректировками, которые, при необходимости, будут вноситься в действующую должностную инструкцию делопроизводителя.

Профессиональный стандарт делопроизводителя помогает определить круг задач работника, требуемые от него навыки и его уровни квалификации. По действующему законодательству он обязателен для госсектора, а компании из частной сферы применяют его для профилактики конфликтов с проверяющими инстанциями, а также для корректного формирования списка требований к претендентам на позиции.

ФАЙЛЫ
Скачать образец профстандарта делопроизводителя .doc

Правовые основы профстандартов

Внедрение профстандартов в кадровое делопроизводство началось в 2015-м году, с принятием Федерального закона №122-ФЗ. На его основе были проведены следующие изменения:

  • В Трудовой кодекс была внесена статья 195.3. В ней говорилось, что профстандарты обязательны для профессий, к которым в законах особо установлены квалификационные требования. Эти положения были подтверждены статьей 57 ТК РФ, которая установила их необходимость для позиций, имеющих законодательно оформленные льготы или ограничения.
  • Правительством было принято Постановление №584, обязавшее использовать профстандарты организации, находящиеся под государственным контролем (бюджетный характер или доля государства свыше 50%).

Для разъяснения положений этих актов на практике Минтруд дополнительно издал Письмо №14-0/10/В-2253. На основе данных актов можно сказать, что профстандарты необходимы:

  • Когда организация находится под полным или частичным контролем государства (доля в капитале больше 50%).
  • Когда для позиции законодательно установлены особые требования – льготы, компенсации, квалификационные параметры.

В иных случаях они внедряются в практику на добровольной основе для получения некоторых плюсов:

  • Корректировки имеющейся трудовой документации, что не только помогает навести порядок в документообороте, но и снижает вероятность конфликтов с контролерами (ФНС, трудовая инспекция и пр.).
  • Закрепления квалификационных параметров для действующих сотрудников и кандидатов.
  • Получения возможности корректно указывать сотрудникам на необходимость дополнительных мер по повышению квалификации.
  • Проведения аттестации или переаттестации работников.

Внимание! Вместе с профстандартами сохраняют силу должностные классификаторы (ЕКС, ЕТКС). Работодатель вправе выбрать предпочтительный документ при решении кадровых вопросов.

Структура и содержание профстандарта делопроизводителя

В 2015-м году приказом Минтруда был принят стандарт 07.002 для специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. В него входят четыре раздела, содержащие основные характеристики деятельности делопроизводителя.

Во вводной части содержится группа и вид деятельности по классификаторам ОКВЭД и ОКЗ.

Вторая часть дает перечень обобщенных функций, лежащих в основе профессии, а также их составляющих. Насчитывается 4 обобщенных функции и 24 их составляющих. Так, обобщенная функция по документационному обеспечению работы организации включает три составляющих:

  • организация работы с документами;
  • их хранение;
  • обработка дел для дальнейшего хранения.

Для функций и их составляющих приведены коды и уровни (подуровни) квалификации, нужные специалисту для их выполнения.

Третий раздел состоит из перечня функций с их подробными характеристиками. Для каждой обобщенной профильной функции приведены следующие параметры:

  • наименование и происхождение;
  • требования к образованию и рабочему опыту специалиста;
  • критерии для допуска специалиста к работе;
  • прочие характеристики.

Так, делопроизводителю для выполнения обязанностей по обеспечению документационной деятельности нужно среднее профессиональное образование.

Для составляющих трудовых функций приведены следующие характеристики:

  • трудовые действия;
  • нужные специалисту для их выполнения знания и умения;
  • прочие характеристики.

Например, для составляющей «Организация работы с документами» приведены:

  • десять трудовых действий (прием и первичная обработка документации, её регистрация и пр.);
  • пять умений в практической области (уметь пользоваться БД, СПС и т.д.);
  • нужные от специалиста знания в девятнадцати областях (понимание структуры организации, порядка обработки документов и пр.).

В заключительную часть документа входит список его организаций-разработчиков.

Внимание! Часть должностных характеристик (полномочия, льготы и пр.) отсутствуют в документе. Для освещения этих аспектов дополнительно используется должностная инструкция.

Нюансы внедрения профстандартов

Корректное применение профстандартов обычно включает следующие стадии:

  • Создание регламента, регулирующего процессы внедрения. В нем должны содержаться порядок этапов, их продолжительность, ответственные лица.
  • Рассмотрение организации, её отраслевых особенностей, иерархической структуры, нагрузки сотрудников.
  • Нахождение профстандартов, подходящих для профиля деятельности сотрудников.
  • Изменение на их основе действующей трудовой документации.
  • Документирование новых параметров квалификации сотрудников.
  • Анализ, на основе новой документации, нагрузки работников, соответствия обязанностей их позициям и прочих кадровых аспектов.
  • Проведение изменений в организационной структуре – освобождение сотрудников от непрофильных обязанностей, переименование позиций и т.д.

В итоге работодатель приобретет возможности корректно отказывать кандидатам, проводить переаттестацию действующих работников, требовать от них прохождения профильного обучения для повышения квалификации.

Внимание! Трудовой кодекс не предполагает возможности увольнения сотрудника за его несоответствие параметрам, установленным в профстандарте. В этом случае можно предложить ему переход на другую позицию по ст. 72.1 ТК.

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.

Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.

1.3. Делопроизводитель должен знать:

  • гражданское и трудовое законодательство РФ;
  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
  • структуру компании и ее подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • виды документов и их назначение;
  • порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
  • основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

1.4. Делопроизводитель должен уметь:

  • работать с любыми видами документов;
  • пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
  • организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
  • руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
  • разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
  • организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
  • правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
  • систематизировать документы внутри дел;
  • контролировать сохранность и защиту документов;
  • пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.

2. Трудовые функции

2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:

  • ведение документооборота;
  • организация работы по учету, хранению и передаче документов;
  • контроль сохранности и защиты документов.

3. Должностные обязанности

3.1. Делопроизводитель обязан:

  • вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
  • вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
  • отправлять исполненную документацию по адресатам;
  • вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
  • вести электронную базу документов и составлять картотеки;
  • подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
  • контролировать сохранность проходящей служебной документации.

4. Права

4.1. Делопроизводитель имеет право:

  • запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
  • запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
  • информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
  • разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
  • знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.

5. Заключительные положения

5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.

5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.

5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)

Дата:
______________________

Должностная инструкция делопроизводителя

Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.

docx, 13 KB

Чек-листы для предпринимателей

Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей

Подробнее

Еще документы

Это тоже интересно:

  • Должностная инструкция начальника отдела правовой и кадровой работы
  • Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства администрации
  • Должностная инструкция начальника отдела охраны труда и промышленной безопасности
  • Должностная инструкция начальник бюро смк
  • Должностная инструкция музыкального руководителя в доу по профстандарту 2022

  • Понравилась статья? Поделить с друзьями:
    0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии