Должностная инструкция начальника отдела секретариата

Должностная инструкция руководителя секретариата

Общие положения

1.1. Руководитель секретариата является служащим.
1.2. На должность руководителя секретариата назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Юриспруденция», стаж работы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее четырёх лет.
1.3. Руководитель секретариата назначается и освобождается от должности приказом __________________. Впервые назначенному на эту должность лицу, в соответствии с действующим федеральным законодательством, в целях проверки его соответствия замещаемой должности может устанавливаться испытательный срок.
1.4. Руководитель секретариата подчиняется непосредственно ________________________________;
1.6. Руководитель секретариата в своей работе руководствуется:

— Конституцией Российской Федерации;
— законами Российской Федерации;
— приказами и распоряжениями руководителя предприятия;
— инструкциями по делопроизводству;
— правилами внутреннего распорядка;
— настоящим должностным регламентом.

1.8. Права, обязанности, ответственность руководителя секретариата определяется настоящим должностным регламентом.
1.9. На время отсутствия руководителя секретариата (отпуск, болезнь, прочее) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Обязанности и права руководителя секретариата

2.1. Руководитель секретариата обязан:
— добросовестно исполнять свои должностные обязанности;
— исполнять приказы, распоряжения, указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные в пределах их должностных полномочий;
— поддерживать уровень квалификации, достаточной для исполнения своих должностных обязанностей;
— хранить служебную информацию, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;
— соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностной регламент, порядок работы со служебной информацией.

2.2. Руководитель секретариата как руководитель структурного подразделения обязан:

— осуществлять общее руководство деятельностью Секретариата, организовывать, координировать и контролировать его деятельность;
— отвечать перед руководителем за выполнение возложенных на Секретариат задач;
— регламентировать единые принципы в работе со средствами массовой информации;
— разрабатывать типовые документы;
— определять объем и характер информационных ресурсов;
— определять порядок доступа к информации для средств массовой информации и иных пользователей;
— контролировать исполнение приказов, распоряжений и указаний руководства по вопросам, относящимся к компетенции Секретариата;
— принимать меры к созданию работникам Секретариата условий, необходимых для выполнения возложенных на них функциональных обязанностей;
— контролировать выполнение работниками Секретариата своих должностных обязанностей и правил внутреннего распорядка;
— распределять обязанности между работниками Секретариата;
— вносить предложения в Положение о Секретариате, должностные регламенты работников Секретариата;
— разрабатывать и представлять в установленном порядке предложения по вопросам планирования работы Секретариата;
— просматривать поступающие на подпись документы для доклада руководителю предприятия;
— принимать к своему производству часть документов, поступающих из сектора делопроизводства, изучать их, готовить к докладу и докладывать председателю, выполняя полученные указания;
— организовывать своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству поступающих документов;
— осуществлять регистрацию исходящих документов;
— осуществлять контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки и в установленном порядке, за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
— разрабатывать мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;
— осуществлять контроль за правильностью оформления и формирования материалов и документов, подлежащих сдаче в архив;

2.3. Для выполнения возложенных на руководителя секретариата обязанностей он имеет право:

— знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;
— вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящим должностным регламентом обязанностями;
— использовать имеющиеся нормативные, статистические и другие материалы, необходимые для выполнения служебных функций;
— возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
— повышать свою квалификацию для полного и качественного выполнения обязанностей по должности;
— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
— вносить предложения руководству о поощрении работников Секретариата;
— вносить предложения руководителям структурных подразделений о поощрении их сотрудников.

3. Ответственность руководителя Секретариата.

Руководитель Секретариата несет ответственность в установленном законом порядке за своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей и соблюдение трудовой дисциплины, за сохранность служебной информации и документов.

Должностная инструкция руководителя секретариата разработана в соответствии с __________________________

Руководитель секретариата Правительства:

организует деятельность секретариата Правительства;

без доверенности представляет секретариат Правительства в отношениях с органами государственной власти, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами;

выдает доверенности;

подписывает приказы и распоряжения секретариата Правительства;

издает по предметам своего ведения распоряжения и дает поручения по вопросам деятельности секретариата Правительства;

согласовывает проекты постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства;

представляет на утверждение вице-губернатору – председателю Правительства положения о структурных подразделениях секретариата Правительства;

принимает решения о проведении конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Самарской области, назначении и освобождении от должности, заключении служебных контрактов и трудовых договоров, предоставлении отпусков, поощрении и применении мер дисциплинарного взыскания, присвоении классных чинов гражданским служащим секретариата Правительства, решает иные кадровые вопросы в отношении гражданских служащих секретариата Правительства и иных сотрудников секретариата Правительства, осуществляет иные права и обязанности представителя нанимателя (работодателя) в отношении сотрудников секретариата Правительства в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Самарской области;

утверждает штатное расписание секретариата Правительства в пределах утвержденных на соответствующий финансовый год бюджетных ассигнований на фонд оплаты труда;

заключает договоры и соглашения от имени секретариата Правительства;

утверждает должностные регламенты сотрудников секретариата Правительства;

осуществляет координацию деятельности органов исполнительной власти Самарской области в пределах предметов ведения секретариата Правительства;

направляет поручения вице-губернатора – председателя Правительства, первого заместителя председателя Правительства и Правительства руководителям органов исполнительной власти Самарской области для непосредственного исполнения;

формирует повестку дня заседания Правительства по мере готовности проектов правовых актов Правительства с учетом требований Регламента Правительства Самарской области;

возвращает проекты правовых актов, документы и материалы, представленные в Правительство органами государственной власти, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями с нарушением установленных правил;

докладывает Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, первому заместителю председателя Правительства о проектах постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, внесенных на рассмотрение Губернатора, Правительства в установленном порядке;

определяет состав лиц, приглашаемых на заседания Правительства;

координирует работу по подготовке текущих и перспективных планов работы Правительства;

запрашивает в установленном порядке необходимую информацию у органов государственной власти, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан;

осуществляет прием граждан по вопросам, находящимся в ведении секретариата Правительства;

осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством и по поручению Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, первого заместителя председателя Правительства и Правительства;

несет персональную ответственность за выполнение функций секретариата Правительства структурными подразделениями секретариата Правительства.