Должностная инструкция начальника планово договорного отдела

НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА ДОГОВОРОВ

Должностные обязанности. Руководит работами по подготовке проектов договоров, сопровождает их заключение и контролирует исполнение. Рассматривает поступающие претензии и обеспечивает подготовку мотивированных ответов. Осуществляет подготовку документов для направления претензий контрагентам в случае невыполнения ими договорных обязательств. Обеспечивает проверку документации, представленной контрагентами, подготовку заключений, составление протоколов разногласий при возникновении возражений по отдельным условиям договоров. Рассматривает протоколы разногласий, направленных контрагентами, а также предложения по изменению и дополнению заключенных договоров. Принимает меры по досудебному урегулированию разногласий при полном или частичном несогласии с предложениями контрагентов по изменению условий договоров, подготавливает встречные предложения и претензии к контрагентам. Осуществляет контроль выполнения подразделениями атомной станции (АС) и контрагентами условий договоров. Руководит проведением анализа требований контрагентов, содержащихся в претензиях. Возглавляет работу по сбору и систематизации данных о контрагентах, составлению и ведению реестра поставщиков. Организует изучение практики заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров в целях обеспечения соответствия условий договоров интересам АС и контрагентов, установления необходимости внесения в договоры корректировок, связанных с изменениями законодательства, экономической и правовой ситуации в отрасли и на товарном рынке (дополнительных санкций и технических решений и т.д.). Обеспечивает подготовку и поддержание квалификации работников отдела договоров. Руководит работниками отдела договоров.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы, определяющие производственно-техническую и финансово-экономическую деятельность АС; организационную структуру управления АС; перспективы технического и экономического развития АС; порядок разработки и утверждения планов производственно-технической и финансово-экономической деятельности АС; организацию финансово-экономической деятельности АС; экономические методы управления; порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров; требования к организации работ на АС; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; правила по охране окружающей среды; правила по охране труда и пожарной безопасности; правила внутреннего трудового распорядка.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование, стаж работы в экономических подразделениях АС не менее 3 лет.

Опытные руководители уверены: сердце бизнеса – это отдел договоров, поэтому от того, кто его возглавляет, во многом зависит процветание компании.

Круг полномочий, которыми обладает руководитель договорного отдела предприятия, прописывается в его должностной инструкции.

При составлении этого документа требуется учитывать ряд нюансов, речь о которых пойдет ниже.

Характеристика должности

Должность начальника договорного отдела относится к категории руководителей. В своей деятельности он подчиняется вышестоящему начальству предприятия, что прямо предусматривается в должностной инструкции.

Лицо, замещающее должность руководителя договорного отдела, имеет несколько основных функций. К ним относится общее руководство деятельностью подчиненных ему сотрудников по заключению соглашений с контрагентами компании.

Кроме того, он принимает участие в разработке бизнес-планов и составлении бюджета возможных сделок купли-продажи.

Главная задача

На крупных предприятиях имеются отделы, чья деятельность связана с составлением договоров.

Если работа отдела договоров поставлена хорошо, организации будет проще осуществлять финансовое планирование. Кроме того, увеличится скорость оборота средств и снизится задолженность перед контрагентами.

Заинтересованность в таком вопросе проявляют фирмы, у которых отлажен большой поток средств от реализации договоров поставок.

Главной задачей начальника отдела выступает грамотное управление подчиненными ему людьми и отлаживание работы отдела в целом.

Квалификационные требования

Кандидат на рассматриваемую должность должен отвечать некоторым требованиям. К ним в первую очередь относится наличие диплома, подтверждающего окончание высшего учебного заведения.

Каждая организация устанавливает конкретные требования относительно наличия опыта работы на управляющей должности, потому что минимальный порог в законодательстве не оговаривается.

Начальник договорного отдела в своей деятельности руководствуется положениями действующих законов, уставной документацией компании, методическими материалами и правилами трудового распорядка.

Помимо вышеперечисленных требований, данный специалист должен знать положения законов, действующих в отношении договорной сферы предприятия, а также налоговое, гражданское и трудовое законодательство.

Перечень прав

В число правомочий руководителя договорного отдела включены:

• раздача поручений подчиненным относительно решения вопросов, отнесенных к его сфере деятельности;
• осуществление контроля за исполнением порученных производственных заданий;
• направление запросов и получение по ним информации, необходимой для выполнения им своих должностных обязанностей;
• реализация взаимодействия с другими компаниями, организациями, органами по кругу вопросов, лежащих в пределах его компетенции.

При необходимости организация может прописать в должностной инструкции дополнительные права руководителя.

Должностные обязанности

К числу профессиональных обязанностей начальника договорного отдела относятся:

• организация деятельности договорного отдела в части заключения или перезаключения различных договоров (соглашений о купле-продаже, обмене и др.);
• принятие участия в разработке бизнес-плана, а также проверка имеющихся у организации возможностей для заключения новых соглашений;
• организация деятельности подчиненных ему сотрудников, обобщение информации по заключенным ранее соглашениям, ее подготовка и направление вышестоящему руководству;
• организация предварительных переговоров перед заключением соглашений по купле-продаже товара или реализации той или иной услуги;
• контроль за процессом рассмотрения и формированием положений заключаемых соглашений, направление заявителям информации о статусе принятия заявки, проведение проверочных мероприятий по факту правильности составления соглашений;
• обеспечение сохранности соглашений и договоров, утвержденных директором предприятия.

Кроме того, руководитель отдела договоров выполняет следующие действия:

• решение вопросов по ежегодному перезаключению соглашений, составлению дополнительных соглашений и проч.;
• подготовка документов для решения вопросов, возникших во время подписания договоров, в судебных инстанциях либо рассмотрение претензий, касающихся нарушения конкретных положений договора;
• контроль за внесением корректив в форму соглашений, перезаключением и составлением договоров в соответствии с новыми положениями законодательства;
• подготовка предложений для вышестоящего руководства по поводу заключения новых договоров с контрагентами (с обоснованием предположительной пользы для компании от заключения такого договора);
• принятие участия в комиссиях по реализации торгов, представлении новых заявок на тот или иной товар, подготовка проектов соглашений с функционирующими на рынке субъектами;
• своевременное рассмотрение поступивших жалоб и заявлений от контрагентов по ранее заключенным соглашениям (с одновременным решением вопросов, относящихся к его компетенции);
• расстановка персонала в соответствии с направлением деятельности, разработка заданий и планов, необходимых для соблюдения находящимися в его подчинении сотрудниками;
• подготовка заявок на обеспечение отдела всеми разновидностями ресурсов (в том числе нормативно-правовой и методической базами);
• реализация мероприятий по обучению подчиненных и повышению уровня их квалификации;
• общее руководство сотрудниками отдела;
• ведение учета и подготовка отчетной документации в пределах своей деятельности.

В зависимости от направления деятельности компании в указанный перечень могут быть включены и иные обязанности.

Виды ответственности

Руководитель договорного отдела несет ответственность за:

• некачественное исполнение или неисполнение обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией (в пределах, прописанных в трудовом законодательстве);
• нарушение правил, установленных относительно охраны трудовой деятельности;
• совершение правонарушений во время исполнения своих трудовых функций;
• причинение материального вреда компании или третьим лицам.

Пределы ответственности могут прописываться в гражданском, трудовом, административном и даже уголовном законодательстве.

[docs]

Востребованность и уровень оплаты труда

Профессия начальника договорного отдела актуальна для больших предприятий, которые часто заключают соглашения с контрагентами. Специалисту будет проще найти работу в крупном городе.

Уровень зарплаты находится в зависимости от того, где трудоустроен данный руководитель. В среднем он варьируется от 50 до 80 тыс. руб.

УТВЕРЖДАЮ
__________________________
(Ф.И.О.)

Генеральный директор
ОАО «____________»
(наименование предприятия)

Должностная инструкция заведующего планово-договорной группой

I. Общие положения
1.1. Заведующий планово-договорной группой относится к категории руководителей.
1.2. Назначение на должность заведующего планово- договорной группой и освобождение от нее производится приказом генерального директора.
1.3. На должность заведующего планово- договорной группой назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области экономического планирования не менее 2 лет.
1.4. Заведующий планово-договорной группой подчиняется генеральному директору Общества.
1.5. В своей деятельности Заведующий планово-договорной группой руководствуется:
— законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой им работы;
— методическими материалами по соответствующим вопросам;
— уставом Общества;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями генерального директора
— настоящей должностной инструкцией заведующего ПДГ.
1.6. Заведующий планово-договорной группой должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность;
— методические материалы, касающиеся экономики Общества;
— стратегию и перспективы развития Общества;
— перспективы развития отрасли;
— профиль, специализацию и особенности структуры общества;
— состояние и перспективы развития рынка сбыта продукции, работ (услуг);
— организацию разработки перспективных и текущих планов производственно-хозяйственной деятельности Общества;
— порядок разработки бизнес-планов;
— систему экономических стандартов и показателей Общества;
— организацию статистического учета, планово-учетную документацию, сроки и порядок составления отчетности;
— методы экономического анализа показателей производственно-хозяйственной деятельности Общества и его подразделений;
— порядок определения себестоимости товарной продукции, разработки нормативов материальных и трудовых затрат, оптовых и розничных цен;
— методы определения экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, мероприятий по повышению конкурентоспособности продукции, совершенствованию организации труда и управления;
— отечественный и зарубежный опыт рациональной организации экономической деятельности предприятия в условиях рыночной экономики;
— экономику и организацию производства труда и управления;
— основы технологии Общества;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
— трудовое законодательство Российской Федерации;
— правила и нормы охраны труда.
1.7. Во время отсутствия начальника планово-экономического отдела (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его должностные обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

II. Функции
На Заведующего планово-договорной группой возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление руководства работой по экономическому планированию в Обществе.
2.2. Организация работы по учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности.
2.3. Учет по всем показателям работы предприятия, подготовку установленной отчетности.
2.4. Методическое обеспечение соответствующих вопросов.
2.5. Разработка унифицированной плановой документации, экономических стандартов.
2.6. Внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной информации.

III. Должностные обязанности
3.1. Осуществлять руководство работой по экономическому планированию Общества, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия.
3.2. Возглавлять подготовку проектов текущих планов подразделениями предприятия по всем видам деятельности в соответствии с заказами потребителей продукции, работ (услуг) и заключенными договорами, а также обоснований и расчетов к ним.
3.3. Участвовать в разработке стратегии Общества с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим условиям.
3.4. Руководить составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов финансовой и коммерческой деятельности (бизнес-планов) Общества, согласовывать и взаимно увязывать все их разделы.
3.5. Обеспечивать доведение плановых заданий до подразделений предприятия.
3.6. Организовывать разработку прогрессивных плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги) с учетом спроса и предложения и с целью обеспечения запланированного объема прибыли, составление нормативных калькуляций продукции и контроль за внесением в них текущих изменений планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов и полуфабрикатов, используемых в производстве, сметной калькуляции товарной продукции.
3.7. Обеспечивать подготовку заключений на проекты оптовых цен на продукцию, поставляемую предприятию.
3.8. Осуществлять руководство проведением комплексного экономического анализа всех видов деятельности и разработкой мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений, материальных, трудовых и финансовых ресурсов, повышению конкурентоспособности выпускаемой продукции, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, устранению потерь и непроизводительных расходов.
3.9. Организовывать контроль за выполнением подразделениями предприятия плановых заданий, а также статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы предприятия, подготовку периодической отчетности в установленные сроки, систематизацию статистических материалов.
3.10. Подготавливать предложения по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития предприятия, осуществлять координацию проведения исследований, направленных на повышение эффективности его производственно-хозяйственной деятельности.
3.11. Совместно с бухгалтерией осуществлять методическое руководство и организацию работы по учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности, разработку рациональной учетной документации.
3.12. Обеспечивать разработку методических материалов по технико-экономическому планированию деятельности подразделений предприятия, расчету экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организационно-технических мероприятий, направленных на повышение конкурентоспособности продукции, работ (услуг).
3.13. Организовывать разработку, унифицированной плановой документации, экономических стандартов, внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной информации.
3.14. Руководить работниками отдела.

И т.д…

Дополнительные должностные обязанности сотрудника доступны в типовом бланке и образце должностной инструкции заведующего планово-договорной группы вариант которой можно скачать из прикрепленного файла.

Образец (примерный)
Утверждаю

Руководитель «______________»
______________ (______________)

1. Общие положения

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника сметно-договорного отдела «________________» (далее — Общество).

1.1. Начальник договорно-правового отдела относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению _________________________________.

1.2. На должность начальника договорно-правового отдела назначается специалист, имеющий высшее профессиональное (юридическое) образование и стаж юридической работы не менее _________ лет.

1.3. Начальник договорно-правового отдела непосредственно подчиняется ________________________________________________________________________.
(директору предприятия, иному должностному лицу)

1.4. Во время отсутствия начальника договорно-правового отдела (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его должностные обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

1.5. В своей деятельности начальник договорно-правового отдела руководствуется:

• законодательными и нормативными актами Российской Федерации;
• методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
• уставом предприятия;
• правилами трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);
• настоящей должностной инструкцией.

1.6. Начальник договорно-правового отдела должен знать:

• законодательные и нормативные акты по всем вопросам производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;
• методические материалы по правовой деятельности;
• гражданское, трудовое, финансовое, административное право;
• налоговое законодательство;
• экологическое законодательство
• порядок заключения и оформления хозяйственных договоров, коллективных договоров, тарифных соглашений;
• порядок систематизации, учета и содержания в контрольном состоянии правовой документации с использованием современных информационных технологий;
• основы экономики, организации труда, производства и управления;
• средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
• систему автоматизированного ведения договоров «Респект: учет договоров»
• правила и нормы охраны труда.

2. Функции

На начальника договорно-правового отдела возлагаются следующие функции:

2.1. Обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия.

2.2. Защита правовых интересов предприятия.

2.3. Методическое руководство правовой работой на предприятии.

2.4. Консультирование работников по правовым вопросам.

2.5. ______________________________________________________________.
 

3. Должностные обязанности

Для выполнение возложенных на него функций начальник договорно-правового
отдела обязан:

3.1. Обеспечивать соблюдение законности в деятельности предприятия и
защиту его правовых интересов.

3.2. Осуществлять правовую экспертизу проектов приказов, инструкций,
положений, стандартов и других актов правового характера,
подготавливаемых на предприятии, визировать их, а также участвовать в
необходимых случаях в подготовке этих документов.

3.3. Принимать меры по изменению или отмене правовых актов, изданных

на предприятии с нарушением действующего законодательства.

 3.4. Организовывать подготовку заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, а также по проектам нормативных актов, поступающим на отзыв предприятию. 

 3.5. Обеспечивать методическое руководство правовой работой на предприятии, разъяснение действующего законодательства и порядок его применения, оказание правовой помощи структурным подразделениям в претензионной работе, подготовке и передаче необходимых материалов в  судебные органы.

 3.6. Представлять интересы предприятия в суде, арбитражном суде, а также в государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов, осуществлять ведение дел в судах общей юрисдикции и в арбитражных судах.

 3.7. Участвовать в подготовке и заключении коллективных договоров, отраслевых тарифных соглашений, разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, регулированию социально-трудовых отношений на предприятии.

 3.8. Возглавлять работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензий, судебных дел (в том числе в арбитражном суде), а также практики заключения и исполнения хозяйственных договоров, разрабатывать предложения по улучшению контроля за соблюдением договорной дисциплины по поставкам продукции, устранению выявленных недостатков и улучшению производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

 3.9. Руководить подготовкой материалов о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной продукции, нарушении экологического законодательства и иных правонарушениях для передачи их следственным и судебным органам, принимать меры по возмещению ущерба, причиненного предприятию.

 3.10. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества предприятия.

 3.11. Подготавливать правовые заключения по документам о привлечении работников предприятия к дисциплинарной и материальной ответственности.  

3.12. Участвовать в рассмотрении материалов о состоянии дебиторской задолженности с целью выявления долгов, требующих принудительного взыскания, обеспечивать подготовку правовых заключений по предложениям о списании безнадежной задолженности.

 3.13. Осуществлять контроль за соблюдением на предприятии установленного законодательством порядка сертификации продукции, приемки товаров и продукции по количеству и качеству.

 3.14. Организовывать систематизированный учет, хранение, внесение принятых изменений и дополнений в законодательные и нормативные акты, поступающие на предприятие, а также издаваемых его руководителем, обеспечивать доступ к ним пользователей на основе применения современных информационных технологий, средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

 3.15. Обеспечивать информирование работников предприятия о действующем законодательстве, а также организацию работы по изучению должностными лицами предприятия нормативных правовых актов, относящихся к их деятельности.

 3.16. Организовывать оказание юридической помощи общественным организациям предприятия, консультирование работников по правовым вопросам.

3.17. Руководить работниками отдела.

3.18. _____________________________________________________________.

4. Права

 Начальник договорно-правового отдела имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

 4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по соответствующим вопросам.

 4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

 4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

 4.5. Привлекать специалистов структурных подразделений к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о  структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя).

 4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. Ответственность

Начальник договорно-правового отдела несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

С инструкцией ознакомлен _________________ /_________________/
(подпись)