Должностная инструкция начальника секретариата образец

Вы можете скачать должностную инструкцию руководителя секретариата бесплатно. Должностные обязанности руководителя секретариата

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

РУКОВОДИТЕЛЯ СЕКРЕТАРИАТА

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности руководителя секретариата_____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2.На должность руководителя секретариата принимается лицо с высшим профессиональным образованием по специальности «Юриспруденция», стажем работы не менее двух лет или стажем работы по специальности не менее 4 лет.

1.3.Руководитель секретариата принимается и освобождается от должности по приказу _____. Впервые назначенному на эту должность лицу, в соответствии с действующим федеральным законодательством, в целях проверки его соответствия замещаемой должности может быть установлен испытательный срок.

1.4.Руководитель секретариата находится в подчинении у__________________________.

1.5.Руководитель секретариата в своей работе руководствуется:

-Конституцией Российской Федерации;

-инструкциями по делопроизводству;

-правилами внутреннего распорядка;

-законами Российской Федерации;

-приказами и распоряжениями руководителя предприятия;

-настоящим должностным регламентом.

1.6.Права, обязанности, ответственность руководителя секретариата определяется настоящим должностным регламентом.

1.7.В период отсутствия руководителя секретариата (отпуск, болезнь, прочее) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Руководитель секретариата обязан:

2.1.Соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностной регламент, порядок работы со служебной информацией.

2.2.Осуществлять общее руководство деятельностью Секретариата, организовывать, координировать и контролировать его деятельность.

2.3.Добросовестно выполнять свои должностные обязанности.

2.4.Выполнять приказы, распоряжения, указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные в пределах их должностных полномочий.

2.5.Поддерживать уровень квалификации, достаточной для выполнения своих должностных обязанностей.

2.6.Хранить служебную информацию, не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан.

2.7.Отвечать перед руководителем за выполнение возложенных на Секретариат задач.

2.8.Регламентировать единые принципы в работе со средствами массовой информации.

2.9.Разрабатывать типовые документы.

2.10.Определять объем и характер информационных ресурсов.

2.11.Определять порядок доступа к информации для средств массовой информации и иных пользователей.

2.12.Осуществлять контроль прохождения, выполнения и оформления документов в установленные сроки и в установленном порядке, правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству.

2.13.Разрабатывать мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами и по повышению исполнительской дисциплины.

2.14.Контролировать правильность оформления и формирования материалов и документов, подлежащих сдаче в архив.

2.15.Контролировать выполнение приказов, распоряжений и указаний руководства по вопросам, относящимся к компетенции Секретариата.

2.16.Разрабатывать и представлять в установленном порядке предложения по вопросам планирования работы Секретариата.

2.17.Просматривать поступающие на подпись документы для доклада руководителю предприятия.

2.18.Принимать к своему производству часть документов, поступающих из сектора делопроизводства, изучать их, готовить к докладу и докладывать председателю, выполняя полученные указания.

2.19.Организовывать своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству поступающих документов.

2.20.Принимать меры к созданию работникам Секретариата условий, необходимых для выполнения возложенных на них функциональных обязанностей.

2.21.Контролировать выполнение работниками Секретариата своих должностных обязанностей и правил внутреннего распорядка.

2.22.Распределять обязанности между работниками Секретариата.

2.23.Вносить предложения в Положение о Секретариате, должностные регламенты работников Секретариата.

2.24.Осуществлять регистрацию исходящих документов.

3.Права

Руководитель секретариата имеет право:

3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.2.Вносить свои предложения по усовершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящим должностным регламентом обязанностями.

3.3.Использовать имеющиеся нормативные, статистические и другие материалы, необходимые для выполнения служебных функций.

3.4.Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

3.5.Повышать свою квалификацию для полного и качественного выполнения обязанностей по должности.

3.6.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.7.Вносить предложения руководству о поощрении работников Секретариата.

3.8.Вносить предложения руководителям структурных подразделений о поощрении их сотрудников.

4. Ответственность

Руководитель Секретариата несет ответственность в установленном законом порядке за своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей и соблюдение трудовой дисциплины, за сохранность служебной информации и документов.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Новое кольцо Москвы»

_______________ В.Х. Жилов

«___» _______________ 2003 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заведующего секретариатом

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая должностная инструкция определяет функции, права и обязанности заведующего секретариатом ОАО «Новое кольцо Москвы» (далее – Общество).
2. На должность заведующего секретариатом назначается лицо с высшим профессиональным образованием и опытом работы в области организации делопроизводства не менее 3-х лет.
3. Заведующий секретариатом назначается на должность приказом Генерального директора по представлению Управляющего делами.
4. В своей деятельности заведующий секретариатом руководствуется:

• инструкцией по делопроизводству, утвержденной Генеральным директором Общества;
• локальными нормативными актами Общества;
• настоящей должностной инструкцией;
• приказами и распоряжениями Генерального директора.

1. Заведующий секретариатом должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы, касающиеся деятельности Общества и ведения делопроизводства;
• организацию делопроизводства;
• правила орфографии и пунктуации русского языка;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации – ГОСТ Р 6.30-2003;
• схемы документооборота Общества;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения;
• системы организации контроля за исполнением документов;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной и офисной техники;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Заведующий секретариатом выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. обеспечивает ведение делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Общества;

2.2. несёт личную ответственность за сохранность всех первых экземпляров документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Общества;

2.3. обеспечивает соблюдение Регламента по работе с документами;

2.4. формирует документы на подпись Генеральному директору;

2.5. осуществляет контроль за корпоративным стилем исходящей документации;

2.6. осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений Генерального директора и Правительства Москвы;

2.7. контролирует формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, их сохранность и сдачу в архив;

2.8. контролирует ведение оперативного учета прохождения документов;

2.9. определяет причины несвоевременного выполнения поручений Генерального директора;

2.10. информирует Генерального директора о состоянии исполнения его поручений;

1. руководит работой подчиненных лиц.
2. принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства в Обществе, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

3. ПРАВА

Заведующий Секретариатом имеет право:

1. Требовать от руководителей структурных подразделений и любых сотрудников Общества своевременного представления документов и информации руководству Общества в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Генеральным директором Общества;
2. Привлекать по согласованию с руководителями подразделений Общества для подготовки документов (проектов приказов, распоряжений и иных документов) любых сотрудников Общества по профилю их деятельности;
3. Возвращать сотрудникам Общества документы на доработку, оформленные с нарушением действующих правил и норм, изложенных в Инструкции по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003, Регламенте Правительства Москвы (утв. Постановлением Правительства Москвы от 17 сентября 2002 г. N 754-ПП);
4. Визировать документы, направляемые на рассмотрение Генерального директора, и принимать решения по вопросам, входящим в свою компетенцию, с уведомлением Управляющего делами и Генерального директора Общества;
5. Вносить предложения по совершенствованию работы Секретариата и Управления делами Общества, а также совершенствованию системы документооборота.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий секретариатом несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

СОГЛАСОВАНО:

Управляющий делами А.Н. Лукьянов

Юрист Н.К. Евстратова

И.о. начальника отдела

управления персоналом Л.А. Артемов

Руководитель секретариата Правительства:

организует деятельность секретариата Правительства;

без доверенности представляет секретариат Правительства в отношениях с органами государственной власти, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами;

выдает доверенности;

подписывает приказы и распоряжения секретариата Правительства;

издает по предметам своего ведения распоряжения и дает поручения по вопросам деятельности секретариата Правительства;

согласовывает проекты постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства;

представляет на утверждение вице-губернатору – председателю Правительства положения о структурных подразделениях секретариата Правительства;

принимает решения о проведении конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Самарской области, назначении и освобождении от должности, заключении служебных контрактов и трудовых договоров, предоставлении отпусков, поощрении и применении мер дисциплинарного взыскания, присвоении классных чинов гражданским служащим секретариата Правительства, решает иные кадровые вопросы в отношении гражданских служащих секретариата Правительства и иных сотрудников секретариата Правительства, осуществляет иные права и обязанности представителя нанимателя (работодателя) в отношении сотрудников секретариата Правительства в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Самарской области;

утверждает штатное расписание секретариата Правительства в пределах утвержденных на соответствующий финансовый год бюджетных ассигнований на фонд оплаты труда;

заключает договоры и соглашения от имени секретариата Правительства;

утверждает должностные регламенты сотрудников секретариата Правительства;

осуществляет координацию деятельности органов исполнительной власти Самарской области в пределах предметов ведения секретариата Правительства;

направляет поручения вице-губернатора – председателя Правительства, первого заместителя председателя Правительства и Правительства руководителям органов исполнительной власти Самарской области для непосредственного исполнения;

формирует повестку дня заседания Правительства по мере готовности проектов правовых актов Правительства с учетом требований Регламента Правительства Самарской области;

возвращает проекты правовых актов, документы и материалы, представленные в Правительство органами государственной власти, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями с нарушением установленных правил;

докладывает Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, первому заместителю председателя Правительства о проектах постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, внесенных на рассмотрение Губернатора, Правительства в установленном порядке;

определяет состав лиц, приглашаемых на заседания Правительства;

координирует работу по подготовке текущих и перспективных планов работы Правительства;

запрашивает в установленном порядке необходимую информацию у органов государственной власти, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан;

осуществляет прием граждан по вопросам, находящимся в ведении секретариата Правительства;

осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством и по поручению Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, первого заместителя председателя Правительства и Правительства;

несет персональную ответственность за выполнение функций секретариата Правительства структурными подразделениями секретариата Правительства.