Должностная инструкция офис-менеджера
Должностную инструкцию офис-менеджера составляют в свободной форме. В документе указывают требования к специалисту, его должностные функции, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов и подчиняется руководителю административно-хозяйственного отдела (далее — АХО), назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы офис-менеджером нужно среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена.
1.3. Офис-менеджер должен знать:
- локальные нормативные акты общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ;
- правила деловой переписки и этикета;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
- основы договорной работы, порядок заключения договоров;
- принципы организации снабжения офиса;
- правила организации встреч в офисе;
- правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
- основы психологии, конфликтологии, медиации;
- структуру и принципы организации документооборота;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.
1.4. Офис-менеджер должен уметь:
- вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
- оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
- формировать заказы на техническое и сервисное обслуживание офиса и офисного оборудования;
- помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
- поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
- предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
- организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании.
2. Трудовые функции
2.1. Организация работы офиса.
2.2. Контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов обслуживания клиентов.
3. Должностные обязанности
3.1. Офис-менеджер обязан:
- следить за функционированием офиса, например, заказывать канцтовары и расходные материалы;
- контролировать работу курьерской службы, технического персонала;
- принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;
- следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования;
- организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;
- участвовать в организации корпоративных мероприятий;
- разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды;
- выполнять поручения руководства.
4. Права
4.1. Офис-менеджер вправе:
- запрашивать у руководителя АХО информацию и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у руководителя АХО и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
- разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя АХО предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению функционирования офиса;
- знакомиться с решениями генерального директора, касающимися его должностных обязанностей, и документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Офис-менеджер знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у офис-менеджера.
5.3. Офис-менеджер знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ /Потехина Арина Игоревна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 14 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Должностная инструкция по специальности «Офис-менеджер»
Вы можете скачать должностную инструкцию офис-менеджера бесплатно. Должностные обязанности офис-менеджера
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ОФИС-МЕНЕДЖЕРА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность офис-менеджера _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность офис-менеджера принимается я лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним профессиональным образованием и стажем работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (делопроизводитель, секретарь — референт, инспектор, и пр.).
1.3. Офис-менеджер назначается должность и освобождается от нее по приказу генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер обязан руководствоваться:
— Уставом предприятия;
— действующим законодательством РФ;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— распоряжениями, приказами и указаниями руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами;
— правилами трудового распорядка на предприятии;
— данной должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен уметь:
— составлять проекты приказов, деловые письма, проекты распорядительных документов;
— вести протоколы и кадровый учет рабочего времени;
— выполнять корректорскую правку и редактировать тексты;
— вести деловые переговоры;
— пользоваться возможностями интернета, средствами связи, организационной, множительной техникой;
— работать на компьютере в среде EXCEL, WINDOWS, WORD, COTUS.
1.6. Офис-менеджер должен знать:
— направления деятельности предприятия, его структуру, распределение обязанностей среди заместителей руководителя, направления и функции деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;
— организацию делопроизводства;
— схемы документооборота;
— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
— государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;
— инструкцию по делопроизводству;
— систему первичного кадрового учета;
— правила пользования вычислительной и организационной техникой;
— правила делового общения, деловой этикет;
-служебную субординацию;
— правила ведения телефонных переговоров;
— нормы и правила охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты;
1.7. В период отсутствия офис-менеджера на его должность генеральным директором временно назначается _____________________ или другое должностное лицо.
2. Основные обязанности
Офис-менеджер обязан:
2.1.Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.
2.2. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
2.3. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.
2.4.Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
2.5. Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
2.6. Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
2.7. Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
2.8. Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.
2.9. Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
2.10. Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.
2.11. Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
2.12. Производить регистрацию и вести учет договоров.
2.13. Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
2.14. Оформлять командировочные документы.
2.15. Вести кадровый учет, оформлять прием и увольнение работников офиса, а также больничные.
2.16. Вести табель (ежедневно) учета рабочего времени работников офиса или других лиц, определенных распоряжением руководителя.
2.17. Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.
2.18. Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
2.19. Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.
2.20. Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.
2.21. Соблюдать конфиденциальность информации.
2.22.Выполнять все распоряжения руководства.
2.23.Соблюдать сроки и правила подготовки документов.
2.24. Обеспечивать сохранность документов.
2.25. Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.
2.26. Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.
3. Права
Офис-менеджер вправе:
3.2. Требовать от исполнителей доработки документации, если они подготовлены с нарушением установленных правил, норма и стандартов.
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке и исполнению документов.
3.4. Вносить свои предложения, которые направлены на оптимизацию делопроизводства и документооборота.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, которые связаны с телефонными звонками и незапланированными посещениями партнеров, клиентов, других посетителей офиса.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых обязанностей и осуществления прав, которые установлены законодательством РФ и трудовым договором.
4. Ответственность
Офис-менеджер ответственен:
4.1. За сохранение конфиденциальности информации.
4.2.За нарушение действующего законодательства РФ в процессе подготовки документов.
4.3. За нарушение правил трудового распорядка на предприятии и производственной дисциплины.
4.4. За неиспользование предоставленных ему прав, несвоевременное, некачественное, выполнение обязанностей и нарушение служебной субординации.
4.5. За необеспечение сохранности вверенных материальных ценностей и документов.
4.6. За использование коммерческой информации в личных целях.
4.7. За неправомерное использование предоставленных прав.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Содержание
- Образование и повышение квалификации
- Обязанности и функции офис-менеджера
- Как стать офис-менеджером?
- Общие положения
- Что должен знать и уметь офис-менеджер?
- Кто это такой?
- Особенности профессии офис-менеджера
- Основные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер – это профессия, которая приобретает все большую популярность в современном мире. Компании всё чаще осознают важность такой должности и понимают, что правильное организационное и административное ведение офиса существенно влияет на эффективность работы всей компании.
Основные обязанности офис-менеджера – это поддерживать порядок и проводить административную работу в офисе. Он отвечает за работу офисной техники, обеспечение материалами и расходными материалами, ведение отчетности, обеспечение работы сотрудников офиса и т.д. Функции офис-менеджера также включают организацию рабочих мест сотрудников, контроль исполнения задач и организацию деловых поездок.
Основные требования к офис-менеджеру включают наличие общего образования и знания основных положений организации и организационных структур. Он должен быть профессионалом в своей области, обладать широким кругозором и знать особенности работы в офисе. В его обязанности также входит умение пользоваться компьютером и оргтехникой, владение программами Microsoft Office.
Важно уметь писать резюме и знать, как повысить свои квалификации в профессии офис-менеджера. Должностные функции офис-менеджера будут зависеть от компании и ее требований. Поэтому важно уметь адаптироваться и эффективно выполнять свои обязанности в каждой конкретной компании.
Офис-менеджером может стать каждый, кто готов взять на себя ответственность за организацию и управление офисом, быть обоюдоостроумным и доброжелательным.
Образование и повышение квалификации
Для работы в должности офис-менеджера необходимо иметь определенное образование и повышать свою квалификацию. Во-первых, владение специальности офисного менеджера является обязательным условием. Для этого необходимо получить высшее образование в соответствующей сфере, где основными общие предметами будут предпринимательство, организация управления и администрирование.
Основные качества, которыми должен обладать офис-менеджер — это умение эффективно организовывать работу в офисе, обеспечивать бесперебойное функционирование нужного режима, а также умение эффективно решать возникающие проблемы и задачи.
Кроме того, офис-менеджер должен быть хорошо знаком с основными требованиями и задачами, которые ставятся перед данной профессией. Важно знать, какие обязанности выполняет офис-менеджер и какие функции ему необходимо выполнять в повседневной работе.
Для статьи офис-менеджера потребуется также постоянное повышение квалификации, поскольку область офисного менеджмента постоянно развивается и требует новых знаний и навыков. Одним из способов повышения квалификации является просмотр специализированных курсов и тренингов, а также постоянное изучение новых тенденций и опыта в данной сфере.
Обязанности и функции офис-менеджера
Должностные обязанности офис-менеджера в компании включают выполнение широкого спектра функций, связанных с организацией работы офиса и поддержкой его эффективной работы.
Основные обязанности офис-менеджера включают:
- Организацию и контроль работы офиса, обеспечение выполнения предписаний руководства, контроль своевременности и качества работы сотрудников офиса.
- Обеспечение работы и поддержки оргтехники и программного обеспечения в офисе, управление офисным оборудованием и материалами.
- Организацию деловых встреч, конференций и совещаний, внутреннюю и внешнюю деловую переписку, поддержку эффективного обмена информацией внутри компании и с внешними партнерами.
- Обеспечение поддержки организации рабочих мест и рабочей среды, управление офисной инфраструктурой и ресурсами, включая услуги офиса, охрану, уборку и другие административные задачи.
- Составление и поддержание отчетности, ведение учетной документации, контроль за соблюдением процедур и положений, связанных с офисной деятельностью.
Какие требования предъявляются к офис-менеджеру? Чтобы стать офис-менеджером, необходимо обладать определенным образованием и квалификацией. Особенности этой профессии требуют от соискателя следующих качеств:
- Знание организационных и административных процедур, умение работать с офисным оборудованием и программным обеспечением.
- Коммуникабельность и организаторские навыки, способность эффективно решать конфликтные ситуации и координировать работу коллектива.
- Аналитический склад ума и умение оперативно принимать решения.
- Ответственность и внимательность к деталям, умение управлять временем и ресурсами.
- Умение работать в команде и под давлением, стремление к саморазвитию и повышению квалификации.
Что нужно знать, чтобы успешно работать офис-менеджером? Для эффективного выполнения обязанностей в данной должности необходимо иметь хорошее знание организационных процессов, бизнес-процессов и принципов работы компании. Также важно уметь составлять документацию, вести учет и отчетность, обладать базовыми навыками работы с компьютером и программным обеспечением. Владение английским языком и навыки работы с социальными сетями будут дополнительным преимуществом.
Кто может стать офис-менеджером? Эта должность подходит для людей с разным уровнем образования и опытом работы. Однако, для повышения шансов на успех в этой области, рекомендуется иметь высшее или среднее специальное образование по соответствующей специальности или пополнять свои знания и навыки в области организации работы офиса.
Вывод: офис-менеджер выполняет важные функции по поддержке работы офиса и обеспечению его эффективной работы. Успех в этой должности зависит от знаний, качеств и навыков соискателя, а также его способности эффективно организовывать процессы и управлять ресурсами.
Как стать офис-менеджером?
Профессия офис-менеджера требует определенных качеств и квалификации. Для становления в этой должности необходимо знать основные обязанности и функции офис-менеджера. Также важно быть в курсе положений и требований компании, в которой ты хочешь работать.
1. Что понадобится для становления офис-менеджером? Для этой профессии важно знать как общие, так и должностные особенности работы. Необходимо уметь писать резюме, в котором отобразятся твои личные качества и квалификации.
2. Какие требования к офис-менеджеру? Компании ожидают от офис-менеджера организационные навыки, коммуникабельность и умение решать проблемы. Квалификациями, которые понадобятся для работы в офисе:
- знание основы офисного делопроизводства;
- умение работать с офисными программами и техникой;
- организация документооборота;
- планирование встреч и мероприятий;
- контроль бюджета и закупки офисного оборудования.
3. Какое образование должен иметь офис-менеджер? Для работы в этой должности рекомендуется иметь высшее или среднее профессиональное образование по специальности «офисный менеджмент» или смежным направлениям.
Кто может стать офис-менеджером? Эту профессию могут выбрать люди, которые обладают организационными способностями, умеют планировать и контролировать процессы, обладают коммуникативными навыками и стремятся развиваться в сфере организации работы офиса.
Общие положения
Должностная инструкция офис-менеджера определяет обязанности и функции, которые должен выполнить сотрудник, занимающий эту должность. Офис-менеджер — это профессия, требующая особых качеств и навыков. Такой сотрудник должен обладать организационными и коммуникативными способностями, уметь эффективно планировать свою работу и иметь хорошее знание компьютерных программ и офисного оборудования.
Основные функции офис-менеджера включают организацию работы офиса, а также поддержание рабочей атмосферы и благоприятных условий для работы сотрудников. Он должен быть внимательным и ответственным, уметь быстро реагировать на проблемы и находить решения. Офис-менеджер также отвечает за прием и распределение почты, организацию встреч и совещаний, а также за ведение административной документации.
Для работы в должности офис-менеджера необходимо иметь высшее образование, желательно в области экономики или менеджмента. Также требуется опыт работы в административной или секретарской сфере. Важно иметь хорошее знание организационных процессов и принципов управления, а также уметь работать с документацией и компьютерными программами.
Что должен знать и уметь офис-менеджер?
Офис-менеджер – это сотрудник, ответственный за эффективную работу офиса и поддержание комфортных условий для всех сотрудников компании. Для того чтобы стать офис-менеджером, необходимо иметь определенные навыки, знания и квалификацию.
1. Обязанности офис-менеджера включают организацию встреч и совещаний, контроль работы офисного оборудования, поддержание порядка и уборки в офисе, а также организацию деловых поездок. Для успешного выполнения этих функций офис-менеджер должен иметь хорошее понимание организационных процессов и детали работ компании.
2. Для работы в должности офис-менеджера необходимо иметь образование по специализации «офисное делопроизводство» или аналогичную специальность. Кроме этого, полезным будет наличие опыта работы в сфере офисного администрирования или аналогичных должностях.
3. Какие личные качества помогут стать успешным офис-менеджером? В первую очередь, это организованность, ответственность, коммуникабельность и умение работать в команде. Офис-менеджер – это профессионал, способный самостоятельно принимать решения и управлять ресурсами в рамках своей должности.
4. Для повышения квалификации офис-менеджером можно пройти специальные тренинги и курсы по управлению офисом, делопроизводству, коммуникации и другим смежным областям. Также полезно следить за новыми тенденциями в организации работы офиса, изучать технические инновации и современные технологии.
Кто это такой?
Офис-менеджер – это специалист, ответственный за организацию работы офиса в компании. Он выполняет разнообразные обязанности, связанные с организацией и поддержкой работы офиса.
1. Офис-менеджер должен знать основные функции и обязанности, которые относятся к его должности. К основным обязанностям офис-менеджера относятся составление и оформление документов, организация встреч и переговоров, управление офисным оборудованием и архивом. Он также должен быть в состоянии планировать рабочий график и уметь решать организационные проблемы, связанные с работой офиса.
2. Для работы в должности офис-менеджера необходимы определенные качества и квалификация. Офис-менеджер должен быть коммуникабельным, ответственным и организованным. Он должен быть внимательным к деталям и уметь эффективно планировать свою работу. Также необходим компьютерные навыки, навыки работы с офисным оборудованием и знание организационных процессов.
Офис-менеджер должен иметь высшее или среднее образование, связанное с менеджментом или административной работой. Знание английского языка будет преимуществом. Кроме того, для получения должности офис-менеджера могут потребоваться определенные курсы повышения квалификации или дополнительное образование в области менеджмента или администрирования.
Таким образом, чтобы стать офис-менеджером, необходимо обладать определенными личными и профессиональными качествами, знать обязанности и функции, связанные с этой должностью, а также иметь соответствующее образование и квалификацию.
Особенности профессии офис-менеджера
Офис-менеджер – это специалист, занимающийся управлением офисными работами в компаниях различных отраслей. Какие требования и квалификации нужны, чтобы стать офис-менеджером?
- Образование: Чтобы работать в должности офис-менеджера, необходимо иметь высшее образование по экономическим или менеджмент-специальностям.
- Знания и умения: Офис-менеджер должен иметь хорошие организационные и административные навыки, уметь работать с компьютером и офисной техникой, а также быть грамотным и уметь вести деловую переписку.
- Личные качества: Офис-менеджер должен быть ответственным, внимательным к деталям, коммуникабельным и уметь работать в коллективе.
Какие обязанности выполняет офис-менеджер? Офис-менеджер должен знать основные положения и функции офисного менеджера. Он отвечает за обеспечение эффективной работы офиса: контролирует состояние офисного оборудования и инфраструктуры, организует рабочие места, распределяет задачи сотрудникам. Кроме того, он принимает и обрабатывает поступающую корреспонденцию, ведет учет документов и предоставляет необходимую информацию сотрудникам и посетителям.
Какие есть общие особенности профессии офис-менеджера? Ключевая особенность – это необходимость быть гибким и уметь быстро реагировать на различные ситуации и изменения в рабочем процессе. Офис-менеджер должен быть ориентирован на результат, уметь работать в напряженных условиях и эффективно управлять своим временем. Он также должен быть внимателен к деталям, чтобы избежать ошибок и неурядиц в работе офиса.
Как повысить свою квалификацию в этой профессии? Для того чтобы стать более востребованным офис-менеджером, можно пройти дополнительное обучение по специализированным программам и курсам в области управления и организации работы офиса. Также можно изучать новые технологии и программные платформы, которые помогут автоматизировать процессы и повысить эффективность работы.
Основные должностные положения офис-менеджера необходимо отражать в резюме при поиске работы в этой сфере. В резюме нужно указывать образование, опыт работы и навыки, связанные с управлением офисными процессами. Также стоит упомянуть все достижения и особенности работы в предыдущих местах работы, чтобы произвести благоприятное впечатление на работодателя.
Основные обязанности офис-менеджера
Кто такой офис-менеджер? Для работы в качестве офис-менеджера требуются определенные квалификации и навыки. Множество компаний и организаций привлекают офис-менеджеров для эффективного управления офисными процессами и поддержания их бесперебойного функционирования.
Какие обязанности должен выполнять офис-менеджер? Основные обязанности офис-менеджера включают:
- Обеспечение бесперебойной работы офиса, включая поддержание порядка и чистоты.
- Мониторинг офисного оборудования и обеспечение его правильной работы.
- Организация и контроль офисных процессов, включая ведение документации и работы с корреспонденцией.
- Координация внутренних коммуникаций и обеспечение своевременной информационной поддержки сотрудников.
- Подготовка презентаций и отчетов для руководства компании.
- Организация рабочих мероприятий и встреч с партнерами и клиентами.
Для занимания должности офис-менеджера требуется не только образование, но и определенные личные качества. К офис-менеджеру предъявляются следующие требования:
- Умение работать в коллективе и эффективно коммуницировать с разными сотрудниками.
- Отличные организационные и аналитические навыки.
- Грамотное владение офисными программами и техническими устройствами.
- Ответственность и внимание к деталям.
- Умение быстро принимать решения и реагировать на изменения в рабочих процессах.
Будучи офис-менеджером, важно постоянно развиваться и повышать свою квалификацию. Стать профессионалом в этой области позволит участие в тренингах и семинарах, получение дополнительного образования и сертификатов. Повышение квалификации поможет офис-менеджеру справиться с различными сложностями и быть успешным в своей профессии.
Офис-менеджер – это профессия, которая требует особенности в организации работы и управления офисными процессами. Компетентный офис-менеджер способен эффективно координировать операционные процессы, обеспечивая бесперебойную работу офиса и удовлетворение потребностей клиентов компании.
Актуально на: 17 ноября 2017 г.
0
В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.
Обязательна ли должностная инструкция?
ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Как составляется должностная инструкция
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Офис-менеджер: должностные обязанности
Приведем пример должностных обязанностей офис-менеджера в его должностной инструкции.
Скачать бланк должностной инструкции офис-менеджера можно
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
.
Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк должностной инструкции офис-менеджера .docСкачать образец заполнения должностной инструкции офис-менеджера .doc
Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера
В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.
Основные правила составления должностной инструкции
Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.
Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:
- «Общие положения»,
- «Основные функции»,
- «Права»,
- «Ответственность»,
которые иногда дополняются такими параграфами как
- «Условия работы»,
- «Право подписи» и т.п.
Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.
Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.
Содержание должностной инструкции офис-менеджера
Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).
Общие положения
Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.
Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.
Должностные обязанности офис-менеджера
Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.
Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.
Полномочия офис-менеджера
В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.
Ответственность офис-менеджера
Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.
Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.
Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.
В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.
