Должностная инструкция офис менеджера с функциями делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности офис-менеджера: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности возлагаются на других специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) либо высшее образование (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности) без предъявления требований к стажу работы.
1.7. Офис-менеджер должен знать:
• Устав компании;
• локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
• основы договорной работы, порядок заключения договоров;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
• ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг, в том числе для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
• основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
• законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
• санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
• стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
• стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию товарно-материальных ценностей;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих техническое и сервисное обслуживание офисного оборудования;
• порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• правила организации пассажирских перевозок;
• рынок перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• порядок оформления заказов у перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• основные условия заключенных договоров по организации перевозок работников;
• системы классификации гостиниц;
• рынок гостиничных услуг;
• порядок и алгоритм оформления заказов на проживание;
• основные условия заключенных договоров на предоставление услуг проживания;
• порядок и правила оформления документов на получение визы, оформление заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и иных документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку;
• рынок услуг по оформлению и оказанию содействия в получении виз и туристических услуг;
• основные условия заключенных договоров на оказание услуг по оформлению виз;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки и сопровождение корпоративных мероприятий;
• ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки и сопровождение корпоративных мероприятий;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих питание сотрудников, деловые и корпоративные мероприятия;
• ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих питание сотрудников, деловые и корпоративные мероприятия;
• основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации питания сотрудников, корпоративных мероприятий;
• правила организации встреч в офисе;
• правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
• основы психологии, конфликтологии, медиации;
• структура и принципы организации документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в компании;
• типовые сроки исполнения документов;
• назначение и технологию текущего и предупредительного контроля исполнения документов;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности компании;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• внутренние документы компании, определяющие порядок подготовки и предоставления документов и информации;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в компании;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• особенности оформления документов компании и способы их обработки;
• технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• правила создания деловых писем с использованием типовых форм;
• внутренние документы компании, регламентирующие архивное дело и хранение документов;
• базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
• способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
• основы трудового законодательства.
1.8. Офис-менеджер должен уметь:
• определять объем необходимых потребностей в материально-технических ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
• работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы в соответствии с категорией товаров и услуг;
• определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
• составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
• организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
• формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
• работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг для создания оптимальных условий труда;
• составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
• использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети интернет, оргтехнику;
• использовать средства коммуникации;
• вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
• вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
• оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
• работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• работать с сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
• оформлять покупку, обмен и возврат билетов на различные виды транспорта для сотрудников, в том числе в онлайн-сервисах;
• определять наиболее выгодные ценовые предложения для билетов на различные виды транспорта;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг перевозки и продажи билетов;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• формулировать потребности в тех или иных услугах по перевозке работников, а также излагать их описание в письменной форме;
• работать с заявками на приобретение товаров и оказание услуг для обеспечения деловых поездок, проживания деловых гостей организации;
• оформлять запросы на бронирование, отказ от брони и замену гостиничных номеров и мест проживания, в том числе в онлайн-сервисах;
• определять наиболее выгодные ценовые предложения от гостиниц, отелей и т.д.;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг проживания;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу гостиниц, хостелов, поставщиков услуг проживания;
• оформлять заявления и анкеты на получение визы;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг по оформлению виз;
• подготавливать проведение конферентного мероприятия в составе рабочей группы;
• подготавливать рабочие места участников конферентного мероприятия;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• оценивать возможные места проведения мероприятий с учетом их целей и состава участников;
• обеспечивать и сопровождать корпоративные, деловые и торжественные мероприятия;
• выбирать сувенирную и подарочную продукцию в соответствии с категорией мероприятия и особенностями получателей;
• распределять транспортные ресурсы организации в соответствии с установленными нормами;
• работать с заявками на перевозку и доставку до места назначения работников, документов и грузов;
• разрабатывать оптимальные схемы прохождения автотранспорта от пункта отправления до пункта назначения в короткие сроки и при оптимальных затратах;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных об использовании и эксплуатации транспортных средств;
• организовывать питание сотрудников компании;
• применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
• поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри компании;
• координировать работу должностных лиц и сотрудников административно-хозяйственного отдела в процессе реализации корпоративных процедур, связанных с административной и организационной поддержкой работы офиса;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании.
1.9. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.;
2.2. организация питания сотрудников;
2.3. контроль работы курьерской службы, технического персонала;
2.4. прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
2.5. ведение делопроизводства;
2.6. обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования;
2.7. организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.;
2.8. организация встреч, совещаний, переговоров;
2.9. участие в организации корпоративных мероприятий;
2.10. формирование бюджета расходов на офисные нужды;
2.11. выполнение поручений руководства.

III. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя административно-хозяйственного отдела предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению обеспечения функционирования офиса.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Офис-менеджер работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю административно-хозяйственного отдела отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения руководителя административно-хозяйственного отдела информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами административно-хозяйственного отдела в целях повышения эффективности обеспечения функционирования офиса.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Офис-менеджер – это профессия, которая приобретает все большую популярность в современном мире. Компании всё чаще осознают важность такой должности и понимают, что правильное организационное и административное ведение офиса существенно влияет на эффективность работы всей компании.

Основные обязанности офис-менеджера – это поддерживать порядок и проводить административную работу в офисе. Он отвечает за работу офисной техники, обеспечение материалами и расходными материалами, ведение отчетности, обеспечение работы сотрудников офиса и т.д. Функции офис-менеджера также включают организацию рабочих мест сотрудников, контроль исполнения задач и организацию деловых поездок.

Основные требования к офис-менеджеру включают наличие общего образования и знания основных положений организации и организационных структур. Он должен быть профессионалом в своей области, обладать широким кругозором и знать особенности работы в офисе. В его обязанности также входит умение пользоваться компьютером и оргтехникой, владение программами Microsoft Office.

Важно уметь писать резюме и знать, как повысить свои квалификации в профессии офис-менеджера. Должностные функции офис-менеджера будут зависеть от компании и ее требований. Поэтому важно уметь адаптироваться и эффективно выполнять свои обязанности в каждой конкретной компании.

Офис-менеджером может стать каждый, кто готов взять на себя ответственность за организацию и управление офисом, быть обоюдоостроумным и доброжелательным.

Образование и повышение квалификации

Для работы в должности офис-менеджера необходимо иметь определенное образование и повышать свою квалификацию. Во-первых, владение специальности офисного менеджера является обязательным условием. Для этого необходимо получить высшее образование в соответствующей сфере, где основными общие предметами будут предпринимательство, организация управления и администрирование.

Основные качества, которыми должен обладать офис-менеджер — это умение эффективно организовывать работу в офисе, обеспечивать бесперебойное функционирование нужного режима, а также умение эффективно решать возникающие проблемы и задачи.

Кроме того, офис-менеджер должен быть хорошо знаком с основными требованиями и задачами, которые ставятся перед данной профессией. Важно знать, какие обязанности выполняет офис-менеджер и какие функции ему необходимо выполнять в повседневной работе.

Для статьи офис-менеджера потребуется также постоянное повышение квалификации, поскольку область офисного менеджмента постоянно развивается и требует новых знаний и навыков. Одним из способов повышения квалификации является просмотр специализированных курсов и тренингов, а также постоянное изучение новых тенденций и опыта в данной сфере.

Обязанности и функции офис-менеджера

Должностные обязанности офис-менеджера в компании включают выполнение широкого спектра функций, связанных с организацией работы офиса и поддержкой его эффективной работы.

Основные обязанности офис-менеджера включают:

1. Организацию и контроль работы офиса, обеспечение выполнения предписаний руководства, контроль своевременности и качества работы сотрудников офиса.
2. Обеспечение работы и поддержки оргтехники и программного обеспечения в офисе, управление офисным оборудованием и материалами.
3. Организацию деловых встреч, конференций и совещаний, внутреннюю и внешнюю деловую переписку, поддержку эффективного обмена информацией внутри компании и с внешними партнерами.
4. Обеспечение поддержки организации рабочих мест и рабочей среды, управление офисной инфраструктурой и ресурсами, включая услуги офиса, охрану, уборку и другие административные задачи.
5. Составление и поддержание отчетности, ведение учетной документации, контроль за соблюдением процедур и положений, связанных с офисной деятельностью.

Какие требования предъявляются к офис-менеджеру? Чтобы стать офис-менеджером, необходимо обладать определенным образованием и квалификацией. Особенности этой профессии требуют от соискателя следующих качеств:

• Знание организационных и административных процедур, умение работать с офисным оборудованием и программным обеспечением.
• Коммуникабельность и организаторские навыки, способность эффективно решать конфликтные ситуации и координировать работу коллектива.
• Аналитический склад ума и умение оперативно принимать решения.
• Ответственность и внимательность к деталям, умение управлять временем и ресурсами.
• Умение работать в команде и под давлением, стремление к саморазвитию и повышению квалификации.

Что нужно знать, чтобы успешно работать офис-менеджером? Для эффективного выполнения обязанностей в данной должности необходимо иметь хорошее знание организационных процессов, бизнес-процессов и принципов работы компании. Также важно уметь составлять документацию, вести учет и отчетность, обладать базовыми навыками работы с компьютером и программным обеспечением. Владение английским языком и навыки работы с социальными сетями будут дополнительным преимуществом.

Кто может стать офис-менеджером? Эта должность подходит для людей с разным уровнем образования и опытом работы. Однако, для повышения шансов на успех в этой области, рекомендуется иметь высшее или среднее специальное образование по соответствующей специальности или пополнять свои знания и навыки в области организации работы офиса.

Вывод: офис-менеджер выполняет важные функции по поддержке работы офиса и обеспечению его эффективной работы. Успех в этой должности зависит от знаний, качеств и навыков соискателя, а также его способности эффективно организовывать процессы и управлять ресурсами.

Как стать офис-менеджером?

Профессия офис-менеджера требует определенных качеств и квалификации. Для становления в этой должности необходимо знать основные обязанности и функции офис-менеджера. Также важно быть в курсе положений и требований компании, в которой ты хочешь работать.

1. Что понадобится для становления офис-менеджером? Для этой профессии важно знать как общие, так и должностные особенности работы. Необходимо уметь писать резюме, в котором отобразятся твои личные качества и квалификации.

2. Какие требования к офис-менеджеру? Компании ожидают от офис-менеджера организационные навыки, коммуникабельность и умение решать проблемы. Квалификациями, которые понадобятся для работы в офисе:

• знание основы офисного делопроизводства;
• умение работать с офисными программами и техникой;
• организация документооборота;
• планирование встреч и мероприятий;
• контроль бюджета и закупки офисного оборудования.

3. Какое образование должен иметь офис-менеджер? Для работы в этой должности рекомендуется иметь высшее или среднее профессиональное образование по специальности «офисный менеджмент» или смежным направлениям.

Кто может стать офис-менеджером? Эту профессию могут выбрать люди, которые обладают организационными способностями, умеют планировать и контролировать процессы, обладают коммуникативными навыками и стремятся развиваться в сфере организации работы офиса.

Общие положения

Должностная инструкция офис-менеджера определяет обязанности и функции, которые должен выполнить сотрудник, занимающий эту должность. Офис-менеджер — это профессия, требующая особых качеств и навыков. Такой сотрудник должен обладать организационными и коммуникативными способностями, уметь эффективно планировать свою работу и иметь хорошее знание компьютерных программ и офисного оборудования.

Основные функции офис-менеджера включают организацию работы офиса, а также поддержание рабочей атмосферы и благоприятных условий для работы сотрудников. Он должен быть внимательным и ответственным, уметь быстро реагировать на проблемы и находить решения. Офис-менеджер также отвечает за прием и распределение почты, организацию встреч и совещаний, а также за ведение административной документации.

Для работы в должности офис-менеджера необходимо иметь высшее образование, желательно в области экономики или менеджмента. Также требуется опыт работы в административной или секретарской сфере. Важно иметь хорошее знание организационных процессов и принципов управления, а также уметь работать с документацией и компьютерными программами.

Что должен знать и уметь офис-менеджер?

Офис-менеджер – это сотрудник, ответственный за эффективную работу офиса и поддержание комфортных условий для всех сотрудников компании. Для того чтобы стать офис-менеджером, необходимо иметь определенные навыки, знания и квалификацию.

1. Обязанности офис-менеджера включают организацию встреч и совещаний, контроль работы офисного оборудования, поддержание порядка и уборки в офисе, а также организацию деловых поездок. Для успешного выполнения этих функций офис-менеджер должен иметь хорошее понимание организационных процессов и детали работ компании.

2. Для работы в должности офис-менеджера необходимо иметь образование по специализации «офисное делопроизводство» или аналогичную специальность. Кроме этого, полезным будет наличие опыта работы в сфере офисного администрирования или аналогичных должностях.

3. Какие личные качества помогут стать успешным офис-менеджером? В первую очередь, это организованность, ответственность, коммуникабельность и умение работать в команде. Офис-менеджер – это профессионал, способный самостоятельно принимать решения и управлять ресурсами в рамках своей должности.

4. Для повышения квалификации офис-менеджером можно пройти специальные тренинги и курсы по управлению офисом, делопроизводству, коммуникации и другим смежным областям. Также полезно следить за новыми тенденциями в организации работы офиса, изучать технические инновации и современные технологии.

Кто это такой?

Офис-менеджер – это специалист, ответственный за организацию работы офиса в компании. Он выполняет разнообразные обязанности, связанные с организацией и поддержкой работы офиса.

1. Офис-менеджер должен знать основные функции и обязанности, которые относятся к его должности. К основным обязанностям офис-менеджера относятся составление и оформление документов, организация встреч и переговоров, управление офисным оборудованием и архивом. Он также должен быть в состоянии планировать рабочий график и уметь решать организационные проблемы, связанные с работой офиса.

2. Для работы в должности офис-менеджера необходимы определенные качества и квалификация. Офис-менеджер должен быть коммуникабельным, ответственным и организованным. Он должен быть внимательным к деталям и уметь эффективно планировать свою работу. Также необходим компьютерные навыки, навыки работы с офисным оборудованием и знание организационных процессов.

Офис-менеджер должен иметь высшее или среднее образование, связанное с менеджментом или административной работой. Знание английского языка будет преимуществом. Кроме того, для получения должности офис-менеджера могут потребоваться определенные курсы повышения квалификации или дополнительное образование в области менеджмента или администрирования.

Таким образом, чтобы стать офис-менеджером, необходимо обладать определенными личными и профессиональными качествами, знать обязанности и функции, связанные с этой должностью, а также иметь соответствующее образование и квалификацию.

Особенности профессии офис-менеджера

Офис-менеджер – это специалист, занимающийся управлением офисными работами в компаниях различных отраслей. Какие требования и квалификации нужны, чтобы стать офис-менеджером?

• Образование: Чтобы работать в должности офис-менеджера, необходимо иметь высшее образование по экономическим или менеджмент-специальностям.
• Знания и умения: Офис-менеджер должен иметь хорошие организационные и административные навыки, уметь работать с компьютером и офисной техникой, а также быть грамотным и уметь вести деловую переписку.
• Личные качества: Офис-менеджер должен быть ответственным, внимательным к деталям, коммуникабельным и уметь работать в коллективе.

Какие обязанности выполняет офис-менеджер? Офис-менеджер должен знать основные положения и функции офисного менеджера. Он отвечает за обеспечение эффективной работы офиса: контролирует состояние офисного оборудования и инфраструктуры, организует рабочие места, распределяет задачи сотрудникам. Кроме того, он принимает и обрабатывает поступающую корреспонденцию, ведет учет документов и предоставляет необходимую информацию сотрудникам и посетителям.

Какие есть общие особенности профессии офис-менеджера? Ключевая особенность – это необходимость быть гибким и уметь быстро реагировать на различные ситуации и изменения в рабочем процессе. Офис-менеджер должен быть ориентирован на результат, уметь работать в напряженных условиях и эффективно управлять своим временем. Он также должен быть внимателен к деталям, чтобы избежать ошибок и неурядиц в работе офиса.

Как повысить свою квалификацию в этой профессии? Для того чтобы стать более востребованным офис-менеджером, можно пройти дополнительное обучение по специализированным программам и курсам в области управления и организации работы офиса. Также можно изучать новые технологии и программные платформы, которые помогут автоматизировать процессы и повысить эффективность работы.

Основные должностные положения офис-менеджера необходимо отражать в резюме при поиске работы в этой сфере. В резюме нужно указывать образование, опыт работы и навыки, связанные с управлением офисными процессами. Также стоит упомянуть все достижения и особенности работы в предыдущих местах работы, чтобы произвести благоприятное впечатление на работодателя.

Основные обязанности офис-менеджера

Кто такой офис-менеджер? Для работы в качестве офис-менеджера требуются определенные квалификации и навыки. Множество компаний и организаций привлекают офис-менеджеров для эффективного управления офисными процессами и поддержания их бесперебойного функционирования.

Какие обязанности должен выполнять офис-менеджер? Основные обязанности офис-менеджера включают:

1. Обеспечение бесперебойной работы офиса, включая поддержание порядка и чистоты.
2. Мониторинг офисного оборудования и обеспечение его правильной работы.
3. Организация и контроль офисных процессов, включая ведение документации и работы с корреспонденцией.
4. Координация внутренних коммуникаций и обеспечение своевременной информационной поддержки сотрудников.
5. Подготовка презентаций и отчетов для руководства компании.
6. Организация рабочих мероприятий и встреч с партнерами и клиентами.

Для занимания должности офис-менеджера требуется не только образование, но и определенные личные качества. К офис-менеджеру предъявляются следующие требования:

• Умение работать в коллективе и эффективно коммуницировать с разными сотрудниками.
• Отличные организационные и аналитические навыки.
• Грамотное владение офисными программами и техническими устройствами.
• Ответственность и внимание к деталям.
• Умение быстро принимать решения и реагировать на изменения в рабочих процессах.

Будучи офис-менеджером, важно постоянно развиваться и повышать свою квалификацию. Стать профессионалом в этой области позволит участие в тренингах и семинарах, получение дополнительного образования и сертификатов. Повышение квалификации поможет офис-менеджеру справиться с различными сложностями и быть успешным в своей профессии.

Офис-менеджер – это профессия, которая требует особенности в организации работы и управления офисными процессами. Компетентный офис-менеджер способен эффективно координировать операционные процессы, обеспечивая бесперебойную работу офиса и удовлетворение потребностей клиентов компании.

0

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Обязательна ли должностная инструкция?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Офис-менеджер: должностные обязанности

Приведем пример должностных обязанностей офис-менеджера в его должностной инструкции.

Скачать бланк должностной инструкции офис-менеджера можно

.