Должностная инструкция работника архива суда

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1.1. Должностная инструкция архивариуса местного общего суда устанавливает единые принципы деятельности, объем должностных обязанностей и основные требования по их выполнению, права и ответственность лица, занимающего должность архивариуса местного общего суда (далее — архивариус).

1.2. Архивариус является служащим аппарата местного общего суда (далее — суд).

1.3. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности приказом председателя соответствующего суда с соблюдением требований трудового законодательства Украины.

1.4. На должность архивариуса назначаются лица, имеющие полное среднее образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Архивариус непосредственно подчинен заведующему архива суда, а в суде, штатным расписанием которого должность заведующего архивом не предусмотрено, — руководителю аппарата суда, и координирует свою работу с соответствующим консультантом суда.

1.6. Архивариус непосредственно подчиненных работников аппарата суда не имеет.

1.7. В своей работе руководствуется Конституцией Украины, законами Украины, решениями Конституционного Суда Украины, актами Президента Украины, Верховной Рады Украины и Кабинета Министров Украины, актами законодательства и нормативными документами, регламентирующими деятельность судебных органов и ведение делопроизводства, положениями о Государственной судебной администрации Украины и соответствующее территориальное управление Государственной судебной администрации, постановлениями коллегии, приказами, инструкциями и рекомендациями Государственной судебной администрации Украины и соответствующего территориального управления Государственной судебной администрации, другими нормативно-правовыми актами и настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

2.1. Обеспечивает хранение документов, которые поступили в архив суда.

2.2. Принимает на хранение от соответствующих работников аппарата суда документы, законченные делопроизводством.

2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив.

2.4. Согласно действующим правилам шифрует дела.

2.5. Систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.6. Готовит сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение, а также участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.

2.7. Ведет прием граждан, выдачу копий судебных решений, других документов, хранящихся в архиве суда, и судебных дел для ознакомления участникам судебного разбирательства в соответствии с установленным порядком.

2.8. При выдаче копий судебных решений готовит соответствующие сопроводительные документы.

2.9. Присоединение к судебным делам, которые хранятся в архиве суда, документы, подтверждающие выполнение судебных решений.

2.10. Готовит необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, ведет их учет.

2.11. Готовит необходимые данные для составления отчетности о работе архива.

2.12. Контролирует соблюдение правил противопожарной безопасности в помещениях архива.

3. Права

3.1. Пользоваться правами и свободами, предусмотренными Конституцией Украины, Законами Украины «О государственной службе», «О судоустройстве Украины» и другими актами законодательства.

3.2. На социально-правовую защиту в соответствии со своим статусом.

3.3. Вносить предложения председателю суда, руководителю аппарата суда и заведующему архива суда по улучшению работы архива суда, обеспечения надлежащего взаимодействия с работниками аппарата суда.

3.4. Получать необходимую информацию для выполнения своих задач и обязанностей от работников аппарата суда.

3.5. Участвовать в совещаниях и собраниях трудового коллектива суда.

4. Ответственность

4.1. Архивариус в соответствии с Кодексом законов о труде Украины несет ответственность за нарушение трудовой дисциплины, некачественное или несвоевременное выполнение должностных задач и обязанностей, бездеятельность или неиспользование предоставленных прав, нарушение норм этики поведения.

0

В трудовом договоре с работником в обязательном порядке должна быть указана трудовая функция такого работника, т. е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 57 ТК РФ). Уточнение и детализация трудовой функции обычно производятся в должностной инструкции.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) должностная инструкция, наряду с правилами внутреннего трудового распорядка, штатным расписанием и другими аналогичными документами, является частью документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации.

Приведем в нашей консультации должностную инструкцию архивариуса.

Обязательно ли составлять должностные инструкции?

ТК РФ не предусматривает, что работодатель обязан составлять должностные инструкции. Поэтому привлечь к ответственности за отсутствие должностных инструкций работодателя не получится.

Однако должностная инструкция позволяет конкретизировать трудовую функцию работника, определить круг его должностных обязанностей с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). В должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Составление должностных инструкций упростит взаимодействие работника и работодателя по вопросам, касающимся содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые всегда возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Наличие должностных инструкций поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

В связи со сказанным, составление должностных инструкций в организации стоит считать целесообразным.

Должностная инструкция может как являться приложением к трудовому договору, так и утверждаться как самостоятельный документ.

Как составить должностную инструкцию

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Образец должностной инструкции архивариуса

Приведем примерный перечень должностных обязанностей архивариуса в его должностной инструкции.

Скачать бланк должностной инструкции архивариуса можно

.