Должностная инструкция специалиста по проектной деятельности

Должностные обязанности

Главный специалист отдела сопровождения проектов обязан:

выполнять основные обязанности гражданского служащего, установленные статьей 15 Федерального закона № 79-ФЗ, Федеральным законом № 273-ФЗ;

соблюдать ограничения, связанные с поступлением на гражданскую службу и ее прохождением, установленные Федеральным законом № 79-ФЗ и другими федеральными законами;

не нарушать запреты, связанные с гражданской службой, установленные Федеральным законом № 79-ФЗ;

соблюдать требования к служебному поведению гражданского служащего, предусмотренные Федеральным законом № 79-ФЗ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Главный специалист отдела сопровождения проектов, исходя из задач и функций управления, определенных Положением о нем, выполняет следующие должностные обязанности:

участвует в разработке и реализации соглашений о сотрудничестве, заключаемых Правительством автономного округа (в пределах полномочий отдела);

участвует в реализации федеральных документов стратегического планирования. Участвует в разработке и реализации документов стратегического планирования автономного округа в установленной сфере деятельности;

участвует в подготовке замечаний и предложений к проектам федеральных законов, относящихся к установленной сфере деятельности;

разрабатывает, согласовывает и представляет на рассмотрение в установленном порядке проекты правовых актов автономного округа в установленной сфере деятельности, обеспечивает их реализацию в пределах своих полномочий;

участвует в соответствии с федеральным законодательством и законодательством автономного округа в деятельности по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности отдела;

осуществляет мониторинг правового пространства, систематизацию и инвентаризацию правовых актов автономного округа в установленной сфере деятельности;

размещает информацию о деятельности департамента (в пределах полномочий отдела) в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

участвует в организации мероприятий, направленных на развитие отношений с другими субъектами Российской Федерации, в соответствии с федеральным законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа, договорами и соглашениями (в пределах полномочий отдела);

обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный федеральным законодательством и законодательством автономного округа срок;

 участвует в реализации проектной деятельности в автономном округе, в том числе:

— рассматривает проектные предложения, паспорта проектов, сводные планы проектов на предмет соответствия представленных документов нормативным правовым актам в сфере управления проектной деятельностью в автономном округе, готовит итоговые заключения;

— ведет реестр проектных предложений, реестр проектов;

— участвует в мониторинге проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения Совета по управлению проектами при Губернаторе автономного округа (далее — Совет при Губернаторе);

— обеспечивает проведение с участием исполнительных органов государственной власти автономного округа оценок и иных контрольных мероприятий в отношении проектов и итогов реализации проектов, а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

— обеспечивает деятельность Совета при Губернаторе;

— рассматривает и готовит заключения на проекты правовых актов исполнительных органов государственной власти автономного округа, регламентирующих организацию проектной деятельности;

— участвует в подготовке документов, направленных на создание и развитие автоматизированной информационной системы управления проектной деятельностью;

— осуществляет мониторинг внедрения и функционирования автоматизированной информационной системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти автономного округа;

— участвует в подготовке предложений по развитию системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти автономного округа;

— участвует в контроле за соблюдением требований, установленных нормативными правовыми актами в сфере проектной деятельности;

— направляет обязательные для исполнения поручения участникам проектной деятельности в рамках управления проектной деятельностью;

— взаимодействует с федеральным проектным офисом;

— участвует в аналитическом, методологическом, методическом и организационном сопровождении проектной деятельности в автономном округе, в том числе разработке методических документов, осуществляет сбор и внедрение лучших практик в сфере проектной деятельности;

— участвует в организации мероприятий, направленных на развитие компетенций участников проектной деятельности;

участвует в деятельности рабочих групп, семинаров, совещаний, координационных и совещательных органов в установленной сфере деятельности и осуществление в установленном порядке документационного и организационно-технического обеспечения их деятельности;

участвует в планировании расходов окружного бюджета на очередной финансовый год (в пределах полномочий отдела);

участвует в разработке, экспертизе и формировании предложений по реализации программ, стратегий, проектов, механизмов, инструментов и мероприятий в установленной сфере деятельности;

участвует в подготовке и формировании ежегодного доклада Губернатора автономного округа о положении дел в автономном округе и отчета о результатах деятельности Правительства автономного округа в установленной сфере деятельности;

исполняет поручения начальника отдела либо лица его заменяющего в пределах компетенции отдела.

 Главный специалист отдела сопровождения проектов обязан:

до истечения двух лет после увольнения с гражданской службы:

обращаться для выдачи согласия на замещение должности на условиях трудового договора в организации и (или) выполнять в данной организации работы (оказывать данной организации услуги) в течение месяца стоимостью более ста тысяч рублей на условиях гражданско-правового договора (гражданско-правовых договоров), если отдельные функции государственного (административного) управления данной организацией входили в его должностные (служебные) обязанности, в комиссию по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих департамента и урегулированию конфликта интересов;

при заключении трудовых договоров сообщать представителю нанимателя (работодателю) сведения о последнем месте своей службы.

представлять представителю нанимателя сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать в порядке, сроки и по форме предусмотренные федеральным законодательством.

Условия работы

Условия прохождения государственной гражданской службы Ямало-Ненецкого автономного округа (поступление на службу, основания заключения и прекращения служебного контракта, государственные гарантии на гражданской службе, права и обязанности гражданского служащего, ограничения и запреты, связанные с государственной гражданской службой и т.д.) определены Федеральным законом от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 марта 2005 года № 26-ЗАО «О государственной гражданской службе Ямало-Ненецкого автономного округа», иными нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, должностными регламентами.

Требования к кандидату

К стажу: без предъявления требований к стажу. К уровню образования: высшее образование, подтвержденное документом об образовании и о квалификации. К направлениям подготовки (специальностям): «Экономика», «Менеджмент».

Примечание: высшее образование по иному направлению подготовки (специальности), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие направлению подготовки (специальности), указанному выше.

Перечень предоставляемых документов

Личное заявление по форме согласно приложению № 1 к настоящему объявлению; 2) заполненную и подписанную анкету по форме согласно приложению № 2 к настоящему объявлению; 3) две фотографии формата 3×4 см; 4) копию паспорта (паспорт предъявляется лично по прибытии на конкурс); 5) копии трудовой книжки или иных документов, подтверждающих трудовую (служебную) деятельность, заверенные кадровой службой по месту работы (службы) или оригиналы указанных документов; 6) копии документов об образовании и о квалификации, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются) или оригиналы указанных документов; 7) документы воинского учета — для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу или оригиналы указанных документов.

Многие современные компании заинтересованы в грамотных проджект менеджерах. Но найти подходящего специалиста на эту вакансию – непростая задача. Трудность поиска заключается в том, что многие соискатели, откликающиеся на нее, не всегда понимают, что от них ожидают. Так как в описании к должности не указано наличие специального образования или знаний, они думают, что справиться с этой работой может каждый.

Управление проектами с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

На практике толковый проектный руководитель должен обладать приличным объемом знаний и компетенций, которые помогут ему добиваться целей, поставленных компанией. Часто и сам работодатель до конца не разбирается, какой специалист ему нужен для проекта. Указывая в вакансии «project manager», он подразумевает продакт менеджера, продажника или аккаунт менеджера. Разберемся, что делает проджект менеджер, в чем заключается его работа, как получить эту должность в престижной компании.

Зачем нужен проджект менеджер: обязанности, требования к профессии

Project Manager – человек, курирующий проект, отвечающий за его сдачу точно в срок. Он контролирует работу исполнителей, решает спорные вопросы, мотивирует и воодушевляет коллег, прогнозирует результаты. Он набирает команду, создает ее участникам комфортные условия для работы, следит, чтобы исполнители выполняли порученные им задачи точно в срок.

Основная задача менеджера проектов – организовать работу так, чтобы заказчику понравился конечный результат, и он принял его без доработок и претензий. Перед ним ставятся ограниченные сроки, выделяется определенный бюджет, в который нужно уложиться без дополнительных затрат.

Должность проджект менеджера стоит отличать от продакт и аккаунт менеджеров:

• Продакт менеджер занимается продуктом. Он исследует рынок, изучает запросы клиентов, контролирует процесс разработки, создания и продвижения продукта, определяет его ценность и разрабатывает к нему требования.
• Аккаунт менеджер работает над имиджем компании. Его компетенции включают все мероприятия, положительно влияющие на бизнес. Его задача – сделать компанию привлекательной для заказчиков и клиентов. Для этого проводится изучение конкурентной среды, анализируется ее целевая аудитория и продукция.
• Проектный менеджер отвечает за весь проект. Он налаживает коммуникации в команде, контролирует работу исполнителей, следит за их результатами. То есть занимается процессом разработки, а не самим продуктом.

К этой должности не существует конкретных жестких требований. Чтобы управлять проектами, менеджер должен разбираться в специфике бизнеса, который будет представлять, стратегически мыслить, обладать аналитическим мышлением. Важными характеристиками проджект менеджера являются стрессоустойчивость, решительность, положительный настрой, склонность к оправданному риску.

Обязательные качества, необходимые проджект-менеджеру:

• Наличие экспертных знаний в различных областях (программирование, бухгалтерия или другие);
• Развитые лидерские качества;
• Опыт управления проектной деятельностью;
• Умение контролировать расходы по бюджету;
• Способность работать с большими массивами информации;
• Аналитический склад ума;
• Практичность, деловая хватка;
• Самодисциплина, умение вкладываться в утвержденные сроки и управлять временем;
• Владение техниками и методами управления проектами.

Для успешной работы с командой, проектный менеджер должен обладать следующими навыками:

Soft skills

• Коммуникативность, умение общаться с разными людьми, находить с ними взаимопонимание. Доносить информацию понятным, простым языком.
• Общее видение проекта. Менеджер проектов должен знать в любой момент, на каком этапе находится работа, видеть полную картину рабочих процессов.
• Управление рисками. Приступая к проекту, невозможно предугадать, что и когда пойдет не так. Его куратор должен быть готовым к любым ситуациям, чтобы вовремя принимать правильные решения.
• Организованность, работа с документацией. Проджект менеджеру приходится обрабатывать огромное количество документов: от сводных таблиц в Excel, до счетов и договоров.

Hard skills

Данные навыки зависят от сферы реализации проекта. Например, в IT проджект менеджеру понадобится знание процессов производства, понимание терминологии. Он должен отличать фронтенд от бэкенда, понимать принципы и технологии создания программных продуктов. Разбираться, как работают методы Agile, Scrum или Kanban. Правильно формулировать задачи для команды, разбивать их на меньшие по масштабу подзадачи.

Чем занимается ПМ на проекте (функции, задачи)

Человек, руководящий проектами, – «универсал», с внушительным набором знаний в различных областях. Он хорошо ориентируется в специфике своей компании, знает, как в ней функционирует каждый отдел, «подкован юридически». При этом ему не нужно глубоко погружаться в эти детали. Достаточно общего представления о построении и функционировании бизнеса. Проектный менеджер – не рядовой исполнитель в команде, а грамотный руководитель, который ставит сотрудникам задачи и контролирует их выполнение. Если коротко: он отвечает за весь проект, начиная от планирования до сдачи готовой работы заказчику. В функции Project Manager’а входят:

1. Общение с заказчиком.
2. Сбор, систематизация требований к продукту.
3. Обработка полученной информации.
4. Координация, контроль работы исполнителей.
5. Управление бюджетом.
6. Ведение проектной, технической документации.

В компетенции менеджера проекта также входит:

• Анализ требований к проекту. На их основании он ставит цели команде.
• Поиск оптимальных решений поставленных задач. Он знает, как быстро справиться с заданиями в рамках проекта. При необходимости советуется с подчиненными, учитывает их мнения.
• Организация взаимодействия всех участников проекта между собой. Специалисты, работающие в офисе или удаленно, должны поддерживать постоянную связь друг с другом для быстрого решения проблем, возникающих в ходе работы над проектом.
• Работа с задачами. Он делит крупномасштабные задания на меньшие по размеру подзадачи, после чего они становятся понятными всем исполнителям.
• Составляет подробный план работы. Это может быть дорожная карта проекта, помогающая приблизиться к его финишу с меньшими затратами времени и ресурсов. От того, насколько корректно она составлена, во многом зависит успешность проекта.
• Доводит проект до финальной точки. Это главная обязанность проджект менеджера.
• Оформляет соответствующую документацию и отчитывается за полученные результаты перед заказчиком.

В Project management приходят люди с разным опытом из различных сфер. Обычно, это бывшие управленцы, разработчики или тестировщики, решившие изменить направление деятельности. У каждого из представителей этих профессий есть свои «козыри». Разработчики знают терминологию, имеют наглядное представление о процессах. Чтобы успешно руководить проектом в своей сфере, им нужно только слегка доработать свои Soft skills. Управленцы имеют опыт работы с рисками, представляют, как вести проекты. Но, им нужно погружаться в его специфику, особенно если речь идет об IT.

Претендовать на должность проджект менеджера могут представители других профессий. Просто, возможно, им потребуется чуть больше времени, чтобы освоить ее тонкости.

Преимущества и недостатки профессии

Работа проектного менеджера эмоционально сложна. Когда на тебе лежит груз ответственности за судьбу команды и проекта, невозможно расслабиться и полноценно отдохнуть. Хотя работу выполняет коллектив людей, ответственность за срыв дедлайна и недоработки несет менеджер проекта. Интенсивные нагрузки и постоянное напряжение могут привести к стрессу, который будет еще больше усиливаться при общении со сложными клиентами.

Но, при этом у проектной работы множество положительных моментов. Ежедневно сталкиваясь с нестандартными задачами, проджект менеджер не будет скучать из-за рутины. При условии их успешного разрешения, у него будет серьезный повод гордиться собой. На проекте у него появится возможность обзавестись полезными связями, которые могут пригодиться в будущем. Еще один плюс: высокая заработная плата.

Специфика и особенности работы

Одним из обязательных требований к профессии проектного менеджера является регулярное обучение и повышение квалификации. Чтобы разбираться в новых методологиях, техниках и технологиях, нужно постоянно учиться и совершенствовать свои навыки. Многие компании заинтересованы в кандидатах с опытом разработок и IT. Они предпочитают принимать на работу бывших разработчиков, исполнявших обязанности Scrum Master’а, или Team Lead’а команды. Они лучше представляют, как правильно распределить нагрузку в команде. Но, даже если вы мастерски управляетесь с компьютером, это не гарантирует, что вы станете отличным проджект менеджером. Его главные обязанности – коммуникации, умение организовать и направить работу команды.

Проекты бывают разными. Но специфика их управления одинакова во всех сферах. Теоретически один и тот же человек может в разное время руководить проектом в IT или в сфере строительства. В том и другом случае ему понадобятся соответствующие профильные знания. Чтобы запустить новый сайт он должен понимать тонкости веб-разработки. Чтобы построить жилой комплекс – иметь точное представление, как строятся дома.

Project manager – организованный, целеустремленный человек с качествами лидера, обладающий определенным наборов скиллов и навыков. В разных компаниях к этой вакансии предъявляются собственные требования, но в любом случае, вы должны иметь опыт в планировании, управлении командой.

Как стать проджект менеджером

Если вас заинтересовала профессия проджект менеджера, определите для себя, насколько вам подходит эта должность. В идеале, чтобы разобраться, какие функции входят в обязанности проджект менеджера, нужно устроиться на стажировку в проектное управление. Вы получите ценный опыт, пообщаетесь с другими специалистами, строящими карьеру в этой области.

Вырасти в руководителя проекта можно через длительный путь от стажера к младшему, старшему специалисту, начальнику отдела и затем к проджект менеджеру. Правда, этот процесс займет много времени, и нет гарантии, что у вас все получится.

Еще один вариант: записаться на онлайн курсы для начинающих. Буквально за несколько уроков у вас сложится определенное представление о профессии. Обычно обучение проводится путем решения различных заданий, помогающих понять, как работает та или иная бизнес структура. Не забывайте об изучении инструментов и процессов, с которыми придется работать в рамках будущего проекта. Освоить профессию будет проще под руководством опытного наставника, который поделится собственными фишками и секретами в области управления проектами.

Насколько важна роль проджект менеджера в компании

Успех любого проекта складывается из многих факторов. Для этого нужна мотивированная, слаженная команда высококлассных специалистов, ответственно относящихся к своим обязанностям, достаточное количество ресурсов в распоряжении. Но, работу самых опытных и квалифицированных исполнителей нужно правильно организовать. Кто-то должен согласовывать требования к проекту, общаться с заказчиком, анализировать допущенные ошибки и быстро их устранять. Все эти задачи возлагаются на проджект менеджера.

Грамотный специалист сумеет просчитать возможные риски и приведет команду к финишу с минимальными доработками. Найдет выход из сложных ситуаций, причем сделает это более выгодным образом для проекта.

ЛидерТаск – электронный помощник для управления проектами

Для управления проектами используются автоматизированные системы. С их помощью командные и проектные менеджеры организуют эффективное взаимодействие между всеми участниками команды. Оптимизируют управленческие процессы, достигая лучших результатов за короткие сроки.

Системы проектного управления — это специальные онлайн приложения, программы и сервисы для планирования задач, составления рабочих графиков, распределения ресурсов, отслеживания эффективности каждого исполнителя в команде. Одним из таких приложений является российская программная разработка ЛидерТаск, объединяющая функции планера, электронного ежедневника, таск-менеджера и полноценной CRM системы для управления любыми проектами.

Сервис поддерживает все методики и технологии тайм-менеджмента, включая техники GTD, Pomodoro, Kanban, Agile, Scrum методологии и многие другие инструменты. Является равноценной заменой сразу нескольких зарубежных программ: Todoist, Trello, Microsoft To-Do. В приложении встроен удобный корпоративный чат для обсуждения любых вопросов в рамках проекта, имеется функция «умных уведомлений», своевременно предупреждающих о предстоящих событиях или запланированных делах. ЛидерТаск работает на Android, iOS, Windows, macOS, web, с синхронизацией заданий на нескольких устройствах.

Заключение

Проджект менеджер – это специалист, управляющий проектами. Они могут осуществляться в любых видах деятельности: в IT, промышленности, строительстве, маркетинге, киноиндустрии и так далее. Любое дело, в котором участвует несколько исполнителей, можно назвать проектом. Чтобы они справились со своими задачами быстро, качественно, уложились в рамки бюджета, их деятельность нужно организовывать и направлять. Эти обязанности возлагаются на проектного менеджера.

Он является связующим звеном между исполнителями и заказчиком, отвечает за результаты работы команды. Ведет переговоры по спорным вопросам. Следит за эмоциональной обстановкой в команде. Распределяет обязанности среди ее участников и контролирует, как они справляются с порученными заданиями. Ведет проект от начала до финиша, предоставляя итоги заказчику.

Профессии проджект менеджера соответствует высокий уровень зарплаты, даже в кризисные периоды. Но, чтобы претендовать на эту должность, необходимо располагать достаточно большим и развернутым уровнем знаний в различных областях, обладать стрессоустойчивостью, развитыми коммуникационными навыками, владеть техниками тайм-менеджмента, инструментами управления проектами.