Должностная инструкция делопроизводителя
Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.
Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- гражданское и трудовое законодательство РФ;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
- структуру компании и ее подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- виды документов и их назначение;
- порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
- основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
- работать с любыми видами документов;
- пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
- организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
- руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
- разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
- организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
- систематизировать документы внутри дел;
- контролировать сохранность и защиту документов;
- пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:
- ведение документооборота;
- организация работы по учету, хранению и передаче документов;
- контроль сохранности и защиты документов.
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель обязан:
- вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
- вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
- отправлять исполненную документацию по адресатам;
- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
- вести электронную базу документов и составлять картотеки;
- подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
- контролировать сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
4.1. Делопроизводитель имеет право:
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.
5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 13 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ
Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности)
(подпись) (инициалы, фамилия)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.4. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) ;
- настоящей должностной инструкцией;
1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно
1.6. В период отсутствия делопроизводителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Ведение делопроизводства в организации.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции.
3. Должностные обязанности
Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:
3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.
Официальный сайт Администрации
-
Главная
-
Администрация
-
Глава поселения
-
Биография главы Администрации
-
Отчеты о проделанной работе
-
-
Структура администрации
-
Полномочия, задачи и функции
-
Муниципальный контроль
-
Муниципальные услуги
-
Муниципальная служба
-
Вакансии
-
Нормативно-правовые акты
-
Квалификационные требования
-
Условия и результаты конкурсов
-
Должностные инструкции
-
Доход муниципальных служащих
-
Cведения о численности муниципальных служащих
-
Порядок поступления на муниципальную службу
-
-
Телефонный справочник
-
Проводимые проверки
-
-
Собрание депутатов
-
Депутаты
-
Решения собрания
-
Решения 2023
-
Решения 2022
-
Решения 2021
-
Решения 2020
-
Решения 2019
-
Решения 2018
-
Решения 2017
-
Решения 2016
-
Решения 2015
-
Решения 2014
-
Решения 2013
-
Решения 2012
-
Решения 2011
-
Решения 2010
-
Решения 2009
-
Решения 2023
-
-
-
Муниципальные правовые акты
-
Устав поселения
-
Административные регламенты
-
Решения собрания
-
Решения 2023
-
Решения 2022
-
Решения 2021
-
Решения 2020
-
Решения 2019
-
Решения 2018
-
Решения 2017
-
Решения 2016
-
Решения 2015
-
Решения 2014
-
Решения 2013
-
Решения 2012
-
Решения 2011
-
Решения 2010
-
Решения 2009
-
-
Постановления
-
Постановления 2023
-
Постановления 2022
-
Постановления 2021
-
Постановления 2020
-
Постановления 2019
-
Постановления 2018
-
Постановления 2017
-
Постановления 2016
-
Постановления 2015
-
Постановления 2014
-
Постановления 2013
-
Постановления 2012
-
Постановления 2011
-
Постановления 2010
-
Постановления 2009
-
-
Распоряжения
-
Распоряжения 2023
-
Распоряжения 2021
-
Распоряжения 2020
-
Распоряжения 2019
-
Распоряжения 2018
-
Распоряжения 2017
-
Распоряжения 2016
-
Распоряжения 2015
-
Распоряжения 2013
-
Распоряжения 2012
-
-
Программы
-
Публичные слушания
-
Проекты документов
-
Порядок обжалования НПА
-
Уведомление о проведении актуализации схемы теплоснабжения
-
Схема теплоснабжения
-
-
Бюджет
-
Бюджет для граждан
-
Бюджет по годам
-
2021
-
2020
-
2019
-
2018
-
2017
-
2016
-
2015
-
2014
-
2013
-
-
Отчет об исполнении
-
2022
-
2021
-
2020
-
2019
-
2018
-
2017
-
2016
-
2015
-
2014
-
2013
-
2012
-
-
-
Новости
-
Информация Богдановского СДК и КУ
-
История поселения
-
Паспорт поселения
-
Внимание населению
-
Генеральный план
-
Градостроительное зонирование
-
Подведомственные организации
-
Перечень образовательных учреждений
-
Социальная сфера
-
Перечень документов для постановки на квартирный учет молодых специалистов в рамках реализации программы «Устойчивое развитие сельских территорий в Ростовской области на 2014 — 2017 г.г. и на период до 2020 года»
-
Налоговая Информирует
-
-
МКД
-
ФКР
-
-
Формирование комфортной городской среды
-
Реестр муниципального имущества
-
Социально-экономическое развитие
-
Муниципальный заказ
-
Аукционы
-
Конкурсы
-
-
Статистические данные и показатели
-
Информация о качестве питьевой воды
-
ТОС
-
Для чего создается ТОС
-
Порядок создания ТОС
-
Нормативные документы
-
Поддержка и стимулирование ТОС
-
Контактные данные специалистов администрации муниципального образования, курирующих направление развития ТОС
-
Руководители ТОС
-
Реализованные мероприятия и планы работы ТОС
-
Примеры лучших практик
-
Полезные ссылки
-
Всероссийский конкурс
-
-
Перечни информационных систем, банков данных, реестров, регистров
-
Сведения о предоставленных льготах, отсрочках, рассрочках, о списании задолженности
-
Прием граждан
-
График приема граждан
-
Регламент рассмотрения обращений
-
Рассмотрение обращений
-
Ответы на обращения, затрагивающие интересы неопределенного круга лиц
-
Формы заявлений, обращений
-
Интернет-приемная
-
-
Фотоальбом
-
Культура
-
Новости Богдановского СДК и КУ
-
Нижнеясиновский СК
-
Фотоальбом
-
-
Верхнеясиновский СДК
-
Фотоальбом
-
-
Васильевский СК
-
Плетняковский СК
-
Мероприятия
-
Фотоальбом
-
-
Богдановский СДК
-
Фотоальбом
-
-
-
Контакты и реквизиты
-
О сайте
-
Об использовании информации
-
Соответствие 8-ФЗ
-
Карта сайта
-
О персональных данных пользователей
-
-
Субъекты малого и среднего предпринимательства
-
Как правильно составить должностную инструкцию?
Данная должностная инструкция переведена автоматически. Обратите внимание, автоматический перевод не дает 100% точности, поэтому в тексте могут быть незначительные ошибки перевода.
| Инструкция для должности «Старший делопроизводитель«, представленная на сайте www.borovik.com, соответствует требованиям документа — «Справочник профессионально-квалификационных характеристик типовых должностей рядового и начальствующего состава государственной службы специальной связи и защиты информации Украины», который утвержден и введен в действие приказом Администрации Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины от 08.08.2009 № 171. Согласовано Министерством труда и социальной политики Украины 10 июля 2009. Статус документа — ‘действующий’. |
|
Предисловие к должностной инструкции
0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность «Старший делопроизводитель» относится к категории «Технические служащие».
1.2. Квалификационные требования — неполное высшее образование соответствующего направления подготовки по образовательно-квалификационному уровню младшего специалиста. Стаж работы по специальности не менее 1 года.
1.3. Знает и применяет в деятельности:
— Конституцию Украины, акты законодательства, касающиеся службы и деятельности органа Госспецсвязи, Дисциплинарный устав, другие нормативно-правовые акты, методические и другие руководящие материалы по организации и ведению делопроизводства;
— практику применения законодательства по вопросам, относящимся к его компетенции;
— инструкции по делопроизводству;
— нормативные стандарты системы организационно-распорядительной документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
— основы государственного управления и права;
— виды и формы отчетности;
— правила служебного этикета;
— соответствующие профессиональным задачам средства программного обеспечения;
— правила охраны труда и противопожарной защиты. Должен владеть государственным языком.
1.4. Старший делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Старший делопроизводитель подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Старший делопроизводитель руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Старший делопроизводитель во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Организует работу, связанную с обработкой зарегистрированной документации в органе Госспецсвязи.
2.2. Контролирует прием и регистрацию корреспонденции.
2.3. Согласно резолюций и приказов руководства передает документы на исполнение.
2.4. Осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.5. Обеспечивает отправку соответствующей документации адресатам.
2.6. Ведет учет полученной и отправленной корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.7. Организует подготовку и сдачу в архив соответствующей документации, составляет описи дел, поступающих на хранение в архив.
2.8. Обеспечивает хранение служебной документации.
2.9. Несет ответственность за операции с базами данных на компьютерном оборудовании (введение, обработка, накопление, систематизация, вывод информации).
2.10. Контролирует готовность к работе компьютерного оборудования.
2.11. Управляет режимами работы периферийного оборудования в соответствии с заданиями (подготовка текстовых и графических документов, таблиц, перечней, списков и т.д.).
2.12. Докладывает о выявленных отклонениях от установленных норм функционирования компьютерного оборудования.
2.13. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.14. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
3.1. Старший делопроизводитель имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Старший делопроизводитель имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Старший делопроизводитель имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Старший делопроизводитель имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Старший делопроизводитель имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Старший делопроизводитель имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Старший делопроизводитель имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Старший делопроизводитель имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Старший делопроизводитель имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
4.1. Старший делопроизводитель несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Старший делопроизводитель несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Старший делопроизводитель несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Старший делопроизводитель несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Старший делопроизводитель несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Старший делопроизводитель несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Старший делопроизводитель несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5. Специализация
5.1. Имеет право: получать в соответствии с установленным порядком информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей; вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию соответствующей работы; принимать участие в совещаниях, собраниях, семинарах по вопросам, относящимся к его компетенции.