УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента и прошедшее обучение по программе «Организация и проведение конкурсов (торгов) на закупку продукции для государственных нужд», стаж работы по специальности не менее трех лет.
1.5. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами должен знать:
- законодательные и нормативные акты, регулирующие предпринимательскую деятельность;
- рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
- законодательство об участии в электронных аукционах, торгах, тендерах;
- законодательство об электронном обмене данными и заключении сделок в электронной форме;
- законодательство о госзакупках;
- порядок организации участия в торгах на электронной торговой площадке;
- основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
- основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на рынке;
- специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
- площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
- конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;
- правила ответов на запросы котировок, предложений;
- условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
- способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
- порядок предоставления документации для участия в конкурсах;
- теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;
- теорию и практику работы с персоналом;
- формы и методы ведения рекламных кампаний;
- порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;
- основы социологии, психологии и мотивации труда;
- этику делового общения;
- методы работы со средствами массовой информации;
- основы технологии производства;
- структуру управления предприятием;
- основы делопроизводства;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- законодательство о труде;
- передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами в своей деятельности руководствуется:
- требованиями законодательства РФ;
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
На менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами возлагаются следующие функции:
2.1. Управление, организация и проведение электронных торгов, аукционов и тендеров.
2.2. Поиск новых электронных аукционов, торгов и тендеров на торговых площадках.
2.3. Размещение заказа на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) путем проведения аукционов, торгов и тендеров в электронной форме.
2.4. Взаимодействие с представителями сторонних организаций в процессе выполнения функциональных обязанностей.
2.5. Подбор и расстановка кадров, стимулирование качества труда.
2.6. Организация рекламной деятельности.
3. Должностные обязанности
Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Осуществлять управление, организацию, проведение и участие в электронных аукционах, торгах и тендерах, направленных на удовлетворение собственных нужд предприятия и нужд клиентов и контрагентов, а также получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.
3.2. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых электронных аукционов, торгов, тендеров.
3.3. Оценивать экономическую целесообразность участия в электронных аукционах, торгах, тендерах, а также подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в них.
3.4. Организовывать связи с деловыми партнерами.
3.5. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования.
3.6. По мере необходимости запрашивать разъяснения, следить за изменениями в конкурсной документации.
3.7. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
3.8. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции, прогнозированию сбыта.
3.9. Оформлять заявки на электронные аукционы, торги, тендеры, а также анализировать содержание заявок на соответствие действующему законодательству.
3.10. Подготавливать пакет документации для допуска и участия в электронных аукционах, торгах, тендерах.
3.11. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.
3.12. Вести установленную отчетность.
3.13. Отслеживать итоги электронных аукционов, торгов, тендеров.
3.14. Составлять жалобы в уполномоченные органы.
3.15. Осуществлять руководство подчиненными ему работниками.
В случае служебной необходимости менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению заместителя директора по производству, в порядке, предусмотренном законодательством.
4. Права
Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами имеет право:
4.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.3. Выносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по находящимся в его компетенции вопросам.
4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.5. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках и вносить предложения по их устранению.
4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.7. Запрашивать у руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.
5. Ответственность
Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
5.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
5.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
5.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
5.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
5.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
6. Условия работы
6.1. Режим работы менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
6.2. В связи с производственной необходимостью менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.
(подпись)
Профессия специалиста по торгам и закупкам предполагает большую ответственность, к ней нельзя относиться несерьезно. Поговорим, какими знаниями, умениями и опытом должен обладать сотрудник, занимающий эту должность в организации.
Чем занимается тендерный специалист
Тендерный специалист — это работник, который занимается поиском торгов и участием в них со стороны поставщика. Требования к его квалификации и профессиональным навыкам устанавливает должностная инструкция. Профессия возникла недавно. Популярной она стала в связи с активным развитием закупок на электронных площадках. Не имея опытного работника, предприятие вряд ли сможет участвовать в закупках на профессиональном уровне. С таким фактором связана необходимость поиска квалифицированного сотрудника, а его работа напрямую влияет на имидж и развитие учреждения.
Еще по теме:
- как создать тендерный отдел;
- как составить резюме тендерного специалиста;
- кто такой специалист по размещению госзаказов;
- какой код ОКЗ выбрать для специалиста по закупкам.
Специалист по тендерам занимается поиском торгов по 44-ФЗ или 223-ФЗ и организует участие в них. Ни в одном из этих законов не указывается, кто такой специалист отдела тендеров от заказчика, — такой работник представляет поставщика и работает с заказами как участник торгов. Со стороны заказчика закупочной деятельностью занимается контрактный управляющий или контрактная служба (ст. 38 44-ФЗ).
Возникновение профессии связано с тем, что процедуры закупок регламентируются на уровне федерального законодателя. С принятием ряда федеральных нормативных актов (94-ФЗ — в 2005 году, 44-ФЗ — в 2013 году) перед предприятиями возникла необходимость нанять работника, который разбирается во всех нюансах законов и обеспечит участие в торгах. Ими и стали контрактные управляющие и специалисты по тендерам.
В обязанности тендерного специалиста входит формирование пакета документов от лица предприятия для участия в торгах по закупкам товаров (работ, услуг) в интересах организации, участие в процессе поиска, организации и проведения тендеров.
Основная задача — правильно (с законодательной точки зрения) оформлять участие организации в закупочных процедурах, разрабатывать и формировать необходимый пакет документов, проводить установленные процедуры в процессе получения заказа. Должностные обязанности менеджера тендерного отдела заключаются еще и в способности определить те позиции, которые становятся решающими для победы в конкурсе. Далеко не всегда выигрыш — на стороне компании, предложившей самую низкую цену: при определении победителя учитывается целый комплекс положений.
Какие квалификационные требования к нему предъявляют
В отличие от школ и курсов для контрактных управляющих, учебные заведения, в которых работники приобретают умения и навыки, квалификацию специалиста по торгам, практически отсутствуют. В нормативах конкретно не определено, что должен знать специалист по тендерам: многие учатся методом проб и ошибок. Предприятие, разыскивая подобного сотрудника, предъявляет требования:
| Образование | Наличие высшего образования (юридического, экономического, технического) |
|---|---|
| Опыт работы | Наличие опыта работы в участии в конкурсных процедурах (обычно требуется от 3 лет) |
| Законодательство | Знание норм действующего законодательства в закупочной сфере |
| Образование | Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок |
Иногда дополнительным преимуществом является знание иностранных языков. Оно дает возможность расширения сферы и участия в тендерах международного уровня.
Необходимым является требование о навыках работы с различными автоматизированными системами. Важный фактор — наличие определенных личностных качеств, к примеру, ответственности, самостоятельности, точности, стремления приобретать новые знания и навыки.
Важными компетенциями для работника, занимающегося тендерами, являются:
- способность проводить анализ и оценку экономического эффекта от тендера;
- грамотность в сфере законодательства, как в общих его вопросах, так и в специфических;
- грамотность в сфере использования различных автоматизированных систем и оборудования;
- владение вопросами делопроизводства (для корректного оформления пакетов документов участника).
Специалист по тендерам — это работник высокого уровня квалификации, обладающий компетенциями в разных сферах.
Какие навыки ему необходимы
Должностная инструкция специалиста по закупкам разрабатывается в зависимости от того, чьи интересы такой работник представляет: заказчика или организации-участника торгов.
Подготовка и участие в торгах — вот чем занимается тендерный отдел потенциального поставщика. Должностные обязанности тендер-менеджера со стороны участника требуют наличия у сотрудника навыков поиска возможностей для участия в заказах. Если трудовой договор со специалистом тендерного отдела заключен организацией, участвующей в закупках, спектр необходимых умений и навыков выглядит так:
- мониторинг проводимых процедур;
- подбор оптимальных конкурсов для участия;
- комплектование требующегося пакета документов;
- оценка сформированного пакета на предмет соответствия установленным заказчиком требованиям;
- контроль сроков выполняемых участником конкурса процедур.
Получается, что в должностные обязанности менеджера по тендерам входит:
- мониторинг тенденций, которые складываются на специальных торговых площадках;
- обнаружение предложений по торгам, которые подходят для участия организации;
- определение целесообразности участия предприятия в конкурсе;
- формирование заявки для участия предприятия в конкурсных процедурах;
- контроль правильности оценки стоимости предметов заказа;
- контроль формирования сметы по заказу;
- разработка проекта спецификации по существенным условиям тендера;
- ведение переговоров с исполнителем для решения возникающих в ходе тендера вопросов;
- регистрация на специальных сайтах, являющихся торговыми площадками.
Список не является исчерпывающим. Но из него следует, что работник сопровождает тендер в течение всего процесса — от поиска конкурса до контроля торговых процедур.
Образец должностной инструкции
Ответственность специалиста по тендерам
Специалиста в сфере закупок привлекают к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей в соответствии с ТК РФ;
- за правонарушение или преступление в период работы в соответствии с действующим законодательством РФ;
- за причинение ущерба предприятию.
Ответственность на такой должности значительная, а недостаток в уровне знаний и навыков в результате приводит к потерям финансового характера или внесению участника в реестр недобросовестных поставщиков.
Иванова Наталья
В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении
Другие статьи автора
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Специалист по тендерам относится к категории специалистов.
1.2. На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.
1.3. Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.
1.4. Специалист по тендерам должен знать:
§ Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;
§ Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;
§ Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
§ Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
§ Правила ответов на запросы котировок, предложений
§ Методы работы со средствами массовой информации;
§ Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
§ Основы ценообразования и ценовой политики;
§ Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
§ способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
§ Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;
§ Правила внутреннего трудового распорядка;
§ Правила и нормы охраны труда;
§ Этику делового общения.
1.5. Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.
1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.
1.7. На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
1.8. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
1.9. Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.
1.10. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.
1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов.
1.12. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.
1.13. Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).
1.14. Оформлять конкурсные заявки.
1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
1.16. Одновременно вести несколько проектов.
1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.
1.18. Заключать договоры, контракты.
1.19. При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.
1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.
1.21. Вести установленную отчетность.
2. ПРАВА
Специалист по тендерам имеет право:
2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
2.2. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.
5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.
С инструкцией ознакомлен
и обязуюсь выполнять: ______________________________________
«____» ____________ 2009 г.
Ответственность специалиста по тендерам
Специалиста в сфере закупок привлекают к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей в соответствии с ТК РФ;
- за правонарушение или преступление в период работы в соответствии с действующим законодательством РФ;
- за причинение ущерба предприятию.
Ответственность на такой должности значительная, а недостаток в уровне знаний и навыков в результате приводит к потерям финансового характера или внесению участника в реестр недобросовестных поставщиков.
Иванова Наталья
В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении
Другие статьи автора
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Специалист по тендерам относится к категории специалистов.
1.2. На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.
1.3. Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.
1.4. Специалист по тендерам должен знать:
§ Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;
§ Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;
§ Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
§ Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
§ Правила ответов на запросы котировок, предложений
§ Методы работы со средствами массовой информации;
§ Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
§ Основы ценообразования и ценовой политики;
§ Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
§ способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
§ Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;
§ Правила внутреннего трудового распорядка;
§ Правила и нормы охраны труда;
§ Этику делового общения.
1.5. Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.
1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.
1.7. На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
1.8. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
1.9. Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.
1.10. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.
1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов.
1.12. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.
1.13. Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).
1.14. Оформлять конкурсные заявки.
1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
1.16. Одновременно вести несколько проектов.
1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.
1.18. Заключать договоры, контракты.
1.19. При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.
1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.
1.21. Вести установленную отчетность.
2. ПРАВА
Специалист по тендерам имеет право:
2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
2.2. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.
5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.
С инструкцией ознакомлен
и обязуюсь выполнять: ______________________________________
«____» ____________ 2009 г.
Ответственность специалиста по тендерам
Специалиста в сфере закупок привлекают к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей в соответствии с ТК РФ;
- за правонарушение или преступление в период работы в соответствии с действующим законодательством РФ;
- за причинение ущерба предприятию.
Ответственность на такой должности значительная, а недостаток в уровне знаний и навыков в результате приводит к потерям финансового характера или внесению участника в реестр недобросовестных поставщиков.
Иванова Наталья
В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении
Другие статьи автора
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Специалист по тендерам относится к категории специалистов.
1.2. На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.
1.3. Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.
1.4. Специалист по тендерам должен знать:
§ Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;
§ Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;
§ Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
§ Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
§ Правила ответов на запросы котировок, предложений
§ Методы работы со средствами массовой информации;
§ Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
§ Основы ценообразования и ценовой политики;
§ Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
§ способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
§ Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;
§ Правила внутреннего трудового распорядка;
§ Правила и нормы охраны труда;
§ Этику делового общения.
1.5. Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.
1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.
1.7. На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
1.8. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
1.9. Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.
1.10. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.
1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов.
1.12. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.
1.13. Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).
1.14. Оформлять конкурсные заявки.
1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
1.16. Одновременно вести несколько проектов.
1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.
1.18. Заключать договоры, контракты.
1.19. При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.
1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.
1.21. Вести установленную отчетность.
2. ПРАВА
Специалист по тендерам имеет право:
2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
2.2. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.
5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.
С инструкцией ознакомлен
и обязуюсь выполнять: ______________________________________
«____» ____________ 2009 г.
-
Что такое тендер?
-
Менеджер по тендерам или специалист по закупкам
-
Функции менеджера по тендерам
-
Менеджер по тендерам – зарплата и перспективы
Согласно законам №44-ФЗ и №223-ФЗ, бюджетные компании и организации для закупки товаров и услуг должны объявить тендер в электронной форме. А закупка товаров и услуг происходит постоянно. Школы, например, могут закупать учебники, промышленные предприятия – сырье или оборудование и т. д.
Собственно, менеджер по тендерам (специалист по закупкам) должен хорошо понимать этот процесс от начала и до конца. Сегодня подробно разберем, кто такой менеджер по тендерам, его профессиональные обязанности и величину его заработной платы.
Что такое тендер?
-
Что такое тендер?
-
Менеджер по тендерам или специалист по закупкам
-
Функции менеджера по тендерам
-
Менеджер по тендерам – зарплата и перспективы
Согласно законам №44-ФЗ и №223-ФЗ, бюджетные компании и организации для закупки товаров и услуг должны объявить тендер в электронной форме. А закупка товаров и услуг происходит постоянно. Школы, например, могут закупать учебники, промышленные предприятия – сырье или оборудование и т. д.
Собственно, менеджер по тендерам (специалист по закупкам) должен хорошо понимать этот процесс от начала и до конца. Сегодня подробно разберем, кто такой менеджер по тендерам, его профессиональные обязанности и величину его заработной платы.
Что такое тендер?
Говоря простым языком, тендер – это процесс поиска и выбора поставщика или исполнителя с объявленной задачей. Например, тендер на закупку школьных парт, продуктов и т. д.
На специальной площадке (их несколько) организации, которым нужны определенные товары или услуги, оставляют свою заявку и ждут ответных предложений. Так открывается процесс закупки. Тендер – это бытовое название закупок. Победитель будет определен организатором закупки с помощью определенных требований. Весь процесс регулируется федеральным законом №44-ФЗ.
На таких площадках можно не только открывать закупки, но и выступать в качестве поставщика, предлагая свои услуги или товары. Это достаточно удобно, поскольку к участию в торгах не допускаются недобросовестные поставщики или предприниматели (банкроты, имеющие долги по налогам и т. д.).
Менеджер по тендерам или специалист по закупкам
Эта профессия может носить несколько названий – менеджер по тендерам, специалист по закупкам, специалист по электронным торгам и т. д. Появилась эта профессия благодаря тому, что ввели регламент по организации закупок для бюджетных организаций и предприятий. Соответственно, возникла потребность в специалистах, которые бы хорошо разбирались в процессе закупок от «А» до «Я».
Эта профессия востребована в наше время на рынке труда, поскольку не только бюджетные организации, но и частные предприниматели могут переходить на регламентированную систему закупок. Менеджеру по тендерам предстоит достаточно сложная, но, в то же время, интересная работа – найти поставщика (или выставить свою организацию на электронной площадке), подготовить необходимую документацию, провести торги и т. д. Давайте подробнее узнаем о том, что входит в обязанности специалиста по закупкам, чтобы лучше понимать суть этой профессии.
Функции менеджера по тендерам
Сначала перечислим общие функции, которые выполняет менеджер по тендерам:
-
вести процедуру подготовки для предоставления или получения закупки (юридическое оформление);
-
контролировать оценку стоимости предмета торгов;
-
уметь формировать смету;
-
соблюдать все распоряжения, которые поступают от вышестоящего руководства;
-
разрабатывать проекты спецификации условий закупки;
-
проводить деловые переговоры;
-
изучение документации по закупке;
-
оформление электронной цифровой подписи, регистрация и аккредитация на электронных площадках, где проходят торги.
По сути, менеджер по тендерам представляет свою фирму на рынке закупок, является ее лицом, формирует репутацию, продвигает организацию среди других конкурентов.
Функции менеджера по тендерам, представителя поставщика и представителя закупщика немного отличаются. Менеджер по тендерам, который представляет заказчика, выполняет следующие задачи:
-
оформляет требования;
-
принимает заявки, анализирует их и отбирает нужные;
-
оценивает выгоду сотрудничества с каждым представителем из отобранных заявок;
-
выбирает наиболее подходящего;
-
информирует руководство об отклоненных заявках;
-
отменяет закупку, если нет достойных предложений;
-
взаимодействует с бухгалтерией;
-
оформляет и ведет необходимую документацию.
Менеджер по тендерам, представляющий исполнителя, обладает следующим функционалом:
-
отслеживает необходимые закупки;
-
занимается оформлением документации;
-
контролирует соответствие предложения требованиям закупки;
-
отслеживает сроки выполнения по каждому тендеру;
-
контролирует цены.
Менеджер по тендерам – зарплата и перспективы
Сразу скажем, на должности менеджера по тендерам нечего делать тем людям, которые живут по принципу – «где бы ни работать, лишь бы не работать». Работа предстоит одновременно интересная и сложная. Давайте рассмотри более подробно те пункты, которые делают эту специальность привлекательной. Ну и, конечно же, расскажем, сколько в среднем получает специалист по закупкам.
Востребованность. Закупки могут быть не только государственными, но и корпоративными, коммерческими. Так как, все больше организаций и предприятий переходят на закупки, специалисты по этому направлению еще долго будут востребованы. Требования законодательства достаточно жесткие в этой области, поэтому необходим отдельный человек (а иногда и целая команда сотрудников), который бы взял на себя ответственность и все труды по участию в закупках.
Карьерный рост. Перспективы карьерного роста есть как у менеджера, который работает в фирме-поставщике, так и у менеджера, который работает в фирме-заказчике. Из менеджера по тендерам, который занимается лишь поиском подходящих закупок и оформлением необходимой документации можно вырасти в контрактного управляющего, руководителя службы закупок, перейти в сферу продаж. Если вы начинаете с должности простого менеджера, со временем, приобретая опыт в сфере закупок, можете претендовать на повышение заработной платы. Из обычного специалиста (профессиональный стандарт №625н), вы можете стать экспертом (профессиональный стандарт №626).
Место работы. Есть несколько вариантов устройства на работу специалистом по закупкам. Вы можете работать в какой-либо организации или на предприятии, которые участвуют в закупках, можете работать в агентстве, которое оказывает аутсорсинговые услуги. Можете работать самостоятельно, сами на себя. У каждого варианта есть свои плюсы, вам нужно будет выбрать подходящий именно для вас. Например, в первом случае, у вас гарантированно может быть оклад плюс % от сделок, в агентстве вполне вероятен тот вариант, что у вас не будет финансового потолка, в зарплату идут % от продаж (очень хорошая мотивация, чтобы работать). Работая самостоятельно, вы можете начать с самых простых действий (например, услуги в оформлении электронной цифровой подписи), постепенно набирая себе клиентов.
Заработная плата. Сфера закупок стремительно развивается в нашей стране, но, несмотря на все большое количество проводимых тендеров, специалистов в этой области все равно не хватает. Работодателям нужны квалифицированные специалисты, которым они готовы платить хорошие деньги. Это люди, которые повышают продажи, оптимизируют бизнес, увеличивают денежный оборот компании. В зависимости от региона и места работы, размер заработной платы колеблется от тридцати до ста пятидесяти тысяч рублей.
Связи и полезные знакомства. Участвуя в закупках, представляя заказчика или поставщика, менеджер проводит переговоры, знакомится с руководством других предприятии и фирм. Если он хорошо выполняет свою работу, его будут рекомендовать друг другу, как профессионала. А это опыт, наработка портфолио и, конечно же, заработок. Есть еще один момент – компания вправе проводить закупки у одного поставщика. Но это возможно лишь в том случае, если поставщик себя хорошо зарекомендовал. Опять же это результат работы менеджера по тендерам!
Возможность стартовать в новой профессии. Стать менеджером по тендерам – это хорошая возможность изменить свою жизнь, построить карьеру, вырасти профессионально. Обучиться на менеджера можно с нуля, без какой-либо специальной подготовки, без отрыва от основного места работы или другой учебы. Требуется только ваше желание и стремление освоить эту профессию. Например, такую возможность дают наши курсы по тендерам. Там вы научитесь находить закупки, проводить торги, вести необходимую документацию и многое другое. Этот курс подойдет не только для тех, кто хочет получить новую профессию, но и для тех, кто работает в смежных сферах.
Содержание
1. Тендерный отдел: этап планирования
2. Специалист тендерного отдела: распределение функций
3. Тендерный отдел, должностная инструкция
4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела
Каждая фирма, занимающаяся государственными закупками, имеет в своей структуре тендерный отдел — подразделение, непосредственно отвечающее за эффективность участия данной фирмы в торгах. Эта статья посвящена технологии создания тендерного отдела.
1. Тендерный отдел: этап планирования
Решение о создании отдела: варианты действий
1) Отложить создание отдела: если фирма планирует участие в торгах не чаще двух раз в месяц, постоянная структурная единица нецелесообразна, легче передоверить проведение торговых процедур сторонней консалтинговой организации.
2) Назначить совместителя: вариант экономичный, но из раздела «скупой платит дважды». Совмещать тендерные операции с основными обязанностями невозможно, человек, поставленный в такую ситуацию, буде находиться в положении «деятельного дурака»: хватаясь то за одно дело, то за другое, постоянно пребывая во временном цейтноте и авральном режиме работы, исполнитель не сможет качественно выполнить ни свои основные обязанности, ни тендерные закупки. Если прибавить к этому отсутствие опыта и мотивации, станет понятно, что это наихудшее решение из всех возможных.
3) Создать штатную структурную единицу. Однако здесь следует провести мониторинг эффективности вновь созданного отдела, большой штат иногда «съедает» всю прибыль, которую он приносит. Здесь уместно будет вспомнить афоризм великого А. В. Суворова: «Побеждай не числом, а умением!» При небольших масштабах тендерных сделок микро-отдел из двух-трех специалистов может оказаться оптимальным решением.
Хотите выиграть в запросе котировок?
Воспользуйтесь нашими наработками! Мы поможем вам выиграть не менее трети котировок!
Выиграть котировку
2. Специалист тендерного отдела: распределение функций
Как говорил математик Рене Декарт, сложную задачу легче решать, разделив ее на несколько простых: для повышения эффективности отдела следует создать команду из специалистов, каждый из которых будет отвечать за свою область работы:
1) Руководитель тендерного отдела: координатор и организатор всей деятельности, контролирующий работу подчиненных и отчитывающийся за ее результаты перед руководством фирмы;
2) Аналитик: человек со стратегическим мышлением, способный увидеть новые тенденции в сфере государственных закупок и своевременно принять меры помогающие извлечь прибыль из происходящих перемен;
3) Юрист по торговым процедурам: знаток законов, осуществляющий непрерывный мониторинг динамики законодательных норм, выполняющий задачи главы канцелярии, поскольку ведет документооборот тендерного отдела, правозащитник, ведущий судебные разбирательства с контрагентами или структурами власти по мере необходимости;
4) Специалист тендерного отдела: работник, непосредственно осуществляющий тендерную деятельность, уполномоченный принимать решения в торговых процедурахот лица всей фирмы.
5) Курьер – малоквалифицированный сотрудник, выполняющий всю «черновую» работу, в том числе и доставку заявочной документации.
3. Тендерный отдел, должностная инструкция
Повседневные обязанности сотрудников приведены в должностных инструкциях тендерных специалистов
1) Комплектация пакета документов и получение ЭП.
2) Регистрация и аккредитация на ЭТП.
3) Настройка рабочего места для участия в конкурентных торговых процедурах.
4) Отбор подходящих государственных контрактов в ЕИС.
5) Проведение аналитических исследований сферы контрактных торгов, исследование документов организаторов торгов, технического задания заказчиков.
6) Анализ деятельности конкурентов;
7) Изучение динамики совершенных сделок.
Подача заявочных документов.
9) Оформление текущей документации. Мониторинг изменений законодательства в сфере тендеров.
10) Финансовые операции (займы и банковские гарантии).
11) Работа с субподрядчиками;
12)Участие в торгах.
13) Ведение документооборота.
14) Подписание контрактов.
4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела скачать
Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!
Обратно к списку
При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
- Чем конкретно занимается специалист по закупкам
- Как должна выглядеть должностная инструкция специалиста по закупкам
- В чем заключаются должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.
Чем конкретно занимается специалист по закупкам
Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.
Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.
Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:
- подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
- контроль всех этапов процесса;
- анализ расходов;
- ведение базы заказов;
- возвращение залога участникам торгов;
- аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
- анализ заявок участников, их прием и отклонение.
В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:
- поиск закупок по профилю компании;
- сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
- формирование предложений о ценах;
- подача документов в сроки, установленные заказчиком;
- соблюдение условий, установленных процедурой.
Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).
В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.
Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.
Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.
Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.
Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.
В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?
- В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
- Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
- После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
- Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.
Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.
Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.
Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.
Обязанности этого сотрудника заключаются в следующем:
- составление плана закупок на определенный период;
- контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа закупки;
- определение победителя и дальнейшая работа с поставщиками;
- постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.
Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.
Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:
- требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
- основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
- основы антимонопольного законодательства;
- основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
- особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
- методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
- основы информатики в части применения к закупкам;
- этика делового общения и правила ведения переговоров;
- дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
- требования охраны труда.
К умениям специалиста по закупкам относится:
- мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
- составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
- анализ заявок поставщиков;
- отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
- ведение переговоров, составление заявок и предложений;
- отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
- создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
- анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
- взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.
Документы, которые регулируют работу специалиста по закупкам:
- законодательство РФ (главным образом это 44-ФЗ);
- должностная инструкция;
- трудовой договор;
- внутренние акты компании.
Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:
- сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
- организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
- подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
- организация и проведение всех закупочных мероприятий;
- подведение итогов закупки;
- выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.
Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.
Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.
Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.
При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
- Задачи специалиста по закупкам по 44-ФЗ
- Необходимость должностной инструкции для специалиста по закупкам по 44-ФЗ
- Требования к образованию специалиста по закупкам по 44-ФЗ
- Структура должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ
- Права, обязанности и ответственность специалиста по закупкам по 44-ФЗ
Должностная инструкция специалиста по закупкам по 44-ФЗ определяет круг прав и обязанностей сотрудника, работающего в данном направлении. Этот документ, хотя и может быть прописан организацией самостоятельно, но обязан соответствовать некоторым конкретным требованиям.
В частности, такая инструкция должна обладать четкой структурой, содержать определенные разделы и быть заверенной подписями сотрудника и руководителя учреждения. Есть и другие важные нюансы, которые обязательно следует знать при составлении данного документа.
Задачи специалиста по закупкам по 44-ФЗ
Любые госзаказы оплачиваются из средств государственного бюджета, поэтому к специалисту по закупкам по 44-ФЗ предъявляются повышенные требования. Одним из основных направлений формирования контрактной системы является установление сферы ответственности такого сотрудника.
В законе содержатся требования к контрактным управляющим и работникам данной службы, в то время как определение специалиста по закупкам поставщика и перечень его обязанностей отсутствуют.
Согласно должностной инструкции, этот сотрудник отвечает за размещение заказа, разработку тендерной документации, включающей проекты соглашений между заказчиком и исполнителем.
Однако такая должность должна быть предусмотрена и организатором закупки, и поставщиком. А значит, обязанности устанавливаются в соответствии с тем, на кого работает специалист по закупкам.
Для заказчика важны такие направления деятельности:
- подготовка сведений о платежеспособности исполнителей, чьи заявки не соответствуют требованиям тендерной документации;
- аннулирование конкурса, если не было подано ни одного предложения;
- возвращение обеспечения;
- оформление процедуры в соответствии с установленными шагами;
- анализ затрат.
В должностной инструкции специалиста по закупкам поставщика по 44-ФЗ содержатся такие обязанности:
- мониторинг доступных для участия закупок;
- подготовка необходимых документов для подачи на конкурс;
- формирование предложений по цене;
- контроль сроков, условий запланированных торгов.
Интересы сторон, участвующих в торгах, сильно отличаются, поэтому закон устанавливает для них различные требования. Так, заказчик может пригласить на данный пост только человека с образованием и навыками, которые жестко устанавливаются ФЗ о госзакупках. Тогда как у продавца в тендерной сфере может работать сотрудник даже без опыта.
Необходимость должностной инструкции для специалиста по закупкам по 44-ФЗ
Должностная инструкция является обязательным условием для введения в штатное расписание сотрудника, ответственного только за проведение торгов по закону 44-ФЗ и сопутствующие вопросы. Одновременно в компании может быть должность менеджера по закупкам, специалиста по материально-техническому снабжению. Перечисленные работники в большинстве случае присутствуют в государственных и муниципальных организациях.
В отличие от «снабженцев», эксперт по госзакупкам занимается оформлением госконтрактов по нормам закона 44-ФЗ. Поэтому ему необходима особая квалификация, а также важно, чтобы он отвечал новым профессиональным стандартам Минтруда:
- «Специалист в сфере закупок»;
- «Эксперт в сфере закупок».
Согласно требованиям закона 44-ФЗ подобный сотрудник должен быть в штате каждой муниципальной, государственной организации. Компании, играющие во время закупок роль исполнителей, тоже имеют право установить данную должность. Им необходимо составить и утвердить должностную инструкцию специалиста по закупкам по 44-ФЗ, если у сотрудника отсутствуют другие обязанности. В случае, когда один человек выполняет целый ряд функций, допускается просто расширить документ, содержащий правила его работы.
Требования к образованию специалиста по закупкам по 44-ФЗ
В 2016 г. контрактный работник мог получить только образование по правилам размещения заказов. Начиная с этого года, он должен соблюдать профстандарт специалиста по закупкам и иметь документы, подтверждающие наличие у него образования в контрактной сфере.
Данная специальность имеет разные уровни сложности, соответствующие объему полномочий специалиста:
- Уровень 5 (начальный). Работник отвечает за обеспечение, то есть предварительный сбор сведений, подготовку документов, подписание договора со второй стороной.
- Уровень 6. В зону ответственности входит подготовка планов, обоснований, проведение закупочных процедур.
- Уровень 7. Задача состоит в проверке, а именно оценке итогов госзакупки, выполнения работ по договору, поставленных товаров.
- Уровень 8 (максимальный). Предполагает полный контроль процедуры, то есть мониторинг и аудит.
Специалисты по закупкам должны иметь такое образование:
- Среднее, дополнительное профессиональное.
- Высшее (бакалавриат), дополнительное профессиональное.
- Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное.
- Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное.
Сотрудники, ответственные за работу на тендерах, могут иметь такой опыт практической деятельности в сфере госзакупок:
- Без опыта.
- От 3 лет.
- От 4 лет.
- От 5 лет, при этом 2 года на руководящей должности.
Для эксперта в сфере закупок предусмотрено три уровня квалификации:
- Уровень 6. Консультирование, то есть отслеживание ситуации на рынке, получение справок.
- Уровень 7. Экспертиза осуществляемых процедур и исполнение условий соглашений.
- Уровень 8. Осуществление консультирования и экспертизы, что предполагает управление организацией, проведение аттестаций, исследование появляющихся проблем.
Специалисту 6 уровня нужно иметь высшее, дополнительное профессиональное образование, а также опыт работы от 3 лет.
Для среднего уровня необходимо высшее (специалитет, магистратура) и дополнительное профессиональное образование, при этом требуемый стаж работы возрастает до 4 лет.
Чтобы иметь возможность управлять организацией, сотруднику нужно аналогичное средней ступени образование. Однако он должен проработать в данной сфере от 5 лет, причем 3 года провести на посту руководителя.
Структура должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ
Должностная инструкция специалиста по закупкам, проводимым в соответствии с законом 44-ФЗ, включает в себя такие разделы:
- Общие положения, где фиксируются порядок назначения на должность, подчинение, необходимый опыт работы в данной сфере.
- Функциональные должностные обязанности согласно 44-ФЗ.
- Права работника – при составлении данного раздела опираются на нормы ТК РФ.
- Ответственность сотрудника.
- Должностные связи.
- Условия работы, то есть режим, порядок проведения специальной оценки условий труда.
Готовую должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения. Также важно заранее согласовать текст с юристами компании. Далее работник знакомится с документом и подписывает его, получая на руки один из экземпляров.
Если говорить об оформлении, то в левой верхней части должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ прописываются сведения об организации, с правой стороны инструкцию визирует руководитель. Ниже находится название.
В общих положениях указывают:
- порядок назначения/освобождения от должности специалиста по госзакупкам;
- подчинение работника;
- необходимый стаж работы;
- уровень знаний.
Раздел «Функциональные обязанности» должен включать в себя все обязанности сотрудника, поэтому довольно часто оказывается очень объемным. При желании его можно сократить, сохранив все необходимые нормы закона 44-ФЗ.
В разделе «Права» фиксируется право специалиста на повышение квалификации и возможность запроса информации в других отделах компании в случае необходимости.
В разделе «Ответственность» все нарушения делятся на две группы: ответственность по первым устанавливается в соответствии с ТК РФ, по вторым – по нормам ГК РФ либо согласно внутренним нормативным актам.
Также существует дополнительный раздел должностной инструкции «Должностные связи». Работа специалиста по закупкам по 44-ФЗ невозможна без контактов с менеджерами по продажам, бухгалтерами, другим персоналом, клиентами. В данной части акта указывается, на каких основаниях и по каким аспектам может осуществляться подобная совместная работа.
Далее устанавливаются условия труда, указываются основания для утверждения инструкции. В конце документа ставится подпись непосредственного начальника, также необходима виза юридического отдела, подпись самого специалиста по закупкам с датой ознакомления.
После того как под инструкцией появляется подпись сотрудника и руководителя компании, она получает юридическую силу. Также допускается добавить подпись уполномоченного контролирующего работника – это может быть глава отдела кадров. Отметим, что печать компании не является обязательной для данного документа. 
Права, обязанности и ответственность специалиста по закупкам по 44-ФЗ
В соответствии со своей должностной инструкцией, данный сотрудник должен:
- организовывать процессы закупки товаров соответствующих торговых групп;
- выстраивать долговременные, взаимовыгодные связи с продавцами;
- искать наиболее подходящие альтернативы существующим поставщикам, налаживать контакты с потенциальными партнерами;
- проводить мониторинг скидок, договариваться об их получении компанией;
- отслеживать ситуацию на рынке товаров, входящих в сферу интересов организации;
- выполнять планы по количеству и качеству приобретаемых ТРУ;
- следить за ситуацией по сбыту продукции, налаживая контакты с менеджерами по продажам;
- собирать предложения по закупкам от ответственных сотрудников организации;
- формировать и организовывать документооборот по закупкам;
- сокращать отрицательное влияние конфликтов с продавцами на работу и репутацию компании;
- отслеживать платежные, а также другие документы, имеющие отношение к договорам с поставщиками и любыми контрагентами, участвующими в предоставлении ТРУ;
- отслеживать соблюдение сроков оплаты закупок;
- проверять своевременную доставку продукции на склад;
- проводить возврат товаров, не отвечающих зафиксированным в договоре характеристикам, или по другим причинам, также прописанным в контракте.
Права данного сотрудника компании, фиксируемые должностной инструкцией специалиста по закупкам по 44-ФЗ:
- Запрашивать у других членов команды сведения, необходимые для качественного выполнения работы.
- Требовать от главы коммерческого отдела, чтобы были созданы условия для эффективного труда.
- Предлагать способы оптимизации закупок.
- Подписывать документы, относящиеся к сфере компетенции данного специалиста.
- Участвовать в совещаниях по работе в сфере закупок.
- Знакомиться с корпоративными документами, имеющими отношение к торгам.
- Представлять интересы организации во время встреч с продавцами.
- Получать льготы, вознаграждения в соответствии с ТК РФ, другими корпоративными документами.
Согласно должностной инструкции специалиста по закупкам бюджетного учреждения по 44-ФЗ, такой работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение обязанностей в следующих ситуациях:
- Если в результате его действий компания понесла материальный ущерб в границах, установленных на законодательном уровне.
- При совершении правонарушения во время выполнения рабочих обязанностей, зафиксированного соответствующим законодательством.
- При несоблюдении конфиденциальности и разглашения информации третьим лицам, при этом учитываются нормы ТК РФ и правила конкретной компании.
- Если сотрудник ненадлежащим образом выполнял свои функции, допустил какие-либо должностные и дисциплинарные проступки. Наказание выбирается согласно ТК РФ и уставу организации.
Каждая компания самостоятельно занимается подготовкой должностной инструкции специалиста по закупкам 44-ФЗ, так как данный акт считается внутренним и утверждается руководителем организации-работодателя. Закон не фиксирует требований по форме и составу этого документа, поэтому они устанавливаются в соответствии с предпочтениями работодателя и практикой в конкретной отрасли.
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента и прошедшее обучение по программе «Организация и проведение конкурсов (торгов) на закупку продукции для государственных нужд», стаж работы по специальности не менее трех лет.
1.5. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами должен знать:
- законодательные и нормативные акты, регулирующие предпринимательскую деятельность;
- рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
- законодательство об участии в электронных аукционах, торгах, тендерах;
- законодательство об электронном обмене данными и заключении сделок в электронной форме;
- законодательство о госзакупках;
- порядок организации участия в торгах на электронной торговой площадке;
- основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
- основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на рынке;
- специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
- площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
- конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;
- правила ответов на запросы котировок, предложений;
- условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
- способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
- порядок предоставления документации для участия в конкурсах;
- теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;
- теорию и практику работы с персоналом;
- формы и методы ведения рекламных кампаний;
- порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;
- основы социологии, психологии и мотивации труда;
- этику делового общения;
- методы работы со средствами массовой информации;
- основы технологии производства;
- структуру управления предприятием;
- основы делопроизводства;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- законодательство о труде;
- передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами в своей деятельности руководствуется:
- требованиями законодательства РФ;
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
На менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами возлагаются следующие функции:
2.1. Управление, организация и проведение электронных торгов, аукционов и тендеров.
2.2. Поиск новых электронных аукционов, торгов и тендеров на торговых площадках.
2.3. Размещение заказа на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) путем проведения аукционов, торгов и тендеров в электронной форме.
2.4. Взаимодействие с представителями сторонних организаций в процессе выполнения функциональных обязанностей.
2.5. Подбор и расстановка кадров, стимулирование качества труда.
2.6. Организация рекламной деятельности.
3. Должностные обязанности
Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Осуществлять управление, организацию, проведение и участие в электронных аукционах, торгах и тендерах, направленных на удовлетворение собственных нужд предприятия и нужд клиентов и контрагентов, а также получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.
3.2. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых электронных аукционов, торгов, тендеров.
3.3. Оценивать экономическую целесообразность участия в электронных аукционах, торгах, тендерах, а также подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в них.
3.4. Организовывать связи с деловыми партнерами.
3.5. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования.
3.6. По мере необходимости запрашивать разъяснения, следить за изменениями в конкурсной документации.
3.7. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
3.8. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции, прогнозированию сбыта.
3.9. Оформлять заявки на электронные аукционы, торги, тендеры, а также анализировать содержание заявок на соответствие действующему законодательству.
3.10. Подготавливать пакет документации для допуска и участия в электронных аукционах, торгах, тендерах.
3.11. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.
3.12. Вести установленную отчетность.
3.13. Отслеживать итоги электронных аукционов, торгов, тендеров.
3.14. Составлять жалобы в уполномоченные органы.
3.15. Осуществлять руководство подчиненными ему работниками.
В случае служебной необходимости менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению заместителя директора по производству, в порядке, предусмотренном законодательством.
4. Права
Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами имеет право:
4.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.3. Выносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по находящимся в его компетенции вопросам.
4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.5. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках и вносить предложения по их устранению.
4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.7. Запрашивать у руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.
5. Ответственность
Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
5.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
5.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
5.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
5.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
5.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
6. Условия работы
6.1. Режим работы менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
6.2. В связи с производственной необходимостью менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.
(подпись)