Если в трудовом договоре коротко описывается, чем должен заниматься заместитель директора по АХЧ, то в его должностной инструкции дается подробное описание рабочих обязанностей и других аспектов. Корректно написанная должностная инструкция — документ, имеющий правовую силу, который может применяться как в трудовых спорах, так и в суде. Это требует от компаний-работодателей внимательного отношения к качеству её составления.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции заместителя директора по АХЧ .doc
Образец должностной инструкции заместителя директора по АХЧ
1. Общие положения
- Заместитель директора по АХЧ входит в категорию управляющих.
- Заместитель директора по АХЧ нанимается и увольняется с работы приказом руководителя предприятия.
- Заместитель директора по АХЧ находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия.
- Во время отсутствия заместителя директора по АХЧ (лечение болезни, командировка и пр.) закрепленные за ним должностные функции переходят на оговоренный срок другому руководящему сотруднику, назначенному директором предприятия.
- На данную должность может наниматься лицо, соответствующее следующим квалификационным параметрам:
- трудовой стаж в сфере хозяйственной деятельности от 3 лет;
- средне-профессиональное или высшее образование.
- Заместитель директора по АХЧ обязан разбираться в следующих вопросах:
- нормативно-правовая база, регулирующая его сферу деятельности;
- правила ведения документооборота по хозяйственным операциям;
- принципы организации хозяйственной деятельности на предприятии;
- нормы инвентаризации и проверки ценностей, находящихся в сфере его ответственности;
- правила взаимодействия с представителями поставщиков;
- нормативы хранения подведомственного имущества, его эксплуатации и списания;
- нормы ведения первичной бухгалтерской отчетности в сфере отображения хозяйственных операций;
- принципы руководства подчиненным кадровым составом;
- основы работы с офисным оборудованием, компьютерами и соответствующим программным обеспечением;
- актуальные нормативы технологической и пожарной безопасности, а также принципы трудовой дисциплины.
- Заместитель директора по АХЧ руководствуется:
- действующей нормативно-правовой базой;
- документацией предприятия;
- сведениями из этой инструкции.
2. Обязанности
На заместителя директора по АХЧ возложены следующие функции:
- Организация административно-хозяйственного обеспечения работы предприятия.
- Обеспечение хранения ценностей в своей зоне ответственности.
- Представление предприятия в контактах с партнерами по вопросам закупок соответствующей продукции и её эксплуатации.
- Обеспечение действующих норм эксплуатации инструментов и инвентаря подчиненными сотрудниками.
- Организация проведения соответствующих ремонтных мероприятий в зоне своей ответственности.
- Отслеживание ситуации с материалами, инструментами, инвентарем, которые применяются в хозяйственной деятельности, а также их замена и закупка.
- Обеспечение выполнения заявок от других подразделений на проведение соответствующих хозяйственных операций.
- Обеспечение эффективной работы подчинённого персонала.
- Решение кадровых вопросов по замене подчиненных, их поощрению и наказанию.
- Обеспечение необходимого документооборота по хозяйственным операциям.
- Контроль за корректностью первичных финансовых документов в сфере своей ответственности.
- Проведение мероприятий по поддержанию рабочего состояния объектов ЖКХ и хозяйственной инфраструктуры.
- Мониторинг соблюдения санитарно-гигиенических стандартов на территории предприятия.
- Обеспечение подготовки объектов в зоне своей ответственности к сезонным изменениям.
- Отслеживание соблюдения норм пожарной и технологической безопасности в сфере своей компетенции.
3. Права
Заместитель директора по АХЧ наделен руководством предприятия следующими правами:
- Осуществлять руководство трудовой деятельностью подчиненных.
- Распоряжаться материальными и иными ресурсами в сфере своей деятельности.
- Знакомиться с первоначальными вариантами документов предприятия по административно-хозяйственной деятельности.
- Вносить топ-менеджерам предприятия предложения по совершенствованию аспектов хозяйственной деятельности.
- Информировать других руководителей о недостатках, выявленных в ходе проведения хозяйственных мероприятий.
- Запрашивать информацию и помощь от сотрудников предприятия в пределах, оговорённых в соответствующих внутренних документах.
- Решать кадровые вопросы в своей зоне ответственности.
- Визировать документы в пределах своей компетенции.
- Требовать от руководителя предприятия создания условий, нужных для эффективного обеспечения хозяйственной деятельности.
- Представлять предприятие по вопросам закупок соответствующих услуг и товаров на встречах с контрагентами.
4. Ответственность
Заместитель директора по АХЧ может привлекаться к ответственности в следующих случаях:
- За разглашение конфиденциальной информации — в границах, указанных в соответствующих нормах законодательства.
- За совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с положениями уголовного, административного и трудового права.
- За невыполнение должностных обязанностей — в границах, указанных в соответствующих статьях законодательства и документах предприятия.
- За ущерб, полученный работодателем из-за некомпетентных действий, — в соответствии с принципами актуального законодательства.
Стандарты написания должностной инструкции
В действующих законах нет требований по составлению должностной инструкции. В результате многие работодатели предпочитают переделывать типовые инструкции с учетом своей специфики. Подобные инструкции подчиняются определенным стандартам делового документооборота. Так, структура типовой должностной инструкции включает следующие части:
- Общая часть.
- Обязанности специалиста.
- Его ответственность.
- Его права.
К этим стандартным разделам некоторые наниматели, особенно крупные, добавляют и дополнительные, в которых описывают условия труда, порядок должностных связей, критерии оценки деятельности сотрудника. Целесообразность их включения зависит от размаха деятельности работодателя, отраслевых особенностей и других аспектов.
Есть определенные стандарты и по оформлению инструкции. Рекомендуется распечатывать её на корпоративном бланке, со всеми признаками делового документа: расшифровкой подписей, реквизитами компании и пр.
Внимание! Инструкция может создаваться по двум алгоритмам: «для должности» и «для специалиста». В первом случае документ составляют для конкретной позиции, без учета индивидуальных различий работника. Во втором случае документ подгоняют под конкретного ценного специалиста.
Общий раздел
Начальная часть, в которой содержится описание основных аспектов трудовой деятельности специалиста. Дается описание порядка подчинения сотрудника, его замены и других базовых моментов его деятельности. Особую роль играет перечень навыков, которые должны соотноситься с обязанностями, данными в следующем разделе.
Внимание! В некоторых случаях особенности деятельности работодателя требуют умений, не всегда характерных для данной должности. Например, может потребоваться знание иностранного языка или понимание специфики отраслевой деятельности (бюджетные учреждения, компании с иностранным участием и пр.). Все эти нюансы нужно описать в этом разделе.
Обязанности
Ключевая часть, в которой подробно расписаны должностные функции, упомянутые в трудовом договоре. Для многих позиций объем и разнообразие этих функций, особенно вспомогательных, могут значительно различаться в зависимости от сферы деятельности работодателя, его организационно-правовой формы и других аспектов.
Права
Ещё один типовой раздел, включающий список прав, предоставленных руководством предприятия заместителем директора по АХЧ. Величина списка зависит от места, занимаемого менеджером в управленческой иерархии, и объема операций, за которые он отвечает.
Ответственность
В этой части дается описание вариантов привлечения к ответственности сотрудника за совершенные им нарушения. Конкретные меры наказания даны в общем виде, поскольку точно могут быть определены лишь после окончания необходимых процедур по административным и судебным разбирательствам.
Заместитель директора по АХЧ не только входит в руководство компании, но и распоряжается значительными ресурсами, обеспечивая повседневное функционирование подразделений компании и её сотрудников. Поэтому должностная инструкция для такой позиции должна быть тщательно согласована со специалистами. В их число обычно входят юрист, руководитель кадровой службы, другие заместители директора. Только после учета их корректировок документ передается на утверждение директору предприятия.
Окончательно инструкция вступает в действие после её подписания всеми сторонами: директором компании-работодателя, самим работником и другими руководителями, если их подписи требуются действующими нормами документооборота.
Должностные обязанности зам. директора по АХЧ:
- поддержание рабочего состояния материально-технической базы и средств производства;
- обеспечение сотрудников всем необходимым;
- обеспечение системы охраны труда и безопасности;
- координация структурных подразделений, в том числе логистики и связи.
Административно-хозяйственный руководитель
На каждом среднем и крупном предприятии функционирование и поддержание в исправном состоянии материально-технической базы, обеспечение рабочего процесса и всех систем безопасности — задача и обязанность зама по АХЧ, отдельного специалиста или целого административного подразделения.
Чем занимается специалист
Обязанности специалиста по административно-хозяйственной деятельности (АХД или АХО) определяются задачами службы конкретной организации.
Профессионально-квалификационные характеристики должности
Руководящая административно-хозяйственная должность на практике имеет много вариантов названий. Как правило, их самостоятельно подбирает работодатель:
- заместитель директора по общим вопросам;
- руководитель АХО или АХЧ;
- директор департамента и пр.
С 2021 года организации, обязанные применять профессиональные стандарты, пользуются документом под кодом 07.005 — «Специалист административно-хозяйственной деятельности». С его помощью определяются :
- названия должностных позиций;
- квалификационные требования;
- должностные обязанности.
Квалификационные справочники не содержат общеотраслевого описания и характеристик специалиста по административно-хозяйственной деятельности (за исключением атомной промышленности).
В 2022 году ЕКСД используют, если нет разработанных профстандартов. Не все работодатели обязаны применять профстандарты. Их используют, если требования к квалификации, необходимой для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (122-ФЗ, письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253).
Специалист по АХД на высшем должностном уровне выполняет обобщенную функцию «Операционное и стратегическое управление процессами административного, хозяйственного, документационного и организационного сопровождения и обеспечения деятельности организации» (раздел 3.8).
Профстандарт фиксирует возможные названия должности, которые следует использовать работодателю.
Чтобы исполнять обязанности заместителя директора по АХЧ в школе или другой бюджетной организации, потребуется соответствовать следующим профессионально-квалификационным требованиям:
Профессионально-квалификационные характеристики должности
Руководящая административно-хозяйственная должность на практике имеет много вариантов названий. Как правило, их самостоятельно подбирает работодатель:
- заместитель директора по общим вопросам;
- руководитель АХО или АХЧ;
- директор департамента и пр.
С 2021 года организации, обязанные применять профессиональные стандарты, пользуются документом под кодом 07.005 — «Специалист административно-хозяйственной деятельности». С его помощью определяются :
- названия должностных позиций;
- квалификационные требования;
- должностные обязанности.
Квалификационные справочники не содержат общеотраслевого описания и характеристик специалиста по административно-хозяйственной деятельности (за исключением атомной промышленности).
В 2022 году ЕКСД используют, если нет разработанных профстандартов. Не все работодатели обязаны применять профстандарты. Их используют, если требования к квалификации, необходимой для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (122-ФЗ, письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253).
Специалист по АХД на высшем должностном уровне выполняет обобщенную функцию «Операционное и стратегическое управление процессами административного, хозяйственного, документационного и организационного сопровождения и обеспечения деятельности организации» (раздел 3.8).
Профстандарт фиксирует возможные названия должности, которые следует использовать работодателю.
Чтобы исполнять обязанности заместителя директора по АХЧ в школе или другой бюджетной организации, потребуется соответствовать следующим профессионально-квалификационным требованиям:
Должностная инструкция и обязанности
При составлении текста ДИ, описывающего должностные обязанности заместителя директора по АХЧ (административного директора), используют:
- требования профстандарта 07.005;
- локальные акты компании;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Структура ДИ на основе профстандарта имеет особенности — используются два варианта. Различаются они местом расположения информации о требующихся знаниях и умениях.
Выполняемых функций зам. директора по АХЧ четыре, они собраны в таблице раздела II.
Детализируются трудовые функции по методике сборника стандартов, трудовыми действиями (обязанностями), для директора они приведены в разделе 3.8.
В должностной инструкции перечисляют все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в организации. С использованием формулировок профстандарта выглядит это следующим образом:
Выполняемых функций зам. директора по АХЧ четыре, они собраны в таблице раздела II.
Детализируются трудовые функции по методике сборника стандартов, трудовыми действиями (обязанностями), для директора они приведены в разделе 3.8.
В должностной инструкции перечисляют все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в организации. С использованием формулировок профстандарта выглядит это следующим образом:
Права и ответственность заместителя директора (директора) по АХЧ
Квалификационные справочники и профстандарты не содержат информацию о должностных правах и ответственности сотрудников. Описываются они на основе действующего законодательства и с учетом особенностей штатной позиции. В заключительных разделах содержится информация о порядке утверждения должностной инструкции и документах, которые использованы при ее подготовке.
4. Права
Заместитель директора по АХЧ имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.
4.2. Заключать договоры, трудовые соглашения, касающиеся работ по совершенствованию эксплуатации зданий, складов, машин и их обслуживанию, с учреждениями, организациями, кооперативными, хозрасчетными объединениями, которые вступают в силу после утверждения директором.
4.3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.4. Вносить в пределах своей компетенции на рассмотрение директора предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, замечания по деятельности отдельных работников административно-хозяйственной части, предлагать варианты устранения имеющихся недостатков.
4.5. Вносить в пределах своей компетенции на рассмотрение директора представления о назначении, перемещении и увольнении работников административно-хозяйственной части, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
4.6. Требовать от администрации оказания содействия в исполнении его должностных обязанностей и прав.
4.7. Давать распоряжения и указания руководителям подразделений, преподавателям и сотрудниками в пределах своей компетенции.
4.8. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.9. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.10. Проходить в установленном порядке аттестацию.
4.11. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
5. Ответственность
Заместитель директора по АХЧ несет ответственность:
5.1. За рациональное использование технических ставок, выделенных в штатное расписание.
5.2. За соблюдение ТБ и ПБ на территории организации.
5.3. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией и в пределах, определенных действующим законодательством РФ.
5.4. Невыполнение распоряжений и поручений президента профессионального сообщества.
5.5. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.
5.6. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.
5.7. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.8. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.9. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ описывает и детализирует работу руководителя в области административно-хозяйственного обеспечения (АХО) предприятия. В статье резюмируются основные положения, которые должны быть затронуты в инструкции.
Роль АХО в функционировании предприятия
АХО относится к обеспечивающим бизнес-процессам. Это означает, что конечным потребителем результатов работы административно-хозяйственного подразделения является само предприятие. Основная функция АХО — создание условий для бесперебойного и беспроблемного хода продуктивных (производственных) и управленческих процессов.
Из этого определяются основные задачи подразделения:
- Оптимизация и поддержание рабочего состояния материально-технической базы и средств производства: зданий, сооружений, помещений, оборудования.
- Обеспечение работников всем необходимым для выполнения их работы и отдыха: мебелью и инвентарем, средствами механизации и автоматизации труда, средствами защиты, бытовыми приборами, расходными материалами.
- Обеспечение необходимых условий труда: правил охраны труда, правил пожарной и техногенной безопасности.
- Обеспечение необходимой безопасности предприятия: охраны материальных ценностей, нематериальных активов, конфиденциальной коммерческой информации.
- Координация взаимодействия всех структурных подразделений предприятия, включая в том числе логистику и транспортное обеспечение.
Должностные обязанности руководителя по АХЧ
Руководитель по АХЧ относится к администрации предприятия. Это может быть должность заместителя директора, руководителя департамента АХО или аналогичная. Подчиненность непосредственно генеральному директору. В должностную инструкцию такого руководителя включаются обязанности, следующие из задач АХО на конкретном предприятии. Руководитель по АХЧ в том числе (но не ограничиваясь):
- Организует работу по поддержанию в необходимом рабочем состоянии зданий, сооружений, помещений с учетом требований санитарных, противопожарных и технических норм. В том числе участвует в разработке планов и смет по модернизации и ремонту основных фондов.
- Организует работы по техническому надзору и ремонту оборудования, включая оборудование общественного пользования и системы коллективной защиты.
- Разрабатывает и реализует комплекс мероприятий по выполнению требований к условиям труда, производственным помещениям и рабочим местам. Привлекает для работы необходимых специалистов.
Как проводить оценку условий труда на соответствие требованиям законов, читайте в статье «Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)».
- Организует систему закупки, хранения и распределения необходимых для работы расходных материалов, хозяйственных принадлежностей, инструментов, инвентаря и т. п.
- Организует систему закупки, хранения и распределения средств механизации и автоматизации труда.
- Организует и контролирует учет поступления и расходования средств, выделяемых на АХО, и поступления и расходования приобретаемых на них материальных ценностей и услуг.
Как учесть расходы на обеспечение условий труда, смотрите здесь: «Можно ли учесть расходы на покупку увлажнителей воздуха?».
- Руководит подразделением АХО и связанными подразделениями (если есть): отделом по охране труда, отделом технической безопасности и т. п.
Образец должностной инструкции заместителя по АХЧ есть в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе, скачайте образец и сразу используйте его в работе.
Прочие положения должностной инструкции руководителя по АХЧ
Требования к опыту и образованию:
- опыт от 5 лет при среднем специальном образовании;
- опыт от 2 лет при высшем образовании.
- знание законодательных и нормативных актов, касающихся АХО;
- знание организационной структуры и бизнес-процессов предприятия;
- знание основ экономики, управления, технологии производства;
- знание основ законодательства и нормативов в области охраны и безопасности труда;
- знание основ гражданского и трудового законодательства.
Требования к знаниям и компетенции:
- Право подписи предоставляется для тех документов, которые относятся к его должностной компетенции (например, договоры на снабжение расходными материалами).
С образцом приказа на право подписи ознакомьтесь здесь: «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур».
- Заместитель на время отсутствия назначается отдельным приказом, с возложением на него всех прав и обязанностей отсутствующего руководителя по АХЧ.
- Руководитель по АХЧ вправе:
- требовать и получать от подразделений информацию и документы, необходимые ему для работы;
- привлекать экспертов в области АХО для заключений, консультаций и рекомендаций;
- требовать от руководства выполнять все необходимые действия для выполнения им своих обязанностей.
- Руководитель по АХЧ отвечает:
- за неисполнение обязанностей, указанных в инструкции — по ТК РФ;
- за административные, гражданские и уголовные нарушения, допущенные в выполнении своей работы — по КоАП РФ и УК РФ;
- за причинение ущерба предприятию.
Итоги
Руководитель по АХЧ отвечает за широкий круг вопросов, связанных с обеспечением эффективной деятельности всех остальных структурных подразделений предприятия.
|
Контактная информация: 347042, Ростовская область, г.Белая Калитва, ул.Энгельса, 17 Руководитель: Владимирова Марианна Викторовна Телефон: 8 (863 83) 2-67-52 E-mail: bkschool2@mail.ru |
Режим работы: понедельник-четверг: с 9:00 до 18:00 пятница: с 9:00 до 17:00 перерыв: 13:00 до 13:48
|