Должностная инструкция заместителя начальника административно хозяйственного отдела

I. Общие положения

1. Заместитель начальника  административно-хозяйственного  отдела (АХО) относится к категории
руководителей.

2. На должность Заместителя начальника 
АХО назначается лицо, имеющее высшее образование и необходимый
опыт работы в хозяйственной службе.

3. Заместитель начальника  АХО осуществляет руководство работой по
хозяйственному обслуживанию предприятия и его подразделений.

3.1. Обеспечивает
сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также
соблюдение чистоты в помещениях и на закрепленной территории.

3.2. Следит за состоянием
помещений и принимает меры по своевременному их ремонту.

3.3. Обеспечивает работников
спецодеждой и предметами хозяйственного обихода.

3.4. Руководит работой
обслуживающего персонала.

4. Назначение на должность Заместителя
начальника  административно-хозяйственного
отдела и освобождение от нее производится приказом генерального директора.

5. На время отсутствия Заместителя
начальника  АХО (болезнь, отпуск, пр.)
его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное
лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.

6. Заместитель
начальника  подчиняется
непосредственно начальнику АХО.

7. Заместитель
начальника  может быть уволен:

• по
  личному заявлению;
• по инициативе администрации.

II. Должностные обязанности

Заместитель начальника  АХО:

1. Контролирует соблюдение работниками службы производственной и трудовой дисциплины, выполнение ими
должностных инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности,
производственной санитарии и пожарной безопасности.

2. Непосредственно
соприкасаясь с городскими контролирующими органами (Роспотребнадзор, ФСС,
пожарная служба и т.д.) решает вопросы касающиеся производства.

3.  Обеспечивает сотрудников предприятия
спецодеждой, следит за ее чистотой и целостностью, вовремя  организовывает стирку или химчистку
загрязненной спецодежды.

4. Содержит здания и
помещения предприятия в надлежащем состоянии в соответствии с действующими
санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами.

5. Ежедневно в начале
рабочего дня во время обхода зданий, сооружений и прилегающей к ним территории
фиксирует замечания по их техническому состоянию и внутреннему порядку для
дальнейшего их устранения. О всех замеченных во время обхода недостатках
докладывает начальнику АХО для принятия им решения.

6.  Контролирует исправность непроизводственного
оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.). В случае
возникновения неисправностей решает вопрос об их устранении через хозяйственные
службы арендодателя.

7. Вносит предложения в
формирование текущих и перспективных планов реконструкции и ремонта зданий,
помещений.

8. Проводит мониторинг цен и
готовит документы, необходимые для заключения договоров на приобретение
оборудования, оргтехники, мебели, хозтоваров.

9. Принимает участие в  материально-техническом обеспечении совещаний
и иных мероприятий.

10. Организует прием и
необходимое обслуживание лиц, прибывших в командировку.

11.
Обеспечивает по заявкам начальников подразделений    организацию питания работников.

12. Руководит работниками
службы.

13. Выполняет все распоряжения начальника АХО, касающиеся хозяйственной деятельности   отдела.

III. Права

Заместитель начальника АХО имеет право:

1. Знакомиться с проектами
решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение
руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с
предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. Осуществлять взаимодействие с руководителями
структурных подразделений предприятия.

4. Требовать от руководства предприятия
оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. Подписывать и визировать документы в
пределах своей компетенции.

6. Вносить предложения о поощрении отличившихся
работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой
дисциплины.

7. Давать структурным подразделениям предприятия указания по обеспечению сохранности инвентаря, оргтехники, мебели, соблюдению противопожарных норм и правил.

8. Требовать соблюдение правил складирования и хранения материальных ценностей на закрепленных за ними территориях.

9. Требовать и получать от всех структурных
подразделений отчеты о расходе канцелярских принадлежностей, бумаги.

10. Самостоятельно вести переписку по вопросам
хозяйственного и социально-бытового обеспечения предприятия.

IV. Ответственность

Заместитель начальника АХО несет ответственность:

1. За ненадлежащее
исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных
настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим
трудовым законодательством РФ.

2. За правонарушения,
совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах,
определенных действующим административным, уголовными и гражданским
законодательством РФ.

3. За причинение
материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и
гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в
соответствии с:

• Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
• Постановлением Министерства труда и социального развития РФ. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» №37.
•  Уставом предприятия.
• Документами СМК предприятия.

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция заместителя начальника АХО

              № 32-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Заместителя начальника АХО ООО «Бета».

1.2. Заместитель начальника АХО назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета» по представлению начальника АХО.

1.3. Заместитель начальника АХО подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Бета».

1.4. На должность Заместителя начальника АХО назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее одного года или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.

1.5. Заместитель начальника АХО должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы по вопросам административно-хозяйственного обслуживания;
– структуру и перспективы развития ООО «Бета»;
– порядок и сроки составления отчетности;
– порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
– правила пользования офисной техникой, средствами коммуникаций и связи;
– основы экономики, организации труда, производства и управления;
– основы трудового законодательства;
– правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Заместитель начальника АХО руководствуется:
– постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами по вопросам административно-хозяйственного обслуживания;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета»;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Заместителя начальника АХО его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Заместитель начальника АХО выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения ООО «Бета», а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.). Следит за соответствием зданий и помещений нормам производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений, составлении смет хозяйственных расходов.
2.3. Принимает участие в проведении ремонта помещений, совместно с начальником АХО контролирует качество выполнения ремонтных работ.
2.4. Обеспечивает работников ООО «Бета» необходимым оборудованием, мебелью, хозяйственным инвентарем, контролирует их сохранность и проведение своевременного ремонта.
2.5. По поручению начальника АХО оформляет необходимые документы для заключения договоров на оказание услуг.
2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.7. По поручению начальника АХО руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, оформлению фасадов зданий, проходных.
2.8. Принимает участие в хозяйственном обслуживании проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
2.9. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
2.10. Принимает меры по обеспечению работников офисной техникой, средствами коммуникаций и связи.
2.11. В период временного отсутствия начальника АХО выполняет его обязанности.

3. ПРАВА

Заместитель начальника АХО имеет право:
3.1. Требовать от генерального директора ООО «Бета» содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению генерального директора ООО «Бета» от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности Заместителя начальника АХО.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО «Бета» предложения по вопросам своей деятельности. В том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно—технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.6. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заместитель начальника АХО несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Заместителя начальника АХО определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Заместителя начальника АХО в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

________________ Д. В. Ефремов

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ описывает и детализирует работу руководителя в области административно-хозяйственного обеспечения (АХО) предприятия. В статье резюмируются основные положения, которые должны быть затронуты в инструкции.

Роль АХО в функционировании предприятия

АХО относится к обеспечивающим бизнес-процессам. Это означает, что конечным потребителем результатов работы административно-хозяйственного подразделения является само предприятие. Основная функция АХО — создание условий для бесперебойного и беспроблемного хода продуктивных (производственных) и управленческих процессов.

Из этого определяются основные задачи подразделения:

1. Оптимизация и поддержание рабочего состояния материально-технической базы и средств производства: зданий, сооружений, помещений, оборудования.
2. Обеспечение работников всем необходимым для выполнения их работы и отдыха: мебелью и инвентарем, средствами механизации и автоматизации труда, средствами защиты, бытовыми приборами, расходными материалами.
3. Обеспечение необходимых условий труда: правил охраны труда, правил пожарной и техногенной безопасности.
4. Обеспечение необходимой безопасности предприятия: охраны материальных ценностей, нематериальных активов, конфиденциальной коммерческой информации.
5. Координация взаимодействия всех структурных подразделений предприятия, включая в том числе логистику и транспортное обеспечение.

Должностные обязанности руководителя по АХЧ

Руководитель по АХЧ относится к администрации предприятия. Это может быть должность заместителя директора, руководителя департамента АХО или аналогичная. Подчиненность непосредственно генеральному директору. В должностную инструкцию такого руководителя включаются обязанности, следующие из задач АХО на конкретном предприятии. Руководитель по АХЧ в том числе (но не ограничиваясь):

• Организует работу по поддержанию в необходимом рабочем состоянии зданий, сооружений, помещений с учетом требований санитарных, противопожарных и технических норм. В том числе участвует в разработке планов и смет по модернизации и ремонту основных фондов.
• Организует работы по техническому надзору и ремонту оборудования, включая оборудование общественного пользования и системы коллективной защиты.
• Разрабатывает и реализует комплекс мероприятий по выполнению требований к условиям труда, производственным помещениям и рабочим местам. Привлекает для работы необходимых специалистов.

Как проводить оценку условий труда на соответствие требованиям законов, читайте в статье «Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)».

• Организует систему закупки, хранения и распределения необходимых для работы расходных материалов, хозяйственных принадлежностей, инструментов, инвентаря и т. п.
• Организует систему закупки, хранения и распределения средств механизации и автоматизации труда.
• Организует и контролирует учет поступления и расходования средств, выделяемых на АХО, и поступления и расходования приобретаемых на них материальных ценностей и услуг.

Как учесть расходы на обеспечение условий труда, смотрите здесь: «Можно ли учесть расходы на покупку увлажнителей воздуха?».

• Руководит подразделением АХО и связанными подразделениями (если есть): отделом по охране труда, отделом технической безопасности и т. п.

Образец должностной инструкции заместителя по АХЧ есть в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе, скачайте образец и сразу используйте его в работе.

Прочие положения должностной инструкции руководителя по АХЧ

Требования к опыту и образованию:

• опыт от 5 лет при среднем специальном образовании;
• опыт от 2 лет при высшем образовании.
• знание законодательных и нормативных актов, касающихся АХО;
• знание организационной структуры и бизнес-процессов предприятия;
• знание основ экономики, управления, технологии производства;
• знание основ законодательства и нормативов в области охраны и безопасности труда;
• знание основ гражданского и трудового законодательства.

Требования к знаниям и компетенции:

1. Право подписи предоставляется для тех документов, которые относятся к его должностной компетенции (например, договоры на снабжение расходными материалами).

С образцом приказа на право подписи ознакомьтесь здесь: «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур».

1. Заместитель на время отсутствия назначается отдельным приказом, с возложением на него всех прав и обязанностей отсутствующего руководителя по АХЧ.
2. Руководитель по АХЧ вправе:

• требовать и получать от подразделений информацию и документы, необходимые ему для работы;
• привлекать экспертов в области АХО для заключений, консультаций и рекомендаций;
• требовать от руководства выполнять все необходимые действия для выполнения им своих обязанностей.

1. Руководитель по АХЧ отвечает:

• за неисполнение обязанностей, указанных в инструкции — по ТК РФ;
• за административные, гражданские и уголовные нарушения, допущенные в выполнении своей работы — по КоАП РФ и УК РФ;
• за причинение ущерба предприятию.

Итоги

Руководитель по АХЧ отвечает за широкий круг вопросов, связанных с обеспечением эффективной деятельности всех остальных структурных подразделений предприятия.

Административно-хозяйственный руководитель

На каждом среднем и крупном предприятии функционирование и поддержание в исправном состоянии материально-технической базы, обеспечение рабочего процесса и всех систем безопасности — задача и обязанность зама по АХЧ, отдельного специалиста или целого административного подразделения.

Чем занимается специалист

Обязанности специалиста по административно-хозяйственной деятельности (АХД или АХО) определяются задачами службы конкретной организации.

Профессионально-квалификационные характеристики должности

Руководящая административно-хозяйственная должность на практике имеет много вариантов названий. Как правило, их самостоятельно подбирает работодатель:

• заместитель директора по общим вопросам;
• руководитель АХО или АХЧ;
• директор департамента и пр.

С 2021 года организации, обязанные применять профессиональные стандарты, пользуются документом под кодом 07.005 — «Специалист административно-хозяйственной деятельности». С его помощью определяются :

• названия должностных позиций;
• квалификационные требования;
• должностные обязанности.

Квалификационные справочники не содержат общеотраслевого описания и характеристик специалиста по административно-хозяйственной деятельности (за исключением атомной промышленности).

Специалист по АХД на высшем должностном уровне выполняет обобщенную функцию «Операционное и стратегическое управление процессами административного, хозяйственного, документационного и организационного сопровождения и обеспечения деятельности организации» (раздел 3.8).

Профстандарт фиксирует возможные названия должности, которые следует использовать работодателю.

Чтобы исполнять обязанности заместителя директора по АХЧ в школе или другой бюджетной организации, потребуется соответствовать следующим профессионально-квалификационным требованиям:

Профессионально-квалификационные характеристики должности

Руководящая административно-хозяйственная должность на практике имеет много вариантов названий. Как правило, их самостоятельно подбирает работодатель:

• заместитель директора по общим вопросам;
• руководитель АХО или АХЧ;
• директор департамента и пр.

С 2021 года организации, обязанные применять профессиональные стандарты, пользуются документом под кодом 07.005 — «Специалист административно-хозяйственной деятельности». С его помощью определяются :

• названия должностных позиций;
• квалификационные требования;
• должностные обязанности.

Квалификационные справочники не содержат общеотраслевого описания и характеристик специалиста по административно-хозяйственной деятельности (за исключением атомной промышленности).

Специалист по АХД на высшем должностном уровне выполняет обобщенную функцию «Операционное и стратегическое управление процессами административного, хозяйственного, документационного и организационного сопровождения и обеспечения деятельности организации» (раздел 3.8).

Профстандарт фиксирует возможные названия должности, которые следует использовать работодателю.

Чтобы исполнять обязанности заместителя директора по АХЧ в школе или другой бюджетной организации, потребуется соответствовать следующим профессионально-квалификационным требованиям:

Должностная инструкция и обязанности

При составлении текста ДИ, описывающего должностные обязанности заместителя директора по АХЧ (административного директора), используют:

• требования профстандарта 07.005;
• локальные акты компании;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Структура ДИ на основе профстандарта имеет особенности — используются два варианта. Различаются они местом расположения информации о требующихся знаниях и умениях.

Выполняемых функций зам. директора по АХЧ четыре, они собраны в таблице раздела II.

Детализируются трудовые функции по методике сборника стандартов, трудовыми действиями (обязанностями), для директора они приведены в разделе 3.8.

В должностной инструкции перечисляют все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в организации. С использованием формулировок профстандарта выглядит это следующим образом:

Выполняемых функций зам. директора по АХЧ четыре, они собраны в таблице раздела II.

Детализируются трудовые функции по методике сборника стандартов, трудовыми действиями (обязанностями), для директора они приведены в разделе 3.8.

В должностной инструкции перечисляют все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в организации. С использованием формулировок профстандарта выглядит это следующим образом:

Права и ответственность заместителя директора (директора) по АХЧ

Квалификационные справочники и профстандарты не содержат информацию о должностных правах и ответственности сотрудников. Описываются они на основе действующего законодательства и с учетом особенностей штатной позиции. В заключительных разделах содержится информация о порядке утверждения должностной инструкции и документах, которые использованы при ее подготовке.