Должностная инструкция заведующего канцелярией по профстандарту - Все инструкции и руководства по применению

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

Утверждаю

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

М. П.

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].

1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. Заведующий канцелярией должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— структуру предприятия;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по делопроизводству и работе архива;

— настоящей должностной инструкцией;

— [вписать нужное].

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. [Вписать нужное].

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.8. Взаимодействовать:

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;

— [вписать нужное] — по вопросам [вписать нужное].

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Источник

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2023 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
Единую государственную систему делопроизводства;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
структуру предприятия, учреждения, организации;
организацию делопроизводства;
схемы документооборота;
порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
сроки и порядок сдачи дел в архив;
системы организации контроля за исполнением документов;
оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
основы экономики, организации производства, труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

законодательством РФ,
Уставом организации,
приказами и распоряжениями директора организации,
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией — образец 2023 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!

Источник

Должностная инструкция по специальности «Заведующий канцелярией»

zip

Вы можете скачать должностную инструкцию заведующего канцелярией бесплатно. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по профилю не менее _________ лет.

1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________

(директора предприятия;

________________________________________________________________________.

иного должностного лица)

1.4. В период отсутствия заведующего канцелярией (командировка, болезнь, отпуск и пр.) его обязанности возлагаются на его заместителя или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.

1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по работе архива и делопроизводству;

— данной должностной инструкцией.

1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:

— государственную систему делопроизводства;

— распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, которые касаются организации делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— структуру предприятия;

— порядок составления описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры дел и установленной отчетности;

— основы организации производства, экономики, управления и труда;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— трудовое законодательство;

— порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

— системы организации контроля исполнения документов;

— правила трудового распорядка на предприятии;

— правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

— нормы и правила охраны труда и техники безопасности.

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками

канцелярии.

2. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения.

2.2. Организовывать работу канцелярии.

2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Разрабатывать инструкции, касающиеся ведения делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.5. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче в структурные подразделения документации текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда.

2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.

2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

2.9. Руководить делопроизводством в подразделениях предприятия, следить за правильным формированием, своевременной сдачей дел в архив и их хранением.

2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.

2.11. Обеспечивать установленный режим доступа к документам и использования и информации, которая в них содержится.

2.12.Организовывать техническое обслуживание совещаний, оформление командировочных документов, регистрацию работников, которые прибывают в командировку на предприятие.

2.13. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документацией, усовершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий.

2.14. Проводить работу по защите информации, которая составляет государственную, служебную и коммерческую тайну.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.

3. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений предприятия и директора собственные предложения, направленные на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других работников предприятия должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.

3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.

3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.

3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

3.8. Вносить на рассмотрение директора предприятия собственные предложения о поощрении лучших работников отдела, о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

3.9. Сотрудничать:

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по

вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки

исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых

документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения бланками документов, средствами оргтехники, канцтоварами и пр.;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

Заведующий канцелярией ответственен:

4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

4.2. За правовые нарушения, которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.

4.3. За причинение материального вреда предприятию в определенных трудовым, гражданским и административным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

Источник

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

Утверждаю

[число, месяц, год]

М. П.

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[наименование организации, предприятия и т. п.]

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].

1.6. Заведующий канцелярией должен знать:

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— структуру предприятия;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по делопроизводству и работе архива;

— настоящей должностной инструкцией;

— [вписать нужное].

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. [Вписать нужное].

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.8. Взаимодействовать:

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;

— [вписать нужное] — по вопросам [вписать нужное].

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Очерчен круг организаций, для которых профстандарты станут обязательными уже с 1 января 2020 года. Поможем сориентироваться в структуре профстандартов: где что искать, как использовать. Прокомментируем содержание профильных стандартов для работников в сфере документационного обеспечения управления: какие должности с какими обязанностями и требованиями к образованию и квалификации зафиксированы. Что приоритетнее: квалификационные справочники или профстандарты, аттестация на соответствие им силами работодателя либо экзамен независимого центра оценки? Могут ли уволить за несоответствие профстандарту?

В соответствии с Указом Президента РФ от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» в России появляется новый вектор развития профессиональных квалификаций, который представляет собой совокупность механизмов регулирования:

спроса на квалификации работников со стороны рынка труда и
предложения квалификаций со стороны системы образования.

Национальная система должна быть построена на основе:

разработки комплекса профессиональных стандартов, закрепляющих требования к квалификациям,
проведения обучения и подготовки кадров в соответствии с требованиями профессиональных стандартов, а также
построения системы оценки соответствия работников требованиям профессиональных стандартов.

В Указе также было дано поручение Правительству разработать к 2015 году и утвердить не менее 800 профессиональных стандартов!

Что такое профессиональный стандарт

В ст. 195.1 Трудового кодекса РФ дается определение двух взаимосвязанных понятий:

квалификация – это уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника. То есть это комплекс показателей, которые необходимы для выполнения определенного вида профессиональной деятельности и которые позволяют оценить соответствие работника конкретной должности;
профессиональный стандарт характеризует квалификацию, необходимую работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в т.ч. выполнения определенной трудовой функции.

Профессиональные стандарты разрабатываются на виды профессиональной деятельности и включают описание квалификационных требований к группе должностей. Например, есть отдельные профстандарты, охватывающие деятельность:

по документационному обеспечению управления,
административно-хозяйственную,
по архивному делу и т.д.

Все профессиональные стандарты имеют одинаковую структуру, утвержденную приказом Минтруда России от 12.04.2013 № 147н «Об утверждении Макета профессионального стандарта». Объясним структуру профстандарта (для наглядности смотрите далее процитированный фрагмент профстандарта на сером фоне с нашими цифровыми отметками в кружках, одинаковыми цифрами помечена однотипная информация, которая фигурирует в разных блоках стандарта).

Начинается профстандарт с так называемой «функциональной карты вида профессиональной деятельности» в разделе II. В этой карте выделяются основные направления деятельности, которые осуществляются в данной профессиональной области. В терминологии профстандартов они называются «обобщенными трудовыми функциями» (отмечено «1»). Для каждой обобщенной трудовой функции установлен уровень необходимой квалификации работника (отмечено «6») и состав «трудовых функций» («2»).

Следом за функциональной картой идет раздел III c блоками, в которых более подробно характеризуется каждая обобщенная трудовая функция («1»). В рамках этой характеристики перечисляются трудовые функции («2») и конкретизируется содержание работ по ним. То есть перечисляются мелкие операции или «трудовые действия» (отмечено «3»), из которых каждая работа состоит.

Для каждой обобщенной трудовой функции названы возможные наименования должностей / профессий («4»), которые могут осуществлять эту деятельность, а также определены требования к образованию и обучению («5»), опыту практической работы, могут быть установлены особые условия допуска к работе и др.

На сайте Минтруда России можно посмотреть список всех принятых отечественных профессиональных стандартов, там удобно находить нужный. В программно-аппаратном комплексе «Профессиональные стандарты» по адресу http://www.profstandart.rosmintrud.ru размещены:

реестр профессиональных стандартов,
реестр областей и видов профессиональной деятельности,
реестр трудовых функций, а также
классификационные справочники (включая ЕТКС и ЕКС).

На начальной странице интернет-ресурса есть кнопка «Найти профессиональный стандарт» (отмечена цифрой 1 на Рисунке 1), которая позволяет искать профессиональные стандарты по различным показателям («2» там же), например, по трудовой функции, виду профессиональной деятельности и др.

Рисунок 1. Программно-аппаратный комплекс «Профессиональные стандарты» на сайте Минтруда России по адресу http://www.profstandart.rosmintrud.ru

Какие профессиональные стандарты регулируют деятельность специалистов в сфере ДОУ

Деятельность специалистов, занятых в сфере документационного обеспечения управления, регулируется двумя основными профессиональными стандартами:

Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией¹ и
Специалиста по управлению документацией организации².

Также к этой области частично можно отнести профессиональные стандарты:

Специалиста по управлению персоналом³ (для должностей, связанных с ведением кадрового делопроизводства) и
Корпоративного секретаря⁴ (для должностей, обеспечивающих деятельность хозяйственных обществ).

Названные профессиональные стандарты в реестре отнесены к Административно-управленческой и офисной деятельности и имеют коды соответственно 07.002, 07.004, 07.003 и 07.006.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» включает обобщенные трудовые функции, отмеченные во фрагменте этого документа цифрами «1».

К должностям, обеспечивающим эти функции, относятся:

секретарь-администратор (традиционно работник с таким функционалом в организациях называется «секретарь на ресепшн»), он занимается приемом и распределением телефонных звонков, организует работу с посетителями;
делопроизводитель, который осуществляет некоторые (в основном технические) функции по работе с документами, организацию их текущего хранения и подготовку к передаче в архив;
секретарь руководителя, нацеленный на решение задач, связанных непосредственно с деятельностью руководителя организации, включая планирование его рабочего дня, организацию телефонных переговоров, командировок, работу с посетителями в приемной руководителя, организацию работы с документами и др.;
помощник руководителя, деятельность которого связана с информационным обеспечением деятельности руководителя (она имеет большую аналитическую составляющую, чем деятельность секретаря руководителя).

Фрагмент документа

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н)

В целом, какие должности по данному профстандарту какие обобщенные функции выполняют и к какому уровню квалификации относятся, лучше показать таблицей.

Таблица 1. Трудовые функции, описанные профстандартом «Специалист по органи- зационному и документационному обеспечению управления организацией»

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации» включает следующие обобщенные трудовые функции:

документационное обеспечение управления организацией,
руководство деятельностью по документационному обеспечению управления организацией,
управление документацией организации.

К должностям, обеспечивающим эту деятельность, относятся:

документовед или специалист подразделения документационного обеспечения управления (ДОУ), который осуществляет все виды работ по ДОУ, занимается организацией документооборота, проектированием и внедрением СЭД, организацией оперативного хранения документов;
руководитель подразделения ДОУ (департамента, управления, службы, отдела), который возглавляет работу подразделения и несет ответственность за все виды работ по ДОУ в организации;
управляющий документацией или заместитель руководителя организации по вопросам управления документацией – специалист, выведенный на второй уровень управления, занятый вопросами стратегического планирования и организацией построения системы управления документацией организации.

Таким образом, первый профильный профстандарт в сфере ДОУ в большей степени включает работы, связанные с обеспечением деятельности руководителя, дает характеристику секретарским должностям разных категорий, а также может быть применен в небольшой организации для работников, совмещающих функции секретаря и делопроизводителя.

А второй профильный профстандарт нацелен на обеспечение деятельности отдельного структурного подразделения – службы ДОУ в средней или крупной организации. Он также включает характеристику управляющего документацией, наличие которого характерно для крупных корпораций, в них деятельность по управлению документами приравнена по значимости к производственной, финансовой, проектной и иным ключевым сферам деятельности.

Профстандарты или квалификационные справочники?

Кроме профессиональных стандартов типовые квалификационные требования определены в таких нормативно-методических документах, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС).

Пример 1

В Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих поиском в справочной правовой системе удалось найти характеристики для 10 специалистов, в наименовании которых фигурирует слово «секретарь» (и тут надо обращать внимание не только на подходящие наименования специальности, но и на сферу деятельности организации):

1. В Общеотраслевых квалификационных характеристиках должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) нашлись:

корпоративный секретарь акционерного общества,
секретарь-машинистка,
секретарь незрячего специалиста,
секретарь руководителя;
ученый секретарь.

2. В Квалификационных характеристиках должностей работников образования (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н):

секретарь учебной части.

3. В Квалификационных характеристиках должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.01.2011 № 1н):

ученый секретарь совета учреждения,
ученый секретарь совета факультета (института).

4. В Квалификационных характеристиках должностей работников культуры, искусства и кинематографии (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 30.03.2011 № 251н):

ученый секретарь библиотеки, централизованной библиотечной системы;
ученый секретарь музея (зоопарка).

А «референт» в ЕКС нашелся только один – лишь в Квалификационных характеристиках должностей работников организаций атомной энергетики (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 10.12.2009 № 977).

В отличие от профстандартов квалификационные справочники построены таким образом, что содержат характеристики для каждой отдельной должности, работы или профессии. Анализ ЕКС показывает, что он недостаточно точно отражает реалии современного рынка труда – называет не все должности, не учитывает актуальные требования к уровню образования специалистов, содержит лаконичные характеристики квалификации работников и описание их должностных обязанностей.

Работа по подготовке профстандартов велась буквально последние годы, некоторые разрабатываются в текущий момент, некоторые, прежде разработанные, уже обновляются. Потому профстандарты являются самыми актуальными документами, содержащими требования к квалификациям работников. Кроме того, к их разработке привлекаются эксперты из образовательных учреждений, государственных органов и бизнес-сообщества, что позволяет подготовить более всесторонние характеристики различных видов профессиональной деятельности. Они дают более широкие возможности для работы по улучшению качества персонала.

На данный момент и квалификационные справочники, и профессиональные стандарты приравнены по своей значимости. Но обратите внимание на абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, где говорится, что в случае, когда для какой-либо должности, специальности или профессии в правовых актах РФ установлены особые условия, определенные компенсации, льготы или ограничения, эти должности (специальности, профессии) должны называться в соответствии с квалификационным справочником или профессиональным стандартом.

Работодатели при этом вправе самостоятельно выбирать, на какой нормативно-методический документ ориентироваться.

Однако следует отметить, что разработчики профессиональных стандартов старались увязывать новые наименования с уже существующими в различных классификаторах и справочниках. Так в разделе I «Общие сведения» наименование вида профессиональной деятельности указывается с учетом Общероссийского классификатора видов экономической деятельности (ОКВЭД) и Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ), а в разделе III «Характеристика обобщенных трудовых функций» наименование должностей и профессий соотносятся с ЕКС и ЕТКС. И только в случае отсутствия аналога в соответствующей графе профессионального стандарта стоит прочерк.

В случае противоречий, в т.ч. в части квалификационных требований, между профессиональными стандартами и квалификационными справочниками, рекомендуется пользоваться профстандартами, как документами более современными, однако это остается на усмотрение работодателя.

В перспективе, когда будет разработан весь объем профессиональных стандартов и будут покрыты все отрасли и виды профессиональной деятельности, планируется отмена ЕКС и ЕТКС. Однако этот процесс, скорее всего, будет проходить в течение достаточно длительного времени.

Для кого профстандарты обязательны

Как уже было отмечено выше, в соответствии со ст. 57 ТК РФ применение профессиональных стандартов является обязательным в том случае, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений». В этом случае наименование таких должностей (профессий или специальностей), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать положениям профстандартов, охватывающих эти виды деятельности.

Более детально вопросы применения профстандартов раскрыты в ст. 195.3 ТК РФ: если какие-либо квалификационные требования, необходимые работнику для осуществления конкретной трудовой функции, установлены в правовых актах РФ, применение профессиональных стандартов в отношении этих требований является обязательным.

При этом другие квалификационные требования из этих же профстандартов, обязательность которых не установлена законом, могут быть использованы работодателем в качестве основы для определения своих требований к квалификации работника. Другими словами, могут применяться частично, дополняться или изменяться работодателем с учетом специфики организации и выполняемой работы.

Также для государственных внебюджетных фондов РФ, государственных или муниципальных учреждений, государственных или муниципальных унитарных предприятий, государственных корпораций, государственных компаний и хозяйственных обществ, более 50% акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности, действует постановление Правительства РФ от 27.06.2016 № 584. Данной категории организаций это постановление предписывает иметь утвержденные планы по организации применения профессиональных стандартов. Такие планы должны включать список подлежащих к применению профессиональных стандартов, сведения о потребности в профессиональном образовании, профессиональном обучении кадрового состава, список локальных нормативных актов, применяемых с целью реализации положений профессиональных стандартов. Также в этих планах определяются этапы применения профессиональных стандартов. Реализация указанных планов должна быть завершена 1 января 2020 г. С этого момента для данных категорий организаций профстандарты окончательно становятся обязательными в части требований к квалификации, необходимой для выполнения трудовой функции.

Направления использования профессиональных стандартов в организации

Исходя из содержания профессиональных стандартов (в частности, в сфере ДОУ), можно выделить следующие направления их применения в практической деятельности организации:

1. Они могут применяться для построения служб ДОУ в различных по масштабу организациях. Обобщенные трудовые функции и трудовые функции представляют собой участки работы по ДОУ, которые могут быть поручены как отдельным сотрудникам, так и целым структурным подразделениям, включенным в состав службы. Трудовые функции сгруппированы по определенным направлениям деятельности, что позволяет правильно распределить работу в соответствии с логикой делопроизводственного процесса.

2. Наименования должностей, включенных в профессиональные стандарты, могут являться основой для подготовки штатного расписания.

3. Также профессиональные стандарты применяются с целью разработки локальных нормативных актов организации и в первую очередь должностных инструкций работников. В них из профстандартов следует позаимствовать квалификационные требования, выполняемые функции и должностные обязанности.

4. Перечисленные в стандарте трудовые действия являются теми элементами работы, которые можно нормировать. Используя формулы расчета необходимой численности, построенные на основе определения трудоемкости всех видов нормируемых и ненормируемых работ, можно рассчитать явочную численность⁵ работников службы ДОУ.

5. В стандартах для каждой обобщенной трудовой функции (должности) установлены уровни квалификации работников. Эти уровни утверждены приказом Минтруда России от 12.04.2013 № 148н. В их описании даются такие показатели, как «полномочия и ответственность». Например, для 1 уровня квалификации установлено, что это «деятельность под руководством», для 2 – «деятельность под руководством с элементами самостоятельности», для 7 – деятельность «с принятием решения на уровне крупных организаций или подразделений». Используя этот инструмент, можно построить систему должностей службы, установить их подчиненность.

6. Поскольку в стандартах дается подробная характеристика умений и знаний, необходимых для выполнения трудовых функций, они могут быть использованы для подготовки планов и программ обучения, повышения квалификации и переподготовки работников.

7. Также с учетом этих показателей могут быть разработаны тестовые и иные контрольно-измерительные материалы для проведения аттестаций работников.

Кроме того, может проводиться независимая оценка квалификации работников или соискателей, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности / должность. Это процедура подтверждения соответствия квалификации человека положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным нормативными правовыми актами РФ, проводится независимым центром оценки квалификаций. Данная деятельность регулируется Федеральным законом от 03.07.2016 № 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации». Сама оценка квалификации проводится в форме профессионального экзамена по Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16.11.2016 № 1204. Профессиональный экзамен может проводиться как по инициативе соискателя за его счет, так и по направлению работодателя за счет средств работодателя.

Процедура предполагает предоставление соискателем в центр оценки квалификаций установленного комплекта документов, рассмотрение центром этих документов, информирование соискателя о месте, времени, дате проведения профессионального экзамена и проведение такого экзамена.

Результаты экзамена оформляются установленным в Правилах комплектом документов и направляются в Совет по профессиональным квалификациям. Совет проверяет, обрабатывает и признает результаты независимой оценки квалификации, принимает решение о выдаче соискателю свидетельства о квалификации, направляет сведения об этом в автономную некоммерческую организацию «Национальное агентство развития квалификаций» для внесения их в реестр.

На основании решения Совета по профессиональным квалификациям центр оценки квалификаций выдает соискателю свидетельство о квалификации в течение 30 дней со дня проведения экзамена.

Независимая оценка квалификации является добровольной и для работников, и для работодателей.

Таким образом, работодатель вправе, но не обязан направлять работников на прохождение НОК, и если работодатель хочет направить работника на прохождение оценки квалификации, то только с его согласия, сохраняя при этом за работником место работы (должность) и среднюю зарплату по основному месту работы (ст. 187 ТК РФ).

Также следует иметь в виду, что в Трудовом кодексе РФ нет основания для увольнения работника, квалификация которого по результату экзамена независимым центром оценки квалификации признана несоответствующей профессиональному стандарту.

В этом случае работодатель может обучить работника, доведя его квалификацию до установленного в стандарте уровня, или провести аттестацию работника, по результатам которой в случае неудовлетворительных результатов расторгнуть трудовой договор на основании п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Направление на оценку в независимый центр не является законодательно установленной обязанностью работодателей. Даже те организации, для которых профстандарты станут обязательными с 1 января 2020 г., могут проводить оценку квалификации своих работников с помощью любых форм: аттестации своими силами, сертификации в независимом центре и др.

Аттестация является важной процедурой в том случае, если по результатам проверки соответствия квалификации работника требованиям профессионального стандарта работодатель предполагает увольнять работников по основанию, указанному в п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Если нет, и организация просто хочет «подтянуть» уровень сотрудников, она может обойтись без сложной процедуры аттестации, а провести, например, экзамен или тестирование, которое установит соответствие работника требованиям профстандарта, и далее на основании его результатов могут быть составлены планы обучения, повышения квалификации, переподготовки сотрудников.

Должностей в сфере ДОУ, для которых обязательна независимая оценка, нет.

Свидетельство о квалификации выдается соискателю, прошедшему экзамен в центре оценки квалификации (ЦОК), и принадлежит ему. Срок действия свидетельства определяется советами по профессиональным квалификациям и отражается в реестре сведений о проведении независимой оценки квалификации. Этот срок устанавливается советами в зависимости от темпов развития каждого конкретного вида профессиональной деятельности (обновления технологий, необходимых знаний и умений).

Как и любой другой документ об образовании, работник или соискатель может предоставить это свидетельство работодателю. В ТК РФ этот документ не назван в числе обязательных, которые человек должен предъявить работодателю при трудоустройстве. Поэтому соискатель может (но не обязан) принести на собеседование оригинал свидетельства, а работодатель может снять с него копию и поместить ее в личное дело работника.

Если работник получил неудовлетворительную оценку при прохождении профессионального экзамена, ему выдается не сертификат, а заключение о прохождении экзамена с рекомендациями для соискателя. В этом случае работодатель может принять решение о проведении аттестации или о необходимости обучения работника, но может и проигнорировать результаты оценки, если работник ему действительно важен.

Учитывая, что независимая оценка – дело добровольное, работник не обязан уведомлять работодателя о ее прохождении (и результатах), а работодатель не обязан это как-либо контролировать и требовать от работника сертификат, даже если работник такую оценку прошел.

Работодатель вправе с письменного согласия работника направить его на такую проверку в ЦОК за счет работодателя. Только в этом случае организация имеет право затребовать сертификат.

Сведения о сертификатах, полученных гражданами, передаются в соответствующий реестр. Но там сейчас можно найти свидетельство по регистрационному номеру и дате выдачи, а вот поиск по Ф.И.О. пока не производится.

ЦОК – не «проверяющий орган». Он скорее обслуживает интересы работников и работодателей, например, когда работодатель хочет понять квалификацию (соответствие профстандарту) работника либо претендента на должность, либо когда человек хочет документально подтвердить свою квалификацию.

Государство планомерно и очень настойчиво развивает тему профстандартов и ЦОК, создавая все больше регулирующих правовых актов, ведя огромную работу по созданию профстандартов. Очевидно, это связано с желанием повысить эффективность труда. И если государство задалось этой целью, оно обязательно доведет дело до конца. А пока независимая оценка – дело добровольное (и не пользующееся большой популярностью, поскольку платное), но это может и поменяться.

На самые наболевшие вопросы, связанные с направлением работодателем сотрудников на обучение, ответим в следующем номере

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией должен знать

Требования к квалификации заведующего канцелярией

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
Единую государственную систему делопроизводства;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
структуру предприятия, учреждения, организации;
организацию делопроизводства;
схемы документооборота;
порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
сроки и порядок сдачи дел в архив;
системы организации контроля за исполнением документов;
оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
основы экономики, организации производства, труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

законодательством РФ,
Уставом организации,
приказами и распоряжениями директора организации,
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).

2. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!

Должностная инструкция по специальности «Заведующий канцелярией»

zip

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________

(директора предприятия;

________________________________________________________________________.

иного должностного лица)

1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по работе архива и делопроизводству;

— данной должностной инструкцией.

1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:

— государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— структуру предприятия;

— основы организации производства, экономики, управления и труда;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— трудовое законодательство;

— порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

— системы организации контроля исполнения документов;

— правила трудового распорядка на предприятии;

— правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

— нормы и правила охраны труда и техники безопасности.

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками

канцелярии.

2. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.2. Организовывать работу канцелярии.

2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.

2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.

2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.

3. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.

3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.

3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.

3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

3.9. Сотрудничать:

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по

вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки

исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых

документов;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

Заведующий канцелярией ответственен:

4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

Источник

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

Типовой образец

Утверждаю

___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, ________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)

» » ____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция заведующего канцелярией
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее
среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по
профилю не менее _________ лет.
1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение
от нее производится приказом директора предприятия.
1.4. Заведующий канцелярией подчиняется ____________________________
(директору предприятия;
________________________________________________________________________.
иному должностному лицу)
1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка,
отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при
отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который
приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
1.6. Заведующий канцелярией должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
организации делопроизводства;
— единую государственную систему делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и
временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля за исполнением документов;
— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— законодательство о труде Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
— _________________________________________________________________.
1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
— положением о канцелярии предприятия;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— настоящей должностной инструкцией;
— _________________________________________________________________.
1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками
канцелярии.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:
2.1. Организовывать работу канцелярии.
2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой
корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их
правильным оформлением.
2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и
передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего
делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по
формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на
предприятии и организовывать их внедрение.
2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы
делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а
также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами
управленческого труда.
2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в
подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием,
хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о
соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и
организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных
документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на
предприятие.
2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и
использования информации, содержащейся в них.
2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых
технологических процессов работы с документами, совершенствовании
автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом
применения средств вычислительной техники).
2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по
улучшению деятельности канцелярии.
2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. _____________________________________________________________.

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей
структурных подразделений предприятия предложения по улучшению
деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений
предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего
выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в
случае нарушения установленных правил.
3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью
канцелярии.
3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в
структурных подразделениях.
3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками
канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о
поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий
на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.8. Взаимодействовать:
— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по
вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки
исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых
документов;
— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов;
— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами
оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;
— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и
перемещения работников отдела;
— ____________________________ — по вопросам ______________________.

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

» » _____________ 20__г.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)

» » ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

» » _____________ 20__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИИ

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________

(директора предприятия;

________________________________________________________________________.

иного должностного лица)

1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по работе архива и делопроизводству;

— данной должностной инструкцией.

1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:

— государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— структуру предприятия;

— основы организации производства, экономики, управления и труда;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— трудовое законодательство;

— порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

— системы организации контроля исполнения документов;

— правила трудового распорядка на предприятии;

— правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

— нормы и правила охраны труда и техники безопасности.

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками

канцелярии.

2. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.2. Организовывать работу канцелярии.

2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.

2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.

2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.

3. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.

3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.

3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.

3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

3.9. Сотрудничать:

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по

вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки

исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых

документов;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

Заведующий канцелярией ответственен:

4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

Источник