Должностная инструкция завхоза на предприятии

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности заведующего хозяйством: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Заведующий хозяйством относится к категории руководителей.
1.3. Заведующий хозяйством назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Заведующий хозяйством подчиняется непосредственно исполнительному директору.
1.5. Во время отсутствия заведующего хозяйством его права и обязанности возлагаются на других специалистов, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность заведующего хозяйством назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) или высшее образование (непрофильное, бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности, программы повышения квалификации по профилю деятельности не реже чем раз в три года), а также стаж работы не менее трех лет в области материально-технического обеспечения, управления недвижимостью.
1.7. Заведующий хозяйством должен знать:
• законодательство Российской Федерации по вопросам пожарной и экологической безопасности, эксплуатации и обслуживания зданий и сооружений, материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства, гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка в рамках выполняемых трудовых функций;
• требования нормативных правовых актов в области охраны труда, пожарной безопасности, охраны окружающей среды, а также правила и регламенты проведения проверок надзорными органами в области эксплуатации и обслуживания объектов недвижимости, пожарной безопасности, экологической безопасности, гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций;
• требования к санитарному обслуживанию зданий, сооружений и прилегающей территории;
• стандарты клининговых услуг;
• технология и способы ведения строительных, ремонтных и монтажных работ в рамках выполняемых трудовых функций;
• строительные нормы и правила в рамках выполняемых трудовых функций;
• общие технические характеристики систем жизнеобеспечения объектов недвижимости;
• конструктивные особенности оборудования систем жизнеобеспечения;
• основы функционирования инженерных систем объектов недвижимости (отопления, вентиляции, кондиционирования, водоснабжения, канализации);
• основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к объектам недвижимости;
• основы и принципы классификации зданий и сооружений;
• основные принципы и технологии бережливого производства;
• основы управления персоналом и его мотивации;
• методы оценки персонала и результатов труда;
• локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• структура и принципы организации документооборота;
• базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
• способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
• структуру компании;
• Устав компании;
• законодательство Российской Федерации в области земельного, жилищного, экологического, налогового, гражданского права в части регулирования отношений с недвижимостью в рамках выполняемых трудовых функций;
• нормативные правовые акты, методические материалы, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, регулирующие операции с недвижимостью в рамках выполняемых трудовых функций;
• рынок услуг:
— по страхованию объектов недвижимости;
— по оценке объектов недвижимости;
— по содержанию и техническому обслуживанию объектов недвижимости;
— по ремонту объектов недвижимости;
• ценовую политику рынка на определенные категории услуг, в том числе предоставление коммунальных услуг, обеспечение технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
• основы договорной работы;
• процедуры регистрации и оформления сделок с недвижимостью, технического состояния, документов на недвижимость;
• нормы и правила обеспечения пожарной безопасности в рамках выполняемых трудовых функций;
• нормы и правила обеспечения экологической безопасности в рамках выполняемых трудовых функций;
• порядок заключения договоров и оформления необходимых документов, связанных с куплей-продажей и арендой недвижимости;
• порядок заключения договоров и оформления необходимых документов в части эксплуатации, обслуживания и ремонта объектов недвижимости;
• правила складского учета;
• правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;
• правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;
• порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;
• стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию ТМЦ;
• правила проведения инвентаризации;
• порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций;
• локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• основы законодательства Российской Федерации в вопросах оформления первичных учетных документов, ведения складского учета, проведения инвентаризаций, по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
• порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих техническое и сервисное обслуживание офисного оборудования;
• порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• правила деловой переписки;
• правила делового этикета.
1.8. Заведующий хозяйством должен уметь:
• определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации для эксплуатации, обслуживания и ремонта объектов недвижимости;
• оценивать состояние объекта недвижимости и систем жизнеобеспечения на основании заключений технических осмотров и обследований;
• использовать проектно-сметную и исполнительную документацию в рамках выполняемых трудовых функций;
• определять критерии и требования по клинингу и санитарному обслуживанию;
• осуществлять контроль эксплуатации инженерных коммуникаций (отопление, водоснабжение, кондиционирование, вентиляция, электрика);
• осуществлять контроль состояния помещений;
• организовывать и контролировать плановый ремонт здания, помещений и инженерных систем;
• организовывать и контролировать срочные и аварийные ремонтные работы здания, помещений и инженерных систем;
• оценивать качество выполненных работ по ремонту, эксплуатации и обслуживанию объектов недвижимости;
• производить анализ и определять эффективность и качество управления объектами недвижимости на основе сводных учетных и отчетных документов;
• использовать методы финансовых вычислений и анализа;
• использовать и применять технологии бережливого производства;
• обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;
• организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;
• разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации в части управления недвижимостью;
• использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети интернет, оргтехнику;
• организовывать и контролировать процедуры оформления, регистрации и исполнения документов на недвижимость, ее эксплуатацию и управление, техническое состояние, регистрацию прав на недвижимость и договоров долгосрочной аренды недвижимости;
• организовывать и контролировать заключение и исполнение договоров аренды недвижимости, оказания коммунальных услуг, услуг по эксплуатации и обслуживанию объектов недвижимости, ремонтно-строительных работ, страхованию и оценке;
• организовывать систему хранения и учета регистрационных и технических документов на недвижимость;
• организовывать учет объектов недвижимости организации;
• контролировать исполнение указаний, предписаний и рекомендаций органов государственной власти и местного самоуправления по вопросам недвижимости и землепользования;
• разрабатывать и внедрять нормы и правила, регламентирующие процедуры оформления, регистрации и исполнения документов на недвижимость, ее эксплуатацию и управление, техническое состояние, регистрацию прав на недвижимость, заключение и регистрацию договоров аренды недвижимости;
• взаимодействовать с представителями органов государственной власти и местного самоуправления, а также надзорными органами;
• производить анализ эффективности использования арендованных помещений и состояния документов на объекты недвижимости на основе сводных учетных и отчетных документов;
• организовывать и контролировать перепланировки, переоснащение помещений оборудованием, перемещения оборудования и другие работы, осуществляемые в целях эффективного функционирования подразделений и служб компании;
• определять объем необходимых потребностей в материально-технических ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
• определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
• составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
• организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
• составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
• вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
• оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования, ТМЦ;
• использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
• оформлять первичные документы бухгалтерского учета;
• формировать и актуализировать систему учетно-отчетной документации по движению ТМЦ;
• применять правила проведения инвентаризации;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных по движению ТМЦ;
• работать с сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
• использовать средства коммуникации;
• вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета.
1.9. Заведующий хозяйством руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности заведующего хозяйством

Заведующий хозяйством выполняет следующие должностные обязанности :

2.1. разработка планов текущих и капитальных ремонтов;
2.2. обеспечение функционирования объектов недвижимости;
2.3. обеспечение содержания зданий, сооружений и окружающей территории;
2.4. контроль эксплуатации инженерных коммуникаций (отопление, водоснабжение, кондиционирование, вентиляция, электрика), контроль состояния помещений;
2.5. организация и контроль проведения планово-предупредительных и аварийных ремонтных работ;
2.6. организация перепланировок, переоснащения оборудованием, перемещений оборудования и проч.
2.7. прием в эксплуатацию новых помещений;
2.8. организация и контроль работы технического персонала и обслуживающих организаций;
2.9. управление закупками материалов и оборудования;
2.10. планирование и контроль бюджета административно-хозяйственной службы;
2.11. взаимодействие с организациями, обеспечивающими функционирование компании, проведение тендеров, заключение договоров.

III. Права заведующего хозяйством

Заведующий хозяйством имеет право:

3.1. Запрашивать у исполнительного директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у исполнительного директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Устанавливать должностные обязанности подчиненных ему сотрудников, давать им обязательные к исполнению задания.
3.5. Участвовать в подборе кадров, осуществляющих управление недвижимостью и хозяйством компании.
3.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.7. Информировать исполнительного директора о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.8. Разрабатывать и вносить на рассмотрение исполнительного директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению управления недвижимостью и хозяйством компании.
3.9. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации.
3.10. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность заведующего хозяйством

Заведующий хозяйством несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1 Заведующий хозяйством работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством исполнительного директора планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет исполнительному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от исполнительного директора нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения исполнительного директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Осуществляет руководство административно-хозяйственным отделом, организует работу административно-хозяйственного отдела.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1 Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.