Электронная приемка в еис для поставщика инструкция

Для всех участников закупок обязательна электронная приемка по 44-ФЗ с 2022 года. Теперь заказчики и поставщики обмениваются документами в Единой информационной системе. Электронное актирование проводится по особым правилам.

Когда применяют электронное актирование

В Федеральной контрактной системе разъясняется, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ — да, электронное актирование в Единой информационной системе обязательно при исполнении контрактов, которые заключили по результатам электронных процедур (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Даже если заказчик проводил закрытые торги в электронном виде, он обязан организовать электроприемку.

В Федеральной контрактной системе описаны случаи, когда обязательна электронная приемка товара в ЕИС при закупках товаров, работ и услуг у единственного поставщика:

• если проводите закупку до 3 000 000 рублей на ЭТП (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ). Торги на ЭТП — это электронные закупки, а для них обязательно электроактирование;
• если электропроцедура не состоялась, и заказчик заключает контракт с единственным поставщиком (п. 24, 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ). Такое соглашение заключают на условиях, указанных в извещении. А в каждом проекте контракта и извещении в ЕИС, которые публикуются в ЕИС, указывается требование об электроактировании — оно переносится в госконтракт с единственным поставщиком (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 44-ФЗ);
• по решению правительства или высшего исполнительного органа в регионе (ч. 1, 2, 5 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022). Но это правило действует только до 31.12.2022.

В каждый госконтракт надо включить условие об электроактировании. Пример, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС в проекте контракта:

Но есть случаи, когда документы приемки не публикуются в ЕИС:

• когда закупаются товары, работы и услуги у единственного поставщика по п. 2, 3, 4, 6, 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
• когда заказчиками выступают правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ);
• когда при проведении закупок учитывают особенности неразмещения информации в ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).

Как работать поставщикам

Приведем пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС для поставщиков, подрядчиков и исполнителей госконтрактов.

Шаг 1. Поставщик формирует электронный документ о приемке в Единой информационной системе. Его надо сделать в срок, прописанный в госконтракте. В документ включают ряд обязательных сведений (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ):

• о заказчике;
• о поставщике;
• о закупке (ИКЗ);
• о результатах исполнения госконтракта: наименование товаров, работ, услуг, страна происхождения, количественные и стоимостные показатели.

Но есть случаи, когда документы приемки не публикуются в ЕИС:

• когда закупаются товары, работы и услуги у единственного поставщика по п. 2, 3, 4, 6, 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
• когда заказчиками выступают правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ);
• когда при проведении закупок учитывают особенности неразмещения информации в ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).

Как работать поставщикам

Приведем пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС для поставщиков, подрядчиков и исполнителей госконтрактов.

Шаг 1. Поставщик формирует электронный документ о приемке в Единой информационной системе. Его надо сделать в срок, прописанный в госконтракте. В документ включают ряд обязательных сведений (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ):

• о заказчике;
• о поставщике;
• о закупке (ИКЗ);
• о результатах исполнения госконтракта: наименование товаров, работ, услуг, страна происхождения, количественные и стоимостные показатели.

К приемочным регистрам прикладывают документы, которые являются их неотъемлемой частью (если они есть). Но если информация в приложениях противоречит электродокументу приемки, приоритет отдают электронным актам (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

К приемочным регистрам прикладывают документы, которые являются их неотъемлемой частью (если они есть). Но если информация в приложениях противоречит электродокументу приемки, приоритет отдают электронным актам (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Вот видеоинструкция об особенностях работы с электронным актированием из-за разницы форматов закрывающих документов ФНС и ЕИС.

Шаг 2. Поставщик подписывает электродокумент своей электронной подписью и отправляет его заказчику. Документы подписывают только уполномоченные лица, которым назначено такое полномочие администратором организации в Единой информационной системе. Администратором обычно назначается руководитель компании.

Если не знаете, как настроить права для подписания электродокументов, посмотрите пользовательскую инструкцию. Перейдите в раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Руководства пользователей» — «Руководство по регистрации» — «Регистрация организаций и пользователей».

Если не знаете, как настроить права для подписания электродокументов, посмотрите пользовательскую инструкцию. Перейдите в раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Руководства пользователей» — «Руководство по регистрации» — «Регистрация организаций и пользователей».

Шаг 3. Если после обработки документов заказчиком нужна корректировка, поставщик вносит все необходимые исправления. Приемочные электродокументы исправляют в ЕИС (ч. 14 ст. 93 44-ФЗ). Поставщики вносят коррективы и подписывают регистр, затем направляют его заказчику для согласования.

Приемочные регистры исправляют двумя способами (письмо Федерального казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):

1. Если ошибки несущественные, то вносят правки. Исправить несущественные условия разрешают и до, и после подписания электродокумента.
2. Если ошибки значительные и меняются существенные условия контракта, то формируют корректировочный документ. То есть если меняется стоимость или количество товара, просто исправить акт не получится. Понадобится корректировочный документ приемки: его формируют, если есть официальный документ-основание. И в таких случаях требуется дополнительное соглашение об изменении существенных условий госконтракта.

Приемочные регистры исправляют двумя способами (письмо Федерального казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):

1. Если ошибки несущественные, то вносят правки. Исправить несущественные условия разрешают и до, и после подписания электродокумента.
2. Если ошибки значительные и меняются существенные условия контракта, то формируют корректировочный документ. То есть если меняется стоимость или количество товара, просто исправить акт не получится. Понадобится корректировочный документ приемки: его формируют, если есть официальный документ-основание. И в таких случаях требуется дополнительное соглашение об изменении существенных условий госконтракта.

Как заказчику принять электродокумент

А теперь — инструкция для заказчика по электронной приемке в ЕИС с 01.01.2022.

После того как контрагент подпишет электродокумент, оператор направляет его заказчику. Файл доставят в течение одного часа с момента размещения в Единой информационной системе. Дата поступления — дата размещения в ЕИС (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Ответственный сотрудник переходит в личный кабинет для электронной приемки в ЕИС и начинает проверять электродокумент.

Рассмотреть, подписать и опубликовать акт в системе надо в срок, который прописан в контракте, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления.

Рассмотреть, подписать и опубликовать акт в системе надо в срок, который прописан в контракте, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления.

Если приемкой занимается комиссия, то порядок такой (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):

1. Члены комиссии подписывают электродокумент или формируют мотивированный отказ от подписания. Если в комиссии участвуют только работники заказчика, они подписывают акты только усиленными электронными подписями. Если в комиссию привлекли сторонних специалистов, подписание производится без ЭП.
2. Заказчик подписывает приемочный электродокумент и публикует его в ЕИС. Если комиссия подписывала бумажный регистр, его сканируют и прикладывают к публикуемому акту.

Все это надо сделать в течение 20 дней после получения электродокумента. Как только акт подпишут и опубликуют, он автоматически отправится поставщику. Дата приемки — дата размещения в ЕИС приемочного документа, который подписал заказчик (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Все это надо сделать в течение 20 дней после получения электродокумента. Как только акт подпишут и опубликуют, он автоматически отправится поставщику. Дата приемки — дата размещения в ЕИС приемочного документа, который подписал заказчик (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Если заказчик отказывается принимать товар

Выделяют:

• полную приемку — когда заказчик принимает все товары, работы и услуги, которые получил от поставщика;
• частичную приемку — когда принимают только часть товара, а от другой отказываются из-за выявленных несоответствий;
• отказ от приемки — когда заказчик полностью отказывается от поставки из-за нарушений условий госконтракта.

В ч. 13 ст. 94 44-ФЗ указано, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС, — подписать акт или отказаться от подписания, разместив в системе мотивированный отказ и указав его причины (п. 4 ч. 13 ст. 94). В приемке отказывают, если выявили недостатки товаров, работ, услуг или несоответствия характеристикам и условиям, прописанным в контракте.

Допускается только мотивированный отказ (ч. 7, пп. «б» п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). К примеру, если поставили товар в меньшем количестве и в другом ассортименте (п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468 ГК РФ). Бланк отказа не унифицирован, составьте его в произвольном виде.

Заказчик оформляет отказ только в письменной форме. Его подписывают члены комиссии (если она создавалась для приемки) и руководитель заказчика. В электродокументе, который создают для мотивировочного отказа в ЕИС, отражают:

• реквизиты госконтракта;
• характеристики товаров, работ, услуг, комплектность и количество непринятой продукции, другие существенные причины для отказа;
• факт проведения экспертизы;
• наличие претензий, нарушений и недостатков при приемке;
• сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
• возможность и сроки для исправления нарушений.

Электронный отказ направляют в срок, который прописан в контракте для приемки, но не позднее 20 рабочих дней. Поставщик вправе устранить нарушения и отправить приемочный акт повторно (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Заказчик оформляет отказ только в письменной форме. Его подписывают члены комиссии (если она создавалась для приемки) и руководитель заказчика. В электродокументе, который создают для мотивировочного отказа в ЕИС, отражают:

• реквизиты госконтракта;
• характеристики товаров, работ, услуг, комплектность и количество непринятой продукции, другие существенные причины для отказа;
• факт проведения экспертизы;
• наличие претензий, нарушений и недостатков при приемке;
• сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
• возможность и сроки для исправления нарушений.

Электронный отказ направляют в срок, который прописан в контракте для приемки, но не позднее 20 рабочих дней. Поставщик вправе устранить нарушения и отправить приемочный акт повторно (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Дальше стороны действуют так:

1. Если исполнитель устранил все замечания, заказчик принимает товар, работу или услугу и подписывает регистры электронного актирования.
2. Если нарушения не устранены, заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке. Но только если такая возможность прописана в госконтракте (ч. 9 ст. 95 44-ФЗ).

Какие проблемы возникают при электроактировании

Электроприемку постепенно вводили для федеральных организаций, но теперь электронная приемка и электронное актирование в ЕИС (с 01.01.2022) обязательна для всех. Но пользователи уже сформировали перечень основных проблем, которые возникают при работе с электродокументами. Вот они:

• не загружается личный кабинет;
• система блокирует подписание актов;
• не отображается ИНН контрагента и в результате не заполняется нужная вкладка;
• сопроводительные документы, которые прикрепил пользователь, препятствуют подписанию акта и прохождению контроля;
• в результате контроля отражаются ошибки, которых фактически нет.

Кроме того, стали появляться сложности с добавлением ТРУ на вкладке «Товары, работы, услуги». После нажатия кнопки «Добавить» не отображается выбор позиций, которые перечислены в госконтракте. Обычно такая проблема возникает, если в информации о контракте установлен признак «Невозможно указать сведения о количестве товара, работы, услуги».

Поскольку функция электроактирования в ЕИС появилась сравнительно недавно, не все процессы по формированию, подписанию и отправке приемочной документации отработаны на практике. Если возникли проблемы при электроактировании, пошагово проверьте документ на корректность показателей. Если все заполнили правильно, и все сведения соответствуют условиям госконтракта, обратитесь в техническую поддержку Единой информационной системы.

С 1 января 2022 года большинство участников закупочных контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ обязано обмениваться документами в рамках электронного актирования (ЭА). До нововведения заказчикам и исполнителям / поставщикам / подрядчикам разрешалось обмениваться бумажными документами. Сейчас стороны контракта должны зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС) по закупкам и передавать сведения друг другу через неё. Приведём пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС, узнаем, кто обязательно должен участвовать в процедуре, и в чём её особенности.

Когда применяется электронное актирование?

Стоит отметить, что обмен документами по электронному актированию применяется выборочно. Для кого-то эта процедура необязательна, кто-то может подключиться к ней по желанию, а кто-то обязан неукоснительно её соблюдать. 

Кто может не подключаться к ЕИС?

Процедура необязательна для тех, кто участвует в закупках малого объёма. По п. 4 ч. 1 ст. 93 закона 44-ФЗ к ним относятся контракты при закупках у единственного поставщика на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. По п. 1 ч. 15 ст. 4 закона 223-ФЗ закупками малого объёма считаются контракты на сумму до 100 тыс. руб. Однако в случае, если выручка заказчика составляет 5 млрд руб. в год или более, для него закупками малого объёма будут считаться контракты до 500 тыс. руб. 

Кто может подключиться к ЕИС ЭА ЭДО по желанию?

Электронное актирование для поставщиков и заказчиков возможно по желанию в случаях, если сделка была заключена по срокам до 1 января 2022 года.

Для кого электронное актирование будет обязательным?

В обязательном порядке применение ЭДО в закупках необходимо, если контракт заключается на электронной площадке, а также, если это оборонный заказ, либо заказчик попал под санкции иностранных государств (ч. 13 ст. 94 закона 44-ФЗ).

Этапы ЭА

Электронное актирование на портале поставщиков проходит в несколько этапов:

 

Этап ЭА	Описание
Подготовка к приёмке документов	ЭА открывается только на этапе исполнения контракта. Доступ к процедуре даётся заказчиком. Для конкретного исполнителя / поставщика / подрядчика открываются возможности системы для создания различных документов, от договоров до электронных актов. В случае, если документы будет подписывать не генеральный директор компании или не сам ИП, а некий уполномоченный сотрудник (например, контрактный управляющий), ему придётся подгрузить в систему доверенность.
Заполнение электронного акта	Документ о приёмке можно подгрузить в ЕИС из сторонних систем в формате xml или зайти в раздел «Исполнение контрактов» и выбрать в тендерной карточке электронный акт.  Что нужно прописать в документе? Идентификационный код закупки. Стоимость оказанных услуг, выполненных работ или поставленных товаров (цена указывается за единицу продукции). Адрес местонахождения и наименование заказчика. Количество полученных услуг, работ или товаров. Наименование закупочного объекта. Страна происхождения продукции. Данные о поставщике, подрядчике или исполнителе. Место выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров, а также их наименования. Уже через час документ о приёмке, оформленный в ЕИС, будет у заказчика. Система учитывает часовые пояса сторон контракта. У заказчика будет 20 рабочих дней, чтобы дать обратную связь по электронному акту. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью.
Корректировка документа о приёмке	Если документы в электронном актировании верны, то заказчик их подписывает. Если нет, то корректировки происходят следующим образом: Заказчик заполняет уведомление об уточнении и направляет его исполнителю, подрядчику или поставщику с перечнем того, что нужно исправить. Это может быть исправление опечаток или добавление отсутствующей позиции. Поставщик, подрядчик или исполнитель вносит коррективы в документ и отправляет его на повторное согласование, подписав его электронной подписью. Заказчик также подписывает исправленный документ. В ЕИС загружается скорректированная версия электронного акта.

 

ЕИС ЭА ЭДО удобно тем, что можно быстро обмениваться документами с контрагентами, не опасаться, что их скорректируют без ведома какой-то из сторон контракта, поскольку они защищены от изменений электронными подписями. Сервис СФЕРА Курьер от СберКорус позволяет быстро настроить маршруты согласования электронных документов, передавать информацию контрагентам, использующим системы других операторов ЭДО, без дополнительных затрат на роуминг. 

О чём ещё нужно знать?

Заполняя документы в рамках электронного актирования, нужно знать:

1. Для участников закупок из сферы строительства установлены специальные формы документов. Это связано с тем, что при возведении зданий, сооружений или объектов инфраструктуры заказчику нужно принимать большое количество выполненных задач. ЕИС позволяет загружать сметы, акты, счета-фактуры и иные формы документов из внешних учётных или бухгалтерских систем. 

2. Допускается подписание нескольких документов о приёмке в рамках одного этапа, например, в случае, если нельзя определить точное количество поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ, или если проводились торги по заявкам заказчика (письмо Казначейства России № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года).

3. Стоимость контракта округляется до второго знака после запятой (письмо Минфина РФ № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года). 

Что такое электронное актирование

Электронное актирование — это обмен закрывающими документами через Единую информационную систему госзакупок, ЕИС. Не стоит путать это понятие с традиционным документооборотом в электронной форме, при котором создают документ во внешней системе, например в 1С, или сканируют оригинал документа и направляют контрагенту.

При электронном актировании документы формируют прямо в ЕИС и там же их подписывают с помощью квалифицированной электронной подписи.

Для чего ввели электронное актирование

Электронное актирование упрощает и ускоряет обмен закрывающими документами и избавляет поставщиков и заказчиков от бумажной волокиты.

Поставщики могут быстрее получить оплату. Срок оплаты контракта отсчитывают с даты подписания закрывающих документов. Чем быстрее заказчик согласует и подпишет акт выполненных работ, тем быстрее поставщик получит оплату. Обмен электронными документами происходит в разы быстрее, чем бумажными, а значит, и оплату поставщик может получить быстрее.

Данные госконтрактов в сохранности. Все документы хранятся в ЕИС, их практически невозможно потерять.

Стало проще собирать документы для отчетности. Отчеты для налоговой и бухучета можно сформировать и скачать в ЕИС.

Когда применяют электронное актирование

Участники закупок обязаны применять электронное актирование, если работают в рамках контракта по 44-ФЗ — при электронных конкурентных торгах любого размера и закупках у единственного поставщика до 3 млн рублей.

Электронное актирование не применяют:

• в закупках малого объема до 600 тысяч рублей;
• в закупках отдельных заказчиков, которые утверждены правительственным перечнем, — в основном силовых ведомств;
• в закупках по 223-ФЗ и коммерческих тендерах.

Как происходит подписание электронных актов

Закрывающие акты обязан сформировать поставщик. Для этого в ЕИС есть специальная форма, которую поставщик заполняет, подписывает и направляет заказчику, когда выполнен контракт или отдельный его этап.

Чтобы сформировать акт, нужно соблюсти два условия:

• контракт находится в стадии исполнения;
• у пользователя есть права на работу с закрывающими документами. Проверить, есть ли такие права у конкретного пользователя, можно в личном кабинете в ЕИС, в разделе «Администрирование». Право работать с актами может дать сотрудник с уровнем доступа «Руководитель» или «Администратор», например гендиректор компании-поставщика.

Дальше пошагово рассказываем, как сформировать новый закрывающий документ в ЕИС, какие поля заполнять обязательно, а какие можно пропустить.

Как создать новый документ о приемке

Перейдите в раздел «Исполнение контрактов», выберите контракт со статусом «Исполнение», а затем — «Создать документ о приемке». Это универсальный закрывающий документ, он подходит поставщикам, которые не платят НДС.

Если вы — плательщик НДС, нужно дополнительно к универсальному документу о приемке сформировать счет-фактуру, для этого в том же меню выберите пункт «Создать счет-фактуру». Счет-фактура формируется аналогично документу о приемке, поэтому отдельно рассказывать, как заполнить форму, мы не будем.

Вы можете загрузить готовый акт приемки из вашей системы бухгалтерского учета в формате XML. Просто выберите пункт «Загрузить документ из файла».

Некоторые поля документов заполняются автоматически, например информация о контракте и контрагентах. Проверьте эти поля, чтобы не было ошибок и неточностей.

Шаг 1. Заполнить общую информацию

На шаге «Общая информация» в форму акта автоматически подгружаются из ЕИС сведения о госконтракте. Кое-что можно дополнить вручную: например, изменить номер и дату составления документа.

Чтобы сформировать универсальный закрывающий документ, нужно заполнить такую форму в ЕИС

Разберемся, как заполнять общую информацию при подготовке закрывающего документа.

Поля «Номер контракта», «Дата заключения контракта» и «Идентификатор контрагента» заполняются автоматически.

«Указать отраслевую специализацию». Для строительных контрактов и поставок лекарственных препаратов закрывающие документы немного отличаются. Передвиньте ползунок, если у вас контракт в одной из отраслей. А если из любой другой отрасли, ползунок не нужно трогать.

«Идентификационный номер закупки», заполняется автоматически.

«Включить формирование счета-фактуры в документ о приемке». Подвиньте ползунок, если вы представляете ИП или компанию на УСН и отдельный счет-фактура вам не нужен.

«Наименование документа, определенное организацией». Укажите название документа, который формируете. Это название обычно согласуют с заказчиком. Например, это может быть «Документ об отгрузке товаров», как на иллюстрации выше.

«Наименование поставщика», заполняется автоматически.

«Без номера». По умолчанию документу присваивается номер. Чтобы сформировать документ без номера, подвиньте ползунок вправо.

«Порядковый номер документа». Впишите нужный номер документа.

«Дата составления документа о приемке» проставляется автоматически. Можно ввести другую дату, но только будущую, прошедшие даты использовать не получится.

Шаг 2. Заполнить информацию о контрагентах

На шаге «Контрагенты» поставщик проверяет и заполняет недостающую информацию о своей организации во вкладке «Поставщик».

Если товар доставляет сторонняя транспортная компания, она, скорее всего, отвечает за сохранность груза. Чтобы указать ответственность за перевозку товара, во вкладке «Перевозчик» можно заполнить информацию о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике.

Если поставщик не привлекал к работе перевозчиков или перевозка вообще не требовалась, эту вкладку можно не заполнять.

Поставщик заполняет информацию о себе, о заказчике ничего писать не нужно — он сам заполнит форму, когда получит документ на подпись

Шаг 3. Заполнить информацию о поставленных товарах, работах или услугах

Информацию на шаге «Товары, работы, услуги» поставщик подгружает вручную из внутреннего каталога ЕИС, его называют КТРУ — каталог товаров, работ и услуг.

В каталоге перечислены различные товары, услуги и работы, которые могут понадобиться госучреждениям. Для каждой позиции указан код и подробный набор технических характеристик. Бренды товаров в каталоге ТРУ не используют.

Пример услуги в каталоге ТРУ: перевозка детей в границах города до 8 и до 10 человек — это две разные позиции в каталоге

Чтобы добавить позицию в акт приемки, нажмите «Добавить» и найдите в каталоге поставленный товар, выполненную работу или предоставленную услугу по коду

За раз можно добавить одну позицию. То есть, если по контракту поставили 10 товаров, нужно будет 10 раз нажать кнопку «Добавить» и выбрать нужный код.

Для документа о приемке со специализацией «Строительство» этот шаг не отображается.

Шаг 4. Заполнить информацию об исполнении обязательств

На шаге «Факт передачи товаров, работ, услуг» обязательно заполните строку «Содержание операции». Просто выберите одну из трех формулировок: «Товары переданы», «Услуги оказаны» или «Работы выполнены».

Дату передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг тоже нужно заполнить вручную.

Если контракт выполняется в несколько этапов, есть возможность указать период поставки: данные нужно заполнить так же, как указано в контракте

Шаг 5. Добавить информацию о подписантах

На шаге «Подписанты» поставщик добавляет информацию о сотрудниках, которые подписывают документ о приемке. Это может быть директор компании или ИП.

Чтобы добавить сотрудников на подпись, нужно нажать кнопку «Добавить» и выбрать из списка

Шаг 6. Прикрепить дополнительные документы

На шаге «Дополнительные документы» добавляют документы, которые нужны по условиям контракта, но не требуют подписи заказчика. Например, сертификаты на товар или заключение Минпромторга.

На этом шаге нужно прикрепить счет на оплату

Шаг 7. Подписать документ

На шаге «Подписание» проверьте информацию в документе о приемке. Вся информация, которую вы добавили на предыдущих вкладках, здесь отображается в печатной форме и формате XML.

Если заметили неточности или ошибки, их можно исправить в любой момент до отправки. Чтобы исправить ошибку, нужно перейти на шаг, где она допущена, и отредактировать информацию.

Если все заполнено верно, поставьте галочку согласия на подписание и нажмите кнопку «Подписать». После этого документ будет направлен заказчику, чтобы тот его проверил и подписал.

Когда заказчик подпишет акт, у документа будет статус «Принят».

Чтобы подписать документ, понадобится квалифицированная электронная подпись

Что делать, если заказчик не подписал документ о приемке

Заказчик может вернуть документ о приемке без подписи. В этом случае документу будет присвоен статус «Отказ в приемке».

Причин для отказа может быть две:

1. Претензии к оформлению. Все претензии или недочеты заказчик укажет в самом документе. Например, поставщик неправильно заполнил общую информацию. Останется исправить ошибки и направить акт приемки через ЕИС повторно. Отправлять заказчику корректный вариант документа обязательно, без него заказчик не сможет оплатить поставку.
2. Претензии к товарам, работам или услугам. Заказчик должен объяснить, почему отказано в приемке или принята только часть ТРУ. Например, если часть поставленного товара не соответствует техническому заданию, заказчик укажет, какой товар не подходит по параметрам. После того как поставщик выяснит, что не так, он должен устранить недостатки или поставить недостающий товар и направить новый электронный акт в ЕИС.

Если заказчик принял товары, работы или услуги частично, оформляют корректировочный акт и отмечают фактический объем поставки. Корректировочный документ — это отдельный документ, он оформляется аналогично основному акту. Чтобы его оформить, нужно в разделе «Исполнение контрактов» выбрать пункт «Создать корректировочный документ». Отменять или как-то менять основной документ о приемке не нужно.

С 2022 года участникам электронных закупок необходимо закрывать контракты через единую информационную систему (ЕИС). У поставщиков возникает много вопросов. Рассмотрим порядок электронного актирования и разберём нюансы цифровизации закупок.

Понятие электронного актирования

Электронное актирование (ЭА) – обмен на этапе исполнения контракта электронными документами между поставщиками и госзаказчиками.

Если раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) передавали бумажные документы, то с января 2022 года процесс приёмки стал электронным.

Рекомендуйте сервисы Контура и зарабатывайте, станьте Реферальным партнером крупной IT-компании!

Теперь при поставке ТРУ поставщик формирует в ЕИС первичный документ о приёмке, а заказчик проверяет товар, подтверждает приёмку и оплачивает контракт.

На практике, чтобы подтвердить приёмку, нужно оформить закрывающие документы: электронный акт и счёт-фактуру.

Сфера применения электронной приёмки

С 2022 года все участники, заключившие контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых, обязаны применять ЭА.

Исключение:

• закрытые закупки силовых структур, перечень которых устанавливается Правительством РФ (п. 5 ч. 11 ст. 24 ФЗ от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – «Закон № 44-ФЗ»)
• закупки малого объёма — подробнее об этом можно посмотреть в статье «Как работать на портале ЕАИСТ 2.0»

Согласно п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ, заказчик обязан указать в проекте контракта, что применяется электронный порядок приёмки. Поставщик при этом не может отказаться от данного способа обмена документами.

Контур.Призма — управление рисками по 115-ФЗ, заключайте только безопасные сделки с контрагентами и соблюдайте требования закона.

Заказчики вправе применять ЭА в закупках, которые были опубликованы в ЕИС до 1 января 2022 года. Данное право распространяется и на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых включаются в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере гособороны по п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ (распоряжение Правительства РФ от 30 октября 2021 г. № 3095).

Обязательное применение с января 2022 года	Право на применение	Не применяется
Во всех электронных закупках, за исключением контрактов, заключенных по п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ	в контрактах, которые заключены по извещениям до 1 января 2022 года в закрытых электронных закупках по п. 5 ч.11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ в контрактах с единственным поставщиком, сведения о которых заносятся в реестр контрактов	В закупках малого объёма

Этапы электронного актирования

Подготовка к приёмке

Доступ к ЭА в ЕИС можно открыть только на этапе исполнения контракта — это задача заказчика. После того как доступ открыт, поставщик может формировать документы о приёмке. Как правило, на практике это происходит параллельно с доставкой.

Перед оформлением документов необходимо проверить настройки доступа. В разделе «Администрирование» должны быть активированы права на просмотр договоров, создание документов о приёмке и доверенности на подписание актов (при необходимости).

Заполнение документа о приёмке

В роликах ЕИС можно найти подробные инструкции по ЭА.

Рассмотрим основные этапы.

1. Поиск документа

В личном кабинете ЕИС в разделе «Исполнение контрактов» найдите нужный контракт. В карточке контракта выберите документ о приёмке (электронный акт). Можно загрузить документы из внешних систем (формат xml).

1. Заполнение документа

Документ будет уже частично заполнен. Нужно добавить недостающие данные о компании, ТРУ и факте их передачи.

Документ о приёмке ТРУ содержит:

• идентификационный код закупки (ИКЗ)
• наименование и местонахождение заказчика
• наименование объекта закупки
• реквизиты поставщика
• наименование ТРУ, адрес их поставки
• страну происхождения товара
• количество поставленного товара, объём выполненных работ, оказанных услуг
• общую стоимость выполненных обязательств, цену за единицу товара
• другую информацию, не противоречащую единой форме

К электронному акту допускается приложить документы, являющиеся его неотъемлемой частью. Однако, если в таких документах информация отличается от сведений, указанных в акте, приоритет имеет электронный акт.

1. Подписание и отправление документа

Акт подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа система автоматически отправит его заказчику. Документ считается поступившим заказчику на дату размещения его в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.

Получение ответа от заказчика

Заказчик обязан проверить поставленные ТРУ и направить ответ в сроки, указанные в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днём поступления документа о приёмке.

Варианты действий заказчика:

1. Полная приёмка ТРУ и подписание акта в ЕИС. Срок оплаты по контракту отсчитывается с даты подписания акта.
2. Частичная приёмка ТРУ. Поставщику необходимо сформировать на принятую часть заказа корректировочный документ, подписать его и отправить заказчику (действия те же, что и при направлении документа о приёмке). Корректировочный документ понадобится, если стороны заключили доп. соглашение об изменении ранее установленной цены и в реестре контрактов есть информация о соглашении.
3. Направление мотивированного отказа от приёмки с указанием в документе причин. После этого поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Особенности ЭА

Процедура актирования появилась не так давно. Пока не всё её нюансы урегулированы. С разъяснениями неоднозначных моментов выступили различные ведомства.

Выделим основные из них.

1. Единые правила оформления документов

Письмо Минфина РФ от 11 января 2022 г. № 24-03-05/396: необходимо оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры по единым правилам. Стоимостные показатели округляются до 2-го десятичного знака после запятой.

1. Подписание нескольких актов на одном этапе

Письмо Федерального казначейства от 08 февраля 2022 г. № 14-00-05/2543: в отдельных случаях допускается формировать и подписывать несколько актов о приёмке на одном этапе исполнения контракта.

Например, при закупках по заявкам заказчика или в закупках, в которых невозможно определить количество или объём поставляемых ТРУ (ч. 24 ст. 22 Закона № 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть.

1. Облегчение актирования и формы актов в отдельных сферах деятельности

Зачастую в строительстве принимается большое количество разнообразных работ и конструктивных элементов — количество позиций может доходить до тысячи. Вручную заполнить такую электронную форму будет очень долго и неудобно.

Согласно письму Федерального казначейства от 13 сентября 2021 г. № 07-04-05/14-21918, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами для облегчения процесса ЭА в строительной сфере. Сервис обрабатывает сметы из других программ, после чего переводит их в ЕИС для дальнейшего подписания, а после отправляет их заказчику. В ЕИС можно найти форматы, схемы, порядок функционирования сервиса и его технические особенности.

Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ:

• по строительству автодорог (письмо Минтранса РФ № от 27 декабря 2021 г. № Д2/32814-ИС)
• объектов капитального строительства (письмо Минстроя РФ от 30 декабря 2021 г. № 58202-СМ/09).

Преимущества и недостатки электронного актирования

Преимущества ЭА	Недостатки ЭА
уменьшается объём бумажного документооборота можно быстрее получить оплату по контрактам ниже риск потерять важные документы упрощается подготовка отчётности: для бухучёта и налоговой используются документы из ЕИС	не допускается использовать типовые условия контрактов сложный процесс редактирования ошибок в первичных документах требуется приобретать электронную цифровую подпись для всех ответственных за приёмку сотрудников и настраивать для них доступ

Только практика сможет показать, действительно ли электронная приёмка упростила взаимодействие заказчиков и поставщиков. Процедура ещё будет совершенствоваться.

Электронное актирование в широком смысле подразумевает обмен электронными документами между заказчиками и поставщиками (подрядчиками, исполнителями) на этапе исполнения контракта. До 1 января 2022 года заказчик и поставщик при осуществлении приёмки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг обменивались бумажными документами. С 1 января 2022 приёмка проводится с оформлением электронных документов через ЕИС. Расскажем, как это происходит.

Что такое электронное актирование

Актирование — это составление акта, который фиксирует какое-то событие, действие или сделку. Акт может быть составлен в различных областях, например, в юридической сфере, где акты используются для подтверждения фактов и договорённостей, в бухгалтерском учёте — для фиксации проведённых работ или полученных товаров, а также в других областях, где необходимо официально зафиксировать какое-то действие или событие.

Электронное актирование, в свою очередь, позволяет составлять акты в электронном виде, что удобно для дистанционной работы и быстрой обработки документации.

Федеральный закон № 44-ФЗ определяет порядок проведения государственных и муниципальных закупок в России и включает в себя требования по применению электронного актирования.

Согласно закону № 44-ФЗ, при проведении государственных и муниципальных закупок, документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через специальную электронную систему.

Для этих целей применяется ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) — онлайн-сервис, созданный для автоматизации процессов государственных и муниципальных закупок в России. В рамках ЕИС также используется электронное актирование.

Электронное актирование по 44-ФЗ в ЕИС представляет собой процедуру оформления акта выполненных работ или оказанных услуг в электронном виде с использованием электронной подписи. Акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (заказчиком и поставщиком), после чего он отправляется на проверку и регистрацию в ЕИС

Электронное актирование в ЕИС упрощает и ускоряет процедуру оформления и подписания актов, что является важным элементом эффективного управления государственными и муниципальными закупками в России.

Для кого электронная приёмка обязательна

Обязательное электронное актирование применяется с 2022 года. Приёмка в электронной форме обязательна для всех поставщиков, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение составляют закрытые закупки силовых структур и закупки малого объёма. Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приёмки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ), а поставщик не может отказаться от такого способа обмена документами.

Законом о контрактной системе предусмотрены случаи когда электронная приёмка – это обязанность заказчика и когда – право.

Обязательно применяется	Может применяться по желанию заказчика	Не применяется
При исполнении контракта, заключённого по результатам проведения электронных процедур По контрактам с единственным поставщиком по новым основаниям (по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ) (ч.1 и 2 ст.15 Закона № 46-ФЗ в ред. 104-ФЗ). По контрактам с единственным поставщиком (п. 5.1 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе, ч.3 ст. 22 Закона № 46-ФЗ в ред. 104-ФЗ).	В контрактах, заключённых по извещениям до 1 января 2022. В закрытых электронных тендерах по п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ. В контрактах с единственным поставщиком, сведения о которых включают в реестр контрактов.	В закупках малого объёма.

Электронное актирование: пошаговая инструкция

Как же образом осуществляется электронное актирование? Инструкция включает в себя следующие шаги:

1. Зарегистрируйтесь на ЕИС и получите электронную подпись (ЭП).
2. Подготовьте акт выполненных работ или оказанных услуг в соответствии с договором.
3. Подпишите акт ЭП и отправьте его в ЕИС на проверку и регистрацию.
4. Ожидайте подтверждения от заказчика. Если акт отклонён, внесите необходимые изменения и отправьте его снова на проверку.
5. Если акт подтверждён, сохраните его копию в вашем личном кабинете на ЕИС.

Это базовая инструкция, и процедура может отличаться в зависимости от конкретных условий вашей сделки и требований заказчика.

Подписание электронного акта о приёмке товаров, работ, услуг происходит в несколько этапов.

Подготовка к приёмке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. Затем поставщик может формировать документы о приёмке. У поставщика должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приёмке. Если документ заполняет и подписывает не ИП или руководитель организации, а уполномоченный сотрудник, ему нужна доверенность на подписание актов.

Заполнение документа о приёмке

Для того чтобы заполнить электронный документ о приёмке, нужно зайти в личный кабинет ЕИС и перейти в раздел «Исполнение контрактов». Затем в карточке контракта выбрать документ о приёмке (электронный акт) или загрузить его из внешних систем — файл должен быть в формате xml.

Частично документ будет уже заполнен. В него следует добавить недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.

В документе о приёмке должны быть указаны:

• идентификационный код закупки (ИКЗ);
• название и местонахождение заказчика;
• наименование объекта закупки;
• реквизиты поставщика;
• наименование ТРУ и место их поставки;
• страна происхождения товара;
• количество поставленного товара, объём выполненных работ и оказанных услуг;
• стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара.

При электронном актировании акт подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа ЕИС передаст документ заказчику. Временем получения будет дата его размещения в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.

Электронное актирование в ЕИС: сроки

В течение 20 рабочих дней после поступления документа о приёмке заказчик должен его рассмотреть.

Если все данные в документах в порядке и ТРУ поставлены в полном объёме, заказчик заполняет электронный акт о полной приёмке и подписывает его в ЕИС. С даты подписания акта будет отсчитываться срок оплаты по контракту.

Если в оформлении документов есть опечатки или другие неточности, заказчик заполняет уведомление об уточнении, и поставщик вносит соответствующие правки.

Внесение исправлений в документ о приёмке, оформленный в соответствии с ч. 13 ст. 94, включает в себя следующие шаги:

• формирование документа с исправленными данными;
• подписание его УКЭП лиц, имеющих право действовать от имени поставщика и заказчика;
• размещение в ЕИС исправленного документа о приёмке.

Заказчик может принять ТРУ частично. Тогда поставщик формирует корректировочный документ на принятую часть, подписывает его и направляет заказчику.

Кроме частичной приёмки, корректировочный документ составляют в случае, если стороны заключили допсоглашение об изменении существенных условий контракта (например, цены, количества ТРУ, ставки или суммы НДС).

Если заказчик не принимает ТРУ, то он должен направить мотивированный отказ от приёмки — в документе должны быть указаны причины. Поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Особенности электронного актирования

Единые правила оформления

Оформлять первичные учётные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой. Такую позицию высказал Минфин в письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года.

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе

В своём письме № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года федеральное казначейство сообщает, что в ряде случаев можно формировать и подписывать несколько документов о приёмке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объём поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ).

Формы актов в отдельных сферах деятельности

В строительстве обычно принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов, и в документах может быть до нескольких тысяч позиций. Вносить каждую из них в электронный акт неудобно. Поэтому в ЕИС работает сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами. Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС.

Кроме того, есть рекомендованные формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № Д2/32814-ИС от 27 декабря 2021 года) и объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021 года). В соответствии с письмом Росреестра №20-02798/21@ от 28 декабря 2021 года продавцы жилых помещений, застройщики и заказчики по контрактам — приобретатели жилых помещений обязаны формировать и подписывать документ о приёмке в ЕИС в сфере закупок с применением установленных в ЕИС форматов. Основанием для оплаты по таким контрактам будет являться подписанный сторонами контракта в ЕИС электронный документ о приёмке.