Электронное актирование в еис пошаговая инструкция для поставщика

Для всех участников закупок обязательна электронная приемка по 44-ФЗ с 2022 года. Теперь заказчики и поставщики обмениваются документами в Единой информационной системе. Электронное актирование проводится по особым правилам.

Когда применяют электронное актирование

В Федеральной контрактной системе разъясняется, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ — да, электронное актирование в Единой информационной системе обязательно при исполнении контрактов, которые заключили по результатам электронных процедур (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Даже если заказчик проводил закрытые торги в электронном виде, он обязан организовать электроприемку.

В Федеральной контрактной системе описаны случаи, когда обязательна электронная приемка товара в ЕИС при закупках товаров, работ и услуг у единственного поставщика:

• если проводите закупку до 3 000 000 рублей на ЭТП (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ). Торги на ЭТП — это электронные закупки, а для них обязательно электроактирование;
• если электропроцедура не состоялась, и заказчик заключает контракт с единственным поставщиком (п. 24, 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ). Такое соглашение заключают на условиях, указанных в извещении. А в каждом проекте контракта и извещении в ЕИС, которые публикуются в ЕИС, указывается требование об электроактировании — оно переносится в госконтракт с единственным поставщиком (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 44-ФЗ);
• по решению правительства или высшего исполнительного органа в регионе (ч. 1, 2, 5 ст. 15 46-ФЗ от 08.03.2022). Но это правило действует только до 31.12.2022.

В каждый госконтракт надо включить условие об электроактировании. Пример, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС в проекте контракта:

Но есть случаи, когда документы приемки не публикуются в ЕИС:

• когда закупаются товары, работы и услуги у единственного поставщика по п. 2, 3, 4, 6, 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
• когда заказчиками выступают правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ);
• когда при проведении закупок учитывают особенности неразмещения информации в ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).

Как работать поставщикам

Приведем пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС для поставщиков, подрядчиков и исполнителей госконтрактов.

Шаг 1. Поставщик формирует электронный документ о приемке в Единой информационной системе. Его надо сделать в срок, прописанный в госконтракте. В документ включают ряд обязательных сведений (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ):

• о заказчике;
• о поставщике;
• о закупке (ИКЗ);
• о результатах исполнения госконтракта: наименование товаров, работ, услуг, страна происхождения, количественные и стоимостные показатели.

Но есть случаи, когда документы приемки не публикуются в ЕИС:

• когда закупаются товары, работы и услуги у единственного поставщика по п. 2, 3, 4, 6, 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. 7, 24, 45, 52, 56 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
• когда заказчиками выступают правоохранительные органы, органы государственной охраны и обороны (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ);
• когда при проведении закупок учитывают особенности неразмещения информации в ЕИС (ч. 1 ст. 111 44-ФЗ).

Как работать поставщикам

Приведем пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС для поставщиков, подрядчиков и исполнителей госконтрактов.

Шаг 1. Поставщик формирует электронный документ о приемке в Единой информационной системе. Его надо сделать в срок, прописанный в госконтракте. В документ включают ряд обязательных сведений (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ):

• о заказчике;
• о поставщике;
• о закупке (ИКЗ);
• о результатах исполнения госконтракта: наименование товаров, работ, услуг, страна происхождения, количественные и стоимостные показатели.

К приемочным регистрам прикладывают документы, которые являются их неотъемлемой частью (если они есть). Но если информация в приложениях противоречит электродокументу приемки, приоритет отдают электронным актам (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

К приемочным регистрам прикладывают документы, которые являются их неотъемлемой частью (если они есть). Но если информация в приложениях противоречит электродокументу приемки, приоритет отдают электронным актам (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Вот видеоинструкция об особенностях работы с электронным актированием из-за разницы форматов закрывающих документов ФНС и ЕИС.

Шаг 2. Поставщик подписывает электродокумент своей электронной подписью и отправляет его заказчику. Документы подписывают только уполномоченные лица, которым назначено такое полномочие администратором организации в Единой информационной системе. Администратором обычно назначается руководитель компании.

Если не знаете, как настроить права для подписания электродокументов, посмотрите пользовательскую инструкцию. Перейдите в раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Руководства пользователей» — «Руководство по регистрации» — «Регистрация организаций и пользователей».

Если не знаете, как настроить права для подписания электродокументов, посмотрите пользовательскую инструкцию. Перейдите в раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Руководства пользователей» — «Руководство по регистрации» — «Регистрация организаций и пользователей».

Шаг 3. Если после обработки документов заказчиком нужна корректировка, поставщик вносит все необходимые исправления. Приемочные электродокументы исправляют в ЕИС (ч. 14 ст. 93 44-ФЗ). Поставщики вносят коррективы и подписывают регистр, затем направляют его заказчику для согласования.

Приемочные регистры исправляют двумя способами (письмо Федерального казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):

1. Если ошибки несущественные, то вносят правки. Исправить несущественные условия разрешают и до, и после подписания электродокумента.
2. Если ошибки значительные и меняются существенные условия контракта, то формируют корректировочный документ. То есть если меняется стоимость или количество товара, просто исправить акт не получится. Понадобится корректировочный документ приемки: его формируют, если есть официальный документ-основание. И в таких случаях требуется дополнительное соглашение об изменении существенных условий госконтракта.

Приемочные регистры исправляют двумя способами (письмо Федерального казначейства № 14-00-05/2543 от 08.02.2022):

1. Если ошибки несущественные, то вносят правки. Исправить несущественные условия разрешают и до, и после подписания электродокумента.
2. Если ошибки значительные и меняются существенные условия контракта, то формируют корректировочный документ. То есть если меняется стоимость или количество товара, просто исправить акт не получится. Понадобится корректировочный документ приемки: его формируют, если есть официальный документ-основание. И в таких случаях требуется дополнительное соглашение об изменении существенных условий госконтракта.

Как заказчику принять электродокумент

А теперь — инструкция для заказчика по электронной приемке в ЕИС с 01.01.2022.

После того как контрагент подпишет электродокумент, оператор направляет его заказчику. Файл доставят в течение одного часа с момента размещения в Единой информационной системе. Дата поступления — дата размещения в ЕИС (п. 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Ответственный сотрудник переходит в личный кабинет для электронной приемки в ЕИС и начинает проверять электродокумент.

Рассмотреть, подписать и опубликовать акт в системе надо в срок, который прописан в контракте, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления.

Рассмотреть, подписать и опубликовать акт в системе надо в срок, который прописан в контракте, но не позднее 20 рабочих дней после его поступления.

Если приемкой занимается комиссия, то порядок такой (п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ):

1. Члены комиссии подписывают электродокумент или формируют мотивированный отказ от подписания. Если в комиссии участвуют только работники заказчика, они подписывают акты только усиленными электронными подписями. Если в комиссию привлекли сторонних специалистов, подписание производится без ЭП.
2. Заказчик подписывает приемочный электродокумент и публикует его в ЕИС. Если комиссия подписывала бумажный регистр, его сканируют и прикладывают к публикуемому акту.

Все это надо сделать в течение 20 дней после получения электродокумента. Как только акт подпишут и опубликуют, он автоматически отправится поставщику. Дата приемки — дата размещения в ЕИС приемочного документа, который подписал заказчик (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Все это надо сделать в течение 20 дней после получения электродокумента. Как только акт подпишут и опубликуют, он автоматически отправится поставщику. Дата приемки — дата размещения в ЕИС приемочного документа, который подписал заказчик (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Если заказчик отказывается принимать товар

Выделяют:

• полную приемку — когда заказчик принимает все товары, работы и услуги, которые получил от поставщика;
• частичную приемку — когда принимают только часть товара, а от другой отказываются из-за выявленных несоответствий;
• отказ от приемки — когда заказчик полностью отказывается от поставки из-за нарушений условий госконтракта.

В ч. 13 ст. 94 44-ФЗ указано, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС, — подписать акт или отказаться от подписания, разместив в системе мотивированный отказ и указав его причины (п. 4 ч. 13 ст. 94). В приемке отказывают, если выявили недостатки товаров, работ, услуг или несоответствия характеристикам и условиям, прописанным в контракте.

Допускается только мотивированный отказ (ч. 7, пп. «б» п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). К примеру, если поставили товар в меньшем количестве и в другом ассортименте (п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468 ГК РФ). Бланк отказа не унифицирован, составьте его в произвольном виде.

Заказчик оформляет отказ только в письменной форме. Его подписывают члены комиссии (если она создавалась для приемки) и руководитель заказчика. В электродокументе, который создают для мотивировочного отказа в ЕИС, отражают:

• реквизиты госконтракта;
• характеристики товаров, работ, услуг, комплектность и количество непринятой продукции, другие существенные причины для отказа;
• факт проведения экспертизы;
• наличие претензий, нарушений и недостатков при приемке;
• сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
• возможность и сроки для исправления нарушений.

Электронный отказ направляют в срок, который прописан в контракте для приемки, но не позднее 20 рабочих дней. Поставщик вправе устранить нарушения и отправить приемочный акт повторно (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Заказчик оформляет отказ только в письменной форме. Его подписывают члены комиссии (если она создавалась для приемки) и руководитель заказчика. В электродокументе, который создают для мотивировочного отказа в ЕИС, отражают:

• реквизиты госконтракта;
• характеристики товаров, работ, услуг, комплектность и количество непринятой продукции, другие существенные причины для отказа;
• факт проведения экспертизы;
• наличие претензий, нарушений и недостатков при приемке;
• сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
• возможность и сроки для исправления нарушений.

Электронный отказ направляют в срок, который прописан в контракте для приемки, но не позднее 20 рабочих дней. Поставщик вправе устранить нарушения и отправить приемочный акт повторно (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Дальше стороны действуют так:

1. Если исполнитель устранил все замечания, заказчик принимает товар, работу или услугу и подписывает регистры электронного актирования.
2. Если нарушения не устранены, заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке. Но только если такая возможность прописана в госконтракте (ч. 9 ст. 95 44-ФЗ).

Какие проблемы возникают при электроактировании

Электроприемку постепенно вводили для федеральных организаций, но теперь электронная приемка и электронное актирование в ЕИС (с 01.01.2022) обязательна для всех. Но пользователи уже сформировали перечень основных проблем, которые возникают при работе с электродокументами. Вот они:

• не загружается личный кабинет;
• система блокирует подписание актов;
• не отображается ИНН контрагента и в результате не заполняется нужная вкладка;
• сопроводительные документы, которые прикрепил пользователь, препятствуют подписанию акта и прохождению контроля;
• в результате контроля отражаются ошибки, которых фактически нет.

Кроме того, стали появляться сложности с добавлением ТРУ на вкладке «Товары, работы, услуги». После нажатия кнопки «Добавить» не отображается выбор позиций, которые перечислены в госконтракте. Обычно такая проблема возникает, если в информации о контракте установлен признак «Невозможно указать сведения о количестве товара, работы, услуги».

Поскольку функция электроактирования в ЕИС появилась сравнительно недавно, не все процессы по формированию, подписанию и отправке приемочной документации отработаны на практике. Если возникли проблемы при электроактировании, пошагово проверьте документ на корректность показателей. Если все заполнили правильно, и все сведения соответствуют условиям госконтракта, обратитесь в техническую поддержку Единой информационной системы.

Отправим материал Вам на почту

Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция для поставщика и заказчика

Отправим материал Вам на почту

Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция для поставщика и заказчика

Когда применять электронное актирование

По 44-ФЗ, электронное актирование — это приемка документов заказа в электронном виде через Единую информационную систему. Заказчики и поставщики пользуются функционалом ЕИС при приемке товара с января 2020 года. Приемочные документы, которые созданы в Единой информационной системе в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном письме Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Для некоторых заказчиков электроприемка обязательна с 2021 года. В Распоряжении Правительства № 1659-р от 18.06.2021 утвердили перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которых, как получателей денег из федбюджета, обязали проводить электроприемку. Обязательное электронное актирование распространили и на подведомственных этим ГРБС получателей бюджетных средств. Таким образом, 39 ведомств и их подведомственные учреждения принимают электродокументы уже с 2021 года.

А в 360-ФЗ от 02.07.2021 указано, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ в 2022 году, — да, с 01.01.2022 электроприемка стала обязательной для всех заказчиков и поставщиков. Но при условии, что торги провели онлайн.

Задачи актирования

Обязательная электронная приемка по 44-ФЗ с 2022 года призвана упростить работу госучреждений, поставщиков и контрольных ведомств. Оптимизация закупочного процесса и переход на электроактирование решают ряд задач:

• упрощение и ускорение согласования приемки;
• обеспечение своевременности оплаты;
• сокращение бумажного документооборота;
• снижение риска технических ошибок;
• обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
• возможность сбора статистических данных;
• оптимизация закупочного процесса;
• повышение прозрачности системы закупок.

Основные положения

Заказчик включает условие об электроактировании в контракт. Вот как в контракте прописать электронную приемку по 44-ФЗ заказчику:

Отправим материал Вам на почту

Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция для поставщика и заказчика

Отправим материал Вам на почту

Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция для поставщика и заказчика

Когда применять электронное актирование

По 44-ФЗ, электронное актирование — это приемка документов заказа в электронном виде через Единую информационную систему. Заказчики и поставщики пользуются функционалом ЕИС при приемке товара с января 2020 года. Приемочные документы, которые созданы в Единой информационной системе в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном письме Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Для некоторых заказчиков электроприемка обязательна с 2021 года. В Распоряжении Правительства № 1659-р от 18.06.2021 утвердили перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которых, как получателей денег из федбюджета, обязали проводить электроприемку. Обязательное электронное актирование распространили и на подведомственных этим ГРБС получателей бюджетных средств. Таким образом, 39 ведомств и их подведомственные учреждения принимают электродокументы уже с 2021 года.

А в 360-ФЗ от 02.07.2021 указано, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ в 2022 году, — да, с 01.01.2022 электроприемка стала обязательной для всех заказчиков и поставщиков. Но при условии, что торги провели онлайн.

Задачи актирования

Обязательная электронная приемка по 44-ФЗ с 2022 года призвана упростить работу госучреждений, поставщиков и контрольных ведомств. Оптимизация закупочного процесса и переход на электроактирование решают ряд задач:

• упрощение и ускорение согласования приемки;
• обеспечение своевременности оплаты;
• сокращение бумажного документооборота;
• снижение риска технических ошибок;
• обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
• возможность сбора статистических данных;
• оптимизация закупочного процесса;
• повышение прозрачности системы закупок.

Основные положения

Заказчик включает условие об электроактировании в контракт. Вот как в контракте прописать электронную приемку по 44-ФЗ заказчику:

Краткая инструкция, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС для заказчика:

1. Войти в личный кабинет ЕИС.
2. Перейти на вкладку «Исполнение».
3. Выбрать нужный контракт.
4. Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Общая схема электроприемки от Федерального казначейства:

Инструкция для поставщика

Актуальная пошаговая инструкция по электронному актированию в ЕИС для поставщика по 44-ФЗ:

Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.

Инструкция для поставщика

Актуальная пошаговая инструкция по электронному актированию в ЕИС для поставщика по 44-ФЗ:

Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.

Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор. При необходимости выбрать этап госконтракта. Нажать на кнопку «Создать документ о приемке». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Еще один способ, как поставщику заполнить электронный документ о приемке в ЕИС, — загрузить из файла актовый документ, корректировочный документ или их исправления.

Шаг 4. Подписать счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, товарную накладную, акт или другой электродокумент с помощью цифровой подписи. Для этого надо перейти в раздел «Исполнение контрактов» и выбрать пункт «Подписание документов» или подписать сформированный электродокумент напрямую. Направить подписанный файл в госучреждение.

44-ФЗ разъясняет, когда обязательная электронная приемка товара в ЕИС применяется участниками торгов, — с 01.01.2022 электроактирование стало обязательным для всех. С этого момента подписанный электродокумент юридически приравнивается к бумажному акту, заверенному собственноручно.

Шаг 5. Реализовать поставку.

Как заказчику принять электродокумент

Теперь пошаговая инструкция, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС по 44-ФЗ:

Шаг 1. Получаем электродокумент из личного кабинета поставщика. Работа с приемочной документацией ведется в реестре об исполнении контракта.

Заходим в контракт и выбираем нужный электродокумент.

Шаг 2. Рассматриваем электродокумент.

Заполняем нужные вкладки. К примеру, решение приемочной комиссии.

Шаг 3. При необходимости вносим исправления в акт. Нажимаем кнопку «Создать корректировку». Отобразится вкладка «Корректировка титула заказчика», вносим в нее необходимые исправления.

Шаг 4. Формируем уведомление об уточнении, если для электродокумента требуются такие уточнения.

Если получили мотивированный отказ от подписания, но не согласны с ним, подготовьте уведомление о намерении обжаловать отказ.

Шаг 5. Просматриваем печатную форму, подписываем и отправляем поставщику.

Шаг 6. Оплатить товар.

Шаг 7. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.

Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика, согласно положениям 360-ФЗ от 02.07.2021, — не позднее 20 рабочих дней.

Если заказчик отказывается принимать товар

При отказе госучреждения в приемке товара у поставщика есть два пути решения вопроса:

1. Исправить замечания — осуществить поставку в соответствии с условиями договора и заново направить заказчику акт посредством ЕИС.
2. Обжаловать действия госкомпании.

В случае, когда товары приняты частично:

Шаг 1. Откройте документ, который поступил от заказчика. В нем указана информация о причинах отказа.

Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика. А если не согласны, сформируйте уведомление о намерении обжаловать мотивированный отказ.

Шаг 3. Направьте корректировку или уведомление об обжаловании заказчику на утверждение. Согласуйте все исправления, подпишите окончательный акт. Реализуйте поставку.

Если товар не соответствует условиям контракта

Функционал Единой информационной системы обеспечивает электронную приемку и электронное актирование в ЕИС с 1 января 2022 года и позволяет оформить отказ от принятия товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ:

1. Вписать обоснование отказа в отношении каждого товара на этапе подготовки акта.
2. Приложить к отказу скан бумажного варианта, который содержит обоснование этого решения и подписи членов приемочной комиссии.
3. Утвердить эти документы ЭП и направить поставщику.

Если товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие — нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.

Возможные проблемы актирования

Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:

• не отображаются всплывающие окна;
• личный кабинет не загружается;
• отсутствует функция формирования документов в цифровой форме;
• система не дает заказчику подписать акт;
• некорректно отображен ИНН, в связи с чем система выдает ошибку;
• контроль выдает ошибку там, где ее нет;
• документы, которые заказчик добавляет к основному, препятствуют прохождению контроля;
• уведомления, которые направил поставщик, не отображаются у поставщика.

В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:

• грамотно и своевременно решить вопрос;
• собрать разработчикам информацию о проблемных участках системы и оптимизировать рабочий процесс.

Учитывайте, что проблемы в случае заполнения документов онлайн возникают и при:

• некорректной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для этого воспользуйтесь мастером настройки;
• отсутствии прав пользователя на просмотр договоров и создание документов о приемке;
• отсутствии возможности актирования по контракту, так как эта функция не применена заказчиком.

Чтобы избежать трудностей, используйте в работе методические материалы, пользовательские руководства, видеоролики и записи вебинаров, которые доступны для ознакомления.

В Единой информационной системе работает электронное актирование закупок. Обе стороны, участвующие в процессе, имеют инструменты для создания в электронном виде документов, подтверждающих факт приёмки. Рассмотрим инструкцию по подготовке документов, их подписанию и отправке.

Порядок отправки документов в ЕИС

Приёмка товаров, работ и услуг с использованием функционала ЕИС осуществляется по уже сложившейся схеме. Порядок работы изложен в методических материалах, размещённых в системе.

Читайте также: Электронный документооборот в закупках

Поставщик:

1. Формирование УПД, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес заказчика.
2. Поставка ТРУ.

Заказчик:

1. Направление поставщику бумажного подтверждения (расписка) получения ТРУ.
2. Направление в адрес поставщика извещения, подтверждающего факт получения акта о приёмке.
3. Осуществление приёмки и принятие решения о соответствии/несоответствии поставленных товаров (оказанных услуг) условиям заключённого контракта. От этого зависят дальнейшие действия, так как может быть:

• осуществлена приёмка ТРУ в полном объёме
• осуществлена частичная приёмка
• отказ от приёмки ТРУ

Алгоритм действий заказчика в случае полной приёмки ТРУ:

1. Подготовка документа о приёмке товара на бумажном носителе.
2. Заполнение в УПД раздела «Приёмка товаров, работ и услуг» с приложением отсканированного документа о приёмке.
3. Направление поставщику передаточный документ, подписанного ЭП.
4. Размещение в реестре документов, подтверждающих факт исполнения контракта.

При частичной приёмке ТРУ:

1. Заказчик составляет на печатных носителях два документа: акт частичной приёмки; отказ от приёмки с указанием причин.
2. Вносит необходимую информацию в УПД в раздел «Приёмка товаров, работ и услуг», загружает отсканированные копии документов и посылает в адрес поставщика.
3. Поставщик подготавливает УКД, отмечая в нём лишь принятые позиции. Далее заверяет собственной ЭП и направляет заказчику.
4. Заказчик направляет в адрес поставщика уведомление о получении корректировочного документа. Затем изучает его и при отсутствии недочётов и замечаний — подписывает его ЭП.

В ситуации отказа от приёмки ТРУ:

1. Заказчик составляет акт отказа от приёмки ТРУ с указанием причин в печатном виде.
2. Вносит необходимые данные в УПД в раздел «Приёмка товаров работ и услуг», вместе с отсканированной копией отказа от приёмки отправляет поставщику.
3. Поставщик имеет законодательную возможность в определённый период устранить замечания и направить товар или представить работы (услуги) вновь. Тогда он формирует другой УПД, который отправляет в адрес заказчика.

Читайте также: Ошибки участников госзакупок

Порядок формирования электронного документа о приёмке

Наличие зарегистрированного доступа в ЕИС помогает подготовить:

• счёт-фактуру
• универсальный передаточный документ
• корректировочные документы

Для создания каждого из них нужно открыть контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учётный документ».

В результате данного действия появляется форма, с помощью которой создаётся необходимый документ. Отдельная информация уже скопирована в него из ЕРУЗ или из контракта. Оставшиеся позиции поставщик дополняет сам. Рассмотрим работу по заполнению обязательных разделов подробнее.

Раздел «Общая информация»

Здесь содержится самая основная информация:

• вид документа
• дата его формирования
• наименование организации, являющейся поставщиком

Раздел «Контрагенты»

Предусмотрено внесение данных заказчика и поставщика:

• наименование организации
• ИНН и КПП
• реквизиты свидетельства о регистрации

Когда товар принимает или направляет не поставщик или заказчик, а иная фирма, заполняется информация о ней. Есть возможность внести данные о перевозчике.

Раздел «Товары, работы и услуги»

В этот раздел вносится информация о товарах, работах, услугах, принимаемых заказчиком.

Некоторая информация, аналогично предшествующим разделам, внесена системой:

• наименование и код ТРУ
• единица измерения
• цена за единицу измерения с учётом НДС/без учёта НДС

Другие сведения вносятся поставщиком в системе самостоятельно:

• сорт и артикул товара
• количество
• данные таможенной декларации

Раздел «Факт отгрузки»

Заполняется этот раздел, если формируется УПД. Тогда поставщиком вносятся полные сведения, касающиеся отгрузки товаров или передачи работ/услуг:

• дата
• ФИО, а также должность лица, передающего товар
• информация о ТН
• сведения о документе отгрузки

Раздел «Подписанты»

Вносится полный перечень лиц, которые должны заверить окончательный документ. ЕИС содержит список сотрудников, обладающих этим правом. Поставщику остаётся только выбрать из этого перечня.

Раздел «Подписание»

Здесь представлена возможность ознакомиться с тем, как будет выглядеть документ в печатном виде. Поставщику требуется проверить корректность внесённых в документ данных и удостоверить его готовность.

Подписанием документа является проставление электронной подписи всеми ответственными лицами. Дальше система осуществляет его проверку. В случае нахождения несоответствий их требуется устранить и вновь подписать документ. Если недочётов не найдено, система направляет заказчику подписанный документ.

Затем поставщик подготавливает данный документ в печатном виде и передаёт его заказчику в ходе поставки ТРУ.

Как изменить в ЕИС первичный учётный документ

В ходе исполнения контракта периодически случаются обстоятельства, возникает необходимость скорректировать внесённые данные. Возможность редактировать сохраняется до момента подписания передаточного документа всеми ответственными сотрудниками. После отправки его в адрес заказчика изменять сведения будет уже невозможно. В подобной ситуации поставщику необходимо сформировать документ-исправление.

Исправление передаточного документа

Корректировка основного документа доступна, когда он находится в статусе «Проект», «На подписании» или «Ошибка доставки». С учётом этого параметра поставщик, зайдя в меню необходимого документа, находит одно из подходящих действий:

• «Открыть на редактирование»
• «Внести изменения»

Затем поставщик осуществляет требующиеся изменения документа, подписывает его и направляет заказчику.

Создание документа-исправления

Когда недочёты в УПД обнаружены заказчиком, поставщику необходимо сформировать новый. Чтобы сэкономить ресурсы и не вносить вновь информацию во все графы, надо воспользоваться функцией «Создать исправление».

В такой ситуации функционал ЕИС точно скопирует передаточный документ и создаст документ-исправление. В нём поставщик имеет возможность устранить несоответствия.

Однако следует знать, что не вся информация в данном документе доступна для редактирования. Например, у поставщика не получится скорректировать:

• вид документа
• наименование и количество товара
• стоимость товара с учётом налога
• размер акцизного сбора

Создание корректировочного документа

Данные, не поддающиеся редактированию в документе-исправлении, изменяются с помощью подготовки корректировочного документа. Поставщик создаёт его, если:

• не полностью приняты ТРУ
• подверглась изменению стоимость товаров (работ)

Для создания КД поставщик открывает необходимый контракт и в меню этапа нажимает «Создать универсальный корректировочный документ».

Системой будет создана копия основного передаточного документа, в которой поставщик может:

• увеличивать или уменьшать число товаров
• добавлять или удалять товары (работы)
• менять цену за единицу товара

К корректировочному документу прилагается отсканированная копия документа, являющегося причиной для корректировки. Так, когда заказчик предлагает снизить цену товара, необходимо направить просьбу об этом.

Предоставление электронных документов в ФНС

Осуществляя деятельность по контролю, органы Налоговой инспекции имеют право запросить подтверждение приёмки товара, поставленного по контракту. Документы, которые созданы в ЕИС в электронном виде, организация, осуществившая поставку, имеет возможность направить посредством кабинета налогоплательщика в форме xml-файлов.

Казначейство России и ФНС утвердили Письмо казначейства РФ N 14-00-06/27476, ФНС РФ N АС-4-15/26126@ от 18.12.2019, определившее: документы, подписанные участниками закупок в ЕИС электронной подписью, имеют равную силу с бумажными документами, заверенными рукописной подписью.

Право подписания имеют лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры и УПД. Они могут быть:

• односторонние
• двусторонние

При получении запроса от контролирующего органа о предоставлении дополнительных электронных документов, формат которых не поддерживается при передаче посредством электронной связи, их можно направить почтовым сообщением. Поставщик распечатывает необходимый акт, при этом обязательно наличие данных о подписании электронной подписью.