Больничные листы в 2023 году выдаются в электронном формате, а выплата пособий по нетрудоспособности осуществляется в проактивном режиме. Работодатель платит только за три дня болезни, остальную сумму сотрудник получает напрямую от СФР. Расскажем, как организовать работу бухгалтера в соответствии с требованиями закона.
Порядок работы с электронным листком нетрудоспособности (ЭЛН)
По новым правилам страхователи, СФР и медучреждения взаимодействуют следующим образом (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ).
1. Медработник выдает застрахованному лицу больничный лист в электронном виде, подписав его своей УКЭП.
Обязанность медперсонала — внести сведения только в раздел документа: «Заполняется врачом медицинской организации».
Вместо наименования болезни указывают специальный код, обозначающий причину выдачи листка нетрудоспособности: общее заболевание, травма, беременность и роды.
2. Медучреждение в режиме онлайн загружает электронный больничный в единую информационную систему СФР — ЕИИС «Соцстрах».
3. Социальный фонд сверяет персональные данные пациента с информацией, поданной заранее работодателями (форма СоЗЛ утв. приказом ФСС от 08.04.2022 № 119), и автоматически передает сведения на предприятие.
4. Работодатель получает электронный больничный с помощью сервиса, который настроен для взаимодействия с СФР (личный кабинет ЕИИС).
Социальный фонд внесет в раздел «Заполняется работодателем» те данные, которыми располагает, а компания должна их сама проверить, дополнить при необходимости и отправить обратно в СФР (п. 22-23 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).
Фонд может запросить дополнительно, например, сведения о сумме заработка работника, его стаже, районном коэффициенте, установленной продолжительности рабочего времени и т.д.
Срок на подтверждение и внесение правок — 3 рабочих дня.
5. СФР перечисляет пособие работнику, о чем информирует предприятие.
Выплата за первые 3 дня нетрудоспособности идет за счет работодателя (страхователя), а остальные дни больничного оплачиваются из средств фонда.
О чем можно не беспокоиться бухгалтеру
-
Подлинность электронного больничного листка не требует дополнительного подтверждения, подделать его невозможно (в отличие от бумажного документа).
-
Не нужно спрашивать согласия работника на получение и обработку персональных данных при заполнении ЭЛН. Сведения поступают в СФР через медицинские информационные системы, объединенные ЕГИСЗ.
-
При выдаче электронного больничного листа дубликат на бумажном носителе не используется.
-
Если больничный выдан в связи с уходом за больным членом семьи, карантином, протезированием, долечивании в санатории, пособие с первого дня выплачивается за счет средств СФР.
Моменты, которые требуют внимания
1. Каждый работодатель с 2022 года обязан иметь доступ к системе электронного документооборота СФР — ЕИИС «Соцстрах».
Способов взаимодействия несколько:
-
через сервис «Социальный ЭДО», он интегрирован во все программы бухучета;
-
в личном кабинете на СФР, для этого нужно предварительно зарегистрировать компанию на Госуслугах;
-
через оператора ЭДО.
IT-компания «Такском» создаёт сервисы электронных документооборота и отчётности с момента их появления в стране — с 2000 года. «Такском» является оператором фискальных данных и удостоверяющим центром по выпуску электронных подписей. Программными продуктами компании пользуютсясвыше 2,5 млнорганизаций и индивидуальных предпринимателей. Экосистема IT-сервисов «Такском» помогает бизнесу снижать издержки, ускорять и упрощать рабочие процессы.
Сдавайте отчётность во все госорганы через удобный web-сервис «Онлайн-Спринтер». Преимущества «Онлайн-Спринтера»:
✔ Веб-решение. Минимальные требования к рабочему месту – мощный компьютер необязателен.
✔ Всегда актуальные версии форм отчётности. Вовремя обновляются вслед за изменениями законодательства.
✔ Сверка с бюджетом и с контрагентами. Сверяйтесь с ФНС и СФР – бесплатно во всех тарифах, причём с ФНС – в автоматическом режиме. Сверяйте книги покупок и продаж – бесплатно во всех тарифах.
✔ Удобная работа с несколькими компаниями. Сдавайте отчётность за несколько организаций в одном интерфейсе.
✔ Поддержка клиентов 24/7. Консультирует специалист, а не бот.
2. Не забывайте вовремя сдавать сведения о застрахованных работниках по форме СоЗЛ (приказ ФСС от 08.04.2022 № 119). «Сведения о застрахованном лице» передаются в фонд не позднее 3 дней с момента получения их от сотрудника:
-
при трудоустройстве;
-
при изменении личных данных работника;
-
при выходе на больничный (наступлении страхового случая), если ранее по этому лицу отчет не отправляли.
При нарушении правила ответственность наступает для работодателя по ст. 15.2 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, штраф — 5000 руб. за каждый случай.
3. Если Социальный фонд выплатит излишнее пособие физлицу вследствие представления работодателем недостоверных сведений, возмещать расходы придется из «кошелька» компании (подп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Однако если удастся установить, что недочет в электронных документах появился по вине сотрудника или медучреждения, то погашать задолженность перед СФР будет один из них.
Получите бесплатную консультацию менеджера, чтобы подобрать удобный тариф для вашей организации!
Научитесь заполнять ЕФС-1 по договорам ГПХ
Когда сдавать, какие разделы заполнять и за кого
Получите бесплатный гайд по ЕФС-1
Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8Jz4vE
Содержание
- Схема работы с электронными больничными в 2023 году
- Как работать с электронными больничными: инструкция для бухгалтера
- Общая схема работы с электронными больничными листами:
- Как работать с электронными больничными листами:
- Преимущества и недостатки электронного больничного
- Как бизнесу работать с электронным больничным
- Схема работы с электронными больничными:
- Преимущества электронного больничного листа:
- Недостатки электронного больничного листа:
- Что вы узнаете
- Порядок работы с ЭЛН
- Как правильно заполнить электронный больничный лист
- Преимущества электронных больничных листов
- Инструкция по заполнению электронного больничного листа
- Обработка электронных больничных листов бухгалтером
Электронный больничный лист стал обязательным документом для заполнения в России с 2023 года. Эта новая схема работы с больничными листами была введена с целью упростить и ускорить процесс ведения документации и использования больничного.
Если вы являетесь работодателем, то вам придется ознакомиться с новым порядком заполнения и работы с электронными больничными листами. В этой инструкции вы узнаете, как правильно заполнить электронный больничный лист, какие преимущества и недостатки он имеет, а также о том, что говорит законодательство о его использовании.
Преимущества электронного больничного листа
Одним из преимуществ электронного больничного листа является возможность его заполнения и подписания с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Это позволяет ускорить процесс оформления и передачи данных об больничных листах между работодателем, медицинским учреждением и Фондом социального страхования.
Также электронный больничный лист обладает высокой степенью защиты информации и предотвращает возможность фальсификации документов. Все данные в электронном виде хранятся в централизованной базе данных и имеют электронную подпись врача, что гарантирует достоверность информации.
Но, как и у любой другой системы, у электронного больничного листа есть свои недостатки. Например, некоторые работодатели сталкиваются с техническими проблемами при работе с системой электронного больничного листа. Также возможны сбои в работе централизованной базы данных, что может привести к временному невозможности доступа к данным о больничных листах.
В целом, электронный больничный лист представляет собой новую систему работы с больничными листами, которая имеет свои преимущества и недостатки. Работодателям необходимо ознакомиться с инструкцией по использованию этой системы и правильно заполнять электронные больничные листы в соответствии с требованиями законодательства.
Чтобы правильно работать с электронными больничными, вам необходимо узнать, как работать с ЭЛН. Для этого вы можете ознакомиться с инструкцией по использованию электронного больничного листа, которую можно найти на официальном сайте медицинской организации, выдавшей больничные.
Вот схема работы с электронными больничными:
- Зарегистрироваться на портале электронных больничных листов (ЭЛН) и получить доступ для работы с ЭЛН.
- Внести информацию о сотрудниках, которым были выданы больничные листы, в систему электронного больничного листа.
- Получить от сотрудников электронные копии больничных листов и загрузить их в систему.
- Проверить правильность заполнения электронных больничных листов и подтвердить их в системе.
- Отправить информацию о подтвержденных электронных больничных листах в уполномоченный федеральный орган.
- Провести бухгалтерский учет по электронным больничным листам и осуществить выплату пособий сотрудникам.
- Хранить электронные копии подтвержденных больничных листов в течение 75 лет с момента выдачи.
Схема работы с электронными больничными листами позволяет контролировать процесс работы с больничными и предотвращать возможные недостатки в заполнении или подтверждении электронных больничных листов. Электронные больничные листы также облегчают работу бухгалтера, упрощая учет и выплату пособий сотрудникам.
Как работать с электронными больничными: инструкция для бухгалтера
Введение электронного больничного листа в законодательство в 2023 году изменило порядок работы с больничными листами в бизнесе. Теперь больничные листы заполняются электронно, что принесло некоторые преимущества и обязательные изменения для работодателей.
В этой инструкции вы узнаете, как правильно работать с электронными больничными листами и что нужно делать бухгалтеру для их заполнения и обработки.
Общая схема работы с электронными больничными листами:
- Работник получает электронный больничный лист (ЭЛН) от врача.
- Он передает его в бухгалтерию или кадровую службу компании.
- Бухгалтер или кадровик проверяет правильность заполнения листа и делает его скан, если это требуется.
- Скан листа загружается в электронную систему учета больничных.
- Внутри табеля учета больничных уточняются детали болезни и обрабатываются другие сопутствующие документы.
- В случае необходимости с бухгалтерией согласовываются выплаты по больничным листам.
- Как только работник вернулся на работу, это также фиксируется в электронной системе.
Теперь рассмотрим подробности по каждому шагу.
Как работать с электронными больничными листами:
Шаг 1: Работник получает электронный больничный лист (ЭЛН) от врача. Врач вносит информацию о болезни и диагнозе в электронную систему. Работник получает ссылку на электронный больничный лист.
Шаг 2: Работник передает ссылку на электронный больничный лист в бухгалтерию или кадровую службу компании. Это может быть сделано по электронной почте или через специальную электронную систему, используемую в компании.
Шаг 3: Бухгалтер или кадровик проверяет информацию в электронном листе и убеждается, что он заполнен правильно. Если необходимо, бухгалтер делает скан бумажной версии листа и сохраняет его на компьютере или в электронной системе.
Шаг 4: Скан листа (если был сделан) загружается в электронную систему учета больничных. В этой системе ведется учет больничных листов, хранятся все документы, связанные с заболеваниями сотрудников.
Шаг 5: Внутри электронной системы учета больничных листов уточняются детали болезни. Возможно, понадобится дополнительная информация от работника, попросите его предоставить необходимые документы или заполнить дополнительные формы.
Шаг 6: В случае необходимости выяснения деталей или согласования условий выплат, осуществляется связь с бухгалтерией. Бухгалтерией рассчитывается сумма, которую сотруднику следует выплатить по больничному листу в соответствии с действующим законодательством.
Шаг 7: Когда сотрудник возвращается на работу после болезни, этот факт фиксируется в электронной системе учета больничных листов.
Теперь у вас есть общее представление о порядке работы с электронными больничными листами и обязательных действиях для бухгалтерии. Следуя этим шагам, вы сможете правильно обрабатывать больничные листы в электронном формате и соответствовать требованиям законодательства.
Преимущества и недостатки электронного больничного
Преимущества электронного больничного:
- Удобство использования. С использованием электронного больничного листа вы можете быстро и легко заполнить и отправить больничный лист сотруднику. Нет необходимости искать бланки, писать от руки и передавать документы лично или по почте.
- Сокращение бюрократии. Электронный больничный лист позволяет сократить бумажную работу и упростить процедуру учета больничных листов для бухгалтерии и кадрового отдела.
- Обеспечение законодательных требований. Схема работы с электронными больничными листами устанавливает обязательные правила и процедуры, что гарантирует соблюдение требований законодательства в отношении оформления больничных.
- Централизованное хранение данных. Вся информация о больничных листах сотрудников хранится в одной базе данных, что облегчает контроль и доступ к этой информации.
Недостатки электронного больничного:
- Необходимость установки специального программного обеспечения. Для работы с электронным больничным листом потребуется установить соответствующую программу, что может вызвать сложности для сотрудников, не знакомых с данным ПО.
- Потенциальные технические проблемы. В случае сбоев или неполадок в работе системы электронного больничного листа, может возникнуть задержка в учете больничных листов и оформлении выплат сотрудникам.
- Ограниченный доступ. Для работы с электронным больничным листом требуется наличие интернет-соединения, что может быть проблематичным в случае отсутствия стабильного доступа к сети.
- Информационная безопасность. С электронными больничными листами связаны риски утечки персональных данных работников, поэтому необходимо обеспечить надежную защиту информации.
Теперь, зная преимущества и недостатки электронного больничного листа, вы можете принять во внимание все факторы, связанные с его использованием, и принять решение о внедрении данной системы в свой бизнес.
Как бизнесу работать с электронным больничным
С 2023 года работодатели обязаны работать с электронными больничными листами. В этой инструкции вы узнаете, как правильно заполнить электронный больничный лист и ознакомитесь с преимуществами и недостатками данного подхода.
Для работы с электронными больничными необходимо ознакомить бизнеса с порядком заполнения и представления электронного больничного листа. Законодательство устанавливает обязательные требования к оформлению и представлению данного документа.
Схема работы с электронными больничными:
- Об оформлении электронных больничных листов должен заботиться работник. Он должен уведомить работодателя о своем заболевании и предоставить необходимые документы.
- После получения информации от работника, работодатель должен заполнить электронный больничный лист и представить его в уполномоченный орган.
- Получив электронный больничный лист, уполномоченный орган проводит проверку и регистрирует его. Затем он информирует работодателя о регистрации.
- После регистрации больничного листа работодатель обязан уведомить работника о том, что больничный лист зарегистрирован.
- В конце больничного листа работник должен указать дату возвращения к работе и представить его работодателю.
Преимущества электронного больничного листа:
- Упрощение процесса обработки и хранения данных сотрудников.
- Минимизация риска потери или порчи бумажного больничного листа.
- Быстрый доступ к информации о заболеваемости сотрудников.
- Возможность автоматического контроля и отслеживания соблюдения законодательства о больничных листах.
- Удобство работы с электронным документом, включая возможность быстрого поиска и фильтрации информации по различным параметрам.
Недостатки электронного больничного листа:
- Необходимость наличия соответствующей технической инфраструктуры для работы с электронными документами.
- Возможные технические сбои, которые могут затруднить доступ к информации.
- Некоторые работники могут испытывать затруднения с использованием электронных форматов документов.
- Возможность несанкционированного доступа к электронным больничным листам.
- Необходимость обучения персонала работе с электронными документами.
В целом, работа с электронными больничными листами имеет свои преимущества и недостатки. Однако, следуя инструкции и законодательству, бизнес может правильно работать с электронными больничными и получать все необходимые данные о заболеваемости своих сотрудников.
Что вы узнаете
В данном разделе вы узнаете, как работать с электронными больничными листами. Вы ознакомитесь с обязательными порядком и преимуществами электронного больничного листа. Вы узнаете, как правильно заполнять и работать с электронным больничным листом, а также о недостатках и особенностях связанных с его использованием.
Порядок работы с ЭЛН
Для начала работы с электронным больничным листом необходимо ознакомиться с законодательством, регулирующим данное вопросы. В 2023 году электронный больничный лист стал обязательным документом при необходимости отсутствия работника по болезни. Заполнение электронного больничного листа осуществляется сотрудником с помощью специальной электронной формы, доступной на портале «Бизнес-Гарант».
Преимущества работы с ЭЛН:
- Удобство и доступность заполнения: сотрудник может в любой момент и с любого устройства работать с электронным больничным листом.
- Сокращение временных затрат: нет необходимости оформлять и передавать бумажные документы, все процессы происходят в электронной форме.
- Экономия средств: отсутствие необходимости печатать и хранить бумажные версии больничных листов снижает расходы на печать и архивное хранение документов.
Недостатки работы с ЭЛН:
- Может возникнуть проблема с доступом к электронным системам из-за технических неполадок или отсутствия подключения к интернету.
- Необходимость обучения сотрудников работе с электронным больничным листом и использованию электронной формы.
Порядок работы с электронным больничным листом предполагает следующие шаги:
- Информирование сотрудников о введении электронного формата больничного листа и его правилах заполнения.
- Обучение сотрудников работе с электронной формой электронного больничного листа.
- Установка необходимого программного обеспечения для подачи и обработки электронного больничного листа.
- Заполнение электронного больничного листа сотрудником при необходимости.
- Проверка и подтверждение электронного больничного листа со стороны работодателя.
- Хранение электронных версий больничных листов согласно требованиям законодательства.
Таким образом, использование электронного больничного листа имеет ряд преимуществ и недостатков, но является обязательным для работодателей с 2023 года. Ознакомившись с инструкцией по использованию электронного формата больничных листов, вы сможете правильно работать с ЭЛН в своем бизнесе.
| Параметр | Бумажный лист | Электронный лист |
|---|---|---|
| Заполнение | Вручную, используя ручку и бумагу | С помощью электронной формы на портале «Бизнес-Гарант» |
| Передача | Лично или почтой | Электронная отправка через портал «Бизнес-Гарант» |
| Хранение | В бумажном виде в архиве | Электронное хранение на портале «Бизнес-Гарант» |
Как правильно заполнить электронный больничный лист
Введение в использование электронных больничных листов (ЭЛН) было сделано в 2023 году правительством Российской Федерации. Теперь работодатели обязаны работать с электронными больничными листами в соответствии с законодательством. Ниже вы узнаете, как правильно заполнить электронный больничный лист и порядок работы с ним.
Что такое электронный больничный лист? Электронный больничный лист (ЭЛН) — это электронный документ, который заменяет бумажный больничный лист. Работник предоставляет справку о временной нетрудоспособности в электронной форме работодателю. Работодатель должен зарегистрировать этот документ в системе электронного больничного листа (ЭЛН) и осуществлять учет больничных.
Преимущества электронных больничных листов
Использование электронных больничных листов имеет ряд преимуществ как для сотрудников, так и для работодателей:
- Удобство. Сотрудник может отправить электронный больничный лист с любого устройства, подключенного к интернету.
- Экономия времени. Нет необходимости посещать лечебное учреждение для получения бумажного больничного листа и передачи его работодателю.
- Безопасность. Электронные больничные листы хранятся в защищенной системе и не подвержены утере или повреждению.
- Цифровой учет. Работодатель может вести электронный учет больничных листов и получать статистическую информацию.
Инструкция по заполнению электронного больничного листа
Для правильного заполнения электронного больничного листа необходимо следовать определенным шагам:
- Зарегистрируйтесь в системе электронного больничного листа (ЭЛН). Получите доступ к системе и учетной записи.
- Получите от работника справку о временной нетрудоспособности (Справка 095/у-82).
- Загрузите справку в систему ЭЛН. Система проведет проверку документа и зарегистрирует его.
- Укажите период временной нетрудоспособности в системе, включая дату начала и окончания.
- Подпишите электронный документ своей электронной подписью.
- Подтвердите отправку электронного больничного листа работнику.
Обратите внимание, что при заполнении электронного больничного листа необходимо брать во внимание следующие моменты:
- Правильность заполнения дат начала и окончания больничного.
- Правильность номера и серии справки о временной нетрудоспособности.
- Правильность использования электронной подписи.
Обработка электронных больничных листов бухгалтером
Бухгалтер должен осуществлять учет и обработку электронных больничных листов в соответствии с законодательством. Это включает следующие шаги:
- Принять электронный больничный лист от работника.
- Проверить правильность заполнения и подписи.
- Внести информацию о больничных листах в учетную систему.
- Обеспечить сохранность электронных больничных листов в соответствии с требованиями законодательства.
- Предоставить информацию о больничных листах налоговым органам и социальным фондам при необходимости.
Использование электронных больничных листов является обязательным для всех работодателей в соответствии с законодательством. Правильное заполнение и обработка электронных больничных листов важны для бизнеса и сотрудников, и их выполнение соответствующих требований играет не последнюю роль в процессе работы.
Электронные больничные: инструкция для работодателя
Электронные больничные обязательны для всех компаний и ИП. В статье — что делать работодателю и как внедрить работу с ними в компании
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
Поделиться
Электронные больничные обязательны для всех компаний и ИП. В статье — что делать работодателю и как внедрить работу с ними в компании
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
Поделиться
Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который врачу нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя.
Разбираемся, как заполнить и отправить электронный листок нетрудоспособности в Социальный фонд России — СФР.
Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.
Чтобы работать с ЭЛН, нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с СФР о работе с электронными больничными. Сотрудники могут уточнять сведения об электронных листках нетрудоспособности и информацию о сумме назначенного им пособия в личном кабинете на сайте СФР.
Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и СФР. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.
Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз подключиться к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывало с бумажными листками.
Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.
Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.
Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. Если заболел член семьи, например ребенок сотрудника, фонд оплатит пособие начиная с первого дня.
Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и СФР работают с больничным.
Сотрудник обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист.
Врач открывает больничный лист в день обращения. Заполняет свою часть листка в электронной системе СФР: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.
Работодатель. Номер ЭЛН сотрудник узнает в личном кабинете на сайте СФР и сообщает работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе.
Социальный фонд России. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.
Правила, по которым нужно передать сведения о застрахованных лицах, описаны в постановлении правительства. Чтобы получать пособие, сотрудник должен в момент трудоустройства сообщить работодателю:
- свои личные данные;
- как он хочет получать пособие — например, на банковский счет.
Работодатель должен передать эту информацию в СФР — в течение трех рабочих дней с момента получения. Раньше для этого сдавали отчет СЗВ-М. В 2023 году вместо него сдают отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах».
Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.
Заключить соглашение об информационном обмене с социальным фондом. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте СФР.
Зарегистрироваться в системе. Для регистрации и входа в кабинет страхователя нужна учетная запись компании или ИП на портале госуслуг. Поэтому сначала зарегистрируйтесь там и подтвердите ее с помощью электронной подписи. Если уже зарегистрированы, то можете сразу заходить в личный кабинет страхователя на сайте СФР.
Взять номер больничного у сотрудника. Сотрудник узнает номер больничного от врача или в личном кабинете на сайте СФР и передаст его работодателю.
Получить из СФР предзаполненные сведения, проверить и отправить обратно. Для назначения больничных и декретных одновременно с сообщением о закрытии электронного больничного фонд может направить работодателю запрос на предоставление сведений, необходимых для расчета. Их состав зависит от вида пособия. Ответить на запрос нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения данных о закрытии электронного больничного.
Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете СФР. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе СФР.
СФР внимательно следит за достоверностью и полнотой данных, которые получает от работодателей. Например, фонд может устроить перекрестный запрос сведений в налоговой или других госорганах.
Работодатель может получить штрафы:
- за отказ в передаче документов — 200 ₽ за каждый документ;
- за передачу неверных данных — 20% от переплаты, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽;
- за передачу сведений с опозданием — 5000 ₽.
Если фонд получит от работодателя неверные данные и назначит излишние суммы пособия сотруднику, возмещать деньги фонду будет работодатель.
- Получить квалифицированную электронную подпись, если ее не было.
- Зарегистрироваться на портале госуслуг и на сайте СФР.
- Заключить соглашение с фондом.
- Знать номер больничного или СНИЛС сотрудника.
Электронный больничный лист действует в России с 2022 года, однако вопросы, касающиеся его оформления и предоставления работодателю, возникают и сейчас. Особенно важно следить за документами бухгалтеру, чтобы знать, когда пособие по нетрудоспособности выплачивает напрямую Социальный фонд России (СФР), а когда перечисления в пользу сотрудника нужно делать компании. Разберёмся, как работает электронный больничный лист, а также какую отчётность по работникам нужно предоставить в СФР.
Краткая справка
Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) имеют право выдавать зубные врачи (при отсутствии стоматолога), фельдшеры и лечащие врачи. Доктора скорой помощи больничные не оформляют. Запросить документ вправе не только пациенты-россияне, но и иностранцы, а также лица без гражданства, если они зарегистрированы в рамках обязательного медицинского страхования (ОМС). Полная информация о том, как открыть электронный больничный, закреплена в приказе Минздрава РФ № 1089н от 23 ноября 2021 года.
В чём заключаются главные особенности ЭЛН?
|
Особенность |
Описание |
|
Только цифровой вид |
Больничный в электронном виде оформляется практически всем сотрудникам, кроме:
Для них листы нетрудоспособности продолжают выдавать на бумаге (ч. 28 ст. 13 Закона об обязательном соцстраховании). |
|
Для своевременной оплаты больничных в СФР нужно передавать сведения о сотрудниках |
Подаётся отчётность СоЗЛ (Сведения о застрахованном лице). Её актуальная форма закреплена в приказе ФСС № 119 от 8 апреля 2022 года. |
|
Сокращённые сроки передачи сведений в СФР |
Как только работодатель получает информацию о сотруднике, он обязан направить её в СФР в течение 3 рабочих дней (ч. 15 ст. 13 Закона об обязательном соцстраховании). Ранее срок направления данных о работниках составлял 5 рабочих дней. |
|
СФР может потребовать компенсации, если были выплачены излишние больничные |
Оформление электронного больничного хотя и минимизирует ошибки, но не избавляет от них полностью. Если из-за некорректных сведений СФР выплатит излишнее пособие, а потом выявит ошибку, то он потребует возврат средств. Возмещение будет платить тот, кто допустил ошибку — это может быть как сам работник, так и работодатель или даже врач. |
Для того, чтобы работать с электронными больничными, а также подавать отчётность в СФР, необходимо подключить сервис электронного документооборота (ЭДО). C его помощью можно подавать документы в фонд даже в самую последнюю минуту окончания сроков. Специалист будет иметь доступ к системе с любого устройства и в режиме 24/7. В случае, если СФР направит уточняющий запрос, сервис моментально уведомит об этом пользователя. А при открытии расчётного счёта в СберБанке сервис сдачи электронной отчётности будет доступен совершенно бесплатно.
Последовательность работы с ЭЛН
Ниже расскажем о правилах оформления электронного больничного листа и работы с ним:
-
Врач или фельдшер медицинской организации, куда обратился сотрудник, открывает ЭЛН. Информация о нём поступает в систему СФР.
-
СФР на основании отчётов СоЗЛ определяет, где трудоустроен гражданин. Фонд уведомляет работодателя о том, что его сотрудник временно нетрудоспособен. Чтобы больничные начислялись корректно, СоЗЛ нужно вовремя сдавать. Как мы уже упоминали выше, у нанимателя есть 3 рабочих дня для подачи отчёта после получения данных от работника. Подавать СоЗЛ нужно как только человек трудоустроился, или если у него поменялись персональные данные.
-
О закрытии больничного работодателя также уведомит СФР. Фонд направит в компании предзаполненные сведения о сотруднике, чтобы в дальнейшем выплатить ему пособие по нетрудоспособности. Уточняющий запрос может быть связан с разными данными — от длительности рабочего времени и районном коэффициенте до страхового стажа или объёма заработка.
-
После получения всех необходимых сведений СФР уплачивает больничные. При этом за первые 3 дня пособие выплачивается самим работодателем (ст. 14.1 Закона об обязательном соцстраховании).
Содержание
- Инструкция для работодателя и бухгалтера по работе с электронным больничным листом
- Что такое электронный больничный лист и как он работает?
- Преимущества использования электронного больничного листа
- Электронный документооборот с ФСС при использовании электронного больничного листа
- Документы для регистрации на портале ФСС при использовании электронного больничного листа
- Как работать с порталом ФСС при использовании электронных больничных листов?
- Требования к подписи документов при использовании электронного больничного листа
- Сроки хранения документов при использовании электронного больничного листа
- Как работать с электронными больничными листами?
С развитием технологий все больше бумажных документов заменяют на электронные. Не стала исключением и медицинская отрасль. С начала 2020 года введен электронный больничный лист. Больничные электронные документы не только экономят время, но и повышают уровень безопасности и удобства хранения информации.
Однако, чтобы начать работать с электронными больничными листами, необходимо быть в курсе законодательства и порядка взаимодействия с Федеральной службой здравоохранения (ФСС). В этой статье вы узнаете, как правильно начать работу с электронными больничными листами, какие правила соблюдать при приеме больных и социальных выплатах, и как осуществлять электронный документооборот с ФСС.
Электронный больничный лист — это удобный функционал, позволяющий работодателям принимать заболевших сотрудников, а работникам получать социальные выплаты в электронном виде.
В данной статье вы найдете инструкцию по работе с бумажными больничными листами и электронными больничными листами. Мы расскажем о том, как заполнить электронный больничный лист, как подать его работодателю, как осуществлять электронный документооборот с ФСС, в частности, как получить сертификат ключа электронной подписи и многое другое, что безусловно будет полезно работодателям и бухгалтерам на многие годы вперед.
Инструкция для работодателя и бухгалтера по работе с электронным больничным листом
Вы — работодатель или бухгалтер, и хотите знать, как работать с электронными больничными листами в соответствии с законодательством на 2023 год.
Что такое электронный больничный лист? Это электронный документ, который оформляется в случае временной нетрудоспособности работника. ЭЛН идентичен обычному бумажному больничному листу, но оформляется в электронной форме.
Как начать работать с электронными больничными листами? Сначала, необходимо зарегистрироваться на портале ФСС. Далее, необходимо подключиться к системе электронного документооборота с ФСС. После этого, работодатель может начать отправлять оформленные больничные листы в электронной форме.
Узнаете также, что работодатель должен хранить копии отправленных электронных больничных листов в течение трех лет. Также, в случае запроса ФСС работодатель должен предоставить данные о формировании и отправке больничных листов.
С учетом новых требований законодательства, внедрение электронного больничного листа позволит сократить необходимую бумажную работу и повысить качество процесса учета больничных листов.
Что такое электронный больничный лист и как он работает?
Вы уже, наверняка, знаете, что в соответствии с законодательством работодатель обязан выплачивать сотруднику пособие по болезни. Но вы знали, что эти пособия регулируются в соответствии с трудовым кодексом РФ и законодательными актами, и чтобы соблюдать эти правила нужно использовать электронные формы документов?
Электронный больничный лист — это форма документа, которая подтверждает факт временной нетрудоспособности работника. Он является электронным аналогом традиционных больничных листов в бумажном виде. Вы содержите копию электронной формы документа в электронном виде и не предоставляете печатный экземпляр сотруднику.
Чтобы работать с электронными больничными листами, вам необходимо знать, каким образом их оформлять, согласуя с работником, а также как их загружать в систему электронного документооборота с Федеральной службой здравоохранения (ФСЗН России).
- Сотрудник должен сообщить вам о временной нетрудоспособности
- Вы согласуете больничный лист с сотрудником, чтобы убедиться, что все данные верны
- Вы загружаете больничный лист в систему электронного документооборота с ФСЗН России
- ФСЗН России проверяет и утверждает больничный лист в течение 2-х рабочих дней
- Вы получаете подтверждение утверждения больничного листа от ФСЗН России
- Вы выплачиваете пособие по болезни сотруднику на основании утвержденного электронного больничного листа.
Надеемся, что эта инструкция поможет вам легко работать с электронными больничными листами и соблюдать законодательные требования.
Преимущества использования электронного больничного листа
Одним из главных преимуществ использования электронных больничных листов является возможность сократить время работы с бумажными документами. Вы больше не будете тратить время на заполнение, передачу и хранение бумажных больничных листов. Все процессы будут автоматизированы.
Кроме того, работа с электронными больничными листами не требует специальных знаний или навыков. Она легко включается в рабочий процесс и осуществляется через веб-интерфейс или программное обеспечение. Вы узнаете о подробностях работы через обучающие видео и инструкции.
Важно отметить, что законодательство строго регулирует работу с больничными листами. Использование электронных больничных листов обеспечивает повышенную защиту информации и прозрачность процессов. Это также уменьшает риски ошибок при заполнении документов и контролирует соблюдение требований закона.
Наконец, работа с электронными больничными листами упрощает взаимодействие с Фондом социального страхования. Вы сможете отправлять документы и получать ответы быстрее и более удобно. Также у вас будет доступ к электронным отчетам о состоянии здоровья ваших сотрудников.
Электронный документооборот с ФСС при использовании электронного больничного листа
Если вы работаете с больничными листами в электронном формате, то должны знать, что у вас есть возможность передавать информацию в Фонд социального страхования (ФСС) с помощью электронного документооборота.
Для начала работы с электронными больничными листами и передачи информации в ФСС вам необходимо ознакомиться с законодательством. Правила работы с больничными листами в электронном формате регулируются законодательством, и вы должны понимать, что вы можете передавать и каким образом.
После того как вы ознакомились с законодательством, вы можете начать работать с электронными больничными листами и использовать их для передачи информации в ФСС. Для этого вам необходимо загрузить файл в систему электронного документооборота ФСС и заполнить нужные поля.
При передаче информации в ФСС через электронный документооборот вы можете узнать о статусе обработки информации и получить подтверждение о ее приеме. Кроме того, в электронном формате вы можете передавать данные о больничных листах и других медицинских документах более быстро и удобно, что сокращает время, затраченное на обработку информации и уменьшает вероятность ошибок.
Если вы еще не знакомы с электронными больничными листами и документооборотом с ФСС — необходимо более детально изучить соответствующие нормативно-правовые акты и руководства по использованию электронных документов в медицине, чтобы обеспечить свою компанию быструю и безопасную работу в этом формате.
Документы для регистрации на портале ФСС при использовании электронного больничного листа
Законодательство предписывает использование электронных больничных листов. Для начала работы с ФСС необходимо зарегистрироваться на соответствующем портале. Чтобы зарегистрироваться, узнаете, какие электронные документы нужны:
- Свидетельство о государственной регистрации — документ, который выдает Федеральная налоговая служба при регистрации юридического лица.
- Устав — основной документ также при регистрации юридического лица. В нем должны быть описаны цели и задачи организации, а также порядок ее управления и деятельности.
- Доверенность на лицо, осуществляющее работу с порталом — если у вас есть сотрудник, который будет заниматься работой с порталом, ему нужно выдать доверенность на данную работу.
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе — документ, который выдает налоговая служба при регистрации юридического лица. Он подтверждает факт регистрации и позволяет работать с порталом ФСС.
Кроме этих документов, нужно будет оформить электронную подпись и зарегистрировать ее на портале ФСС. После этого вы сможете начать работать с электронными больничными листами и электронным документооборотом с ФСС.
Как работать с порталом ФСС при использовании электронных больничных листов?
Если вы хотите начать работать с электронными больничными листами, то необходимо узнать, как происходит взаимодействие с порталом ФСС. Перед тем, как начать обращаться в Фонд, вам следует зарегистрироваться на портале my.fss.ru, где вы сможете получить доступ ко всем электронным сервисам ФСС.
Чтобы начать работу с порталом, вам необходимо оформить заявку на подключение к электронному обмену документами. После этого вы получите уникальный идентификатор пользователя (УИП), который понадобится для доступа к системе электронных больничных листов.
Когда вы получите доступ к системе, вы сможете работать с электронными больничными листами. В портале вы сможете загружать и скачивать информацию о выданных больничных листах, а также предоставлять информацию о больничном листе работодателю в электронном виде.
Важно знать, что работодатель также должен подключиться к системе электронного документооборота и иметь УИП. Если у работодателя нет УИП, то он не сможет получать информацию о больничных листах в электронном виде.
Чтобы успешно работать с порталом ФСС и электронными больничными листами, вам необходимо ознакомиться с инструкцией, опубликованной на сайте Фонда. Также рекомендуем проверять свою электронную почту и личный кабинет на портале для получения своевременной информации.
Требования к подписи документов при использовании электронного больничного листа
При работе с электронными больничными листами необходимо знать, что законодательство устанавливает определенные требования к электронной подписи документов.
Вы должны начать работать только со специальными сертифицированными удостоверяющими центрами, которые выдают сертификаты ключей электронной подписи.
Узнаете об обязательном наличии в электронной подписи подтверждения ее действительности, который содержит информацию об удостоверяющем центре и дату выдачи сертификата.
Что касается больничных листов, то они должны быть подписаны работником с использованием электронной цифровой подписи, а также электронной подписью врача.
Для повышения безопасности, при передаче информации через электронный документооборот, система автоматически проверяет электронные подписи и подтверждает действительность документов.
Помните, что корректная подпись всех электронных документов является важным условием для их дальнейшей обработки и признается законным документом.
- Для работы с электронными больничными листами необходимо:
- сертифицированные удостоверяющие центры;
- соблюдение требований по подписи документов;
- проверка подписей при передаче информации через электронный документооборот.
Сроки хранения документов при использовании электронного больничного листа
Согласно законодательству, с начала 2020 года все медицинские документы, включая больничные листы, могут храниться в электронном виде. Для работодателей и бухгалтеров это означает, что надо знать, как долго хранить электронные больничные листы.
Как и при работе с бумажными документами, сроки хранения больничных листов в электронном виде зависят от категории и типа медицинского документа. Общие сроки хранения электронных больничных листов установлены в два года с даты окончания болезни.
Однако, для некоторых категорий работников (например, женщин в период беременности или при определенных профессиональных заболеваниях) срок хранения больничных листов может быть увеличен. Для точного определения сроков хранения электронных больничных листов работодатели и бухгалтеры могут обратиться к соответствующему законодательству или к медицинским организациям, которые выдают эти документы.
Важно отметить, что при работе с электронными больничными листами необходимо обеспечивать их сохранность на всем протяжении установленного срока хранения. Это означает, что работники, ответственные за обработку электронных документов, должны правильно организовать их хранение и взаимодействие с ФСС в рамках электронного документооборота.
Как работать с электронными больничными листами?
Вы уже знаете, что в соответствии с законодательством, работодатель должен начать работать с электронных больничных листов до 1 января 2023 года. Но что же делать дальше?
Об электронных больничных листах: ЭЛН – это удобный и быстрый способ оформления больничных листов. Их можно использовать для ведения и контроля за листами всех сотрудников вашей организации.
Чтобы начать работать с электронных больничных листов: нужно узнать, как правильно их заполнять и передавать в Фонд социального страхования. Вам нужно будет зарегистрироваться в системе ФСС и ознакомиться с основными правилами заполнения и передачи данный формы листов.
Вы узнаете: каким образом можно создавать и хранить электронные больничные листы, как вести контроль за сроками выдачи, передачи и хранения документов, а также как пользоваться электронным документооборотом с Фондом социального страхования.
Вывод: Умение работать с электронными больничными листами – это важная навык для всех работников, которые связаны с кадровым учетом и бухгалтерией. Научиться этому делу несложно, но требует внимательности и практики.