Электронный листок нетрудоспособности инструкция по заполнению для работодателя

Уже больше года нельзя выбрать, получать больничные листы в электронном виде или бумажном, поскольку их оформляют преимущественно онлайн. Власти таким образом упростили взаимодействие между лечебным учреждением, работником, работодателем и Социальным фондом. И если работникам такое новшество очень удобно: от них практически ничего не требуется, то компаниям необходимо научиться работать по действующим правилам.

Бумажные и электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) обладают одинаковой юридической силой, что закреплено Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Но выписывается он только в каком-то одном формате (часть 2 статьи 1 и часть 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, пункт 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). То есть болеющий сотрудник не сможет получить цифровой и бумажный варианты одновременно.

Что собой представляет электронный листок

Хотя с 1 января 2022 г. почти всем оформляют документ онлайн, чем отличается электронный больничный от бумажного, многие сотрудники и работодатели не знают. Чисто внешне они весьма схожи, поскольку в обоих форматах содержатся одинаковые ячейки для заполнения. Основное отличие заключается в том, что ЭЛН заполняется в специальной программе, а бумажный документ — вручную. Есть разница и в правилах хранения.

Так выглядит бумажный листок нетрудоспособности:

А это образец электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:

А это образец электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:

Для сведения: коды причин нетрудоспособности в больничных листах

Как пользоваться электронными больничными

В оформлении и оплате электронных больничных листов задействованы три инстанции:

• лечебное учреждение;
• работодатель;
• Социальный фонд.

Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:

1. Заключить соглашение о взаимодействии с региональным отделением Соцфонда.
2. Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах». Это наиболее удобный вариант, поскольку через эту систему работодателю приходят уведомления обо всех изменениях, связанных с больничным, — открытие, продление, закрытие, аннулирование. Но компания вправе работать и через оператора ЭДО, бесплатную программу Соцфонда или личный кабинет страхователя на портале госуслуг.
3. Обучить (при необходимости) бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
4. Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.

Если подготовительные мероприятия завершены, разберемся, как работает электронный больничный лист на практике:

1. Врач формирует листок нетрудоспособности и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
2. Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
3. Работник передает номер в бухгалтерию. Либо Соцфонд самостоятельно уведомляет работодателя об открытии листка нетрудоспособности.
4. Нет необходимости разбираться, как получить электронный больничный лист работодателю: он доступен в системе «Соцстрах» или личном кабинете страхователя по полученному номеру или СНИЛС работника. Бухгалтеру остается заполнить необходимые поля. Обычно часть сведений заполнена автоматически, но их все равно следует проверить, и, при необходимости, исправить.
5. После заполнения бухгалтером и подписи листок поступает в Соцфонд.
6. Фонд занимается расчетом и выплатой пособия самостоятельно.

Удобный сервис: онлайн-калькулятор для расчета больничных

Как заполнять больничные по новым правилам

В Приказе Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н содержится подробная инструкция по заполнению электронного листка нетрудоспособности в текущем году. Работодатель заполняет только ту часть, которая ему доступна. Как и в прежнем, бумажном, бланке, необходимо указать:

• средний заработок для начисления пособия;
• страховой стаж;
• сумму к выплате;
• дату начала работы.

В инструкции указано, что делать с электронным больничным листом работодателю, если допущены ошибки при заполнении. Если они выявлены самим бухгалтером, документ заново заполняют и отправляют в Соцфонд с пояснением причины неточности. Если ошибки выявили сотрудники фонда, они направят запрос с просьбой уточнить сведения.

Чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в Соцфонд.

Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он традиционный: работодатель перечисляет пособие за первые 3 дня болезни в ближайший расчетный день, остальное платит Соцфонд в течение 10 дней после получения необходимых сведений.

Подробнее: сколько может длиться больничный и в какие сроки должен быть оплачен

Печатать или нет

Что написано пером, не вырубишь топором. Такой истины придерживаются на большинстве предприятий, поэтому как распечатать электронный больничный лист, знают практически все кадровики и бухгалтеры. А надо ли печатать? Ответ на официальном сайте Соцфонда гласит: распечатывать и хранить копию ЭЛН не нужно. Цифровой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, но он, в отличие от традиционного варианта, хранится в информационной системе «Соцстрах».

Больничные на Госуслугах

По информации Минцифры, гражданин имеет возможность посмотреть свой электронный больничный лист в любое удобное время через мобильное приложение или на сайте Госуслуги. Пользователи уже получают уведомления об изменении статуса ЭЛН: открытии, продлении, закрытии и т. д. В личном кабинете хранятся:

• номер документа;
• данные врача;
• сведения о медицинском учреждении;
• данные о периоде нетрудоспособности.

Плюсы использования

Преимущества электронных больничных показал 2020 год, когда из-за пандемии коронавируса листов нетрудоспособности было очень много.

Бумажные бланки относят к документам строгой отчетности со спецзащитой. Их производство является весьма затратным, а потеря или порча доставляет хлопоты врачам, пациентам и работодателям. Цифровые бланки сокращают затраты на печать бумажных носителей, позволяют «безболезненно» исправить допущенные ошибки.

Если используется ЭЛН, сводится к минимуму возможность подделки листка нетрудоспособности. Хотя большинство правонарушений в этой области связаны не с подделкой, а с выпиской не обоснованных болезнью работника документов, вопрос, как проверить электронный больничный лист на подлинность, теряет актуальность. Контакт пациента с этим документом сводится к минимуму, и внести правки в него у работника не получится.

Надо знать: как проверить больничный лист на подлинность

Еще один плюс — сокращается количество работы для кадровиков. Им больше не надо заботиться о передаче бумажных документов в госорганы, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.

Это лишь некоторые преимущества электронных больничных. Добавьте еще сокращение времени на обработку и получение документации, что немаловажно при работе предприятия в современных условиях.

Больничные листы в 2023 году выдаются в электронном формате, а выплата пособий по нетрудоспособности осуществляется в проактивном режиме. Работодатель платит только за три дня болезни, остальную сумму сотрудник получает напрямую от СФР. Расскажем, как организовать работу бухгалтера в соответствии с требованиями закона.

67. Сведения, направляемые медицинской организацией в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации в целях формирования листка нетрудоспособности, подтверждаются усиленными квалифицированными электронными подписями медицинской организации, ее медицинских работников, проводивших экспертизу временной нетрудоспособности, а в случаях, предусмотренных настоящими Условиями и порядком — усиленной квалифицированной электронной подписью председателя врачебной комиссии медицинской организации.

(в ред. Приказа Минздрава России от 13.12.2022 N 790н)

(см. текст в предыдущей редакции)

В целях формирования дубликата листка нетрудоспособности взамен ранее сформированного листка нетрудоспособности медицинская организация по решению врачебной комиссии направляет сведения в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации:

(в ред. Приказа Минздрава России от 13.12.2022 N 790н)

(см. текст в предыдущей редакции)

— при наличии ошибок в листке нетрудоспособности (до дня выплаты на его основании пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам);

— в случаях изменения причины временной нетрудоспособности.

В случае формирования дубликата листка нетрудоспособности взамен ранее сформированного листка нетрудоспособности, медицинской организацией, формирующей дубликат, ранее сформированный листок нетрудоспособности подлежит аннулированию.

В случаях, когда листки нетрудоспособности формировались в различных медицинских организациях (структурных подразделениях медицинских организаций) в рамках одного и того же случая временной нетрудоспособности (например, одного и того же заболевания), допускается формирование дубликата (дубликатов) листков нетрудоспособности взамен аннулированного (-ых) одной из данных медицинских организаций (структурных подразделений медицинских организаций) на усмотрение гражданина.

При формировании в некоторых медицинских организациях (оказывающих медицинскую помощь по профилям «онкология», «детская онкология», «дерматовенерология», «психиатрия-наркология», медицинскую помощь при заболевании, вызываемом вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции), при психических расстройствах и расстройствах поведения, медицинскую помощь больным туберкулезом) по согласованию с нетрудоспособным гражданином или его законным представителем могут быть указаны должности врачей, оказывающих медицинскую помощь по иным профилям либо «лечащий врач», «зубной врач», «фельдшер». При этом в поле листка нетрудоспособности «наименование медицинской организации» может указываться сокращенное наименование медицинской организации, не позволяющее идентифицировать ее профиль.

68. При заполнении раздела листка нетрудоспособности «ЗАПОЛНЯЕТСЯ ВРАЧОМ МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ» медицинской организацией:

в поле листка нетрудоспособности «номер ЭЛН» вносится номер листка нетрудоспособности, полученный из федеральной государственной информационной системы «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах» Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации;

(в ред. Приказа Минздрава России от 13.12.2022 N 790н)

(см. текст в предыдущей редакции)

в поле листка нетрудоспособности «взамен ранее сформированного N» указывается номер листка нетрудоспособности, взамен которого сформирован дубликат листка нетрудоспособности;

в поле листка нетрудоспособности «первичный» делается соответствующая отметка «V» в случае, если листок нетрудоспособности является первичным, а также в случае оформления дубликата первичного листка нетрудоспособности;

в поле листка нетрудоспособности «дубликат» проставляется отметка «V» в случае формирования дубликата листка нетрудоспособности;

в поле листка нетрудоспособности «продолжение листка N» указывается номер предыдущего листка нетрудоспособности в случае, если оформляемый листок нетрудоспособности является продолжением ранее сформированного листка нетрудоспособности;

в поле листка нетрудоспособности «наименование медицинской организации» указывается полное или сокращенное наименование медицинской организации, имеющей лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности, в которой осуществлялось оказание медицинской помощи и формировался листок нетрудоспособности;

в листке нетрудоспособности адрес места нахождения медицинской организации, осуществляющей формирование листка нетрудоспособности, указывается в соответствующем поле одной строкой через запятую;

в поле листка нетрудоспособности «Дата формирования» указывается число, месяц и год формирования листка нетрудоспособности;

в поле листка нетрудоспособности «Основной государственный регистрационный номер» указывается основной государственный регистрационный номер записи, внесенной в Единый государственный реестр юридических лиц или в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей, о медицинской организации, сформировавшей листок нетрудоспособности;

в полях листка нетрудоспособности «Фамилия, имя, отчество (при наличии)» в соответствующих ячейках указывается полные фамилия, имя и отчество (при наличии) временно нетрудоспособного гражданина в соответствии с документом, удостоверяющим личность;

в поле листка нетрудоспособности «СНИЛС» указывается СНИЛС;

в поле листка нетрудоспособности «Дата рождения» указывается дата рождения нетрудоспособного гражданина;

в поле листка нетрудоспособности «М» и «Ж» вносится соответствующая отметка «V».

До 1 сентября 2022 года при заполнении поля листка нетрудоспособности «Причина нетрудоспособности» в поле листка нетрудоспособности «код» указывается соответствующий двухзначный код:

01 — заболевание;

02 — травма;

03 — карантин;

04 — несчастный случай на производстве и его последствия;

05 — отпуск по беременности и родам;

06 — протезирование в стационаре;

07 — профессиональное заболевание или его обострение;

08 — лечение в санаторно-курортной организации;

10 — иное состояние (отравление, проведение сложных урологических, гинекологических, проктологических и других исследований, манипуляций, процедур, медицинских вмешательств);

11 — заболевание, указанное в пункте 1 Перечня социально значимых заболеваний, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2004 г. N 715 «Об утверждении перечня социально значимых заболеваний и перечня заболеваний, представляющих опасность для окружающих» <33> (далее — заболевание, указанное в пункте 1 Перечня социально значимых заболеваний, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2004 г. N 715);

———————————

<33> Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 49, ст. 4916.

С 1 сентября 2022 года при заполнении поля листка нетрудоспособности «Причина нетрудоспособности» в поле листка нетрудоспособности «код» указывается соответствующий двухзначный код:

01 — заболевание (в том числе профессиональное заболевание и его обострение);

02 — травма (в том числе несчастный случай на производстве или его последствия);

03 — карантин;

05 — отпуск по беременности и родам;

06 — протезирование в стационаре;

08 — лечение в санаторно-курортной организации;

10 — иное состояние (отравление, проведение сложных урологических, гинекологических, проктологических и других исследований, манипуляций, процедур, медицинских вмешательств);

11 — заболевание, указанное в пункте 1 Перечня социально значимых заболеваний, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2004 г. N 715 <34>;

———————————

<34> Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 49, ст. 4916.

в поле листка нетрудоспособности «доп код» указывается дополнительный трехзначный код:

017 — при лечении туберкулеза, когда санаторно-курортное лечение заменяет оказание медицинской помощи в стационарных условиях;

018 — при медицинской реабилитации в связи с несчастным случаем на производстве в период временной нетрудоспособности (до направления на МСЭ);

019 — при направлении на лечение больных туберкулезом в санаторно-курортную организацию;

020 — при дополнительном отпуске по беременности и родам;

021 — при заболевании или травме, наступивших вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.

В поле листка нетрудоспособности в электронной форме «Диагноз» из медицинской информационной системы медицинской организации, в которой формируется листок нетрудоспособности, в автоматическом режиме указывается код по МКБ (за исключением случаев оказания медицинской помощи по профилям «онкология», «детская онкология», «дерматовенерология», «психиатрия-наркология», медицинской помощи при заболевании, вызываемом вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции), при психических расстройствах и расстройствах поведения, медицинской помощи больным туберкулезом);

в поле листка нетрудоспособности «дата 1» вносится:

предполагаемая дата родов;

дата начала путевки — при направлении больных туберкулезом по путевкам в санаторно-курортные организации на лечение в случае, когда санаторно-курортное лечение заменяет оказание медицинской помощи в стационарных условиях, а также на лечение после оказания медицинской помощи в стационарных условиях, при направлении застрахованных лиц, пострадавших в связи с тяжелым несчастным случаем на производстве, на медицинскую реабилитацию в санаторно-курортные организации в период временной нетрудоспособности (далее — путевка на лечение).

в поле листка нетрудоспособности «дата 2» вносится дата окончания путевки на лечение;

в поле листка нетрудоспособности «N путевки» указывается номер путевки на лечение;

в поле листка нетрудоспособности «Основной государственный регистрационный номер санаторно-курортной организации» указывается основной государственный регистрационный номер записи, внесенной в Единый государственный реестр юридических лиц, о медицинской организации, в которой осуществлялось санаторно-курортное лечение или медицинская реабилитация;

При внесении сведений в подраздел «по уходу» листка нетрудоспособности в случаях ухода за больным членом семьи (в том числе за ребенком при введении ограничительных мероприятий (карантина):

в поле листка нетрудоспособности «СНИЛС члена семьи» вносится СНИЛС на каждого члена семьи, за которым осуществляется уход. В случае отсутствия информации о СНИЛС члена семьи поле не заполняется;

в поле листка нетрудоспособности «Дата рождения члена семьи» указывается дата рождения каждого члена семьи, за которым осуществляется уход;

в поле листка нетрудоспособности «Причина нетрудоспособности члена семьи» (по аналогии с полем листка нетрудоспособности «Причина нетрудоспособности) указывается соответствующий двухзначный код:

03 — карантин;

09 — уход за больным членом семьи;

12 — в случае наличия у ребенка заболевания в возрасте до 7 лет, включенного в перечень заболеваний, определенный в соответствии с пунктом 1 части 5 статьи 6 Федерального закона N 255-ФЗ федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере здравоохранения;

13 — ребенок-инвалид;

14 (проставляется только при согласии гражданина) — в случае болезни, связанной с поствакцинальным осложнением или злокачественными новообразованиями у ребенка;

15 (проставляется только при согласии гражданина) — ВИЧ-инфицированный ребенок.

При этом поле листка нетрудоспособности «Причина нетрудоспособности» не заполняется;

в поле листка нетрудоспособности «Диагноз члена семьи» из медицинской информационной системы медицинской организации, в которой формируется листок нетрудоспособности, в автоматическом режиме указывается код по МКБ по каждому члену семьи, за которым осуществляется уход (за исключением случаев оказания медицинской помощи по профилям «онкология», «детская онкология», «дерматовенерология», «психиатрия-наркология», медицинской помощи при заболевании, вызываемом вирусом иммунодефицита человека (ВИЧ-инфекции), при психических расстройствах и расстройствах поведения, медицинской помощи больным туберкулезом). При этом поле листка нетрудоспособности «Диагноз» не заполняется;

в поле листка нетрудоспособности «условия оказания медицинской помощи» указываются условия оказания медицинской помощи больному члену семьи, за которым осуществляется уход.

В случае осуществления ухода за больным членом семьи как в амбулаторных условиях, так и при совместном пребывании с ним в стационарных условиях (условиях дневного стационара), по соответствующему члену семьи период ухода указывается по каждому условию оказания медицинской помощи отдельно, при этом поле листка нетрудоспособности «Находился в стационаре» не заполняется;

в поле листка нетрудоспособности «Период ухода» в ячейках «С» и «По» вносятся сведения о начале и окончании периода осуществления ухода отдельно за каждым больным членом семьи;

в поле листка нетрудоспособности «родственная (семейная) связь» указывается соответствующий двухзначный код:

38 — мать (мачеха);

39 — отец (отчим);

40 — опекун;

41 — попечитель;

42 — иной родственник, фактически осуществляющий уход.

В поле листка нетрудоспособности «Фамилия, имя, отчество (при наличии) члена семьи, за которым осуществляется уход» указывается полные фамилия, имя, отчество (при наличии) члена семьи, за которым осуществляется уход.

В поле листка нетрудоспособности «Отметки о нарушении условий оказания медицинской помощи» в зависимости от вида нарушения медицинской организацией, установившей факт нарушения условий оказания медицинской помощи, указывается следующий двухзначный код:

23 — несоблюдение предписанных условий оказания медицинской помощи;

24 — несвоевременная явка на прием к врачу (фельдшеру, зубному врачу);

25 — выход на работу без выписки;

26 — отказ от направления в учреждение медико-социальной экспертизы;

27 — несвоевременная явка в учреждение медико-социальной экспертизы;

28 — другие нарушения.

в поле листка нетрудоспособности «Дата» указывается дата нарушения. Данные сведения подтверждаются усиленной квалифицированной электронной подписью лечащего врача (фельдшера, зубного врача).

Если нарушений условий оказания медицинской помощи не было, указанные поля листка нетрудоспособности не заполняются.

В поле листка нетрудоспособности «Находился в стационаре» в ячейках «С» и «По» указываются соответственно даты начала и окончания оказания гражданину медицинской помощи в стационарных условиях (условиях дневного стационара), в таблице «Освобождение от работы» листка нетрудоспособности делается запись о продолжительности оказания медицинской помощи.

В случае оказания медицинской помощи в стационарных условиях (условиях дневного стационара) и необходимости представления листка нетрудоспособности к оплате в таблице «Освобождение от работы» и в поле «Находился в стационаре» указываются соответствующие сроки оказания медицинской помощи, в поле «Иное» проставляется двухзначный код (31) — «продолжает болеть».

(в ред. Приказа Минздрава России от 13.12.2022 N 790н)

(см. текст в предыдущей редакции)

При этом одновременно формируется новый листок нетрудоспособности, являющийся продолжением ранее сформированного листка нетрудоспособности.

При выписке из медицинской организации, осуществляющей оказание медицинской помощи в стационарных условиях (условиях дневного стационара) нетрудоспособному гражданину, в поле листка нетрудоспособности «Находился в стационарных условиях» указывается общая длительность оказания медицинской помощи, а в таблице «Освобождение от работы» сроки оказания медицинской помощи в днях за исключением дней, указанных в ранее сформированном листке нетрудоспособности.

69. При направлении на МСЭ лечащим врачом (фельдшером) указывается соответствующая дата в поле листка нетрудоспособности «Дата направления в бюро МСЭ».

При этом в таблице «Освобождение от работы» в поле листка нетрудоспособности «По какое число» последнего указанного периода освобождения от работы вносится дата, предшествующая дате направления в бюро МСЭ.

70. При заполнении полей листка нетрудоспособности бюро МСЭ:

в полях листка нетрудоспособности «Дата регистрации документов в бюро МСЭ» и «Дата освидетельствования в бюро МСЭ» бюро МСЭ указываются соответствующие даты;

в поле листка нетрудоспособности «Инвалидность» арабскими цифрами бюро МСЭ указывается группа инвалидности (1, 2, 3) в случае, если в результате освидетельствования в бюро МСЭ лицу установлена либо изменена группа инвалидности. В случаях, когда бюро МСЭ по результатам освидетельствования гражданина группа инвалидности не установлена или не изменена, поле листка нетрудоспособности «Инвалидность» не заполняется.

При переосвидетельствовании гражданина, признанного ранее в установленном порядке инвалидом, в случае принятия бюро МСЭ решения об установлении группы инвалидности, установленная по результатам переосвидетельствования группа инвалидности указывается в поле листка нетрудоспособности «Инвалидность».

До 1 сентября 2022 года при установлении степени утраты профессиональной трудоспособности в результате несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в поле «Установлена/изменена группа инвалидности» указывается код «9 — Установлена утрата профессиональной трудоспособности».

Код «9 — Установлена утрата профессиональной трудоспособности» проставляется в листке нетрудоспособности только при причинах нетрудоспособности «04 — несчастный случай на производстве или его последствия» и «07 — профессиональное заболевание или его обострение».

С 1 сентября 2022 года при заполнении поля листка нетрудоспособности «Утрата профессиональной трудоспособности» в нем арабскими цифрами бюро МСЭ указывается код «29» — «Установлена утрата профессиональной трудоспособности» при установлении степени утраты профессиональной трудоспособности в результате несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В случае, когда бюро МСЭ по результатам освидетельствования гражданина не установлена степень утраты профессиональной трудоспособности в результате несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний поле листка нетрудоспособности «Утрата профессиональной трудоспособности» не заполняется.

Сведения, направляемые бюро МСЭ в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации в целях формирования листка нетрудоспособности, подтверждаются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя бюро МСЭ.

(в ред. Приказа Минздрава России от 13.12.2022 N 790н)

(см. текст в предыдущей редакции)

71. При заполнении медицинской организацией таблицы «Освобождение от работы»:

в поле листка нетрудоспособности «С какого числа» указывается дата (число, месяц и год), с которой гражданин освобожден от работы;

в поле листка нетрудоспособности «По какое число» указывается дата (число, месяц и год) (включительно), по которую гражданин освобожден от работы.

При оказании медицинской помощи в амбулаторных условиях продление листка нетрудоспособности осуществляется со дня, следующего за днем осмотра гражданина врачом. Каждое продление листка нетрудоспособности вносится в отдельные поля таблицы листка нетрудоспособности.

Не допускается разрыв или пересечение периодов временной нетрудоспособности (за исключением случаев формирования листка нетрудоспособности по коду «10» — иное состояние (отравление, проведение сложных урологических, гинекологических, проктологических и других исследований, манипуляций, процедур, медицинских вмешательств).

При продлении листка нетрудоспособности медицинской организацией (структурным подразделением медицинской организации), в которую гражданин был направлен или обратился за оказанием медицинской помощи, формируется листок нетрудоспособности, являющийся продолжением ранее сформированного листка нетрудоспособности.

При наступлении заболевания (профессионального заболевания, травмы, в том числе полученной вследствие несчастного случая на производстве, отравления и иного состояния, связанного с временной потерей трудоспособности), не связанного с заболеванием (профессиональным заболеванием, травмой, в том числе полученной вследствие несчастного случая на производстве, отравлением и иным состоянием, связанным с временной потерей трудоспособности), по которому гражданин уже освобожден от работы, не допускается продление ранее сформированного листка нетрудоспособности в связи с наступившим заболеванием (профессиональным заболеванием, травмой, в том числе полученной вследствие несчастного случая на производстве, отравлением и иным состоянием, связанным с временной потерей трудоспособности).

В случае оказания медицинской помощи и при необходимости освобождения от работы гражданина в связи с наступившим заболеванием (профессиональным заболеванием, травмой, в том числе полученной вследствие несчастного случая на производстве, отравлением и иным состоянием, связанным с временной потерей трудоспособности) формируется первичный листок нетрудоспособности. В случае продолжения оказания медицинской помощи гражданину по заболеванию (профессиональному заболеванию, травме, в том числе полученной вследствие несчастного случая на производстве, отравлению и иным состояниям, связанным с временной потерей трудоспособности), наступившему ранее, листок нетрудоспособности продлевается по данному заболеванию (профессиональному заболеванию, травме, в том числе полученной вследствие несчастного случая на производстве, отравлению и иному состоянию, связанному с временной потерей трудоспособности) до восстановления трудоспособности (направления на МСЭ).

Медицинской организацией (структурным подразделением медицинской организации), в которую гражданин был направлен или обратился за оказанием медицинской помощи, в ранее сформированном листке нетрудоспособности в поле «Иное» вносится код «31», в поле «Сформирован листок (продолжение) N» указывается номер листка нетрудоспособности, сформированного в продолжение.

В случаях формирования листка нетрудоспособности в продолжение сформированного листка нетрудоспособности допускается заполнение полей «Иное» и «Сформирован листок (продолжение) N» медицинской организацией (структурным подразделением медицинской организации), ранее сформировавшей листок нетрудоспособности.

Если гражданин после формирования или продления листка нетрудоспособности на прием не явился, а при очередном посещении признан нетрудоспособным, то период неявки (в рамках одного страхового случая, но не более 7 календарных дней) включается в общий период нетрудоспособности. Продление листка нетрудоспособности осуществляется по решению врачебной комиссии до восстановления трудоспособности (направления на МСЭ). Период неявки нетрудоспособного гражданина вносится одной строкой в поля таблицы «Освобождения от работы».

(в ред. Приказа Минздрава России от 13.12.2022 N 790н)

(см. текст в предыдущей редакции)

При оформлении дубликата листка нетрудоспособности в полях «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указывается весь период нетрудоспособности гражданина.

При оформлении листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии, в том числе за прошедшее время, в полях листка нетрудоспособности «Должность врача» и «Фамилия и инициалы врача» указываются фамилия, инициалы и должность медицинского работника, фамилия и инициалы председателя врачебной комиссии после каждого случая, рассматриваемого на врачебной комиссии.

При направлении медицинскими организациями больных туберкулезом по путевкам в санаторно-курортные организации на лечение в случае, когда санаторно-курортное лечение заменяет оказание медицинской помощи в стационарных условиях, а также на лечение после оказания медицинской помощи в стационарных условиях листок нетрудоспособности формируется по решению врачебной комиссии противотуберкулезной организации до отъезда гражданина на санаторно-курортное лечение. При этом в полях листка нетрудоспособности «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указываются дни пребывания в санаторно-курортной организации с учетом дней, необходимых для проезда к месту лечения и обратно.

При направлении на санаторно-курортное лечение листок нетрудоспособности оформляется лечащим врачом (фельдшером) медицинской организации и председателем врачебной комиссии до отъезда гражданина на лечение в санаторно-курортную организацию. В таблице «Освобождение от работы» лечащим врачом санаторно-курортной организации: в поле листка нетрудоспособности «Находился в стационаре» указываются сроки пребывания в санаторно-курортной организации, в полях «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указывается период санаторно-курортного лечения, не превышающий 24 календарных дня.

При направлении на лечение в санаторно-курортную организацию непосредственно после оказания медицинской помощи в стационарных условиях в поле листка нетрудоспособности «Иное» вносится код «37». Продолжение листка нетрудоспособности оформляется в медицинской организации, направляющей гражданина на лечение.

При этом в поле листка нетрудоспособности «С какого числа» таблицы «Освобождение от работы» дата освобождения от работы в связи с лечением в санаторно-курортной организации указывается не позднее следующего дня за днем открытия (формирования) данного листка нетрудоспособности медицинской организацией, направившей гражданина на лечение.

Допускается формирование листка нетрудоспособности за период лечения в санаторно-курортной организации, не превышающий 24 календарных дня, медицинской организацией, направившей гражданина на лечение в санаторно-курортную организацию, по решению врачебной комиссии на основании документа, подтверждающего пребывание гражданина в данной санаторно-курортной организации.

При направлении лиц, пострадавших в связи с тяжелым несчастным случаем на производстве, на медицинскую реабилитацию в период временной нетрудоспособности в полях листка нетрудоспособности «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» листка нетрудоспособности одной строкой указывается период медицинской реабилитации, согласно направлению врачебной комиссии; в поле листка нетрудоспособности «Находился в стационарных условиях» указываются сроки пребывания в медицинской организации, в которой осуществляется медицинская реабилитация, с учетом дней, необходимых для проезда к месту лечения и обратно.

Сведения в целях формирования листка нетрудоспособности подтверждаются усиленными квалифицированными подписями лечащего врача (фельдшера) и председателя врачебной комиссии.

В случаях формирования листка нетрудоспособности на дни проведения сложных исследований, манипуляций, процедур в полях листка нетрудоспособности «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» вносятся соответственно даты начала и окончания дней проведения соответствующих исследований, манипуляций, процедур.

При проведении сложных исследований, манипуляций, процедур в течение одного дня в полях листка нетрудоспособности «С какого числа» и «По какое число» указывается одна и та же дата. Последующий день (дни) проведения соответствующих исследований, манипуляций, процедур указывается аналогично. В случаях оформления листка нетрудоспособности при проведении сложных исследований, манипуляций, процедур в поле листка нетрудоспособности «Причина нетрудоспособности» проставляется код «10»;

в полях листка нетрудоспособности «Должность врача» и «Фамилия и инициалы врача (фельдшера, зубного врача)» таблицы «Освобождение от работы» указывается должность лечащего врача (фельдшера, зубного врача), его фамилия и инициалы, а в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, указывается «председатель врачебной комиссии» и его фамилия и инициалы;

при формировании листка нетрудоспособности сведения по каждому периоду нетрудоспособности подтверждаются усиленной квалифицированной электронной подписью лечащего врача (фельдшера, зубного врача), а в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, — усиленной квалифицированной электронной подписью председателя врачебной комиссии медицинской организации.

72. В поле листка нетрудоспособности «Приступить к работе» в ячейках «с » указывается дата со следующего дня восстановления трудоспособности после осмотра и признания гражданина трудоспособным.

В поле «Иное: » указывается следующий двухзначный код:

31 — в случае, если гражданин продолжает болеть и ему формируют новый листок нетрудоспособности (продолжение);

32 — при установлении инвалидности (степени утраты профессиональной трудоспособности в результате несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний);

33 — при изменении группы инвалидности;

34 — в случае смерти;

35 — в случае отказа от проведения медико-социальной экспертизы;

36 — в случае, когда гражданин после формирования или продления листка нетрудоспособности на прием не являлся, а при очередном посещении признан трудоспособным;

37 — в случае направления на лечение непосредственно после оказания медицинской помощи в стационарных условиях.

Вслед за двухзначным кодом, вносимым в поле «Иное: «, в ячейках «» для кодов 32, 33, 34 и 36 вносится также дата установления инвалидности (дата определения степени утраты профессиональной трудоспособности в результате несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), изменения группы инвалидности, дата смерти гражданина, дата признания трудоспособным.

73. В поле листка нетрудоспособности «Сформирован листок (продолжение) N» указывается номер листка нетрудоспособности, сформированного в продолжение.

При закрытии (продолжении) листка нетрудоспособности медицинской организацией (структурным подразделением медицинской организации), в которую гражданин был направлен или обратился за оказанием медицинской помощи, передаваемые сведения (поля «Иное», «Сформирован листок (продолжение) N», «Приступить к работе: «С») подтверждаются усиленной квалифицированной электронной подписью данной медицинской организации и лечащего врача (фельдшера, зубного врача).

Сведения, внесенные в сформированный листок нетрудоспособности при его закрытии или продлении, подтверждаются усиленной квалифицированной электронной подписью лечащего врача (фельдшера зубного врача) и медицинской организации.

74. Сведения о коде по МКБ страхователю не предоставляются.

75. По желанию гражданина медицинская организация выдает ему выписку из листка нетрудоспособности, сформированного в форме электронного документа.

Содержание

О том, что с 2022 года больничные листы оформляют только в электронном виде, знают бухгалтеры, кадровики и сотрудники компаний. Однако у многих еще остаются вопросы относительно правил использования электронных листов нетрудоспособности (ЭЛН).

Рассказываем обо всем, что важно знать работодателям и работникам об электронных больничных, — о преимуществах, особенностях использования и ответственности за непредоставление в ФСС.

Что такое электронный больничный лист

Электронный лист нетрудоспособности — сведения о временной нетрудоспособности работника, которые размещаются в информационной системе Фонда социального страхования (ФСС). Они действовали с 2017 года, но использовались по согласованию с пациентом.

По юридической силе электронные и стандартные бумажные листки равнозначны. Однако сотрудникам до 2022 года приходилось выбирать, в каком формате оформить больничный, — одновременно и в электронном, и в бумажном виде они не выдавались.

Изменения с 2022 года

Вот что важно знать об электронных больничных:

• Только электронный больничный. Повторимся, что с 1 января 2022 года в поликлиниках перестали выдавать бумажные листы нетрудоспособности. Врачи оформляют больничные только в электронном виде, независимо от согласия работника или работодателя. Исключением являются граждане, которые находятся под государственной защитой, — им по-прежнему выдают бумажные листки.
• Форма СоЗЛ. Теперь практически все выплаты поступают автоматически — для этого сотрудникам не нужно подавать заявление работодателю. Фонд самостоятельно получает от организаций все данные, необходимые для расчета — для этого работодатель заполняет форму СоЗЛ, введенную Приказом ФСС №119.
• 3 дня на подачу в ФСС. Теперь срок, отведенный компаниям и ИП для передачи информации в фонд, сокращается с 5 до 3 дней. Он отсчитывается с даты, когда ФСС направил работодателю запрос. Предоставляемые данные заверяются ЭЦП — это гарантирует сохранность и неизменность электронного документа.
• Виновник возмещает расходы в Соцстрах. Другое изменение касается компенсации излишне выплаченной суммы. Если работодатель предоставил неверную информацию, что привело к неправильному расчету выплаты, то именно ему предстоит возмещать затраты перед фондом. Аналогично с работниками и медучреждениями — кто допустил ошибку, тот компенсирует расходы.

Наиболее острый вопрос для многих — как оплачивается электронный больничный лист. И тут новости хорошие — размер выплаты, которая начисляется при временной нетрудоспособности, увеличился. С 2022 года минимальный средний доход в день, учитываемый при расчете выплаты, составляет 456,55 рублей + дополнительные коэффициенты, которые зависят от региона, а максимальный — 2572, 60 рублей.

Преимущества и недостатки электронного больничного

Главное преимущество больничных, которые выдают в электронной форме, — надежность. Все, кто участвует в оформлении листка нетрудоспособности, подключаются к информационной системе «Соцстрах», а обмен информацией выполняется через специальные программы.

ЕИИС «Соцстрах» обладает удобным и интуитивно понятным интерфейсом. Система обеспечивает конфиденциальность всех данных и гарантирует, что злоумышленники не получат доступ к информации.

4 преимущества использования ЭЛН:

1. Уменьшение документооборота. Электронные больничные хранятся в системе ФСС, поэтому их не нужно распечатывать и хранить, — это снимает нагрузку с бухгалтеров и кадровиков.
2. Снижение рисков. ЭЛН заверяются квалифицированной электронной подписью врача, поэтому подделать их практически невозможно.
3. Меньше ответственности. Бухгалтеру не нужно думать, как исправить листок. Если при его заполнении допущена ошибка, достаточно передать информацию об этом в фонд.
4. Удобство. Работодателю достаточно один раз установить ПО и выбрать способ для обмена информацией с фондом, чтобы затем тратить по 3–5 минут на заполнение одного больничного.

Что касается недостатков, то к ним относится отсутствие возможности получить бумажный лист нетрудоспособности. Некоторым работникам и работодателям, несмотря на все преимущества ЭЛН, комфортнее работать со стандартными документами на бумаге, а не в единой информационной системе.

Цифровизация помогает упростить работу предприятия. А чтобы определить рекламные источники, которые приносят наибольшее количество телефонных обращений в вашу компанию, подключите Коллтрекинг Calltouch. Технология отследит каждый звонок и свяжет его с соответствующим каналом продвижения. Сервис соберет статистику по добавлениям в корзину, оплатам, посчитает выручку и ROI. Вы оптимизируете маркетинговый бюджет и откажетесь от убыточных площадок.

Порядок работы с ЭЛН

Чтобы выдать электронный лист нетрудоспособности, требуется участие одновременно четырех субъектов — сотрудника, медицинского учреждения, в которое он обращается за больничным, работодателя и Фонда социального страхования.

Если коротко, то порядок выдачи ЭЛН выглядит так:

• Сотрудник. Обращается в медицинское учреждение, чтобы открыть больничный. Теперь у него не спрашивают согласия на оформление электронного документа, поэтому все пациенты получают 12-значный номер больничного в виде смс-сообщения или распечатанного талона.
• Медицинское учреждение. Открывает больничный и заполняет первый раздел листка нетрудоспособности в системе ФСС. Электронный документ обязательно подписывается квалифицированной ЭЦП врача, принимавшего пациента.
• Работодатель. Получает информацию о болезни сотрудника и запрашивает 12-значный номер ЭЛН. Когда в медицинском учреждении закроют больничный, работодатель заполнит второй раздел и тоже подпишет документ квалифицированной ЭЦП, чтобы отправить данные в фонд.
• ФСС. Использует информацию, полученную от медицинского учреждения и работодателя, чтобы рассчитать сумму пособия, а затем выплачивает ее сотруднику на карту. В случае ошибки ФСС повторно перенаправляет все данные врачу, чтобы открыть новый лист нетрудоспособности.

Как бизнесу работать с электронным больничным

Шаг 1. Получите электронную цифровую подпись (ЭЦП)

Чтобы работать с электронными больничными, потребуется квалифицированная электронная подпись. Она оформляется для директора, бухгалтера и других сотрудников, которые ведут учет в организации.

Новую подпись можно не получать, если компания подает отчетность по ТКС. Проверьте, подойдет ли используемая ЭЦП, — она должна быть совместима с ЕИИС «Соцстрах».

Шаг 2. Установите криптопровайдер

Это независимый модуль, который используется для проверки ЭЦП и защиты информации. В России для этого применяется «КриптоПро CSP», который работает в операционных системах Windows, Mac OS и Linux.

Лицензию для работы с «КриптоПро CSP» выдают удостоверяющие центры, получившие аккредитацию Минцифры, вместе с ЭЦП, но при необходимости ее можно купить отдельно.

Шаг 3. Заключите соглашение с ФСС

Скачайте бланк соглашения об информационном взаимодействии на сайте ФСС РФ, а затем распечатайте, заполните и подайте в региональное отделение фонда.

В течение 10 дней сотрудники рассмотрят и подпишут соглашение — с этого момента компания может удаленно взаимодействовать с ФСС.

Шаг 4. Откройте личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах»

Авторизуйтесь на Госуслугах и оформите учетную запись организации с использованием квалифицированной электронной подписи.

Это нужно, чтобы зарегистрировать личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах». Если аккаунт в системе уже есть, просто авторизуйтесь на сайте ФСС.

Шаг 5. Выберите способ для обмена информацией

Взаимодействовать с ФСС можно разными способами, поэтому выберите тот, который будет для вас быстрее и удобнее:

• в кабинете на сайте ФСС, для доступа к которому необходимо зарегистрировать учетную запись на Госуслугах;
• с помощью специального сервиса АРМ «Подготовка расчетов для ФСС», который можно бесплатно скачать на сайте ФСС;
• с помощью бухгалтерских программ, позволяющих взаимодействовать с ЭЛН. Убедитесь, что в программе, которую вы используете, предусмотрены такие возможности;
• с помощью сервиса «Социальный электронный документооборот» (СЭДО), к которому можно подключиться через 1С «Зарплата и управление персоналом 8».

Как и ФСС, вы можете предложить клиентам разные способы коммуникации. Подключите к вашему сайту кастомизированные Виджеты Calltouch, чтобы собирать заявки на обслуживание в любое время суток. Пользователи смогут заказать обратный звонок, заполнить форму заявки или выбрать удобный канал связи с помощью мультикнопки. Вы не упустите ни одного обращения и повысите лояльность клиентов.

Шаг 6. Оформите ЭЛН

В кабинете страхователя доступна полная информация о сотруднике, который обратился за медицинской помощью. Чтобы завершить оформление ЭЛН, откройте раздел «Заполняется работодателем».

Если информации в личном кабинете нет, то больничный еще не закрыт. Обратите внимание, что закрытые ЭЛН, подлежащие оплате, имеют код 030.

Как правильно заполнить электронный больничный лист

Бланк ЭЛН состоит из двух разделов. Первый заполняет врач, второй — работодатель. Правила по заполнению такие же, как и в случае с бумажными листками. Ничего не меняется, кроме того, что данные теперь вносятся не от руки, а на компьютере.

Инструкция по заполнению ЭЛН для работодателя:

1. Авторизуйтесь в ЕИИС «Соцстрах». Введите в поиске 12-значный номер листа или СНИЛС сотрудника, который оформил больничный.
2. Выберите «Получить из ФСС». Открывшаяся форма будет частично заполнена, потому что некоторые данные (например, ФИО, СНИЛС заболевшего сотрудника) вносятся системой автоматически.
3. Проверьте информацию из всех разделов. Укажите недостающие данные — вид работы, стаж трудовой деятельности, размер среднего заработка.
4. Подпишите ЭЛН. Используйте квалифицированную ЭЦП директора и главного бухгалтера организации.
5. Отправьте информацию в ФСС. Нажмите «Сохранить», чтобы она автоматически была отправлена в фонд.

Если вы обнаружили неточности или ошибки в разделе, который оформляет поликлиника, известите об этом ФСС. Фонд самостоятельно передаст информацию в поликлинику, где уничтожат неправильно выданный лист и выпишут дубликат.

Ответственность работодателя

В случае с электронными больничными работодателю важно действовать быстро. Если не предоставить документы, которые требуются для начисления выплаты, грозит ответственность — 200 рублей за каждый непредоставленный документ.

Ответственность также применяется за указание неверной информации — тогда штраф составит 20% от переплаты пособия, но не более 5 000 рублей. Если работодатель не выплатил пособие за первые три дня в отведенные законом сроки, то штраф будет составлять от 30 000 до 50 000 рублей.

Если уже после сохранения ЭЛН вы заметили, что неправильно ввели информацию о сотруднике, то просто заполните и повторно отправьте документ. В этом случае фонд не начислит штраф, и ответственности удастся избежать.

Коротко о главном

• Электронный лист нетрудоспособности — информация о временной нетрудоспособности сотрудника, которая используется для предоставления больничного и начисления выплаты.
• С 2022 года ЭЛН являются обязательными, а получить бумажный листок могут только те граждане, которые находятся под государственной защитой.
• Компании и ИП указывают информацию о сотруднике только во втором разделе ЭЛН — «Заполняется работодателем».
• Чтобы пользоваться ЭЛН, потребуются квалифицированная электронная подпись, регистрация в ЕИИС «Соцстрах» и простое бесплатное ПО.