Характеристика и состав основных организационных документов устав положения инструкции

Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

Организационные
документы реализуют нормы административного
и гражданского права, являются правовой
основой деятельности учреждения и
строго обязательны для исполнения. Эти
документы проходят обязательно процедуру
утверждения непосредственно руководителем
с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом
(постановлением, решением, приказом или
распоряжением) или заседанием
коллегиального органа и действуют до
утверждения новых. В случае реорганизации
деятельности учреждения разрабатываются
новые организационные документы.

УСТАВ – правовой
акт, определяющий статус, порядок
образования, компетенцию организации,
ее функции, задачи, порядок работы.
Содержание устава в соответствии с
законодательством РФ должно включать:

• наименование
  учреждения, организации, предприятия,
  его вид;

• местонахождение
  (почтовый адрес);

• предмет
  и цель деятельности;

• порядок
  образования имущества (или уставного
  капитала, выпуска и распределения акций
  и т.д.);

• порядок
  распределения прибыли;

• порядок
  образования учреждения (организации,
  предприятия),

• порядок
  управления и прекращения деятельности;

• органы
  управления (внутренняя организационная
  структура).

В зависимости от
вида организации (учреждения) в устав
могут быть добавлены другие сведения:

• для
  банков – перечень проводимых банком
  операций и его функции;

• для
  акционерных обществ – сведения о
  категории выпускаемых акций, условия
  их приобретения, размеры долей каждого
  участника и др.

Текст устава может
содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный
капитал (уставной капитал).

3. Порядок
деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность,
распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение
деятельности.

УСТАВ оформляется
на общем бланке с указанием реквизитов:
наименование организации – автора
документа (с указанием министерства,
ведомства вышестоящей организации);
наименование вида документа – УСТАВ;
дата; регистрационный номер, место
издания (город); гриф утверждения (если
предприятие частное, указывают, кем
зарегистрировано); текст; отметка о
наличии приложения; оттиск печати
организации и регистрирующего органа;
подпись.

Положения
– правовые акты, определяющие порядок
образования, правовое положение, права,
обязанности, организацию работы
учреждения, структурного подразделения
(службы коллегиального органа).

Положения могут
быть типовыми и индивидуальными. Типовые
разрабатываются для однотипных
организаций и используются при разработке
индивидуальных. Различаются положения
об организациях, о структурных
подразделениях, положения о коллегиальных
и совещательных органах, положения о
временных органах (совещаниях, комиссиях,
советах).

Структура текста
положения и его формуляр унифицированы
в УСОРД. Положения оформляют на общем
бланке организации с указанием реквизитов:
наименование организации, структурного
подразделения, вид документа, а также
дата и гриф утверждения, регистрационный
номер, место издания, заголовок к тексту,
текст, подпись, гриф согласования или
визы согласования, оттиск печати в грифе
утверждения.

Текст положения
включает следующие разделы:

1. Общие положения

2. Цели и задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения
с другими подразделениями

7. Дополнения и
изменения.

Положения оформляется
на общем бланке подразделения, подписывают
должностные лица, являющиеся
непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного
подразделения или заместитель
руководителя), визирует юридическая
служба (юрист), утверждает руководитель.
Положение вступает в си-лу с момента
утверждения. Пример оформления положения.

Инструкция
– правовой акт, содержащий правила,
регулирующий организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий
(их структурных подразделений, должностных
лиц).

Инструкции издаются
в целях разъяснения применения
законодательных актов, распорядительных
документов, по заполнению и ведению
документов (например, бухгалтерских,
отчетных и др.).

Инструкция
оформляется на общем бланке организации
и должна содержать реквизиты: наименование
организации; наименование вида документа;
дата; место издания; заголовок к тексту;
текст; подпись; гриф утверждения; гриф
согласования или виза согласования,
оттиск печати. Текст инструкции
разбивается на разделы, которые нумеруются
арабскими или римскими цифрами, а
количество разделов определяется
разработчиками. Подписывается инструкция
руководителем того подразделения,
которое ее разработало (если документ
оформлен на бланке структурного
подразделения) или заместителем
организации (в случае оформления
документа на общем бланке организации),
а утверждается руководителем организации
или специальным распорядительным
документом. Инструкции бывают, например,
должностные; по безопасности труда и
др. Должностные инструкции определяют
функции, права и обязанности сотрудников
организации и разрабатываются на все
должности, предусмотренные штатным
расписанием.

Текст должностной
инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные
обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения
по должности

7. Дополнения и
изменения.

Штатное расписание
– документ, закрепляющий должностной
и численный состав предприятия,
указывающий фонд заработной платы.

Форма
штатного расписания унифицирована
УСОРД и оформляется на общем бланке
организации с указанием реквизитов:
наименование организации; наименование
вида документа; дата; место издания;
гриф утверждения; текст; визы согласования;
подпись; оттиск печати; регистрационный
номер; заголовок к тексту. Текст
оформляется в виде таблицы, указывается
перечень должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладов,
надбавок и месячном фонде заработной
платы. Штатное расписание визируют
главный бухгалтер, юрист, начальник
отдела кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации распорядительным документом,
печатью.

Структура и
штатная численность
– документ, который закрепляет
наименования всех структурных
подразделений, должностей и количество
штатных единиц каждой должности
организации (учреждения). Оформляется
на общем бланке предприятия с указанием
реквизитов: наименование организации,
наименование вида документа, дата, место
издания, заголовок к тексту, текст, гриф
утверждения, визы согласования, подпись,
печать. Текст оформляется в виде таблицы.
Документ визирует начальник отдела
кадров, подписывает заместитель
руководителя, утверждает руководитель
организации. Согласовывают его с главным
бухгалтером и юристом. Подпись руководителя
в грифе утверждения заверяется оттиском
печати.

Регламент
– документ, устанавливающий порядок
деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного
органа.

Регламент работы
коллегиального или совещательного
органа определяет: статус коллегиального
или совещательного органа; порядок
планирования работы; порядок подготовки
материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и
принятия решений на заседании; ведение
протокола заседания; оформление решений
коллегиального или совещательного
органа; порядок доведения решений до
исполнителей; материально-техническое
обеспечение заседаний.

Регламент оформляется
на общем бланке учреждения. Обязательные
реквизиты: наименование учреждения
(организации), вид документа, заголовок
к тексту (наименование коллегиального
или совещательного органа), наименование
вид документа, дата, место составления,
регистрационный номер, виза согласования,
гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе
подготовки на заседаниях коллегиального
органа и согласовываются с юридической
службой, подписываются руководителем
организации или руководителем
коллегиального органа, утверждаются
коллегиально.

Распорядительные
документы – постановления, решения,

приказы,
распоряжения и др.

Все распорядительные
документы должны строго соответствовать
положениям действующего законодательства.

Первая стадия
разработки проекта распорядительного
документа – определение круга вопросов,
которые предстоит в нем отразить. Прежде
всего изучают законодательные акты и
правительственные постановления, ранее
издававшиеся по данному вопросу
распорядительные документы. Затем
приступают к составлению его проекта.
Далее документ согласовывается и
подписывается. Постановления и решения
еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного
документа чаще всего состоит из двух
взаимозависимых частей – констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть является введением
в существо рассматриваемого вопроса.
Нередко в констатирующей части дается
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом случае
указывается вид акта, его автор, дата и
номер, полное название (заголовок), т.е.
приводятся все поисковые данные.
Констатирующая часть может и отсутствовать,
если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная
часть излагается в повелительной форме.
В зависимости от документа она начинается
словами: «постановляет»
(«постановил»)
– в постановлении; «решает»
(решил»)
– в решении; «предлагаю»
— в распоряжении; «приказываю»
— в приказе. Эти слова печатаются
прописными буквами или в разбивку т.е.
они зрительно выделяются и таким образом
отделяют констатирующую часть документа
от распорядительной. Располагаются эти
слова на отдельной строке прямо от полей
с двоеточием.

С
новой строки абзаца печатается текст
постановляющей части.

Распорядительная
часть может делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. В каждом
пункте указываются исполнитель
(организация, структурное подразделение,
конкретное должностное лицо, например,
в приказах), действие, которое поручается
выполнить, и срок исполнения. Исполнитель
указывается в дательном падеже. Можно
указывать и обобщенно, например: ректорам
вузов, директорам школ.
Предписываемое действие выражается
глаголом в неопределенной форме –
«подготовить»,
«зачислить», «организовать», «обеспечить»,
«возложить», «разработать»
и т.д.

В
конце текста распорядительного документа
помещается перечень документов,
утративших силу или подлежащих изменению
с изданием данного акта. Если
распорядительные документы имеют
приложения, указание на них дается в
соответствующих пунктах текста.

Текст распорядительного
документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст
распорядительного документа, приступают
к его оформлению на бланке конкретного
вида документа. Подготовленные проекты
документов представляются на подпись.
Приказы и распоряжения подписываются
руководителем или его заместителем.
Постановления и решения имеют две
подписи – председателя и секретаря
(управляющего делами) коллегиального
органа. Подписывается первый экземпляр
документа, изготовленный на бланке.
Распорядительные документы вступают
в силу с момента их подписания или
доведения до сведения исполнителя.
(Приложения № 10, 11).

Решение
– это распорядительный документ,
являющийся правовым актом, принимаемый
коллегией министерства или ведомства,
научным советом, советом директоров и
т.д.

Распоряжение
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем коллегиального органа
управления в пределах присвоенной
должностному лицу, государственному
органу компетенции. Распоряжения
являются делятся на 2 группы:
распоряжения общего, длительного
действия и распоряжения, касающиеся
конкретного вопроса. Распоряжения
издают министерства, ведомства,
администрации краев, областей, городов,
районов, администрации предприятий
(учреждений) в пределах прав, предоставленных
им законами Российской Федерации.
Подготовка и оформление распоряжения
аналогично остальным видам распорядительных
документов.

Указание
– распорядительный документ, издаваемый
министерствами, ведомствами, организациями
преимущественно по вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов,
инструкций и др. актов. Указание должно
иметь конкретных исполнителей и по
оформлению не отличается от приказа,
его распорядительная часть начинается
словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

Приказ
– распорядительный документ, издаваемый
руководителем организации, предприятия,
учреждения, действующим на основе
принципа единоначалия. Приказ издается
для решения основных задач, стоящих
перед данной организацией. Оформляется
приказ на бланке, где указаны наименование
организации, наименование вида документа
– ПРИКАЗ, место издания, регистрационный
номер, дата, заголовок к тексту, текст,
визы согласования, отметка об исполнении
документа, отметка об ознакомлении,
подпись.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Профессиональное
образовательное учреждение

 «Уральский региональный
колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

ОБЩАЯ
ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ НАЗНАЧЕНИЕ

МДК 01.05
ДЛЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

40.02.02 Правоохранительная
деятельность

Обучающегося
гр. ПД-249          ____________       Назаренко Анна Сергеевна

16.06.2021

Оценка за
выполнение и защиту курсовой работы                          ___________

Проверила                       ____________           Степанова
Светлана Леонидовна

16.06.2021

Челябинск, 2021

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ		3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ПОНИМАНИЕ СУЩНОСТИ И РОЛИ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ		5
1.1 Документ: содержание, характеристика, классификация		5
1.2 История развития организационных документов		11
1.3 Нормативно – методическая база организационных документов		14
2 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ		19
2. 1 Виды организационных документов		19
2. 2 Стадии подготовки организационных документов		22
2.3 Правила оформления организационных документов		24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ		29
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ		31

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что деятельность учреждений
фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству
организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения,
инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных
документов.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных
документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия,
организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и
специалистов предприятия.

Особую роль среди управленческих документов играет
организационная документация (далее по тексту ОРД), применяемая при оформлении
распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения,
организации, предприятия.

Организационные документы – это один из самых сложных и
важных видов документации. Они включают комплекс взаимоувязанных документов,
регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его
работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов
предприятия.

Организационные документы значительно облегчают и разъясняют
работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью можно узнать
значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия.

Объектом исследования работы является
документ как источник информации.

Предметом – нормативно-методическая база,
регламентирующая классификацию и виды организационных документов.

Целью работы является изучение этапов подготовки и правила оформления
организационных документов.

В соответствии с поставленной целью необходимо решить
следующие задачи:

—                  
рассмотреть
понятие «документ», содержание, характеристику и классификацию;

—                  
ознакомиться
с историей развития организационных документов;

—                  
изучить нормативно-методическую
базу организационных документов;

—                  
обобщить
виды организационных документов;

—                  
определить стадии подготовки
организационных документов;

—                  
раскрыть правила оформления
организационных документов.

Методологическую основу исследования составили: системный подход к
данной теме, а также сбор тематической информации, изучение первичных
документов, анализ текста нормативно-правовых актов.

Теоретической базой при написании работы
послужили учебные пособия и статьи авторов Т. В. Кузнецовой, Л. В. Санкиной, Т.
А. Быковой, В. А. Еремченко М.А. Зерщиковой, А.А. Калитвенцевой, Ю. Г. Кирюхина,
А. А. Шурандиной.

Нормативной основой исследования являются: Конституция Российской Федерации, Указ Президента Российской
Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений
конфиденциального характера» используется в работе по обработке персональных
данных работников и в работе с документами, носящими конфиденциальный характер,
Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные
системы документации. Требования к построению формуляра-образца», ГОСТ Р 7.0.97-2016
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»,

Работа
состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников и
одного приложения.

Во
введении обосновывается актуальность темы исследования, формируется цель,
задачи, определяется объект и предмет исследования.

В
первой главе рассматривается теоретическое понимание
сущности и роли организационных документов.

Во
второй главе рассматривается общая характеристика организационных документов.

В
заключении делается вывод по ходу проведенного исследования.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ
ПОНИМАНИЕ СУЩНОСТИ И РОЛИ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Документ: содержание,
характеристика, классификация

 

К документам (от
лат. dokumentum – свидетельство, доказательство) относятся все источники и
носители информации. Они используются в самых различных областях человеческой
деятельности и фиксируют события и факты, служат основанием для принятия
решений, являются справочно-информационным материалом, и в частности предметом
доказательства истины (так как имеют юридическую силу). Следовательно,
документы являются отражением реальной действительности.

Организационные документы (организационно-правовые) – комплекс
взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции
предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность
руководства и специалистов предприятия, являются правовой основой деятельности
организации и содержат положения, основанные на нормах административного права
и обязательные для исполнения.

Организационные документы (иногда их называют
организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать
организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав
работников по должностям, определить функции структурных подразделений,
совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить
организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить
порядок реорганизации и ликвидации организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с
указанием конкретного вида.

Датой подписания организационных документов является дата,
проставляемая в бланке. Подписывает организационный документ, как правило,
руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения
(например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов
является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем
организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения
на самом документе или распорядительным документом (или иным документом,
например протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом
может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы имеют, как правило, сложную
структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих
собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими
цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов
разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое
направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста
организационных документов должно соответствовать действующему
законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных
документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные
документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном
заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации
привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных
подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации
порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными
подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями
руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное
направление деятельности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены
новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно
вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости
перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений
обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением
действующего законодательства. В случае реорганизации организации
разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный
порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра
обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в
организационный документ, который утвержден руководителем организации, – положение
о структурном подразделении – вносятся приказом этого руководителя. Если
организационный документ, например, устав, был утвержден вышестоящей
организацией или решением высшего органа управления организацией (общего
собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем
их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа,
осуществляющего государственную регистрацию.

Итак, организационные документы – это комплекс документов,
содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее
организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность,
состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей);
формирование совещательных органов управления; установление режима работы, системы
охраны; организацию и оценку труда;

порядок
реорганизации и ликвидации.

Распорядительные
документы классификацируются:

1)
по происхождению:

—                  
личного происхождения – это документ,
созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения
общественных обязанностей;

2)
по способу документирования:

—                  
официальный – документ, созданный
юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном
порядке; среди официальных документов выделяют группу личных – это документы,
удостоверяющие личность, специальность, образование, трудовой стаж;

—                  
письменный документ – текстовый документ,
информация которого зафиксирована любым типом письма

—                  
текстовый документ – документ, содержащий
речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой
звукозаписи;

—                  
рукописный документ – письменный документ,
при  создании которого знаки письма наносятся от руки;

—                  
машинописный документ – письменный
документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами;

—                  
изобразительный документ – документ,
содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

—                  
фотодокумент – изобразительный документ,
созданный фотографическим методом;

—                  
фонодокумент – документ, содержащий
звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

—                  
кинодокумент – изобразительный или
аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

—                  
документ на машинном носителе – документ,
созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих
обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

3) по стадии работы:

—                  
беловой документ – рукописный или
машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или
написан без помарок и исправлений;

—                  
черновой документ – рукописный или 
машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его темой;

4) в зависимости от отношения к аппарату
управления:

—                  
входящие – документы, поступающие в
организацию;

—                  
исходящие – документы, отправляемые из
организации;

5) по числу затронутых вопросов:

—                  
простые – документы, например, письма,
заявления, содержащие изложение одного вопроса;

—                  
сложные – документы, включающие несколько
вопросов, которые могут касаться нескольких должностных лиц, структурных
подразделений, учреждений;

6) по ограничению доступа:

—                  
секретные – документы, снабженные особой
пометкой и грифом секретности;

—                  
для служебного пользования – документы,
содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного
учреждения;

—                  
несекретные – простые документы;

7) по способу изложения текста:

—                  
индивидуальные – документы, содержание в
которых излагается в виде связанного текста; составитель (исполнитель)
индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или
нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи;

—                  
трафаретные – документы, у которых
структура изложения текста формализована, в них используются заранее
подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося
текста и пропуски для заполнения переменной информации (анкета, справка и другие);

по степени подлинности:

—                  
подлинники (оригиналы) – первый (или
единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой;

—                  
копии – документ, полностью
воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или
часть их, не имеющий юридической силы;

—                  
дубликаты – повторный экземпляр подлинника
документа, имеющий юридическую силу;

9) по срокам хранения:

— постоянного
хранения;

— долговременного
хранения – свыше 10 лет;

— временного
хранения – до 10 лет;

10)
по способу передачи – письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы,
электронные сообщения.

Таким
образом, классификация документов – это распределение документов по видам на
основе признаков содержания, формы составления и других для организации и
повышения эффективности работы с ними.

1.2
История
развития организационных документов

Первые
документы появились практически одновременно с возникновением письменности. Со
временем работа с документами вылилась в определенный вид деятельности —
делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией
материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их
передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

На
Руси деловые документы появились в Х веке. Первыми документами,
зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944
и 971 годов.

Первый
свод законов Киевской Руси «Русская правда», датирован XI веком.

В
XI – XV веках формируется круг людей, занимающихся делопроизводством,
устанавливаются правила засвидетельствования  документов подписями, печатями
князей, городов и отдельных чиновников.

Централизация
государства приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются
приказные избы – приказы. Высшим правительственным учреждением становится
Боярская дума. Документы того времени скатывались в свитки.

Существовало
ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты
(царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные
(обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест).

Приказное
делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.

При
Петре I принимаются меры по унификации делопроизводства и  постановке его на
законодательную основу. Петр I уделял много времени реформам в области
управления государством. При нем появляются новые учреждения и регламенты для
них.

В
1720 году был утвержден «Генеральный регламент», ставший основой для работы
всех коллегий, а система делопроизводства стала называться «коллежской». В «Генеральном
регламенте» была определена система норм документирования.

Уже
с петровских времен в российской системе делопроизводства основной задачей
становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства
выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и
исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль
делопроизводственной дисциплины.

В
начале XIX века появились министерства.

В
1811 году было издано «Общее учреждение министерств», с появлением которого
оформление документов стало единообразным.

С
середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки
по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. По очередности
исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные
и текущие.

Веками
документы оформлялись вручную. Лишь в конце XIX века появились первые
механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки и компактность
документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорила процесс
делопроизводства, но тем не менее процесс создания документа оставался весьма
трудоемким — даже для внесения незначительных изменений текст приходилось
перепечатывать заново.

В
XX веке унификация (единообразие) документов принимает  необратимый характер,
разрабатываются особые правила ведения служебной документации.

Совершенствованию
делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло
постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и
устранении канцелярской волокиты». В 1918 году была введена единая форма
бланков делового письма.

В
1931 г. вышли «Общие правила документации и документооборота», в 1963 году – «Основные
правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов
учреждений, организаций, предприятий

СССР». В 1973 году
появились «Основные положения ЕГСД» (Единой Государственной Системы
Делопроизводства) – комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного
обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В
70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на
управленческие документы.

В
конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми
редакторами, и появилось новое понятие «документационное обеспечение». С тех
пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами.

Таким
образом, появление документов связано с возникновением и развитием
письменности. Их совершенствование на первых этапах было связано с
используемыми материалами для подготовки документов, формированием юридической
силы документов. На современном этапе развитие документов связано с применением
электронных технологий

1.3
Нормативно – методическая база организационных документов

         К основным
регламентирующим нормативным актам Президента и Правительства РФ относятся:

—                  
Указ Президента Российской Федерации от
06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»
используется в работе по обработке персональных данных работников и в работе с
документами, носящими конфиденциальный характер [ 5];

—                  
Постановление Правительства от 15.06.2009
№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти», которое регламентирует требования порядка
документирования в федеральном органе исполнительной власти, определяет
особенности работы с документами электронной формы. [7];

—                  
Постановление Правительства РФ от
27.12.1995 № 1268 «Об

упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации» устанавливает категории
организаций, обладающих правом на изготовление бланков и печати,
воспроизводящих Государственный            герб РФ [6].

К
основным регламентирующим документам федеральных органов исполнительной власти
относятся:

—                  
Постановление Госкомстата России от
05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты» регламентирует и представляет в
визуализированном виде порядок заполнения форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты [10];

—                  
Основные правила работы архивов
организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 определяют
классификацию возможных видов архивов, основные задачи и функции архива, его
полномочия и ответственность. В Основных правилах указывается порядок
подготовки документов для передачи в архив, порядок комплектования архива, а
также обеспечения сохранности и учета документов, входящих в состав архива.

В
действующем законодательстве фигурируют 2 основных государственных стандарта,
регламентирующих составление и оформление организационных документов

В
ГОСТе Р 7.0.97-2016 содержится перечень необходимых реквизитов, а также
требования к их оформлению и образцы расположения [14].

Помимо
этого, стандарт определяет требования к официальным бланкам и приводит их
образцы. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

ГОСТ
определяет обязательный состав реквизитов, используемых в документах, а также
условия их оформления. Стандартом также определены

унифицированные
требования к бланкам документов.

ГОСТ
6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению
формуляра – образца». Этот ГОСТ устанавливает требования к разработке
унифицированных форм документации, учитывая возможность ее дальнейшей
автоматизированной обработки, и изготовлению бланков [12]. Его действие
распространяется на любые акты, участвующие в реализации функций управления. Он
определяет формат бумаги (А3 – 297х420мм, А4 – 210х420мм, А5 – 148х210мм, А6 – 105х148мм),
используемой при оформлении бланков, размеры служебных полей (левое поле
подшивки – 20мм, остальные – не менее 10мм), тип и кегль шрифта [12]

Следующий
не менее важный ГОСТ, это ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В нём излагаются требования,
касающиеся построения, оформления, изложения, содержания различного рода
стандартов [13].

ГОСТ
9327–60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. ГОСТ
регламентирует три вида форматов бумаги, а именно: A, B, C, различие которых
состоит в размере листа [11]

ГОСТ
6.10.4–84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы
документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами
вычислительной техники. Основные положения. ГОСТ регламентирует требования к
порядку оформления реквизитов в документах, находящихся на машинном носителе. Установлены
унифицированные определения таких понятий, как машинограмма, подлинник,
дубликат и копия документа на машинном носителе [12].

Основным
общероссийским классификатором, регламентирующим документирование
управленческой деятельности, является «Общероссийский

классификатор
управленческой документации» (ОКУД). В классификаторе содержится перечень
наименований и кодов, проставляемых в обязательном порядке на бланках и
идентифицирующих унифицированные формы документов [15].

Можно
структурировать данные нормативно – правовой базы.

Таблица
1 – Соответствие используемых форм документов

                     
законодательству

Форма документа, порядок его использования в организации	Законодательная база
Обязательность документирования информации, термины (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), процесс использования информационных технологий	Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»
Первичная бухгалтерская документация	Федеральный закон «О бухгалтерском учете»
Устав организации, учредительные документы	Гражданский Кодекс РФ статья 52
Порядок документирования деятельности	Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью»
Порядок хранения документов	Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89),  Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50)
Ведение документации на русском языке	Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16)
Порядок регистрации фирменного знака на бланке организации	закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»
Использование печати на документах	постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации»
Все формы документов	ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

Таким
образом, нормативно – правовая база включает в себя Указы Президента РФ,
федеральные законы, ГОСТы. Регламентированы вопросы оформления документов, их
утверждения, хранения, использования.

2 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.
1 Виды организационных документов

Организационно
– правовые документы служат юридической основой деятельности компании. Они
содержат обязательные для исполнения положения, базирующиеся на нормах административного
права, а их составление и оформление требует юридической подготовки и знания
действующей нормативной базы. При их составлении и утверждении важно соблюдать
все обязательные формальности. Переработка принятой редакции текста
осуществляется крайне редко: в случае реорганизации фирмы или развития нового
направления.

Наиболее
значительную долю занимают внутренняя документация. К ней относится:

—                  
организация системы управления
(распорядительная деятельность, организационные основы управления, контроль,
правовое обеспечение деятельности, организация хранения документов;)

—                  
планирование деятельности
(прогнозирование, текущее планирование, ценообразование);

—                  
финансирование деятельности;

—                  
учет и отчетность (бухгалтерский учет и
отчетность, статистический учет и отчетность);

—                  
экономические, научные связи;

—                  
информационное обслуживание (сбор
информации, распространение информации);

—                  
трудовые отношения (трудоустройство,
организация труда, нормирование труда, охрана труда);

—                  
кадровое обеспечение (прием, перемещение,
увольнение);

—                  
материально-техническое обеспечение.

Классификацию
видов документов можно представить на схеме.

Рисунок
1 – Виды документов

1
группа – учредительные

Лежат
в основе правовой деятельности юридических лиц. Создаются в момент образования
компании и не имеют срока действия. Определяют название юридического лица, его
местонахождение, порядок управления и форму собственности. Оформлением таких
бумаг занимается юридическая служба, а их содержание в обязательном порядке
согласовывается с учредителями. К этому виду относятся:

—                  
учредительный договор – устанавливает
порядок деятельности учредителей при создании юридического лица, определяет
условия передачи имущества и участия в совместной деятельности, распределяет
прибыль и убытки между участниками, утверждает устав;

—                  
устав организации – регламентирует порядок
образования учреждения и его компетенцию, определяет его структуру,
устанавливает задачи, функции и права, а также порядок ее работы. Для некоторых
организаций (например, банков) требования к содержанию и оформлению

устава регламентируются
законодательно.

Положения
об уставах юридических лиц различных форм собственности содержатся в
Гражданском Кодексе РФ и соответствующих Федеральных законах.

2
группа – организационные

К
этой группе причисляют документы, регламентирующие порядок работы учреждения,
организующие труд ее работников. Положение о структурных подразделениях Данный
акт устанавливает статус каждого подразделения, определяет его функции, права,
обязанности и ответственность.

—                  
штатное расписание – содержит перечень
всех должностей организации с указанием их количества, а также включает
сведения о размере должностных окладов. Оформление соответствует законодательно
установленной унифицированной форме Т-3;

—                  
регламент – данный акт устанавливает
порядок деятельности руководства компании, ее коллегиального или совещательного
органа. С помощью регламента определяют статус управляющего органа, а также
порядок планирования, подготовки, оформления, рассмотрения материалов, принятия
решений и их доведения до исполнителей;

—                  
инструкции – регулируют административные,
финансовые, технологические, научно-технические аспекты деятельности
предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц;

—                  
должностные инструкции – регламентируют
правовое положение работника, его обязанности и ответственность. Служат
инструментом для оценки работы предприятия и используются при подборе и
расстановке кадров.

Таким
образом, в числе основных видов организационных документов можно выделить:
учредительные, непосредственно организующего характера, инструкции, регламенты,
кадровые документы.

2.
2 Стадии подготовки организационных документов

Подготовка
основных видов организационных документов в основном аналогична. Она
представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной
стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности
(постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно
выделить следующие стадии подготовки организационного документа: изучение
существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа,
подписание.

Для
отдельных документов добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов
на заседании коллегиального органа.

Процедуру
составления и оформления организационного документа желательно описать в
инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над
проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую
полноценность документа.

Подготовка
проекта организационного документа может быть поручена одному или нескольким
структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке
проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться
рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные
специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее
качество документа, – достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше
уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его
составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный
уровень, умение излагать мысли).

Юридическим
основанием разработки организационного документа может быть издание документа
органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа.

Учреждение
или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки организационного
документа по какому-либо вопросу. Первая стадия разработки проекта организационного
документа, как и всякого другого — определение круга вопросов, которые
предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия
приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства,
ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов
поданному и аналогичным вопросам.

Завершающим
этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование
и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными
учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он
касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа
согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется
составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего
проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами,
ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты
документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно
согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза
юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и
нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным
требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В
учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты
распорядительных документов.

Проекты
организационных документов, принимаемых коллегиальными органами, – постановлений
и решений – обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них
можно вносить поправки и дополнения.

Доработанные
проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью
подготовленные проекты документов представляются на подпись.

Организационные
документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения адресата.
В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления
указываются в самом документе. Особое значение придается доведению организационного 
документа до адресата. Постановления, решения, распоряжения, приказы
тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным
составителями проекта документа.

Таким
образом, подготовка документа происходит в соответствии с этапами: изучение
существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа,
подписание. В зависимости от важности вопроса и уровня его решения, в
согласовании документа могут участвовать различные должностные лица.

2.3
Правила оформления организационных документов

При
подготовке документов следуют определенным требованиям:

— текст
должен быть максимально лаконичным и, при этом, точным и ясным;

— не
допускается возможность неоднозначного толкования;

— тон
изложения должен быть нейтральным и вместе с тем убедительным;

— допускается
использование только устойчивых, общепринятых словосочетаний и сокращений;

— текст
должен соответствовать требованиям служебно-делового стиля речи;

— в
основе проекта должны лежать факты и конкретные реальные предложения;

— проект
не должен дублировать другие организационно правовые акты и противоречить им;

— оформление
должно соответствовать действующим государственным стандартам и законодательным
нормам.

Государственный
стандарт определяет перечень реквизитов, используемых при оформлении
организационных документов. Некоторые из них обязательны для придания акту
юридической силы: наименование и код организации, название базовой формы и ее
код, дата подписания, идентификационный номер, подпись ответственного лица.
Совокупность реквизитов в полной мере отражает форму документа. В состав
реквизитов, необходимых для оформления распорядительных актов, входят:

1.                
Изображение Государственного герба РФ;

2.                
Изображение герба субъекта РФ;

3.                
Эмблема организации; Коды компании по ОКПО
и ОКУД;

4.                
Полное наименование в соответствии с
уставом;

5.                
Справочные данные (адрес, номера
телефонов, номера банковских счетов, адрес электронной почты и др.);

6.                
Наименование вида документа;

7.                
Дата подписания или утверждения;

8.                
Регистрационный номер;

9.                
Место составления или издания;

10.           
Гриф ограничения доступа;

11.           
Адресат;

12.           
Гриф утверждения;

13.           
Резолюция;

14.           
Заголовок к тексту;

15.           
Отметка о контроле (срок исполнения);

16.           
Основной текст;

17.           
Отметка о наличии приложений;

18.           
Подпись (наименование должности и Ф.И.О.);

19.           
Гриф согласования;

20.           
Виза;

21.           
Печать;

22.           
Отметка о заверении копии;

23.           
Отметка об исполнении;

24.           
Отметка о поступлении;

25.           
Идентификатор электронной копии.

Правила
оформления и использования организационных документов должны регламентироваться
инструкцией по делопроизводству компании с учетом положений учредительной
документации; Правом подписи таких служебных бумаг обладает единоличный исполнительный
орган (директор или президент). В некоторых случаях право подписи
предоставляется другим должностным лицам, что прописывается в приказе о
распределении обязанностей.

Для
регламентации оформления документов в организациях разрабатываются Инструкции
по делопроизводству, где описывается порядок подготовки документов и требования
к их оформлению.

Инструкцией
по делопроизводству регламентированы следующие параметры подготовки документов:

—                  
соблюдение общих требований к документам;

—                  
регламентированы: поля, шрифт, абзацный
отступ, интервал между словами и буквами, межстрочный интервал, выравнивание на
странице, размер листа бумаги.

Герб
организации – воспроизводится на бланках документов (бланк письма, бланк
конкретного вида документа: постановления и распоряжения).

Изображение
герба размещается по центру углового штампа администрации или при продольном
расположении реквизитов документа посередине верхнего поля бланка документа над
реквизитами организации –

автора документа, на
расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

—                  
описан код формы документа. Он должен
присутствовать на документах, являющихся унифицированными. При оформлении кода
ориентируются на Общероссийский классификатор управленческой документации,
называемый ОКУД. Также могут ориентироваться на локальные классификаторы, если
таковые имеются. Код форм должен быть в верхнем правом углу документа. В
структуре кода присутствуют слова «Форма по». Также есть цифровой код.

—                      
наименование организации, руководителей.    

При
подготовке документов организации могут быть использованы следующие
наименования: директор ООО «Алмаз». Также указывается должность лица,
подписывающего или подготовившего документ. Также указывают сведения об организации.
Указывается: его адрес, точное юридическое название, индекс, месторасположения,
телефон факс, электронная почта, официальный сайт.

—                  
вид документации – вид документа должен
быть отмечен на всех документах, кроме деловых писем. Наименование вида
документа размещают непосредственно под реквизитами исполнителя (автора)
данного документа.

Среди видов документов можно выделить:

постановление;

протокол;

должностная инструкция;

приказ;

акт.

Вид
документа печатается по центру прописными буквами без курсива и пробелов, точка
в конце не ставится.

—                  
дата – должна быть поставлена для оценки
сроков исполнения документов, а также определения сроков его хранения.

Дату
указывает лицо, поставившее подпись под документом. Также дата может быть
проставлена специалистом отдела делопроизводства, который осуществляет
регистрацию документа. Есть порядок записи даты: первоначально указывается день
месяца, затем пишется номер месяца в году, после – год. Запись может быть
осуществлена двумя способами: месяц указывается либо дата указывается цифрой
(11.04.2019), либо прописывается словами (25 августа 2019 г.).

—                  
регистрационный номер документа – это
способ идентификации документа. В структуре номера есть порядковый номер
документа. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству органа номер может
быть дополнен индексами: буквенными или цифровыми.

—                  
обязательным реквизитом является указание
места подготовки документа. Также обязательно указывается адресат – кому
адресован документ. Адресат указывается на различных типах документов, в первую
очередь, это относится к письмам, справочным материалам.

—                  
гриф утверждения – данный реквизит
применяется в документах, если он должен быть утвержден должностным лицом либо
документом или решением;

—                  
заголовок – описывается как краткий смысл
содержания документа. Согласно инструкции заголовок должен начинаться с
предлога «О» («Об»). В заголовке указывается, о чем документ. Например, Приказ
об утверждении, Постановление о создании.

—                  
ссылка на Приложение.

Таким образом, требования к документам касаются наличия обязательных
реквизитов, тона и характера изложения, используемых форм документов, грифа
утверждения и других параметров. Для регламентации оформления документов в
организациях разрабатываются Инструкции по делопроизводству, где описывается
порядок подготовки документов и требования к их оформлению

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, обобщая все вышеизложенное, можно сделать следующие
выводы по работе.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных
документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия,
организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и
специалистов предприятия.

Организационные документы реализуют нормы административного и
гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго
обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру
утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или
распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения
новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные
документы.

В организационных документах отражается и учитывается
деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на
работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии
проверяют, прежде всего, документы.

Требования к оформлению документов также закреплены в
государственных стандартах на документацию. Стандарт, как
информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает
комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

К настоящему времени созданы нормативно – правовая, научно –
методическая базы для ведения оптимального делопроизводства и текущее
делопроизводство в федеральных органах власти, а также в учреждениях, предприятиях,
местных органах власти.

Принятие унифицированной системы документации позволило
поставить делопроизводство на более новый высокий уровень.

Главная особенность организационных документов состоит в том,
что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы
разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций
или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения
руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого
эти документы касаются.

Появление документов связано с возникновением и развитием
письменности. Их совершенствование на первых этапах было связано с
используемыми материалами для подготовки документов, формированием юридической
силы документов. На современном этапе развитие документов связано с применением
электронных технологий

Нормативно – правовая база включает в себя Указы Президента
РФ, федеральные законы, ГОСТы. Регламентированы вопросы оформления документов,
их утверждения, хранения, использования.

В числе основных видов организационных документов можно
выделить: учредительные, непосредственно организующего характера, инструкции,
регламенты, кадровые документы.

Подготовка документа происходит в соответствии с этапами:
изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа,
подписание. В зависимости от важности вопроса и уровня его решения, в
согласовании документа могут участвовать различные должностные лица.

Требования к документам касаются наличия обязательных
реквизитов, тона и характера изложения, используемых форм документов, грифа
утверждения и других параметров. Для регламентации оформления документов в
организациях разрабатываются Инструкции по делопроизводству, где описывается
порядок подготовки документов и требования к их оформлению.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ
ИСТОЧНИКОВ

1)
Конституция
Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом
поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 №
6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 01.07.2020 № 11-ФКЗ) //
Собрание законодательства РФ. – 01.07.2020. – № 31. – ст. 4398.

2)
Об
информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон
от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 18.12.2018) // Российская газета, № 165, 29.07.2006.
– В данном виде документ опубликован не был.

3)
О
государственной тайне: Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 29.07.2018) //
Российская газета, № 182, 21.09.1993. – В данном виде документ опубликован не
был.

4)
Федеральный
закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской
Федерации» определяют возможность использования двуязычных бланков
документов. ‒В данном виде документ опубликован не был.

5) Указ Президента РФ
от 06.03.1997 № 188 (ред. от 13.07.2015) «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального
характера» //Собрание законодательства РФ. 1997. № 10, ст. 1127.

6)
Постановление
Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 (ред. от 14.12.2006) «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» // Собрание
законодательства РФ. 1996. № 2, ст. 123.

7)
Постановление
Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении
Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //
Собрание законодательства РФ. 2009. № 25, ст. 3060.

Приказ
МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в органах внутренних дел Российской Федерации» (в ред. приказов МВД России от
28.05.2013 N 296, от 28.12.2016 N 915, от 25.05.2017 N 314).

9)
Приказ
МВД РФ от 1 марта 1999 г. N 150 об организации делопроизводства и порядке
работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных
подразделениях МВД России.

10)
Постановление
Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты» // Финансовая газета. № 13,
2004.

11)
ГОСТ
9327–60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы// М., Издательство
стандартов. 1985.

12)
ГОСТ
6.10.4–84. Государственный стандарт Союза ССР. Унифицированные системы
документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и
машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
// М., Издательство стандартов. 1985.

13)
ГОСТ
Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. Утв. Приказом Росстандарта. От 17.10.2013. №
1185-ст.

14)
ГОСТ
Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от
14.05.2018). – М.: Изд-во стандартов, 2016.

15) ОК 011–93.
Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением
Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) // М., ИПК Издательство стандартов,
1995.

16) Делопроизводство.
Организация и технология документационного обеспечения управления : учеб. / Т.
В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова; под. ред. Т. В. Кузнецовой. – М. :
ЮНИТИ-ДИАНА, 2016. – 359 с.

17) Делопроизводство
: учеб. / под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. – М. : МЦФЭР, 2014. – 543 с

18) Еремченко,
В. А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения
управления : тез. докл. / В. А. Еремченко // Делопроизводство. – 2015. – № 1. –
С. 4-6.

19) Зерщикова,
М.А. Законодательная база деятельности службы документационного обеспечения
управления / М.А. Зерщикова, А.А. Калитвенцева // Молодой ученый. — 2017. — №
22.1 (156.1). — С. 32-34.

20) Кирюхин,
Ю. Г. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы / Ю. Г. Кирюхин, А.
А. Шурандина // Делопроизводство. – 2012. – №4. – С. 17-19

21) Кузнецова,
Т. В. Документооборот и его анализ / Т. В. Кузнецова // Секретарское дело. –
2015. – №3. – С. 12-15.

22) Москова,
П. Электронный документооборот – верное решение / П. Москова //
Делопроизводство. – № 4 – 2016. – С. 65-71.

23) Пшенко,
А. В. Типовые технологии обработки документов в офисе / А. В. Пшенко //
Секретар. дело. – 2016. – №5. – С. 37-39.

24) Пшенко,
А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) : учеб.
пособие / А. В. Пшенко. – М.: ФОРУМ : ИНФРА-М, 2013. – 256 с.

25) Спивак,
В. А. Делопроизводство : учеб. пособие / В. А. Спивак. – СПб, 2014. – 208 с. :
ил.

26) Тюкавина,
А В. Законодательная и нормативно-методическая регламентация документирования
управленческой деятельности / А.В. Тюкавина // Молодой ученый. — 2016. — № 6
(110). — С. 570-573.

27) Усманова,
И. В. Автоматизация документооборота канцелярии промышленного организации / И.
В. Усманова // Делопроизводство. – 2015. – №4. – С. 21-28.

28) Янкова,
В. Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, в
организации/ В. Ф. Янкова // Делопроизводство. – 2016. – №1. – С. 32-38.

Организационные документы включают уставы, положения и инструкции.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере их деятельности.

Уставы должны содержать определенные положения, без которых государственная регистрация организации не допускается.

Так, в уставе должны быть определены: наименование организации, ее местонахождение, предмет и цели деятельности, порядок образования имущества или формирования уставного капитала, органы управления и контроля, условия реорганизации и прекращения деятельности и др.

Положения — нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурного подразделения, комиссии, деятельность должностных лиц и т.п.

В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Положения утверждаются в установленном порядке. И уставы, и положения являются сложными документами, их структура и содержание обычно определяются учреждениями-разработчиками .

Инструкции — правовые акты, которые издаются в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организаций, их подразделений и служб, должностных лиц, граждан, а также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов.

Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя.

При утверждении инструкции в распорядительном документе (например, приказе) устанавливается срок ее введения, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов и лиц, на которых распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении делопроизводства …».

Текст инструкции состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Любая инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области применения, порядок пользования, другие сведения общего характера.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указывающий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «рекомендуется» , «запрещается» и др.

Излагается текст от третьего лица («Руководители должны анализировать…») или в безличной форме («Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс…»).

Должностная инструкция имеет немаловажное значение в деятельности организации. Она должна разрабатываться руководителем структурного подразделения или ведущим специалистом, визироваться юристом, утверждаться руководителем учреждения/организации.

Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

В разделе «Общие положения» устанавливаются сфера деятельности конкретного работника (должности), порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, называются квалификационные требования, подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит, перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника в соответствии с его трудовым договором.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, возложенных на работника, и указывается форма его участия в процессе управления, например: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые работнику для выполнения возложенных на него функций и должностных обязанностей по согласованию, подписанию и утверждению документов, по отношению к вышестоящему руководству, по представительству в других организациях, по отношению к другим руководителям структурных подразделений, по отношению к подчиненным подразделениям и отдельным работникам.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное или некачественное выполнение специалистом своих должностных обязанностей, неиспользование предоставленных ему прав, несоблюдение конфиденциальности служебной информации.

Указывается также, в каких случаях работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб, неправильную постановку учета и хранения материальных и денежных средств, документов.

В разделе «Взаимоотношения (связи) по должности» устанавливается круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми данный конкретный работник вступает в официальные служебные взаимоотношения, обменивается информацией (могут быть указаны сроки получения и предоставления информации), определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

После ознакомления инструкцию подписывает специалист, на которого она составлена.