Инструкции по документированию отдельных видов направлений деятельности бухгалтерии

отдельных
видов (направлений) деятельности
бухгалтерии

В
целях более тщательной регламентации
отдельных видов (направлений) деятельности
бухгалтерии руководством последней
могут разрабатываться соответствующие
нормативно-методические и
организационно-распорядительные
документы, в частности инструкции.
Например, в такой регламентации нуждается
процедура приема-сдачи дел при смене
руководящего состава бухгалтерии (ее
структурных подразделений). Содержание
и порядок указанной процедуры целесообразно
зафиксировать в соответствующей
инструкции. Для разработки проекта
инструкции обычно используются типовые
(примерные) инструкции аналогичного
назначения. Уточним, что в инструкции
о порядке приема-сдачи дел обычно
определяются:

1.
Управленческие решения, на основании
которых осуществляется процедура
приема-сдачи дел.

2.
Перечень вопросов, отражаемых в акте
приема-сдачи дел.

3.
Участие в процедуре приема-сдачи дел
представителя вышестоящего органа
управления (власти).

4.
Сроки приема-передачи дел.

5.
Порядок проверки состояния материального
и денежного учета, расчетных статей
баланса, а также отчетности.

6.
Перечень документов, на основании
которых осуществляется проверка.

7.
Действия сторон при возникновении
разногласий, выявлении злоупотреблений
и т.п.

8.
Прочие вопросы осуществления процедуры
приема-сдачи дел.

Для
надлежащей организации приема-сдачи
дел рекомендуется руководствоваться
примерным перечнем вопросов, представленным
в Приложении 3 к настоящему пособию.

Глава 1.8. Должностные инструкции персонала

группы
бухгалтерского делопроизводства

Должностная
инструкция — это нормативный документ,
регламентирующий деятельность конкретного
должностного лица (категории сотрудников
— руководящего состава, специалистов,
исполнителей и пр.) предприятия
(организации, учреждения) и устанавливающий
порядок применения указанными лицами
положений иных нормативно-правовых
актов. Подобные инструкции разрабатываются
и для персонала бухгалтерии предприятия,
в том числе для работников группы
бухгалтерского делопроизводства. Как
правило, подготовка должностных
инструкций производится на основе
соответствующих типовых (примерных)
инструкций, а также квалификационных
характеристик конкретных должностей.
Наконец, в рассматриваемом нами случае
должна приниматься во внимание и
специфика организации документационного
обеспечения бухгалтерской деятельности
в условиях соответствующего предприятия.

Примерное
содержание должностной инструкции
работника делопроизводства изложено
в Приложении 2 к Приложению 12 ГСДОУ и
представлено на рис. 1.15. Примерная
структура должностной инструкции
определена Методическими рекомендациями
ВНИИДАД «Ведение делопроизводства
в организации» (2003 г.) и включает
следующие разделы:

1.
Общие положения.

2.
Должностные обязанности.

3.
Права.

4.
Ответственность.

5.
Связи по должности.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Примерное
содержание должностной инструкции
│

│ работника
делопроизводства: │

│
│

│ 1.
Задачи работника (например, для
делопроизводителя — прием, │

│ регистрация
входящих и отправка исходящих документов).
│

│ 2.
Порядок замещения должности, т.е. кем
назначается и освобождается │

│ от
должности данный работник.
│

│ 3.
Профессиональные требования к работнику
(уровень образования, │

│ стаж
работы и др.).
│

│ 4.
Основные документы и материалы, которыми
обязан руководствоваться │

│ работник
в своей деятельности.
│

│ 5.
Предмет ведения или участок работы,
закрепленный за работником. │

│ 6.
Перечень видов работ, из которых
складывается выполнение │

│ возложенных
функций (например, регистрация документов
может включать │

│ заполнение
карточек, ведение картотеки, выдачу
справок и т.д.). │

│ 7.
Задачи, связанные с подготовкой
документов, получением, │

│ обработкой
и выдачей информации.
│

│ 8.
Задачи, предполагающие обязательное
использование определенных │

│ форм
и методов работы (например,
периодический контроль за │

│ формированием
дел в структурных подразделениях,
проведение инструктажей │

│ и
т.д.).
│

│ 9.
Задачи, требующие соблюдения сроков
выполнения конкретных │

│ действий.
│

│ 10.
Порядок исполнения поручений.
│

│ 11.
Этические нормы, которые необходимо
соблюдать в коллективе. │

│ 12.
Права работника для реализации
порученных ему функций и │

│ выполнения
обязанностей.
│

│ 13.
Подразделения и работники, от которых
исполнитель получает и │

│ которым
передает информацию, ее структуру и
сроки передачи, кто │

│ привлекается
к исполнению тех или иных документов,
с кем они │

│согласовываются
и т.д. │

│ 14.
Критерии, позволяющие оценить степень
выполнения работником │

│ своих
функций и обязанностей использования
прав и т.д. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис.
1.15

Разделы
должностной инструкции делятся на
пункты и при необходимости подпункты.
Нумерация разделов документа производится
римскими цифрами, а пунктов и подпунктов
— арабскими.

Текст
документа излагается служебно-деловым
стилем, при этом:

заголовок
к тексту должностной инструкции
формулируется в дательном падеже,
например: «Инструкция заместителю
главного бухгалтера»;

основной
текст излагается от третьего лица
единственного или множественного числа
<*>.

———————————

<*>
Последнее — в должностных инструкциях,
регламентирующих деятельность категории
работников, например: «При подготовке
документов к отправке делопроизводители
выполняют следующие действия…».

Оформление
документа производится на бланке, при
этом состав реквизитов, применяемых
для оформления должностной инструкции,
аналогичен изложенному в гл. 1.6 настоящего
пособия. Пример бланка должностной
инструкции представлен на рис. 1.16.
Примерные тексты должностных инструкций
представлены в Приложении 4 к настоящему
пособию.

Пример
бланка должностной инструкции

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Наименование
предприятия
│

│
│

│ Должностная
Утверждаю │

│ инструкция
_____________________ │

│ делопроизводителю
— _____________________ │

│ оператору
оргтехники (наименование
должности лица, │

│ ________
N _______________ уполномоченного
утвердить │

│ __________________________
документ) │

│ (место
издания) _________ ___________________ │

│ Подпись
Расшифровка подписи │

│
│

│ 00.00.0000
│

│
│

│ Примерная
структура текста: │

│
│

│ 1.
Общие положения.
│

│ 2.
Должностные обязанности.
│

│ 3.
Права.
│

│ 4.
Ответственность.
│

│ 5.
Связи по должности.
│

│
│

│
│

│ _______________________________
__________ ________________________ │

│ (Наименование
должности Подпись Расшифровка
подписи │

│ разработчика
или его │

│ непосредственного
руководителя) │

│
│

│ Визы
согласования
│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис.
1.16

Соседние файлы в папке БД

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Для правильной организации оборота документации нужно соблюдать требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете» и федеральные стандарты бухгалтерского учета (ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете») для предприятий государственного сектора.

Структура оборота документов на предприятии включает три основных потока:

1. Входящие — поступившие от других лиц или организаций (запросы, письма).
2. Исходящие — отправляемые из учреждения сторонним адресатам (ответы на запросы).
3. Внутренние — создаются внутри предприятия и не выходят за его пределы, используются работниками в управленческом процессе (организационно-правовые, инструктивные, нормативные, организационно-распорядительные и пр.).

Цели организации документооборота в бухгалтерии

Основная цель документооборота в бухгалтерском и налоговом учете — документирование текущей деятельности компании, оперативный учет хозяйственных операций, единообразие обработки, однократность и прямоточность в движении документации. Также передача первичных документов для регистрации содержащейся в них информации в регистры бухучета с последующим составлением отчетности. Процесс обеспечивает работу компании и включает создание, прием, регистрацию, передачу, согласование и хранение служебных бумаг. Ключевыми параметрами считаются маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому.

Кто за него отвечает

Ответственный за бухгалтерский документооборот — главный бухгалтер предприятия. На него возлагаются обязанности по разработке правил документооборота в бухучете и технологии обработки учетной информации, которые составляются в виде графика. График выглядит как схема или перечень работ с указанием ответственных лиц и сроков их исполнения.

Как организовать документооборот

Алгоритм организации документооборота в бухгалтерского учета на предприятии происходит следующим образом:

1. Разработка и утверждение положения о бухгалтерской службе.
2. Составление должностных инструкций для работников.
3. Составление графика оборота документации.
4. Создание технологии обработки учетной информации.
5. Разработка номенклатуры дел и порядок хранения бумаг.

Требования к документам

Общие требования к оформлению документации в документообороте бухгалтерского учета:

1. Регистрационный номер.
2. Код номенклатуры.
3. Источник получения.
4. Должность и фамилия исполнителя.
5. Срок исполнения.
6. Контролирующее лицо.
7. Печать, подписи руководителя и главного бухгалтера.

Как хранить

В соответствии с ФЗ «О бухучете», предприятие должно хранить документы в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации архивного дела, но не меньше 5 лет. Первичная и учетная документация хранится до 5 лет, инвентаризационное дело, акты ревизии — 3 года, бухгалтерская отчетность и баланс, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета сотрудников — 75 лет.

Служебные бумаги постоянного хранения (свыше 10 лет), согласно описи, передаются подшитыми в архив организации, временного хранения (до 10 лет) в архив чаще всего не поступают. После истечения сроков они подлежат утилизации путем составления акта списания.

Как исправлять ошибки

Порядок исправления ошибок и неточностей в документах определяется п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. В законе упоминается, что корректировка должна датироваться и заверяться подписью ответственного за составление.

Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От его организации зависит качество учета. Рассмотрим, как построить систему обработки документов, чтобы исполнять требования закона и владеть достоверной информацией о финансово-хозяйственных операциях.

Бухгалтерский документ и правила его составления

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.

Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).

Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.

Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.

Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы

Данные / вид документа	первичный	сводный
Общая информация	наименование формы и экономического субъекта
Период	дата составления	период ведения
Данные	описание факта хозяйственной жизни
Числовое выражение	выражение указанного выше факта в натуральных или денежных единицах	сумма по отдельным объектам и по регистру в целом в денежном выражении
Заверение	должности, ФИО и подписи ответственных лиц

Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По порядку заполнения документы бывают:

А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.

Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.

3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

• оборот товарно-материальных ценностей;
• расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;
• движение денежных средств.

4. По месту заполнения документы могут быть:

А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).

5. По способу заполнения.

Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.

Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:

А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные. Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет.

Организация документооборота

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета. 

Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Сегодня при организации бухгалтерского документооборота на предприятии можно ориентироваться на
«Положение о документах…», утвержденное приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983.

Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:

1. Создание документа или его получение от контрагентов.
2. Проверка. На этом этапе документ анализируют на соответствие требованиям закона, сущности отражаемой операции и математическим правилам.
3. Обработка. Бухгалтеры называют этот этап «проведение документа». Это означает, что на его основании осуществляются записи по счетам, т.е. бухгалтерские проводки.
4. Хранение. В течение некоторого времени документ хранится в помещении бухгалтерии. Обычно этот срок составляет не менее года, чтобы при заполнении годового отчета можно было быстро обратиться к любой «первичке».
5. Когда необходимость в оперативном доступе к документу отпадает, он передается в архив. Срок архивного хранения для разных типов документов определяется законом.

Оформление первичных бухгалтерских документов

Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Хранение бухгалтерских документов (правила и сроки)

Если организация формирует «первичку» в электронном виде, то хранить ее на бумаге не обязательно. А сроки здесь будут такими же, как и для «обычной» документации.

Однако если проверяющие запросят бумажную копию документа, то предприятие должно будет распечатать его и заверить в установленном порядке.

Как исправлять ошибки

Никакая самая «продвинутая» система документооборота бухгалтерских документов не гарантирует защиту от ошибок.

Общий порядок исправления неточностей в документе определен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Закон говорит только о том, что корректировка должна быть датирована и заверена подписями лиц, ответственных за составление документа.

Конкретные правила прописаны в разделе 4 положения № 105 от 29.07.1983. Этот документ действует, в части не противоречащей закону № 402-ФЗ и другим «современным» нормативным актам о бухучете. Неверную информацию следует зачеркнуть (одной чертой, чтобы было возможно прочесть) а затем написать сверху правильные данные.

Иногда предприятия просто заменяют неверный документ на новый с уточненными данными. Формально они имеют на это право. Т.к. федерального стандарта в этой области на сегодня не существует, то в рамках документооборота бухгалтерии организация может применять собственные правила. Правда, Минфин в своих последних разъяснениях обращает внимание на то, что подобная замена в общем случае не предусмотрена законом (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).

Но для отдельных видов документов исправления не допускаются в принципе, поэтому их в любом случае придется заменять. В первую очередь речь идет обо всех формах, связанных с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Также на новый документ нужно заменить и ошибочно заполненный счет-фактуру (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). В этом случае сведения об исправлении нужно указать в строке 1а нового документа.

Аналогичным образом обычно вносят исправления и в электронные документы. Новый экземпляр электронной «первички» заменяет собой старый, при этом в базе сохраняется информация о внесенных корректировках.

Но если документ с неверными данными уже попал на стол проверяющим, менять что-либо поздно. Тогда остается только надеяться, что искажения учета не будут слишком серьезными. Ведь если занижение сумм обязательных платежей из-за ошибок в бухучете превысит 10%, то виновные лица могут быть наказаны по ст. 15.11 КоАП РФ. К слову, штраф по ней достигает 20 тысяч рублей, а срок дисквалификации — 2 лет.

К самой же компании в любом случае будут предъявлены налоговые санкции в виде штрафа в размере 20% недоимки, а также пени.

Что делать в форс-мажорных ситуациях

Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.

В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.

Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.

Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.

В случае серьезных потерь для того, чтобы восстановить документацию и документооборот в бухгалтерском учете, может потребоваться помощь профессиональных консультантов.

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).

Вывод

Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.

Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.

Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.