1. Организационные документы
2. Распорядительные документы
3. Справочно-информационные документы
1. Организационные документы
Организационные документы
(иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того,
чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную
численность и состав работников по должностям, определить функции структурных
подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы,
осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками,
определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К
организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации;
положение об организации;
положения о структурных
подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
регламенты работы,
правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;
структура
и штатная численность; штатное расписание;
инструкции
по определенным направлениям деятельности;
должностные
инструкции работников;
Любой организационный
документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически
организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой
основой деятельности организации.
Организационный документ
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.
Организационные документы
могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения
путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным
документом (или иным документом, например протоколом собрания).
Утверждение
организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей
организацией.
Организационные документы
имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и
подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты
(подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида
организационных документов разные. Например, в инструкции наименования
разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной
инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать
действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных
документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные
документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном
заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.
Для разработки конкретных
документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и
руководители структурных подразделений.
Организационные документы
действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных
документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том
случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения
изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности
организации, так и изменением действующего законодательства. В случае
реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы,
которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.
Порядок внесения
изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного
документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который
утвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении —
вносятся приказом этого руководителя.
К основным
организационным документам относятся учредительные документы — учредительный
договор, устав или положение.
В тексте учредительных
документов должно содержаться: наименование юридического лица, содержащее
указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих
организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях
других коммерческих организаций должны содержать указание на характер
деятельности юридического лица;
место нахождения
юридического лица, которое определяется местом его государственной
регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах
юридического лица не установлено иное;
предмет и цели
деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);
порядок
управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные
законом для юридических лиц соответствующего вида.
Учредительный
договор
заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Юридическое лицо,
созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании
устава, утвержденного этим учредителем.
В учредительном договоре
учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной
деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в
его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между
участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода
учредителей (участников) из его состава.
Устав — правовой акт, определяющий порядок
образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия,
организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий,
учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако
структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций
и предприятий. Структура текста устава государственного предприятия будет
отличаться от структуры текста устава среднего специального учебного заведения
(ССУЗа)
Устав негосударственного
предприятия будет содержать дополнительные разделы текста, в которых найдет
отражение специфика его организации и деятельности. Таким образом, в
зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть включены и
другие сведения.
Особенностью оформления
устава является наличие отметки о регистрации устава.
Отметка о регистрации
устава, проставляемая на титульном листе, включает:
наименование органа,
осуществляющего государственную регистрацию создаваемых юридических лиц;
государственный
регистрационный номер.
Отметка о регистрации
заверяется печатью регистрирующего органа.
Устав может также
регулировать определенную сферу государственной деятельности, работу
железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и
др.
Положение — правовой акт, определяющий порядок
образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности
государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.
Положение об организации
— это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные
организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех
уровней и некоторые другие).
представления; в каком
порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение об организации
оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа,
подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати
организации и утверждается, как правило, распорядительным документом
вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься
только приказом руководителя вышестоящей организации.
Положение
о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:
положение
о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных
органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);
положения
о временных органах (совещания, комиссии, советы
Характеристика содержания
разделов положения приведена в гл. 6 на примере положения о службе
документационного обеспечения управления.
Отличия положения о
структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре
текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе)
нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и
положение об организации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия
деятельности».В структуру текста положения о структурном подразделении также
включается дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды
ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и
уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением
своих обязанностей.
Положение о структурном
подразделении оформляется на общем бланке организации с указанием вида
документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается
руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении
вносятся приказом руководителя организации. Типовая форма положения о
структурном подразделении приведена в прил. 15.
Положения
о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет,
научно-технический совет, педсовет) также носят нормативный характер и
определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и
ответственность того или иного органа управления. Структура текста такого рода
положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из практики работы и
назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности
коллегиальных органов управления, вырабатывается устойчивая структура текста
положений о коллегиальных и совещательных органах управления.
Положение
о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Данный документ создастся в случае
необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не
закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание
временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.
Регламент
работы — правовой
акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно
четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок
планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение,
порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа,
доведения их до исполнителей.
Регламенты оформляются на
общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются
руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
Правила
внутреннего трудового распорядка — правовой акт, регламентирующий организацию работы
организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление
отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.
Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа,
подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании
трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.
Правила имеют унифицированную форму,
а текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего
трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций,
утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той
части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому
законодательству).
В негосударственных
организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка
разрабатывается Положение о персонале,
в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития
трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность
администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.
Инструкция — правовой акт, содержащий правила,
регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и
иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их
подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
Инструкции также
разъясняют порядок применения законодательных актов, распорядительных
документов в той или иной области деятельности. Так, например, Типовая
инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской
Федерации разъясняет порядок применения Государственной системы
документационного обеспечения управления, государственных стандартов по
оформлению документов, Основных правил работы ведомственных архивов и др.
Инструкции оформляются на
общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко
определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются
требования инструкции.
Как правило, инструкция
подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого
входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции.
Инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы
делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по
ведению бухгалтерского учета в организации — главный бухгалтер.
Инструкция визируется
руководителями всех заинтересованных структурных подразделений,
юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов,
которого касается содержание инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и
чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется
порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.
Инструкция — документ
длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом
руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Должностная
инструкция —
правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации
организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав,
ответственности.
Должностная инструкция
бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция
разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав,
ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная
организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция
кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет
необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие
должностные инструкции должны быть разработаны на все должности,
предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут
служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является
фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных
условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным
подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный
документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является
правовой основой для проведения аттестации работника, определения его
ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между
работником и администрацией.
Для главных специалистов
могут быть разработаны должностные положения.
Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то
же — регламентировать функции работника, его обязанности, права и
ответственность на конкретном рабочем месте.
Должностная инструкция
как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке
организации с указанием вида документа.
Должностная инструкция
работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.
Должностную инструкцию,
как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное
подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию
руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в
установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны
быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц,
связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.
При необходимости может
оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.
материальной,
административной, уголовной — перечислить в должностной инструкции все случаи
возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно. В
дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ,
который будет более детально освещать данный аспект, например договор об
индивидуальной материальной ответственности.
Раздел
6«Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по
всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой
форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он
предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со
структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется
в табличной форме как наиболее наглядной.
Типовая
форма должностной инструкции приведена в прил. 18.
Памятка — документ,
регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности
организации.
Памятка не имеет
унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается
заместителем руководителя организации, курирующим данное направление,
утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно
представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному
направлению. Например, памятка работнику о сохранении коммерческой тайны
предприятия может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению
управления отдельным разделом, освещающим порядок работы с документами с
грифом «Коммерческая тайна».
2.
Распорядительные документы
Распорядительные
документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью
которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед
организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее
организационно-правовой формы и других факторов.
С помощью
распорядительных документов совершенствуются организационная структура
организации, содержание, способы и средства осуществления основной
деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются
все возникающие проблемы и ситуации.
К распорядительным
документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.
Распорядительные
документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной
власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные
подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются
юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых
отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы
относятся к правовым актам.
Правовой
акт — документ,
содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной
власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением
установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен-
ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические
последствия.
С точки зрения принятия
решений распорядительные документы делятся на две группы.
К первой группе относятся
документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием,
советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним
относятся постановления, решения.
В условиях коллегиальности
совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности
организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного
документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действуют
федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов
Российской Федерации и органов местного самоуправления, государственные
комиссии и комитеты, коллегии министерств и ведомств, высшие органы управления
акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе
коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по
достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетенции
другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Министров РФ издает
постановление, то Председатель Кабинета Министров РФ — распоряжение.
Ко второй группе
относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на
основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем
организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней —
заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений
организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение,
указание.
Сфера действия
распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на
правовые акты, действующие:
на федеральном уровне —
акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской
Федерации, органами федеральной исполнительной власти;
на уровне субъектов
Российской Федерации — краев, областей, городов республиканского значения
Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их
территориальных образований;
в пределах отрасли
(издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
в пределах отдельной
организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Распорядительные
документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к
категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:
1)
акты,
затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
2)
акты
межведомственного характера;
3)
акты,
регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с
подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Оформление данных
правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их
осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых
актов федеральных органов исполнительной власти и государственной власти,
утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа
1997 г. № 1009.
Распорядительные
документы могут быть документами длительного действия и действовать до их
отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять
документ полностью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в
отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного
документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.
Любой распорядительный
документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием
конкретного вида (постановление, приказ и т. д.). Особенностью оформления
распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило,
состоит из двух частей — вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием
для издания распорядительного документа может быть необходимость:
организации исполнения
принятых законодательных, нормативно- правовых актов и иных поручений
вышестоящих органов;
осуществления собственной
деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.
В распорядительных
документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указание,
распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица
единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами
«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
В распорядительных
документах, издаваемых на основе коллегиальности, используется форма изложения
текста от третьего лица единственного числа и вводная часть отделяется от
распорядительной глаголами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».
В совместных
распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица
множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами
«ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ».
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими
и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти,
действующими на основе коллегиальности, а также представительными и
коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными
органами, и установления стабильных норм и правил.
Руководящие коллегиальные
органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.
Структура текста
постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две
части.
Вводная
часть текста
может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие
нормативные правовые акты. Однако иногда постановление не нуждается в вводной
части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего
постанов- ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от распорядительной,
например:
Распорядительная
часть текста
строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е.
по пунктам, в каждом из которых содержится определенное поручение, назван
исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы,
как правило организационные (инструкции, положения и др.).
Решение — правовой акт, принимаемый
коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий,
фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения
издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления
кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические
советы и др.
Решениями также
называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более
органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные
документы, т. е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятия
решения.
Решение, принимаемое
одним органом, оформляется с соблюдением всех требований к оформлению
распорядительных документов, изложенных выше, за тем исключением, что ключевым
словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол
«РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Образец
оформления решения приведен в прил. 20.
Совместные решения
(приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной
части этих документов указывается полное наименование всех организаций,
издающих данный документ. Регистрационный номер включает в себя номера,
присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например,
35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого
лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в
совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая
оформляется от нулевого положения табулятора, вторая — от 5-го положения,
причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной
форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других
распорядительных документах.
Образец оформления
совместного распорядительного документа (приказа) приведен в прил. 21.
Приказ — правовой акт, издаваемый
руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия
решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед
организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций
и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения
подведомственных организаций, учреждений, предприятий.
Приказы по содержанию и
способам оформления бывают двух видов:
по
основной деятельности;
Приказы по основной деятельности регулируют: деятельность самой
организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных
подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы.
Номер и дата приказа
проставляются при регистрации после его подписания.
Система индексации
приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации
правил регистрации и существующего порядка формирования приказов по личному
составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.
Заголовок приказа, как
правило, должен отвечать на вопрос «о чем?»: «О вынесении дисциплинарного
взыскания» — или же, если приказ сводный, — «По личному составу».
В тексте приказа по
личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных
взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа
начинается либо со слова, обозначающего конкретное действие, например
«ПРИНЯТЬ», либо, в случае сводного приказа, с распорядительного слова
«ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие:
«ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. — и пункты нумеруются. Данные слова в приказах
пишутся прописными буквами и без кавычек.
Приказ подписывает
руководитель, а ниже его подписи — на лицевой стороне приказа — проставляется
отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники
проставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник
кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность
проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст.
68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в
трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Руководитель подписывает
только первый экземпляр приказа, который и будет являться его подлинником.
Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником
кадровой службы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Копию
приказа по личному составу допускается заверять печатью кадровой службы.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый
единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в
целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный
срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения издают:
Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской
Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие
руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим
коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают
руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители
структурных подразделений в пределах своих полномочий.
Текст распоряжения также
состоит из двух частей — вводной и распорядительной, причем вторая часть
отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Распоряжение имеет одну
подпись — руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя
структурного подразделения.
Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления
преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других
актов данного органа и вышестоящих органов управления.
3.
Справочно-информационные документы
Справочно-информационные
документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую
информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как
распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия
управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах
распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и
обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого
процесса — необходимое условие функционирования этой системы. Существуют
различные источники информации, необходимой для принятия управленческих
решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую
роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:
служебное письмо,
телеграмму, телекс, телефонограмму — документы, обеспечивающие деловую
переписку;
заявление,
предложение, жалобу;
сводку,
заключение, отзыв и др.
Часть из перечисленных
документов, относящихся к справочно-ин- формационной группе, не входят пока в
УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв,
представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся
управленческой практике.
Остальные виды этой
группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так,
служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка,
справка, акт — на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие
документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика,
предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы
этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В
большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов
(служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики
и др.).
Исключение составляют
такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера,
отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило,
справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением
протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Служебное
письмо —
обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством
общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо — самый
распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного
вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке
формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи
строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на
бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным,
кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:
введение,
в котором объясняются причины составления письма;
основная часть, в которой
излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;
заключение,
в котором формулируется основная цель письма.
В зависимости от
содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста,
применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может
отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается
от первого лица множественного числа, например:
Объем письма не должен
превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах,
оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок.
В письме, которое
составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть заполнен
реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа».
Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его
заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым
предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Имеется много
разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные,
претензионные, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и др.
Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности
служебных писем имеют особенности в оформлении.
Телеграмма — обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по
телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая
(по сравнению с почтой) доставка документа получате- лю, когда нет возможности
воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.
Телеграмма не входит в
УСОРД, поэтому оформляется совершенно по-другому.
Правила
оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ. Телеграмму оформляют на чистых
листах бумаги или на специальных бланках.
Телеграмма содержит
следующие реквизиты: указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы,
телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание
телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, адрес и
наименование организации-отправителя, наименование должности, личную подпись,
расшифровку подписи, печать, дату.
Скорость прохождения
телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная,
правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.
Отметка о виде телеграммы
указывает на особенности доставки телеграммы: с уведомлением о вручении, с
оплаченным ответом, с доставкой в срок, указанный отправителем, и т. п.
Текст телеграммы
излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается
содержание: (в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными
обозначениями знаков препинания:
точка —
ТЧК запятая — ЗПТ двоеточие — ДВТЧ кавычки — КВЧ скобки — СКБ номер — HP
Все цифровые данные в тексте
пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и
торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов.
В конце текста
проставляется регистрационный номер телеграммы, затем указывается фамилия
должностного лица, подписавшего телеграмму (разрешается без указания должности
и без инициалов). Эта часть телеграммы отделяется чертой, так как в нее входят
тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу.
Телефонограмма — обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста:
передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)
получателем.
Обычно телефонограммы
используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера
(извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Обязательными
реквизитами телефонограммы являются: наименование организации — автора
телефонограммы; наименование должности и фамилии, имени и отчества сотрудника,
передавшего телефонограмму, и номер его телефона; наименование вида документа —
телефонограмма; дата подписания телефонограммы;
регистрационный
номер отправляемой телефонограммы;
адресат, в
который входит наименование организации, куда передается телефонограмма
(включая при необходимости должность и фамилию того руководителя, кому
адресована телефонограмма); фамилия того сотрудника, который принял
телефонограмму; время принятия.
В тексте телефонограммы
не должно быть более 50 слов. При этом следует избегать труднопроизносимых слов
и сложных оборотов.
Телефонограмма
составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или
ответственным исполнителем.
Если телефонограмма
передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по
которым телефонограмма должна быть передана.
Следует проверять
правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Принимаемая
телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или
записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и
отпечатана. Поступившая телефо- нограмма должна иметь те же реквизиты, что и
отправляемая, за исключением подписи.
Образец
оформления телефонограммы приведен в прил. 28.
Протокол — документ, фиксирующий ход
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегиальных органов.
От таких протоколов
следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов,
органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора
пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа —
протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., — все эти виды
протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Протоколированию подлежат
заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии
министерств и ведомств, муниципальных органов управления, ученых, технических,
методических и других советов, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров,
заседания совета директоров, конференций, семинаров и др.).
Протоколы
могут быть трех видов:
краткие — записываются обсуждаемые вопросы,
фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;
полные — содержат кроме вопросов и решений
краткую запись выступлений докладчиков и участников;
стенографические — весь ход заседания записывается подробно.
Протокол составляют на
основе рукописных, стенографических, магнитофонных и других записей, сделанных
во время заседаний делопроизводственными работниками (секретарями,
стенотрафистками) либо избранными на заседании секретариатами или секретарями.
Заголовком к тексту
протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые
должны согласовываться с наименованием вида документа: «протокол заседания
совета директоров», «протокол совещания у директора завода».
Основная часть текста
состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются
и строятся по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются
от «нулевого» положения табулятора прописными буквами, после которых ставится
двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию
докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в
форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.
В тех случаях, когда
текст доклада прилагается, после фамилии пишется «текст доклада прилагается».
Аналогично оформляются
разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2,0-4,0
интервалами. Текст решения печатают с абзаца, подразделяют (если это
необходимо) на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца
каждый пункт. Если решением или одним из пунктов утверждается какой-либо
документ, то последний прилагается к протоколу. Стиль протокольных решений —
распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования.
Если какой-либо из
вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривался, это должно быть
зафиксировано в протоколе.
Протоколы всегда имеют
две подписи — председателя и секретаря.
Акт — документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий,
приема-передачи Дел, инвентаризации и т. д.).
Текст акта состоит из
вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для
составления акта и лица, составлявшие акт и присутствовавшие при этом. Акт
может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей
организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста
предшествует слово «основание», например: Основание: приказ директора
техникума от 10.02.2000 № 15.
После слова «составлен»
указывают наименование комиссии, должности, фамилии, имена, отчества лиц,
составивших акт. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия
председателя, остальные — в алфавитном порядке.
Кроме членов комиссии при
составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления
членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указываются в алфавитном
порядке их должности, инициалы и фамилии.
В констатирующей части
акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы,
установленные факты, в отдельных случаях — выводы и предложения. Это — акты
проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и т. д.
Эту часть разрешается оформлять в виде таблицы.
Акт подписывают все лица,
участвовавшие в его составлении без указания должности. Первой проставляется
подпись председателя, далее — членов комиссии, фамилии которых перечисляются в
алфавитном порядке. Наименования должностей подписавших акт не указывают, и
первую часть реквизита «Подпись» в акте проставляют следующим образом:
Лицо, имеющее замечание
по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает
свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту. Некоторые акты имеют гриф
утверждения.
Докладная
записка —
документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения,
руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка
создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или
письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка
может носить инициативный, информационный и отчетный характер.
Инициативная
докладная записка
— составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.
Информационная
докладная записка — информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер
которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются
регулярностью их представления.
Отчетная
докладная записка — должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе
выполнения указаний, планов и т.д.
Внешняя докладная записка
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Расположение и оформление реквизитов — по ГОСТ Р 6.30-2003.
Внутреннюю докладную
записку составляют на чистом листе бумаги, но указывают вид документа, дату,
номер, место составления, заголовок к тексту, адресат.
Заголовок к тексту может
включать дату или период времени, к которому относятся сообщаемые в докладной
записке сведения.
Текст
состоит из двух частей.
В первой части текста
излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй части —
выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи
с изложенными фактами.
Внутренние докладные
записки подписывает составитель, внешние — руководитель учреждения.
Образец
оформления докладной записки приведен в прил. 31.
Справка — документ, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов или событий.
Справки бывают личного и
служебного характера. В справках личного характера
описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица.
В справках служебного характера приводится
информация по тем или иным направлениям деятельности организации.
Справка может быть
внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то
оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Справка должна иметь
заголовок. Служебная справка может состоять из нескольких разделов,
оформляться в виде таблицы, иметь пояс- нения и ссылки. Подписывает служебную
справку руководитель структурного подразделения.
Образец оформления
такой справки приведен в прил. 32.
Для личных справок
используют трафаретные тексты. Текст такой справки целесообразно начинать
указанием в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, которому
выдается справка. Не рекомендуется использовать обороты типа: «выдана
настоящая», «действительно учится» и т. д. Не следует загромождать текст
указанием организации, куда будет представлена справка. Для этой цели
необходимо использовать реквизит 15 «Адресат». Справка личного характера, содержащая
сведения финансового характера (размер оклада, стипендии), должна быть
подписана руководителем и главным бухгалтером. При необходимости она
заверяется печатью. Образец оформления такой справки приведен в прил. 13.
Заявление — это просьба о разрешении того или
иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину
прав: на труд, отдых и т. д.
Чаще всего заявления
содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу,
увольнении, предоставлении жилья и т. д.
Заявление подается и
тогда, когда гражданин (граждане) хочет сообщить о тех или иных недостатках в
работе каких-либо учреждений или должностных лиц, даже если эти недостатки не
касаются его личных прав и интересов, охраняемых законом.
Заявление оформляется на
чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно
соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены в
Альбоме унифицированных форм.
Сводка — это документ, содержащий
обобщенные сведения по какому-либо вопросу.
В сводке содержится
информация из различных источников по заранее установленным показателям
(параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и
т.п.).
Сводка не имеет
унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к
оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило,
приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее
направлении в другую организацию — руководителем или заместителями
руководителя.
Заключение,
отзыв —
документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по
какому-либо документу или вопросу.
Заключение или отзыв
составляют на проекты документов, научные работы и т. п.
Заключение не имеет
унифицированной формы, однако принято данный вид документа оформлять следующим
образом.
1.
Заключение
составляется на чистом листе бумаги.
2.
Заголовок
должен содержать указание документа или вопроса, на который составлено
заключение.
3.
Текст
состоит из двух частей: в первой части приводятся краткое изложение вопроса,
анализ основных положений, общая оценка документа или вопроса. Во второй —
излагаются собственные предложения и замечания, которые приводятся по пунктам,
нумеруемым арабскими цифрами.
4.
Заключение
подписывает специалист (или группа специалистов) — составитель документа. Если
заключение отправляется за пределы организации, то к нему составляется
сопроводительное письмо за подписью руководителя организации.
Перечень,
список, номенклатура — документы, содержащие систематизированное перечисление предметов,
лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях
распространения на них определенных норм и требований.
Они могут оформляться на
общем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура). Заголовок
согласуется с наименованием вида документа, например, «Перечень документов,
подлежащих передаче на государственное хранение», «Номенклатура дел на 2000
год».
Документы подписываются
руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящей
организацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), к
которой относится содержание документа.
Текст этих документов,
как правило, приводится в табличной форме.
Порядок и форма
составления перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственными
нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями. Так,
порядок и форма номенклатуры дел — «систематизированного перечня заводимых в
организации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном
по- рядке»[1] —
регламентируются Основными правилами работы архивов организаций[2].
Контрольные
вопросы
1.
Какие
виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?
2.
Почему
распорядительные документы относятся к правовым актам?
3.
Когда
распорядительные документы вступают в силу?
4.
Как
различаются по сфере действия распорядительные документы?
5.
Что
является основанием для издания распорядительного документа?
6.
Как
строится текст распорядительного документа?
7.
Как
оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?
8.
Какие
органы принимают постановление?
9.
Что
означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заго¬ловочной части
бланка (реквизит 11)?
10.
В
какой форме издаются совместные распорядительные документы?
11.
Какие
бывают виды приказов?
12.
Чем
отличается оформление приказа по личному составу?
13.
Кто
имеет право подписи на приказах?
14.
Какой
реквизит имеется только на двух видах распорядительных доку-ментов — указаниях
и распоряжениях?
15.
По
каким вопросам издаются распоряжение и указание?
16.
Какие
документы относятся к организационным?
17.
В
чем заключается особенность оформления заголовка к тексту в органи¬зационных
документах?
18.
Когда
организационные документы приобретают юридическую силу?
19.
Как
строится текст в организационных документах?
20.
Как
долго действует организационный документ? Можно ли вносить из¬менения в текст
организационного документа?
21.
Какие
сведения должны содержаться в тексте учредительных до-кументов?
22.
С
какой целью создаются типовые и примерные организационные до-кументы?
23.
Какова
структура текста положения об организации?
24.
В
чем состоит различие таких документов, как штатное расписание и структура и
штатная численность?
25.
Почему
должностная инструкция не составляется для категории служа-щих «руководители»?
Что должно содержаться в тексте каждого раздела долж¬ностной инструкции?
26.
Как
строится структура текста служебного письма?
27.
Каковы
правила оформления телеграммы?
28.
В
чем особенность оформления телефонограммы?
29.
Какие
бывают виды протоколов и чем они отличаются друг от друга?
30.
Как
оформляется вводная часть протокола?
31.
Сколько
экземпляров акта составляется и сколько подписывается?
32.
Как
оформляется внешняя докладная записка?
33.
В
чем особенность оформления справки личного характера?
34.
Каковы
стандартные правила оформления заключения?
35.
Чем
регламентируется составление таких документов, как перечень, список,
номенклатура?
36.
Имеет
ли сводка унифицированную форму?
37.
Какие
виды справочно-информационных документов оформляются на бланке конкретного вида
документов?
38.
Какие
виды справочно-информационных документов оформляются на чистом листе бумаги?
[1] ГОСТ Р
51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.,
1998.-С. 4, п. 75.
[2] Основные
правила работы архивов организаций. — М., 2002.
Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний. Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.
Виды руководящих документов
При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).
Что такое руководство и зачем оно нужно?
Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.
Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.
Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?
Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?
И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.
После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.
Структура руководства для работников подразделения
Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.
Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).
Раздел «Общие положения»
Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:
1. Назначение (цель) документа.
2. Область применения.
3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).
4. Связанные документы, локальные нормативные акты.
5. Глоссарий (термины и сокращения).
6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.
Назначение (цель) документа
В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:
1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.
Также можно использовать такую формулировку:
1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.
Область применения
В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:
1.2. Область применения документа:
– складское хозяйство;
– транспортный отдел.
Нормативные ссылки (или нормативные документы)
Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.
Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:
1.3. Нормативные документы:
1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6).
2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.
2023 год приготовил для специалистов по охране труда новую порцию работы по актуализации нормативных актов. Очередь дошла и до вопроса переработки инструкций по охране труда. Что это за документы — работники знают и зачастую откладывают в сторону их изучение, ошибочно думая, что опыт работы и осторожность с лихвой перекроет содержание любой инструкций. А ведь каждый специалист по охране труда твердит – эти правила написаны кровью. Рассмотрим же все по порядку.
Содержание статьи:
- 1 Что такое инструкция по охране труда?
- 2 Основание для разработки инструкций по охране труда
- 3 Разъяснение Минтруда о необходимости разработки правил по охране труда
- 4 Цель требований по разработке инструкций по охране труда
- 4.1 Рассмотрим Приказ подробнее
- 5 Рассмотрение нормативного акта и произошедших изменений
- 6 Как правильно переработать (ввести в действие) инструкции по охране труда
- 7 Приказ 772н вступает в силу. Что делать работодателям?
- 8 Нужно ли в организации разрабатывать инструкции по охране труда и правила по охране труда?
Что такое инструкция по охране труда?
Инструкция по охране труда – это некий свод правил, которые должен соблюдать работник при выполнении своих трудовых обязанностей. В инструкции прописаны основные требования к возрасту, компетенции работника, что необходимо выполнить перед началом выполнения работ, при их выполнении, по завершению и что делать в аварийных ситуациях. Конечно, многие правила по охране труда описаны языком, сложным для восприятия, но донесение их сути (возможных рисков, опасностей и защите от них), т.е. основных требования безопасности – главная цель в любой организации.
Основание для разработки инструкций по охране труда
Статья 214 Трудового кодекса РФ гласит, что работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение локальных нормативных актов по охране труда с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии такого представительного органа) в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. К таким локально-нормативным актам по охране труда относятся и инструкции по охране труда. Количество инструкций по охране труда, в каждом конкретном случае устанавливается работодателем в соответствии со спецификой своей деятельности.
Разъяснение Минтруда о необходимости разработки правил по охране труда
Правила по охране труда — не новый документ, но необходимость его разработки и утверждения в организации ранее не устанавливалась. В связи с вступлением новых требований по разработки и утверждению правил и инструкций по охране труда с 1 марта появился резонный вопрос: «достаточно ли иметь инструкции по охране труда или нужно дополнительно разрабатывать правила по охране труда?». Скачать письмо Министерства труда и социальной защиты № 15-2/ООГ-3549 от 27.12.2021 (формат PDF).
Цель требований по разработке инструкций по охране труда
В связи с вступлением в силу с 01.03.2022, Приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 772н “Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем” (далее – Приказ) инструкции (правила) по охране труда должны разрабатываться в соответствии с новыми требованиями.
Рассмотрим Приказ подробнее
Обновленный документ, как мы видим уже в названии, устанавливает основные требования к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем. Основной целью данных требований является обеспечение безопасности труда и сохранения жизни и здоровья работников при выполнении ими своих трудовых обязанностей. Для достижения данной цели перед работодателем стоит нелегкая задача в установлении оптимальных требований безопасности, которые будут оценены в установленных уровнях профессиональных рисков и при этом не будут противоречить государственным нормативным требованиям охраны труда (п.3, п.7 Приказа). В каком количестве будут разработаны инструкции по охране труда или правила предприятия отдается на откуп работодателю (п.4 Приказа). Относительно правил по охране труда, инструкции по охране труда должны быть разработаны и утверждены.
Разработанные документы должны быть всегда актуальными, соответствовать специфике организации, организационным и структурным изменениям (п.5 Приказа). Разработанные инструкции, как правило, вводятся в действие единым перечнем приказом по организации. Пример представлен ниже:
Рассмотрение нормативного акта и произошедших изменений
- Важным моментом стало появление Правил по охране труда, требования по разработке к которым ранее не предъявлялись. Более подробная информация касаемо требований к содержанию и оформлению указана ниже.
- Разработка Правил и Инструкций по охране труда должна основываться на проведенном анализе (оценке) профессиональных рисков, причин производственного травматизма и профессиональных заболеваний, результатах специальной оценки условий труда (п.8 Приказа). Оценка профессиональных рисков отныне общий тренд в нашем законодательстве по охране труда, более подробно о них вы можете узнать здесь.
- С введением нового Приказа исчезнет периодичность в пересмотре инструкций по охране труда раз в пять лет. С 01.03.2022 инструкции по охране труда должны постоянно содержаться в актуальном состоянии.
- Для определения актуальности в Приказе указаны случаи пересмотра инструкций по охране труда: — когда произошли изменения условий труда; — было внедрено новое оборудование или изменился технологический процесс; — проведено расследование причин аварий, несчастных случаев, профзаболеваний или по требованию надзорных органов (п.30 Приказа).
- При необходимости допускается разработка временных инструкций по охране труда в случаях внедрения нового оборудования или проведения работ по реконструкции. Срок действия таких инструкций будет ограничен – до введения в эксплуатацию нового (реконструируемого) оборудования (п.27 и п.28 Приказа).
- Появилось разделение на Правила по охране труда и Инструкции по охране труда. К каждому из них определены основные требования по содержанию и оформлению. Отступать от данных требований не допускается. Рассмотрим их по отдельности:
Правила по охране труда
Требования к содержанию | |
---|---|
Наименование главы | Что должно содержаться |
Общие требования | а) определение сферы действия Правил; б) описание вредных и (или) опасных производственных факторов, профессиональных рисков и опасностей, характерных для сферы действия Правил. |
Требования охраны труда работников при организации и проведении работ | а) требования охраны труда, предъявляемые к работникам; б) требования по проведению технико-технологических и организационных мероприятий, в том числе при назначении должностных лиц, ответственных за организацию, выполнение, контроль выполнения соответствующих мероприятий; в) требования при организации работ по наряду-допуску (при наличии); г) меры, исключающие непосредственный контакт работников в процессе труда с исходными материалами, заготовками, полуфабрикатами, готовой продукцией и отходами производства, оказывающими на них опасное или вредное воздействие, с указанием опасностей и связанных с ними профессиональных рисков, возможного причинения вреда здоровью работника и перечня конкретных мер, направленных на защиту работников от определенных опасностей; д) способы контроля и управления, обеспечивающие защиту работников, отключение или блокировку оборудования; е) способы своевременного уведомления о возникновении вредных и (или) опасных производственных факторов, реализации профессиональных рисков при проведении работ; ж) меры по защите работников, реализация которых необходима при возникновении аварийных ситуаций. |
Требования, предъявляемые к производственным помещениям и производственным площадкам (для процессов, выполняемых вне производственных помещений), в целях обеспечения охраны труда работников | Включаются положения, связанные с соответствием производственных помещений и площадок безопасному выполнению работ, в том числе: а) запрет на загромождение проходов и проездов проезды внутри зданий (сооружений), производственных помещений (производственных площадок) для обеспечения безопасного передвижения работников и проезда транспортных средств; б) содержание переходов, лестниц, площадок и перил к ним в исправном состоянии и чистоте, а расположенных на открытом воздухе — очищенными в зимнее время от снега и льда, обработанными противогололедными средствами; в) наличие действующей общеобменной вентиляции, а на стационарных рабочих местах — местной вентиляции; г) наличие необходимого освещения, в том числе сигнального в ночное время; д) иные требования, по усмотрению работодателя, необходимые для безопасного выполнения работ и предусмотренные государственными нормативными требованиями охраны труда. |
Требования, предъявляемые к оборудованию, его размещению и организации рабочих мест в целях обеспечения охраны труда работников | а) требования, предъявляемые к оборудованию, отдельным его группам и видам, коммуникациям, их размещению; б) требования к наличию ограждений, сигнальных устройств и предупреждающих и предписывающих плакатов (знаков); в) требования к применению средств индивидуальной защиты работников, методов и средств коллективной защиты работников; г) мероприятия по обеспечению безопасности труда при организации работ на опасном технологическом оборудовании. |
Требования, предъявляемые к хранению и транспортировке исходных материалов, заготовок, полуфабрикатов, готовой продукции и отходов производства в целях обеспечения охраны труда работников | а) особенности исходных материалов, заготовок, полуфабрикатов, готовой продукции и отходов производства, рациональные способы их хранения; б) требования, предъявляемые к механизации и автоматизации погрузочно-разгрузочных работ, влияющие на обеспечение охраны труда работников; в) меры по удалению опасных и вредных веществ и материалов из рабочей зоны; г) меры по удалению и обезвреживанию отходов производства, являющихся источниками вредных и (или) опасных производственных факторов. |
№ п/п | Требования к оформлению |
---|---|
1 | Разработанные Правила должны включать лист согласования, который подписывается разработчиком (представителями участников разработки), руководителем юридической службы работодателя (при наличии), руководителем службы охраны труда (при его отсутствии — лицом, выполняющим функции специалиста по охране труда), лицом, ответственным за разработку Правил. При этом по воле работодателя количество согласующих лиц может быть расширен при необходимости. (п.15 Приказа). |
2 | Если организация использует в своей работе электронный документооборот, то лист согласования Правил подписывается с учетом настроек маршрута согласования. (п.15 Приказа). |
3 | Правила должны быть утверждены работодателем или его уполномоченным лицом с учетом выборного органа первичной профсоюзной организации (или уполномоченного работниками представительского органа (при наличии). |
4 | По желанию разработчиков в Правила могут быть включены ссылки на государственные нормативные акты. |
Инструкции по охране труда
Требования к содержанию | |
---|---|
Наименование раздела | Что должно содержаться |
Общие требования охраны труда | а) указания о необходимости соблюдения правил внутреннего трудового распорядка; б) требования по выполнению режима рабочего времени и времени отдыха при выполнении соответствующих работ; в) перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, которые могут воздействовать на работника в процессе работы, а также перечень профессиональных рисков и опасностей;* г) перечень специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, выдаваемых работникам в соответствии с установленными государственными нормативными требованиями охраны труда, или ссылку на локальный нормативный акт; д) порядок уведомления о случаях травмирования работника и неисправности оборудования, приспособлений и инструмента (или ссылку на локальный нормативный акт); е) правила личной гигиены и эпидемиологические нормы, которые должен знать и соблюдать работник при выполнении работы. |
Требования охраны труда перед началом работы | а) порядок подготовки рабочего места; б) порядок проверки исходных материалов (заготовки, полуфабрикаты) (при наличии); в) порядок осмотра работником и подготовки к работе средств индивидуальной защиты до использования; г) порядок проверки исправности оборудования, приспособлений и инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных и других устройств, защитного заземления, вентиляции, местного освещения, наличия предупреждающих и предписывающих плакатов (знаков). |
Требования охраны труда во время работы | а) способы и приемы безопасного выполнения работ, использования оборудования, транспортных средств, грузоподъемных механизмов, приспособлений и инструментов; б) требования безопасного обращения с исходными материалами (сырье, заготовки, полуфабрикаты); в) указания по безопасному содержанию рабочего места; г) действия, направленные на предотвращение аварийных ситуаций; д) требования, предъявляемые к правильному использованию (применению) средств индивидуальной защиты работников. |
Требования охраны труда в аварийных ситуациях | а) перечень основных возможных аварий и аварийных ситуаций и причины, их вызывающие; б) процесс извещения руководителя работ о ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, и о каждом произошедшем несчастном случае; в) действия работников при возникновении аварий и аварийных ситуаций; г) действия по оказанию первой помощи пострадавшим при травмировании, отравлении и других повреждениях здоровья (исходя из результатов оценки профессиональных рисков). |
Требования охраны труда по окончании работы | а) действия при приеме и передаче смены в случае непрерывного технологического процесса и работы оборудования; б) последовательность отключения, остановки, разборки, очистки и смазки оборудования, приспособлений, машин, механизмов и аппаратуры; в) действия при уборке отходов, полученных в ходе производственной деятельности; г) требования соблюдения личной гигиены; д) процесс извещения руководителя работ о недостатках, влияющих на безопасность труда, обнаруженных во время работы. |
* Нередко возникает вопрос «На основании чего составлять перечень профессиональных рисков и опасностей?» Мы придерживаемся такого подхода – этот перечень должен браться из результатов проведения оценки профессиональных рисков (ОПР): для инструкций по профессиям – из карты ОПР для конкретного рабочего места, для инструкций по видам работ – так же на основании ОПР, но характерные для данного вида работ, исходящие от конкретного оборудования и т.п. Если же ОПР в вашей организации не проведена, то для инструкций до ее проведения можете воспользоваться Приложением №1 к «Примерному положению о системе управления охраной труда», утв. Приказом Минтруда России от 29.10.2021 N 776н. Но вы должны понимать, что проведение ОПР – в настоящее время обязательный процесс, на основании которого строятся остальные процедуры в системе управления охраной труда. Общие требования по содержанию |
|
Применимость (принадлежность) (п.18 Приказа). | Инструкция по охране труда для работников разрабатывается исходя из их должности или профессии, направления трудовой деятельности или вида выполняемой работы.
Инструкции могут быть разработаны как для каждой профессии/должности, так и для групп «однотипных» работников (например, для руководителей и специалистов, работников производственно-технической лаборатории и т.п.) |
Расширенные основания для разработки (п.19 Приказа) – введены впервые | Проведенный анализ (оценка): — трудовой функции работников по профессии, должности, виду и составу выполняемой работы, для которых разрабатывается инструкция по охране труда; — результатов специальной оценки условий труда на конкретных рабочих местах для соответствующей должности, профессии, в том числе определения вредных производственных факторов, характерных для работ, выполняемых работниками соответствующей должности, профессии; — требований соответствующих профессиональных стандартов; — определения профессиональных рисков и опасностей, характерных для работ, выполняемых работниками соответствующей должности, профессии; — анализа результатов расследования несчастных случаев, а также типичных причин несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний для соответствующих должностей, профессий, видов работ; — определения безопасных методов и приемов выполнения трудовых функций и работ. |
Эксплуатационные требования безопасности используемого оборудования (п.20 Приказа) | При разработке инструкций по охране труда необходимо учесть данные требования безопасности, указанные в эксплуатационной (ремонтной) документации заводов-изготовителей оборудования, а также в технологической документации организации с учетом конкретных условий производства, применительно к должности, профессии работника или виду выполняемой работы. |
№ п/п | Требования к оформлению |
---|---|
1 | Инструкции по охране труда утверждаются работодателем (руководителем организации) или уполномоченным им лицом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии) (п.29 Приказа). |
2 | В инструкциях по охране труда должен быть учтен объем выдаваемых работнику СИЗ – либо в виде перечисления данных СИЗ, либо в указании ссылки на внутренний нормативный акт (нормы выдачи СИЗ, приказ выдачи СИЗ и т.д.) или на пункт типовых норм выдачи СИЗ. |
В конце каждой инструкции по охране труда необходимо указать лист ознакомления. Например, как представленный ниже.
Как правильно переработать (ввести в действие) инструкции по охране труда
Два пути решения «проблемы» остаются неизменными:
- внести изменения в действующие Правила (инструкции) по охране труда путем утверждения распорядительным документом (например, приказом) изменений;
- полностью произвести актуализацию инструкций по охране труда с учетом всех требований Приказа.
По какому пути лучше всего двигаться решает лицо, ответственное за переработку инструкций по охране труда. Если в организации имеются технологические процессы, не имеющие технически сложного оборудования или не требующие специальной подготовки, то достаточно будет внести изменения.
Приказ 772н вступает в силу. Что делать работодателям?
С 1 января 2023 года возобновил свое действие Приказ Минтруда России от 29.10.2021 N 772н «Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем». Напомним, что изначальной датой его вступления в силу было 1 марта 2022 года, но в целях снижения нагрузки для работодателей его действие было приостановлено на основании Приказа Минтруда России от 17.03.2022 N 140н «О неприменении приказа Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 29 октября 2021 г. N 772н …»
Нужно ли в организации разрабатывать инструкции по охране труда и правила по охране труда?
Согласно ст.214 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение локальных нормативных актов по охране труда.
К локальным нормативным актам по охране труда относятся положения, приказы, программы обучения, инструктажей, стажировки (при необходимости), нормы выдачи спецодежды и смывающих средств и др. документы, в том числе и инструкции по охране труда и правила по охране труда, разрабатываемые работодателями.
Требования к разработке инструкций по охране труда прописаны в правилах по охране труда. Например,
Правила по охране труда | Требование к разработке инструкций по охране труда |
---|---|
«Правила по охране труда при погрузочно-разгрузочных работах и размещении грузов», утв. Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 октября 2020 г. N 753н | 2. На основе Правил и требований технической (эксплуатационной) документации организации-изготовителя технологического оборудования, применяемого при выполнении погрузочно-разгрузочных работ (далее организация-изготовитель), работодателем разрабатываются инструкции по охране труда для профессий и (или) видов выполняемых работ, которые утверждаются локальным нормативным актом работодателя с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа либо иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии). |
«Правила по охране труда при работе с инструментом и приспособлениями», утв. Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 27 ноября 2020 г. N 835н | 5. На основе Правил и требований технической документации организации-изготовителя на конкретные виды инструмента и приспособлений работодателем разрабатываются инструкции по охране труда для профессий и (или) видов выполняемых работ, которые утверждаются локальным нормативным актом работодателя с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа либо иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии). |
«Правила по охране труда на автомобильном транспорте», утв. Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 9 декабря 2020 г. N 871н | 4. Работодатель обязан обеспечить безопасность работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов, а также применении инструментов, сырья и материалов.
На основе Правил и требований технической (эксплуатационной) документации организации-изготовителя транспортных средств (далее — организация-изготовитель) работодателем разрабатываются и утверждаются инструкции по охране труда для работников и (или) видов выполняемых работ, которые утверждаются локальным нормативным актом работодателя, с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа либо иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии). |
Правила по охране труда — не новый документ, но необходимость его разработки и утверждения в организации ранее не устанавливалась. В связи с вступлением новых требований по разработки и утверждению правил и инструкций по охране труда с 1 марта появился резонный вопрос: «достаточно ли иметь инструкции по охране труда или нужно дополнительно разрабатывать правила по охране труда?»
Законодательных требований обязательной разработки работодателем своих внутренних правил по охране труда – нет.
Таким образом считаем, что правила по охране труда разрабатываются по желанию работодателя при наличии такой необходимости. Такая необходимость объективно может возникать у больших производственных организаций, с разнообразными технологическими процессами, различными условиями выполнения работ в производственные подразделениях и т.п. Например, в строительно-монтажной организации при организации работ повышенной опасности. Действие таких правил по охране труда можно распространить на действие всей организации или определенных подразделений, в том числе на деятельность подрядных и субподрядных организаций.
А вот, например, в детском саду подобных работ нет, и не такое большое количество процессов и видов выполняемых работ – вряд ли есть требования безопасности, которые необходимо оформить именно в правилах по охране труда самой организации. А дублировать меры безопасности и в инструкциях, и в правилах по охране труда – нет смысла.
Это же мнение высказывается в письме Минтруда от 27 декабря 2021 г. N 15-2/ООГ-3549:
«При этом обязанности работодателя по разработке правил по охране труда локальным нормативным актом трудовым законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
Полагаем достаточным, в целях обеспечения безопасности труда и сохранения жизни и здоровья работников обеспечить разработку инструкций по охране труда в установленном порядке с учетом требований правил по охране труда, утвержденных Минтрудом России.»
Но, опять же, если вы хотите разработать правила по охране труда дополнительно к инструкциям – это не запрещено. Однако, зачем?
Читайте также:
- Новые проверочные листы по охране труда на 2023 год
- Обучение по охране труда по-новому с 2023 года
- Изменения в законодательстве по охране труда в 2023 году
Подпишитесь на ежемесячную рассылку
Получайте уведомления с анонсами свежих материалов раздела полезной информации
Отправляя форму, вы соглашаетесь на обработку персональных данных, защищенных политикой конфиденциальности
Оставить комментарий:
Читайте также:
Обзор трудового законодательства. Октябрь – Январь 2019 г.
Содержание статьи:1 Приказ Минтруда России от 27.08.2018 N 553н «Об утверждении Правил по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта»2 Приказ […]
Профессиональные заболевания на производстве
Профессиональное заболевание на производстве также как и производственная травма – случай, который является основанием для получения денежной компенсации работником. В […]
Сроки сдачи отчетности в 2023 году
Не так страшна отчётность, как штрафы за то, что не сдали в срок! Поэтому приятно иметь под рукой сводную таблицу […]
Для защиты вашей информации мы ввели строгую политику и определенные меры безопасности.
При вводе личной информации на нашем сайте, вы разрешаете нам обрабатывать и использовать предоставленную информацию в соответствии с данной политикой конфиденциальности.
Мы обязуемся не передавать вашу личную информацию третьим лицам.
Ваши контактные данные будут использоваться только для связи с Вами, в том числе для направления уведомлений об изменении статуса заявки.