Инструкции по организации автоматизированного процесса обработки информации организации

Рассмотрим более чем востребованные программные решения. В фокусе внимания — системы автоматизации документов и документооборота (СЭД), которые сегодня являются не только эффективным средством для упрощения внутренней работы предприятия, а еще и мощным инструментом внешней борьбы с конкурентами. Расскажем, что за цели они преследуют и какие задачи решают, пройдемся по каждому важному их виду, проанализируем их преимущества — чтобы вам было легче определиться с выбором.

Сразу отметим, что таким ПО сегодня пользуются юрлица самых разных масштабов — как крупные интернациональные корпорации, так и небольшие частные фирмы, желающие идти в ногу со временем. В числе потребителей те, кто понимает, насколько важно оптимизировать производственные процессы.

Автоматизация документооборота: что это такое

В практическом смысле — это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Также это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок.

И, наконец, это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.

Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации

Она позволит работать по-современному, опережая конкурентов, кроме того, она:

• Поможет обеспечить слаженное, а значит максимально эффективное взаимодействие всех структурных подразделений фирмы (что особенно актуально для крупных корпораций, имеющих большое количество территориально разнесенных филиалов, в том числе и в других странах).
• Улучшит производительность труда благодаря упрощению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов. Также существенно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с нею создавать и редактировать файлы тоже станет легче.
• Повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широких возможностей настройки и разграничения прав. С одной стороны, у нужных вам лиц ускорится доступ к справкам, ведомостям, приказам, с другой — посторонние не смогут открыть, скопировать или передать важные для вас данные (и вообще не увидят, что у вас они есть).

И эти возможности получает бизнес каждой ОПФ (организационно-правовой формы), развиваемый в какой угодно сфере, с любыми оборотами, масштабами, планами и перспективами.

Цели автоматизации управления документооборотом на предприятии

• сократить количество проведения рутинных операций и минимизировать объем ручного труда;
• уменьшить, а впоследствии и полностью прекратить использование бумажных носителей данных;
• создать единый массив электронных файлов, включающий в себя все акты, контракты, справки, которые только может создать, получить или передать фирма;
• адаптировать предложенные программами алгоритмы прохождения документов к текущим нормам, потребностям и особенностям предприятия;
• поддержать и улучшить уже действующие административные процессы;
• ускорить доведение распоряжений от начальника до подчиненного и ускорить внутренний обмен информацией — как на уровне филиалов и подразделений, так и между отдельно взятыми сотрудниками;
• реализовать внешние трансферы служебных файлов с сохранением высокого уровня общей безопасности;
• унифицировать все используемые алгоритмы и схемы;
• запланировать графики персонала (для эффективного распределения времени) и чутко контролировать исполнение должностных инструкций и обязательств.

По сути она призвана дать все инструменты для продуктивной работы в условиях современности.

Задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Они во многом перекликаются с целями. Ключевые из них, в зависимости от возможностей имеющихся сегодня программ, — это:

1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.

2. Реализация результативного и удобного управления потоками (то есть процессами и последовательностями стандартных действий).

3. Организация архивов с сопутствующей каталогизацией файлов — для облегчения и улучшения условий хранения.

4. Объединение всех инструментов контроля — чтобы можно было проанализировать, в какой из сфер работы имеются недочеты, и оперативно их устранить.

5. Повышение эффективности использования ресурсов компании, вместе с качественной интеграцией современных решений в процессы руководства фирмой.

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Их классификация условная, но по функционалу, преследуемым целям и предоставляемым возможностям их разделяют на 4 группы. Рассмотрим каждую.

Системы делопроизводства

Ориентированы на те организации, которые работают по строго стандартизированным правилам и обладают вертикальной структурой управления. При этом юрлица могут быть какой угодно ОПФ, развиваться в любой сфере, поддерживать самые разные масштабы производства.

Программы этого класса унифицированы и призваны:

• упорядочивать работу со входящими/исходящими/внутренними файлами;
• максимально быстро обслуживать обращающихся клиентов;
• оптимизировать перемещение актов, справок, приказов в рамках одного структурного подразделения и между филиалами;
• создать и поддерживать хранилище, из которого можно будет в любой момент затребовать нужный контракт или выписку.

Фактически это преемники бумажного делопроизводства, но уже обладающие гораздо более широкими возможностями.

Электронные архивы (ЭА)

Они ориентированы на содержание внушительных объемов временно неиспользуемой документации, причем с опциями быстрого поиска файлов по мере надобности и с разграничением уровней допуска и прав доступа.

Актуальны в тех случаях, когда требуется структурировать имеющуюся информацию, каталогизировать ее по типу (текст, графика, видео, аудио), объему, степени важности, срокам создания и изменения или по каким-то другим параметрам.

В зависимости от набора функций, помогают:

• быстро находить необходимую внутреннюю информацию;
• эффективно управлять имеющимся в распоряжении контентом;
• вводить и изменять данные;
• постепенно оцифровывать бумажные носители;
• устранить вероятность потери и минимизировать риски порчи файлов.

Сегодня ЭА, как правило, включены в состав комплексных программных продуктов СЭД.

Workflow-системы

По сути вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, потому что оптимизировали не отдельные функции (например, редактирование акта или визирование приказа подписью), а целые процессы (допустим, создание и утверждение инвентаризационной ведомости).

Каждая совокупность действий — поток — четко структурирована: продуманы все возможные варианты. В результате даже тот человек, который впервые запускает программу, интуитивно понимает, как открыть файл, внести в него изменения, отправить на проверку. Допустить ошибки при заполнении практически невозможно, ведь неправильно составленная форма просто не пойдет дальше, случайно сорвать сроки не грозит, ведь предусмотрены напоминания. Руководитель получает уведомления о несоответствиях графику и о других проблемах — есть все инструменты для гибкого и эффективного контроля.

Согласно статистике, workflow-решения наиболее актуальны для компаний с массовым обменом документами при высокой степени формализации процессов. Да, такие продукты сравнительно сложно и долго интегрировать и придется отдельно подумать об архивации, но все эти минусы они перебивают важнейшим плюсом — высоким уровнем оптимизации.

ECM-системы

Максимально гибкие, так как дают возможность работать как со структурированным, так и с некаталогизированным контентом. При этом позволяют настраивать права доступа, собирать, редактировать, перенаправлять и хранить файлы, то есть делают все то же, что и решения из уже рассмотренных категорий, но не только.

Также они управляют записями и библиотеками знаний, поддерживают разделение на workflow-потоки, оставляют возможность чутко контролировать веб-содержимое, задания и поручения.

Как автоматизировать документооборот, какое решение выбрать

Сложность в том, что можно приобрести программный продукт, который будет качественным сам по себе, но не особенно поможет конкретной компании, так как он в принципе ориентирован на другие задачи. В результате фирма (или непосредственно руководитель) потратит деньги на ПО, зачастую весьма немалые, и время, чем вполне способны воспользоваться конкуренты.

Чтобы не допускать таких ошибок, необходимо сразу определить свои цели и ориентироваться на те задачи, которые номинально должна выполнять СЭД. Если нужно наладить только потоки действий, следует обращать особое внимание на workflow-решения, если требуется еще и обеспечение доступа к обширному информационному архиву, стоит присмотреться к ECM.

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

1. Воспользуйтесь помощью экспертов: если в штате компании нет ответственного сотрудника, способного однозначно сказать, какая программа будет лучшей конкретно в вашем случае, спросите об этом у специалиста (консультанты «Клеверенс» тоже помогут).

2. Познакомьтесь со всеми предложениями, не отбрасывайте какие-то из них сразу же. И не гонитесь только за функционалом, смотрите еще и на масштабируемость, тогда в будущем инструментарий ПО точно можно будет расширить.

3. Обращайте внимание на качество аппаратных решений: на характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную IT-структуру фирмы и так далее.

4. Взгляните, как на практике работает автоматизированная система управленческого документооборота (если есть такая возможность); демоверсия будет являться самым верным первым впечатлением о программе.

5. Сразу смотрите, насколько лично вам (или другим сотрудникам и подчиненным, проводящим тестирование) удобно пользоваться продуктом, эргономичен ли его интерфейс, все ли команды меню понятны, легок ли он в понимании изначально. Если да, то и дальнейших проблем с освоением не должно возникнуть.

Отдельно отметим, что сначала можно поработать с базовым ПО, а потом, если оно подойдет и докажет свою эффективность, нарастить его возможности до максимальных (на текущий момент, с хорошей масштабируемостью можно будет еще не раз модернизировать в будущем).

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Итак, современная и правильно выбранная программа:

• улучшает производительность труда;
• помогает своевременно актуализировать контент;
• обеспечивает быстрый доступ к нужным категориям (при условии наличия прав);
• минимизирует материальные издержки на хранение (нет необходимости поддерживать целостность бумажных носителей);
• значительно уменьшает ошибки, вызванные «человеческим фактором»
• сокращает штат обслуживающих сотрудников;
• повышает качество взаимодействия отдельных филиалов, подразделений, структур;
• упрощает составление отчетности;
• снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации;
• позволяет составить архив сколь угодно больших объемов;
• объединяет все используемые офисные приложения.

Внимание, выгоды от эксплуатации СЭД могут быть как материальными, так и репутационными. Она помогает улучшить дисциплинированность и корпоративное сознание сотрудников, а оформленные по единым стандартам акты, выписки, приказы говорят инспектирующим органам о солидности фирмы, о серьезном отношении к бизнесу.

Какие технологии автоматизации документооборота считаются современными

• Клиент-серверные — модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому осуществляется через веб-интерфейс и открыт круглосуточно.
• Интегрированные с базами данных — Oracle, SQL и другими — и с помощью модулей оперативно получающие из них нужные данные.
• Реализованные на веб-решениях — вход на хост выполняется через браузер с интуитивно понятным интерфейсом.
• «Облачные» — с использованием места, предоставленного сторонним сервисом — провайдером.

Они также дают возможность пользоваться передовыми функциями вроде поточного сканирования, штрих-кодировки, поиска по атрибутам, полному тексту, оптического распознавания, создания электронно-цифровых подписей.

Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы

В общем случае он состоит из следующих этапов:

• выявление тех начальных процедур, которые необходимо выполнить;
• определение требований, предъявляемых к программе;
• формирование целей и задач фирмы, а также критериев соответствия ПО;
• обращение к интегратору — к компании-поставщику продукта;
• контроль за установкой и интеграцией с уже существующей IT-инфраструктурой;
• фиксация всех принимаемых мер.

Непосредственные работы по подключению СЭД выполняют специалисты, они же осуществляют пусконаладку и обучают персонал основам, а также проводят консультации.

Результаты внедрения автоматизированной системы управления документами

Главный итог — это появление всех возможностей и инструментов для более продуктивной деятельности. Также это создание внутрикорпоративного архива, с удобной логической структурой и неограниченным объемом. Не менее важную роль играет и улучшение политики безопасности, с более тонким разграничением прав доступа. И, наконец, каждая логическая процедура будет определена, четко описана, регламентирована, что поможет избежать ошибок и накладок.

Но вот как оценить всю степень пользы, которую она начинает приносить, особенно на первых этапах? Для этого нужно проводить мониторинг, обращая внимание на ключевые показатели. Какие именно? Сейчас рассмотрим.

Критерии эффективности автоматизированной системы управления документооборотом

• зрелость — процент ошибок, вызванных недостатками ПО или его несвоевременным обновлением;
• соответствие требованиям вашего бизнеса и отраслевым стандартам;
• масштабируемость — способность к наращиванию производственных мощностей, объемов хранилища, функций, числа пользователей;
• качество защиты данных и устойчивость к отказам;
• уровень доступности, гибкость разграничения прав, широта изменения настроек;
• мастерство технической поддержки на всех стадиях (подключение, пуск, обслуживание);
• стоимость обладания — цена покупки лицензии и обновлений, затраты на аппаратное обеспечение и администрирование и тому подобные расходы.

Какие проблемы решает СЭД

Главные особенности автоматизации документооборота — это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей. Используя ПО, не придется переживать о том, что секретная папка с важным проектом потеряется, что в нее заглянет инсайдер конкурента (или даже скопирует оттуда несколько схем). Не нужно будет тратить нервы в ожидании, пока акт двухлетней давности найдут в архиве, да даже отводить помещение под хранилище и то не понадобится. Не придется задумываться о том, сколько копий распоряжения гуляет по предприятию и кто с ними ознакомлен — каждая будет как на ладони. Да и согласование всех решений ускорится.

Также не забывайте, что все подразделения станут работать более слаженно, исчезнут многие ошибки «человеческого фактора», доступ к информации можно будет разграничить буквально в пару кликов. Система автоматизации документооборота — это мощный инструмент, которым нужно пользоваться в конкурентной борьбе, и мы поможем вам им вооружиться. Обращайтесь в «Клеверенс» — предлагаем эффективные, надежные, масштабируемые и удобные в пользовании программные решения для всех видов бизнеса.

Количество показов: 54563

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

Автоматизация бизнес-процессов — один из главных способов сократить затраты в системе любого уровня: от отдела компании до крупного бизнеса. Автоматизация избавляет людей от рутинных задач. Например, в процессах, в которых требовалось два сотрудника, после автоматизации нужен только один.

Несмотря на то что IT-сфера быстро растёт, многим владельцам бизнеса и менеджерам до сих пор непонятно, что такое автоматизация процессов и как в ней всё устроено. В предыдущих статьях мы рассказали, что такое бизнес-процессы и как их правильно моделировать. В этой статье расскажем подробнее про автоматизацию — что о ней должен знать каждый собственник бизнеса, менеджер и специалист.

• Что такое автоматизация процессов и отличается ли она от цифровизации
• Какие процессы можно автоматизировать
• Кому нужна автоматизация, а кому нет
• Кто занимается автоматизацией и сколько это стоит
• Какие системы помогают автоматизировать процессы
• Примеры: как с помощью автоматизации оптимизировали процессы продаж в компании
• Как узнать больше об управлении бизнес-процессами

---

Автоматизация процессов — частный случай оптимизации. Она помогает бизнесу экономить на рутине. Алгоритмы выполняют повторяющиеся задачи быстрее, и у команды остаётся больше времени на другие дела.

Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе, а можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Программы самостоятельно обработают заявки, подтянут данные по оплате, отправят письма клиентам и составят отчёты в налоговую.

В этом суть автоматизации. Это внедрение софта, который помогает выполнять рутинные задачи быстрее, продуктивнее и эффективнее.

Разберём, как работает автоматизация, на примере продаж на маркетплейсах. У менеджеров много рутинных задач — например, перезвонить клиенту, отследить оплату, проверить товар на складе, напечатать наклейки, упаковать заказ.

Автоматизация сведёт количество таких операций к минимуму. После получения заказа менеджеру останется только упаковать товар и отправить его клиенту.

Автоматизация ≠ цифровизация. Цифровизация гораздо глубже и сложнее. Допустим, в компании есть менеджер по продажам. Он каждый день обзванивает клиентов и ведёт сделки в Excel.

Чтобы упростить процессы, компания устанавливает CRM-систему. В этом случае менеджер всё равно будет нужен — он нажимает на кнопки и управляет работой программы. Это автоматизация. Цифровизация — следующий уровень автоматизации, полностью автоматическое выполнение работ. Цифровизацию делают так, чтобы исключить человека из процесса.

Поручить алгоритмам можно любой бизнес-процесс. Проще всего автоматизировать типовые операции:

• обработку сделок;
• СМС- и email-рассылки;
• документооборот;
• бухгалтерский и складской учёт;
• проведение платежей.

Наш совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.

Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это подходит скорее для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.

Автоматизировать процессы можно в бизнесе любого размера, но сложная автоматизация требуется не всем.

Для начала нужно определиться с процессами, которые хочется «поставить на рельсы», и посчитать количество времени, которое тратят сотрудники на их выполнение вручную. Исходя из этого нужно понять, насколько целесообразна будет их автоматизация.

Малому бизнесу лучше обойтись типовыми решениями и не вкладывать миллионы в индивидуальные проекты. Почти в каждой облачной программе есть пробный период или бесплатный тариф с базовой функциональностью. Можно протестировать и понять, подходит эта программа для ваших задач или нет.

Допустим, раньше в компанию приходило 10 заявок в день. Менеджер обрабатывал их в течение 3 часов, а остальное время тратил на подготовку документов, коммуникацию с поставщиками и другую рутину.

Сейчас в день приходит 50 заявок — менеджеру не хватает целого дня, чтобы их разгрести. Что делать? Можно нанять второго менеджера или автоматизировать обработку заявок с помощью CRM. Если поток заявок продолжит расти, лучше сделать и то и другое.

Крупные компании чаще всего автоматизируют не отдельные, а сразу все свои процессы. В результате они получают единую систему. Это дорого, но эффективность бизнеса при этом заметно растёт.

Чтобы это реализовать, нужно разрабатывать индивидуальные проекты, использовать сложные программы, глубоко погружаться в процессы и разбирать всю бизнес-модель компании на молекулы. Без автоматизации большому бизнесу сложно масштабироваться.

Когда автоматизация точно не нужна? Вот пять случаев, когда автоматизацию процессов лучше отложить на потом:

• бизнес находится в стадии запуска;
• компания работает с постоянными заказчиками и не привлекает новых;
• оборот компании — до 1 млн рублей в месяц;
• бизнес-процессы компании не налажены и часто меняются;
• расходы на автоматизацию выше очевидной денежной выгоды.

Любые типовые решения вроде CRM-системы или сервиса рассылок можно настроить самостоятельно. Но для этого нужно в них разбираться: читать инструкции, строить воронки, разрабатывать документацию и обучать сотрудников. Чаще всего предприниматели не хотят тратить на это свои ресурсы и приглашают подрядчиков.

Обычно автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение программ в бизнес и их отладку. Они моделируют процессы, подбирают, настраивают и дорабатывают программные решения под запросы компании.

Можно найти их заранее, и тогда подбирать решение для автоматизации будет сам подрядчик. Или сначала выбрать решение, а затем пригласить интеграторов.

По нашему опыту, обычно происходит так:

• Предприниматель выбирает сервис для автоматизации. Допустим, CRM или ECM-систему. Регистрируется на пробный период и смотрит, как всё устроено. Обычно в этот момент он понимает, что самостоятельно такую систему компания не настроит.

  Когда пробный период заканчивается, сервис предлагает внедрение — своими силами или силами внешнего интегратора. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у каждого интегратора различаются.

• Команда внедрения приходит в компанию и просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа, знакомит с бизнес-моделью и процессами.
• Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
• Интеграторы настраивают и отлаживают систему, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем больше времени занимает внедрение. Например, на внедрение простой облачной CRM уходит 1–2 месяца. Если нужны доработки — больше. Сложную систему документооборота могут внедрять и полгода.
• Интеграторы обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Часто внедрение организуют онлайн: переговоры и обучение ведут по видеосвязи, а настройку системы — через удалённый доступ.

Стоимость услуг интеграторов зависит от объёма работ и сложности внедрения. Например, средний ценник настройки простой CRM-системы — 100–150 тысяч рублей. Внедрение ERP может обойтись и в пару миллионов.

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

Группы программных решений для автоматизации бизнес-процессов

На примере из практики OkoCRM разберём автоматизацию бизнес-процессов в компании, которая продаёт кровельные материалы.

Заявки от клиентов принимают с нескольких сайтов, их обрабатывают четыре менеджера. Все дела ведут в записной книжке и Excel, клиентам звонят с обычных телефонов.

Задача — оптимизировать процессы обработки заявок и согласования сделок.

Инструмент оптимизации — внедрение OkoCRM и интеграций.

❌ Проблема №1. Заявки приходят на почту — менеджеры видят их не сразу. Клиенты долго ждут обратной связи. Часто, не дождавшись, уходят к конкурентам.

✔️ Решение:

• CRM-система автоматически собирает заявки со всех сайтов и создаёт сделки → менеджер получает уведомление о задаче в Telegram: «У тебя заявка» → время ожидания реакции сокращается до 3–5 минут.
• В CRM настроена очередь, которая распределяет заявки между менеджерами. Если один из них занят, заявки уходят свободному.

❌ Проблема №2. Клиенты не всегда дозваниваются в офис — пропущенные звонки не фиксируются.

✔️ Решение: интеграция CRM и IP-телефонии. Сервис распределяет звонки между менеджерами на личные телефоны, исходя из их занятости. Если один менеджер разговаривает, звонок автоматически уходит другому. Так клиент дозвонится в любом случае.

❌ Проблема №3. Отсутствие контроля — руководитель не знает, сколько заявок поступило и какая работа по ним ведётся.

✔️ Решение: CRM устанавливает дедлайн для каждой сделки. После его истечения заявка попадает в список просроченных. Руководитель следит, чтобы таких заявок не было, и, если нужно, вручную меняет ответственных. На конец дня все сделки обработаны, и при этом все менеджеры нагружены равномерно. В конце недели руководитель смотрит аналитику и видит, кто как работал.

❌ Проблема №4. Ручная подготовка документов — на заполнение одного счёта или договора уходит от 20 минут. Менеджер тратит время на рутину.

✔️ Решение: в CRM созданы типовые шаблоны документов. В них система сама подгружает данные из клиентской карточки. Время подготовки документа сокращается до 2 минут.

❌ Проблема №5. Менеджеры теряют сообщения клиентов в мессенджерах — клиенты уходят к конкурентам.

✔️ Решение: интеграция мессенджеров с CRM. Все сообщения приходят в систему и сами привязываются к нужной карточке. CRM автоматически создаёт задачи «Ответить клиенту» для менеджеров.

Автоматизация процессов уменьшила сроки обработки заявок и согласования сделок. Клиенты всегда на связи с менеджерами — потерянных продаж стало гораздо меньше.

• Автоматизация — это внедрение в бизнес программных решений, которые берут на себя часть процессов. С ними проще вести бизнес и масштабироваться.
• Автоматизация бизнес-процессов нужна не всем. Она полезна развивающимся компаниям с хорошей динамикой — поможет расти ещё быстрее. Если заметного роста нет, лучше сначала подумать, как добиться его без автоматизации.
• Автоматизацию настраивают с помощью интеграторов. Это эксперты, которые за деньги отлаживают процессы, помогают подобрать сервис и внедрить его в бизнес.
• Существует много групп программ для автоматизации — их делят по направлениям процессов, которые нужно оптимизировать. Не стоит внедрять всё и сразу. Лучше выбирать направления, которые острее всего нуждаются в помощи алгоритмов, и в первую очередь автоматизировать их.

• Если вы только начинаете знакомиться с управлением бизнес-процессами, прочитайте нашу статью — «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».
• В этой статье подробно описан процесс моделирования бизнес-процессов: для чего моделирование нужно и как его провести.
• Научиться строить чёткие бизнес-процессы, принимать взвешенные решения, эффективно распределять ресурсы и находить точки роста можно на курсе Skillbox «Эффективный руководитель».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

• Статья о цифровой трансформации бизнеса: чем она отличается от цифровизации и зачем нужна бизнесу
• Финансовая модель: для чего она нужна и как её разработать
• Статья о дорожной карте проекта: зачем она нужна и как её сделать
• Вводная статья об операционном менеджменте: что такое, как работает и какие навыки нужны менеджерам
• Статья об LMS-системах: что они умеют и как выбрать платформу для своей компании
• Статья об управлении изменениями: какие методики можно использовать и как уже на старте оценить шансы на успех

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Идите в бухгалтерию!
Вы с нуля научитесь вести бухучёт по российским стандартам и работать в 1С, готовить налоговую отчётность и рассчитывать зарплату. Трудоустройство гарантировано договором.
Узнать больше

Планируете внедрять цифровые инструменты?

Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.

В документации предприятия сосредоточено более 80% информационных ресурсов, которые помогают в работе организации и её подразделений. Чтобы наладить рабочие процессы в компании, необходима автоматизация документооборота и делопроизводства.

Автоматизации работы с электронными документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании, ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество клиентов.

Система электронного документооборота (СЭД) поможет упорядочить составление и передачу документации каждому предпринимателю и офисному сотруднику. Чем быстрее происходит обработка документации, тем выше результат. Большинство организаций уже используют СЭД, которая позволяет упростить внутреннюю работу предприятия, а также ускорить обмен документами с внешними организациями.

В статье расскажем об аспектах автоматизации делопроизводства и документооборота, а также о том, чем внедрение автоматизации документооборота поможет бизнесу.

Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства

Несмотря на то что эти два термина тесно взаимосвязаны и даже синонимичны для многих, тем не менее, автоматизацию документооборота следует отличать от делопроизводства. Одно из понятий является частью другого — делопроизводство невозможно без документооборота.

Документооборот — это движение документации внутри компании.

Делопроизводство — комплексное понятие, включающее следующие мероприятия:

• создание, редактирование и утверждение документов;
• обработка и регистрация документов;
• документооборот;
• выдача поручений и контроль за их исполнением;
• ведение архива, поиск документов и контроль за их местонахождением.

Оба понятия в совокупности необходимы для документационного обеспечения управления (ДОУ), которое помогает в процессе реализации функций предприятия.

Делопроизводство включает меры по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса: взаимодействие с контрагентами и закрепление деловых процедур договорами; создание внутренних актов и регламентов компании для управления сотрудниками и оптимизации бизнес-процессов.

Для автоматизации делопроизводства внедряют систему электронного документооборота, которая позволит организовать работу всех подразделений компании.

Система электронного документооборота – надёжная компьютерная программа, позволяющая создавать, исправлять, искать электронные документы, а также организовывать взаимодействие сотрудников с ними (отправка, утверждение и передача). Она может функционировать в локальной сети организации или в интернет-сети круглосуточно, с чётким разграничением прав доступа.

Программа автоматизирует документооборот. Она помогает проводить и хранить счета, платежи, акты и приказы. Можно контролировать все этапы их редактирования, согласования и исполнения. Это проверенная временем многофункциональная система, которая, помимо работы с документацией, позволяет контролировать объём выполненных задач сотрудников компании. Также это способ улучшения порядка ведения дел в компании, чтобы сделать их более прозрачными и защищёнными от ошибок.

Как связаны управление и делопроизводство

Делопроизводство необходимо для обеспечения документационной поддержки управления организацией. Когда руководитель получает информацию о задаче, он её анализирует, принимает решение и сообщает подчинённым.

Управление тесно связано с документацией, потому как информация может поступать в виде документа, её анализ отражаться в различных других документах, а объявление решения может быть в форме акта или приказа. Поэтому корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Связь между управлением и делопроизводством можно посмотреть на следующем примере — наём сотрудника на работу. Алгоритм действий представлен так:

• руководством принимается решение об открытии новой вакансии;
• отдел кадров составляет вакансию и согласовывает с руководством;
• вакансия размещается на сайте компании и биржах поиска работы;
• кандидаты присылают резюме;
• кадры отбирают резюме и передают их руководству;
• руководство просматривает резюме и принимает решение о собеседовании с потенциальным кандидатом;
• по итогам встречи отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

Здесь принимаются несколько управленческих решений: об открытии вакансии, собеседовании и о приёме на работу. Их необходимо подкреплять документами: описание вакансии, резюме, трудовой договор. А если процесс найма более сложный, с выполнением тестового задания, проверкой службой безопасности и медицинской комиссией, то документов становится ещё больше.

Поэтому мероприятия по делопроизводству сопровождают управленческие решения, где необходимо получить или выдать данные в виде документов. Отсюда связь между делопроизводством и управлением.

Документация выступает как средство информационного обмена для руководителей. И при неналаженном делопроизводстве страдает управление, которое зависит от качества и достоверности информации, скорости приёма и передачи данных, правильной организации документов.

Основные задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Задачи во многом перекликаются с целями. Вот ключевые из них:

1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.
2. Реализация удобного управления процессами, выстраивание последовательности стандартных действий.
3. Организация архивов с каталогом файлов для облегчения и улучшения условий хранения.
4. Объединение всех инструментов контроля для последующего анализа сфер работы, где имеются недочёты, чтобы оперативно их устранить.
5. Повышение эффективности использования ресурсов компании.

Частая ошибка при автоматизации делопроизводства и способ её решения

Когда компания расширяется и руководитель принимает решение о необходимости автоматизации процессов документооборота с помощью информационных технологий, то многие компании часто совершают одну ошибку.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы только отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, а другие нет. Это значит, что нет взаимодействия работников друг с другом, работа отделов не налажена, прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными. Нет возможности и инструментов для более продуктивной деятельности персонала.

Автоматизация электронного документооборота и делопроизводства должна быть комплексной и одна для всех сотрудников. При организации эффективной среды информационного обмена следует выполнить задачи по автоматизации трёх составных частей делопроизводства:

• документирование;
• документооборот;
• ведение цифрового архива.

Учитывая все основные части делопроизводства, нужна программа, которая имеет возможность создания, хранения и обмена документации в цифровом виде. Должен быть поиск необходимого файла, а также возможность интеграции с другими платформами компании, чтобы документы приходили от всех сотрудников. Не менее важную роль при выборе программы играет политика безопасности и разграничение прав доступа.

При подключении рабочих процессов к системе появляется внутрикорпоративный архив с удобной логической структурой и неограниченным объёмом. Каждая производственная операция будет определена, чётко описана и регламентирована, чтобы избежать ошибок.

Почему автоматизация документооборота очень важна на предприятии

При расширении предприятия, когда растёт численность сотрудников и направлений деятельности, процессы информационного обмена могут становиться запутанными, что напрямую отражается на деятельности предприятия. Автоматизация управления документооборотом поможет в следующем:

• Отделам и подразделениям компании наладить согласованный и упорядоченный рабочий процесс. Получая информацию о деятельности друг друга и работая в слаженном ритме, повышается качество обслуживания клиентов и взаимодействие с контрагентами.
• Повысить производительность труда у сотрудников, благодаря ускорению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов.
• Разгрузить рядовых сотрудников, поскольку система упрощает создание и редактирование файлов.
• Поможет справляться с задачами при небольшом количестве работников. Не потребуется расширять штат, вкладываться в новые рабочие места и помещения, заниматься обучением персонала.
• Повысить уровень защиты внутрикорпоративной информации за счёт широких возможностей настройки и разграничения прав.

Руководители смогут не потерять и увидеть целостную картину происходящей ситуации в подразделении или организации. А владельцы компании смогут избежать новых инвестиций в основную деятельность, потребности в увеличении оборотного капитала, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Поэтому создание налаженной рабочей среды по обработке информации имеет непосредственное влияние на успешность предприятия. В связи с этим очень важно правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе ПО для её реализации.

Как автоматизировать документооборот

В целях автоматизации делопроизводства используются комплексные информационные системы, которые управляют базами данных, имеют поиск документов и анализа текстов. Смогут наладить внутренний документооборот и обеспечить доступ в корпоративную среду Intranet.

Автоматизация документооборота в организации может быть реализована несколькими способами. Наиболее популярными и современными считаются следующие технологии автоматизации документооборота:

• Клиент-серверные. Модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому круглосуточный и осуществляется через веб-интерфейс.
• Интегрированные с базами данных, из которых можно оперативно получить нужные данные.
• Реализованные на веб-решениях, когда вход выполняется через браузер.
• Облачные – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом.

Сложность возникает при выборе программного продукта. Можно приобрести качественное ПО, но оно не сможет помочь компании, так как ориентировано на другие задачи. Чтобы фирма зря не потратила деньги, необходимо для начала определить цели, которые должна выполнять система. И потом при покупке обращать внимание на соответствие нужным задачам в отдельности и в качестве одного целого (имеется ли интеграция с другими системами).

Какие проблемы решает система электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивает автоматизацию движения документов в рамках делопроизводства. СЭД может работать с любым видом документации: корреспонденция и электронные письма, офисные документы, отчёты.

Программы СЭД дают возможность просматривать некоторое количество писем сразу с нескольких электронных ящиков. Позволяют планировать бизнес-проекты, что удобно с точки зрения менеджмента, и менеджеры могут в любой момент проконтролировать работу сотрудников. При наличии мобильной версии программы, это можно будет делать, находясь вне офиса.

Также удобно отслеживать процесс согласования и утверждения документа. Когда руководитель заканчивает работу с документом, его можно легко отправить контрагенту по электронной почте, на печать или в архив.

Главные проблемы, которые решает автоматизация документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей, что позволит снизить затраты на закупку оргтехники и расходников для печати. Не потребуются услуги курьера и других посредников, что снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации. В системах электронного документооборота обмен документами происходит в пару кликов с рабочего места.

Документы хранятся в цифровой среде программного обеспечения, что помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота. Хранящиеся файлы легко извлекаются за счёт удобного поиска по разным параметрам — название, содержание, номер документа и т. д.

Помимо этого, все подразделения станут работать более слаженно из-за повышения качества взаимодействия филиалов и структур. Значительно снизятся ошибки, вызванные человеческим фактором, а доступ к информации можно будет разграничить.

Автоматизация документооборота ускорит деятельность компании в целом, увеличит оборот, повысит солидность фирмы. Использование системы электронного документооборота говорит о серьёзном отношении компании к бизнесу, что благоприятно сказывается на качестве обслуживания клиентов.

Рекомендации по выбору системы электронного документооборота

Чтобы определиться и решить, какая система автоматизации документооборота и делопроизводства будет использоваться в вашей компании, необходимо:

• Изучить функциональность системы. Оценить набор функций платформы, удобство её применения, интерфейс, возможность гибкой настройки.
• Поискать примеры удачного опыта применения выбранной системы в вашей отрасли. Это очень важно, поскольку позволяет понять, насколько успешным будет внедрение конкретной системы автоматизации документооборота в той сфере, в которой работает ваша компания. Выяснить, в каких фирмах из вашей области использовалась система, и насколько успешно были реализованы эти проекты.
• Соотнести стоимость, функциональность и поддержку платформы. Важно не только приобрести и внедрить систему автоматизации, но и убедиться в том, что вам при этом будут доступны её обновления и поддержка. Испытать функции системы в её бесплатной версии.

Пробная версия наглядно демонстрирует функции и преимущества системы автоматизации управления документооборотом. Иногда производители предлагают демоверсии без каких-либо ограничений по функциональности. Так вы сможете понять, насколько вам подходит платформа, удобно ли в ней работать.

Функциональные требования к системе документооборота утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).

При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:

• понятный интерфейс;
• скорость и надёжность обмена;
• возможность подписания ЭП;
• возможность распределения файлов по группам;
• поиск;
• настройка прав доступа;
• мониторинг прохождения документа по этапам;
• высокоуровневая защита данных;
• архивное хранение.

Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.

Выводы

Внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота может значительно ускорить выполнение задач, повысить качество обработки документов, снизить риски ошибок и сократить затраты на бумажную документацию. Это может привести к значительной экономии времени и ресурсов для организации. Как показывает опыт, эффективность автоматизации документооборота сильно влияет на производительность организации

Важно отметить, что процесс автоматизации документооборота может быть разным для разных организаций, поэтому выбор систем автоматизации должен зависеть от специфических потребностей каждой конкретной организации.

Таким образом, переход на электронные документы и автоматизация документооборота являются важными факторами для современных организаций, которые хотят быть более эффективными и конкурентоспособными на рынке. Внедрение соответствующих систем автоматизации может помочь им достичь этой цели.