Инструкции по отдельным видам деятельности

  Наименование предприятия                           Утверждаю
                                      ____________________________________
        Инструкция                    ____________________________________
по _________________________               (наименование должности лица,
 (указать вид деятельности)            уполномоченного утвердить документ)
____________ N _____________           ____________________________________
____________________________           Подпись
      (место издания)                 Расшифровка подписи
                                      00.00.0000

Примерная структура текста

1. Общие положения.

2. Общая (типовая) технология осуществления деятельности.

3. Особенности осуществления деятельности.

4. Ответственность сотрудников за нарушение инструкции.

    _______________________________________________________________________
        (Наименование должности разработчика или его непосредственного
                                руководителя)
   Подпись                        Расшифровка подписи
   Визы (гриф) согласования

Б. Примерная инструкция по работе с обращениями граждан

1. Общие положения.

1.1. Инструкция по работе с обращениями граждан в… (наименование компании) (далее — Инструкция) определяет порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан, контроля за их исполнением, а также организации приема граждан.

1.2. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии:

1.2.1. С Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

1.2.2. Иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.2.3. Настоящей Инструкцией.

1.2.4. … (иное — указать конкретно).

1.3. Предусмотренный Инструкцией порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан не распространяется на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве, законодательством об административных правонарушениях и трудовым законодательством Российской Федерации.

1.4. Организация работы по приему граждан, регистрации и контролю исполнения предложений, заявлений, просьб или жалоб граждан (далее — обращения граждан) в адрес компании осуществляется отделом делопроизводства <1>.

———————————

<1> Или специально назначенным сотрудником, ответственным за работу с обращениями граждан (далее — ответственный специалист).

1.5. Ответственность за организацию и соблюдение установленных сроков рассмотрения обращений граждан возлагается на руководителя отдела делопроизводства.

2. Порядок приема граждан.

2.1. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции компании, осуществляется:

2.1.1. Директором компании — ежемесячно в третью среду с 15 до 17 часов.

2.1.2. Заместителями директора компании — ежемесячно во вторую среду с 15 до 17 часов.

2.1.3. Руководителями структурных подразделений компании — ежемесячно в первую и последнюю среду с 16 до 17 часов.

2.2. Прием граждан в приемные дни и часы осуществляется в соответствии с графиком. График приема граждан готовится руководителем отдела делопроизводства (руководителем соответствующего структурного подразделения, ведущего прием) и доводится до сведения заинтересованных лиц не менее чем за три рабочих дня до запланированной даты приема. В графике должны быть указаны должность ведущего прием, его фамилия, имя, отчество, день приема и время, запланированное для приема каждого посетителя, включенного в график.

2.3. Организация личного приема граждан осуществляется:

2.3.1. Директором компании — в комнате совещаний с участием личного помощника директора и лиц, специально приглашенных директором для обеспечения приема.

2.3.2. Заместителями директора — в комнате совещаний с участием секретарей соответствующих заместителей директора и лиц, специально приглашенных заместителем директора, ведущим прием, для обеспечения приема.

2.3.3. Руководителями структурных подразделений — как правило, в кабинетах руководителей с участием лиц, специально приглашенных для обеспечения приема, в т.ч. одного специалиста отдела делопроизводства (для документирования приема).

2.4. Подготовка к приему всех необходимых документов (материалов) осуществляется специалистом отдела делопроизводства не позднее чем за пять рабочих дней до запланированной даты приема. Перечень документов согласуется с руководителем отдела делопроизводства и лицом, ведущим прием.

2.5. Содержание устного обращения заносится в журнал учета личного приема граждан. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан в устной форме в ходе личного приема. В остальных случаях в срок не более десяти рабочих дней с даты приема на основании поручения лица, проводившего прием, специалистом отдела делопроизводства готовится письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.6. Контроль за своевременной и качественной подготовкой письменных ответов осуществляет руководитель отдела делопроизводства. Проект ответа подписывается директором компании, одним из его заместителей (одним из руководителей структурного подразделения) в соответствии с распределением полномочий, после чего пересылается заказной почтой по назначению.

2.7. Если поставленные на личном приеме вопросы не входят в компетенцию компании, в ходе приема гражданину разъясняется, куда и в каком порядке ему следует обратиться. Если по существу поставленных в обращении вопросов гражданину ранее уже был дан ответ, в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения.

2.8. Учет устных обращений граждан и контроль исполнения принятых решений по итогам личного приема граждан ведутся специалистами, ответственными за организацию личного приема граждан в соответствии с п. 2.3, в журнале учета личного приема граждан, образец которого приведен в приложении к настоящей Инструкции.

3. Порядок работы с письменными обращениями граждан.

3.1. Прием и регистрация письменных обращений граждан.

3.1.1. Письменное обращение гражданина — направленное (доставленное) в адрес компании письменное предложение, заявление, просьба или жалоба. Все поступающие в компанию письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации и учету.

3.1.2. Обращения сотрудников компании по личным вопросам регистрируются и рассматриваются в том же порядке, что и обращения граждан, не являющихся ее сотрудниками.

3.1.3. Регистрация и учет письменных обращений проводится в течение трех рабочих дней с даты поступления в журнале регистрации входящих документов.

3.1.4. При поступлении письменных обращений граждан проверяется правильность адресации и наличие приложений. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. Если в конверте отсутствует письменное вложение либо обнаружилась недостача вложений, упоминаемых обратившимся или описью документов, об этом в журнале регистрации делается соответствующая отметка. Конверты к обращениям граждан сохраняются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

3.1.5. Конверты с пометкой «Лично» передаются по назначению без вскрытия после проведения спецпроверки их содержимого <1>.

———————————

<1> Порядок проведения спецпроверки определяется отдельной инструкцией.

3.1.6. При регистрации письменных обращений граждан в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.

3.1.7. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Н-143). Коллективным письменным обращениям присваивается индекс «Кл» <1>.

———————————

<1> Нумерация письменных обращений ведется в прямом возрастающем порядке в пределах календарного года.

3.1.8. Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а через дробь — регистрационный номер, присвоенный обращению, поступившему впервые <2>.

———————————

<2> Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в случаях, если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по предыдущему обращению либо со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения.

3.1.9. С целью сокращения сроков и повышения надежности поиска сведений о поступивших в адрес компании письменных обращениях граждан отделом делопроизводства ведется электронная база данных (ЭБД) по реквизитам письменных обращений. В ЭБД фиксируются:

3.1.9.1. Дата поступления письменного обращения.

3.1.9.2. Регистрационный номер письменного обращения.

3.1.9.3. Фамилия, имя, отчество обратившегося.

3.1.9.4. Адрес обратившегося.

3.1.9.5. Способ доставки письменного обращения.

3.1.9.6. Отметка о первичном (повторном) характере письменного обращения.

3.1.9.7. Краткое содержание (тема) письменного обращения.

3.1.9.8. Дополнительная информация, признанная существенной для надлежащего рассмотрения письменного обращения.

3.1.9.9. Номер и дата ответа на письменное обращение.

3.1.9.10. Результаты рассмотрения письменного обращения в ходе приема.

3.1.9.11. Отметка о контроле исполнения письменного обращения.

3.1.9.12. Отметка о помещении письменного обращения и материалов к нему в дело.

3.2. Рассмотрение письменных обращений граждан.

3.2.1. Компания рассматривает письменные обращения граждан, непосредственно поступившие в ее адрес (по почте или доставленные обратившимися гражданами лично) и принятые от граждан при личном приеме.

3.2.2. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию компании, направляются в течение пяти рабочих дней со дня регистрации по принадлежности, о чем письменно сообщается заявителю.

3.2.3. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких юридических лиц, копия обращения в течение пяти рабочих дней со дня регистрации направляется соответствующим юридическим лицам с приложением сопроводительной справки.

3.2.4. В необходимых случаях компания запрашивает у соответствующих юридических лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

3.2.5. После регистрации письменные обращения граждан передаются директору компании для рассмотрения и принятия решения. Дальнейшее рассмотрение письменного обращения организуется в соответствии с содержанием резолюции директора компании.

3.2.6. На основании резолюции письменное обращение направляется на исполнение одному из заместителей директора компании или руководителю соответствующего структурного подразделения.

3.2.7. Письменное обращение считается исполненным надлежащим образом, если в срок не более 30 дней со дня регистрации рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и направлен ответ заявителю.

3.2.8. Ответ заявителю подписывается директором компании либо уполномоченным на то лицом.

3.3. Порядок рассмотрения отдельных письменных обращений.

3.3.1. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего письменное обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем (совершающем или совершившем такое деяние), письменное обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.3.2. Письменное обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.3.3. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу сотрудника компании, а также членов его семьи, компания вправе оставить письменное обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

3.3.4. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководству компании, о чем сообщается обратившемуся, при условии что его фамилия и почтовый адрес установлены при изучении письменного обращения.

3.3.5. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему ранее давался письменный ответ по существу и при этом в письменном обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, компания вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении обратившийся уведомляется письменно.

4. Сроки рассмотрения письменных обращений граждан.

4.1. Письменное обращение, поступившее (доставленное) компании, должно быть рассмотрено в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкцией, в течение 30 дней со дня регистрации соответствующего письменного обращения.

4.2. Директор компании вправе продлить срок рассмотрения письменного обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения обратившегося, если:

4.2.1. Содержание письменного обращения подлежит документальной проверке с привлечением сведений, которые компания предварительно запрашивает у третьих лиц.

4.2.2. Содержание письменного обращения требует предоставления обратившимся дополнительных сведений.

4.2.3. Содержание письменного обращения подлежит изучению с участием независимых экспертов.

5. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан.

5.1. Контроль за надлежащим рассмотрением обращений граждан возлагается на старшего инспектора по контролю за исполнением документов. Контроль исполнения документов по существу обращения осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения или заместитель директора компании, курирующий соответствующее направление деятельности.

5.2. Указание о постановке обращений на контроль дается руководителем отдела делопроизводства. На обращениях, поставленных на контроль, проставляется штамп «Контроль», а регистрационные сведения о письменном обращении фиксируются в ЭБД.

5.3. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Информация о промежуточных ответах отражается в ЭБД.

5.4. Обращение снимается с контроля после исполнения поручения по существу с обязательным письменным извещением об этом обратившегося. Решение о снятии с контроля принимается руководителем отдела делопроизводства.

6. Анализ и обобщение обращений граждан.

6.1. Результаты работы с обращениями граждан ежеквартально рассматриваются на совещаниях у директора компании. Итоги совещания отражаются в протоколе.

6.2. По итогам календарного года отделом делопроизводства проводится анализ вопросов, содержащихся в рассмотренных (в течение календарного года) обращениях граждан. Результаты анализа отражаются в справке.

7. Формирование и хранение дел по обращениям граждан.

7.1. Обращения граждан, поступившие (доставленные) компании, со всеми относящимися к ним материалами формируются в отдельное дело (N 000 по номенклатуре дел) и хранятся в отделе делопроизводства в течение двух лет. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с регистрационным номером.

7.2. При формировании дела проверяется правильность оформления документов, их полнота и комплектность. Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дело подшивать запрещается.

7.3. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан, законченных делопроизводством, несет отдел делопроизводства.

7.4. По истечении двухлетнего срока хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке, за исключением документов, подлежащих временному или постоянному хранению. Виды и сроки хранения этих документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями с указанием сроков хранения.

ПЕРЕЧЕНЬ ПРАВИЛ И ИНСТРУКЦИЙ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

В соответствии со статьей 212 ТК РФ, государственные нормативные требования охраны труда обязательны для исполнения юридическими и физическими лицами при осуществлении ими любых видов деятельности, в том числе при проектировании, строительстве (реконструкции) и эксплуатации объектов, конструировании машин, механизмов и другого оборудования, разработке технологических процессов, организации производства и труда.

К нормативным правовым актам, утверждаемым федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, и содержащим государственные нормативные требования охраны труда, относятся:

— правила по охране труда, а также иные нормативные правовые акты, содержащие государственные нормативные требования охраны труда, предусмотренные ТК РФ;

— единые типовые нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты.

Порядок разработки, утверждения и изменения государственных нормативных требований охраны труда устанавливается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

В данную справочную информацию включены правила и инструкции по охране труда.

Внимание! В соответствии с абз. 7, абз. 21 — 23 ч. 2 ст. 212 и ч. 1 ст. 225 ТК РФ, а также в связи с вступлением в силу с 1 января 2021 г. новых правил по охране труда, устанавливающих государственные нормативные требования охраны труда при осуществлении трудовой деятельности по видам экономической деятельности и видам выполняемых работ, разработанных в рамках реализации механизма «регуляторной гильотины», работодателям необходимо организовать внеочередную проверку знаний по охране труда работников в объеме новых правил по охране труда, кроме того, должна быть организована работа по актуализации комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой своей деятельности, в том числе:

— инструкций по охране труда;

— программ обучения по охране труда работников;

— информационных материалов, использующихся в целях информирования работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о риске повреждения здоровья в объеме тех новых правил по охране труда, которые регулируют трудовую деятельность работников (Письмо Минтруда России от 14.01.2021 N 15-2/10/В-167, Письмо Роструда от 15.01.2021 N 57-ТЗ).

Инструкции по охране труда по профессиям разрабатываются органами федеральной власти и являются обязательными для применения на предприятиях. О том, как воспользоваться инструкциями по охране труда по профессиям и где можно найти их готовые образцы, читайте в нашей статье.

Перечень инструкций по охране труда в 2022-2023 годах

Комплекс нормативов по охране труда, обязательных для выполнения не только работодателем, но и его сотрудниками, представляет собой часть производственной культуры. Порядок разработки и содержания правил и инструкций по охране труда, которые разрабатываются работодателями, установлен приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 772н.

С 1 марта 2022 года различные положения Трудового кодекса вступили в силу в редакции, значительно отличающейся по содержанию от ранее действовавших.

Подробно ознакомиться с нововведениями можно в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.

С 1 марта 2022 года работников необходимо информировать об условиях и охране труда.

Инструкция по охране труда представляет собой пошаговый документ, основная цель которого — научить работника максимально безопасному выполнению конкретной трудовой функции. Каждый сотрудник обязан знать инструкцию по охране труда, которая применима в отношении его деятельности. Если работник не прошел соответствующую проверку знаний в области охраны труда, он не может быть допущен к работе.

О документе, регламентирующем функционирование системы охраны труда, читайте в статье «Положение об охране труда работников — образец».

Виды инструкций по охране труда могут составляться по разным категориям, а именно:

• по профессии, к примеру, на слесаря, автомеханика, электромонтера, сварщика;
• по должностям, например, инструкция бухгалтера, менеджера по продажам, коммерческого директора;
• по разновидностям работ, к примеру, работы, проводимые на высоте, на глубине.

Типовые инструкции также подразделяются на отраслевые и межотраслевые. Первые применяются в отношении какой-либо отрасли. Как правило, это касается узких рабочих специализаций. Межотраслевую инструкцию одной отрасли обычно можно применять и в другой, если рабочие условия и трудовые функции аналогичны.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Различные разновидности инструкций по охране труда могут утрачивать силу в соответствии с положениями нормативов, принимаемых регулирующими органами.

Актуальный перечень типовых инструкций по охране труда вы найдете в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Справочник.

Типовые инструкции по охране труда по видам работ в РФ

В ст. 212 ТК РФ закреплена норма, по которой инструкции по охране труда относятся к локальным нормативным актам работодателя. При этом ТК РФ не содержит положений, регламентирующих тем или иным образом порядок проведения инструктажей по охране труда.

В свою очередь, в ст. 219 ТК РФ прописано, что проведение инструктажа по охране труда является частью обучения по охране труда, которое обязан организовывать работодатель.

Применение инструкций по охране труда — только часть обязанностей работодателя по соблюдению требований в сфере охраны труда.

С 1 марта 2022 года в области регулирования данной сферы введено много новых правил: об их применении вы можете узнать из специального обзора, подготовленного специалистами «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Таким образом, с учетом нововведений, вступивших в силу с 1 марта 2022 года, работодателям необходимо особенно внимательно изучить структуру обновленного Трудового кодекса. Многие привычные работодателям нормы, регулирующие охрану труда по прежней редакции Кодекса, были перемещены из одних статей ТК РФ в другие.

Подробнее о новшествах в сфере охраны труда читайте здесь.

Так или иначе, в соответствии с обновленным с 1 марта 2022 года Трудовым кодексом процедура проведения инструктажа по охране труда полностью локализуются: государство не разрабатывает регламенты в данном направлении. Тем не менее работодатели будут иметь право использовать ранее принятые нормативы в качестве источников информации для составления собственных инструкций. При этом, безусловно, следует учитывать положения указанного выше приказа № 772н.

В частности, в постановлении Минтруда РФ от 24.05.2002 № 36 можно увидеть типовые инструкции по охране труда работников сферы общепита: барменов, буфетчиков. В соответствии с постановлением Правительства России от 04.08.2020 № 1181 данные инструкции утратили нормативный статус: проверяющие органы не будут требовать их соблюдения на практике. Однако любое предприятие может взять за основу типовую инструкцию и дополнить ее исходя из особенностей своей деятельности.

В типовых инструкциях по охране труда закрепляются следующие моменты:

• общие требования, необходимые для безопасного труда;
• правила безопасности при осуществлении рабочей деятельности: до, в процессе и после;
• план действий в аварийных и нештатных ситуациях.

Некоторые работодатели ошибочно полагают, что разработка инструкций — это непосредственная обязанность штатного специалиста по охране труда, например, инженера. Но он может лишь оказать методическую помощь и сопровождение в принятии инструкций по охране труда, а также зарегистрировать их в специальном регистре — журнале.

О том, как оформляется такой журнал, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

Ознакомиться с готовым образцом журнала учета инструкций по охране труда вы можете в системе «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Типовые инструкции разрабатываются федеральными органами исполнительной власти. Они являются основой для утверждения инструкций по охране труда работников у конкретного работодателя. Специалист по охране труда может оказать методическое сопровождение и консультирование по вопросам применения типовых инструкций.