Инструкции по приемке товара п 6 п 7 последняя версия

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Инструкция о приемке по количеству и качеству

Инструкция о приемке по количеству и качеству

Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция о приемке по количеству и качеству (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Приемка товара по количеству и качеству

Инструкции П-6 и П-7

Процедура приемки товара является краеугольным камнем в отношениях между поставщиком и покупателем. Для поставщика важно определить момент перехода рисков гибели или повреждения товара и «привязать» к нему момент, когда покупатель должен произвести определенные действия, направленные на получение товара. Покупатель в свою очередь заинтересован в том, чтобы получить товар надлежащего качества, а не кота в мешке.

ГК РФ предписывает, чтобы порядок передачи и условия проверки качества товара, которые будут применяться поставщиком и покупателем, были одними и теми же и чтобы они соответствовали правилам, установленным законом, иными правовыми актами. То есть согласование условий и порядок приемки товаров по количеству и по качеству должны быть прописаны в договоре поставки. И чем точнее в договоре будет описан весь процесс, начиная с получения товара от поставщика или перевозчика и заканчивая составлением актов и рекламаций, тем меньше у сторон шансов стать участниками судебного разбирательства.

Один из способов обезопасить себя от недоразумений, связанных с приемкой товара, – это следовать «Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной постановлением Госарбитража при Совете министров СССР от 15 июня 1965 г. № П-6 (далее – Инструкция П-6), и «Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утвержденной постановлением Госарбитража при Совете министров СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7 (далее – Инструкция П-7).

Вышеуказанные инструкции максимально точно описывают порядок приема передачи продукции по количеству и качеству, а учитывая широкую номенклатуру продукции у нас на остатках, достаточно сложно учесть и отразить в договоре все возможные нюансы приема-передачи товара.

Приемка товара по количеству

Инструкцией П-6 прямо установлены возможные места приемки товаров цитата: «по весу брутто и по количеству мест продукции, поставляемой в таре». Такими местами могут выступать:

склад поставщика – при вывозе продукции получателем (самый простой вариант – получатель (или уполномоченное им лицо) пересчитывает товар и удостоверяет своей подписью количество указанное в товарной накладной);

склад покупателя(получателя) – при доставке продукции поставщиком. В этом случае при обнаружении расхождений между фактическими данными и данными, указанными в сопроводительных документах, покупатель обязан потребовать от перевозчика составления соответствующего акта. В этом случае приемка товара должна производиться как минимум двумя сотрудниками, назначаемыми руководителем организации.

В акте о недостаче продукции необходимо указать:

— наименование и адрес отправителя (поставщика);

— дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;

— дата отправки продукции со склада отправителя;

— дата прибытия продукции (время доставки) продукции на склад получателя;

— сведения о том, что взвешивание проводилось на исправных и прошедших поверку весах;

— состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции;

— точное количество недостающей продукции (каким способом определено ее количество) и ее стоимость;

— заключение о причинах и месте образования недостачи.

Инструкция П-6 также регламентирует сроки приемки продукции. Учитывая ассортимент номенклатуры представленный на складах нашей компании, необходимо руководствоваться частью «а» пункта 9:

«Приемка продукции производится в следующие сроки:

а) продукции, поступившей без тары, в открытой таре и в поврежденной таре,- в момент получения ее от поставщика или со склада органа транспорта либо в момент вскрытия опломбированных и разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров, но не позднее сроков, установленных для разгрузки их;…»

Если выразиться проще, то сроки приемки продукции равны срокам выгрузки транспортного средства. Хочу еще раз обратить внимание, что сложность изложения инструкции связана с тем, что она описывает все возможные варианты передачи товара, а также все возможные виды транспорта.

Если при приемке продукции будет обнаружена недостача, то покупатель обязан:

— приостановить дальнейшую приемку;

— обеспечить сохранность продукции, не допуская при этом ее смешивания с другой однородной продукцией;

— составить акт с подписями всех проверяющих и вызвать для участия в продолжении приемки и составления двустороннего акта представителя одногороднего отправителя либо изготовителя. Если отправитель (изготовитель) находится в другом городе, то обязанность вызова его представителя должна быть установлена специальными правилами либо договором.

Не стоит забывать, что вышеуказанные действия производятся покупателем только в случае передачи товара на складе покупателя (т.е. когда мы производим доставку), если имеет место самовывоз, то приемка покупателем по количеству производится на нашем складе!

Для иногородних и одногородних отправителей Инструкцией П-6 предусмотрен различный порядок реагирования на вызов представителя. Так, иногородний отправитель (изготовитель) обязан в течение 24 ч ответить телеграммой или телефонограммой, будет ли направлен представитель для участия в дальнейшей приемке. Отсутствие ответа в указанный срок дает покупателю право осуществить приемку в еще до истечения срока явки представителя (три дня без учета времени, необходимого для проезда). Представитель одногороднего отправителя обязан явиться не позднее чем на следующий день.

Даже если представитель отправителя не явился по вызову получателя, последний должен привлечь к проверке представителя либо другого предприятия, либо общественности. Получатель имеет право провести одностороннюю проверку только в случае, если отправитель дал на это свое согласие. Замечу однако, что на практике стороны часто стараются закрепить за собой право односторонней приемки товара с составлением соответствующего акта и предоставлением его поставщику в дальнейшем вместе с претензией уже в ходе обсуждения условий договора. У нас в компании это не практикуется.

Акт должен быть составлен в тот же день, когда проводилась приемка и была выявлена недостача, подписан членами комиссии (состоящей, как правило, не менее чем из трех человек) и утвержден руководителем организации-получателя.

Приемка товара по качеству

В процессе выгрузки товара из транспортного средства или при получении его на складе поставщика получатель обязан осуществить первый этап проверки качества товара – осмотр на предмет наличия внешних повреждений тары (упаковки) либо самого товара. Инструкция П-7 предписывает получателю товара в ходе приемки груза от органов транспорта проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке.

Приемка по качеству и комплектности товара производится, как правило, на складе получателя. Сроки на проведение этой процедуры по обыкновению устанавливаются договором поставки.

Для выявления скрытых недостатков Инструкция П-7 предоставляет получателю четырехмесячный срок. При обнаружении таких недостатков покупатель должен в пятидневный срок составить соответствующий акт.

В Инструкции П-7 дано и определение скрытых недостатков товара: «Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции».

Например гнутый хлыст балки или швеллера не является «скрытым» недостатком, т. к. этот недостаток возможно было обнаружить при «обычной для данного вида продукции проверке» в момент получения продукции, а вот непровар шва у электросварной трубы будет считаться «скрытым» недостатком.

В случае выявления дефектной или некомплектной продукции, как и при приемке по количеству, получатель обязан приостановить приемку, составить акт, в котором будет указано количество осмотренной продукции и характер выявленных дефектов, а также вызвать представителя отправителя (для одногороднего – обязательно, для иногороднего – в предусмотренных правилами или договором ситуациях).

Сроки явки представителя, оформление его полномочий и порядок участия в приемке продукции аналогичны установленным Инструкцией П-6. Если представитель отправителя так и не явился, получатель вправе привлечь к участию в приемке товара по качеству эксперта торгово-промышленной палаты своего региона.

Приемка продукции по качеству и комплектности должна производиться в точном соответствии со стандартами, техническими условиями и другими обязательными для сторон правилами и нормами.

Это значит что фразы типа «металл ржавый» или «мне не нравится продукция» не могут являться основанием для отказа от приемки или вызова представителя. Т. е. любое несоответствие по качеству должно иметь ссылку на соответствующий пункт ГОСТа сведения об измерительных приборах которыми это несоответствие было выявлено.

Например, согласно пункта 4.9 ГОСТ 3262-75 толщину стенки у трубы измеряют микрометром соответствующему ГОСТ 6507-90 или стенкомером по ГОСТ 11358-89 с обоих концов трубы, контроль наружного диаметра проводят гладкими микрометрами по ГОСТ 6507-90, калибрами-скобами по ГОСТ 2216-84 или ГОСТ 18362-73, а длину труб измеряют рулеткой по ГОСТ 7502-89. Поэтому когда клиент у себя на объекте измеряет рулеткой или линейкой толщину стенки трубы, как ему кажется выявляет несоответствие и при этом желает вызвать представителя поставщика,- будем вынуждены его разочаровать. Все измерения должны производиться строго соответствующим инструментом!

Также раздел 2 («Технические требования») все того же ГОСТа 3262-75 содержит подробные описания допускаемых отклонений по качеству и список не допустимых дефектов.

На основе полученных результатов приемки продукции по качеству и комплектности составляется акт о фактическом качестве и комплектности товара. Перечень сведений, которые должны содержаться в этом документе, фактически совпадает с приведенным выше перечнем, касающимся проверки продукции по количеству, с учетом, конечно же, того факта, что приемка проводилась в отношении качества и комплектности.

Следует отметить, что арбитражные суды не принимают в качестве доказательства несоответствия полученного товара обещанному качеству акты, составленные с нарушением требований, установленных Инструкцией П-7.

Акт подписывается всеми членами комиссии, если же кто-то из них не согласен с ним, об этом делается соответствующая отметка. Точно так же составляется и акт о скрытых недостатках продукции. Если между отправителем и получателем возникнут разногласия о характере выявленных дефектов и причинах их появления, то для определения качества продукции получатель обязан пригласить эксперта бюро товарных экспертиз или другой компетентной организации. Отправитель или изготовитель вправе опротестовать заключение эксперта в вышестоящей организации или суде. Копия заявления направляется другой стороне.

Итак подытожим тезисно:

1. При самовывозе передача товара по количеству происходит у нас на складе и после того как машина его покинула вероятность удовлетворения претензии клиента очень мала;

2. При доставке товара клиенту передача по количеству происходит в месте получения продукции. Все претензии по количеству предъявляются только в присутствии нашего водителя (который является нашим представителем). После того как машина покинула склад клиента вероятность удовлетворения претензии клиента по количеству, опять же очень мала;

3. Для подачи претензии по качеству у клиента есть больше времени (обычно оговаривается договором поставки), для «скрытых» дефектов срок до 4 месяцев;

4. Претензии по качеству принимаются только при наличии ссылки на конкретный пункт ГОСТа или иного НТД.

В заключение хочу добавить, что не смотря на то что мы являемся приверженцами строгого выполнения формальностей, мы всегда готовы к диалогу и найти выход из запутанных ситуаций. Например клиент покупает у нас с доставкой 6 тонн арматуры, а на объекте у него отсутствуют соответствующие крановые весы. Есть следующие варианты:

1. мы предоставляем ему фотографии весов отгружаемого товара;

2. представитель клиента лично присутствует при отгрузке на складе и вместе с нашей машиной следует к себе на объект.

Важно знать, как принимать товар на складе или в магазине. Основные правила прописываются в договоре поставки, а также поставка оформляется по требованиям законодательства РФ. мы расскажем про процесс приемки товара по качеству и количеству, оформление документов и порядок действий при выявлении несоответствий.

Обязанности сторон при приемке товара

В процессе приемки товара заказчику следует:

• Гарантировать соответствие количества и качества продукции условиям договора.

• Поручать приемку только ответственному лицу, обычно кладовщику.

• Уведомлять поставщика письменно о некачественных товарах и требовать их замену.

• Хранить излишний или дефективный товар до согласования дальнейших действий.

• Обеспечить документальную фиксацию процесса приемки.

Поставщику следует:

• Поставлять продукцию в соответствии с условиями договора поставки, с правильным количеством и качеством.

• Проверять полномочия лица, принимающего товар.

• Принимать акт о расхождении количества продукции по требованию клиента.

• Заменять товар, не соответствующий требованиям.

• Составлять акт о расхождении количества и направлять его заказчику.

По сути, заказчик должен обеспечивать правильную приемку товара и своевременно информировать поставщика о несоответствиях, а поставщик обязан обеспечивать правильное качество и количество товара, а также поддерживать документирование процесса приемки.

Документальное оформление поставки

• Если ваша деятельность связана с налогом на добавленную стоимость (НДС), то при оформлении приемки используйте товарно-транспортную накладную (ТТН) в сочетании с счетом-фактурой.

Основным документом будет ТОРГ-12 — товарная накладная. При перевозке товара со склада поставщика на ваш склад, используется товарно-транспортная накладная, которая отличается от товарной накладной наличием раздела о транспорте и отсутствием описания товара. Эти документы могут одновременно служить как доказательство получения товара получателем и как подтверждение поставки поставщиком, поэтому они оформляются в двух экземплярах.

Подробнее про товарную накладную и ТТН рассказывали в этой статье.

Второй документ — счет-фактура. Если вы плательщик НДС, необходимо собирать счета-фактуры для каждого входящего товара. Без них вы не сможете учесть НДС.

При возврате товара следует запросить у поставщика скорректированный счет-фактуру, так как НДС будет учитываться только по части товара, которая вам поставлена.

• Для случаев, когда в стоимость включены услуги перевозки, используйте универсальный передаточный документ (УПД) вместе с товарно-транспортной накладной (ТТН).

Универсальный передаточный документ (УПД) включает все необходимые данные, требуемые как для счетов-фактур, так и для других первичных документов. УПД по сути объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры, и может использоваться вместо них.

Инструкция: Порядок приемки товара по качеству и количеству

1. Подготовьте помещение

Перед тем как начать приемку товара, рекомендуется:

1. Обеспечить наличие свободного места на полках и стеллажах.

1. Разграничить зоны для избежания путаницы между уже размещенным и новым товаром.

1. Подготовить инструкцию для сотрудников о процедуре приемки товара и разместить ее на видном месте.

2. Проведите первичную проверку

Первичная проверка включает в себя следующие этапы:

1. Проверка транспортного средства на предмет повреждений.

1. Контроль температуры и других условий перевозки.

1. Проверка целостности упаковки, наличия пломб и маркировки.

О любых обнаруженных повреждениях или нарушениях целостности упаковки необходимо сразу сообщить поставщику.

3. Проведите проверку товара по количеству

При проверке товара по количеству сотрудник обязан:

1. Проверить упаковку и контейнеры, произвести пересчет, взвешивание товаров.

1. Сопоставить коды маркировки из накладной с фактическими.

1. Проверить содержание документации: информацию о поставщике, цены, наименования товаров.

Помимо других этапов приемки, при получении алкогольной продукции необходимо подтверждение в системе ЕГАИС.

Если все документы соответствуют факту и верно заполнены, ставится печать организации и подпись. При обнаружении недостачи процесс приемки приостанавливается, осуществляется повторный подсчет и взвешивание, после чего составляется протокол о недостаче.

Для дальнейшей проверки потребуется доставить груз в нужное место и произвести его распаковку.

4. Проведите проверку товара по качеству

Проверка по качеству включает в себя следующие шаги:

1. Сравнение с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой.

1. Визуальный осмотр изделий по их внешнему виду, текстуре, основной комплектации.

1. Оценка продуктов, склонных к быстрой порче, на наличие запаха.

Существует два метода проверки: полная и выборочная. При полной проверке распаковываются все грузовые места без исключения. При выборочной проверке проверяются лишь некоторые места, детали которых могут быть оговорены в договоре поставки. При повреждении транспорта или упаковки всегда следует проводить полную проверку.

Какие товары покупатель имеет право не принимать?

• Товар, который просрочен или не соответствует указанным срокам годности в договоре.

• Импортный товар без русифицированных этикеток (согласно Закону о защите прав потребителей).

• Товар без обязательных документов, таких как инструкции по эксплуатации, сертификаты соответствия, технический паспорт, или комплектующие (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

• Изделия с повреждениями, царапинами, вмятинами, или дырками (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

В случае, если товар не соответствует условиям договора, покупатель должен документально зафиксировать несоответствие и предъявить претензию поставщику.

5. Заключите договор или составьте протокол о расхождениях

Необходимо поставить свою подпись в сопроводительных документах, наложить печать и передать представителю поставщика или перевозчику. Процедура приемки считается завершенной, когда стороны подписывают акт о приемке товаров или соглашение без замечаний и разногласий.

Согласно требованиям, этот документ должен содержать следующие элементы:

• дата и место составления;

• регистрационный номер;

• наименование продукции, количество, комплектацию и цены;

• информацию о участниках сделки — поставщике и заказчике;

• полные имена ответственных лиц с обеих сторон;

• подтверждение завершения сделки и отсутствия разногласий;

• подписи и печать.

Если выявятся дефекты или недостачи, необходимо составить акт о расхождении в течение 5 дней после поставки. Для выявления недостатков, которые невозможно обнаружить сразу при приемке, у вас есть 4 месяца.

Документирование расхождений в количестве и качестве товаров может быть выполнено в разной форме, но удобнее воспользоваться предварительно подготовленными формами, такими как ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 для импортных.

6. Заполните приходную накладную и внесите информацию о приеме продукции в базу данных

С использованием данных из накладной поставщика создается приходная накладная для учета продукции. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения процесса передачи продукции между сторонами договора, включая списание у поставщиков и оприходование у заказчиков.

Сроки приемки

Сроки приемки обычно обозначаются в договоре поставки. Иначе действуют нормы, представленные в инструкциях П-6 и П-7.

Приемка по количеству:

• В открытой или поврежденной упаковке, либо без нее — немедленно при получении;

• По весу брутто или количеству мест — немедленно при получении;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте — в течение 10 дней;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте, в случае скоропортящейся продукции — в течение 24 часов.

Приемка по качеству:

• Скоропортящийся товар — в течение 24 часов;

• Товар от поставщика из того же города — в течение 10 дней.

• При доставке товара из другой местности допускается установить срок до 20 дней для обычной непересылаемой продукции.

Недостача, недопоставка, пересортица

Можно выделить следующие виды количественных расхождений:

1. Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем фактически поступило.

1. Недопоставка — когда фактическое количество соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше.

1. Излишки — количество товарных единиц превышает указанное в договоре.

1. Пересортица — товаров одного вида поступило больше, чем требуется, а другого вида недостаточно.

В случае любого несоответствия, необходимо проверить, имеются ли указания по процедуре обработки расхождений в договоре поставки. Если их нет, следует руководствоваться действующим законом.

Обязательно уведомьте поставщика о выявленных расхождениях и документируйте это. Для этой цели используются два типа документов: акт о расхождении и претензия.

Документы следует направить на юридический адрес поставщика или с помощью электронного документооборота, в зависимости от договоренностей о сотрудничестве. Также можно добавить расчет неустойки.

Акт о расхождении

Формирование акта о расхождении по количеству и качеству возможно в произвольной форме, но удобнее использовать предоставленные формы: ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 — для импортных.

Бланк заполняется лицом, несущим материальную ответственность, в присутствии представителя компании-поставщика, с согласия компании-поставщика можно составить акт и без их непосредственного участия.

Претензионное письмо

В этом документе можно в свободной форме указать, какое количество товара было заказано и сколько из него фактически было доставлено.

В тексте претензии обычно прописывают:

• Дата поставки

• Информация о договоре

• Реквизиты сопроводительных документов

• Суть выявленного несоответствия

• Требования: замена товара, дополнительная поставка, возврат средств и так далее, если это предусмотрено в договоре.

Корректировка товарной накладной

Если вам был поставлен товар, но в накладной есть ошибки или что-то было упущено, строки с такими позициями вычеркиваются. Каждое изменение должно быть подтверждено подписью лица, принимающего товар на складе или в магазине, корректировки также вносятся в счет-фактуру.

Расхождения: что делать? Инструкция

Покупатель обязан согласовывать все свои действия с поставщиком. Оптимально, если эти действия заранее зафиксированы в договоре поставки.

1. Если имеется недостача или недопоставка:
• Потребовать доставку недостающего товара при следующей поставке.
• Отказаться от продолжения поставки и вернуть предоставленный аванс.
• В случае, если покупатель решает приобрести недостающий товар у другого поставщика, требовать компенсацию расходов.
• Претендовать на другие условия, если они предусмотрены в договоре поставки.

1. Когда имеются излишки:
• Вернуть излишек поставщику.
• Вернуть всю партию товара, если это соответствует условиям договора.
• Принять всю партию товара, включая излишек, если такое право предоставлено директору компании.

1. При пересортице:
• Принять всю партию товара.
• Отказаться от приемки полной партии товара.
• Принять только необходимое количество обоих видов товаров, остальное вернуть.

Ошибки поставщика при поставках

Все расхождения возникают из-за нарушений, допущенных поставщиком в рамках договора.

Иногда возникают случаи, когда невозможно устранить недостатки, и в таких ситуациях покупатель имеет право односторонне расторгнуть договор.

Считается, что нарушение условий договора поставщиком является существенным, если:

• недостатки невозможно устранить в разумный срок для покупателя;

• нарушение сроков поставки имело место неоднократно.

Касательно покупателя, нарушение условий договора считается существенным в случае:

• многократных нарушений сроков оплаты;

• постоянной невыборки товаров.

Для осуществления одностороннего расторжения следует учесть наличие в договоре положений, касающихся ответственности сторон за ненадлежащее исполнение обязанностей. Это освещается в ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44.

Алгоритм одностороннего расторжения выглядит следующим образом (на примере нарушения условий поставщиком):

• В течение 3 дней с момента принятия решения о расторжении, покупатель отправляет заказное письмо поставщику с уведомлением о расторжении договора и разъяснением причин такого решения;

• В течение 10 дней поставщик обязан устранить нарушения;

• Если нарушения устранены в срок, не превышающий 10 дней, то покупатель обязан отменить свое решение согласно ч. 14 ст. 95 ФЗ № 44. Если такое решение не отменено, оно вступает в силу на 11-й день.

Как автоматизировать процесс поставки?

Процесс поставки можно упростить, снижая нагрузку на сотрудников. Для автоматизации процесса приема поставки товара на складе можно предпринять следующие шаги:

1. Внедрить систему считывания штрихкодов. Использовать терминал сбора данных с встроенным сканером штрихкодов и сканер штрихкодов для быстрого и точного считывания кодов с упаковок товаров.

1. Интегрировать сканер штрихкодов с ККТ, компьютером или POS-терминалом. Обеспечить автоматическую передачу считанных данных о товарах в систему учета и базу данных, минимизируя ручной ввод информации.

1. Внедрить принтер этикеток. Использовать принтер для быстрой маркировки товаров этикетками, содержащими необходимую информацию, такую как штрихкод, наименование, описание, цена и артикул.

1. Реализовать товароучетную систему. Интегрировать программное обеспечение для учета товаров, которое будет автоматически обрабатывать данные, собранные с помощью сканеров и терминалов, обновлять информацию о наличии и автоматически формировать отчеты.

1. Оптимизировать процессы и обучить персонал. Обеспечить обучение сотрудников использованию новых технологий и систем, чтобы гарантировать эффективную и точную автоматизированную приемку товаров на складе.

Где обучить Специалиста по розничным продажам