Инструкция 115 командировки за границу

Название акта

Об утверждении Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства труда Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Вид акта, орган принятия, дата и номер принятия (издания)

Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010 г. № 115

Регистрационный номер Национального реестра

8/22689

Дата включения в Национальный реестр

19.08.2010

Дата вступления в силу

01.09.2010

Дата ограничения действия

05.10.2019

Источник(и) официального опубликования

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 201, 8/22689 (опубликован — 26 августа 2010 г.)

Газета «Рэспубліка» от 25 августа 2010 г., № 160

Акты, изменяющие (дополняющие) документ

1. О внесении дополнения в Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10 февраля 2012 г. № 22 ( 8/24964 от 24.02.2012 )

2. О внесении дополнений и изменений в Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22 декабря 2011 г. № 134 ( 8/24631 от 03.01.2012 )

3. О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 14 сентября 2011 г. № 87 ( 8/24204 от 27.09.2011 )

4. О внесении изменений и дополнения в Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 октября 2010 г. № 148 ( 8/22890 от 02.11.2010 )

5. О внесении изменения в постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010 г. № 115. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 ноября 2017 г. № 77 ( 8/32787 от 31.01.2018 )

Акты, прекращающие действие документа

1. О признании утратившими силу постановлений Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20 сентября 2019 г. № 45 ( 8/34672 от 03.10.2019 )

Текст правового акта в актуальном состоянии Вы можете посмотреть в информационно-поисковой системе ЭТАЛОН-ONLINE по следующей ссылке.

Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 28 марта 2017 г.

Направляя работника в служебную командировку (далее — командировка) за границу, наниматель обязан должным образом ее оформить. Рассмотрим порядок оформления основных документов при командировании за границу.

Закрепляем порядок и определяем ответственное лицо

Разрабатывать локальный нормативный правовой акт (далее — ЛНПА), регулирующий порядок направления работников в командировки, в соответствии с законодательством не требуется.

Вместе с тем, если командировки в организации случаются часто и в них направляется много лиц, целесообразно закрепить такой порядок, а также утвердить формы соответствующих документов. Для этого можно подготовить отдельный ЛНПА, например положение о служебных командировках работников, или закрепить упомянутый порядок в ином документе организации.

Законодательство не обязывает нанимателя определять лицо, ответственное за порядок командирования. Вместе с тем сделать это целесообразно.

На практике оформлением командировок обычно занимается секретариат, кадровая служба или бухгалтерия.

Для того чтобы направить работника в командировку за границу, наниматель должен подготовить определенные документы.

Задание на командировку

При направлении в командировку за границу нанимателем в обязательном порядке оформляется задание на служебную командировку за границу (далее — задание) <1>.

Задание обычно составляется командируемым работником, его непосредственным руководителем и при необходимости иными работниками, в компетенцию которых входят рассматриваемые в ходе командировки вопросы.

Задание составляется в письменном виде, и в нем указываются следующие сведения <2>:

— государство и цель командировки;

— время нахождения за границей;

— план встреч и переговоров;

— перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

— предмет договора (контракта, соглашения) — в случае заключения договора (контракта, соглашения);

— иные сведения, необходимые для выполнения командировки.

Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель <4>.

Согласие работника

До оформления приказа (распоряжения) (далее — приказ) о командировании за границу в отдельных случаях требуется получить согласие работника поехать в командировку.

Получить согласие нужно в следующих случаях:

— если командировка будет длиться более 30 календарных дней <5>;

— если в командировку направляют женщину, опекуна (попечителя), имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), или отца, воспитывающего таких детей без матери. При этом в указанном случае согласие должно быть письменное <6>;

— если в командировку направляют инвалида <7>.

Оформление согласия в письменном виде предусмотрено только для одного случая из вышеперечисленных. Вместе с тем, для того чтобы нанимателю избежать в дальнейшем возможных конфликтных ситуаций, целесообразно оформлять его в письменном виде для всех указанных случаев.

Согласие может быть оформлено в виде отдельного заявления работника или отметки о согласии в предложении нанимателя поехать в командировку за границу.

Приказ о командировании

Направление работника в командировку оформляется приказом нанимателя <8>. Основанием для издания данного приказа может служить план служебных командировок, докладная записка с предложением о направлении работника в командировку, приглашение организации, в которую командируется работник, и др.

В приказе о командировании обычно указывается следующая информация:

— фамилия, имя и отчество (при наличии) командируемого работника;

— наименование его должности (профессии);

— наименование структурного подразделения, в котором трудится работник;

— место, срок и цель командировки;

— условия командирования за границу согласно приглашению (при его наличии), например расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.<9> Наниматель должен зарегистрировать такое приглашение и перевести его с иностранного языка на белорусский или русский язык <10>. Регистрацию приглашения можно поручить выполнять работнику, ответственному за порядок командирования в организации, или иному работнику;

— др.

Приказы о командировании относятся к приказам по личному составу <13>.

Регистрационным индексом приказа о командировании является порядковый регистрационный номер, дополненный <14>:

литерой «к» — для документов 75-летнего срока хранения;

литерой «л» — для документов 3-летнего срока хранения.

Сроки хранения таких приказов зависят от продолжительности командировки, а именно <15>:

— при командировке за границу сроком до одного месяца — 3 года;

— при длительных (более месяца) командировках за границу — 75 лет.

При этом приказы, которые хранятся 3 года, регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов с 75-летним сроком хранения <16>.

Наниматель должен ознакомить работника с приказом о командировании под подпись.

Командировочное удостоверение

Законодательством не установлено обязанности нанимателя выдавать командировочное удостоверение работнику при направлении его в командировку за границу. Вместе с тем оно может выдаваться по решению нанимателя (если иное не установлено законодательными актами) <19>.

Необходимость оформления и выдачи данного документа работнику наниматель может установить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.

В этом случае за основу можно взять форму командировочного удостоверения, применяемую при направлении работников в командировки в пределах Беларуси<20>.

Обычно в командировочном удостоверении указываются следующие сведения:

— фамилия, имя и отчество командируемого работника (при наличии);

— должность (профессия) работника и наименование структурного подразделения, в котором он работает;

— срок командировки (количество дней);

— место назначения и цель командировки;

— отметки о выбытии и прибытии.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Подписанный документ выдается командируемому работнику на руки.

Отчет

По возвращении из командировки работник в 10-дневный срок со дня прибытия обязан представить письменный отчет об итогах командировки <21>.

Наниматель определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления <22>. Это можно закрепить в ЛНПА, определяющем порядок направления работников в командировки.

Основой для составления отчета обычно служит задание.

Обычно в отчете указываются следующие сведения:

— фамилия, имя, отчество (при наличии);

— должность работника;

— страна (место) пребывания;

— количество дней пребывания;

— основание командирования;

— конкретные сведения о проделанной в командировке работе;

— выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей и др.

• Кадровая работа

Отправляем сотрудника в командировку за границу

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее – ТК).

Направление работника в служебную командировку за границу отличается от командирования в пределах Республики Беларусь как правовым регулированием, так и процедурой.

Обновлено

12 октября 2022

Отменить

Отменить сообщение о неактуальности

Сообщить о неактуальности

Сообщите нам, если материал неактуален

Материал подготовила Ирина Демидик, помощник адвоката адвокатского бюро «РЕВЕРА»

---

Содержание:

• Шаг 1. Оформление задания на служебную командировку;
• Шаг 2. Получение согласия работника;
• Шаг 3. Оформление приказа о направлении в командировку;
• Шаг 4. Оформление командировочного удостоверения;
• Шаг 5. Выдача аванса командируемому работнику;
• Шаг 6. Ознакомление работника;
• Шаг 7. Предоставление работником отчетов;

---

Скачать образцы документов:

• образец задания на служебную командировку;
• образец приказа нанимателя о направлении в командировку;
• образец отчета о служебной командировке.

---

Нормативное регулирование

Помимо ТК данные отношения регулируются:

• Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, далее – Инструкция № 115);
• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»;
• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18 «Об установлении форм расчета денежных средств на служебную командировку за границу и отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании».

Далее будет рассмотрен пошаговый порядок направления работника в командировку за границу.

Шаг 1. Оформление задания на служебную командировку 

Важно!
Скачать образец задания на служебную командировку (.doc).

Справочно
Работник выбывает в командировку в выходной день (воскресенье). Можно ли в этот день привлекать работника к работе? Читайте в статье.

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем. В задании должны содержаться сведения о(об):

• государстве, в которое направляется работник;
• цели командировки;
• времени нахождения за границей;
• плане встреч и переговоров;
• перечне вопросов, подлежащих решению или изучению;
• предмете договора (контракта), условиях поставки, форме и виде платежа (в случае отправления работника для заключения договора (контракта);
• форме письменного отчета по выполнению задания на командировку;
• иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Шаг 2. Получение согласия работника 

Согласие работника оформляется при командировании более чем на 30 календарных дней. Во избежание трудовых споров лучше оформить согласие в письменной форме: проставить специальную запись под текстом приказа (распоряжения) с подписью работника или составить отдельный письменный документ о направлении в командировку с местом для проставления отметки о согласии или несогласии на предложение нанимателя.

Шаг 3. Оформление приказа о направлении в командировку

Важно!
Скачать образец приказа нанимателя о направлении в командировку (.doc).

Приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам.

Шаг 4. Оформление командировочного удостоверения

При направлении в командировку за границу командировочное удостоверение может не оформляться – факт пребывания в командировке будет подтверждаться приказом о командировании и другими документами (например, проездными документами, счетом за проживание).

Шаг 5. Выдача аванса командируемому работнику

Аванс выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда сотрудника в командировку на возмещение расходов:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• по найму жилья;
• по проживанию вне места жительства (суточные) – норма установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7;
• иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя.

Кроме того, в случае предоставления оригиналов документов работнику возмещаются следующие расходы (п. 30 Инструкции № 115):

• по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек;
• по получению служебного паспорта, виз;
• по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
• по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.

Справочно
Расходы, связанные с получением служебного паспорта и виз, нанимателем не возмещаются. 

Шаг 6. Ознакомление работника

Работника следует ознакомить (форму ознакомления устанавливает наниматель):

• с расчетом на выданный аванс;
• c порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса;
• c ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.

Справочно
Форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.

Шаг 7. Предоставление работником отчетов 

Важно!
Скачать образец отчета о служебной командировке (.doc)

По окончании командировки работник составляет два отчета: об итогах командировки и о расходовании полученного аванса.

Письменный отчет об итогах командировки составляется работником в течение 10 дней со дня прибытия. Основой для составления отчета служит задание на командирование. Обычно в отчете указываются следующие сведения:

• ФИО;
• должность работника;
• страна (место) пребывания;
• количество дней пребывания;
• основание командирования;
• конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
• выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей и др.

Форма отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также о рациональном и обоснованном их расходовании установлена приложением 2 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.

Справочно
Практика привлечения к ответственности по ст. 9.19 КоАП.

Нарушение уполномоченным должностным лицом установленных правил оформления командировки может повлечь привлечение его к дисциплинарной ответственности, а если нарушение также причинит вред работнику – ответственность по ч. 1 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин, а на юридическое лицо – до 100 базовых величин).

Морозова Светлана,

12 октября 2022

272155

Бурый Евгений,

12 октября 2022

50930

Редакция журнала «Юрист»,

12 октября 2022

157702

Денисюк Михаил,

9 августа 2023

788

Рубрикатор

→

Все разделы базы знаний в одном месте

Командировочные расходы в виде суточных имеют особенности выплаты и налогообложения в 2023 году. Мы собрали частые вопросы, связанные с суточными в командировках.

Да, обязательно в подавляющем большинстве случаев.

Наниматель, отправляя сотрудника в рабочую поездку, должен возместить ему расходы, которые связаны с нахождением вне дома — на питание, жилье, бытовые потребности и т. д. (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749 (далее —Положение)).

Суточные необходимо выплатить за каждый день, который сотрудник провел в служебной поездке, даже если этот день нерабочий. И не имеет значения, выполнял ли он в конкретный день рабочие обязанности.

Особый случай — суточные за однодневную командировку. Если сотрудник на один день едет из места, где он живет, туда, откуда может по окончании выполнения рабочих обязанностей вернуться домой, то за такую поездку суточные можно не платить. Но только при перемещении по РФ (п. 11 Положения).

Если же сотрудник для выполнения однодневного рабочего задания выезжает за границу РФ, то суточные нужны. Их размер должен составлять не менее 1/2 от утвержденной работодателем нормы (п. 20 Положения).

Как установить размер суточных в командировке в 2023 году?

Сколько суточных в день платить командированному, наниматель решает самостоятельно. Ни минимальный, ни максимальный размер суточных в командировке для частных компаний законодательно не определен. В 2023 году действуют только НПА, касающиеся отдельных ситуаций.

Так, для работников федеральных госорганов и госучреждений есть указания на размеры суточных в пп. «б» п. 1 Постановления Правительства от 02.10.2002 N 729. Размер расходов на выплату суточных должен составлять 100 руб. за каждый день нахождения в командировке, если другими НПА не предусмотрено иное. В качестве «другого НПА» можно привести Постановление Правительства от 28.10.2022 N 1915, которым предусмотрены повышенные нормы суточных для командировок на новые территории, вошедшие в состав России в 2022 году.

А вот частный бизнес вправе определить любую величину суточных. Однако если есть коллективный договор, размеры суточных должны быть прописаны в нем. Если такого договора нет, величина выплат должна быть зафиксирована в ЛНА, с которым следует ознакомить сотрудников, отправляющихся в поездку по служебному заданию.

Таким образом, при расчете величины cуточных, если нет особо регулирующего ситуацию НПА, нужно исходить из локального акта работодателя, в котором прописан их размер.

Изменить размер суточных можно только внесением изменений в ЛНА, которым этот размер установлен. Нельзя изменять назначенную сумму в единичных случаях, даже если сотрудник в командировке совершил какие-то виновные действия, например, прогулял или не выполнил порученные задания.

Как подсчитать дни в командировке для выплаты суточных?

В период командировки включаются даты убытия и прибытия:

• Днем убытия считается дата отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и др.) от места постоянной работы (или постоянного жительства) командированного. Если транспорт отправился до 00 часов включительно, днем убытия в командировку считаются текущие сутки. Если же время отправления транспорта — позднее 00 часов, то учитываются последующие сутки (п. 4 Положения).
• Днем прибытия считается дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы (проживания).

Таким образом, в дни, оплачиваемые по суточным, входит время в пути к месту командировки и обратно.

Пример 1

Сотрудник отправился в командировку на самолете, который убыл в 23:30 из города А. В течение следующего дня он выполнил командировочное задание в городе Б и вечером вылетел обратно в город А. Самолет прибыл в город А в 00:30 следующего дня.

По правилам расчета времени командировки она длилась три дня:

• первый — определен по дате вылета самолета в 23:30;
• второй — нахождение в месте командировки;
• третий — день прибытия самолета в 00:30.

Суточные полагаются за каждый день. При этом есть нюансы, если в такой поездке сотрудник пересекал границу РФ.

Как посчитать суточные в командировке за границу?

Алгоритм расчета суточных прост: количество дней командировки надо умножить на «ставку» суточных в день, которая зафиксирована в ЛНА. Однако есть нюансы для загранпоездок:

1. Для суточных при командировке за границу обычно устанавливается особый размер — более высокий, чем для поездок по России.
2. Из-за разницы в «ставках» суточных внутри и за пределами РФ есть особенности расчета общей суммы к выдаче (п. 18 Положения):
   • за день выезда из РФ суточные платят по «ставке» для зарубежья;
   • за день въезда — по «ставке» для территории РФ.
3. При расчете суточных для загранкомандировки нужно исходить из того, что расходуются деньги в валюте той страны, куда сотрудник направляется. А это часто требует пересчета по курсу нужной валюты, если выданы рубли.

Пример 2

Сотрудник вылетел самолетом в командировку в Германию 1 февраля, а вернулся в РФ 4 февраля. По ЛНА работодателя размер суточных для Германии — 50 евро в день, для РФ — 700 руб. в день. Суточные выданы 27 января в рублях по курсу Банка России.

Длительность командировки — 4 дня. Из них оплатить суточные по «ставке» для загранкомандировки нужно за 3 дня: 50 х 3 = 150 евро.

27 января курс ЦБ составляет 62,4680 руб. за 1 евро. По этому курсу пересчитаем сумму суточных: 150 х 62,4680 = 9 370,20 руб.

За 4 февраля ничего пересчитывать не нужно, поскольку норма для России и так установлена в рублях. Значит, 27 января сотруднику необходимо выдать: 9 370,20 + 700 = 10 070,20 руб.

Нормируются ли суточные для налогообложения в 2023 году?

Да, нормируются. Лимит, освобождаемый от НДФЛ и начисления страховых взносов, составляет (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):

• 700 руб. в день — для cуточных при пoездках по РФ;
• 2 500 руб. в день — для cуточных при командировании за границу.

С выплаченных сумм, превысивших эти значения, удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.

Как удержать и уплатить НДФЛ с суточных сверх норм в 2023 году?

1. Сравните сумму выплаченных суточных в рублях с действующими лимитами. Если выдавалась валюта, пересчитайте ее по курсу, установленному на дату выдачи.
2. Если есть превышение — зафиксируйте его.
3. На последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет по командировке, рассчитайте сумму НДФЛ, используя соответствующую ставку налога (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ).
4. Рассчитанный НДФЛ удержите из ближайшей выплаты дохода сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ).
5. Заявите об удержанном налоге и перечислите его в бюджет по сроку, который определяется по дате удержания. Например, если вы подаете по НДФЛ одно уведомление за период, то по налогу с суточных, удержанному с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца, сдайте уведомление не позднее 25 числа текущего месяца, а перечисление на ЕНС сделайте не позднее 28 числа текущего месяца.

Если на ЕНС есть положительное сальдо, сумму НДФЛ по поданному уведомлению зачтут в соответствующий бюджет не позднее дня, следующего за днем подачи уведомления.

Как начислить страховые взносы на суточные сверх норм в 2023 году?

Если с применением ставки НДФЛ к сверхлимитным суточным все более-менее понятно, то в ситуации со взносами первый вопрос — по какому тарифу считать взносы?

В НК РФ особых указаний нет, разъяснений контролеров по этому вопросу тоже нет. Исходя из чего можно заключить, что начислить взносы с суточных сверх норм в 2023 году нужно по тому же тарифу, по которому такие начисления производятся и для остальных выплат.

Например, если работодатель командированного применяет тариф для МСП, то включает сумму превышения суточных над необлагаемым лимитом в базу за месяц и применяет к этой базе свой пониженный тариф общим порядком.

Речь идет о взносах, которые с 01.01.2023 исчисляются по единому тарифу. Взносами на страхование от несчастных случаев и профтравматизма суточные не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Расход в виде суточных принимается к учету (начисляется) на дату погашения задолженности командированным. А днем таким считается день утверждения руководителем авансового отчета.

Таким образом, сверхлимитные суточные попадают в базу по взносам в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет за командировку.

Как учесть суточные для налога на прибыль (доход)?

Суточные учитываются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Нормативов суточных для принятия их в расходы по налогу на прибыль не установлено. Они признаются полностью в том размере, который определен в ЛНА работодателя.

Страховые взносы, рассчитанные с сумм, выплаченных сверх лимита, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что для УСН по признанию суточных расходами действуют правила, аналогичные налогу на прибыль. На «доходно-расходной» УСН их можно учесть в расходах в полной сумме, если выполнены условия для признания (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Пример 3

Сотрудник был в командировке внутри РФ с 3 по 7 июля (5 дней). Ему выплатили суточные из расчета 1 000 руб. в день.

Сумма превышения лимита составляет 1 500 руб. (1 000 руб./день х 5 дн. – 700 руб./день х 5 дн.).

НДФЛ с суточных: 195 руб. (1 500 х 13%).

Взносы в части сверхлимитных суточных по общему единому тарифу: 450 руб. (1 500 х 30%)

Дата	Операция	Дт	Кт	Сумма	Первичный документ
30 июня	Выдача средств под отчет (в части суточных)	71	50	5 000	РКО
10 июля	Признаны расходы в виде суточных	26	71	5 000	Авансовый отчет
31 июля	Начислены страховые взносы по единому тарифу	26	69/ЕТСВ	450	Бухгалтерская справка
5 августа	Удержан из зарплаты НДФЛ с превышения суммы суточных над необлагаемым лимитом	70	68/НДФЛ	195	Регистр налогового учета

Как отразить суточные в налоговых отчетах?

Разберем нюансы отражения суточных в отчетах, которые сдаем в ФНС.

Как отражаются суточные в РСВ в 2023 году

Суточные надо включить в РСВ в полном размере, в т. ч. часть, укладывающуюся в лимит и не облагаемую взносами, так как:

• суточные освобождены от обложения взносами только в части определенных лимитов (п. 2 ст. 422 НК РФ);
• в РСВ нужно отразить все выплаты, которые являются объектом обложения взносами (п. п. 1, 2 ст. 420 НК РФ, п. п. 4.8, 13.14, 15.6 Порядка заполнения РСВ, утв. Приказом ФНС от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@).

Пример 4

Возьмем ситуацию из Примера 3 и внесем ее в РСВ за 9 месяцев.

В Подразделе 1 Раздела 1 суточные попадут в строки:

• 030 — 5 000 (вся сумма);
• 040 — 3 500 (необлагаемая часть);
• 050 — 1 500 (облагаемая часть);
• 060 — 450 (в составе исчисленных взносов);

В Разделе 3 суточные будут отражены по графам:

• 140 — 5 000;
• 150 — 1 500 (будет заполнена, только если была выплата сверх необлагаемого лимита. Если уложились в норму по суточным, то облагаемой суммы нет, поэтому в строки 150, 160, 170 ничего не попадет);
• 170 — 450 (в составе исчисленных взносов).

Как отражаются суточные в 6-НДФЛ в 2023 году

В отличие от PСВ, в котором надо отразить всю выплату по суточным, в 6-НДФЛ необлагаемую налогом часть cуточных отражать не нужно. Суточные в пределах необлагаемых лимитов (700 руб. в день для поездок по РФ, 2 500 руб. в день — за пределами РФ) не считаются облагаемым доходом для целей НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Поэтому и в отчете по НДФЛ их показывать не надо.

На эту тему были разъяснения, касающиеся старой формы 6-НДФЛ, действовавшей до 2023 года (Письма ФНС от 11.04.2019 N БC-4-11/6839@, от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@, от 01.08.2016 N БC-4-11/13984@). Однако все обоснования, изложенные в этих письмах, продолжают быть актуальными и в 2023 году.

А вот сверхлимитные cуточные под обложение НДФЛ попадают, поэтому их нужно показать в 6-НДФЛ. Моментом получения дохода в виде cуточных сверх необлагаемой нормы будет последний день месяца, в котором физлицу утвердили авансовый отчет. А налог удерживаем не из суммы самих суточных, а из ближайшей выплаты другого дoхода.

Пример 5

Продолжаем рассматривать ситуацию из Примера 3.

В Разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев нужно показать в полях:

• 020 — 195 (налог, подлежащий перечислению в т. ч. с cуточных cверх лимита за июль-сентябрь);
• 022 — 195 (перечислить надо было по второму сроку, за период с 23 июля по 22 августа).

В Разделе 2 отчета вносим в поля:

• 110 — 1 500 (сумма cуточных сверх необлагаемого лимита в составе всех начисленных доходов с начала года);
• 112 — 1 500 (значение относится к расчетам по трудовым договорам);
• 120 — 1 (в составе физлиц, получивших облагаемые доходы);
• 140 — 195 (в составе НДФЛ, исчисленного со всех дoходов с начала года);
• 160 — 195 (в составе удержанного НДФЛ).

Запомните

• Выплата cуточных при направлении работника в командировку обязательна. При этом для частных компаний нет ни максимального, ни минимального законодательно установленного размера этой. Определить размер необходимо в ЛНА.
• Изменить величину cуточных можно только путем внесения изменений в ЛНА, в котором она зафиксирована.
• В 2023 году по-прежнему установлены необлагаемые лимиты cуточных для НДФЛ и страховых взносов. При этом отнести в расходы по налогу на прибыль или УСН можно всю сумму, выплаченную командированному по ЛНА, а также взносы, уплаченные с превышения над лимитом.
• В РСВ нужно включить всю сумму суточных и отдельно показать необлагаемую часть (в пределах лимита).
• В 6-НДФЛ необлагаемую часть суточных не показывают. В этот отчет они попадают, только если есть превышение норматива, облагаемое НДФЛ.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

• другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2022-2023 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы рассказали в статье.  

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2022-2023 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.