Инструкция 35 по командировкам с изменениями и дополнениями 2018

С 07.09.2019 вступили в силу изменения в Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совмина от 19.03.2019 N 176 (далее – Положение N 176). Эти корректировки внесены постановлением Совмина от 04.09.2019 N 595.

Новые правила возмещения следует применять в отношении работников, выбывших в командировку с 07.09.2019.

Изменения в возмещении расходов работников при их командировании как по Республике Беларусь, так и за границу затронули в том числе следующие вопросы.

1. Выбытие в командировку после окончания рабочего дня или прибытие из нее до начала рабочего дня за пределами периода командировки: возмещаются ли расходы на проезд?

Работнику, который находится в месте командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные нерабочие дни, расходы по проезду возмещаются на общих основаниях, в том числе и в случаях выбытия в место командировки после окончания рабочего дня и (или) прибытия из места командировки до начала рабочего дня <*>.

Пример. Работник направлен в командировку с 16.09.2019 по 20.09.2019. В личных целях он решил провести в месте командировки выходные дни перед командировкой — 14.09 (суббота) и 15.09 (воскресенье) и после нее — 21.09 (суббота), 22.09 (воскресенье). Согласно представленным проездным билетам он выехал в командировку после окончания рабочего дня 13.09 (пятница) в 18.20, а вернулся из нее до начала рабочего дня 23.09 (понедельник) в 7.30.
Ранее возмещение стоимости проезда в такой ситуации ставилось под сомнение. Теперь эти расходы подлежат возмещению в силу нынешней нормы.

2. Что нового в порядке возмещения расходов по найму при командировках в пределах Республики Беларусь?

При возмещении расходов по найму без представления подтверждающих документов в расчет принимается количество ночей, проведенных в месте командировки, а не календарных дней <*>.

Пример. Работник командирован из г. Гомеля в г. Минск. Срок командировки по приказу — 5 дней. Дата выбытия из г. Гомеля и прибытия в г. Минск — 16.09.2019. Дата выбытия из г. Минска и прибытия в г. Гомель — 20.09.2019. Оплата жилья работнику не производилась. По возвращении из командировки документы, подтверждающие наем жилья, не представлены.
Ранее действующие нормы обязывали возместить работнику расходы по найму из расчета 50 руб. за период с даты прибытия в г. Минск по дату выбытия из него, то есть за 5 дней. Соответственно сумма возмещение этих расходов составляла 250 руб. (5 дней х 50 руб.).
Согласно действующим нормам при возмещении расходов по найму исходят из количества ночей, проведенных в г. Минске. В нашем случае на этот период приходится 4 ночи. Соответственно сумма возмещения составит 200 руб. (4 ночи х 50 руб.), что на 50 руб. ниже, чем в рамках ранее действовавших норм.

Определение размера возмещения расходов по найму за день, в котором состоялся переезд из областного центра в районный (иной населенный пункт) или наоборот (соответственно 50 руб., 25 руб. или 20 руб.), относится к компетенции нанимателя <*>.

Отметим, данное положение применялось и ранее на основании разъяснений Минтруда и соцзащиты.

При принятии такого решения наниматель может учесть различные фактические обстоятельства, например время нахождения работника в каждом из мест командировки в этот день. Критерии принятия решения для таких случаев целесообразно закрепить в локальном правовом акте.

Пример. Работник в рамках многодневной командировки по Беларуси направлен в г. Минск и в г. Светлогорск. В таком случае определение размера возмещения расходов по найму за день переезда из указанных областного центра в районный относится к компетенции нанимателя. Наниматель самостоятельно выбирает из установленных 50 руб. или 25 руб. тот размер, исходя из которого надлежит производить возмещение за такой «пограничный» день.

Для случаев возмещения расходов по найму по подтверждающим документам конкретизированы критерии базового гостиничного номера, стоимость которого выступает ограничителем возмещаемых расходов по найму.

Как и прежде, при возмещении расходов по найму на основании подтверждающих документов ограничением является стоимость одноместного номера. Ранее отсутствовало указание на категорию такого номера, теперь обозначено — это первая категория. Но такая же позиция озвучивалась в разъяснениях Минтруда и соцзащиты и прежде. Вместе с тем ранее речь в норме шла об указанном номере в гостинице проживания, теперь — в гостинице населенного пункта, куда командирован работник. Кроме того, в случае отсутствия гостиницы в месте командировки для целей ограничения используются сведения гостиниц близлежащего населенного пункта. Аналогичные разъяснения Минтруда и соцзащиты давались и ранее <*>.

Обозначен случай, когда возмещение расходов по найму производится исключительно на основании подтверждающих документов и с учетом вышеуказанного ограничения.

Таковым является случай, когда в рамках многодневной командировки в месте командировки работник провел менее 12 часов <*>.

3. Что нового в порядке возмещения расходов по найму при командировании за границу?

Ранее при загранкомандировках предусматривался единственный вариант возмещения расходов по найму жилого помещения — без представления подтверждающих документов в размерах, установленных приложением 2 исходя из календарных дней нахождения в месте командировки. Указанный принцип распространялся и на однодневные командировки.

Теперь порядок возмещения расходов по найму изменен <*>.

В общем случае возмещение указанных расходов производится без представления подтверждающих документов в размерах, установленных приложением 2. Однако при определении суммы к возмещению в расчет принимается количество ночей, проведенных в месте командировки, а не календарных дней, как ранее.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Гомеля в г. Москву с 16.09.2019 по 20.09.2019. Датами прибытия в место командировки и выбытия из него являются соответственно 17.09.2019 и 19.09.2019 По возвращении из командировки документы, подтверждающие расходы по найму, работник не представил.
Ранее в подобной ситуации расходы по найму следовало возместить из расчета 140 долл. США за 3 дня (17, 18 и 19). Соответственно сумма возмещения составила бы 420 долл. США (140 долл. США х 3 дня).
Теперь в расчет принимаются не календарные дни нахождения в г. Москве, а проведенные там ночи. В нашем случае таких ночей две. Значит, сумма возмещения составит 280 долл. США (140 долл. США х 2 ночи).

Наряду с этим определены случаи, когда возмещение расходов по найму производится на основании подтверждающих документов, но при этом в пределах ограничения. В качестве такого ограничения выступают размеры, установленные приложением 2 к Положению N 176. При этом исходя из прочтения текста нормы ч. 2 п. 16 Положения N 176 в неразрывной связи с ч. 1 п. 16 Положения N 176 указанные размеры принимаются в расчет ограничения не за весь период командировки, а только за количество календарных дней нахождения в месте командировки. Это случаи, когда::

— фактические расходы (с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилья) превысили установленные размеры за количество ночей, проведенных в месте командировки.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Гомеля в г. Москву с 16.09.2019 по 20.09.2019 (5 дней). Датами прибытия в место командировки и выбытия из него являются соответственно 17.09.2019 и 19.09.2019 (то есть в г. Москве работник находился 3 дня и 2 ночи). По возвращении из командировки работник представил документы, подтверждающие расходы по найму жилья в сумме 300 долл. США.
Ранее в подобной ситуации документы, подтверждающие расходы по найму жилья, в расчет не принимались. Выдать аванс и возместить эти расходы работнику следовало из расчета 140 долл. США за 3 дня пребывания в г. Москве. Сумма возмещения составляла 420 долл. США (140 долл. США x 3 дня).
Теперь подход иной. Аванс на расходы по найму выдается работнику исходя из установленных размеров и ночей, приходящихся на период нахождения в г. Москва. По возвращении работника из командировки сумма расходов по найму, подтвержденная документально, сравнивается с суммой таких расходов, рассчитанной при выдаче аванса. В нашем случае имеет место превышение фактических расходов над установленными размерами: 300 долл. США > 280 долл. США (140 долл. США x 2 ночи). Поскольку имеет место указанное превышение, то сумму возмещения определяют исходя из фактических расходов работника, но в пределах ограничения, рассчитанного исходя из установленных размеров и количества календарных дней командировки, проведенных работником в г. Москве, — 420 долл. США (140 долл. США x 3 дня). То есть возмещению подлежит 300 долл. США, поскольку эта сумма не превысила сумму ограничения (300 долл. США < 420 долл. США);

— в рамках многодневной командировки в месте командировки работник провел менее 12 часов.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Москву с 16.09.2019 по 18.09.2019 поездом. Из представленных документов видно, что работник прибыл в г. Москву и выбыл из него 17.09.2019, при этом провел в г. Москве менее 12 часов.
Ранее в подобной ситуации расходы по найму следовало возместить работнику без представления подтверждающих документов из расчета 140 долл. США за один день — 17.09.2019.
Теперь расходы по найму подлежат возмещению только в случае, если работник представит документы, подтверждающие такие расходы (в нашей ситуации — маловероятно, поскольку ночи работник провел в поезде), и указанная в них сумма не превысит 140 долл. США;

— при однодневных командировках.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Гомеля в г. Киев на один день -18.09.2019.
Ранее в подобной ситуации расходы по найму следовало возместить работнику без представления подтверждающих документов из расчета 120 долл. США за этот день.
Теперь такие расходы подлежат возмещению только в случае, если работник представит подтверждающие документы и указанная в них сумма не превысит 120 долл. США.

4. Выдана корпоративная карточка: это оплата жилья работником или организацией? Как это влияет на расчеты с работником? 

Закреплено положение, которое ранее применялось на основании разъяснений Минтруда и соцзащиты: оплата расходов по найму посредством выданной корпоративной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения <*>.

В этом случае взаиморасчеты с работником производятся исходя из фактических расходов по найму жилья на основании представленных подтверждающих документов. Разница между установленными в приложениях 1 и 2 к Положению N 176 размерами возмещения этих расходов и суммой фактически оплаченных и документально подтвержденных расходов работнику не выплачивается.

5. Суточные при обеспечении работника питанием: в чем суть изменений?

Теперь суточные не возмещаются и в случае обеспечения командированного работника трехразовым питанием и транспортом в пределах места командировки направляющей стороной, а не только принимающей <*>.

Возмещение суточных также не производится, если по условиям командирования место проведения мероприятия совпадает с местом проживания (гостиница) работника (то есть передвижения в пределах места командировки не требуется) и работник обеспечен трехразовым питанием <*>. Аналогичные устные разъяснения Минтруда и соцзащиты давались и ранее.

Если работник прибыл в место командировки накануне дней (дня), в которых принимающая сторона обеспечивает его питанием и транспортом, и (или) выбыл из места командировки в день, следующий после таких дней (дня), то возмещение суточных за эти дни составляет 100% установленного размера <*>.

Кроме того, дано определение понятию «время нахождения в пути» <*>. Ранее Минтруда и соцзащиты давались такие же разъяснения.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Москву с 16.09.2019. Принимающая сторона берет на себя обязательства обеспечить работника трехразовым питанием и транспортом с 17.09.2019. Как возмещаются суточные за 16.09.2019 и 17.09.2019, если работник прибыл в место командировки 16.09.2019?
Работник выбыл из г. Минска и прибыл в г. Москву в один и тот же день — 16.09.2019. Этот день не признается временем нахождения в пути. Вместе с тем это день накануне дня, который заявлен как день обеспечения работника питанием и транспортом. Соответственно суточные за 16.09.2019 возмещаются работнику в полном объеме — 30 долл. США. За 17.09.2019 суточные возмещению не подлежат, поскольку работник в этот день обеспечивается трехразовым питанием и транспортом.

6. Возмещаемых иных расходов стало больше?   

Перечень возмещаемых иных расходов дополнен следующими <*>:

— комиссионные расходы за совершение операций с использованием банковских платежных карточек;

— расходы по оплате местных сборов за право проживания в отдельных городах.

Кроме того, теперь возмещаются не только услуги электросвязи, а и иные услуги связи (например, почтовые отправления) <*>.

В случае отмены командировки по не зависящим от работника причинам кроме ранее перечисленных подлежат возмещению расходы по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу <*>.

7. Термин «международные автомобильные перевозки для собственных нужд» упразднен. Как теперь возмещать командировочные расходы водителям?

Теперь для целей возмещения командировочных расходов применяются нормы <*>:

— главы 2-4 Положения N 176 — в отношении водителей, осуществляющих автомобильные перевозки служебными и специальными легковыми автомобилями, транспортными средствами государственных органов системы обеспечения национальной безопасности и организаций, находящихся в их подчинении;

— главы 7 Положения N 176 — в отношении иных водителей, осуществляющих внутриреспубликанские и (или) международные автомобильные перевозки.

Другими словами, теперь нормы главы 7 Положения N 176 применяются в отношении командировок большей части водителей, а не только международников.

Справочно. Определения терминов «служебный легковой автомобиль» и «специальный легковой автомобиль» приведены в постановлении Совмина от 22.08.2012 N 776 «Об упорядочении использования служебных и специальных легковых автомобилей». Полагаем, что аналогичная их трактовка оправдана и для целей возмещения командировочных расходов.

Порядок возмещения, установленный главой 7 Положения N 176, не изменился. В частности, за время нахождения в командировке, включая время пребывания в пути, указанным водителям возмещение расходов по найму жилого помещения и суточных производится за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в размерах, установленных нанимателем в соответствии с п. 37 Положения N 176. Вместе с тем норма ч. 4 п. 5 Положения N 176 теперь содержит уточнение: при наличии у водителей расходов по проезду к месту командировки или обратно эти расходы возмещаются в соответствии с нормами главы 2.

Пример. Водитель грузового автомобиля добирается до первого места командировки на поезде, далее следует по установленному маршруту на автомобиле организации. Расходы на проезд поездом возмещаются ему в соответствии с нормами главы 2. Для возмещения остальных командировочных расходов применяются нормы главы 7.

Читайте этот материал в ilex>>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Документирование командировок

Приказ

Приказ остается основным документом, которым оформляется направление работника в командировку и который является основанием для расчета и выплаты командируемому работнику денежных средств (аванса).

При командировании работника в пределах Беларуси или за границу на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе необходимо указать условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (cм.: п. 2 Положения).

При командировании работника в пределах Беларуси в приказе должно быть отражено решение нанимателем вопроса о необходимости ежедневного возвращения работника из места командировки к месту жительства с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также о необходимости создания работнику условий для отдыха (cм.: ч. 5 п. 15 Положения).

Задание на командировку

Оформление задания на командировку не только в пределах Беларуси, но теперь и за границу не является обязательным требованием и отнесено на усмотрение нанимателя (cм.: п. 3 Положения).

Командировочное удостоверение

Об оформлении данного документа в Положении не упоминается. При этом еще Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь* было определено, что необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1 к данной Инструкции определяется нанимателем (ч. 1 п. 2 Инструкции № 35). Аналогичная норма содержится и в ч. 2 ст. 93 ТК.

* Утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция № 35)

Форма командировочного удостоверения

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Положение не упоминает о необходимости регистрации командируемых работников в таком журнале. Соответственно, его можно не вести при командировании работников как по Беларуси, так и за границу.

Справочно: при этом в Инструкции № 35 по-прежнему содержится форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки

Отчет о выполнении задания

Необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания, срок его представления и порядок оформления определяются нанимателем (cм.: п. 3 Положения).

Отчет о расходовании аванса

Порядок и сроки представления отчета о расходовании аванса с 1 июня 2019 г. определяются Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами (утверждена постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19 марта 2019 г. № 117 (далее — Инструкция № 117)). Одним из новшеств является установление единого срока представления отчета об израсходованных суммах при служебных командировках независимо от наличной или безналичной формы проведения указанных операций — 15 рабочих дней (cм.: п. 89 Инструкции № 117).

При этом Положением определено, что наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса по желанию работника, а не в обязательном порядке (cм.: ч. 1 п. 7 Положения).

Возмещение расходов на командировку

Согласно Положению наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских руб­лях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• за проживание вне места жительства (суточные);
• иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (cм.: ч. 1 п. 5 Положения).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно

По общему правилу при отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (cм.: п. 13 Положения).

Наниматель может возместить командированному работнику в пределах места командировки за границей расходы на такси, аренду автомобиля на основании подтверждающих документов (cм.: ч. 2 п. 14 Положения).

При этом наниматель при представлении подтверждающих документов в обязательном порядке возмещает расходы на такси и трансфер до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного транспорта либо в пассажирских поездах (cм.: подп. 9.1.2 п. 9 Положения).

Расходы по найму жилого помещения

Возмещение расходов по найму жилого помещения как в пределах Беларуси, так и за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командирования и дату выбытия из места командирования.

Вместе с тем при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения за границей возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Выплата суточных

Выплата суточных командированному работнику учреждения образования осуществляется в размере 100 % установленной нормы за все дни пребывания работника в командировке как на территории Беларуси, так и за границей, включая время нахождения в пути, вне зависимости от обеспечения работника питанием, а также длительности командировки (в т. ч. и при командировании на один день суточные выплачиваются в размере 100 % от установленной нормы).

Порядок возмещения командированному работнику иных расходов определен в главе 4, а возмещения расходов при направлении за границу на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации) — в главе 5 Положения.  

Утверждено

постановлением Правительства

Российской Федерации

от 18 апреля 2020 г. N 553

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ И РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТ НА КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ,

СВЯЗАННЫЕ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ НА ТЕРРИТОРИИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВОЕННОСЛУЖАЩИМ, СОТРУДНИКАМ НЕКОТОРЫХ

ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, ЛИЦАМ,

ПРОХОДЯЩИМ СЛУЖБУ В ВОЙСКАХ НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ И ИМЕЮЩИМ СПЕЦИАЛЬНЫЕ ЗВАНИЯ ПОЛИЦИИ

1. При направлении военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, органов принудительного исполнения Российской Федерации, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, таможенных органов Российской Федерации, лиц начальствующего состава органов федеральной фельдъегерской связи, лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющих специальные звания полиции (далее — военнослужащие и сотрудники), в служебные командировки на территории Российской Федерации им возмещаются:

а) расходы по проезду в порядке, определенном Правительством Российской Федерации;

б) расходы по бронированию и найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку военнослужащему или сотруднику предоставляется бесплатное жилое помещение), которые возмещаются в размере фактических затрат, подтвержденных соответствующими документами, по следующим нормам:

военнослужащим и сотрудникам, имеющим соответственно воинские звания высших офицеров или специальные звания высшего начальствующего состава, или занимающим должности, подлежащие замещению высшими офицерами (высшим начальствующим составом), а также полковникам (капитанам 1 ранга), занимающим командные (руководящие) должности, перечни которых утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники, — не более стоимости 2-комнатного номера;

остальным военнослужащим и сотрудникам — не более стоимости 1-комнатного (1-местного) номера.

В случае вынужденной остановки в пути командированным военнослужащим и сотрудникам возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в размерах, установленных настоящим Положением.

В случае вызванной условиями выполнения служебного задания необходимости проживания военнослужащих и сотрудников не в гостинице руководители федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники, вправе определять виды документов, подтверждающих размер фактических затрат, исходя из которого возмещаются расходы по бронированию и найму жилых помещений.

Расходы, превышающие нормы, установленные настоящим подпунктом, возмещаются военнослужащим и сотрудникам при условии, что они произведены с разрешения или ведома должностного лица, имеющего право направлять военнослужащих и сотрудников в служебные командировки;

в) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Порядок и размеры возмещения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), военнослужащим и сотрудникам в пределах, не превышающих 300 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке, определяют руководители федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники;

г) иные расходы, связанные со служебными командировками.

Возмещение военнослужащим и сотрудникам иных расходов, связанных со служебными командировками, осуществляется при условии, что они произведены с разрешения или ведома должностного лица, имеющего право направлять военнослужащих и сотрудников в служебные командировки, и при наличии документов, подтверждающих размер фактических затрат.

Руководители федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники, утверждают перечни иных расходов, связанных со служебными командировками, а также вправе определять виды документов, подтверждающих размер фактических затрат на иные расходы, связанные со служебными командировками.

2. При направлении в служебную командировку военнослужащим и сотрудникам выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, бронированию и найму жилого помещения, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иных расходов, связанных со служебной командировкой.

3. По возвращении из служебной командировки военнослужащие и сотрудники обязаны в течение 3 служебных дней представить авансовый отчет (отчет) об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданным им перед отъездом в служебную командировку денежным авансам на командировочные расходы. К авансовому отчету (отчету) прилагаются документы о бронировании и найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов) и иных расходах, связанных со служебной командировкой.

Официальное опубликование

Что такое служебная командировка

Командировкам посвящена глава 24 ТК РФ. В ней описаны основные правила организации служебных командировок, гарантии работникам и требование о возмещении расходов.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Поездка работника будет считаться командировкой, если выполняются четыре условия:

1. поездка осуществляется по распоряжению работодателя;
2. работник работает вне места нахождения работодателя;
3. работник выполняет служебное поручение работодателя;
4. определен срок поездки.

Отправить в командировку можно только работникам, с которым заключен трудовой договор. На время командировки за ним сохраняется рабочее место (должность) и средний заработок, ему возмещаются расходы, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Перечень расходов, которые работодатель должен взять на себя содержит статья 168 ТК РФ.

Считается ли командировкой поездка на обучение?

Когда поездка по делам фирмы не считается командировкой?

Когда нужно согласие работника на поездку в командировку

Руководитель компании вправе направить в командировку почти любого работника.

В большинстве случаев письменное согласие на командировку получать не нужно. Ограничения введены только для:

• беременных работниц (ст. 259 ТК РФ);
• несовершеннолетних работников, которым нет еще 18 лет (ст. 268 ТК РФ);
• работающих по ученическому договору;
• сотрудников с ограниченными физическими возможностями (они могут ехать в командировку, если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации).

Вышеназванных работников нельзя направить в командировку, даже если они сами согласны на поездку.

Согласовывать командировку придется только с определенными категориями работников (ст. 259, 264 ТК РФ):

• женщинами, у которых есть маленькие дети в возрасте до 3 лет;
• одинокими родителями, которые воспитывают детей до 14 лет;
• родителями, которые растят детей с ограниченными возможностями;
• многодетными родителями, у которых трое и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет;
• работниками — кандидами в депутаты в период выборов;
• сотрудниками на больничном по уходу за членами семьи.

Есть еще один особый случай, когда поездку в командировку нужно согласовать письменно. Это – командировка в выходные дни. Если поездка по служебным делам совпадает с выходными днями, работник должен подписать Согласие. Его можно оформить в виде уведомления, подписанного работником или как-то по-другому. Важно, чтобы в документе была указана дата командировки, включая выходной и виза работника «согласен» с его подпись.

Пример уведомления о планируемой командировке

УВЕДОМЛЕНИЕ

о направлении в командировку 

Уважаемый(-ая) Фамилия Имя Отчество

Уведомляем вас о направлении в служебную командировку сроком на  Х дней, просим дать согласие на поездку в служебную командировку с «__» ________по «___» _____________2023 года.

Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК/264 РФ/153 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку.

«___» ________________ 2023 года/_________________________________

Остальные работники не могут отказаться от командировки. Отказ расценивается как уклонение от своих служебных обязанностей.

Когда для командировки от работника нужно получить письменное согласие

Дистанционщика – в командировку

Дистанционных сотрудников, которые работают по трудовому договору, можно отправлять в командировки.

Когда в командировку можно направить сотрудника-иностранца

Только для граждан ЕАЭС, постоянно проживающих и работающих  РФ, и иностранный работников — высококвалифицированных специалистов с видом на жительство применяются те же правила по командировкам, что и для россиян.

Если высококвалифицированный иностранный специалист работает на основании разрешения на работу или на временное проживание, не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.

Возможность направить в командировку других иностранных работников зависит статуса иностранного работника и от профессии, должности. В командировку могут поехать только те, чьи должности или профессия указаны в перечне (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н).

Что касается иностранцев, пребывающих в безвизовом порядке, она работают либо по патентам, либо на основании разрешения на работу. В обоих случаях свобода их передвижения ограничена субъектом РФ, выдавшим разрешение или патент.

Если иностранец с патентом едет в командировку, ему нужно иметь патенты на работу в двух этих субъектах РФ: по месту работы и по месту командировки.

Иностранец с разрешением на работу может поехать в командировку на срок не более 10 календарных дней за весь период действия разрешения или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер по трудовому договору.

Срок командировки

Сроком командировки исчисляется со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок устанавливается в приказе о направлении в командировку и подтверждается проездными документами.

Днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. 

День приезда из командировки – это дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Выхода на работу в день отправления в командировку и в день прибытия решается по договоренности между работником и работодателем.

Документы, которые подтвердят фактический срок командировки

Когда для подтверждения командировочных расходов нужна справка от перевозчика

Приказ о командировке

Приказ можно составить в произвольной форме либо воспользоваться готовыми шаблонами, которые есть во всех бухгалтерских программах, либо взять унифицированные формы Т-9 (в командировку едет один сотрудник) или Т-9а ( в командировку едет группа), они есть в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера.

В Приказе нужно указать:

• должность и ФИО сотрудника, который едет в командировку;
• место командировки;
• даты начала, окончания командировки и общее количество дней поездки;
• цель командировки.

Служебное задание и командировочное удостоверение теперь оформлять не нужно.

Выплата аванса на командировку

До начала поездки бухгалтерия выплачивает командированному аванс на оплату расходов по проживанию, питание и дорогу. Сделать это можно либо на основании служебной записки от работника с визой директора, либо на основании приказа, где могут быть указаны утвержденные суммы. Все это расчетные суммы, нормативов нет.

В общей сумме аванса можно выплатить суточные. Большинство бухгалтеров выплачивает аванс на расходы и суточные отдельными платежками. Так легче контролировать: поскольку за суточные работнику отчитываться не нужно, а за аванс – нужно.

Размер суточных не ограничен. Но, учесть в налоговой базе по прибыли можно суточные в пределах установленных лимитов: 700 рублей по России и 2 500 рублей за границей.

Командировка от двух работодателей: как оплачивать расходы?

Оплата проезда

Расходы на проезд работника в командировку «ложатся» на работодателя. Добираться к месту командировки и обратно он может на общественном транспорте (на автобусе, самолете, поезде), на автомобиле (личном, арендованном или служебном).

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, учитываются на дату утверждения авансового отчета, который составляет сотрудник по возвращении из командировки (ст. 168 ТК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если работник отправился в командировку на общественном транспорте, в подтверждение расходов на проезд он должен сдать в бухгалтерию билеты. Сейчас большинство билетов выдается в электронном формате. В бухгалтерию нужно сдать их распечатку.

К авиабилету должен быть прикреплен бумажный посадочный талон, так как именно он подтверждает, факт того, что работник «сел в самолет». Если работник воспользуется электронным посадочным талоном, его также нужно распечатать и приложить к билету.

Если билеты работник покупал сам, нужно передать в бухгалтерию документ об оплате: кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО), квитанция.

• Покупка авиабилета подтверждается маршрутной квитанцией, которая утверждена приказом Минтранса № 134.
• При покупке билетов на поезд выдается купон, оформленный по приказу Минтранса № 322. 

К расходам на проезд относят и стоимость постельного белья в поездах. На эти траты тоже должны быть подтверждающие документы. Сейчас оформить постельное белье можно сразу при покупке билета на поезда. Тогда все расходы будут сразу указаны в одном билете.

Если работник едет в командировку на служебном автомобиле, должен быть оформлен путевой лист.

Работник едет в командировку на своем автомобиле

Ограничений в выборе вида транспорта в командировке законодательство не устанавливает.

Если работник отправляется в командировку на личном транспорте, для оплаты расходов в бухгалтерию он должен быть подать служебную записку с просьбой выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ), приложив оправдательные документы (счета, квитанции, кассовые чеки и др). В этой же записке указывается фактический срок пребывания в командировке.

Оплачивая расходы на проезд в командировку на личном транспорте сотрудника, нужно иметь в виду, что здесь имеет место отдельный вид расходов – компенсация за использование личного имущества в служебных целях. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на ГСМ. Значит, отдельно оплачивать расходы сотрудника на топливо во время командировки также не следует.

Выплату компенсации можно учесть в расходах на дату перечисления денег с расчетного счета или выдачи из кассы (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Сотрудник едет в командировку на личном авто: как учесть расходы

Когда работодатель не обязан компенсировать расходы на такси в командировке?

Перелет по авиабилету можно подтвердить косвенными фактами

Как подтвердить расходы, если куплен электронный билет?

Перелет по авиабилету можно подтвердить косвенными фактами

Оплата проживания в командировке

Расходы на проживание командировка полностью оплачивает организация.

Бронировать гостиницу и покупать билеты может как сам работник, так и ответственный за это направление работы в компании сотрудник.

Затраты работника на проживание бухгалтерии может учесть в расходах  на основании подтверждающих документов:

• договор и акт об оказании гостиничных услуг;
• кассовый чек или БСО

Если работник арендовал жилье у частника, бухгалтеру нужно получить от него:

• договор аренды жилого помещения;
• расписка арендодателя в получении оплаты.

Когда расходы на рабочую поездку не получится отнести к командировочным

Оплата питания в командировке

Работодатель компенсирует сотруднику расходы на питание в служебной поездке.

Оплата питания при командировках включена в суточные с учетом лимита 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграничных командировок. Но, этих денег может быть мало. Компания вправе выплатить командированному больше.

Если по решению директора компания выплачивает работнику компенсации расходов на питание, например, в гостинице, эти суммы облагаются НДФЛ по общим правилам.

Компенсация расходов на питание работника в командировке: что с НДФЛ?

Суточные

Суточные должны быть выплачены перед командировкой. Установленные на уровне законодательства лимиты небольшие: 700 рублей – для поездок по России% 2500 рублей – для зарубежных поездок.

Нужно ли в приказе на командировку указывать сумму суточных?

Суточные выплачиваются работнику за каждый день пребывания в деловой поездке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.

Суточные не выплачивают только при однодневных командировках. Но, если работник едет в командировку за рубеж, суточные нужно выплатить в размере 50% от установленной нормы.

Размер суточных работодатель может установить самостоятельно и закрепить в Положении о командировках или Коллективном договоре. Свои лимиты могут быть выше.

Суточные сверх вышеуказанных лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Работа в командировке в выходной

Сотруднику, который работал в командировке в выходной или нерабочий праздничный день, может быть предоставлен другой день отдыха за отработанный в командировке выходной или оплата в двойном размере, как работа в выходные.

Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)

После возвращения из командировки, работнику нужно в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:

• собрать все документы, подтверждающие расходы;
• заполнить авансовый отчет, указав остаток или перерасход;
• если сотрудник потерял какой-то документ, то ему нужно составить служебную записку на эти расходы.

Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк №АО-1. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.). Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Налоговый кодекс (НК РФ) не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают командировочные расходы. Одновременно с этим, он не ограничивает компанию в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

Образец авансового отчета

ПАМЯТКА работнику, который направлен в командировку

Какие документы нужно получить у работника, вернувшегося из командировки

Командировки на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей

Работников можно направлять в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.

Для новых регионов постановлением Правительства от 28.10.2022 № 1915 утверждены свои правила. Они описывают командировки:

• работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным органам власти;
• работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.

Если работника командировали в ЛНР, ДНР, Запорожскую или Херсонскую областей, им нужно выплатить:

• средний заработок в двойном размере;
• суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;
• безотчетные суммы на возмещение дополнительных расходов в командировке.

Как вернуть НДФЛ и взносы с суточных при командировке в ДНР?

НДФЛ и взносы при командировках в новые регионы

Для профессионалов – бератор Практическая энциклопедия бухгалтера

o   Отчет о командировке

o   Срок для отчета

o   Образец авансового отчета

o   Возврат неизрасходованных сумм аванса

o   ПАМЯТКА работнику, который направлен в командировку

o   Как отразить расходы на командировку в учете