(Белгород) 31.10.2016 Рубрика: Бизнес
Оформление права первой подписи на второго человека
Наш директор часто ездит в командировки. Можно ли оформить право первой подписи еще на одного человека, кроме директора? Что для этого следует предпринять? На кого лучше оформить в плане штатной единицы?
Виктор Гриб
Консультаций: 7
В соответствии с п. 4.1 инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов» (далее — Инструкция № 153-И) для открытия расчетного счета юридическому лицу, созданному в соответствии с законодательством РФ, в банк представляются:
а) свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
б) учредительные документы юридического лица;
в) выданные юридическому лицу лицензии (разрешения), если данные лицензии (разрешения) имеют непосредственное отношение к правоспособности клиента заключать договор, на основании которого открывается счет;
г) карточка (за исключением случаев, предусмотренных п. 1.12 Инструкции № 153-И, согласно которому для открытия счета клиент обязан представить документы, предусмотренные Инструкцией № 153-И, а также иные документы в случаях, когда законодательством РФ открытие счета обусловлено наличием документов, не указанных в данной инструкции. Банк вправе не требовать представления тех документов, которые находятся в юридическом деле клиента, формируемом в соответствии с гл. 10 Инструкции № 153-И).
д) документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами, находящимися на счете, а в случае, когда договором предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными средствами, находящимися на счете, с использованием аналога собственноручной подписи, документы, подтверждающие полномочия лиц, наделенных правом использовать аналог собственноручной подписи;
е) документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица;
ж) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе либо документ, выдаваемый налоговым органом в случаях, предусмотренных законодательством РФ, в целях открытия счета.
Указанные правила применяются и для изменения перечня лиц, которые имеют право распоряжаться денежными средствами на расчетном или ином счете юридического лица. Соответственно, если возникает необходимость расширить круг лиц, которые имеют право распоряжаться денежными средствами, в кредитное учреждение необходимо представить:
— подлинник или заверенную юридическим лицом копию о наделении кого-либо из сотрудников, помимо генерального директора, правом первой подписи;
— заново оформленную карточку с образцами подписей, которая может быть заверена нотариусом или самим кредитным учреждением;
— копию паспорта лица, которому предоставляется право «дополнительной» первой подписи.
Предоставление права «дополнительной» первой подписи относится к компетенции генерального директора, если эти его полномочия не ограничены уставом юридического лица. Это может быть любой сотрудник, за исключением главного бухгалтера или бухгалтера предприятия, которым в соответствии с банковскими правилами предоставляется право второй подписи.
Упоминаемый в Инструкции № 153-И «аналог собственноручной подписи» означает электронную подпись генерального директора или «ключ» к программному продукту «банк-клиент». Таким образом, при оформлении права «дополнительной» первой подписи для соответствующего лица одновременно для него может быть оформлено и право на использование «аналога собственноручной подписи». Для этой цели приказ о предоставлении права «дополнительной» первой подписи должен содержать соответствующее указание, а в определенных случаях должно быть подписано дополнительное соглашение к договору банковского счета юридического лица.
Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.
Может ли ИП наделить правом первой подписи другого человека?
Право руководителя
Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:
- ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
- ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.
Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.
Как заполнить карточку образцов подписей для банка?
Права работников организации и третьих лиц
ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.
Причины могут быть различными:
- болезнь, отпуск, командировка руководителя;
- круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
- значительные объемы документооборота.
Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:
- За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
- Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
- Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
- Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.
Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.
Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.
Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.
Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).
Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.
Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:
- персональные данные замещающего лица;
- перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.
Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.
На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.
Главный бухгалтер и право второй подписи
Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.
В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):
- денежные;
- расчетные;
- касающиеся финансовых обязательств и кредитов.
В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.
Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.
Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.
Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.
Тезисно
- Право подписи руководителя на документах организации является абсолютным, проистекает из норм ГК РФ и ряда федеральных законов, подзаконных актов. Это право может быть передано любому лицу в организации или вне ее на основании приказа, доверенности.
- Если в силу Устава у организации два равно наделенных полномочиями руководителя, право первой подписи определяет Устав. Право второй подписи главного бухгалтера не возникает автоматически, при заключении трудового договора. Им работник может быть наделен так же, как и правом первой подписи – на основании доверенности либо приказа.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Право первой подписи банковских документов
Право первой подписи банковских документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Право первой подписи банковских документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 22.09.2021 по делу N 77-3766/2021
Приговор: По ч. 2 ст. 145.1 УК РФ (невыплата заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат).
Определение: Приговор оставлен без изменения.Доводы кассационной жалобы осужденного о тяжелом материальном положении организации не свидетельствуют о невиновности осужденного, поскольку судом установлено, что сумма денежных средств, поступавших на предприятие, позволяла погасить задолженность по заработной плате. Однако, как установлено судом, Б., являясь руководителем ООО «УК МЭК», наделенный правами и полномочиями управленческого, распорядительного и руководящего характера, имея, в том числе, право первой подписи в финансово-хозяйственных документах, распоряжения имуществом общества, для обеспечения его деятельности, заключения договоров с субподрядчиками, открытия банковских счетов, организации бухгалтерского учета и выплаты заработной платы, при наличии задолженности в выплате заработной плате, отдавал распоряжение о распределении и расходовании денежных средств без соблюдения очередности платежей.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Нормативные акты
По умолчанию право первой подписи есть только у генерального директора — он выступает от лица компании и заверяет все документы. Когда бумаг становится слишком много, право подписи некоторых документов передают сотрудникам.
Право первой подписи, или подписи директора, — это полномочие удостоверять все документы, которые возникают в процессе работы бизнеса, — кадровые, финансовые, гражданско-правовые, локальные нормативные акты и другие.
Это право появляется у руководителя компании после ее создания: он единственный, кто может подписывать документы от лица компании без специального приказа или доверенности.
В корпорациях — компаниях, где высший орган состоит из собрания участников, — может быть несколько руководителей, если это закреплено в уставе организации. Тогда право первой подписи есть у всех директоров и их подписи имеют одинаковую силу.
Руководители могут делегировать свое право подписи на документах другим работникам или третьим лицам. Это полезно, чтобы работа компании не останавливалась, когда директор не может подписать документ:
- во время болезни, отпуска или командировки;
- из-за круглосуточной или ежедневной работы компании;
- потому что документов стало очень много.
Право подписывать внутренние документы можно передать приказом, а для остальных нужна доверенность. С правом подписи поверенный не получает всех полномочий руководителя. В приказах и доверенностях указывают перечень документов, в которых человек сможет расписываться вместо директора. Например, руководителю отдела кадров можно позволить принимать сотрудников на работу без согласования с гендиректором.
Главному бухгалтеру обычно дают право подписывать платежные поручения, финансовые документы, бухгалтерскую, налоговую отчетность, подавать запросы и пояснения в налоговую без согласования с руководителем, чтобы директор компании не подписывал каждый документ. То есть в этих документах главбух выступает от лица организации, тогда как по умолчанию это может делать только директор.
Передавать право подписи не обязательно. Например, ИП с небольшим бизнесом может самостоятельно подписывать все необходимые документы, даже если у него есть бухгалтер.
Вторая подпись ставится после первой в документах, где это необходимо. В них первой подписью считают подпись директора компании, второй — главного бухгалтера.
Есть установленные формы, которые менять нельзя, например счета-фактуры, платежного поручения, приходного и расходного кассовых ордеров. Формы других документов организация устанавливает сама. Если в установленной форме нужны первая и вторая подпись, то нужно ставить обе. Если организация использует форму с одной — первой подписью, то вторая не нужна. Например, это касается первичных документов — накладных, актов выполненных работ.
Есть исключение: в счетах-фактурах, которые подтверждают сумму НДС, предъявленную продавцом покупателю, должно быть две подписи, это указано в налоговом кодексе. Если директор сам ведет бухучет, то он должен расписаться дважды.
Само понятие «право первой и второй подписи» не упоминается в гражданском, налоговом, бухгалтерском и трудовом законодательстве. Есть только подпись директора, которой можно заверить что угодно. Руководитель может делегировать сотрудникам или сторонним людям и компаниям право подписывать за него некоторые документы.
Передать право подписи можно либо штатному сотруднику, либо стороннему лицу, с которым заключен договор на оказание возмездных услуг или иное соглашение.
В компаниях, чтобы передать сотруднику право подписи, нужно издать приказ. ИП передают право подписи только по доверенности — о ней расскажем в следующем разделе.
Приказ позволяет сотруднику подписывать только внутренние документы и счета-фактуры. Если нужно больше полномочий, тоже нужна доверенность. Утвержденной формы у такого приказа нет, можно написать в произвольной. В документе должны быть:
- реквизиты компании;
- дата, номер приказа и цель издания — например, «для своевременного оформления бухгалтерской документации»;
- Ф. И. О. человека, которому передается право, и его должность;
- перечень передаваемых полномочий — нужно описать, какие виды документов поверенный сможет подписывать без заверения директора. Если хотите передать право второй подписи в его классическом понимании — вторая подпись в документе после отметки директора, — это тоже нужно указать;
- дата и срок делегирования — срок может быть любым: день, год или неограниченный;
- подпись директора или другого лица, уполномоченного действовать от его имени: если руководитель компании до этого передал исполнительному директору полномочия передавать право подписи.
Формально передать право подписи можно любому сотруднику. Однако логичнее давать работнику право подписывать только те документы, которые касаются его служебных обязанностей. Например, если сотрудник не занимается распределением денег, формированием и направлением платежей, незачем давать ему право заверять финансовые документы.
Если руководитель хочет передать право подписи на документах, которые покидают пределы компании, нужно оформлять доверенность. Доверенностью делегируют полномочия сотрудникам, внештатным работникам или родственникам.
ИП всегда передает право подписи документов доверенностью: приказы издают только компании. Кроме того, ИП не может передать право подписи на первичных документах — накладных, актах выполненных работ или оказанных услуг и других.
Можно передать право подписи другой компании, которая, например, ведет бухгалтерию или принимает грузы от имени вашей организации. Тогда доверенность оформляется на руководителя компании-партнера.
Чтобы передать право подписи другой компании, между вами должен быть заключен договор с прописанными обязанностями сторон. Как вариант, это может быть договор об оказании услуг или агентский договор. Если он уже есть, новый заключать не нужно.
В дополнение к договору составляют доверенность на представление интересов. Особой формы такого документа тоже нет, его составляют по нормам гражданского законодательства. В доверенности должны быть:
- номер доверенности по внутреннему документообороту, место и дата подписания;
- реквизиты доверителя. Для ИП: имя предпринимателя, ОГРНИП, адрес регистрации. Для компаний: название, ОГРН, ИНН, КПП, адрес местонахождения;
- информация о доверителе — в компаниях обычно это директор. Нужно записать его должность, документ, на основании которого он может передавать право подписи, — устав, паспортные данные доверителя. ИП могут пропустить этот пункт;
- подробное описание полномочий, которые возлагает доверитель, — полный перечень документов, которые поверенный сможет подписывать;
- срок действия доверенности — если не указать конкретных сроков, доверенность будет действовать один год со дня подписания;
- информация, может ли поверенный передоверять свое право подписи;
- подписи поверенного и директора.
Если человек заверяет документ по доверенности, он должен указывать ее номер. Например, «Главный бухгалтер (по доверенности от 15.06.2021 № 15)». Это значит, что у главного бухгалтера есть право подписать этот документ, поскольку он получил его по доверенности № 15, — так можно проверить, действительно ли у него есть такое право и не закончился ли срок его действия.
Формулировки «за главного бухгалтера» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера» не подойдут, поскольку человек получил полноценное право, а не статус временно исполняющего обязанности.
Бухгалтер, который отправляет отчетность в налоговую, обычно работает по доверенности, ведь документы покидают пределы компании. Бумажную копию доверенности можно отнести лично в налоговую или отправить почтой ценным письмом с описью вложения. В электронном виде можно отправить через систему электронного документооборота. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.