01.01.70
Положение об адаптации новых сотрудников.
Хорошо продуманный процесс адаптации позволяет сотрудникам быстрее «прижиться» в компании и выйти на уровень своей максимальной эффективности. По сути, совершенствование данного периода нужно скорее не новичкам, а самой организации, т. к. именно она заинтересована в получении максимальной отдачи от своих сотрудников.
При планировании сопровождения на данном этапе необходимо продумать каждую мелочь. Выстроенный на высоком уровне данный процесс — это мощный инструмент для создания позитивного имиджа компании, а также мотивации к работе.
Как правило, кадровая политика, касающаяся периода адаптации прописывается в виде «положения об адаптации», которое позволяет стандартизировать и утвердить процесс прохождения испытательного срока на всех организационных уровнях. В качестве примера может быть рассмотрен документ, приведенный ниже.
Положение об адаптации вновь принятых сотрудников.
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение предназначено для внедрения единой процедуры адаптации во всех структурных подразделениях ООО « ».
1.2. Процедура адаптации работников ООО « » направлена на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества ошибок, связанных с включением в работу, формирование позитивного образа компании, уменьшение дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.
1.3. Продолжительность адаптационного периода по времени совпадает со сроком испытания, если таковой при заключении трудового договора соглашением сторон устанавливается работнику.
1.4. Данное Положение должны знать и использовать в своей работе ответственные за адаптацию сотрудники компании:
— Руководители структурных подразделений;
— Сотрудники компании, назначаемые наставниками вновь принятых сотрудников;
— Сотрудники отдела персонала.
1.5. Функция управления адаптацией вновь принятых работников ООО « » возлагается на менеджера по персоналу.
2. Программа работы с сотрудником на период испытательного срока
2.1. Критерий эффективности прохождения испытательный срок (далее — ИС) будет определяться по 2 показателям:
— критерий эффективности работы — выполнение плана работы на период ИС
— критерий эффективной адаптации — положительное заключение менеджера по персоналу
— результат социометрии
2.2. Критерий эффективности работы определяется выполнением плана работы на испытательный срок, который составляет и контролирует его выполнение непосредственный руководитель. (Форма 1 в конце положения).
Составляется календарь встреч с непосредственным руководителем по принципу: первая неделя – каждый день после рабочего дня, вторая неделя – 1 раз в неделю и т.д.
Цель встреч — координирование работы сотрудника, определение сильных и слабых сторон в работе, фокусирование сотрудника на результат.
2.3. Критерий эффективной адаптации определяется планом работы с менеджером по персоналу. Составляется календарь встреч с менеджером по персоналу по принципу: первая неделя – в первый рабочий день и в конце недели после встречи с непосредственным руководителем, вторая и последующие недели испытательного срока – в конце каждой недели.
Цель встреч – помочь человеку быстрее и легче адаптироваться в компании. А также определить сильные стороны человека и стороны, которые необходимо развивать для успешной работы, определить его мотивацию, потенциал.
2.4. Социометрия. Сотрудники, с которыми «новичок» работал и общался в период ИС анонимно оценивают его по предложенной схеме (Форма 2. в конце положения).
Цель социометрии: понять насколько «новенький» легко создает отношения, адаптируется и справляется с возникающими трудностями.
После прохождения испытательного срока непосредственный руководитель заполняет лист Оценки работника после прохождения ИС (Форма 3. в конце положения).
Менеджер по персоналу проводит социометрию. Он предоставляет свое заключение и результат социометрии.
В последний день ИС проводится собрание: непосредственный руководитель и менеджер по персоналу. На собрании решается вопрос о дальнейшем сотрудничестве с сотрудником и определяется его план дальнейшего развития, разрабатываются критерии оценки его работы.
3. Порядок проведения адаптации
3.1. Программа адаптации сотрудников состоит из трех основных частей – общей, технической и индивидуальной, и рассчитана на весь испытательный срок.
3.2. Общая часть предполагает формирование общего представления о компании, особенностях взаимоотношений компании и работника. Проводится в 1-й день работы сотрудника и состоит из 3-х этапов.
3.2.1. Оформление документов о приеме на работу.
Основной задачей данного этапа является оформление трудовых отношений с сотрудником. Для этого сотруднику необходимо заполнить и подписать в Отделе персонала в первый день работы следующие документы: анкету, личную карточку, заявление о приеме на работу, трудовой договор, договор о материальной ответственности (если нужно). Документы оформляются при наличии у сотрудника трудовой книжки, паспорта, копии диплома (аттестата), ИНН, свидетельства пенсионного фонда, военного билета, копии свидетельства о рождении детей, справки о доходах с последнего места работы.
Сотрудник заполняет анкету «ККС», которая передаётся в отдел системного администрирования для получения личного пароля доступа в сеть.
Данные сотрудника передаются менеджером по персоналу секретарю на «ресепшн» (ФИО, электронный адрес, должность, отдел).
3.2.2. Введение в организацию.
В течение этапа введения в организацию новые сотрудники должны быть ознакомлены с организационной структурой компании, правилами внутреннего трудового распорядка организации, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовым функциям работника, порядком оплаты и стимулирования труда, порядком оплаты отпуска и больничных листов, с краткой историей, основными положениями корпоративной культуры ООО « ». Для ознакомления вновь принятому сотруднику вручается диск с презентацией компании (либо презентация скачивается с сетевого диска). В презентацию входит следующая информация:
• Информация о компании;
• Структура ООО « »;
• Схема расположения офисных помещений;
• Список сотрудников компании с указанием их служебных телефонов;
• Корпоративные правила;
• Правила пользования локальной сетью, Интернет, междугородней и мобильной связью;
• Правила пропускной системы.
3.2.3. Введение в подразделение.
После знакомства с компанией, сотрудник Отдела персонала представляет нового сотрудника коллективу компании и показывает основные помещения офиса. Руководитель подразделения обязан ознакомить сотрудника с функциями и структурой отдела, порядком взаимодействия отдела с другими подразделениями компании, должностными обязанностями вновь принятого сотрудника. Руководитель определяет задачи сотрудника на период испытательного срока, степень его ответственности и критерии оценки успешности прохождения процесса адаптации, показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов и других рабочих материалов общего пользования. Сотрудник Отдела системного администрирования регистрирует нового сотрудника в качестве пользователя сети компании, определяет внутренний номер и проводит инструктаж по использованию технических средств, включая ограничения по пользованию.
3.3. Техническая часть.
Данный раздел касается новых сотрудников коммерческого отдела (менеджеров по продажам), а также менеджеров по работе с клиентами (эккаунт-менеджеры).
Включает в себя детальное ознакомление с услугами компании, спецификой предоставления тех или иных услуг, цен и тарифов, особенностями работы с теми или иными заказчиками-клиентами и т.д.
Данный этап проводится в первые дни адаптационного периода и может длиться от 1 до 3 рабочих дней.
3.4. Индивидуальная часть.
Включает в себя более детальное ознакомление с деятельностью компании, более детальное ознакомление с должностью и спецификой предстоящей работы, приобретение конкретных навыков, специфичных для данной должности. Индивидуальная программа адаптации рассчитана на оставшийся период прохождения испытательного срока, определяется непосредственным руководителем, и включает 2 этапа.
3.4.1. Назначение наставника.
Для надлежащей организации процесса адаптации вновь принятому работнику из числа персонала структурного подразделения по представлению руководителя этого подразделения, может назначаться наставник. По окончании испытательного срока наставник (либо непосредственный руководитель) оценивает работу нового сотрудника, заполняет Бланк аттестации и передает в Отдел персонала.
3.4.2. Вхождение в должность.
Этот этап предполагает полное освоение сотрудником своих должностных обязанностей, хорошую ориентацию в компании, ее деятельности и структуре.
4. Аттестация по результатам испытательного срока.
4.1. В целях подведения итогов адаптации менеджер по персоналу организует проведение аттестации по результатам испытательного срока.
4.1.1. За 5 рабочих дней до окончания испытательного срока сотрудника менеджер по персоналу оповещает сотрудника и ответственных за его адаптацию о дате проведения аттестации по результатам испытательного срока, выдает сотруднику бланк Отчета, руководителю подразделения — Бланк аттестации сотрудника.
4.1.2. Сотрудник Отдела персонала на основании опроса ответственных за адаптацию заполняет бланк Общей оценки сотрудника и передает руководителю подразделения.
4.1.3. Адаптация считается успешной, если работник усвоил и закрепил необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы, принят коллективом, принимает и разделяет корпоративные ценности Компании.
4.1.4. На основании данных опроса об успешности прохождения сотрудником испытательного срока Генеральный директор/Коммерческий директор/Руководитель подразделения принимает решение об увеличении заработной платы в соответствии с окончанием испытательного срока либо о продлении испытательного срока без увеличения зарплаты.
4.1.5. Если работник, проходящий первичную адаптацию, не справляется со своими обязанностями во время срока испытания и соответственно адаптационного периода, то по ходатайству руководителя структурного подразделения он может быть уволен (как не выдержавший испытания).
4.1.6. Руководитель структурного подразделения обязан в течение 2-х рабочих дней сообщить аттестуемому сотруднику результаты прохождения испытательного срока и рекомендации по дальнейшему вхождению в должность.
Источник:http://hr-expert.net/2009/02/11/polozhenie-ob-adaptacii-novyx-sotrudnikov/
Все вливаются в новый коллектив по-разному. Один через три дня уже душа компании, неформальный лидер и всеобщий любимец. Но это редкость. Обычно для новичка первое время на новом месте — тот еще стресс. Человек никого не знает, в работу еще не вник. Давайте вместе разбираться, как помочь новому сотруднику адаптироваться в коллективе, разобраться в особенностях работы и стать частью команды. Вперед!
Работа с адаптацией состоит из двух больших частей. Часть первая — помочь новому работнику влиться в коллектив. Вторая — освоиться с профессиональными обязанностями. Эти части можно и нужно совмещать — все должно происходить параллельно. Начнем с социализации.
Социализация
Правило первое — начните с себя
В первый день на новом месте пригласите человека к себе и проведите с ним беседу. Расскажите о компании, ее структуре, корпоративной культуре, особенностях направления работы. Проведите его по отделам, покажите, где и что находится. Это вам как руководителю понятно и известно, где отдел кадров, где бухгалтерия, а где уборная. А новенькому — нет! Не нужно, чтобы он тратил время на поиски необходимого кабинета — пусть лучше займется изучением должностных обязанностей.
Правило второе — представьте нового сотрудника коллективу
Как руководитель, это тоже должны сделать вы. Сразу предостережем от распространенной ошибки. Не используйте школьный формат, когда новенького ставят к доске и говорят всему классу: “Познакомьтесь, это Маша, наша новая ученица”. Такое знакомство — сильнейший стресс. А начинать знакомство со стресса — не самая лучшая идея. Поэтому мы советуем поступить по-другому.
На первое время лучше закрепить нового работника за опытным наставником. К этому вопросы мы вернемся чуть ниже, когда будем рассказывать о профессиональной адаптации. А сейчас главное — знакомство. Пригласите обоих к себе в кабинет и представьте их друг другу. И пусть идут работать. Поверьте: дальше сами разберутся и без вас. И перезнакомятся, и общий язык найдут. Это тонкий психологический момент — в присутствии начальника подчиненные ведут себя иначе, чем без него. Они чувствуют себя свободнее и раскованнее. Поэтому знакомство произойдет в самой легкой форме.
Правило третье — вовлекайте нового сотрудника в неформальную жизнь коллектива
Итак, первое знакомство прошло, новый сотрудник уже некоторое время работает в коллективе. Чтобы закрепить эффект и ускорить адаптацию, переходим к следующему этапу. Мы уже писали о том, как важны неформальные мероприятия для формирования командного духа. Корпоративы, выезды на природу, спортивные состязания — все это способствует сплочению сотрудников. Поэтому сразу же приглашайте новых работников на такие мероприятия. И постарайтесь, чтобы им было максимально комфортно. Не дело, когда новичок стоит у стеночки и скучает.
Правило четвертое — оградите человека от токсичных сотрудников
На первых порах новички рады любому знакомству в коллективе. И могут подружиться с теми, кто не очень хорошо на них повлияет, изначально задав негативный настрой. Почти в каждой команде есть те, кто вечно ноет о маленькой зарплате, некомпетентности руководства, субъективном отношении и так далее. Мы уже писали про токсичных сотрудников — оградите новеньких от их влияния.
Вы как руководитель как никто другой знаете коллектив. Поэтому постарайтесь мягко направлять нового сотрудника в его первых знакомствах. Опишите, кто что из себя представляет. Мол, это Иван Иванов, наш лучший работник месяца. А это Петр Петров, он первый кандидат на увольнение. Делай выводы сам, чувак. Если чувак умен — он поймет ваши тонкие намеки.
Делать это надо максимально мягко. Скорее всего, ваши слова дойдут до всех — работники любят потрепаться и пообсуждать слова руководителя за перекуром или обедом.
Теперь перейдем к более важной части — профессиональной адаптации. Здесь также есть несколько правил.
Профессиональная адаптация
Правило первое — оцените компетентность сотрудника
Даже если новый работник — профессионал, каких мало, тонкостей именно вашей деятельности он не знает. В первые же дни работы выберите время и подробно пообщайтесь. Объясните суть задач и поинтересуйтесь, все ли человеку понятно в его работе. Не спрашивайте прямо — часто работник, не желая ударить в грязь лицом, говорит, что ему все понятно, а на самом деле просто боится, что его сочтут некомпетентным. Используйте обходные пути. Вопросы формулируйте примерно так:
- какие задачи из тех, которыми мы занимаемся, вызывают у вас наибольшие (наименьшие) сложности?
- чем из того, что мы здесь делаем, вам раньше не приходилось заниматься?
- чему бы вы хотели научиться?
Ну и так далее. По ответам станет понятно, где у нового сотрудника пробелы в навыках и умениях.
Отдельно поговорите с членами коллектива, с которыми работает новичок. Но тоже не сразу, а через некоторое время, когда остальные работники уже присмотрятся к нему.
Если вы закрепили нового работника за опытным специалистом — спросите у него. А дальше делайте выводы: какую работу поручать новичку, а какую еще рановато, куда направить его учиться и так далее.
Правило второе — всегда отвечайте на вопросы нового сотрудника касательно его профессиональных обязанностей
Повторимся: большинство работников боятся показаться некомпетентными. Поэтому неохотно задают вопросы, особенно руководителю, и варятся в собственном соку. Проходит время, ответы на вопросы так и не найдены и спрашивать уже неудобно. Есть риск, что могут ответить: “Да ты уже полгода работаешь, а элементарных вещей не знаешь! Ну ты даешь!”
Поэтому сразу дайте понять, что новый сотрудник всегда может задать свой вопрос и получить на него ответ. Можно прямо вот так: “Вы только что устроились и мы понимаем, что у вас есть вопросы. Сейчас вы можете спрашивать все — это будет уместным. Через год что-то спрашивать будет стыдно”.
Если не можете ответить сами — попросите разобраться в задаче других работников.
Правило третье — первое время будьте снисходительны
На первых порах новички будут ошибаться. И спрашивать с них так же, как и с опытных сотрудников, в корне неправильно. Если новичок допустил оплошность — не лишайте его премии и не наказывайте, а вместе разберитесь в ситуации: почему она произошла и как сделать так, чтобы это не повторялось впредь.
Пусть у человека будет какой-то период, когда ему позволительны мелкие ошибки. Которые, разумеется, были допущены неумышленно. В зависимости от специфики работы этот период может быть до одного года. Понятно, что грузчик или дворник с первого дня должен работать, как и все остальные. А вот программисту, да еще и только после университета, времени потребуется намного больше.
Правило четвертое — обучайте всех новых сотрудников
Вне зависимости от рода вашей деятельности — будь то интернет-торговля, производственное предприятие или салон красоты, вы должны постоянно проводить обучение сотрудников. В идеале — в учебных центрах. Либо отправлять их на семинары, конференции и лекции. И все новички должны находиться первыми в списках на обучение. Очень часто бывает так, что работодатель посылает учиться одних и тех же. Это в корне неправильно. Появляется расслоение в коллективе. Причем недовольны все — и те, кто вечно учится (“Да почему опять я-то?!”) и те, кого прокачиваться не отправляют. Да и для работы это плохо: в коллективе есть один прокачанный специалист и все остальные.
Если не можете организовать обучение на стороне — вполне можно провести его самостоятельно. Подготовьте материал, распечатайте наглядные пособия и картинки и вперед. Есть еще одна распространенная практика. Сначала посылают учиться одного работника. Он едет на курсы, а потом обучает всех остальных. Так экономится и время, и деньги.
Правило пятое — интересуйтесь, как у сотрудника идут дела на новом месте
Проявляйте интерес к его успехам, вместе разбирайте ошибки. Человек должен чувствовать, что его не бросили в новом коллективе на произвол судьбы. Через недельку после начала трудовой деятельности пригласите его к себе и разберите эти несколько дней. Что нравится, что — не очень, какие вопросы вызывают наибольшие трудности.
Не стоит ограничиваться дежурным “Ну, как дела? Осваиваешься? Ок”. Разбирайте все подробно, но не перебарщивайте. Иначе можно получить абсолютно несамостоятельного сотрудника, который потом будет бегать к вам с каждой бумажкой. К тому, что начальник решает все проблемы сам, работники привыкают очень быстро и начинают этим злоупотреблять. Помните статью про делегирование полномочий? Перечитайте еще раз.
Сразу приучите человека к тому, чтобы он приходил к вам с вариантами решения проблемы, а не с вопросом “А как тут делать?”.
Правило шестое — интересуйтесь мнением работника
Для вас новый сотрудник — отличная возможность выявить слабые стороны вашей компании или отдела. Человек всегда приходит со свежим взглядом на вещи и видит, что можно улучшить. Тем более, если он до вас работал еще в нескольких местах. Возможно, у прежнего работодателя какие-то моменты были проработаны лучше, чем у вас. Дайте новичку высказаться на эту тему. Тем самым вы убьете двух зайцев: во первых, новый работник будет знать, что его мнение что-то значит, а во-вторых, узнаете о своих упущениях.
Правило седьмое — сразу давайте новичку право голоса
Это вытекает из предыдущего пункта. Не стоит думать, что раз работник новый, то он ничего не понимает и не даст ценный совет. Очень даже понимает и очень даже даст. Поэтому при обсуждениях и принятии решений интересуйтесь и мнением новичка. Если специалист только после университета или колледжа — вообще красота. Дело в том, что такие люди будут стараться все делать по учебнику, то есть правильно. Вы-то, как и большая часть коллектива, давно махнули рукой на мелкие нарушения, ошибки и неправильную организацию работ. Или просто их не замечаете — это называется “глаз замылился”.
Только что отучившийся работник эти вещи видит сразу. Больше того, у многих это вызывает справедливое возмущение — учили то их другому, а тут все не так. Потому с помощью новичка можно устранить многие упущения — достаточно только давать ему право голоса и прислушиваться к его мнению.
Несколько общих советов напоследок
- Будьте открыты и доброжелательны. Это правило касается не только новичков, но и всех остальных сотрудников.
- Будьте честны. Сразу раскройте сотруднику все карты: размер зарплаты, возможные наказания за нарушения, негласные правила компании.
- Своевременно корректируйте поведение работника. Если человек что-то делает не так и вы это видите — говорите об этом сразу. Человеческая натура такова, что все сразу чувствуют слабину начальства. Не наказали пару раз за опоздание — будьте уверены: они быстро войдут в привычку.
- Вовремя принимайте решения о судьбе нового работника. Если человек находится на испытательном сроке и вы видите, что вам не по пути, то лучше расстаться сразу. Именно для этого и дается пробный период.
А вы как поступаете, когда в коллектив приходит новый сотрудник? Напишите нам в комментариях в соцсетях — обсудим вместе!
Возможно вам также будет интересно:
Как придумать артикул для товара
28.08.2023
Артикул товаров помогает сотрудникам магазина или склада быстро и точно опознавать их. Такая система идентификации позволяет исключить путаницу при формировании…
РУКОВОДСТВО ПО АДАПТАЦИИ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ
Эффективная программа адаптации гарантирует скорейшее введение новых сотрудников в курс дела, оказание им содействия в том, чтобы они почувствовали себя частью команды и начали вносить свой вклад в решение производственных задач. Товарищи играют важнейшую роль в достижении этих целей. Как показывают исследования, удержание персонала и повышение эффективности его работы зависит скорее от решения социальных вопросов, чем от уровня заработной платы вознаграждений.
В случае, если Товарищи делают все, чтобы новые сотрудники чувствовали поддержку и ощущали себя частью команды, Новые сотрудники скорее всего добьются успеха и закрепятся в компании надолго.
Как Товарищ, вы должны сыграть важную роль в оказании помощи новым членам команды во вхождении в роль; вы должны оказывать поддержку и по-дружески объяснять правила игры в компании.
Для того, чтобы быть уверенными, что всем новым сотрудникам организации оказывается радушный прием, мы разработали обязательную Программу адаптации для всех новых сотрудников.
Контрольный листок товарищеской взаимопомощи
Обязательно обеспечьте выполнение следующих действий в отношении Новых сотрудников. Согласуйте с вашим местным Советником по кадровым вопросам (HR Adviser) любые дополнительные действия, которые могут потребоваться на вашем конкретном участке.
Роль и сфера ответственности Товарища – обеспечить Новому сотруднику поддержку и
Получите у Линейного менеджера (Line Manager) подтверждение, что вы назначены
Официальным запуском процесса адаптации следует считать момент, когда Координатор подтверждает, что все предшествующие найму проверки завершены и Новый сотрудник может приступить к работе. После этого Координатор уведомляет Нового сотрудника, Линейного менеджера, Кадровую службу и других заинтересованных лиц о запуске процесса адаптации.
Задача: Предупредить Линейного менеджера и всех заинтересованных лиц о скором появлении Нового сотрудника с тем, чтобы они могли начать готовиться к его приему.
Сроки: Предпочтительно завершить как можно быстрее после согласия Нового сотрудника на предложение о работе, но не позднее, чем за 10 дней до даты прихода Нового сотрудника.
· Получить письмо/электронное сообщение о начале процесса адаптации от Советника по кадровым вопросам.
· Подготовиться к выполнению вашей роли, ознакомившись с Руководством для Товарищей
· Изучить Рекомендуемый План действий для первого дня
Линейный менеджер направляет два приветственных сообщения Новому сотруднику. Линейный менеджер делает телефонный звонок когда кандидат принимает предложение о найме. Второе сообщение представляет собой персонифицированное приветственное электронное сообщение или звонок, направляемые накануне первого дня работы Нового сотрудника.
Задача: Очень важно, чтобы Новый сотрудник почувствовал, что ему рады. Этот шаг гарантирует, что Новый сотрудник получает радушный прием и начальную информацию.
Сроки: Этот этап должен быть завершен накануне даты начала работы Нового сотрудника, если это не противоречит местному законодательству.
· Оказать содействие Линейному менеджеру в организации первого рабочего дня Нового сотрудника.
· Подготовиться к выполнению роли Товарища
· Подтвердить вашу роль и ожидания у Линейного менеджера
· Обсудить с Линейными менеджерами вопросы, которые они хотели бы видеть подготовленными и выполненными вами в первую неделю.
Первый день Нового сотрудника.
· Убедитесь, что имеется необходимая информация об организации (например, блок-схема организации)
В случае поручения от Линейного менеджера, оказать содействие и принять участие в обеспечении следующего:
· Мобильного телефона, именной таблички, канцелярских принадлежностей
· Включения в систему IT
· Справочного номера
· Корпоративной кредитной карточки
· Доступа к операционным приложениям
· Уведомление экспедиции
· Установки телефона/системы голосовых сообщений
· Включения имени Нового сотрудника в рассылочный списки
· Доступа к открытой базе данных департамента
· Доступа к факультативному программному обеспечению
· Актуализировать информацию о департаменте (например, организационную схему, графики отпусков и смен).
Первый день начинается с сердечного приветствия и Базовой адаптационной сессии, выполняемыми Уполномоченным по организации первого дня, заранее назначенным Кадровой службой.
Задача: гарантировать, что все, необходимое для начала работы Нового сотрудника, подготовлено вовремя и он может приступать к выполнению своих обязанностей.
Сроки: Следует завершить этап в Первый день.
После завершения Базовой адаптационной сессии Новый сотрудник сообщает в департамент о совместных действиях с Линейным менеджером, который помогает Новому сотруднику в изучении информации о предприятии, департаменте, его/её роли в оказании содействия Новому сотруднику. Также Линейный менеджер поможет Новому сотруднику изучить Контрольный листок Нового сотрудника, Индивидуальную программу адаптации Нового сотрудника, и приступит к реализации плана выполнения программы..
Сроки: Следует завершить этап в Первый день.
· Встретить Нового сотрудника и помочь Линейному менеджеру в адаптации Нового сотрудника в департаменте.
· Ознакомить Нового сотрудника с производственными условиями, включая рабочее место или стол
· Сообщить номера телефона/факса – коды короткого набора, голосовой почты
· Объяснить расположение объектов инфраструктуры
· Ознакомить с компьютерным оборудованием
· Ознакомить с системами электронного выставления/подтверждения счетов
· Оказать помощь в ознакомлении с другими видами деятельности по просьбе Линейного менеджера
· Оказать Линейному менеджеру содействие в разъяснении адаптационного процесса Новому сотруднику. При получении указаний Линейного менеджера, помочь в организации следующего:
· Выдача ключей от офиса и т. п.
· Ознакомление Нового сотрудника с финансовыми системами
· Адаптация к работе с компьютерными системами , включая подключение, доступ к электронной почте
· Объяснить схему пользования номерами службы технической поддержки
· Объяснить правила пользования системой «Кадровая служба»
· Инструкции по кадровым процессам
· Дать советы по применению платежных ведомостей в режиме онлайн, рабочих графиков и соблюдению норм и правил
· Проконсультировать по применению схем Индивидуальной самопомощи
· Объяснить правила информирования в случаях невыхода на работу: больничный, отпуск, командировка и т. п.
· Объяснить Новому сотруднику правила возмещения расходов
· Объяснить правила командирования и заказа билетов , как планировать командировки, подача заявлений на командировку
Задача: Очень важно, чтобы Новый сотрудник знал тех лиц в организации, с кем ему необходимо контактировать в первую очередь. В рамках этого шага гарантируется, что Новый сотрудник получит возможность встретиться с основными заинтересованными лицами и узнать о их работе. Как минимум, в число членов сети таких лиц должны войти Линейный менеджер, коллегии. В идеальном случае создание такой сети должно начаться в Первый день или вскоре после него. Ключевой контактной фигурой для Нового сотрудника должен быть представитель Кадровой службы. HR менеджер обязан в обязательном порядке установить контакт с Новым сотрудником в первую неделю.
Сроки: В идеальном случае следует начать выполнение этапа в Первый день. Следует завершить этап в течение месяца с даты начала.
· Помочь Новому сотруднику встретиться с основными заинтересованными лицами
· Организовать мероприятие в рамках которого Новый сотрудник мог бы встретиться со всеми членами команды
· Помочь включиться в местную жизнь, принять участие в адаптационных мероприятиях, вступить в социальные сети сотрудников
· Способствовать вступлению в клуб начинающих карьеру профессионалов
· Представить Нового сотрудника другим новым сотрудникам
· Пригласить Нового сотрудника на обед
Задача: Обязательная подготовка отражает основные стандарты деятельности компании. На этом этапе необходимо гарантировать, что базовая подготовка четко структурирована и может быть завершена без особых сложностей.
Сроки: Следует завершить этап в течение месяца с даты начала.
· Узнать у Нового сотрудника, не нуждается ли он в помощи для завершения обязательной подготовки.
· Ознакомить Нового сотрудника с Пакетом льготных предложений для персонала и политиками компании
Задача: Для того, чтобы добиться успеха, Новый сотрудник должен четко понимать производственные цели и потребность в профессиональном развитии, способном обеспечить их достижение. В рамках данного шага Новый сотрудник и Линейный менеджер обязаны обсудить и согласовать эти вопросы.
Сроки: Следует завершить этап в течение двух-трех месяцев с даты начала работы Нового сотрудника.
Оказать содействие Новому сотруднику в постановке задач, проведении Оценки индивидуальных показателей деятельности и составлении Индивидуального плана профессионального развития .
Задача: Через семь месяцев после начала работы Новому сотруднику направляется конфиденциальный Опросный лист по адаптации . Для организации весьма важно получить информацию о том, как проходит адаптация. Такая информация получается в ходе непрерывного диалога между Новым сотрудником и Линейным менеджером. В рамках данного шага организация получает информацию о том, как идут дела в целом.
Сроки: Следует завершить этап в седьмой месяц с даты его начала.
Настоятельно рекомендуйте Новому сотруднику заполнить опросный лист по адаптации.
Задача: Важно анализировать достижения на фоне поставленных задач и планов профессионального развития, чтобы получать непрерывный поток информации по каналам обратной связи. На этом этапе гарантируется реализация именно такого подхода.
Сроки: Следует завершить этап в период между шестым и девятым месяцем с даты начала.
· Анализировать прогресс процесса адаптации – оценить эффективность товарищеской помощи.
· Консультировать и оказывать поддержку по всем вопросам и помогать решать проблемы.
Задача: Наставничество/менторство рассматривается как важный элемент оказания поддержки Новым сотрудникамM в период их адаптации, поскольку оно открывает для них возможность лучше понять принципы функционирования организации и её культуру. На данном этапе гарантируется предоставление наставнической/менторской помощи.
Сроки: Следует завершить этап в период между шестым и девятым месяцем с даты начала процесса.
Задача: Компаня обеспечивает программы обучения с тем, чтобы помочь Новым сотрудникам интегрироваться в организацию и устроить встречи с другими недавно пришедшими в организацию. Данный этап гарантирует, что Новые сотрудники понимают, что они должны сделать, чтобы участвовать в программах обучения.
Сроки: Сотрудники с высшим образованием включаются в программу ХХХ (после получения приглашения, рассылаемого в автоматическом режиме по электронной почте) в период между 6 и 24 месяцем с даты начала этапа. Получившие опыт сотрудники должны пройти Семинар по адаптации для получивших опыт сотрудников в период между 6 и 9 месяцем с даты начала процесса .
· Оказать содействие Новому сотруднику по мере необходимости/по запросу, с прохождением курса и семинара
Курсы для вновь нанятых сотрудников
Задача: Выполнение оценки профессиональных и лидерских компетенций является весьма важным шагом, помогающим подтвердить индивидуальные навыки и потребности в повышении квалификации. На данном этапе необходимо гарантировать, что задача повышения квалификации решена и Новый сотрудник готов к выполнению предназначенной ему роли.
Сроки: Программа должна быть завершена в период между 6 и 24 месяцем с даты начала процесса. Семинар должен быть проведен в период между 9 и 12 месяцем с даты начала процесса.
В период между девятым и двенадцатым месяцем после начла процесса Линейный менеджер и Новый сотрудник проводят детальный анализ имеющихся компетенций, выявляют пробелы и составляют планы по их устранению.
Задача: Выполнение оценки профессиональных и лидерских компетенций является весьма важным шагом, помогающим подтвердить индивидуальные навыки и определить потребности в повышении квалификации. На данном этапе необходимо гарантировать, что задача повышения квалификации решена и Новый сотрудник готов к выполнению предназначенной ему роли. Кроме того, данный этап знаменует окончание обязательного периода адаптации и предоставляет возможность оценить общую эффективность процесса в ходе диалога между Линейным менеджером и Новым сотрудником.
Сроки: Следует завершить этап в период между девятым и двенадцатым месяцем с даты начала процесса.
ПРИМЕР ПРОГРАММЫ ПЕРВОГО ДНЯ СОТРУДНИКА
Ведущий: Линейный менеджер
Цель: Адаптация к деятельности департамента, выполнению своей роли и бизнес-функциям
* Использовать исключительно в качестве образца. Может изменяться от отдела к отделу.
Программа День 1, 11:00 – 17:00 Приветствия и представление
· Линейный менеджер встречается с Новым сотрудником. В отсутствие Линейного менеджера Нового сотрудника встречает Уполномоченный или Товарищ
· Пригласить Нового сотрудника на обед с членами команды
· Введение в деятельность организации и департамента, объяснение роли
· Показать Новому сотруднику офис и вручить ключи
Линейный менеджер встречается с Новым сотрудником, чтобы обсудить:
· Роль Нового сотрудника и её значение для компании
· Должностные инструкции Нового сотрудника
· Ожидаемые результаты работы и цели Нового сотрудника
· Структуру организации, производственную деятельность и место Нового сотрудника в структуре организации
· Вопросов ОТиБ
Инструкции по адаптации
· Проанализировать Индивидуальную программу адаптации
· Проанализировать потребности в обучении
· Поставить цели для успешного завершения программы
· Определить сроки проведения оценок успехов с Новым сотрудником
· Обсудить программы для первой и второй недели адаптации
Встреча с командой
· Провести встречу для знакомства с коллегами
· Провести встречи для знакомства с членами команды на протяжении дня.
Практически треть специалистов увольняется в первые месяцы после трудоустройства. Чаще всего причина кроется в неправильно выстроенном процессе адаптации — новичку не помогают влиться в коллектив, вместо наставника он получает длинный документ с правилами и обязанностями, его сразу же бросают в поток задач без предварительного знакомства с компанией и продуктом. После такого стресса человек пишет заявление по собственному желанию.
Поиск и обучение специалистов требуют немалых ресурсов, которые можно сэкономить с помощью внедрения программы адаптации. Мы подготовили чек-лист, который поможет мягко ввести сотрудника в должность и не забыть о важных моментах.
Адаптация в фирме — это трудный период для новичка и от того, насколько хорошо компания сможет позаботиться о новичке и проявить эмпатию, зависит будущие взаимоотношения. Давайте рассмотрим важные моменты, которые стоит обязательно учесть.
Организация рабочего процесса
Что важно рассказать и показать:
- внутренние правила — график работы, пропускной режим, перерыв на обед, время отчетности, период повышенной нагрузки;
- рабочее место, столовую, кабинеты разных отделов;
- дресс-код и другие требования компании при необходимости;
- подключение к сервисам и настройки техники — электронная почта, программы для выполнения задач, контакты техподдержки .
Знакомство с коллективом и правила общения
Главная цель — помочь новому члену команды влиться в коллектив, для этого важно максимально описать атмосферу в команде:
- рассказать, кто и чем занимается;
- объяснить правила взаимодействия с руководством, коллегами и подчиненными — например, в компании принято давать обратную связь по задачам и хвалить за успехи;
- уведомить о конфиденциальности — например, суммы сделок запрещено обсуждать в коллективе и за пределами фирмы;
- перечислить важные праздники и традиции в команде.
Рабочие задачи и роли в компании
Самый значимый этап в адаптации, от которого зависит, как быстро и эффективно специалист будет справляться с работой. Здесь важно закрепить наставника, который должен предоставить следующую информацию:
- список задач и специфику их выполнения — например, стиль написания текстов, стандарты общения с персоналом и клиентами, алгоритм заказа документов;
- описание платформы, продукта или услуг компании — особенности и сильные стороны;
- руководство по работе в нестандартных ситуациях, если они часто случаются;
- контакты сотрудников, с которыми специалист будет работать.
Также будет полезно в первое время давать обратную связь по задачам, чтобы вовремя скорректировать работу и заполнить пробелы в знаниях.
Если вы руководитель и хотите пройти оценку по компетенциям, составить план карьерного развития, стать частью сообщества лучших управленцев и завести полезные знакомства, то вам точно будет полезен наш конкурс «Лидеры России».