Инструкция как вид документа относится к документам

1 июля 2018 года введен в действие новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [1](далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт (ЛНА) по оформлению документов.В статье рассмотрим источники информации для создания инструкции, какие разделы можно в нее включить, а также как можно ее адаптировать для удобства использования.

Инструкция по делопроизводству – ЛНА, который не входит в список обязательных внутренних нормативных документов организации (исключение – государственные организации), но его значимость переоценить трудно. Если, конечно, организация следит за своим имиджем.

ИСТОЧНИКИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНСТРУКЦИИ

При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:

• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2] (далее – МР для ФОИВ);

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013);

• ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации[3]. Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.

РАЗДЕЛЫ ИНСТРУКЦИИ

При создании инструкции многое зависит от того, по каким принципам организация ведет делопроизводство. Инструкции небольшой и крупной организации с широкой филиальной сетью и разработанной по специальному заказу системой электронного документооборота будут очень разными.

Перечислим разделы инструкции, которые можно включить в универсальную инструкцию (исходить будем из того, что электронные документы и их оборот условной организации не чужды):

1. Общие положения.

2. Термины и определения.

3. Требования к оформлению документов.

4. Организация работы с документами.

5. Особенности работы с электронными документами.

6. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.

7. Оформление и отправка исходящих документов.

8. Организация выполнения документов и поручений.

9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

Список можно дополнить, например, разделами «Система электронного документооборота», «Особенности работы с обращениями граждан», «Протоколирование и выполнение решений собраний» и др. Что касается архивного дела, то для него лучше разработать собственный ЛНА, ведь, как правило, архивом в организациях занимаются только делопроизводители.

Приведем основные рекомендации к содержанию разделов в соответствии с МР для ФОИВ (Таблица).

ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ

Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.

Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.

Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.

АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ

Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).

Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.

Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.

Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.

КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.

Создаем навигацию

Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.

Добавляем гиперссылки

Гиперссылки в тексте, особенно на термины и на приложения к пунктам, существенно упростят пользователю работу над инструкцией. Насколько проще кликнуть, например, по ссылке «Приложение № 4» и попасть в приложение № 4 (и обратно – тоже с помощью гиперссылки), чем искать его по всему тексту.

Вводим полнотекстовый поиск

Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.

«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ

Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:

• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;

• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;

• интересоваться мнением коллег об оформлении документов. Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят. Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.

РЕЗЮМЕ

1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.

2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.

3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.

Организационные документы по своему определению – это отражённая на бумаге деятельность компании. Они нужны для того, чтобы отобразить весь рабочий процесс в удобном виде, и включают в себя целый перечень отдельных типов документации, а также требований к её составлению и оформлению.

Понятие организационных документов, для чего это нужно

Любая, даже самая мелкая система нуждается в наведении порядка и создании структуры. В современном мире идеальным примером таких систем являются предприятия, фирмы, организации и компании, которые нуждаются в том, чтобы их деятельность поддавалась постоянной систематизации.

Для того, чтобы привести рабочий процесс организации в порядок, составляются специальные организационные документы. Что же они из себя представляют?

Организационные документы – это описание организации, которое определяет порядок создания компании и диктует правила рабочего процесса, отражает его в терминах, нормах и предписаниях. Все эти правила отражены на бумаге. По сути, эта тема не занимает слишком большого места в организационной теории, но на практике чуть ли не закладывает фундамент для всей успешной деятельности компании.

В качестве примера необходимости организационных документов можно привести тот факт, что все они несут в себе некую юридическую и правовую значимость. Они способны регулировать всякие неприятные ситуации, то и дело возникающие в процессе работы.

Объём этих бумаг, их правила составления и структура очень сложны, поэтому зачастую составляются не одним человеком, а специальным уполномоченным органом (например, комиссией). Создание и оформление происходит ещё на этапе возникновения организации с целью сделать дальнейшую работу более элементарной и подчинённой общей цели.

После того, как документы были созданы, они утверждаются и действуют постоянно. Как правило, они не меняют свою структуру и содержание. Бывает так, что они подвергаются изменению или полному переосмыслению, но это встречается только тогда, когда компания либо переживает реорганизацию, либо прекращает свою деятельность (в этом случае документы полностью теряют силу).

Виды организационных документов

Все виды организационных документов, без исключения, должны присутствовать в организации. Они с разных сторон отражают все необходимые аспекты нормального функционирования какой бы то ни было системы. К документам в организации относятся:

• устав;
• положение;
• правила и инструкции;
• штатное расписание;
• структура и штатная численность;
• правила внутреннего трудового распорядка.

Каждая из вышеперечисленных позиций отвечает за отдельных процесс работы или аспект деятельности. Для полного понимания темы следует остановиться подробнее на каждой из них.

Устав

Первый документ, с которого и следовало бы начать – это устав. Устав фирмы или крупной компании включает в себя порядок её формирования, функции компании, основные свойства и компетенции, задачи и цели, которые она преследует, а также, правила деятельности.

Если какой-то документ и можно считать основополагающим для работы, то это, без сомнения, устав. Без устава невозможна работа ни одного государственного или частного учреждения.

Виды уставов классифицируются на следующие категории:

1. Типовые уставы.
2. Индивидуальные уставы (создаются на основе типовых).

Данный документ включает в себя такие разделы, как:

• общие положения,
• основные функции организации,
• права и обязанности,
• руководство,
• взаимоотношения и связи,
• производственная и коммерческая деятельность компании,
• имущество и основные средства,
• контроль и ревизия,
• реорганизация или ликвидация,
• порядок формирования уставного капитала или выпуска акций,
• порядок распределения прибыли,
• порядок образования организации, рабочего процесса и прекращения деятельности,
• внутренняя организационная структура.

Большинство типов уставов имеют настолько высокую значимость, что правила оформления Уставов определены на законодательном уровне. Для успешного создания ИП или открытия какой-либо организации необходимо составить данный документ правильно, включая все условности отдельного вида деятельности и требования к составлению и оформлению.

Положение

Первый раздел положений – общие положения. Этот раздел представляет собой основную информацию об учреждении. Общие положения представляют собой совокупность норм деятельности учреждения, его структурных подразделений.

Положения могут быть общие, типовые и индивидуальные. Общие положения разрабатываются для однородной организации, типовые для конкретной сферы или отрасли, а индивидуальные уже на основе типовых ограничивают какой-либо орган или должность.

Кроме всего прочего в общих положениях указывается наименование фирмы, цели её создания, официальные печати и бумаги, имя владельца или учредителей, а также список нормативных, инструктивных или директивных позиций, по которым данная компания осуществляет свою деятельность. Чаще всего встречаются Положение о структурном подразделении, которое должно быть создано для каждого отдела.

В акционерном обществе также имеется Положение о совете директоров, где говорится о статусе советов, о его составе, о компетенциях и ответственности его участников, о порядке собрания совета директоров и проведении заседаний, а также другие вопросы так или иначе связанные с порядком структуры совета и организации собраний.

Помимо общих положений (самого значимого раздела), в положения включены также следующие пункты:

1. Цели и задачи деятельности компании.
2. Структура подразделений и отделов компании.
3. Функции.
4. Права и обязанности участников в области выполнения функций учреждения.
5. Ответственность участников за невыполнение или не надлежащее выполнение задач.
6. Контроль и основные положения о руководстве организацией.
7. Ревизия деятельности и проверки.
8. Порядок реорганизации или прекращения деятельности.

Кроме вышеописанных норм, положения также могут представлять собой свод организационных норм, правил и предписаний, которые направлены на регулирование работы компании.

Примером таких правил является Положение по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по жалобам, заявлениям и предложениям граждан в различных учреждениях и прочие общие положения, установленные в РФ на уровне Федерального закона.

Инструкция

Инструкция является особым документом, который издаётся специально для того, чтобы урегулировать различные технологические, научные, финансовые и производственные вопросы, которые могут случайно возникнуть на предприятии или в учреждении и при ненадлежащем следовании правилам привести к негативным последствиям.

Предназначены эти инструкции для должностных лиц разных уровней. Они разъясняют позиции уставов, правил распорядка и приказов, и определяют порядок соблюдения всех остальных норм в организационной документации.

Существует также название Должностная инструкция. Это инструкция для конкретного лица, занимающего определённую должность и несущего некую долю ответственности за неисполнение служебных предписаний.

Инструкции также делятся на два вида: типовые и индивидуальные. К типовым инструкциям относятся такие документы как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Правила оформления таковы, что любой вид типовой инструкции приведён на общем бланке и утверждается только с разрешения какого-либо распорядительного акта или уполномоченного руководителя.

Стоит отметить также, что такие виды инструкций как должностная определяют права и обязанности, а также полномочия специалиста на рабочем месте. При помощи должностной инструкции появляется возможность урегулирования различных конфликтов на предприятии или в компании.

Инструкция содержит такие позиции, как:

1. Общие положения.
2. Функции и должностные обязанности участников компании.
3. Права участников.
4. Ответственность участников за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.
5. Взаимоотношения внутри фирмы.
6. Оценка качества работы.

Действие должностной (как и любой другой) инструкции прекращается в момент её пересмотра. Пересмотренная и исправленная инструкция будет уже абсолютно другим документом.

Штатное расписание

Штатное расписание – это таблица, включающая в себя всю внутреннюю структуру компании, включая все имеющиеся должности, а также их заработные платы и надбавки. Содержащиеся сведения о количестве работников имеют также характеристики каждой должности.

Штатное расписание имеет исключительную важность, в основном благодаря тому, что таким образом можно узнать всё о любом сотруднике и найти то, что нужно в кратчайшие сроки. Иногда расписание помогает при неприятных ситуациях, возникающих в процессе работы, например, при судебных разбирательствах между начальником и работником.

Данный документ включает в себя следующие функции:

1. Упорядочивание рабочего графика.
2. Оформление на вакантные должности.
3. Начисление заработной платы.
4. Возможность карьерного роста сотрудников.
5. Составление правил внутреннего распорядка.

Официально, согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации штатное расписание не является обязательным документом в организации в отличие от того же Устава. Но на практике его применяют почти всегда, потому что такой документ существенно облегчает работу на предприятии.

Структура и штатная численность

В сфере организационной документации есть ещё одна похожая категория. Структура и штатная численность отличается от штатного расписания тем, что отображает состав подразделений и отделов в компании, а для каждого отдела определяется количество работников в штате. Наличие документа о численности и структуре предусматривается уставом и положениями в учреждении.

В таблице представлены следующие графы:

• название отдела,
• код отдела (структурного подразделения),
• численность штата.

В любой фирме или в любом учреждении должно быть штатное расписание, так как данный правовой акт чётко определяет структуру. Создание, оформление и утверждение, а также изменение акта производится с разрешения руководителя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Ну и наконец, не менее важный нормативный документ, который также утверждается исключительно руководителем – это правила внутреннего трудового распорядка. ПВТР должны быть абсолютно в любой компании, независимо от того, юридическое ли это лицо или же индивидуальный предприниматель.

Согласно Трудовому Кодексу в правилах внутреннего распорядка должны быть нормы, определяющие порядок найма и увольнения сотрудников, распорядок дня, режим работы и отдыха, права и обязанности работников. Также должны быть предусмотрены меры дисциплинарного взыскания по отношению к нарушителям и меры поощрения по отношению к хорошим работникам.

Как Устав и прочие нормативно-правовые положения ПВТР обязательно должны быть в организации. Несоблюдение этого правила преследуется по закону.

Требования к оформлению организационной документации

В современных реалиях существования организаций есть единые стандарты и требования к оформлению и составлению документов. Существует множество внутренних и общепринятых международных стандартов. Единые реквизиты, согласно которым составляется документация связаны с созданием, согласованием и подтверждением документов.

Существует такое понятие, как унифицированная система документации, согласно которой все документы должны быть составлены по единому образцу. На каждый организационный документ из описанных выше есть свой формуляр-образец.

Обозначенная структура Устава, положений, правил и штатных документов является обязательной к заполнению именно в таком виде, за исключением Устава банка, который, согласно ФЗ «О банках и банковской деятельности» должен содержать не только наименование банка и его реквизиты, но и перечень банковских операций.

Иные же документы регулируются в свою очередь статьями Трудового кодекса РФ. Например, правила внутреннего распорядка (статья 189), или инструкции, создание которых сопряжено с множеством юридических уточнений. К примеру, инструкция должна быть согласована с профессиональным юристом, а после утверждения в компании должна быть доведена до сведения сотрудника под расписку.

Так как большинство из этих документов по своей сути являются нормативно-правовыми актами, то правильное их оформление является единственно верным условием. В противном случае, за нарушение руководителя могут привлечь к ответственности на законных основаниях.

Организационные документы являются частью гражданской и административной сферы деятельности фирмы, а потому строго обязательны к исполнению как сотрудниками, так и руководителями.

В этом видео вы узнаете о документообороте в делопроизводстве: