Инструкция о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами рсфср

Раздел I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. В соответствии со статьей 14 Закона РСФСР о государственном нотариате государственные нотариальные конторы совершают следующие нотариальные действия:

1) удостоверяют сделки (договоры, завещания, доверенности и др.);

2) принимают меры к охране наследственного имущества;

3) выдают свидетельства о праве на наследство;

4) выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов;

5) налагают запрещения отчуждения жилого дома;

6) свидетельствуют верность копий документов и выписок из них;

7) свидетельствуют подлинность подписи на документах;

свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой;

9) удостоверяют факт нахождения гражданина в живых;

10) удостоверяют факт нахождения гражданина в определенном месте;

11) удостоверяют тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке;

12) удостоверяют время предъявления документов;

13) передают заявления граждан, государственных предприятий, учреждений и организаций, колхозов, иных кооперативных и других общественных организаций другим гражданам, государственным предприятиям, учреждениям и организациям, колхозам, иным кооперативным и другим общественным организациям;

14) принимают в депозит денежные суммы и ценные бумаги;

15) совершают исполнительные надписи;

16) совершают протесты векселей;

17) предъявляют чеки к платежу и удостоверяют неоплату чеков;

18) принимают на хранение документы;

19) совершают морские протесты;

20) обеспечивают доказательства.

2. Нотариальные действия в государственных нотариальных конторах совершают государственные нотариусы (старшие государственные нотариусы, заместители старших государственных нотариусов, государственные нотариусы).

Консультант государственной нотариальной конторы может совершать нотариальные действия только в том случае, если приказом министерства юстиции автономной республики, отдела юстиции исполкома краевого, областного Совета народных депутатов на него возложено исполнение обязанностей государственного нотариуса.

3. В соответствии со ст. 7 Закона РСФСР о государственном нотариате государственные нотариусы руководствуются в своей деятельности законами СССР, РСФСР и автономных республик, указами Президиума Верховного Совета СССР, Президиума Верховного Совета РСФСР и президиумов Верховных Советов автономных республик, постановлениями и распоряжениями Совета Министров СССР, Совета Министров РСФСР и Советов Министров автономных республик, приказами и инструкциями Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции РСФСР и министерств юстиции автономных республик, а также актами, издаваемыми другими органами государственной власти и органами государственного управления в пределах их компетенции.

Государственные нотариусы применяют в установленных случаях и законодательство других союзных республик.

4. Государственные нотариусы обязаны соблюдать тайну совершаемых нотариальных действий.

Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются только гражданам, государственным предприятиям, учреждениям и организациям, колхозам, иным кооперативным и другим общественным организациям, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия.

Справки о завещаниях (о наличии завещания, его содержании и т.п.) выдаются завещателю, а после его смерти наследникам по завещанию и по закону по предъявлении свидетельства о смерти.

По требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами.

Справки и документы государственными нотариусами выдаются лишь по письменному требованию указанных органов.

Правила о соблюдении тайны нотариальных действий распространяются также на лиц, которым о совершенных нотариальных действиях стало известно в связи с выполнением ими служебных обязанностей.

Государственные нотариусы, а также лица, которым о совершенных нотариальных действиях стало известно в связи с выполнением ими служебных обязанностей, виновные в нарушении тайны совершаемых нотариальных действий, несут ответственность в порядке, установленном законодательством Союза ССР и РСФСР.

5. В соответствии со ст. 9 Закона РСФСР о государственном нотариате государственные нотариусы обязаны оказывать гражданам, государственным предприятиям, учреждениям и организациям, колхозам, иным кооперативным и другим общественным организациям содействие в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснить права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемых нотариальных действий с тем, чтобы юридическая неосведомленность и другие подобные обстоятельства не могли быть использованы им во вред.

В необходимых случаях государственные нотариусы по просьбе граждан, государственных предприятий, учреждений и организаций, колхозов, иных кооперативных и других общественных организаций, обратившихся за совершением нотариальных действий, должны составлять проекты сделок и заявлений, изготовлять копии документов и выписки из них, а также давать разъяснения по вопросам совершения нотариальных действий.

6. Нотариальное делопроизводство в государственных нотариальных конторах ведется на русском языке, или на языке автономной республики, или автономной области, или автономного округа, а в случаях, предусмотренных конституциями автономных республик, — на языке большинства населения района.

Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не знает языка, на котором ведется делопроизводство, тексты оформляемых документов должны быть переведены ему государственным нотариусом или переводчиком, известным государственному нотариусу.

Если лицо не владеет языком, на котором составлен документ, оно подписывается на известном ему языке.

Инструкция о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР : [Утв. М-вом юстиции РСФСР 06.01.87]

Раздел I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. В соответствии со статьей 14 Закона РСФСР о государственном нотариате государственные нотариальные конторы совершают следующие нотариальные действия:

1) удостоверяют сделки (договоры, завещания, доверенности и др.);

2) принимают меры к охране наследственного имущества;

3) выдают свидетельства о праве на наследство;

4) выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов;

5) налагают запрещения отчуждения жилого дома;

6) свидетельствуют верность копий документов и выписок из них;

7) свидетельствуют подлинность подписи на документах;

свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой;

9) удостоверяют факт нахождения гражданина в живых;

10) удостоверяют факт нахождения гражданина в определенном месте;

11) удостоверяют тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке;

12) удостоверяют время предъявления документов;

13) передают заявления граждан, государственных предприятий, учреждений и организаций, колхозов, иных кооперативных и других общественных организаций другим гражданам, государственным предприятиям, учреждениям и организациям, колхозам, иным кооперативным и другим общественным организациям;

14) принимают в депозит денежные суммы и ценные бумаги;

15) совершают исполнительные надписи;

16) совершают протесты векселей;

17) предъявляют чеки к платежу и удостоверяют неоплату чеков;

18) принимают на хранение документы;

19) совершают морские протесты;

20) обеспечивают доказательства.

2. Нотариальные действия в государственных нотариальных конторах совершают государственные нотариусы (старшие государственные нотариусы, заместители старших государственных нотариусов, государственные нотариусы).

Консультант государственной нотариальной конторы может совершать нотариальные действия только в том случае, если приказом министерства юстиции автономной республики, отдела юстиции исполкома краевого, областного Совета народных депутатов на него возложено исполнение обязанностей государственного нотариуса.

3. В соответствии со ст. 7 Закона РСФСР о государственном нотариате государственные нотариусы руководствуются в своей деятельности законами СССР, РСФСР и автономных республик, указами Президиума Верховного Совета СССР, Президиума Верховного Совета РСФСР и президиумов Верховных Советов автономных республик, постановлениями и распоряжениями Совета Министров СССР, Совета Министров РСФСР и Советов Министров автономных республик, приказами и инструкциями Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции РСФСР и министерств юстиции автономных республик, а также актами, издаваемыми другими органами государственной власти и органами государственного управления в пределах их компетенции.

Государственные нотариусы применяют в установленных случаях и законодательство других союзных республик.

4. Государственные нотариусы обязаны соблюдать тайну совершаемых нотариальных действий.

Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются только гражданам, государственным предприятиям, учреждениям и организациям, колхозам, иным кооперативным и другим общественным организациям, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия.

Справки о завещаниях (о наличии завещания, его содержании и т.п.) выдаются завещателю, а после его смерти наследникам по завещанию и по закону по предъявлении свидетельства о смерти.

По требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами.

Справки и документы государственными нотариусами выдаются лишь по письменному требованию указанных органов.

Правила о соблюдении тайны нотариальных действий распространяются также на лиц, которым о совершенных нотариальных действиях стало известно в связи с выполнением ими служебных обязанностей.

Государственные нотариусы, а также лица, которым о совершенных нотариальных действиях стало известно в связи с выполнением ими служебных обязанностей, виновные в нарушении тайны совершаемых нотариальных действий, несут ответственность в порядке, установленном законодательством Союза ССР и РСФСР.

5. В соответствии со ст. 9 Закона РСФСР о государственном нотариате государственные нотариусы обязаны оказывать гражданам, государственным предприятиям, учреждениям и организациям, колхозам, иным кооперативным и другим общественным организациям содействие в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснить права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемых нотариальных действий с тем, чтобы юридическая неосведомленность и другие подобные обстоятельства не могли быть использованы им во вред.

В необходимых случаях государственные нотариусы по просьбе граждан, государственных предприятий, учреждений и организаций, колхозов, иных кооперативных и других общественных организаций, обратившихся за совершением нотариальных действий, должны составлять проекты сделок и заявлений, изготовлять копии документов и выписки из них, а также давать разъяснения по вопросам совершения нотариальных действий.

6. Нотариальное делопроизводство в государственных нотариальных конторах ведется на русском языке, или на языке автономной республики, или автономной области, или автономного округа, а в случаях, предусмотренных конституциями автономных республик, — на языке большинства населения района.

Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не знает языка, на котором ведется делопроизводство, тексты оформляемых документов должны быть переведены ему государственным нотариусом или переводчиком, известным государственному нотариусу.

Если лицо не владеет языком, на котором составлен документ, оно подписывается на известном ему языке.

Данный документ фактически утратил силу в связи с изданием «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», утв. ВС РФ от 11.02.1993 N 4462-1.

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РСФСР

ПРИКАЗ
от 19 августа 1976 г. N 32

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР

В целях совершенствования постановки делопроизводства в государственных нотариальных конторах приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР.

Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденную Верховным Судом РСФСР 28 января 1966 года.

2. Министрам юстиции автономных республик, начальникам отделов юстиции исполкомов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся организовать изучение Инструкции работниками государственных нотариальных контор и обеспечить ее правильное применение.

Министр
В.М.БЛИНОВ

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Минюста РСФСР
от 19 августа 1976 г. N 32

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. От правильной постановки делопроизводства в государственной нотариальной конторе в большей мере зависит надлежащая организация работы государственных нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

Старший государственный нотариус (государственный нотариус), возглавляющий нотариальную контору <*>, должен постоянно совершенствовать делопроизводство, внедряя научную организацию труда, передовые методы и формы работы с документами, механизацию делопроизводства.

<*> В дальнейшем старший государственный нотариус и государственный нотариус, возглавляющие нотариальную контору, будут именоваться «старший нотариус».

1.2. Настоящей инструкцией устанавливается единый порядок ведения делопроизводства во всех государственных нотариальных конторах РСФСР.

1.3. Инструкция составлена на основе рекомендаций Единой государственной системы делопроизводства, требований ГОСТов на управленческую документацию и Типовой инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, утвержденной Министерством юстиции СССР.

1.4. В соответствии со ст.10 Закона РСФСР о государственном нотариате нотариальное делопроизводство в государственных нотариальных конторах ведется на русском языке, или на языке автономной республики, или автономной области, или национального округа, а в случаях, предусмотренных конституциями автономных республик, — на языке большинства населения района.

1.5. За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность старший нотариус.

В государственной нотариальной конторе, где имеется несколько сотрудников, ведение делопроизводства и архива приказом (распоряжением) старшего нотариуса возлагается на одного из них.

При увольнении или переводе на другую работу нотариуса или другого должностного лица, на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-сдачи.

1.6. Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы (приложение 1):

а) журнал входящей корреспонденции (форма N 1);

б) журнал исходящей корреспонденции (форма N 2);

в) разносная книга для местной корреспонденции (форма N 3);

г) книга жалоб и предложений (форма N 4);

д) контрольная картотека (или папка).

1.7. Прием, регистрация и выдача поступивших в депозит государственной нотариальной конторы денежных сумм и ценных бумаг ведутся по правилам, установленным Инструкцией о порядке учета депозитных операций в государственных нотариальных конторах СССР, утвержденной Приказом Министра юстиции СССР от 1 августа 1975 г. N 20.

2. ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Порядок составления нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведения реестров для регистрации нотариальных действий, а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, регулируется Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, утвержденной приказом Министра юстиции РСФСР 31 января 1975 г. N 5, и Указаниями по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденными Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. (приложение 2).

2.2. Оформление документов, предназначенных для действия за границей, производится в соответствии с указаниями, изложенными в Инструктивном письме Министерства юстиции СССР от 15 октября 1971 г. об оформлении документов, предназначенных для действия за границей.

2.3. В документах организационно-распорядительного характера следует указывать наименование учреждения-автора (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении и исполнении.

2.4. Наименование вида документа (приказ, справка, отчет и т.д.) должно быть указано на каждом документе (за исключением письма).

2.5. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297), независимо от его назначения.

Заголовок формулируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

2.6. При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:

— документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

— наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

— при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном;

— почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

2.7. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью (20 января 1976 г.) или тремя парами арабских цифр (10.02.76). Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

2.8. В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например, «старший государственный нотариус (подпись) Н.А.Сергеев».

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

2.9. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

2.10. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Регистрации подлежат все документы (в т.ч. заявления), требующие исполнения государственной нотариальной конторой.

Не регистрируются лишь письма, поступившие в адрес общественных организаций, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью государственной нотариальной конторы не связаны.

3.2. При приеме поступающей в государственную нотариальную контору корреспонденции прежде всего отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

3.3. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (прил.1, форма N 5). Проставление даты поступления документа не является его регистрацией.

3.4. Нерегистрируемые документы, в том числе и документы, присланные в адрес общественных организаций, и с пометкой «лично» передаются по назначению.

3.5. Документы, подлежащие регистрации, учитываются в Журнале входящей корреспонденции (прил.1, форма N 1). На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляется также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

3.6. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома, если они поступили по почте, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и передаются нотариусу на исполнение. После этого они подлежат последующей регистрации в соответствии с правилами, установленными Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.

3.7. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в Журнале входящей корреспонденции и после их исполнения подшиваются в дело (наряд), предусмотренный номенклатурой дел нотариальной конторы.

3.8. Зарегистрированный документ должен быть первично рассмотрен старшим нотариусом в день его поступления и лишь в исключительных случаях

— на следующий день.

3.9. Старший нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения (документ принимается нотариальной конторой к производству, корреспонденту дается ответ по существу и т.д.).

3.10. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или, за неимением места, на обороте первого листа документа и включает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова «в дело» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

3.11. Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции (прил.1, форма N 2).

На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

3.12. Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге (прил.1, форма N 3).

3.13. Выдача, дубликатов документов производится в соответствии с правилами, установленными Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.

4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет старший нотариус.

4.2. На контроль обязательно берутся документы, поступившие из партийных и советских органов, редакций газет, журналов, радио и телевидения, Министерства юстиции СССР, министерств юстиции РСФСР и автономных республик, отделов юстиции исполнительных комитетов краевых, областных, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся, от депутатов Советов депутатов трудящихся с указанием (просьбой) сообщить о результатах рассмотрения, а также письма, жалобы и заявления военнослужащих и членов их семей.

Старшим нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие документы.

4.3. Для осуществления контроля за исполнением документов в первых и наиболее крупных нотариальных конторах ведутся карточки, в остальных нотариальных конторах — специальные контрольные папки.

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ (НАРЯДОВ)

5.1. Номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры, прилагаемой к настоящей Инструкции, и оформляется в соответствии с ГОСТ 6.38-72 и 6.39-72 (прил.1. форма N 6).

В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

5.2. Номенклатура утверждается старшим нотариусом и согласовывается с районным (городским) архивным учреждением.

Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

5.3. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов).

Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

5.4. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

5.5. Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел (прил.1, форма N 7) и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

5.6. Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

5.7. Годовые планы и отчеты должны помещаться в деле (наряда) того года, к которому они относятся по своему содержанию, не зависимо от времени их составления.

5.8. Не допускается включение в дела (наряды) не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

6. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЕ И ПОДГОТОВКА ИХ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ

6.1. Нотариальные документы-свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета до сдачи в государственные архивы хранятся в государственной нотариальной конторе в течение 10 лет.

6.2. Реестры, наследственные дела, наряды текущего делопроизводства и законченные производством до сдачи в архив или на уничтожение должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих их сохранность.

6.3. Учет и хранение документов производится в порядке, установленном Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, одобренными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, и указаниями о сроках хранения документальных материалов судов, нотариальных контор и других учреждений юстиции, утверждаемыми Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

6.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с разрешения старшего нотариуса с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Кроме того, в случаях, предусмотренных в п.37 Инструкции Министерства юстиции РСФСР о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, может быть возвращен продавцу (дарителю) правоустанавливающий документ (или его дубликат), имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении имущества.

6.5. Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст.8 Закона РСФСР о государственном нотариате.

6.6. По окончании года должностным лицом, отвечающим за делопроизводство в нотариальной конторе, производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

6.7. В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: «В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Ответственный за архив — подпись, дата».

6.8. Обложки дел (нарядов) оформляются в соответствии с номенклатурой и ГОСТом 17914-72 (прил.1, форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

Надписи на обложках дел (нарядов) постоянного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

6.9. На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений о их составе и содержании.

Опись составляется в 4-х экземплярах по формам, предусмотренным Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (прил.1, формы NN 9, 10), ведется до пятизначного номера и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

6.10. Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (прил.1, форма N 11).

6.11. В ходе подготовки документов к последующему хранению в государственном архиве производится экспертиза научной и практической ценности документов и решается вопрос об отборе их для последующего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов и отбор архивных материалов для хранения и уничтожения осуществляется постоянно действующей в нотариальной конторе экспертной комиссией, которая назначается приказом министра юстиции автономной республики или начальника отдела юстиции исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся в составе 3-х человек.

6.12. Экспертная комиссия свою работу организует в соответствии с утвержденным о ней положением.

При отборе документов на постоянное хранение в государственном архиве и уничтожение экспертная комиссия руководствуется действующими правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР по организации работы с документами, перечнями и номенклатурами дел и соответствующими указаниями Министерств юстиции СССР и РСФСР.

6.13. В соответствии с утвержденными описями нотариальная контора обязана в установленный срок сдать в государственный архив внесенные в опись дела (наряды).

6.14. Уничтожение документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

6.15. По всем неясным вопросам, связанным с оформлением дел (нарядов), подлежащих передаче на хранение в государственный архив, необходимо консультироваться с работниками соответствующего архива.

Отдел нотариата
Министерства юстиции РСФСР

Приложение 1

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (НАРЯДОВ) ГОСУДАРСТВЕННОЙ НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЫ

I. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

I-1. Приказы и указания Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции РСФСР, министерства юстиции автономной республики, отделов юстиции краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся по вопросам нотариата.

I-2. Планы работы и справки об их выполнении.

I-3. Статистические отчеты и объяснительные записки о работе государственной нотариальной конторы.

I-4. Справки и акты о результатах проверки работы государственной нотариальной конторы.

I-5. Протоколы производственных совещаний.

I-6. Приказы и другие документы по личному составу.

I-7. Материалы по обобщению нотариальной практики.

I-8. Справки об оказании методической помощи исполкомам местных Советов в совершении нотариальных действий и о проведении работы по пропаганде правовых знаний.

I-9. Переписка с учреждениями и организациями по вопросам предупреждения правонарушений.

I-10. Документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы.

I-11. Заявления и предложения по организации работы нотариальной конторы и ответы на них.

I-12. Номенклатура дел нотариальной конторы.

I-13. Описи документальных материалов, сданных в архив.

I-14. Журнал регистрации входящей корреспонденции.

I-15. Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

I-16. Книга жалоб и предложений.

I-17. Журнал учета вызовов нотариуса на дом и разъездов сотрудников в рабочее время.

II. СОВЕРШЕНИЕ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ

II-1. Договоры о предоставлении земельных участков для строительства жилых домов на праве личной собственности.

II-2. Договоры об отчуждении и залоге жилых домов и документы, на основании которых они удостоверены.

II-3. Извещения и сообщения о наложении и снятии запрещений (арестов) отчуждения жилого дома (части дома) или квартиры в многоквартирном доме жилищно-строительного коллектива индивидуальных застройщиков.

II-4. Прочие договоры.

II-5. Доверенности.

II-6. Нотариально удостоверенные завещания и завещания, удостоверенные должностными лицами, перечисленными в ст.17 Закона РСФСР о государственном нотариате.

II-7. Наследственные дела.

II-8. Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов*;

II-9. Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц а живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, о принятии на хранение документов.

II-10. Документы по удостоверению времени предъявления документов.

II-11. Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям.

II-12. Документы по совершению депозитных операций.

II-13. Копии исполнительных надписей с относящимися к ним документами.

II-14. Акты о морских протестах.

II-15. Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств.

II-16. Переписка с учреждениями и гражданами по вопросам совершения нотариальных действий.

II-17. Личные дела юридических лиц.

II-18. Постановления об отказе в совершении нотариальных действий.

II-19. Постановления о направлении документов на экспертизу.

II-20. Реестры для регистрации нотариальных действий.

II-21. Реестры для регистрации запрещений отчуждения жилых домов (частей домов), а также арестов, наложенных на дома судебными и следственными органами.

II-22. Книга учета наследственных дел.

II-23. Алфавитная книга учета наследственных дел.

II-24. Алфавитная книга учета завещаний.

II-25. Алфавитная книга учета запрещений отчуждения жилых домов и арестов, наложенных на жилые дома.

II-26. Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества.

II-27. Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества.

Если свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело.

Форма N 1
к пп.1.6, 3.5

ЖУРНАЛ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Форма N 2
к пп.1.6, 3.11

ЖУРНАЛ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Форма N 3
к пп.1,6, 3.12

РАЗНОСНАЯ КНИГА ДЛЯ МЕСТНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Форма N 4
к п.1.6

КНИГА ЖАЛОБ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Форма N 5
К п.3.3

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП

Форма N 6
к п.5.1

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

постоянного

временного (свыше 10 лет)

временного (до 10 лет включительно)

Итого

Подпись

Гриф согласования с архивным учреждением

Форма N 7
К п.5.5

КНИГА УЧЕТА НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ

Форма N 8
К п.6.8

Форма N 9
К п.6.9

Форма N 10
К п.6.9.

     Утверждено

     Протокол ЭПК ____________________
                     (наименование
 

     _________________________________

     архивного учреждения)

     __________ N ____________________
       (дата)
 
                         МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РСФСР
 
_____________________________ государственная нотариальная контора
 
                            Опись N ___________
 
                         ДЕЛА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
                              за 19______ год
 

NN пп 

Индексы дел 

Заголовки дел 

Даты 

Количество 
листов 

Примечания 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

     В данный раздел включено __________________ дел
                                   (цифрами)

     с N __________ по N ______________
__________________________________________________________________

     (должность, фамилия, инициалы составителя)
 

     Итоговую запись к разделу описи за __________ год заверяю:
 

     Подпись ____________________________________________
             (должность, инициалы, фамилия ответственного
              за делопроизводство)
 

     Председатель экспертной комиссии  ________________________
                                                (подпись)

     Дата
 

     Согласовано:

     _____________________________________

     (старший государственный нотариус)
 

     Форма годового раздела описи
 
 
 

Форма N 11
К п.6.10

Министерство юстиции РСФСР                Утверждаю
_________________ государственная         ________________________
(наименование)    нотариальная            (старший государственный
                  контора                 нотариус, его инициалы
                                          фамилия)
 
                                          Подпись
                                          Дата
 
                                   АКТ

     Дата ____________________              Индекс ________________

     ______________________________________________________________
                           (место составления)
 
                О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
 
Основание: приказ N ____________ от _____________________(дата)
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии: ___________________________________________
                         (должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: __________________________________________________
                         (должности, инициалы, фамилии)
Присутствовали: __________________________________________________
                         (должности, инициалы, фамилии)

     Комиссия, руководствуясь перечнем ___________________________
                                            (название перечня)
отобрала  к   уничтожению   как   не  имеющие  научно-исторической
ценности  и утратившие практическое значение следующие документы и
дела.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
  (наименование государственной нотариальной конторы, в которой

     отобраны документы, не подлежащие дальнейшему хранению)
 

NN 
пп

Годы 
документов 
и дел 

Заголовки 
документов 
и дел, 
индекс 
дел по 
номенклатуре, 
описи 

Пояснения

Количество 
документов 
и дел 
(томов) 

Номера 
статей по 
перечню 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

Всего дел __________________________________
                (цифрами и прописью)
Председатель экспертной комиссии _________________________________
                                   (фамилия, инициалы)
Подпись
 
Члены:             Подписи _______________________________________
                                   (фамилии, инициалы)
 
Документы измельчены  и сданы для уничтожения конторе по заготовке
вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной от _________ (дата)
 
Председатель экспертной комиссии
                                 Подпись _________________________
 
 
 

Форма N 12

АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ

Форма N 13

АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА ЗАВЕЩАНИЙ

Форма N 14

КНИГА УЧЕТА ЗАЯВОК ПО ПРИНЯТИЮ МЕР К ОХРАНЕ НАСЛЕДСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА

Форма N 15

АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА ЗАПРЕЩЕНИЙ ОТЧУЖДЕНИЯ ЖИЛЫХ ДОМОВ И АРЕСТОВ, НАЛОЖЕННЫХ НА ЖИЛЫЕ ДОМА

Нумерация граф приведена в соответствии с официальным текстом документа

Форма N 16

КНИГА УЧЕТА ЦЕННОСТЕЙ
_____________________________
НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЫ