Инструкция о порядке уничтожения секретных документов

Уничтожение конфиденциальных документов является необходимым процессом для любой организации. Основной критерий – это уничтожение без возможности восстановления, поэтому очень важно подойти к этой процедуре максимально ответственно.

Государственные и некоторые коммерческие организации имеют ряд документов, в которых содержится информация особой значимости. Для их уничтожения применяются методы, которые используются специально для секретных документов. К утилизации таких документов предъявляются высокие требования, чтобы обеспечить их безопасность и конфиденциальность.

Уничтожение секретных документов по закону

Порядок уничтожения секретных документов в организации определяется положениями нормативно-правовых актов:

• Закон «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г.
• Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.
• Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.

Инструкция по уничтожению секретных документов

1. Экспертиза ценности секретных документов. Данная процедура проводится в обязательном порядке перед уничтожением. Экспертиза ценности позволяет определить срок хранения документа, что позволяет составить перечень документов на утилизацию.
2. Составление акта на уничтожение секретной документации, в котором составлен список подготовленных документов к уничтожению с подробной информацией о количестве страниц и др.
3. Проставление подписей в акте на уничтожение от проводившего экспертизу работника; далее акт должен содержать отметку о согласовании с экспертной комиссией.
4. После оформления и подписания акта происходит отправка документов на уничтожение.

Существует несколько методов утилизации таких документов:

• химическая обработка;
• сжигание;
• шредирование.

Уничтожение секретных документов путем химической обработки

Химическая обработка способствует размягчению бумажных документов и превращению их в бумажную массу. Этот способ считается одним из самых надежных, но и дорогим, поэтому его чаще используют как дополнительную процедуру при шредировании.

Данный метод имеет следующие недостатки:

• требует специальное оборудование или химические реактивы, что часто подразумевает использование услуг специализированных компаний;
• процедура уничтожения достаточно долгая;
• по причине длительного уничтожения химическим способом присутствовать от начала до конца всего процесса невозможно;
• дорогостоящий способ уничтожения.

Уничтожение секретных документов путем сжигания

Сжигание документов – самый надежный, простой и недорогой способ уничтожения секретной документации. При правильном использовании сжигание гарантирует полное уничтожение информации.

Недостатки, которые присущи данному методу:

• при процедуре сжигания требуется обязательное присутствие исполнителей, т.к. бумажный материал может сгореть не полностью;
• сжигать материал следует только на специальном оборудовании;
• сжигание считается вредным для экологии способом утилизации бумаг.

Шредирование

Шредирование является наиболее распространенным и популярным способом уничтожения конфиденциальной информации. Главные преимущества – это дешевизна, экологичность и надежность.

Полезные материалы

Уничтожение секретных архивных документов

Специфика работы особых государственных структур (силовых ведомств, министерств, стратегически значимых объектов), а также коммерческих организаций с высокими требованиями к обеспечению безопасности предусматривает наличие строгих критериев к уничтожению секретных документов.

Законодательная основа

Хранение и уничтожение архивных документов государственной важности регламентируется положениями нормативно-правовой базы, на основании:

• Закона РФ N 5485-1 «О государственной тайне» от 21.07.1993 года.
• Постановления Правительства Российской Федерации N 870 «Об утверждении правил отнесения сведений составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 года.
• Постановления Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.

Уничтожение документов проводится в помещениях зоны обеспечения безопасности, исключающей доступ посторонних лиц.

Порядок ликвидации архивных документов

Согласно установленным срокам архивного хранения, на основании экспертизы ценности и по решению специально созданной комиссии в составе не менее 3-х человек происходит уничтожение документов и бумаг.

Членами комиссии утверждается подробный каталожный перечень, при этом каждый документарный носитель рассматривается отдельно на предмет значимости и необходимости его ликвидации.

С момента принятия решения о ликвидации документов происходит их формирование в отдельный блок, который опечатывается.

Непосредственно перед процедурой уничтожения документов контейнеры вскрываются и вторично проверяется точное соответствие наименований, серийных номеров, количества страниц и приложений, наличие дополнительных схем, рисунков, вклеек.

По окончанию процедуры ликвидации составляется Акт уничтожения секретных документов либо на отдельном листе в одном экземпляре для подшивки в специальные папки строгой отчетности либо делается запись в книге учета.

Методы ликвидации

Для уничтожения архивных документов государственной значимости или представляющие коммерческую тайну используются шредеры с функцией повышенного уровня секретности S6 (DIN 32757) с мелко фрагментарной резкой. По окончанию измельчения остатки обрабатываются химическим реагентом, обеспечивая абсолютную невозможность восстановления.

Конфиденциальные
документы, которые не имеют практического
значения для организации, и бумаги с
истекшим сроком хранения подлежат
уничтожению. Утилизация подобных
материалов должна быть полной. Для
соблюдения прозрачности процедуры
утилизации секретных документов,
исключения их подмены, утери, частичного
уничтожения с возможностью восстановления
необходимо, чтобы принятие решения о
выделении документов, процесс подготовки
и непосредственно устранение проходили
под контролем не одного или нескольких
человек, а группы сотрудников компании.

Как
правило, уничтожение конфиденциальных
документов производит служба кадрового
делопроизводства. Схема работы включает
в себя следующие процедуры:

• экспертиза
  ценности конфиденциальных документов;

• выделение
  конфиденциальных материалов к уничтожению
  (документов, любых носителей информации);

• составление
  описи ликвидируемых бумаг;

• согласование
  утилизации документов с руководством
  компании (письменное разрешение);

• оформление
  акта на уничтожение;

• ликвидация
  документов по акту.

Составление
акта утилизации обязательно для дел,
документов, видео- и аудиоматериалов,
проекты документов, картотек, черновиков,
описей, а также электронных документов
или ссылки на них, которые хранятся в
памяти компьютера либо на магнитных
носителях.

69. Режим хранения конфиденциальных документов и порядок их выдачи

Для
обеспечения физической сохранности
конфиденциальных документов, дел и
носителей, а также для предотвращения
утечки содержащейся в них информации
должен быть установлен специальный
режим их хранения.

Помещения
подразделения конфиденциального
делопроизводства, предназначенные для
круглосуточного хранения конфиденциальных
документов, в целях обеспечения
дополнительных гарантий от постороннего
проникновения в них должны, как правило,
находиться не на первом и последнем
этажах. Кроме того, они должны
соответствовать нормам, установленным
для хранения документов: удалены от
помещений с пищевыми продуктами и
химическими веществами, не иметь с ними
вентиляционных каналов, отвечать
требованиям пожарной безопасности,
санитарным нормам, а также быть
гарантированы от затопления.

Окна
помещений должны иметь надежные средства
защиты, исключающие возможность
проникновения в помещения посторонних
лиц. Кроме того, на них должны быть
защитная сетка или жалюзи. Входные двери
помещений должны быть обиты металлом
и оборудованы замками, гарантирующими
их надежное закрытие. По окончании
рабочего дня двери необходимо не только
запирать, но и опечатывать печатью
подразделения (или сотрудника
подразделения) конфиденциального
делопроизводства. Перед отпиранием
двери проверяется сохранность оттиска
печати и целостность запоров.

Конфиденциальные
документы в помещениях должны храниться
в сейфах, металлических шкафах или
металлических стеллажах, которые по
окончании рабочего дня запираются и
опечатываются сотрудниками, ответственными
за учет и хранение документов.

На
каждом предприятии должен быть установлен
строгий порядок обращения с конфиденциальными
документами, который является составной
частью внутриобъектового режима и
направлен на обеспечение сохранности
конфиденциальных документов и
предотвращение утечки содержащейся в
них информации.

Выдача
(передача) конфиденциальных документов
может производиться только исполнителям
(пользователям), имеющим санкционированный
доступ к этим документам, и только под
подпись в учетных формах или взамен
разовой расписки.

Документы
могут храниться у исполнителей только
в течение рабочего дня. Их получение и
возврат производятся в обмен на специально
заготовленную расписку (жетон),
удостоверение или пропуск сотрудника.
При наличии большого числа исполнителей,
работающих с конфиденциальными
документами, на специальную расписку
может наклеиваться фотокарточка
исполнителя.

По
завершении работы с документами
исполнители должны своевременно
возвращать их в подразделение
конфиденциального делопроизводства.

Соседние файлы в предмете Делопроизводство и режим секретности

• #

  09.03.2018174.17 Кб291.jpg

• #

  09.03.2018188.58 Кб202.jpg

• #

  09.03.2018185.17 Кб153.jpg

• #
• #

  09.03.201824.06 Кб62ДИРС.odt

• #

  09.03.20181.62 Mб79Сравнение ГОСТов.odp

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Год завершения в делопроизводстве	Срок хранения
1941	75 лет
1971	45 лет
2006	10 лет
2011	5 лет
2013	3 года
2015	1 год

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

¹Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже  нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

В каждой организации создается множество документов — бухгалтерские, кадровые, договоры с контрагентами и т. д. Рано или поздно наступает момент, когда необходимо произвести уничтожение документов с истекшими сроками хранения, и сделать это по определенным правилам. Как избавиться от уже ненужных бумаг и не понести ответственность за нарушение процедуры?

Инструкция: как уничтожить архивные дела

Каждое архивное дело имеет срок хранения. Для большинства видов бумаг сроки устанавливаются Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 и составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 50 лет, 75 лет, постоянного хранения или до минования надобности.

Сотрудникам, отвечающим за делопроизводство, следует знать, как списать документы, утратившие срок хранения, пошагово, чтобы избежать утилизации лишних архивных дел.

Шаг 1. Определение бумаг, срок хранения которых истек.

Шаг 2. Создание экспертной комиссии, которая состоит из квалифицированных работников. Члены комиссии должны знать, как происходит утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения, и уметь оценить период хранения каждой папки в архиве. Это могут быть такие сотрудники, как архивариус, делопроизводитель, секретарь, специалист по кадрам.

Шаг 3. Проведение экспертизы ценности, в процессе которой ее члены решают, от каких бумаг надлежит избавиться.

Шаг 4. Составление комиссией акта о выделении дел для уничтожения.

Шаг 5. Издание приказа об утилизации деловых бумаг (в свободной форме).

Шаг 5. Издание приказа об утилизации деловых бумаг (в свободной форме).

Шаг 6. Непосредственно уничтожение архива путем измельчения или сжигания с составлением акта.

Организация вправе произвести уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно или заключить договор со сторонней организацией.

Как избавиться от секретных архивных дел

Секретные бумаги содержат конфиденциальные данные. В организации создается локальный акт, регламентирующий утилизацию таких бумаг: инструкция о порядке уничтожения секретных документов или инструкция по конфиденциальному делопроизводству.

Конфиденциальные дела держатся в архиве отдельно от остальных.

Локальным актом устанавливается порядок уничтожения секретной документации:

1. Проведение экспертизы ценности, составление акта о выделении бумаг к утилизации с подробным их описанием.
2. Уничтожение архивных папок с соблюдением конфиденциальности: в отдельных помещениях, способом, исключающим восстановление (шредер с мелким измельчением).
3. Утилизация всех копий секретных архивных дел.

Как утилизировать электронную документацию

Процесс оформления утилизации электронной информации аналогичен проводимому с бумагами. Но есть особенность:

• файл с информацией удаляется с жесткого диска компьютера вместе с его резервными копиями и метаданными;
• информация удаляется с помощью утилизации ее носителя (диска, флеш-карты, жесткого диска).

Так как процесс аналогичен, вопрос, какой приказ издать для уничтожения документов с истекшим сроком хранения в электронной форме, решается просто: воспользуемся образцом приказа для избавления от бумажных архивных дел.

Ответственность за нарушение правил утилизации

Если организация нарушила порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, то возможно наступление ответственности.

Вид ответственности	Состав правонарушения	Санкции
Административная	Нарушение правил, комплектования, учета хранения или использования архивных дел — ст. 13.20 КоАП	предупреждение; штраф гражданам — до 3000 руб.; штраф должностным лицам — до 5000 руб.; штраф юридическим лицам — до 10 000 руб.
Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (в частности, отсутствие первичной учетной документации из-за несвоевременной ее утилизации) — ст. 15.11 КоАП	штраф на должностных лиц — до 10 000 руб. (при повторном нарушении — до 20 000).
Уголовная	Уничтожение официальных бумаг, которое совершено из личной заинтересованности (например, в корыстных целях) — ст. 325 УК РФ	штраф в размере до 200 000 руб. или дохода осужденного за период до полутора лет; обязательные работы до 480 часов; исправительные работы до двух лет; принудительные работы до года; арест до четырех месяцев; лишение свободы до года.

Лицам, ответственным за делопроизводство, следует внимательно относиться к избавлению от деловых бумаг, так как наказание за несоблюдение правил утилизации документов с истекшим сроком хранения вполне серьезно.